Alfresco - обзор ECM системы на русском. Система управления документами Alfresco

(Enterprise Content Management), исходные тексты которой распространяются в рамках лицензии LGPL. Alfresco конкурирует с такими коммерческими системами, как Documentum и Microsoft SharePoint, отличаясь расширяемой модульной структурой, полной поддержкой стандарта OASIS CMIS 1.0 и в несколько раз обгоняющим конкурентов быстродействием. Код системы написан в аспектно-ориентированном стиле на языке Java с использованием компонентов Spring, Hibernate, Lucene и MyFaces. В качестве СУБД поддерживается использование MySQL и PostgreSQL.

Система Alfresco одна из самых распространенных на западе систем электронного документооборота и управления проектами. Во многом это объясняется открытостью кода (полный Open Source) и отличием от большинства продуктов с открытым кодом стабильностью работы и возможности масштабирования под задачи бизнеса любого размера.

Система Alfresco одна из наиболее распространенных на западе систем электронного документооборота и управления проектами. По большей части это объясняется открытостью кода (полный Open Source) и отличием от большей части продуктов с открытым кодом стабильностью работы и возможности масштабирования под задачи бизнеса любого размера. Это неудивительно, так-как "отцом" и основным проектировщиком системы Alfresco и по сегодняшний день является Джон Ньютон, один из руководителей и совладельцев компании Documentum - мирового лидера рынка систем электронного документооборота масштаба компаний.

С системой успешно работают подобные компании как Activision, American Stock Exchange, Cisco, Electronic Arts и.т.д. Система может трудиться почти на любых платформах и с любыми БД. Ряд систем Alfresco легкосправляются с нагрузкой млн. хранимых документов и десятков тыс. пользователей.

Малая известность системы в РФ является следствие того, что до последнего времени не было фирм способных предоставить профессиональные услуги по внедрению поддержку и обучению пользователей системы Alfresco.

Преимущества Alfresco

Alfresco - СЭД с web-доступом. Это удобно так как:

не нужно ставить на машины пользователей дополнительного П.О;
нет проблем с обновлением клиентского П.О;
возможна работе из любой точки мира, в частности с мобильных устройств;
Alfresco имеет наиболее передовой web-интерфейс: удобный красивый и быстрый.

Однако Американские и Европейские СЭД, в частности и Alfresco уже с 2009 года перестали делать основную ставку на web-интерфейс. Его помощь естественно есть, однако он применяется лишь для удаленного доступа к документам.

Так как когда человек располагается в офисе или филиале, объединенном в VPN сеть, нет ничего удобнее и легче чем трудиться с папками и файлами привычным ему образом - редактировать бумаги в офисных приложениях. Применение любых иных интерфейсов, даже web, вызывает понятное раздражение, снижение скорости работы и, как результат, саботаж введения.

Однако как быть со стандартными папками и файлами, ведь они не поддерживают версионность, разграничение доступа по ролям, маршрутизацию и.т.д.?

Решение давно найдено и используется в Европейских и Американских СЭД! Предположим, что на Вашем рабочем столе есть 2 папки (Или иное число папок, это лишь пример):
"Бумаги для рассмотрения"
"Корпоративные бумаги"

Открываете I-ю. Там 3 документа. Вы знаете, что если они там, Вы обязаны вынести по ним решение. Открываем их в привычном Word двойным кликом. Вы можете не только лишь читать текст документа, однако открывать любые версии, читать комментарии, выносить решения и отсылать документ на рассмотрение произвольным лицам не выходя никуда из MS Word (MS Excel, MS Power Point). К тому же, там же Вы видите Ваши задачи, исходящие ивходящие.

Требуется сделать и запустить новый контракт на согласование? Нет ничего легче. Создавайте документ в MS Word и отправляйте прямо оттуда по стандартному маршруту. Или сперва создайте файл и просто скопируйте в папку "Корпоративные бумаги" / "Проекты договоров". Документ тут же сам внесется в СЭД и отправится по стандартному маршруту.

От Web-интерфейса тоже никто не отказывается. В web-интерфейсе Alfresco возможно исполнятьвсе перечисленные функции и немало более. Web удобен в командировках, для быстрого доступа с или ноутбука, для исполнения комплексных групповых операций с документами и задачами, формированию отчетов.

Есть 2 основные версии системы Alfresco: Community Edition и Enterprise Edition.

Community Edition целиком бесплатна, может оказаться скачена и поставлена в любой компании. Хотя система не имеет никакой помощи за исключением добровольной поддержки участников сообщества пользователей Alfresco. Однако невзирая на это редакция Community остается одной из наиболее распространенных вариантов систем электронного документооборота в Европе. Система поддерживает возможность размещения на серверов или кластере, этим являясь достоянным решением и для 10 и для 10 000 пользователей. Встроенные базы данных: MySQL и Postgre.

Enterprise Edition - промышленная редакция системы, которая работает под управлений мощных баз данных Oracle или MS SQL. Подобные системы сертифицируются Alfresco и юзеры систем обеспечиваются гарантией на стабильную работу системы, поддержку и обновления.

Основные особенности системы Alfresco

полноценный web-интерфейс;
полнотекстовый поиск документов;
интеграция с LDAP, Sharepoint, MS , Email, Ff&ЭКСПЛОРЕР, Google Gadget;
версионность документов;
сопоставление версий;
гибкий ролевой доступ к документам;
помощь графического редактора бизнес-процессов JBOSS JBMP;
помощь простых workflow Создаваемых при помощи "мастера создания";
система не имет официальной русификации, поэтому поддерживается энтузиастами, которые, как известно - ни за что не отвечают.
встроенная система управления проектами на базе микросайтов
не самая простая система развертывания СЭД

Оставьте свой комментарий!

Поиск по Хабру не нашел подробных статей по системе Alfresco. В данной статье попробую убить сразу двух зайцев: рассказать что представляет из себя система Alfresco и как мы используем ее в нашей работе.

Как хранятся документы в небольшой организации? Самое простое - на локальном диске. А если необходима совместная работа - пересылаются по почте, либо, самый популярный вариант, на сетевом диске. Еще прекрасный вариант - Google Docs, но не уверен что он широко используется в Российской практике.

