на базе Comindware Business Application Platform

Комплексная Low-code система управления бизнес-процессами (BPMS): моделирование в нотации BPMN 2.0, автоматизация процессов, управление кейсами — надёжный фундамент для цифровой трансформации предприятия.

Больше, чем моделирование и исполнение

Comindware Business Application Platform предоставляет полный комплект средств для моделирования, исполнения, оптимизации бизнес-процессов организации, характерных для традиционных BPM-систем, и идёт дальше. В дополнение компания получает ряд преимуществ, характерных для систем класса iBPMS (Intelligent BPM Suite) и Low-code платформ:

• Удобные онлайн инструменты для управления бизнес-процессами . Моделирование, исполнение, анализ процессов, управление задачами, проектирование процессной архитектуры предприятия, интеграция BPMS со сторонними системами.
• Поддержка исполнения творческих задач . BPM-решения на базе платформы от Comindware не зациклены на бизнес-процессах как традиционные BPMS, оставляет пространство для творческой работы (кейсы/поручения).
• Управление процессами в руках людей бизнеса (Low-code) . Центр тяжести усилий по разработке и дальнейшей корректировке бизнес-приложений переносится с программистов на аналитиков.

Специфика реализации всех основных инструментов процессного управления в Low-code платформе от Comindware и ряд уникальных преимуществ для бизнеса выгодно отличает Comindware Business Application Platform от традиционных BPMS.

Комплект средств BPM для управления и
оптимизации бизнес-процессов

Углубленная цифровизация и её распространение на весь бизнес — необходимое условие успеха современного бизнеса. Развиваться в этом направлении бизнесу помогает управленческая методика, именуемая ВРМ (Business Process Management) и включающая методологию и программное обеспечение. Бизнес, практикующий методику процессного управления, строится как совокупность сквозных бизнес-процессов, что помогает исключить функциональные барьеры в компании и радикально увеличивает эффективность работы всех подразделений. Технологической поддержкой методологии BPM являются системы управления бизнес-процессами (BPMS).

Comindware Business Application Platform включает полный набор средств управления бизнес-процессами, входящих в ПО класса BPMS. Каждый инструмент, входящий в состав Low-code платформы от Comindware, реализован с учётом актуальных запросов бизнеса на гибкость как основных, так и вспомогательных бизнес-процессов предприятия.

Моделирование бизнес-процессов

Графическая модель бизнес-процесса является основной составляющей управления бизнес-процессами и демонстрирует взаимосвязь всех элементов процесса в рамках организации или холдинга. Подобное представление помогает сфокусироваться на целевой и значимой информации для решения задач оптимизации бизнес-процессов.

Платформа от Comindware предоставляет гибкие и удобные инструменты для моделирования бизнес-процессов даже непрофессионалами BPM. Более того, разработка форм , адаптация интерфейсов и настройка базовых интеграций также выполняется аналитиком в веб-браузере и не требует навыков программирования. Бизнес-аналитик создаёт диаграмму процесса, определяет участников, описывает набор и порядок их действий. Построенные графические модели соответствуют BPMN 2.0, современному мировому стандарту для BPM.

Моделирование процессной архитектуры

Успех процессного управления компании во многом зависит от способности организации грамотно расставить приоритеты в оптимизации процессов, сфокусировавшись в первую очередь на ключевых бизнес-способностях. Бизнес-способность - это совокупность процессов, людей и технологий, которые создают ценность, согласующиеся со стратегическими целями компании. Другими словами, под бизнес-способностью понимается элемент, описывающий «что» компания способна делать, а бизнес-процессы, в свою очередь, описывают «как» компания реализует свои способности. Модель бизнес-способностей визуализирует весь спектр способностей конкретного бизнеса, а процессная архитектура помогает визуализировать взаимосвязь процессов.

Comindware Business Application Platform обеспечивает возможность быстрого построения модели бизнес-способностей и процессной архитектуры, визуализации взаимосвязи процессов между собой, привязки их к конкретным целям. Диаграмма бизнес-способностей обновляется в ходе оптимизации, что помогает анализировать ситуацию “сверху вниз” и эффективно планировать предстоящие изменения.

Автоматизация бизнес-процесса подразумевает автоматическое прохождение его шагов и уведомление пользователей системы о требуемых от них на текущем шаге процесса задачах и действиях. В зависимости от выбранных настроек, бизнес-процесс может запускаться вручную или автоматически по расписанию, входящему запросу или по выполнению условия. При соответствующих правах доступа, пользователь может получать информацию о предыдущих и следующих шагах процесса и наглядно оценивать стадию его завершенности.

В основе BPMS функциональности платформы от Comindware лежит процессный "движок", который:

• Маршрутизирует запросы
• Автоматизирует постановку задач пользователям
• Вызывает внешние системы и сервисы
• Принимает запросы от внешних систем
• Собирает необходимые данные, обрабатывает их
• Предоставляет доступ к данным в контексте исполняемого процесса

BPM-система Comindware обеспечивает исполнение процесса необходимой сложности и уровня декомпозиции в одной системе.

Мониторинг бизнес-процессов

Мониторинг бизнес-процессов предприятия — один из инструментов BPM, который помогает ответственному лицу выявлять “узкие места” в ходе выполнения бизнес-процессов и реагировать на критические ситуации, корректируя схему процесса или действия сотрудников. Для успешного решения задач мониторинга критично важно иметь эффективный доступ к статистике процессов и возможность отображения данных в удобном формате.

В ходе исполнения бизнес-процессов Comindware Business Application Platform собирает подробную статистику по их метрикам и показателям. Наглядное представление этих данных упрощает контроль исполнения процессов, определение точек оптимизации и ускорения. Статистические данные также являются источником информации для реинжиниринга и оптимизации комплексных бизнес-процессов компании, принятия управленческих решений и корректировки процессной архитектуры.

Оптимизация бизнес-процессов

Оптимизация бизнес-процессов предполагает широкий спектр работ, направленных на повышение эффективности операционной деятельности компании и улучшение качества реализации бизнес-способностей и услуг предприятия. Оптимизация бизнес-процессов, в отличие от реинжениринга, выполняется на постоянной основе, как правило, охватывает достаточно узкую область на уровне бизнес-способностей или функций организации.

Comindware Business Application Platform помогает находить потенциальные возможности оптимизации и дает возможность проверять гипотезы на реальных бизнес-процессах. Информативную картину возможностей для оптимизации даёт процессная архитектура предприятия вместе со статистическими данными мониторинга бизнес-процессов. Оптимизировать можно конкретные процессы и увязки их взаимодействия между собой. Для оптимизации бизнес-процесса достаточно внести изменения в его графическую модель из браузера, не прерывая выполнения уже запущенных в BPMS процессов.

Управление задачами

Немаловажным условием безболезненной и успешной реализации процессного подхода к управлению предприятием является предоставление простых и удобных инструментов управления задачами для рядовых сотрудников компании, и Low-code платформа от Comindware их обеспечивает.

Какой бы сложной не была связка бизнес-процессов, проектов и кейсов в компании, сотрудник видит свои задачи в едином интерфейсе, доступном из браузера, или прямо в MS Outlook, при соответствующей настройке коробочной интеграции. Это помогает планировать время, расставлять приоритеты и эффективнее управлять задачами. Руководитель видит задачи конкретного сотрудника, а также он может получить сводку обо всех процессах, проектах, кейсах, в исполнение которых вовлечён конкретный человек, даже если за них отвечают другие отделы или подразделения.

Интеграция со сторонними системами

Переключение сотрудников между несколькими системами существенно замедляет работу и часто делает невозможной автоматизацию бизнес-процессов. Задача BPM-системы — создать выделенный слой процессного управления, который располагается над другими технологиями, интегрирован с унаследованными информационными системами (ERP, CRM, и др.) и позволяет реализовать сквозные бизнес-процессы и исключить необходимость переключения между несколькими системами.

Comindware Business Application Platform предлагает широкие возможности интеграции с другими системами. Интеграция по протоколу OData настраивается “мышкой”, для других протоколов создан открытый API, основанный на стандарте Web Services. Еще одна возможность интеграции — через RPA-роботов.

Поддержка исполнения творческих задач

В современном мире всё чаще на смену исполнителям, выполняющим работу по утвержденным регламентам, приходят работники умственного труда, для которых не подходят традиционные фиксированные процессы. Кроме того, в работе компаний/учреждений часто возникают исключения, которые не ложатся в рамки описанных бизнес-процессов. В этих случаях нужны более гибкие и динамичные формы работы, которые предлагает адаптивный кейс-менеджмент (Adaptive Case Management/управление кейсами). Кейс — процесс, который «развертывается во времени»: планируется только первый шаг, а по его результатам принимается решение о дальнейших, в отличие от бизнес-процессов, в которых все шаги определены заранее.

Comindware Business Application Platform включает поддержку кейсов и обеспечивает единое пространство и для работы по шаблону, и для творческой, планируемой «на лету».

Кейс менеджмент (ACM)

ACM — достаточно молодой подход к управлению творческими задачами, процесс решения которых сложно формализуем или не нуждается в регламентации. Comindware Business Application Platform проектировалась и создавалась в момент активного развития ACM-подхода и поддержка управления кейсами изначально вошла в базовый функционал платформы. Благодаря включению поддержки и кейсов, и бизнес-процессов в функциональность платформы, эти элементы управления органично комбинируются и сочетаются друг с другом. Между традиционными потоками работ и кейсами нет непроницаемого барьера — и бизнес-процессы, и кейсы порождают задачи, управляемые одинаково. Различается только способ появления задач: в случае бизнес-процесса они создаются автоматически согласно схеме процесса, в случае кейса уполномоченный сотрудник сам решает, что делать на каждом этапе и кому делегировать подзадачи.

Миграция от кейсов к бизнес-процессам

"Лучшие практики" управления бизнес-процессами лучше всего работают после того, как они пропущены через призму своего опыта — данные истории работы самой компании. Comindware Business Application Platform минимизирует цикл от идеи до работающего бизнес-процесса.

Low-code платформа позволяет быстро, в формате кейсов, опробовать на реальной практике различные подходы к организации процесса обработки нестандартных запросов или задач. Собранная в процессе обработки статистика поможет выбрать оптимальный вариант. В ходе повторяющейся обработки исключений собирается статистика и лучшие практики обработки определённых сценариев. Этот опыт может быть легко преобразован в организованный и исполняемый процесс путём миграции от кейсов к процессам. Кроме того, кейсы и бизнес-процессы тесно связаны внутри платформы. Так, кейс может вызывать процесс и наоборот, а все порождаемые ими задачи отражаются в сквозном списке задач, а также в интегрированной модели бизнес-способностей.

