З 2017 року змінюються правила роботи з ККТ. Тепер продавцям належить робота з онлайн-касами, які передаватимуть всю інформацію про розрахунки до ФНП у електронної формичерез оператора фіскальних даних.
У нових моделях онлайн-кас (на відміну від ЕКЛЗ) є фіскальний накопичувач. Він зберігає всю інформацію про розрахунки та передає її в електронній формі через оператора фіскальних даних до податкових органів. Як касу тепер можна використовувати свій мобільний телефонабо планшет.
Що потрібно для роботи онлайн-каси?
Спочатку потрібно укласти договір із Оператором фіскальних даних. Укласти договір треба до того, як ви вирішите зареєструвати касу у ФНП. До 1 липня 2017 року потрібно буде зняти ККТ, що діє, з обліку у ФНП. Потім з'ясувати, чи можна її модернізувати, чи придбати нову онлайн-касу. Потім поставити нову касуна облік у ФНП. Тепер це можна зробити через Інтернет і навіть у будь-якому податковому органі.
Дізнатися про те, чи підлягає ваша ККТ модернізації, ви зможете на сайті ФНП Росії в розділі «Контрольно-касова техніка», на сайтах виробника касового апарату або ЦТО.
Модель вашої онлайн-каси має бути зазначена в реєстрі ККТ, затвердженому ФНП, а сам касовий апарат повинен застосовуватися на місці здійснення розрахунку з покупцем у момент здійснення розрахунку тією самою особою.
Як працює онлайн касовий апарат
Новий порядок застосування ККТ змінив правила та порядок роботи на контрольно-касовій техніці. ККТ тепер можуть виготовляти як касові чеки, а й бланки суворої звітності.
Порядок роботи онлайн-каси передбачає оформлення електронного чека та направлення його покупцю (на його електронну пошту або мобільний телефон). Тепер на касових чеках буде вказано номер фіскального документа, фіскальну ознаку документа, номер зміни, порядковий номер за зміну, вид оподаткування та інші реквізити.
Обов'язковим елементом касового чека є QR-код, завдяки якому будь-який покупець може перевірити легальність покупки. Касовий чек повинен бути сформований не пізніше ніж через 24 години з моменту формування звіту про відкриття зміни.
Відомості про кожен пробитий чек зберігаються у фіскальному накопичувачі. Якщо у вас раптом відключиться Інтернет, ви можете продовжувати роботу на ККТ, здійснюючи розрахунки з покупцями. Всі дані про розрахунки будуть у фіскальному накопичувачі, який протягом 30 днів збереже всю інформацію та при відновленні зв'язку передасть її через оператора фіскальних даних до ФНП.
Через 30 днів без зв'язку фіскальний накопичувач каси блокується.
Як працювати з новим касовим апаратом
Перед початком роботи касир має оформити звіт про початок зміни, а наприкінці робочого дня – звіт про закриття.
Як тільки касир проб'є чек, дані чека відразу потрапляють у фіскальний накопичувач ККТ і передаються оператору фіскальних даних через Інтернет.
ОФД відправляє відповідь на касу про отримання інформації та одночасно передає дані до ФНП. Якщо у вас зникає зв'язок, дані зберігаються у фіскальному накопичувачі до 30 днів і відправляються в ОФД відразу ж, як тільки зв'язок відновиться.
ОФД зберігає інформацію про передані чеки 5 років, після чого вона знищується.
Хто може працювати без онлайн-каси
До 1 липня 2018 року онлайн-каси можуть не застосовувати:
- організації та ІП, які виконують роботи та надають послуги населенню за умови видачі ними бланків суворої звітності;
- організації та ІП, які здійснюють торгівлю з використанням торгових автоматів (вендинг);
- ІП, які застосовують патентну систему оподаткування.
Онлайн-каси не застосовуватимуться під час продажу газет та журналів; цінних паперів; проїзних документів; на ринках, ярмарках та виставкових комплексах; розносної торгівлі; ремонт взуття; догляді за дітьми, хворими та літніми і в багатьох інших випадках.
У важкодоступних місцевостях ККТ може застосовуватися, а місцевостях, віддалених від мереж зв'язку, робота нових касових апаратах застосовується без передачі ФНС фіскальних документів.