Не знаю, какого размера должна достигнуть организация, чтобы в ней задумались о внедрении системы электронного документооборота, но думаю примерно это цифра в районе 50-100 сотрудников, работающих с документами.

При мысли о системе электронного документооборота первыми на ум приходят дорогие решения от известных вендоров, таких как Microsoft, EMC, 1С и т.д. Но есть и альтернатива закрытым решениям - система управления документами с открытым исходным кодом Alfresco . Или, если по-английски, то Open Source Enterprise Content Management System (ECM, CMS).

Конкуренты Alfresco - это закрытое ПО, такое как EMC Documentum, Open Text, Sharepoint. Сами разработчики Alfresco пишут о своих конкурентах, как о наследии 90-х годов, которое:

слишком дорого стоит
слишком сложно использовать, разворачивать, масштабировать
слишком сложно модифицировать под свои нужды
слишком “проприетарно”

Попробую рассказать о системе, а вы уже решайте правы ли были разработчики.

Что же такое Alfresco

Изначально Alfresco задумывался как альтернатива Microsoft Sharepoint с открытым исходным кодом. Но в ходе развития ушел в сторону от этого, и предоставляет ряд уникальных функций, недоступных другим подобным системам. Достаточно сказать, что Alfresco стабильно работает по протоколу Sharepoint через HTTPS.

Именно в открытости системы я вижу ее основное преимущество: нет “lock-in” на какого то производителя, сама система бесплатна. Еще одним преимуществом Alfresco я вижу то, что она построена на современных Java технологиях, таких как Spring, JSF, Hibernate, Lucene; новые версии будут использовать Spring Surf. А я знаю, что большой серьезный бизнес любит системы на Java.

Работа пользователей с системой осуществляется через браузер. Возможно также работать с файлами через проводник Windows, как с обычной сетевой папкой (протокол CIFS) или через FTP. Мы работаем с английской версией, есть русская локализация.

Скриншот стандартной страницы Alfresco Document Management

Alfresco предоставляет возможность создавать, хранить, модифицировать документы и многое другое. Есть возможность создать документ прямо в системе, как пустой так и на основе шаблонов своей компании. Система позволяет искать по содержимому документов, поддерживает версионность документов. Хранится вся история изменений, всегда можно посмотреть кто что добавлял или удалял.

Подходит ли для ваших задач? Расширяемость

Alfresco полностью готова к использованию, можно скачать бесплатную Community Edition, установить, и уже сегодня начать пользоваться, все очень просто. Существует и платная Enterprise Edition, основное отличие - наличие технической поддержки.

Alfresco ставится как на Windows, так и на *nix совместимую систему, необходим Java Runtime Environment . Поставка включает встроенный OpenOffice, для конвертации между различными типами документов, извлечения текстовых данных для индексации и возможности полнотекстового поиска. Также в комплекте идёт Tomcat, который при желании можно заменить на любой подходящий веб-контейнер .

Alfresco ведет свою собственную базу пользователей. Однако возможно авто-создание пользователей при первом входе или синхронизация с внешним источником: LDAP, Microsoft Active Directory, домен компании и т.д.

Поддерживаются принятые в индустрии ECM стандарты. Так, система хранения данных Alfresco плавно сдвигается от собственной реализации стандарта JSR-170 к доступу к данным через CMIS , снимая последнее ограничение - на использование поставляемого с Alfresco хранилища.

Система работает с документами любых форматов: Microsoft Office, Open Office, pdf и т.д. Если необходимого формата нет в списке поддерживаемых - можно добавить свой модуль конвертации в один из поддерживаемых, и будут построены цепочки конвертации во все необходимые на выходе форматы.

Преимущество Alfresco как открытой системы - полный доступ к исходным кодам, можно поменять любые части системы, при наличии хороших специалистов разумеется. Лицензия позволяет.

Система позволяет расширять свою функциональность с помощью модулей расширений. Модули могут содержать всё что угодно: и бизнес-логику, и стили страниц, и новые страницы, и расширения модели данных, и новые сервисы. Модули расширений могут работать с Alfresco через ряд протоколов, лучше всего поддерживается протокол REST . Пользовательский интерфейс предлагается реализовывать с помощью Spring Surf, на остальное уже нет ограничений, чаще всего используется Java, реже серверный JavaScript, Groovy, JRuby. Главное - чтобы была поддержка CMIS.

Можно полностью отказаться от стандартного веб-интерфейса и реализовать свой. Тогда Alfresco будет использоваться только в качестве хранилища.

Для интеграции с другим ПО, поддерживаются различные типы аутентификации, есть возможность соединять их в цепочки. Например пользователь может попасть в систему с помощью Single sign-on . Если пользователь пришел не авторизованный, то Alfresco попытается его авторизовать (спросит имя пользователя и пароль, или сертификат, в зависимости от того, как настроена система).

В Alfresco очень гибкая модель данных, много возможностей для её расширения, но это тема для отдельной статьи. Если вкратце, то стоит упомянуть что модель поддерживает множественное наследование (с помощью аспектов), причём динамическое, то есть в любой момент можно любому объекту добавить какой-либо аспект, и объект приобретает все свойства данного аспекта.

Доступ к данным и функциональности можно гибко настраивать. Система авторизации оперирует такими понятиями, как: объект данных, разрешение, пользователь, группа, роль. Роли назначаются пользователям и группам во время работы приложения, в том числе можно присваивать роли каскадно, на целое поддерево данных.

Существует большое количество готовых расширений к Alfresco.

Количество пользователей. Масштабируемость

Ввиду открытости и бесплатности Alfresco вы не ограничены количеством клиентских лицензий. Скорее вы ограничены производительностью своих серверов и базы данных, возможностью масштабирования системы.

Исходя из нашего опыта, сервера Intel Core 2 2,4 GHz с 8Gb памяти хватит для обслуживания до тысячи зарегистрированных активных пользователей. При увеличении количества пользователей нужно анализировать какие части системы наиболее нагружены. Система надёжно работает в кластере, обеспечивая целостность и актуальность данных, но нужна грамотная настройка, подробнее будет написано ниже.