Low-code: управление бизнес-процессами в руках людей бизнеса

Основным преимуществом автоматизации бизнеса является сокращение затрат на операционную деятельность. Цифровая трансформация позволяет сократить время реакции бизнеса на изменение реальных потребностей клиентов, что зачастую предполагает не углубление автоматизации, а формирование новых бизнес-моделей. Предприятия всё больше заинтересованы в обеспечении бизнес-пользователей возможностью активного участия в совершенствовании бизнес-процессов и самостоятельного создания бизнес-приложений.

Comindware Business Application Platform максимально поддерживает концепцию Low-code с минимумом кодирования и максимумом визуальной разработки. Платформа от Comindware решает главную проблему цифровизации — ускорение цикла от бизнес-потребности до работающего бизнес-процесса.

Разработка из браузера

Для обеспечения необходимого темпа внедрения инноваций, многие компании возвращаются к практике собственной разработки ИТ-решений, но, конечно, на новом уровне. Теперь востребованы визуальные средства быстрой разработки для создания и исполнения бизнес-приложений в единой среде, доступные из любой точки Земли, и Low-code платформа предоставляет такие средства разработки в полной мере.

Для начала работы достаточно получить аккаунт с правами пользователя, аналитика и/или разработчика в BPM-системе — не нужно устанавливать ПО на компьютер. Настройка прав доступа к данным, документам, функционалу системы BPM, включая создание и экспорт отчётов, редактирование форм, также осуществляется в браузере с помощью онлайнового редактора.

Обновление без остановки работы

В ходе эксплуатации системы бизнес-объекты и бизнес-процессы развиваются, усложняются, приобретают новые атрибуты. В традиционных BPMS, которые используют реляционные базы данных (БД), внесение изменений в бизнес-процессы требует реконфигурации БД силами ИТ-специалистов с блокировкой доступа пользователей к система на время переноса изменений в рабочую среду. Такой подход требует много ресурсов и времени и не обеспечивает необходимой скорости внесения изменений. Comindware Business Application Platform использует графовую БД и обеспечивает другой, динамичный, подход к внесению изменений в бизнес-процессы и логику бизнес-приложений.

В Low-code платформе Comindware любые изменения можно производить часто и безболезненно, без привлечения программистов и блокировки доступа пользователей к программе. Так обеспечивается возможность оперативно реагировать на постоянно меняющиеся требования к бизнес-приложениям, реализованным в BPMS.

Внедрение BPM-системы

BPM-системы созданы для автоматизации управления предприятием, повышения эффективности его работы. В структуру BPMS входит набор инструментов для моделирования и исполнения процессов, мониторинга, анализа и оптимизации бизнес-процессов. Некоторые системы, представленные на рынке BPM в России, дополнительно включают модули для разработки форм, социального взаимодействия и других задач.

Существует много подходов к внедрению и каждая организация выбирает подходящий исходя из текущей стадии развития предприятия, дальнейшей стратегии развития, а также класса выбранного программного обеспечения. Основные подходы к внедрению BPM-системы на базе Low-code платформы:

• Эволюционный. Компания приобретает лицензии на платформу, создаёт BPM-решение под свои задачи, автоматизирует бизнес-процессы, развивает систему силами сотрудников компании. На этапе внедрения зачастую заказывают у вендора демо с прототипом BPM-системы для дальнейшего самостоятельной эволюционной адаптации под нужды бизнеса.
• Революционный. С целью упрощения проекта внедрения BPM-системы зачастую организация нанимает BPM-эксперта. Он производит предварительный анализ процессов компании, обучает сотрудников и курирует организацию работ по внедрению BPM-системы и автоматизации.
• Интеграционный. Зачастую BPMS системы внедряют в существующую ИТ-систему предприятия. При этом высокий уровень интеграции всех используемых ИТ-решений является решающим фактором успеха. В таком случае есть смысл воспользоваться услугами компании-интегратора из числа партнёров Comindware. Эксперты помогут извлечь максимум пользы из каждого инструмента в ИТ-структуре компании.

Независимо от выбранного подхода к внедрению, дальнейшая работа с системой управления бизнес-процессами на базе Comindware Business Application Platform основана на простой схеме действий:

• Бизнес-аналитик, эксперт BPM или продвинутый бизнес-пользователь создаёт прототип решения. Программистов привлекают только для создания специфической части бизнес-логики, обработки данных, также интеграции с другими системами.

В современных условиях бизнес активно применяет процессный подход к организации работы. Но до сих пор существует проблема понимания – что такое управление бизнес-процессами и как правильно использовать BPM.

Определение по версии EABPM (Европейская ассоциация BPM) этого термина звучит следующим образом:

Управление бизнес-процессами (BPM) представляет собой системный подход для отражения, проектирования, выполнения, документирования, измерения, мониторинга и контроля как автоматизированных, так и неавтоматизированных процессов, для достижения целей и бизнес-стратегий компании. BPM охватывает осознанное, всеобъемлющее и все более технологичное определение, совершенствование, инновации и поддержание сквозных процессов. Благодаря этому системному и сознательному управлению процессами компании добиваются лучших результатов быстрее и гибче.

Я считаю, что это определение вносит больше путаницы, чем настоящего понимания BPM, особенно для людей, не изучавших глубоко эту тему.

В своей работе я постоянно пользуюсь графическими нотациями управления бизнес-процессов и BPMN. Считаю этот инструмент очень удобным, он помогает мне не только в разработке решений для бизнеса, но и в их обосновании. Ведь, как я уже много раз повторял, одна картинка стоит тысячи слов. Человек мыслит образами, и представить какой-то вид деятельности при помощи картинки (схемы) ему намного проще.

Также напомню, что эту тему я поднимаю уже не первый раз. Я много говорил о бизнес-процессах в таких статьях, как «Что такое бизнес-процесс и описание бизнес процесса» или «Краткое описание BPMN с примером».

Но вопросы остаются, их часто задают мне и читатели статей, и мои клиенты. Кроме того, очень много путаницы в понимание сути вносят маркетинговые статьи и термины, связанные с этой сферой деятельности. Как разработчики программных систем, так и бизнес-консультанты, постоянно использующие в работе эти инструменты, успели внести в сферу управления бизнес-процессов очень много исключительно маркетинговых понятий. С одной стороны, этот процесс неизбежен в любой коммерческой сфере. С другой - BPM и без того не самая простая для неспециалиста методология. А маркетинг вносит дополнительную путаницу.

А потому я решил дать свое развернутое определение тому, что такое управление бизнес-процессами. И надеюсь, что сумею помочь разобраться в основных вопросах, связанных с применением BPM.

Как появилось BPM

Любой новый бизнес можно сравнить с ребенком. Каждая компания, создаваемая с нуля, проходит период становления и обучения. Необходимо организовать взаимодействие сотрудников и подразделений, создать механизмы передачи знаний и т.д. И не важно, насколько большой будет эта компания – в малом бизнесе все эти вопросы также важны, как и в крупной организации с большим числом филиалов.

При этом человечество не стоит на месте. И как в сфере обучения детей, так и в сфере организации бизнеса появляются новые инструменты, более гибкие, удобные, понятные интуитивно, что особенно важно для людей, делающих первые шаги в любой сфере.

Если мы обратимся к старым записям и попробуем изучить особенности организации труда что на советских предприятиях, что в западных компаниях, например, Форда, мы увидим преимущественно сухие, сложные для восприятия текстовые инструкции, относящиеся преимущественно к функциональному подходу:

1. Описание рабочего места
2. Должностная инструкция сотрудника
3. Требования техники безопасности и т.д.

Все это, как многие помнят, крайне сложно воспринимается, и значительная часть подобных инструкций пылились на полках, зачастую, никем, кроме создателя, не прочитанные. А опыт и требования передавались от опытного сотрудника новичку.

А что делать, если появляется необходимость быстро изменить работу целой организации? А если еще при этом внедряется автоматизация? Ответом на эти запросы и стало появление BPM.

О том, что такое бизнес-процесс, я уже писал («Что такое бизнес-процесс и описание бизнес процесса»), а потому повторять основные положения и определение самого бизнес-процесса не буду. А на понятии управление бизнес процессами давайте остановимся подробнее.

Об управлении бизнес-процессами простыми словами

Управление бизнес-процессами заключается в том, что вы регламентируете, описываете и изменяете бизнес-процессы. Именно изменяете, а не улучшаете, ведь вы можете как улучшить так и ухудшить бизнес процесс. В отличие от станка или автомобиля, непосредственно управлять при помощи директив или нажатия кнопки коллективом невозможно. Но мы можем задать последовательность действий, которую будет выполнять коллектив при решении той или иной задачи. Именно это и называется BPM.

Определение от меня:

Управление бизнес-процессами (BPM) – это управление действиями (автоматизированными и неавтоматизирвоанными) в коллективе посредством бизнес-процессов.

Чтобы управлять любыми бизнес процессами необходимо:

1. Описать сами бизнес-процессы.
2. Внедрить в работу коллектива описанный бизнес процесс
3. Назначить людей, ответственных за бизнес-процессы, так называемых, стек-холдеров или владельцев бизнес-процессов.

Важно понимать, что бизнес-процесс может выполняться как человеком, так и быть частично автоматизированным. Аналогично и стек-холдером может быть и человек, и программа (автоматическое выполнение операций и автоматизированный контроль).

При этом необходимо управлять крайне разнородной средой. Разные бизнес-процессы требуют различного подхода и действий сотрудников, различных инструментов автоматизации. И все это нужно уметь описывать по-отдельности, после чего объединять в общую систему.

Необходимо исходить из понимания: процессный подход - это управление целым через управление частями.

И чтобы исключить путаницу в терминологии, поясню:

• BPM – это методология. т.е. набор основных принципов и подходов к построению нотаций и самой организации работы при помощи бизнес-процессов.
• BPMN – нотация(язык), в которой строятся нотации, в том числе, исполняемые
• BPMS – IT система исполнения, построенная по определенным правилам, заданных в методологии

Если проводить аналогию с наукой, то BPM - это прежде всего подход, своего рода мировозрение. BPMN - это методы и алгоритмы решения конкретных задач. Например, доказательства для теорем или набор методов для создания проекта обеспечения электричеством объекта (производства, многоквартирного дома). А, в свою очередь, BPMS- это уже готовые прикладные решения, которые можно “включить” и они уже будут работать. Для математики это - готовые решения задач, имеющих практическое значение. Для физики - непосредственное реализации той самой электропроводки и подключение объектов. Для сферы айти - готовый программный код.

Исполняемые и неисполняемые бизнес процессы

Я уже писал в прошлых статьях о том, что нотации бизнес-процессов могут быть исполняемые и неисполняемые. Первые предназначены для автоматизации, вторые – для изучения работы компании и повышения эффективности взаимодействия в коллективе.

Т.е. мы используем принципы и методы BPM для создания нотаций. При этом пользуемся правилами написания BPMS. Для того, чтобы создать нотацию неисполняемую, в принципе, можно воспользоваться даже листом ватмана и карандашом. Главное, четко соблюдать все правила.