За законодавством, каса має бути у будь-якого підприємця, Що здійснює операції з грошима різного характеру. Багато хто помилково вважає, що використовувати її досить складно і освоїти в самостійному порядку не вийде. Для цього слід детально ознайомитись з використанням апарату хоч одного виду і можна спокійно працювати на всіх із них.
Здійснювати діяльність із ККМ можуть ті, хто уклав із власником бізнесу договірні відносини про відповідальність матеріального характеру. Крім договору, вони повинні мати досвід роботи на даній машині: правильно відбивати чеки та обнулювати її.
Слід пам'ятати, що перед початком робочого процесу директор (завідувач відділу) зобов'язані зробити підготовчі роботи: відкрити привід та лічильник, пробити чек і звірити пробиту суму, отриману за попередню зміну та зробити звірку із записами касира. Суми мають повністю сходитися.
Прямі обов'язки директора повинні містити наступне:
- Занесення до журналу точних відомостей, засвідчення своїм підписом.
- Оформити початкові показання контрольної стрічки (номер, дата та час початку робочого процесу, показання контрольного регістру).
- Відпускання відповідального працівника ключів.
- Видача розмінних грошей для здавання.
- Своєчасно забезпечувати працівників стрічками, складами, що фарбують.
Обов'язки працівника перед початком процесу на ККМ:
- Перевірка робочого стану.
- Регулювання часу та дати, перевірка блоків ККМ щодо цілісності.
- Перевірка на обнулення.
- Перш ніж розпочати робочий процес, пробити кілька нульових чеків для перевірки працездатності каси.
- По закінченню робочого дня здати всю готівку старшому касиру чи директору.
Принципи роботи в залежності від виду
Апарат представляє дуже складний різновид у технічному електронному вигляді. Деякі його частини вважаються складовими. До них належить:
- Монітор, є двох видів, для касира і для людини, яка робить покупки.
- Ящик для збирання купюр.
- Стрічковий блок.
- Принтер.
- Пам'ять.
ККА має пристрій, який передає доступні відомості для покупця. Обов'язково повинен бути монітор, один встановлюється для покупця, щоб він доступно бачив усі необхідні відомості на екрані. Інший розміщується для касира.
Клавіатуразастосовується для введення потрібного обсягу грошових коштів. Це стосується призначення каси, за її допомогою вбивається необхідна сумаі знаходить своє відображення на чеку. Апарат має підрозділ кнопочок за кольором, діляться вони кілька частин, де кожен визначає конкретну групу товарів.
Блок стрічковийвідноситься до необхідної частини, пряме призначенняякої зберігати всі відомості, що включають проведені операції. Пристрій розміщується всередині самої машини, підключати його окремо не потрібно.
Пам'ять фіскальнапризначена для фіксування грошових мас, що пройшли через касу. Вони мають справу з вирученими коштами, що отримуються щодня, і відображаються у Z-звіті. Знімається інформація наприкінці робочої зміниі зберігає всі події з датами та детальну інформаціюза відпрацьований час.
Кожна ККМ має лоток для збирання купюр, який є звичайною металевою (пластмасовою) коробкою, що має кілька різновидів замків. Одним із самих простих варіантівє звичайна клямка механічного вигляду. Однак сучасним рішеннямпитання є електромагнітний замикаючий пристрій.
Основним завданням принтера є друк чека. Каса друкує їх покупцю та для проведення звітності у торговій точці. Для покупця чек є підтвердженням покупки. Різновиди деяких кас друкують їх для інших документів, це вважається гарною допомогою у роботі.
Слід пам'ятати, що є безліч різновидів ККМ та розмірів чекових стрічок, при використанні невідповідної, каса швидко прийде в непридатність.
Експлуатація
Перше, що слід зробити – це включити ККМ до мережі. Багато хто з них має кнопки на панелі із задньої сторони, в дію наводяться поворотом ключа в позицію РЕГ. У разі висвічування на моніторі безлічі нулів вказує на правильність роботи.
У надалі діяльністьвідбувається наступним чином:
- Авторизація. Багато ККМ розпочинають свою роботу, коли касир авторизується. Потрібно вбити службовий номер, обов'язково пароль. Деякі різновиди починають роботу після використання картки спец. призначення.
- Розрахунок відбувається за рахунок запровадження необхідної суми. Для цього вводиться правильна ціна, використовуючи кнопки. Далі натискається кнопка потрібного розділу(як правило, вони поділяються на різні підрозділи: наприклад, взуття, одяг, товари тощо.). Деякі ККМ мають здатність читати штрих-код із товару, необхідна сума відбивається самостійно. Далі натискається кнопка «Оплата» або «Готівка», покупка проводиться.