Существуют примеры внедрения Alfresco в крупной некоммерческой организации в России с базой в 40 000 пользователей и более. Примеры зарубежных внедрений включают также варианты использования Alfresco с сотнями тысяч активных пользователей. Или с гораздо меньшим количеством пользователей, но при этом много-терабайтным хранилищем.

Наш опыт внедрения Alfresco

Система используется в компании - крупнейшем в Европе производителе ПО. Прикидочное количество внутренних пользователей: 30 тысяч. Ожидаемое количество внешних пользователей: свыше 3-х миллионов.

Alfresco была выбрана, как единственный вариант ECM системы на рынке, с хорошей enterprise поддержкой, реализацией протокола Sharepoint, наличием примеров внедрения с 1000+ пользователей. У Microsoft Sharepoint не было, насколько мне известно, хотя, возможно, она не подошла по другим критериям.
В настоящий момент в репозитории хранится ~2000 документов по 5-10 Мб.

Основные сделанные доработки:

Изменение облика системы. Добавлены шапки, логотипы компании там, где было необходимо.
Alfresco модифицирована для работы с сервером приложений, базой данных и системой аутентификации, принятых в качестве стандарта внутри компании.
Сделана привязка Alfresco к существующим на портале компании метаданным, таким как реестры стран, категории клиентов и т.п.
Модуль для создания так называемых “проектов” по шаблонам, создания документов по шаблонам.
Система разграничения доступа. По словам представителей Alfresco, это единственное внедрение с таким глубоким использованием системы разграничения доступа Alfresco.
Публикация документов, проходящих по этапам документооборота, на другие ресурсы компании. Обратный импорт документов в систему.
Существенно изменен стандартный workflow в соответствии со стандартами компании.
Внедрена возможность настройки документооборота на ходу, с помощью интерфейса пользователя, включая рассылку уведомлений ответственным за выполнение работы на каждом этапе.
Сопряжение со сторонней библиотекой конвертации и извлечения данных из документов.

Система уже вышла “на продакшн”. Есть ряд проблем с которыми пришлось столкнуться, некоторые пока что не решены.

Например, при запуске на локальной машине разработчика система работает достаточно шустро. Однако при запуске у клиента в кластере из 5 серверов приложений, система иногда начинает необоснованно тормозить. Проблему пока не смогли решить, хотя подключали к ней даже самих разработчиков Alfresco.

К сожалению, архитектура нашей системы построена так, что индексы поисковой системы (Lucene) хранятся на сетевом диске. А это серьезно противоречит рекомендациям разработчиков, часто сталкиваемся с тем что индексы рушатся.

Еще одна проблема с OpenOffice при конвертации и извлечении данных из документов. Даже последняя версия OpenOffice в серверном режиме одновременно может конвертировать только один файл. Попытка одновременной конвертации нескольких файлов приводит к непредсказуемому результату. Также OpenOffice имеет неприятное свойство отъедать много памяти с течением времени и переставать отвечать на запросы. Могу порекомендовать несколько способов:

использовать для запуска и автоматического перезапуска сразу нескольких серверов OpenOffice;
использование других библиотек для конвертации и извлечения данных (например Aspose, однако она платная).

как уже упоминал, не использовать сетевые диски для хранения индексов Lucene;
использование файловой системы с современными средствами борьбы с фрагментацией (EXT4).

В настоящий момент наш проект еще в стадии активной разработки. Несмотря на некоторые управленческие и технические ошибки при реализации именно нашего проекта, мне нравится сама система Alfresco, с ней приятно работать, верю в перспективность открытых систем для бизнеса.

Заключение

Alfresco - хорошая база для построения документооборота компании. Думаю в ближайшее время Alfresco может стать заменой многих отживающих своё систем. Конечно остается несколько нерешенных проблем, и весь мир Alfresco вряд ли захватит, но, думаю, существенную часть рынка корпоративного хранения документов и документооборота - вполне сможет.

Есть возможность использовать Alfresco в облаке. Например в Amazon AWS уже есть готовые instances с предустановленной Alfresco.

Гуляет слух, что Oracle положил взгляд на покупку Alfresco. Чем это грозит или светит для Alfresco пока неизвестно, время покажет.

Было бы очень интересно увидеть в комментариях ваши истории внедрения Alfresco.

Теги:

alfresco
java
ecm
crm
управление документами

Добавить метки

Совместимость с Postgres Pro 10

Описание «Логики СЭД» на основе Alfresco/МСВСфера Инфооборот

По словам разработчиков системы, автоматизация управления документами с помощью «Логика: СЭД » на платформах Alfresco / МСВСфера Инфооборот приводит к росту продуктивности работы сотрудников, облегчению доступа к информации для принятия управленческих решений, улучшению исполнительской дисциплины, а значит, к общему повышению качества корпоративного и государственного управления.

На октябрь 2018 года система помогает решать следующие задачи:

Организация эффективной работы с договорами
Обеспечение качественного контроля за исполнением поручений руководителей
Автоматизация документооборота органов власти
Снижение расходов на поиск и предоставление доступа к документам
Оптимизация бизнес-процессов обработки документации
Минимизация трудозатрат сотрудников при работе с документами
Повышение уровня контроля исполнительской дисциплины сотрудников
Максимально безбумажный внутрикорпоративный документооборот
Повышение эффективности работы с заявками
Управление документами в рамках системы менеджмента качества
Работа с документами, составляющими коммерческую тайну
Реализация проектного документооборота и возможности коллективной работы
Создание единого информационного пространства для хранения и обработки документов организации

Система легко адаптируется под эти и многие другие задачи, связанные с обработкой документов, при помощи встроенных настроек, разработки дополнительных модулей, интеграции с иными системами.

Система «Логика: СЭД» на платформах Alfresco / МСВСфера Инфооборот предназначена для управления корпоративным контентом и контент-ориентированными бизнес-процессами в средних и крупных коммерческих и государственных предприятиях, имеющих большое количество территориально-распределенных подразделений и множество контрагентов.