Для исполняемой нотации требуется определенная IT-среда - BPMS. При этом даже неисполняемые я рекомендую выполнять в BPMN, так как здесь сама среда помогает выявлять возможные ошибки, противоречия, что повышает грамотность и точность описания бизнес-процесса.

Отличия процессного и функционального подходов

Еще один важный факт, который поможет понять, что же такое на самом деле «управление бизнес-процессом». Мы уже выяснили, что управление – это создание определенной последовательности действий сотрудников. Т.е. в результате каждая автоматизированная система работает определенным образом. А человек – обязан по инструкции также выполнять заданные по инструкции действия.

При этом также необходимо знать:

Для стратегического планирования и оценки работы компании “в целом” лучше использовать функциональное моделирование и нотации (например IDF0). Об этом я подробно писал в статье “Знакомство с нотацией IDEF0 и пример использования”. Здесь вы сможете исходить из желаемого результата и выстраивать последовательность функций “черных ящиков”, необходимых для его достижения.

Для управления последовательностью действий и оптимизации того. что происходит внутри каждого этапа работы, а также улучшению взаимодействия между разными “черными ящиками”, необходим процессный подход BPM. Здесь вы изучаете уже сами действия, отслеживаете скорость и трудоемкость достижения результатов, оптимизируете и стандартизируете их.

Если вы вносите какие-то изменения в бизнес-процесс, то вы всегда отталкиваетесь не от целого, а от части. Т.е. вы меняете алгоритм работы программы и/или корректируете должностную инструкцию сотруднику, выполняющую определенные функции. В результате меняется один из элементов бизнес-процесса, и, как следствие, бизнес-процесс в целом.

Необходимо понимать:

Создание описания бизнес процесса начинается «в целом», после чего каждый процесс делится на подпроцессы и детализируется до определенного предела.

Изменение бизнес-процесса наоборот, начинается с «нижних» уровней – максимальной детализации. И от частностей – к целому – вносятся все необходимые правки.

Если при функциональном подходе очень важны объекты на входе и выходе. В самой функции «черном ящике» происходит определенная обработка объектов для получения необходимого результата. И здесь основная ориентация идет на то, «что именно мы хотим получить», т.е. подход к управлению бизнесом, скорее стратегический.

При процессном подходе мы получаем ответ на вопрос «как это лучше выполнить», т.е. концентрируемся на тактическом, оперативном управлении. А потому здесь при изменении отдельных элементов между «входом и «выходом» меняется весь процесс.

Также важно при детализации определить оптимальный уровень: не слишком «в общем», но и не детализировать крупный процесс вплоть до действий каждого сотрудника. Я в свое время видел описание бизнес-процессов, размещенное на двухметровом ватмане. Но чем сложнее и детальнее будет прописан процесс, тем сложнее он будет восприниматься «в целом» и, как следствие, его будет сложнее понимать и совершенствовать.

По этим причинам при работе с бизнес-процессами используется многоуровневая декомпозиция, т.е. детализация каждого «черного ящика» выделяется в отдельный процесс. И по этой же причине процессный подход не используется для стратегического планирования, для этого, повторюсь, применяют функциональное моделирование.

Описание работы с BPM

Для лучшего понимания того, что такое BPM (управление бизнес-процессами), я приведу пример последовательности действий бизнес-аналитика в рамках этой методологии:

Опрос людей (сотрудников компании). Понимание того, каким образом производится работа в каждом конкретном случае.

Документирование бизнес-процесса на основе полученных данных. На этом этапе аналитик получает описание бизнес-процесса «как есть».

Изучение полученного бизнес-процесса с точки зрения слабых мест и возможности оптимизации:

На основе готовой оптимизированной (по мере необходимости) схемы создаются документы: должностные инструкции, руководства пользователя, а также при необходимости реализуются автоматизированные решения.

После внедрения на основе нотации осуществляется контроль бизнес-процесса, выявляются возможные несоответствия, изучаются их причины.

В случае необходимости в схему вносятся изменения на основании выявленных недочетов или изменений в работе компании, связанных с внешними факторами.

Жизненный цикл процесса в BPM

Как видно из описанной выше последовательности, каждый бизнес-процесс проходит определенный цикл от создания до внедрения. Далее какой-то период времени он работает “как есть”. После чего практика показывает определенные недостатки и недочеты, аналитик изучает отчетность и со своей стороны находит какие-то “слабые места”. Процесс подвергается модернизации.

Этот цикл может повторяться бесконечное число раз. Любой бизнес, любая организация - не застывший монолит, а развивающийся организм в постоянно изменяющемся окружении. Меняются особенности законодательства, приходят и уходят с рынка конкуренты, появляются новые инструменты автоматизации и т.д.

Главное правило бизнес-аналитика: при оптимизации процесса нужно уметь вовремя остановиться. И здесь необходимо четко анализировать - трудоемкость (стоимость) изменений и повышение эффективности (выгоды) в результате.

Плюсы и минусы BPM

К числу преимуществ использования BPM относятся:

• Возможность максимально детализировать действия людей и систем, необходимые для получения результата.
• Графические нотации – наглядны, что позволяет понять особенности процессов в компании и увидеть их слабые места.
• Нотации прекрасно подходят в качестве инструкции исполнителю, который получит четкую и однозначную последовательность действий. При этом она будет оформлена графически – наиболее удобным для восприятия человеком образом.
• При использовании процессного подхода результат выполнения процесса будет стандартизирован и соответствовать ожидаемому. Это позволит снизить влияние человеческого фактора на уровень сервиса или выполнения любых других видов работы.
• Методология BPM – прекрасно проработана и стандартизирована благодаря BPMN. При этом инструменты (нотации BPMN) интуитивно понятны даже для людей, не изучавших управление бизнес-процессами вообще. С другой стороны, наличие стандартов и правил позволяет избегать ошибок при разработке и создавать в системе BPMS исполняемые нотации (готовые элементы автоматизации бизнеса).

Минусы BPM, как это часто бывает, находятся там же, где и преимущества:

• Высокая степень детализации процессов мешает восприятию работы бизнеса для стратегического планирования.
• На людях, которые разрабатывают процессную модель, лежит очень большая ответственность. Любая ошибка может привести к печальным результатам. Например, при разработке функциональной модели есть данные на входе, результат на выходе, инструменты, которые предоставляет компания исполнителю, и сам исполнитель. Пока исполнитель на выходе выдает ожидаемый результат, в рамках функции он может действовать по собственному усмотрению, выбирая оптимальный метод достижения цели. При процессном подходе исполнитель лишается «свободы маневра». У него появляется четко заданная последовательность действий с учетом всех возможных условий. И он не имеет права действовать иначе, даже если результат окажется отличным от ожидаемого.
• Бизнес-процесс статичен и практически не подлежит корректировкам «изнутри». Исполнитель получает четкую последовательность действий и уже не может проявить инициативу. В результате, любую ошибку исполнители будут повторять из раза в раз, пока она не будет исправлена в самом бизнес-процессе.

Каким компаниям подходит BPM

Процессный подход идеально подойдет государственным компаниям. Здесь важно повышать уровень сервиса и качество работы, при этом также важна стандартизация обслуживания. В государственной компании клиенты не ждут каких-то бонусов или особых инициатив. Но услуга должна быть выполнена от и до на соответствующем уровне.

В коммерческих компаниях процессный подход хорош для стандартизации работы, он позволит «подтянуть» уровень обслуживания до определенных стандартов. С одной стороны – это большой плюс. С другой – одновременно и минус, так как инициативные и талантливые сотрудники при всем желании никак не смогут себя проявить и принести больше пользы и прибыли. Процессный подход – это именно стабильность и определенная статичность. А потому при его использовании нужно четко понимать, где вас такой вариант работы устраивает, а где лучше предоставить людям больше свободы.

Для того чтобы бизнес процесс был на пользу а не во вред, рекомендуется собирать от участников бизнес процесса замечания и ошибки. Не нужно считать что BPM это истина в последней инстанции.

Подробнее о том, как именно управлять бизнесом при помощи бизнес-процессов я рассказывал уже в прошлых статьях, и буду говорить еще не один раз. Здесь я постарался максимально просто пояснить различия между терминами BPM, BPMS, BPMN и описать само понятие «управление бизнес-процессами». Без этих базовых знаний разобраться в процессном подходе невозможно.

Вопросы и ответы

В чем отличие функционального моделирования от процессного?

При функциональном подходе мы рассматриваем действия людей и автоматизированных систем как “черный ящик”. И подходим к моделированию с точки зрения - этапов достижения поставленной цели, а также необходимых для этого ресурсов. При процессном моделировании мы изучаем последовательность действий сотрудников и систем на каждом этапе для их оптимизации и повышении эффективности.

Какие понятия входят в BPMN?

В первую очередь, это непосредственно система BPMN, а также описание нотаций BPMS. О них я писал в этой статье, и подробно - в предыдущих статьях (см. рекомендуемые ссылки в конце публикации). Кроме того, не так давно появились новые понятия - DMN и CMMN. На них я сейчас подробно останавливаться не буду. Постараюсь описать новые понятия и их особенности в будущих публикациях.

Зачем нужно в построении нотаций столько сложностей и разные подходы?

Управление бизнес-процессами и сама методология BPM необходимы в том числе для директивного управления большими коллективами. Именно для этого необходимы нотации, описания бизнес-процессов и широкий перечень инструментов.

С чего начать работу с BPM?

Изучите язык нотаций BPMN и попробуйте использовать его в своей работе. Главное, не бойтесь начинать. Вы поймете, что простые нотации на практике строить намного проще, чем кажется. И шаг за шагом сможете изучить методологию, опираясь на простые и понятные графические инструменты BPM.

Можно ли использовать BPM для неавтоматизированных систем?

Можно. Это подход предназначен, в первую очередь, не для автоматизации (в IT сфере есть свои инструменты), а для организации работы компании или любого коллектива. Здесь могут учитываться участки работы с применением автоматизированных систем. А могут рассматриваться исключительно процессы в коллективе, причем, любом - от строительных бригад или производства до творческих коллективов в театре или филармонии. Главное, четко описать - как происходит интересующий вас процесс, а также, как вы его хотите изменить.

Системы управления бизнес-процессам пришли в Россию с Запада. Там этот класс систем называется BPMS (Business Process Management System) или BPM-системы.

Основная идея системы управления бизнес-процессами крайне проста: происходит моделирование бизнес-процессов рассматриваемой компании с помощью наглядных диаграмм, описание которых затем загружаются в компьютерную систему, и система позволяет отследить исполнение этих процессов в реальной практике работы предприятия. Несомненным преимуществом данного подхода является то, что заказчик гарантированно получает систему, полностью удовлетворяющую его нуждам и способную изменяться с ростом потребностей конкретного бизнеса.