- За наявності знижок на певний вид товару вони відбиваються відразу на касі. Слід запровадити повну ціну(без відрахування певних відсотків), вибрати категорію, надрукувати суму та натиснути %, знижки відіб'ється самостійно.
- У разі потреби відбити кілька товарів, слід набирати суму, натискати потрібний відділ. Слід відбивати, доки не закінчаться всі види покупок, натиснути кнопку «Оплата».
- Якщо необхідно відбити нульовий чек, слід натиснути клавішу «Оплата» або «Готівка».
Це наведено загальні різновиди роботи з ККМ, за необхідності з'ясувати принцип роботи певної машини, інформацію можна знайти в інтернеті або навчитися в певних організаціях.
В магазині
Насамперед працівник зобов'язаний укласти договір про відповідальність матеріального характеру. Це робиться задля унеможливлення крадіжок коштів.
- Робота касира завжди починається з того, що потрібно заправити машину. Вставляється стрічка в ККМ, наноситься спеціальний запис із зазначенням номера, його типу, дати, точного часу включення, показання на момент вступу касира на роботу. Після заповнення всіх даних касова стрічка засвідчується старшим касиром.
- Далі слід перевірити точність даних за датою та часом. Багато апаратів мають здатність самостійно зберігати необхідні відомості. Існують касові машини, які перед кожною зміною слід перевіряти на точність часу та дати, за потреби встановлювати їх.
- Перед початком робочого процесу перевірити здатність апарата до роботи. Для цього виготовляють друк нульових чеків, на них перевіряють чіткість друку, наявність усіх необхідних відомостей. Пробні чеки слід зберігати до кінця роботи та прикладати до звітної документації.
- Далі проводиться друк Х-звіту, він має проміжний характер і під час його друку сума не обнулюється. Під час робочої зміни кілька разів відбувається друк таких чеків. Це робиться контролю коштів, що у касу. Вони роздруковуються на момент здачі виручки. За зміну можна відбити незліченну кількість чеків, на роботу вони не впливають, але допомагають вести контроль над правильним надходженням коштів.
- Х-звіти можна знімати по відділах, по закінченні робочої зміни та для отримання кінцевого результату. Вони ведуть облік надлишку чи нестачі фінансів у касі.
- У разі пробиття невірного чека, повторно вибивається правильний, неправильний зберігається остаточно зміни. Після закриття та складання звіту за відпрацьований день його слід оформити в єдиний документ. Далі складається акт, де вказується тип, модель каси, реєстраційний та № виробника.
- Складається акт із зазначенням номера чека та пробитої суми. Чек наклеюють до акту, який запевняє оператор та підприємець.
Може трапитись . Причини можуть бути різними: товар не підійшов за кольором та фасоном, має виробничі дефекти та ін. Таке може бути тільки при пред'явленні чека, цілісності товару (наявність у ньому цінника та інших.).
Крім цього, має бути пробита у касі сума. Складається акт повернення товару. Пишеться він у довільній формі. Після правильно складених документів, що підписуються самим підприємцем, гроші за товар можуть бути повернуті.
Після закінчення робочого дня друкується Х-звіт, який виконується для звіряння каси та готівки в ній. Після нього пробивається Z-звіт, який здійснює обнулення всіх прийнятих коштів за зміну. Всі відомості автоматично переміщаються з оперативної пам'яті до фіскальної, відбувається обнулення отриманої виручки та її закриття.
Типові помилки
Є стандартні помилки, які можуть спричинити поломку ККМ. До них відносяться:
- Поломка акумулятора. Це поширена причина, через яку машина виходить з ладу. Для усунення таких проблем слід, уважно ставиться до ККМ. Найкраще, робити зарядку у вимкненому вигляді, це максимально продовжить термін служби.
- Застосування апарата для заряджання, не рекомендованого виробником. Для усунення таких причин потрібно використовувати пристрої, які дозволяють заводу.
- Неправильне заправлення стрічки. Для усунення помилки необхідно застосовувати лише стрічку, яку рекомендував завод, який виробляється каси.
- Проникнення рідини. У разі виникнення такого нюансу слід негайно відключити апарат і звернутися до обслуговуючого центру.