Эффекты от внедрения:

В органах власти:
- Повышение качества оказания государственных услуг
- Снижение расходов на обеспечение работы органов власти
- Улучшение исполнительской дисциплины, повышение управляемости
- Повышение прозрачности и открытости деятельности
- Создание основы для комплексной информационной системы типа «электронное правительство» (межведомственный документооборот, ЭАР, архивы, порталы госуслуг)
Для коммерческих компаний:
- Повышение управляемости
- Оперативное реагирование на изменения
- Срок окупаемости системы составляет от полугода до двух лет
- Увеличение конкурентоспособности компании на рынке

2017

Интеграция с Information Leak Detection

Система ILD помогает гарантированно определить источник утечки конфиденциальной информации на бумажных носителях. Алгоритм работы решения заключается в создании индивидуальных копий документа, с которым сотрудники работают в системе электронного документооборота. ILD запоминает несколько параметров документа: алгоритм преобразования, дату и время выдачи копии, а также идентификационные данные сотрудника. Таким образом, в случае утечки сведений ILD достоверно определяет сотрудника, по чьей вине она произошла. Подробнее об интеграции технологий можно прочитать .

«Логика СЭД 2.0» на основе Alfresco/МСВСфера Инфооборот

Продукт переведен на версию 5.1 платформы Alfresco/МСВСфера Инфооборот. Эта ECM -платформа создана на свободном программном обеспечении (СПО) .

В версии 2.0. переработан механизм обработки карточек документов, добавлено редактирование файлов формата Microsoft Office , Open Office и LibreOffice непосредственно из карточки документа.

Добавлен ряд функций:

наложение резолюций на документы,
первичное распределение документов,
централизованное отслеживание статуса документа,
возможности по работе с поручениями и организационно-распорядительными документами.
дополнен инструментарий продукта настройки решения в ходе внедрения и эксплуатации заказчиками и партнерами.

В этой версии системы реализованы 16 дополнений пользовательского функционала и 29 изменений в функционале настройки и администрирования системы.

Возможности последней версии платформы Alfresco, в частности более быстродействующая версия Java , современный поисковый движок и расширенное API дают возможность легко модифицировать решение под уникальные требования и добиваться на нем еще большей производительности, создают дополнительные ценности для пользователей. И „Логика бизнеса`, которая оперативно отразила в своем решении нововведения, повысила его конкурентоспособность.

2015

Выпуск "Логики СЭД" на платформе МСВСфера Инфооборот

15 декабря 2015 года компании «Логика бизнеса » и «Национальный центр поддержки и разработки» заявили о выпуске решения для электронного документооборота на платформе «Логика СЭД » и «МСВСфера Инфооборот» .

В качестве основы для интеграции этих двух решений использовался механизм штрих-кодирования: карточке документа и документу присваивается единый штрих-код, который может печататься на наклейке (для поступающих документов) или на документе (для издаваемых в организации и отправляемых документов).

Документ содержит уникальный идентификационный номер (UNID). Его наличие помогает при поиске документа в СЭД . При потоковом сканировании штрих-код регистрируемого документа считывается сканером, после чего образ документа автоматически прикрепляется к соответствующей карточке. Впоследствии пользователь может найти документ с использованием сканера штрих-кодов.

«Потоковый ввод данных - важнейший компонент любых решений для управления документами. Поэтому выбор платформы для этой задачи является критически важным для эффективной работы с корпоративным контентом, - отметил Олег Бейлезон , главный ECM -архитектор "Логики бизнеса" . - Мы еще раз проанализировали представленные на рынке решения в этой области и пришли к выводу, что наиболее оптимальными остаются решения ABBYY FlexiCapture ».

«ABBYY FlexiCapture в несколько раз увеличивает скорость ввода данных из различных типов документов и позволяет значительно сократить количество ошибок при вводе. Решение легко интегрируется со многими корпоративными системами документооборота, в том числе и с СЭД на платформе Alfresco , что позволяет заказчикам максимально эффективно организовать работу с документами и данными», - заявил Дмитрий Шушкин , директор по корпоративным проектам ABBYY Россия .

Перевод «Логики СЭД» на платформу Alfresco версии 4.2

Релиз сентября 2014 года системы «Логика СЭД» переведен на последнюю версию платформы Alfresco 4.2, которая предоставляет ряд существенных улучшений:

Изменен глобальный дизайн пользовательской страницы, что позволяет более рационально использовать размер экрана. Кроме того, механизмы построения заголовка стали более гибкими и динамическими
Улучшилась производительность системы
Добавлены новые возможности настройки пользовательского интерфейса Share
Упрощены возможности публикации контента
Добавлены возможности группового скачивания контента
Задействована более совершенная версия движка бизнес-процессов Activiti, что позволяет строить более гибкие бизнес-процессы

Функционал «Логики СЭД» претерпел следующие изменения:

Реализован дашлет «СЭД», позволяющий начать работу с документами СЭД прямо с домашней страницы Alfresco
Реализована возможность ручного ввода регистрационных номеров документов с проверкой их уникальности
Добавлены новые возможности в рабочее место пользователя СЭД :
* Работа с документами, добавленными в «Избранное»
* Работа со списком последних просмотренных документов
* Настройка состава и порядка вывода столбцов атрибутов документа при их выводе в списке
* Экспорт в Excel содержимого любого списка
Осуществлен редизайн форм создания и редактирования всех документов
Добавлены дополнительные записи в историю документа для большей ее понятности
Добавлена возможность просмотра истории движения документа по статусам жизненного цикла в графическом виде
Реализован контроль дубликатов при заведении нового контрагента
Добавлено действие «вложить в...», позволяющее перенести внутрь документа СЭД любой файл репозитория Alfresco
Добавлены типовые отчеты: сводка по тематикам документов, поручения, исполненные с нарушениями сроков
Расширены возможности администратора для настройки рабочих мест пользователей

На начало октября запланирован выход релиза 1.1.2, который будет включать:

Улучшенный типовой процесс согласования документов, позволяющий настраивать и использовать многоэтапные маршруты согласования различной сложности
Возможность использования одной установки системы для работы нескольких организаций
Новые пользовательские инструменты для работы со справочником сотрудников, включая специальный дашлет Alfresco, позволяющий осуществлять поиск сотрудников прямо из домашней страницы системы
Оптимизацию инструментов настройки и администрирования

слишком дорого стоит
слишком сложно использовать, разворачивать, масштабировать
слишком сложно модифицировать под свои нужды
слишком “проприетарно”

Попробую рассказать о системе, а вы уже решайте правы ли были разработчики.