Чтобы бизнес-процесс стал управляемым, необходимо обеспечить маршрутизацию задач в соответствии с его логикой, а также контролировать параметры, такие как время исполнения отдельных функций, отклонения от нормативного времени выполнения, стоимость процесса. Если в компании используется такой инструмент, то можно говорить о создании полного цикла управления бизнес-процессом, в рамках которого с учетом собранной статистики этот процесс совершенствуется.

Системы класса BPM являются наследниками workflow-систем, при этом под термином workflow понимается управление потоком работ и через него - бизнес-процессом.

Рынок BPM-систем подразделяется на два больших сегмента. Первый сегмент - это рынок BPM-систем (система-система), и эти решения изначально ориентированы на интеграцию между информационными системами. Они в основном используются для внутренней интеграции бизнес-процессов, проходящих в информационных системах.

Примером такой интеграции может быть процесс биллинга в телекоммуникационной компании, где может быть использовано множество информационных систем, функции которых выполняются без участия человека, но при этом системы должны быть интегрированы между собой для «сквозной» автоматизации данного процесса.

Второй сегмент рынка BPM-систем - это системы класса BPM (человек-человек), которые в первую очередь предназначены для автоматизации последовательности работ, то есть бизнес-процессов, выполняемых людьми.

Выделяется пять классов BPM-систем: административные системы, отвечающие за контроль поручений; средства организации коллективной работы с основным упором на управление документами, что можно отнести к функциональности Docflow; BPM-компоненты других систем- внутренние workflow-модули в других системах; BPM-системы, предназначенные для интеграции- системы с функционалом интеграции «система-система»; самостоятельные BPM-системы, позволяющие решать задачи автоматизации бизнес-процессов, выполняемых людьми.

В большинстве случаев применение BPM-систем наиболее эффективно в тех отраслях, где компании изначально имеют процессную организацию деятельности и специфику в логике бизнес-процессов, а также высокую частоту изменений в существующих процессах. Для таких компаний BPM-системы являются единственным способом автоматизации процессов, так как использование «монолитных» ИТ-решений или собственных разработок, как правило, приводит к тому, что из-за возникающих изменений в бизнесе эти решения быстро перестают удовлетворять новым требованиям.

От правильного выбора информационной системы класса BPMS существенно зависит ее дальнейшее использование. Однако сегодня большинство решений принимается интуитивно, что часто приводит к разочарованию от результатов автоматизации. При выборе BPM-систем, как правило, ориентируются только на внешние признаки - количество инсталляций, бренд и стоимость. При этом не уделяется особого внимания ее функциональности и технической реализации, что приводит к ограничениям в дальнейшей работе: отсутствие кросс-платформенности, недостаточная масштабируемость, сложность внесения изменений.

Одним из ключевых этапов выбора BPM-системы является разработка требований к системе и поставщику. В рамках этих работ определяются наиболее критичные бизнес-процессы, проводится аудит ИТ-инфраструктуры, определяются границы автоматизации и собираются требования от ключевых пользователей компании. Количество данных требований может варьировать в широких пределах, например для крупных компаний оно может составлять около 500, а для небольших около 100.

Для удобства работы с таким количеством требований необходимо их классифицировать по группам: функциональные, технические, стоимостные, к поставщику. Это позволяет применять различные методики нормирования, взвешивания и оценки для каждой группы и добиться максимально качественной оценки соответствия BPM-системы потребностям компании. Необходимо обратить внимание на следующие требования при выборе BPM-системы:

а) поддержка задач «человек-человек» и удобство интерфейса пользователя;

б) поддержка организационной структуры и ролевых групп;

в) возможность переназначения заданий, оперативного вмешательства в процесс и обработки исключительных ситуаций;

г) возможность управления логикой процесса с рабочего места пользователя; удобство использования и администрирования;

д) присутствие графических средств разработки моделей бизнес-процесса;

е) поддерживаемые архитектуры и стандарты;

ж) производительность и масштабируемость; способность обслуживать многочисленные, продолжительные и распределенные процессы;

и) понятный интерфейс настройки и возможность минимального участия ИТ-специалистов во внедрении и поддержке;

к) возможность информирования в реальном времени по отклонениям показателей процесса;

л) поддержка сервис-ориентированной архитектуры (SOA - Service Oriented Architecture);

м) присутствие шаблонов бизнес-процессов, на основании которых могут быть разработаны новые процессы;

н) невысокая совокупная стоимость владения.

Учитывая указанные требования к BPM-системе в качестве основы и добавляя специализированные требования своей компании, можно получить понимание того, какой должна быть выбираемая BPM-система. Далее определяются участники тендера путем сбора информации по существующим BPM-системам.

В настоящее время на российском рынке присутствует около 50 крупных поставщиков BPM систем, при этом их количество растет из года в год, поэтому необходимо системно подойти к процессу сбора информации.

Информация о BPM-системах может быть получена в результате анализа открытых источников, на основе которых составляется перечень систем, принимаемых для рассмотрения, а затем с использованием форм (RFI - Request For Information) производится рассылка запроса информации поставщикам. На основании полученных ответов происходит первичный анализ на соответствие требованиям, после чего определяются участники тендера.

После того как участники определены, проводится тендер путем составления и рассылки поставщикам запроса на коммерческое предложение (RFP - Request For Proposal), содержащего полный перечень требований к BPM-системе.

На основании ответа участников происходит оценка коммерческих предложений, при этом рекомендуется также «попробовать», как эти системы будут работать на реальных данных компании. Для этого готовится контрольный пример бизнес-процесса или осуществляется «пилотное» внедрение BPM-системы на одном процессе.

Опыт реализации проектов в России показал, что выбор BPM-системы может быть сделан в течение месяца. За это время можно сформировать необходимые и достаточные требования и с учетом их выбрать BPM-систему и команду внедрения.

Причины слабого использования BPM-систем в практике компаний связаны с несколькими факторами, прежде всего с технологическими ограничениями. Бизнес-процессы являются динамическими объектами, а управление такого рода объектами и их контроль возможны только в реальном времени, то есть в том случае, если практически все действия, совершаемые при исполнении бизнес-процесса, приводят к соответствующим транзакциям в информационных системах. Только такая ситуация позволяет отслеживать эти действия, а в конечном итоге и бизнес-процесс в целом автоматически, в режиме реального времени. Однако современный уровень автоматизации бизнеса во многих компаниях фактически является «тотальным», то есть все действия, совершаемые в рамках бизнес-процессов, отражаются в информационных системах, а для небольшого количества процедур, совершаемых «вручную», в рамках BPM-системы существует особый механизм- «Human workflow», позволяющий обойти ограничения, налагаемые «тотальной» автоматизацией.

Вторым по значимости фактором, тормозящим распространение BPM-систем, является недостаточное понимание того, как внедрение этой системы влияет на эффективность бизнеса. При процессном подходе к управлению бизнесом в качестве основного показателя его эффективности можно рассматривать оптимальность бизнес-процессов с точки зрения скорости их прохождения (исполнения) и количества затрачиваемых на их выполнение ресурсов. Соответственно для повышения эффективности бизнеса с точки зрения процессного подхода необходимо добиться создания совокупности оптимальных бизнес-процессов с максимальной скоростью прохождения и минимальными ресурсными затратами. Как следует из законов экономики, увеличение скорости исполнения операций (действий в рамках бизнес-процесса) ведет к повышению производительности труда, а сокращение ресурсов на их выполнение- к уменьшению затрат.

Еще одним фактором, влияющим на эффективность бизнеса при использовании BPM-систем, является контроль в реальном времени достижения результатов в рамках исполнения бизнес-процесса. Другими словами, при использовании BPM-системы руководство видит не только, какие результаты достигнуты, но и как они достигались. В качестве примера можно привести тот факт, что при использовании BPM-системы становится невозможной ситуация, когда 80% необходимых квартальных работ совершаются в последние две недели отчетного периода, так как система критических оповещений (alarming) мгновенно сообщит о неполадках в бизнес-процессе, а система визуального мониторинга (Business Activities Monitor) покажет отклонения от заданных параметров его выполнения в масштабе реального времени.

Существует также психологическая составляющая использования BPM-систем, которая влияет на эффективность бизнеса. Речь идет о том, что при мониторинге выполнения бизнес-процессов фактические исполнители находятся под прямым и неусыпным наблюдением BPM-системы, что позволяет свести к минимуму безответственное и халатное отношение сотрудников к своим обязанностям.

Перечислим основные платформы BPM-систем:

Lombardi Teamworks. Лидирующая платформа BPM в мире. Предлагает максимальные на сегодняшний день возможности для построения автоматизированных процессов. Позволяет включить в цикл разработки и улучшения процессов аналитиков и бизнес-пользователей используя инструменты, специально настраиваемые под эти роли.

SourceCode K2. Платформа базируется на самых современных технологиях Microsoft. Очень дружественна для разработчика. Умеренная стоимость лицензий и традиционно невысокая стоимость разработки на платформе Microsoft позволяют рассматривать K2 как экономичный инструмент для решения широкого круга задач.

Intalio BPMS. Единственная на сегодня полнофункциональная BPMS с открытым исходным кодом. Незаменима в ситуациях, когда открытость кодов - обязательное требование или бюджет проекта не позволяет рассматривать коммерческие аналоги. Платформа неоднократно доказывала свою функциональную зрелость, надежность и масштабируемость в крупных проектах.

IBM FileNet, EMC Documentum, Alfresco. Лидеры рынка систем управления корпоративной информацией (EnterpriseContentManagement, ECM). В своем составе содержат компоненты BPM. Наилучшим образом зарекомендовали себя в задачах автоматизации процессов ориентированных на подготовку документов.

Oracle BPM Suite, TIBCO iProcess, IBM BPM Suite. Полнофункциональные программные продукты для автоматизации бизнес-процессов от лидеров рынка интеграционных платформ. Разумный выбор в случае комплексного внедрения линейки продуктов одного вендора.

Типичная BPM-система состоит из стандартного набора компонент, соответствующих хорошо известным стадиям жизненного цикла бизнес-процесса: проектированию, исполнению, мониторингу.

Проектирование. Под проектированием понимается разработка схемы бизнес-процесса. В состав BPM-системы обычно входят:

1. графический дизайнер для рисования схемы бизнес-процесса

2. репозиторий для ее хранения и организации совместного доступа

Возможность моделировать бизнес-процесс при помощи графического редактора является принципиальной особенностью BPM-систем: проектирование бизнес-процесса должен выполнять бизнес-аналитик без участия программиста.

Процедура создания модели бизнес-процесса мало чем отличается от привычной для бизнес-аналитиков процедуры рисования схем. Нарисовать шаги, описать бизнес-логику, определить группы пользователей и перечень вводимых на каждом шаге реквизитов.

Результат сохраняется на сервере, после чего процесс может быть инициирован. При необходимости в схему можно вносить изменения, также не прибегая к помощи программистов. Альтернативно, схема бизнес-процесса может разрабатываться в каком-либо из традиционных средств моделирования бизнес-процессов и переноситься в BPM-систему при помощи импорта-экспорта.

Исполнение. Ядром BPM-системы является его «движок» (BPM Engine). Он стартует экземпляры бизнес-процессов, отслеживает смену их состояний, хранит значения реквизитов, выполняет бизнес-правила.

Ядро BPM-систем предоставляет также интерфейсы для стыковки с внешними приложениями- специальные адаптеры, вебсервисы, драйверы для доступа к реляционным базам данных или к другим источникам данных. Использование этих интерфейсов зависит от типа бизнес-процесса:

Относительно небольшую долю составляют бизнес-процессы, которые BPM-система может выполнить полностью автоматически, запустив ряд специализированных программ. Например, интернет-провайдер при активации нового клиента должен создать для него учетную запись на сервере, добавить информацию в системную службу имен, в конфигурационные файлы веб-сервера и электронной почты и наконец, сформировать счет и отправить его пользователю вместе с уведомлением об активации сервиса. Каждая операция выполняется отдельной программой (в идеале через стандартизованный интерфейс - вебсервис), а BPMS играет роль планировщика.

Наиболее распространен тип бизнес-процессов, предполагающий как стыковку со специализированными приложениями, так и участие живых людей. Например, сотрудник финансового отдела должен зарегистрировать факт оплаты в ERP-системе как шаг бизнес-процесса реализации товара. Этот сценарий требует разработки интерфейсных программ, работающих и с контекстом бизнес-процесса (то есть с его реквизитами), и с внешней прикладной программой или базой данных. В контексте бизнес-процесса сохраняются ссылки- номер платежки, код контрагента -по которым развернутую информацию можно извлечь из внешнего приложения или базы данных на следующих шагах бизнес-процесса. Разработка таких комплексных приложений обычно- самая трудоемкая часть проекта BPM.

Наконец, существуют шаги бизнес-процессов, автоматизировать которые невозможно или слишком сложно. В такой ситуации BPM-система подаст пользователю сигнал о том, что ему поручено определенное задание, и будет ждать от него подтверждения о выполнении.

Ключевой элемент интерфейса пользователя BPM-системы -так называемый «персональный список задач», перечень шагов запущенных экземпляров бизнес-процессов, назначенных данному конкретному пользователю или ролевой группе, к которой он принадлежит.

Благодаря такой организации работы исполнителю за компьютером не приходится думать, с какой функцией и какого именно внешнего приложения ему пора работать: он видит перечень назначенных ему заданий, и когда он берет очередное задание себе на исполнение, нужная программа запускается автоматически.

Мониторинг. BPM-системы предоставляют доступ через веб-интерфейс, что позволяет максимально легко вовлекать в коллективную работу сотрудников территориально удаленных подразделений и организаций-контрагентов.

BPM-система осуществляет контроль бизнес-процессов двумя путями:

1. Менеджеру не приходится выяснять «на ком стрелка»- для каждого экземпляра бизнес-процесса это наглядно показывает динамически формируемое графическое изображение.

2. BPM-система накапливает ценную статистику о параметрах выполнения экземпляров бизнес-процессов: интенсивность (число экземпляров в неделю или месяц), продолжительность (время от запуска до завершения), нагрузка на отдельных специалистов (число и продолжительность выполненных заданий).

BPM-системы как правило предоставляют базовый набор отчетов по показателям бизнес-процессов. На их основе могут быть сконструированы так называемые «ключевые показатели эффективности».

Таким образом, ключевыми особенностями именно BPM-решений является то, что они позволяют:

а) обеспечить гибкую автоматизацию «сквозных» бизнес-процессов (затрагивающих функционирование нескольких функциональных подразделений компании и информационных систем);

б) дают основу для внедрения процессного подхода к организации работ организационных единиц предприятия;

в) позволяют организовать эффективный контроль за выполнением бизнес-процессов в режиме реального времени;

г) снижают издержки на взаимодействие между различными подразделениями компаниями и партнерами;

д) обеспечивают «бесшовную» интеграцию между различными бизнес-приложениями предприятия и партнеров;

е) позволяют уменьшить срок внедрения новых решений и бизнес-функций;

ж) повышают отдачу от уже сделанных инвестиций в информационные системы компании.

Системы управления бизнес-процессами- это новый класс систем, которые позволяют моделировать, контролировать и повышать эффективность бизнес-процессов предприятия.

Сегодня в отечественном бизнесе набирает популярность новый вид программного обеспечения для управления бизнес-процессами, а именно, BPMS-системы. И, естественно, их появление вызвало много вопросов. Зачем они нужны? Как они работают? В чем их принципиальное отличие от других вариантов автоматизации бизнеса?

Когда я впервые столкнулся с BPMS, у меня также возникли все перечисленные выше вопросы. Я далеко не сразу понял, зачем нужен новый инструмент, почему нельзя реализовать все необходимые для успешной работы бизнес-процессы в уже имеющихся системах учета или CRM, и в чем принципиальное отличие BPMS от других вариантов автоматизации бизнес-процессов.

В этой статье я хочу рассказать о том, что такое BPMS-системы, зачем они нужны и чем процессный подход отличается от традиционных методов работы. Я не буду говорить о технических аспектах BPMS (о моделировании и разработке бизнес-процессов), этому будет посвящена следующая статья. Сейчас я постараюсь раскрыть сущность и смысл BPMS максимально простым и понятным языком:

Что такое BPMS?

BPMS - еще одна аббревиатура из разряда ERP, CRM, которая не имеет четкого определения. Хотя определений достаточно много: и зарубежных, и российских. Кроме того, компании, которые выпускают собственные BPM-системы, также дают свои, особые определения, что вносит дополнительную путаницу. К тому же нередко BPMS объединяют с другими системами (например, BPMS+CRM, BPMS+ERP) и тогда разработчики дают определение BPM-системы, исходя уже из этого контекста.

Но для того, чтобы разобраться, что такое на самом деле BPMS, и в чем заключаются их особенности, необходимо сначала разобраться, что такое BPM.

BPM (англ. Business Process Management, управление бизнес-процессами) - концепция процессного управления организацией, рассматривающая бизнес-процессы как особые ресурсы предприятия, непрерывно адаптируемые к постоянным изменениям, и полагающаяся на такие принципы, как понятность и видимость бизнес-процессов в организации за счёт моделирования бизнес-процессов с использованием формальных нотаций, использования программного обеспечения моделирования, симуляции, мониторинга и анализа бизнес-процессов, возможность динамического перестроения моделей бизнес-процессов силами участников и средствами программных систем.

Википедия.

BPMS (англ. Business Process Management System) - это в первую очередь программное обеспечение для поддержки концепции BPM в компании. BPMS-системы нужны для того, чтобы реализовывать в программной среде концепцию BPM.

BPMS рассматривает работу компании как набор процессов, а не как набор функций. Объектом BPM-системы является не работа отдела продаж или закупок, а процесс продажи, процесс поддержки клиентов, процесс управления снабжением и т.д. И уже исходя из этого понимания, строится работа по реинжинирингу бизнес-процессов в BPMS.
BPM-cистема направлена, главным образом, на совершенствование работы компании, на более прибыльную деятельность предприятия путем оптимизации и контроля бизнес-процессов.

Работа пользователей в BPMS и других системах

Для лучшего понимания сути BPMS, нужно понять, как обыкновенные системы (ERP-системы, CRM) подходят к работе пользователей. Например, пользователю необходимо составить заказ клиента. Каковы его действия?

Пользователь может заполнять документ произвольно, если не запрограммирована последовательность его работы:

• Может сначала открыть форму заказа, подобрать товары, указать цены, потом определить клиента.
• Может сначала создать клиента, потом - его заказ.

Одним словом, в действиях пользователя есть вариативность, т.е. сотрудник, исходя из ситуации, может выбирать собственные варианты действия.

BPM-система рассматривает пользователя как еще один кирпичик в системе. Человек должен четко знать, в каком процессе он работает и что он должен делать.

Сотрудники в BPM-системе рассматриваются не с точки зрения результата процесса, а с точки зрения выполнения действия. Вариативность действия пользователя здесь исключается. Сотрудник делает только то, что запрограммировано в системе, ни больше, ни меньше.

Способы реализации бизнес-процессов

BPMS - это один из способов реализации бизнес-процесса. Рассмотрим, какие способы представлены в реалиях российского бизнеса для понимания, зачем же нужна BPM-система.

Выделим три подхода:

1. “Бумажный” подход;
2. Автоматизированный подход (с применением других систем);
3. Процессный подход в системе BPMS.

Для примера возьмем бизнес-процесс согласования счета на оплату, так как он достаточно простой и наглядный.
В моей практике был такой случай: клиент мне оплатил полностью счет, хотя на тот момент должен были внести только часть оплаты в размере 50%. Почему это произошло?

Потому что у них в компании не было процедуры согласования счета. Узнали мы с директором компании об этом совершенно случайно. Я узнал, что в их компании на этапе согласования счета происходят периодические сбои, а директор с удивлением обнаружил, что он оплатил не 50% счета, как планировал, а сразу 100%.

Почему так случилось? Все просто. Сработал, так называемый, “испорченный телефон”. Специалист принес с бухгалтерию счет к оплате с фразой “Надо оплатить 50% от суммы”. Бухгалтер уточнила у руководителя, оплачивать этот счет или нет. Руководитель, будучи уверенным, что речь идет о 50% суммы, подтвердил оплату. А бухгалтер, в свою очередь, забыла о том, что вслух было сказано о половине суммы, и поняла руководителя так, что надо оплатить весь счет. Что и было сделано.

На примере этой компании и этого бизнес-процесса мы и рассмотрим все три подхода.

“Бумажный” (не автоматизированный) подход

Как раньше происходило согласование счета в этой компании?

• Сотрудник получает счет, передает его в бухгалтерию;
• Бухгалтерия вписывает счет в платежную ведомость, согласовывает ее с руководителем;
• Если руководитель одобряет и подписывает запрос, бухгалтерия оплачивает счет.

Чем плох этот подход? Здесь размыты границы перехода зон ответственности между этапами. В случае недоразумения и не своевременной оплаты или неоплаты счета сотрудники перекладывают вину друг на друга, и невозможно в итоге найти ответственных.

Автоматизированный подход

Как правило, компании стараются контролировать тот или иной бизнес-процесс в учетной системе, в которой они уже работают. Но это также неправильно. Рассмотрим, какие минусы есть при таком варианте.

Так как дополнительных средств на реализацию бизнес-процессов в компании, которую я привожу в примере, не было выделено, мы воспользовались теми инструментами, которые уже были на предприятии, а точнее, учетной системой.
Задача состояла в том, чтобы при необходимости оплаты счета сотрудником, сумма выплаты проходила через определенные этапы согласования.