Что же такое Alfresco

Скриншот стандартной страницы Alfresco Document Management

Подходит ли для ваших задач? Расширяемость

Существует большое количество готовых расширений к Alfresco.

Количество пользователей. Масштабируемость

Наш опыт внедрения Alfresco

Основные сделанные доработки:

Изменение облика системы. Добавлены шапки, логотипы компании там, где было необходимо.
Alfresco модифицирована для работы с сервером приложений, базой данных и системой аутентификации, принятых в качестве стандарта внутри компании.
Сделана привязка Alfresco к существующим на портале компании метаданным, таким как реестры стран, категории клиентов и т.п.
Модуль для создания так называемых “проектов” по шаблонам, создания документов по шаблонам.
Система разграничения доступа. По словам представителей Alfresco, это единственное внедрение с таким глубоким использованием системы разграничения доступа Alfresco.
Публикация документов, проходящих по этапам документооборота, на другие ресурсы компании. Обратный импорт документов в систему.
Существенно изменен стандартный workflow в соответствии со стандартами компании.
Внедрена возможность настройки документооборота на ходу, с помощью интерфейса пользователя, включая рассылку уведомлений ответственным за выполнение работы на каждом этапе.
Сопряжение со сторонней библиотекой конвертации и извлечения данных из документов.

использовать для запуска и автоматического перезапуска сразу нескольких серверов OpenOffice;
использование других библиотек для конвертации и извлечения данных (например Aspose, однако она платная).

как уже упоминал, не использовать сетевые диски для хранения индексов Lucene;
использование файловой системы с современными средствами борьбы с фрагментацией (EXT4).

Заключение

Было бы очень интересно увидеть в комментариях ваши истории внедрения Alfresco.

Теги: Добавить метки

Alfresco — информационная платформа с открытым кодом, разработчиком которой выступает компания Alfresco Software Inc (Великобритания). Платформа не является системой электронного документооборота, но на ее основе можно самостоятельно или с помощью специалистов построить готовую систему.

Проекты по построению единой ECM-системы на базе Alfresco сегодня реализованы во многих странах: Франция, Швейцария, США, Великобритания, Бельгия, Япония, Мексика, Италия. По мировым меркам, это одна из наиболее распространенных систем электронного документооборота и управления проектами.
В России Alfresco также применима, ее используют многие крупные компании со сложными бизнес-процессами и разветвленной оргструктурой. Разработчики российской компании Citeck уже реализовали на Alfresco проекты различного характера в компаниях: BNP Paribas Cardif, General Electric, Unilever, DHL, Газпром космические системы, Райффайзен банк, Правительство Москвы и других.

Выбор в пользу Alfresco часто обусловлен 7 основными причинами :

Свободное программное обеспечение (Open Source Software) и открытая лицензия. Это позволяет увеличивать количество рабочих мест без лицензионных издержек;
Большое количество системных наработок Alfresco Software Inc и многочисленного сообщества. Весь инструментарий для развития системы;
Известный бренд. Alfresco – мировой лидер среди программ для организации электронного документооборота;
Удобный мультиязычный веб-интерфейс (в том числе и на русском языке). С его помощью осуществляется доступ к общим документам из любой точки мира через защищенное соединение;
Низкие требования к IT-ресурсам: возможность интеграции в любую IT-инфраструктуру организации;
Востребованные интегрированные компоненты в системе: совместное календарное планирование, поддержка совещаний, управление кейсами, учет и контроль документов и многое другое;
Полная кроссплатформенность – серверная и клиентская части могут работать под управлением различных операционных систем, таких как: MS Windows, Linux, Mac OS X и др.

Отличительная особенность системы от большей части продуктов с открытым кодом — это стабильность работы и возможность масштабирования под задачи бизнеса любого размера.

В целом Alfresco, это уникальная система, которая автоматизирует процессы управления контентом и охватывает полный жизненный цикл большинства типов документов: договоров и связанных с ними документов, первичной финансовой документации, входящей и исходящей корреспонденции, поручений и задач, приказов и распоряжений, документов по технике безопасности и охране труда, кадровых заявок и приказов, документации на тендеры и закупочного процесса .

Система умеет управляться с любым видом документов. В корпоративной практике они подразделяются на два типа данных: структурированные и неструктурированные.

Структурированные документы часто представлены в виде таблиц и записей, которые хранятся в учётных системах (1С, SAP, Oracle и других). К неструктурированным относится контент, выходящий за рамки общей структуры — набор файлов и папок, медиа и видеофайлы, расположенные на внешних носителях или в интернете. И управлением неструктурированным контентом занимается отдельный класс систем, а именно Enterprise Content Management (ECM), к которым и относится Alfresco.

Компания Citeck реализует проекты на базе ECM Alfresco более 7 лет на территории России и других странах постсоветского пространства.

Почему выбирают нас… Таких причин много, но есть три ключевые :

В 2014 году компания Citeck подписала партнерское соглашение с ООО «НЦПР», являющейся официальным представителем Alfresco Software, Ltd в России и странах СНГ.
Таким образом Citeck может использовать единую платформу управления корпоративными информационными ресурсами -Alfresco Enterprise Edition — при ;
Сотрудники компании сертифицированы на «Alfresco Certified Engineer»;
Мы предлагаем свое решение на базе Open Source российской сборки. Наша платформа Сiteck ECOS входит в .

Описываемые версии систем: Citeck ECOS 3.2.a, Alfresco Community 5.1.f .

Перечень сокращений

Таблица 1. Сокращения

Основные понятия системы

Сервер приложений — программный компонент Java Enterprise Edition, позволяющий запуск и выполнение приложений Java.

Структура системы Alfresco

Трехзвенная структура

Alfresco придерживается трехзвенной архитектуры (Рисунок 1):

хранилище данных (Physical storage);
сервер приложений Alfresco (Alfresco Content Application Server);
клиентские приложения Alfresco (Alfresco Client).