Как это выглядело:

• В системе назначаются ответственные лица за согласование расходов;
• На основании какого-либо документа (заказа поставщику, поступления товаров или другого документа) создается документ Заявка на расходование денежных средств в статусе Не согласовано;
• Если ответственный согласовал заявку и поменял статус на Согласовано, то счет направлялся в бухгалтерию;
• Если ставился статус Отклонено, значит, заявка уходила обратно к лицу, инициировавшему процесс.

В этой компании ответственным за согласование расходов является генеральный директор, и вот что необходимо было сделать, чтобы он смог выполнять свои функции по согласованию:

• создать доступ в систему;
• обучить работе с необходимыми документами;
• настроить интерфейс для удобства использования;
• настроить права доступа.

При этом в учетной системе приходилось заполнять много лишней информации для создания и согласования заявки: расчетный счет получателя и собственной компании, контрагент, статья расходов, статья движения денежных средств, основание и т.д. Вся эта информация, на самом деле, не нужна генеральному директору для принятия решения, но, тем не менее, ее необходимо заполнять сотруднику, отправляющему заявку.

Для принятия решения в данном случае интересны только 3 момента:

1. деньги (сколько мы должны выплатить);
2. получатель (кому мы должны выплатить);
3. назначение (за что выплачиваем).

А, значит, заполняя лишнюю информацию, сотрудник теряет время, и процесс согласования затягивается.

К тому же, такая реализации согласования в учетной системе достаточно примитивна и не предполагает вариативности (например, разделение зон ответственности в зависимости от суммы документа или статьи расходов).

В BPM-системе, все-таки, важен сам процесс согласования, а не отражение информации для будущей отчетности и т.п. Здесь просто есть люди, которым нужно, исходя из контекста информации, быстро исполнить процесс.

Итак, основные отличия ведения бизнес-процессов в BPMS от учетной системы:

1. В BPMS важно именно то, что делается. Здесь важна не учетная информация, не отчетность, а необходимость быстро принять решение, чтобы бизнес-процесс продвинулся дальше. С учетной системой так не получится, здесь мы должны указывать, какие документы за счет каких создаются и т.п. - это неудобно. Здесь нет четкого контекста.
2. Простота логики и разработки. Если мы ведем бизнес-процесс в учетной системе, то должны учитывать большое количество логических связей: как проводятся документы, транзакции, на что это влияет, какие дополнительные лицензии надо покупать и т.п. - хотя, казалось бы, ответственному за согласование лицу это не нужно. Но в учетной системе мы обязательно должны привязываться к объектам конфигурации либо дорабатывать их, что не очень правильно.

Вот как раз для этого и были созданы BPM-системы, в которых вся логика направлена не на расчеты, не на хранение данных, а на быстрое исполнение процесса и его контроль.

Теперь перейдем к третьему подходу и рассмотрим, как же должен быть решен этот бизнес-процесс в системе BPMS.

Процессный подход в BPMS

Сначала определяем логику работы и разбиваем бизнес-процесс на последовательные этапы.

В нашем примере их будет три:

1. Создание заявки на согласование счета;
2. Проверка заявки;
3. Результат заявки:
   • если одобрено - распечатка заявки,
   • если не одобрено - сообщить об этом поставщику

Далее проектируем условия, при каких событиях или атрибутах происходят те или иные действия (например, можно отразить зависимость ответственного от суммы счета, если на предприятии разные суммы согласовывают разные сотрудники; или отправка оповещений на том или ином этапе работы).

В системе каждый пользователь работает под своим логином и паролем и видит только свою форму и свое место в бизнес-процессе. В нашем примере за создание заявки ответственен сотрудник, а за проверку и согласование - руководитель, и каждый из них видит только свои формы, свои задачи и может выполнять только свои действия.

Соответственно, если сотрудник, создавший заявку, нажал перехода на следующий этап, то с него ответственность снимается и переходит к руководителю, который должен проверить заявку. Этим мы добиваемся разделения и контроля зон ответственности.

На этом примере наглядно видно, что, в BPM-системах все зависит от контекста. Все взаимодействия форм направлены на то, чтобы пользователь видел только то, что нужно и только то, что ему необходимо на конкретном этапе, исходя из контекста процесса.

Если другие системы направлены на то, чтобы операция была выполнена, то в BPMS мы сконцентрированы на действиях.

BPM-систему можно сравнить с японской техникой стрельбы из лука Юми. В школах стрельбы из юми проповедуют следующий подход: если вы хотите попасть, не нужно концентрироваться на цели, нужно делать правильно каждое действие сейчас. Т.е. здесь используется принцип, который применяют в уже упомянутой мною японской стрельбе из лука Юми: сосредоточьтесь на каждом действии, на каждом этапе, качественно выполняйте каждое действие. И тогда вы обязательно придете к цели!

.
И если перенести такой подход на конкретное предприятие, каждый из сотрудников должен делать то, что необходимо. И концентрироваться только на этом. Сотрудник не должен думать о цели, он должен делать только то, что необходимо в конкретный момент.

По сути, в BPMS системе каждый сотрудник работает, как будто, на конвейере. Каждая задача, каждый бизнес-процесс, в котором участвует сотрудник, становится отдельной конвейерной линией. И, как участник этого процесса, сотрудник в рамках той или иной задачи может выполнить только определенные действия, жестко ограниченные алгоритмом выполнения задачи.

Конечно, сравнение это не совсем точное, ведь сотрудник может выбирать, какой из бизнес-процессов он будет обрабатывать сейчас, а какой - позже. Т.е. до определенного момента он находится над процессами, и может выбирать, к какой из веток конвейера он присоединится в данный момент времени. Но в рамках определенного бизнес-процесса он становится участником конвейерной ленты, процессы в которой накладывают на каждого из участников жесткие ограничения.

Вернемся к примеру с согласованием счета, и рассмотрим, какие возможности есть при процессном подходе:

• Разделение зон ответственности;
• Концентрация работы сотрудников на конкретных действиях;
• Оповещение пользователей об изменениях в процессах (или о необходимости внести изменения), в которых они участвуют.

В BPM-системе мы описываем бизнес-процесс в нотации BPMN 2.0. В этой нотации уже есть многие моменты, подсказывающие, как нужно настраивать тот или иной бизнес-процесс. Есть другие различные системы автоматизации бизнес-процессов, но они опираются на свою логику, которая не является общепризнанной. Для того, чтобы смоделировать бизнес-процесс на основе таких систем, необходимо в этих системах разобраться, понять их логику работы, настройки форм и взаимосвязей.

BPMN 2.0 - это общепризнанный стандарт описания бизнес-процесса и люди, знакомые с этой нотацией, сразу поймут модель бизнес-процесса, написанную в этом формате.

Заключение

Итак, я надеюсь, что сумел внести ясность в вопрос, что такое BPM-система и зачем она нужна путем сравнения процессного подхода с другими вариантами работы. В следующей статье я покажу, как технически происходит моделирование и исполнение бизнес-процесса на примере конкретной системы.

Еще статьи по данной теме.

Что такое BPM? Системы управления бизнес процессами - обзор

BPM (Business Process Management) - системы управления бизнес процессами. Как правило, BPM является модулем в составе СЭД и ECM.

В философии ECM, бизнес-процесс - это движение контента. Т.е. что бы ни происходило на предприятии - это обязательно сопровождается созданием, изменением и передачей друг другу контента (документов).

Например, пришла заявка от клиента. Заявка - документ. Получив заявку, менеджер создает поручение (документ), отправляет его ответственному. Ответственный составляет коммерческое предложение (документ), утверждает его у менеджера. Согласовав условия с клиентом, составляет договор (документ) и т.д.

Таким образом, автоматизировав создание/изменение документов, можно автоматизировать бизнес-процессы.

Выглядит это так. В специальном дизайнере рисуется схема бизнес-процесса. Например, она выглядит так:

Используя эту схему BPM система автоматически создает документы и задачи при наступлении определенных условий. Условием, как правило, является изменение статуса предыдущей задачи или документа. Например, менеджер утвердил документ и система автоматически помещает его в папку ответственного и отправляет ему оповещение.

08.08.18. Топ 5 российских BPM решений 2018 (по версии TAdviser)

TAdviser представил собственное исследование рынка BPM в России за 2018 год. Согласно отчету, самыми популярными BPM-системами являются решения Bpm`online (компании Terrasoft) и ELMA BPM Suite. Далее с заметным отрывом идут продукты Docsvision, Инталев: Корпоративный менеджмент, Comidware, Первая форма и другие. Наиболее востребованными сферами для применения BPM-решений являются отрасль финансовых услуг, торговля, строительство, ИТ и консалтинг. На эти 5 отраслей приходится порядка 40% всех внедрений BPM. Эксперты выделяют несколько основных направлений развития BPM-систем. Прежде всего, это применение технологий искусственного интеллекта и машинного обучения, переход к low-code платформам, реализация понятных интерфейсов, а также возможности легкой трансформации под конкретные требования заказчиков.

2018. Comindware улучшила гибкость и интерфейс своей BPM-системы

Вышла новая версия Comindware Business Application Platform , которая включает новые возможности, такие как построение ER-диаграмм, мониторинг производительности платформы и настройка темы внешнего вида решения. Также изменения затронули функционал работы с бизнес-приложениями и компоненты “коллекции”. Ряд изменений получила модель управления безопасностью платформы и настройки интеграции. Помимо этого, произведена доработка визуальных компонентов платформы (унификация внешнего вида полей). Большое количество изменений коснулось пользовательского интерфейса – он стал более легким и удобным для пользователей.

2017. Подведены итоги конкурса BPM-проект года

ABPMP Russian Chapter и IT-Кластер Фонда Сколково провели общенациональный конкурс BPM-проект года 2017 . Победителем стал проект по внедрению BPM-платформы bpm’online (компании Terrasoft) в компании ЕВРАЗ. Также отмечены: самый результативный BPM-проект - Тюльганский машиностроительный завод, самый инновационный BPM-проект - банк «Открытие», лучший проект BPM своими руками - Банковские системы и сервисы, лучший проект BPM среди государственных организаций - Сбербанк. Специальный приз жюри за комплексный и системный подход к реализации проекта BPM получил проект в банке «Екатеринбург».

2017. ECM система Citeck EcoS улучшила производительность

Компания Citeck выпустила новую версию системы управления бизнес-процессами Citeck EcoS , работающую на основе open source платформы Alfresco 5.1. В новой была значительно улучшена производительность системы, а также доработки коснулись механизма адаптивного кейс-менеджмента. Citeck EcoS выпускается в двух редакциях – Enterprise и Community. Редакция Enterprise предназначена для коммерческого использования и распространяется по лицензии. Система содержит более 13 функциональных модулей, применяемых для решения широкого круга задач. В состав продукта также входят инструменты, позволяющие создавать бизнес-процессы и кейсы в нотациях BPMN и CMMN соответственно. Редакция community распространяется бесплатно и доступа для скачивания официальном сайте.

2017. ELMA 3.11 улучшила внутренний портал и дизайнер процессов

Вышла новая версия системы для управления бизнес-процессами и эффективностью - ELMA 3.11 . Разработчики внесли изменения в значительную часть основного функционала ИТ-инструмента, а также внедрили множество решений по ускорению и стабилизации работы системы. Во Внутреннем портале появилась поддержка часовых поясов, а также дополнительные настройки производственных календарей. Качественно обновлены операции при работе с сообщениями и процессы Workflow - реализованы возможности оперативной редактуры типов сообщений и версий процессов в Дизайнере ELMA. Пользовательские расширения - сценарии в палитре блоков операций Дизайнера - стали версионны. Доработан инструмент поиска расширений в программе. Также доработаны Конструктор форм и специализированные приложения системы: ELMA Проекты+ и ELMA CRM+.

2016. Компания ELMA запускает конкурс «Лучшее решение по управлению процессами»

Компания ELMA – разработчик системы управления бизнес-процессами и эффективностью ELMA BPM открывает третий ежегодный конкурс лучших решений по управлению процессами. К участию приглашаются специалисты предприятий России и СНГ из любых сфер деятельности, успешно реализовавшие проекты по оптимизации бизнес-процессов на базе любого приложения или платформы от любого вендора. Участие в конкурсе ELMA – это возможность рассказать о своем опыте управления бизнес-процессами, получить признание от профессионалов сообщества и, конечно, выиграть ценные призы. К участию в конкурсе приглашаются специалисты компаний, задействованные в проектах внедрения профильных решений по управлению бизнес-процессами от любых вендоров, поставщики решений и системные интеграторы.

2015. «Nasdaq» будет управлять внутренними процессами с помощью «DocLogix»

Расположившийся в Вильнюсе Центр технологий и бизнес-компетенций крупнейшего в мире оператора бирж ценных бумаг и поставщика технологий для рынков капитала «Nasdaq» повышает уровень управления своими процессами. Компания приобрела у компании «DocLogix» литовское решение по управлению документами и бизнес-процессами. Основная цель – более качественное управление внутренней и кадровой документацией, а также связанными с ней процессами.

2015. Simplay хочет сделать бизнес-процессы сексуальными

BPM (Business Process Management) - раньше эту аббревиатуру айтишники использовали чтобы пугать занятых своим делом руководителей: "Как, у Вас нет BPM? Ваш бизнес в беде!". Никто толком не понимал, зачем это нужно, но выбора не оставалось - приходилось выделять деньги на внедрение какой-то сложной системы. Теперь, когда бизнес-решения становятся понятными и дружественными для пользователей, приходится и BPM системы делать такими. Например, как Simplay . Какие конкретно функции она выполняет? Автоматически создает и распределяет задачи сотрудникам, устанавливает сроки, напоминает о них, генерирует документы (договоры, заявки), отправляет письма контрагентам, собирает и структурирует информацию (например, из заполняемых форм), анализирует эффективность работы сотрудников и эффективность налаженных процессов. Стоимость сервиса начинается от 4990 руб/месяц. За помощь в разработке бизнес-процессов придется заплатить отдельно.

2015. Битрикс24 научился автоматизировать бизнес-процессы

Компания 1С-Битрикс представила новую версию облачного сервиса для совместной работы Битрикс24 . Теперь сервис позволяет компаниям легко автоматизировать основные бизнес-процессы. Прямо из «Живой ленты» любой сотрудник компании может запустить бизнес-процесс: оплату счета, входящие или исходящие документы, заявление на отпуск, командировку и другие. Компании смогут создавать свои собственные бизнес-процессы, либо загружать созданные партнерами варианты из каталога приложений для «Битрикс24». Также, в новой версии у пользователей появилась возможность звонить и отвечать на звонки с традиционных офисных sip-телефонов, а не только гарнитуры с наушниками. В обновленном модуле CRM будут доступны визуальные отчеты по всем сущностям, используемым в CRM: информация о заключенных сделках, возврате клиентов, прибыли, другие данные будет отображаться на графике.

2015. PayDox адаптировали под мобильные браузеры

Вышло обновление онлайн системы электронного документооборота и управления бизнес-процессами PayDox . Интерфейс СЭД PayDox адаптирован под использование мобильных устройств. Возможна работа с системой со всех наиболее распространенных web-браузеров, используемых в мобильных устройствах. Основные функции системы – согласование и утверждение документов, ознакомление с документами – адаптированы под использование сенсорного экрана и могут осуществляться непосредственно из актуального списка документов, предъявляемых пользователю. PayDox может устанавливаться на компьютеры с ОС Windows 8.1 и Windows Server 2012 R2 (как и на более ранние версии Windows), при этом доступ к СЭД и работа со всеми основными функциями системы доступна практически с любых мобильных устройств, в том числе с iPad и планшетов под управлением ОС Android.

Comindware Tracker – это профессиональное решение для автоматизации Workflow и построения бизнес приложений. Новый функционал позволяет создавать параллельные рабочие процессы. Таким образом, пользователи получают возможность управлять одновременно несколькими цепочками задач, повышая свою производительность. В то же время, повышается безопасность пользователей за счет установления права чтения для каждого индивидуального пользователя.

2014. В «Открытой школе» ELMA начинается обучение работе с бизнес-процессами

Компания ELMA приглашает всех в «Открытую школу», где на уроках-вебинарах все желающие смогут расширить и применить на практике знания в области управления бизнес-процессами, настройки документооборота и ключевых показателей эффективности. Участники акции будут оттачивать свои навыки в реальной системе автоматизации бизнес-процессов, чтобы впоследствии самостоятельно настроить систему под свою компанию, а именно: выстроить и описать процессы на современном языке BPMN; выстроить все процедуры, связанные с хранением, обработкой и движением документов в компании; настроить систему показателей для развития стратегического управления компанией. В практической части вы научитесь самостоятельно моделировать простой бизнес-процесс в системе, используя основные элементы и события BPMN, и публиковать его.

2014. Comindware Tracker автоматизирует бизнес-процессы на платформе MS Sharepoint

Новая версия системы для совместной работы и автоматизации бизнес процессов Comindware Tracker вышла на платформе Microsoft Sharepoint. Теперь функционал Сomindware Tracker становится доступным в привычном для многих пользователей интерфейсе SharePoint. Это позволяет существенно снизить затраты и сократить усилия на внедрение нового приложения, а также реализовать инвестиции, вложенные в существующее программное обеспечение. Решение предоставляет возможности простого и быстрого моделирования, а также обеспечивает оркестрацию командной работы на каждом ее этапе. Интегрированное решение Comindware Tracker + Microsoft SharePoint обеспечит максимальную поддержку уникальных для каждой компании бизнес процессов и гибкую адаптацию решения к текущим и будущим бизнес-задачам.

2013. «АртАйТи Консалтинг» автоматизировала бизнес-процессы по работе с товаросопроводительными документами в «Ферреро Руссия» на базе Docsvision

Компания «АртАйТи Консалтинг» осуществила внедрение решения, позволяющего автоматизировать работу отдела логистики ЗАО «Ферреро Руссия». Уникальность проекта заключается в интеграции трёх систем: платформы Docsvision, решения ABBYY Recognition Server и учетной системы SAP R3, что позволило максимально автоматизировать процесс ввода и обработки пакета товаросопроводительных документов, а также дальнейшей отправки их в созданный электронный архив. В рамках данного комплекса реализовано автоматическое распознавание штрих-кодов и размещение документов с потоковых сканеров в электронный архив. Эффектом от внедрения стало существенное увеличение скорости обработки документов, ускорение сроков формирования отчетов и предоставления данных по запросу, а также качественное улучшение коммуникации между отделами. В результате внедрения, осуществленного специалистами «АртАйТи», не только усилился контроль и чёткое понимание того, что происходит с первичной документацией, но и упростилась жизнь рядовых сотрудников (отдела логистики, работников склада и архива), снизилось влияние человеческого фактора при выполнении ряда операций.

2013. Система PayDox получила награду международной организации WfMC «За Совершенство в Кейс-Менеджменте»

Система электронного документооборота и управления бизнес-процессами PayDox получила награду международной организации WfMC (Workflow Management Coalition) «За Совершенство в Кейс-Менеджменте» (for Excellence in Case Management). PayDox реализует концепцию адаптивного кейс-менеджмента (ACM, Adaptive Case Management) и позволяет автоматизировать текущие процессы предприятия без какой-либо трудоемкой первоначальной настройки – система скачивается и устанавливается за несколько минут, после чего готова к работе. Высокой оценки удостоился масштабный проект строительства и реконструкции стадионов и других спортивных объектов к футбольному чемпионату Европы ЕВРО-2012, реализованный с помощью системы PayDox. К числу достоинств PayDox также можно отнести удобство работы с системой для конечного пользователя, простоту интеграции с существующими на предприятии приложениями, возможность работы с удаленными офисами и подразделениями предприятия, наличие средств групповой работы.

2012. Группа Optima создала первую СЭД по модели SaaS для IPSEN

Группа Optima сообщает о завершении проекта о развертывании Системы электронного документооборота по модели SaaS для московского офиса IPSEN - международной группы фармацевтических компаний. Исполнителем данного проекта выступила Optima software - структурное подразделение Группы Optima, которое специализируется на разработке заказного программного обеспечения и автоматизированных систем управления документами на платформе OPTIMA-WorkFlow. Благодаря использованию технологии SaaS, компания была избавлена от необходимости приобретения специализированного программного обеспечения системы электронного документооборота, равно как и общесистемного ПО, такого как серверной операционной системы и системы управления базами данных. Также, сотрудники получили не только удаленный доступ к СЭД из любой точки мира, работа, в которой соответствует внутренним процедурам, но и услуги по ее техническому сопровождению в соответствии с принятым SLA.

2011. В IBN появился модуль управления бизнес процессами

В системе для совместной работы IBN появился новый модуль, который позволяет легко создавать процессы согласования документов, контроля платежей, исполнения договоров, обработки входящих заявок и другие бизнес-процессы. Модуль IBN BPM включает в себя графический редактор процессов, мастер построения форм, мастер построения интерфейсов к внешним системам (который позволяет получать данные из внешних систем и направлять процесс по определенному маршруту в зависимости от полученных данных), а также шаблоны процессов, связанные с объектами IBN. В частности, новый модуль позволяет автоматически ставить периодические задачи, такие как ежемесячные платежи, подготовка и отправка документов, формирование корпоративной отчетности и др. Наличие блоков обработки позволяет предусмотреть любые варианты отклонений от нормального выполнения процессов. Будь то исполнение договоров, выполнение логистических задач, или выполнение сложных заявок по ремонту оборудования. Вы можете править бизнес-процессы на лету, постоянно улучшая их.