Рисунок 1 – Структура звеньев Alfresco

Звено «Хранилище данных» состоит из хранилища файлов (File System) и базы данных (Relational DB). Хранилище файлов используется для хранения контента документов (файлов) и версий документов. Вся остальная информация (метаданные) хранится в БД. Схема базы данных Alfresco не является публичным API, часто изменяется от версии к версии Alfresco, и поэтому не должна быть использована при взаимодействии с Alfresco. Вместо этого, для взаимодействия с Alfresco рекомендуется использовать один из множества публичных сервисов (Embedded API, Remote API, см. ниже).

Звено «Сервер приложений» предоставляет расширенные сервисы для работы с документами. Вся бизнес-логика работы с данными сосредоточена на этом звене. Для работы с различными видами клиентов, сервер приложений предоставляет различные виды внешних протоколов, такие как CMIS, REST API, CIFS, IMAP и другие. С другой стороны, с хранилищем данных сервер приложений работает через соединение с СУБД (JDBC) и механизмы файловой системы ОС. Благодаря использованию этих механизмов в качестве хранилища данных можно использовать любые реализации СУБД и файловых систем, единственное существенное требование — наличие необходимых драйверов JDBC и ОС.

Звено «Клиентские приложения» представлено различными клиентскими приложениями Alfresco. Это могут быть как веб-клиенты в браузере, так и приложения для настольных и мобильных платформ и даже доступ через механизмы файловой системы (CIFS, FTP, WebDAV).

Описанная архитектура позволяет реализовывать различные виды документноориентированных приложений, таких как управление файлами (Document Management — DM), управление веб-контентом (Web Content Management — WCM), управление документами (Records Management — RM) и другие.

Структура сервера приложений

Сервер приложений Alfresco является веб-приложением Java и состоит из различных компонентов. На верхнем уровне структура сервера приложений представлена ниже (Рисунок 2).

Рисунок 2 – Структура сервера приложений Alfresco

Сервер приложений следует рассматривать как расширенную СУБД, предоставляющую широкий спектр сервисов работы с документами:

сервисы для работы с контентом (Content Services) — моделирование, поиск, управление версиями, многоязычность, экспорт/импорт, преобразования контента, классификация контента через категории и тэги, выделение полей метаданных из контента;
сервисы управления (Control Services) — бизнес-процессы, правила и политики, права доступа, аудит доступа, генерация предварительного просмотра, публикация;
сервисы взаимодействия (Collaboration Services) — избранное, «мне нравится», лента событий, вики, блоги, форумы.

Эти сервисы предоставляются через ряд программных интерфейсов и протоколов:

внутренние интерфейсы (Embedded APIs) — интерфейс для Java, JavaScript, FreeMarker (шаблоны), языки для моделирования контента и бизнес-процессов;
внешние интерфейсы (Remote APIs) — интерфейсы веб-сервисов (SOAP), веб-скриптов (REST), а также CMIS API (варианты для SOAP и REST);
другие протоколы (Protocols) — CIFS, WebDAV, FTP, IMAP, SharePoint.

Архитектура сервера приложений позволяет реализовывать различные виды модулей и расширений к стандартному набору интерфейсов:

модели контента;
бизнес-процессы;
дополнительные сервисы для Java, JavaScript, FreeMarker;
правила и действия, политики;
дополнительные веб-скрипты (REST API).

Взаимодействие со смежными системами

Для реализации своих сервисов сервер приложений пользуется услугами смежных систем. В частности используются сторонние системы для:

индексации и поиска (Lucene, SOLR);
аутентификации (LDAP, NTLM, Kerberos, External)
преобразований контента (LibreOffice, ImageMagick, SWF Tools).

Индексация и поиск – абсолютно необходимые функции в большинстве приложений Alfresco. В новых версиях Alfresco больше не использует подсистему Lucene и рекомендует использовать SOLR.
Подсистема поиска поддерживает ряд существенных для приложений характеристик:

проверка прав доступа перед выдачей результатов поиска пользователю;
поддержка различных языков поиска, в том числе Full Text Search, CMIS, Lucene.

Подсистемы аутентификации позволяют делегировать функцию проверки подлинности пользователей внешним системам. Наиболее часто при интеграции с инфраструктурой предприятия для этих целей используются сервисы службы каталогов, такой как Microsoft Active Directory. При такой интеграции, информация о пользователях импортируется из AD в Alfresco, а аутентификация проходит по одному (или нескольким) из протоколов LDAP, NTLM, Kerberos. Сравнение протоколов аутентификации приведено ниже (Таблица 2)

Таблица 2. Сравнение различных протоколов аутентификации

При использовании NTLM сервер Alfresco играет роль «человека посредине», по факту эксплуатируя уязвимость протокола. Поэтому поддерживается только NTLM версии 1. Протокол NTLM версии 2 не поддерживается при взаимодействии с Active Directory, поскольку аутентификация в сторонних сервисах не является назначением протокола NTLM. Рекомендуемым протоколом аутентификации при интеграции в инфраструктуру предприятия является Kerberos.

Преобразования контента используются для различных целей, в частности для генерации предварительного просмотра и иконок, печати, масштабирования изображений. Для преобразований офисных форматов (и PDF) используется LibreOffice, для преобразований изображений (и PDF) — ImageMagick, для преобразования PDF в SWF для предпросмотра — SWF Tools.

Указанные службы могут работать в виде служб Windows, но в поставке Alfresco по умолчанию это не предусмотрено.

Ресурсы, необходимые для работы Alfresco

Аппаратные ресурсы

Очень грубо требования Alfresco к системе можно вычислить следующим образом.

Для 50 одновременно работающих или 500 зарегистрированных пользователей:

1,5 GB JVM RAM 2x server CPU (or 1xDual-core)

Для 100 одновременно работающих или 1000 зарегистрированных пользователей:

1,5 GB JVM RAM 4x server CPU (or 2xDual-core)

Для 200 одновременно работающих или 2000 зарегистрированных пользователей:

2,5 GB JVM RAM 8x server CPU (or 4xDual-core)

Если предполагается разворачивать сервер Alfresco в виртуальной среде, то эти цифры следует умножать на два.

Объем БД зависит в основном от примерного объема карточек, например, количество документов 1000 х количество полей 20 х средний размер поля 10 байт х среднее количество версий 5 х фактор индексации 2 = 1000 х 20 х 10 х 5 х 2 = 2 000 000 байт = 2 Мб.

Если по документам ставятся процессы, ведется история или хранится другая дополнительная информация, это также следует учитывать.

Объем дискового пространства зависит от размера контента документов, например, количество документов 1000 х средний размер 1 Мб х среднее количество версий 5 = 1000 х 1 х 5 = 5 000 Мб = 5 Гб.

Размер дискового пространства для индекса (lucene, SOLR) вычисляется подобным образом, причем в несколько раз меньше (ориентировочно в 3 раза).

Программные ресурсы

При стандартной установке Alfresco на Windows-системы создаются следующие службы:
alfrescoPostgreSQL — для запуска PostgreSQL — СУБД, которая обслуживает базу данных Alfresco;
alfrescoTomcat — для запуска Apache Tomcat — контейнер сервлетов, который обслуживает веб-приложения Alfresco.

Если данные имена служб были заняты, то установщик выбирает аналогичные незанятые имена, например, alfrescoPostgreSQL-1 или alfrescoTomcatnuml.

При установке на Linux-системы создается единственная служба alfresco, которая запускает все необходимые компоненты Alfresco (по умолчанию PostgreSQL и Tomcat).

Компоненты Alfresco занимают по умолчанию следующие сетевые порты TCP (таблица 3).

Таблица 3. Сравнение различных протоколов аутентификации

Порт	Компонент	Протокол	Описание
5432	PostgreSQL	PostgreSQL
8080	Tomcat	HTTP	Порт веб-приложений
8443	Tomcat	HTTPS	Порт веб-приложений
8009	Tomcat	AJP
8005	Tomcat		Shutdown-порт
8000	Java		Отладочный порт Java (по умолчанию выключен)
7070	VTI	SharePoint	Поддержка онлайн-редактирования
21	Alfresco	FTP	Можно выключить в alfresco-global.properties
445	Alfresco	CIFS	Можно включить в alfresco-global.properties
50500	Alfresco	RMI	Также несколько других портов RMI 8100 LibreOffice
8100	LibreOffice	LibreOffice

Если данные порты уже заняты другим, то при установке Alfresco можно указать другие порты для PostgreSQL, Tomcat и VTI, а порты Alfresco настроить в файле alfresco- global.properties. Если требуется указать другие порты после установки, это также можно сделать, необходимо обратиться к руководствам по настройке компонентов.

Методы расширения и настройки Alfresco

Alfresco распространяется в виде WAR-файла (WAR — Web Archive — формат архивов Java) или нескольких WAR-файлов, которые необходимо инсталлировать на сервер(ы) приложений Java (например, Apache Tomcat или JBoss Application Server). Расширения и модули, как правило, запаковываются внутрь веб-приложений, в то время как элементы конфигурации располагаются в отдельном месте — т.н. shared classpath (для Tomcat это папка tomcat/shared).

Alfresco поддерживает следующие варианты упаковки сторонних расширений:

не запакованные файлы;
ZIP-архив;
JAR-файлы;
AMP-файлы.

JAR-файл (JAR — Java Archive) — это формат архивов Java, он поддерживается всеми серверами приложений Java. JAR-файлы устанавливаются в shared classpath или прямо в папку «WEB-INF/lib» веб-приложения. Однако в этом случае не гарантируется их целостность, поэтому рекомендуется эти файлы запаковывать в AMP-архивы.

AMP-файл — это формат модуля Alfresco (AMP — Alfresco Module Package), который также является переименованным ZIP-архивом со специальными соглашениями о внутренней структуре. При установке AMP-файла его содержимое становится частью WAR-файла.

Элементы конфигурации располагаются в shared classpath. В частности, основной конфигурационный файл alfresco — файл alfresco-global.properties располагается в корне shared classpath (для Tomcat это папка tomcat/shared/classes). Конфигурация других расширений располагается по пути classpath:alfresco/extension (для репозитория Alfresco) и classpath:alfresco/web-extension (для Alfresco Share). Часто используемые конфигурационные файлы приведены ниже:

alfresco/extension/*-log4j.properties — файлы конфигурации журнала log4j;
alfresco/extension/subsystems/Authentication — файлы конфигурации подсистемы аутентификации (например, взаимодействие с MS Active Directory);
alfresco/extension/custom-vti* — файлы конфигурации модуля VTI (поддержка SharePoint Protocol для онлайн-редактирования документа);
alfresco/web-extension/share-config-custom.xml — custom-конфигурация Share.

Лог-файлы Alfresco (журналы событий)

Лог-файлы Alfresco в зависимости от версии Alfresco располагаются либо в корневой папке Alfresco, либо в папке tomcat/bin, либо в корне файловой системы (Linux). Alfresco генерирует по одному лог-файлу на веб-приложение. Соответственно, в стандартной инсталляции должны быть лог-файлы:

alfresco.log — журнал событий репозитория Alfresco
share.log — журнал событий Alfresco Share (веб-интерфейса)
solr.log — журнал событий SOLR (сервиса индексации)

Помимо этого, свои журналы ведет Apache Tomcat, они располагаются в папке tomcat/logs:

catalina.out для Linux, alfrescotomcat-stdout.YYYY-MM-DD.log для Windows — стандартный вывод Apache Tomcat
localhost_access_log.YYYY-MM-DD.txt — журнал обслуженных запросов

Для всех вышеуказанных файлов журналов настроена ротация, каждый день создается и используется новый файл, однако старые файлы не удаляются. Если необходимо удалять и старые файлы, необходимо соответствующим образом скорректировать настройки Alfresco и Tomcat.

Модули расширения Citeck ECOS

Трехуровневая структура модулей

Модули расширения предназначены для добавления нового функционала в систему Alfresco. Для того чтобы обеспечить максимальное повторное использование функционала в самых различных областях применения используется трехуровневая структура:

модули ядра (core) — содержат базовый функционал, применимый в широком спектре приложений (подобно самой Alfresco);
модули приложений (applications) — содержат функционал, применимый только в определенных приложениях управления документами, например, управление договорами (contracts), управление доверенностями (attorneys), управление приказами (orders) и т.п.
модули внедрения (custom) — содержат функционал, применимый только в конкретном внедрении системы в конкретной организации. У каждой организации свой набор модулей.