2011. Alfresco интегрировала BPM движок Activiti в свою ECM-систему

Осенью прошлого года Alfresco представила бесплатную open-source BPM систему Activity . Изначально Activity задумывался как отдельный продукт и разрабатывался отдельным подразделением Alfresco в сотрудничестве с VMWare SpringSource. Но по многочисленным просьбам сообщества компания интегрировала Activity в свою основную систему Alfresco ECM. До сих пор в качестве системы управления бизнес процессами в Alfresco использовался другой продукт - JBoss jBPM. Обновленная версия Alfresco с движком Activity появится в четвертом квартале этого года. Activity BPM также останется доступным в качестве отдельного продукта.

2011. PayDox научился управлять задачами и бизнес-процессами

В web-ориентированной системе электронного документооборота PayDox появились два новых модуля PayDox Case Management (для управления задачами) и PayDox AJAX-BPM (для управления бизнес-процессами). Новые модули полностью интегрированы между собой - при работе с бизнес-процессами можно создавать задачи (кейсы), а из задач переходить на бизнес-процессы, их содержащие. Такая интеграция позволяет объединить достоинства 2-х подходов к организации совместной работы: для повторяющихся работ можно создавать бизнес-процессы в PayDox AJAX-BPM, а неформализованные работы, требующие обсуждения, реализовывать на PayDox Case Management. Возможность интеграции позволяет для любого шага бизнес-процесса организовать обсуждение и назначить сотрудникам любое количество поручений с контролируемыми датами исполнения (кейсы можно открывать непосредственно на странице бизнес-процесса), а в любом кейсе указать ссылку на бизнес-процесс (который можно также открыть непосредственно на странице кейса). Новая функциональность также включена в бесплатную версию PayDox Personal.

2010. Alfresco выпустила бесплатный BPM движок

Alfresco любит портить жизнь ИТ-гигантам своим социалистическим подходом к бизнесу. Уже несколько лет эта компания держит в напряжении лидеров ECM рынка (Microsoft, IBM, Open Text, EMC, Oracle) предоставляя качественную бесплатно/дешевую open-source систему Alfresco ECM. А теперь компания решила построить коммунизм еще в одной, смежной ИТ-сфере - BPM (Business Process Management). Новый продукт Alfresco - Activiti является абсолютно бесплатной, open-source BPM системой, распространяемой по лицензии Apache License 2.0. Для разработки этой системы Alfresco (по традиции) переманила руководителей конкурирующего проекта JBoss jBPM - Тома Байернса и Джорама Барреза. Им активно помогали разработчики из SpringSource (подразделения VMWare). В результате получился довольно качественный и бесплатный продукт. Но его революционность не только в этом.

2010. Появился web-клиент для Optima-Workflow

Компания Optima Software выпустила web-клиент для своей системы документооборота Optima-Workflow . Web-клиент представляет собой полнофункциональное клиентское приложение Optima-WorkFlow и содержит все наиболее востребованные функции «толстого» клиента. Он позволяет просматривать, создавать и редактировать регистрационные карточки документов, выполнять согласование проектов документов, перемещать документы по маршрутным схемам бизнес-процессов, осуществлять поиск, фильтрацию, выгрузку списков документов, просматривать отчеты. Web-клиент реализован с использованием технологий Microsoft ASP.NET и SilverLight. Опробовать приложение в работе можно .

2010. IBM запустила социальный BPM сервис

BPM (автоматизация бизнес-процессов) - меньше всего ассоциируется с социальными сервисами, для которых характерно свободное взаимодействие, а не строгие алгоритмы. Тем не менее, и BPM системы постепенно становятся социальными. На днях IBM запустила SaaS сервис Blueworks Live , который действительно имеет человеческий (социальный) облик. Посмотрев на этот сервис возникает ощущение - "ок, все просто и понятно. рисуешь последовательность задач (как в Visio). запускается процесс. задачи создаются автоматически по заданному алгоритму. у каждого сотрудника есть свой список задач (как в Outlook). оповещения о задачах приходят на email. сотрудник заходит по ссылке, добавляет комментарии или нажимает кнопку "Готово". все действия попадают в микроблог (как на Facebook). и зачем было называть все это непонятным словом BPM?".

2010. Oracle BPM 11g: управление бизнес процессами становится социальным

BPM системы - вряд-ли можно назвать социальными инструментами. Скорее наоборот, жесткая автоматизация бизнес процессов - противоречит свободному духу Enterprise 2.0. Но т.к. внедрение социальных инструментов становится мейнстримом ИТ-рынка, то вендоры BPM систем вынуждены приспосабливаться и делать свои системы социальными. Сегодня Oracle представил новую версию своей BPM системы Oracle BPM 11g , и главными ее фичами стали социальный инструменты для совместной работы. Теперь под каждый процесс создается рабочее пространство с календарем, блогом и вики, где участники процесса могут общаться и работать над решением задач. Правда, эта фича не встроена в BPM-систему, а доступна при интеграции с корпоративным порталом Web Center Suite. Социальными также стали итоговые панели (теперь они настраиваются под каждого пользователя индивидуально) и визуальный дизайнер процессов (которым теперь могут воспользоваться даже не ИТ-спецы). Кроме того, Oracle представил виртуальный образ BPM 11g для Amazon EC2, так что теперь компании смогут легче устанавливать систему на эту облачную платформу.

2008. PayDox: отечественный Twitter для бизнеса

Недавно мы писали о новых сервисах Yammer и Socialcast , которые позиционируются как корпоративные аналоги Twitter. В связи с этим возникло много вопросов, о том, как приживется подобный инструмент в бизнес-среде, как он будет развиваться. В этой связи интересно посмотреть на модуль отечественной системы PayDox , предназначенный для внутреннего общения и совместной работы. PayDox - это отечественная система электронного документооборота, которая уже состоялась как бизнес-инструмент для организации совместной работы. Посмотрим, что представляет собой модуль системы "Сообщения".

2008. BEA бесплатно оценит вашу реализацию BPM

В BEA Systems подготовили бесплатный Web-инструмент Business Process Management Lifecycle Assessment, позволяющий оценить уровень эффективности использования предприятием механизмов управления бизнес-процессами. Это Web-анкета, на заполнение которой обычно уходит не более 15 мин. После ее заполнения пользователь получает отчет об уровне использования преимуществ BPM в его компании, предложения по возможным усовершенствованиям и сравнение особенностей внедрения BPM с другими организациями той же отрасли, которые тоже приняли участие в анкетировании. Доступ к опросу можно получить на сайте BEA.

2008. Digital Design автоматизировал бизнес-процессы в «Цифровом центре ИОН»

Компания Digital Design оказала консалтинговые услуги «Цифровому центру ИОН» в рамках проекта по созданию единого информационного пространства и автоматизации бизнес-процессов с использованием функционала DocsVision и Microsoft Office SharePoint Server. По итогам успешного «пилота», было принято решение о дальнейшем развитии и масштабировании системы DocsVision, и руководство «Цифрового центра» подписало договор о сотрудничестве с компанией Digital Design - одним из ведущих партнеров DocsVision в Москве. По условиям договора, специалисты Digital Design поставили дополнительно 100 лицензий DocsVision, программный «шлюз» к Microsoft Office SharePoint Server, а также оказали консультационные услуги по сопровождению и технической поддержке продукта. Также ИТ-специалисты Центра прослушали авторизованные курсы по администрированию и настройке системы DocsVision для последующего поддержания и развития решения собственными силами.

2007. Directum будут использовать для поддержки интранет портала на Sharepoint

Компания ST внедряет решение на базе системы электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM в сети поликлиник "Семейный Доктор". Кроме автоматизации документооборота и внутренних бизнес-процессов, решение будет использоваться для создания и поддержания корпоративного портала предприятия на базе Sharepoint, предоставляя через его интерфейс web-доступ к разнообразным корпоративным данным. Для этого ST разработала специальные расширения DIRECTUM для SharePoint. В ходе проекта будут внедрены Базовые модули системы, компонент Управление совещаниями и Канцелярия. Первоначально в системе будут работать сотрудники центрального офиса сети поликлиник, в дальнейшем охват системы будет увеличиваться.

2007. Documentum будет управлять бизнес-процессами

Корпорация EMC выпустила Documentum Process Suite, универсальное решение для управления бизнес-процессами. Как поясняют в компании, Documentum Process Suite появился в результате интеграции функций анализа и мониторинга бизнес-процессов, которые реализованы в продуктах компании Proactivity, приобретенной EMC в 2006 году, и инструментов ВРМ программного комплекса EMC Documentum. Решение предоставляет возможность моделировать и анализировать процессы и осуществлять мониторинг их производительности в реальном времени. BPM комплекс тесно интегрирован с ECM системой Documentum и позволяет создавать решения для сложных бизнес-процессов конкретных организаций. Теперь стало возможным фиксировать и использовать для оптимизации операций и структурированные, и неструктурированные данные. В дальнейшем эти данные можно архивировать и хранить в строгом соответствии с нормативными требованиями. В то же время новый программный продукт также обеспечивает полное управление жизненным циклом, позволяя оптимизировать производительность процессов на каждой стадии: от разработки и анализа до внедрения и мониторинга.

2006. Что нового в WebSphere Portal V6.0?

IBM выпустила новую версию решения для создания корпоративных порталов WebSphere Portal 6.0. Новая версия включает конструктор рабочих процессов, позволяющий создавать и модифицировать схемы организации работы подразделений. Обеспечена интеграция WebSphere Portal 6.0 со средствами разработки электронных форм IBM Workplace Forms. Электронные формы имеются в стандартном интерфейсе портала. После завершения работы над электронной формой она может быть автоматически направлена следующему участвующему в этом процессе сотруднику или сохранена в репозитории. Новая версия WebSphere Portal также включает ПО IBM Workplace Web Content Management 6.0, по словам разработчиков, упрощающее разработку и развертывание веб-ресурсов и информационного наполнения порталов. Усовершенствованы текстовые редакторы, а также встроенные средства подготовки материалов. Администраторам предлагается единая консоль управления для WebSphere Portal и Workplace Web Content Management, возможности настройки шаблонов и поддержка каскадных таблиц стилей (Cascading Style Sheet).

2006. IBM купила систему управления контентом FileNet

IBM купила американского разработчика систем управления корпоративным контентом FileNet за 1.6 млрд долларов. Как известно, IBM сама разрабатывает систему управления контентом DB2 Content Manager, которая является расширением для СУБД DB2 и предназначена для управление несктруктурированными документами. Система FileNet в отличии от DB2 Content Manager еще и обладает мощным инструментарием для автоматизации бизнес процессов, который и будет интегрирован в решение IBM. Конечно, вряд ли IBM просто вольет функциональность FileNet в свою систему, ведь FileNet имеет очень большое число пользователей, в первую очередь среди банков, страховых и других финансовых компаний. Возможно, наоборот, FileNet станет флагманским ECM продуктом IBM. Конкурентами IBM на рынке систем управления корпоративным контентом являются Open Text, EMC Documentum и Microsoft Sharepoint