В типовом внедрении системы участвуют модули ядра, один или несколько модулей приложений (можно и без них), и модули внедрения.

Инфраструктура Alfresco позволяет в модулях более специфичных уровней переопределять реализацию и конфигурацию модулей более общих уровней. В частности, в модулях внедрения можно переопределять модули приложений и модули ядра.

Состав и функции модулей ядра

В состав ядра системы Citeck ECOS входят следующие модули:

1st-override-repo;
1st-override-share;
idocs-repo;
idocs-share.

Модули с суффиксом «-repo» предназначены для установки в веб-приложение alfresco.war (репозиторий Alfresco), модули с суффиксом «-share» предназначены для установки в вебприложение share.war (Alfresco Share — веб-интерфейс).

Модули с префиксом «1st-override-» предназначены для переопределения файлов Alfresco. Модули с префиксом «idocs-» содержат основной функционал ядра системы Citeck ECOS.

Среди функций, которые добавляет система Citeck ECOS к системе Alfresco, можно отметить следующие основные функции.

Журналы. Представляет собой возможность документно-ориентированного просмотра и поиска различных видов документов и других объектов в системе. Отличительная особенность журналов — это учет специфики различных видов контента и отображение только релевантных атрибутов в каждом конкретном случае.

Оргструктура. Представляет собой возможность моделирования структуры организации, в которой используется система через встроенный механизм групп Alfresco. Отличительная особенность — возможность помечать группы различными метками, соответствующими различными видам подразделений и должностных лиц. Благодаря использованию механизма групп, имеется возможность выдачи прав на подразделения и должностные лица, а также постановки задач должностным лицам.

Шаблоны. Шаблоны контента позволяют генерировать по заданному шаблону контент документа. Шаблоны карточек позволяют генерировать по заданному шаблону связанные документы, такие как листы согласования, историю доступа и т.п. Шаблоны уведомлений позволяют настраивать отправку почтовых уведомлений по заданным событиям. Шаблоны автонумерации позволяют генерировать номера документов по заданному шаблону. Также поддерживаются шаблоны в формате docx (MS Word 2007).

Расширенные возможности процессов. Возможности по автоматической выдаче прав на время задачи и их отъему после окончания задачи. Возможность приложения документов к задачам. Поддержка заместителей.

Жизненные циклы. Возможность простого описания жизненного цикла документов в виде совокупности состояний и переходов между ними. Отличительная особенность компонента жизненных циклов — это простота реализации и расширения жизненных циклов даже после их запуска. Реализованы базовые бизнес-процессы (согласование, подписание и т.п.), из которых можно составлять жизненные циклы документов.

Поддержка отчетности. Автоматическая выгрузка информации во внешнюю базу для упрощения построения отчетности с помощью сторонних средств.

Кейс-менеджмент. Возможность организовывать кейсы — специальные контейнеры с произвольными типами вложений.

Интеграция. Возможность синхронизировать справочники Alfresco с внешними источниками. Поддерживаются такие источники данных как SQL-совместимые БД, XML-файлы,простые файлы (для импорта контента). Возможна также выгрузка информации во внешние хранилища.

Карточка документа. Возможность составлять карточку документа из различных разделов (кардлетов), можно переставлять разделы и указывать произвольные условия их отображения.

Пользовательский интерфейс. Различные визуальные компоненты, расширяющие возможности Alfresco Share и повышающие удобство использования системой.

Состав и возможности модулей приложений

В состав модулей приложений входят следующие модули:

contracts — управление договорами;
attorneys — управление доверенностями;
orders — управление приказами.

Модули приложений разворачивают в системе сайты (сайт договоров, сайт доверенностей и т.п.) и журналы для управления соответствующими видами документов, содержат определение моделей и форм для этих видов документов, определение специальных политик и предустановленных шаблонов, а также некоторые настройки по умолчанию, которые можно переопределять в модулях внедрения.

Описание сервиса синхронизации

Сервис синхронизации позволяет синхронизировать данные в различных хранилищах данных. Среди таких хранилищ поддерживаются:

репозиторий Alfresco;
внешние базы данных;
папки с XML-файлами;
папки с произвольными файлами.

Сервис синхронизации оперирует следующими основными абстракциями:

Object DAO — сервис для доступа к какому-то хранилищу данных, различаются Source DAO (источник данных) и Target DAO (приемник данных);
Object Type — тип объектов, которым оперирует Object DAO, каждый Object DAO оперирует своим типом объектов, например, объекты репозитория, записи БД, элементы XML и т.п.
Object Info — информация об объекте типа Object Type, существующем или потенциальном, Object DAO позволяет получить Object Info из Object Type и создать (обновить) Object Type по Object Info;
Object Converter — преобразует Object Info из формата Source DAO в формат Target DAO;
Sync Configuration — параметры синхронизации: откуда переносить (Source DAO), как преобразовывать (Object Converter), куда переносить (Target DAO).

Ниже приведена схема потоков данных при синхронизации (Рисунок 3). Преобразование происходит по следующей схеме:

Source DAO получает очередной набор объектов для синхронизации (либо все, либо только обновленные с момента последней синхронизации);
Source DAO преобразует полученные объекты формат Object Info;
Object Converter обеспечивает согласование форматов Object Info между Source DAO и Target DAO; для преобразования отдельных полей могут использоваться дополнительные объекты Object Converter;
Target DAO создает или обновляет объекты в соответствии с полученной информацией.

Сервис синхронизации поддерживает загрузку связей объектов благодаря специальным реализациям Object Converter, которые позволяют находить и (или) создавать связанные объекты в соответствии с конфигурацией.

Для повышения скорости импорта/экспорта в сервисе синхронизации поддерживается многопоточная работа и объединение синхронизации нескольких объектов в одной транзакции. Можно регулировать максимальное количество одновременных транзакций (т.е. количество потоков) и максимальное количество объектов в транзакции.

Скачать описание Citeck ECOS и Alfresco.