- У фіскальному реєстраторі зламався автовідрізник. Це відбувається найчастіше з вини касира, що різко смикає за стрічку і нещільно закриває кришки реєстратора, внаслідок чого відбувається удар лез.
Інструкцію по роботі з Frontol представлено нижче.
Онлайн-каси відрізняються від своїх попередників, але це майже не вплинуло на роботу персоналу. Касир так само заправляє папір, пробиває чеки і друкує звіти про закриття зміни.
Підготовка до роботи
Щоб працювати на ККТ, касир має:
- ознайомитись з типовими правилами експлуатації каси;
- розписатися у спеціальному журналі про те, що знає правила роботи з онлайн-касою;
- укласти договір про повну матеріальну відповідальність.
На початку робочого дня касиру видають матеріали, необхідні для роботи:
- ключі від касової кабіни та грошової скриньки;
- чекову стрічку;
- розмінні гроші.
Коли касир отримує або дає розмінну монету, чек не потрібно пробивати. Відобразіть цю інформацію у книзі обліку прийнятих та виданих касиром коштів (форма № КО-5).
Працюйте з касою без помилок!
Технічний супровід від 450 р/міс.
Залишіть заявку та отримайте консультацію
протягом 5 хвилин.
Відкриття зміни
Перед тим, як користуватися онлайн-касою, потрібно надрукувати звіт про відкриття зміни. Він відправляється ОФД і містить інформацію про техніку, фіскальний накопичувач, зміну та касира.
Приклад звіту про відкриття зміни
Краще не відкривайте зміну, якщо не впевнені, що сьогодні у Вас буде хоч один клієнт. Якщо часто надсилати звіти про відкриття та не пробивати жодного чека протягом дня, це залучить податкову. Радимо відкривати зміну перед тим, як перший покупець розплатиться.
Як видавати чек покупцю
У момент оплати касир діє так:
- вважає підсумкову суму та називає її;
- отримує оплату від клієнта та називає отриману суму;
- друкує чек на онлайн-касі;
- називає суму здачі та віддає її з чеком.
Касир видає клієнту паперовий чек або відправляє електронний (на пошту або СМС у вигляді посилання на сторінку з чеком). ОФД може надсилати електронні чеки замість Вас. При цьому Ви просто отримуєте від клієнта контакти та передаєте їх оператору.
Приклад тарифів на відправку чеків клієнтам
Покупець може попросити електронний чек двома способами:
- сказати свій номер телефону чи адресу електронної пошти;
- надати телефон з мобільним додаткомФНП, на якому буде зображено QR-код із зашифрованими особистими даними.
У додатку ФНП зашифровано телефон та пошту покупця
Клієнт повернув товар
Касир пробив чек з помилкою
Сформуйте чек корекції. Як це зробити, читайте у посібнику з експлуатації каси.
Клієнт вніс аванс
Видайте касовий чекіз методом розрахунку «аванс». Після оплати пробийте чек за всіма правилами з реквізитом «повна оплата» (лист ФНП Росії від 11 листопада 2016 р. № АС-4-20/21345@).
Що не можна робити касиру під час роботи
- Працюйте без контрольної стрічки.
- Підпускати до каси сторонніх людей.
- Уникати каси без попередження керівництва.
- Залишати включену касу без нагляду.
- Тримати у грошовому ящику особисті гроші.
Закриття зміни та інкасація
Наприкінці дня касир закриває зміну та здає готівку. Звіт про закриття потрібно надрукувати не пізніше ніж через 24 години після відкриття. Якщо зміна триватиме довше, каса перестане пробивати чеки.
Звіт про закриття зміни також надсилається ОФД. У ньому зазначено:
- скільки чеків надруковано за зміну;
- скільки чеків не дійшло до ОФД;
- інформація про зміну, касира і т.д.
Наприкінці дня виручка здається старшому касиру. Якщо в магазині працюють лише 1–2 касири, вони можуть віддати виторг відразу інкасатору.
Наприкінці дня друкується звіт про стан лічильників. У ньому вказана вся інформація про суми та розрахунки:
- виторг;
- приходи та витрати;
- сума повернень;
- способи оплати - готівкові чи електронні гроші.
Для ведення підприємницької діяльності у сфері торгівлі за законодавством РФ необхідно мати касовий апарат, який видає чеки та зберігає інформацію про здійснені дії. Ці дані повинні передаватися в податкову інспекцію. З лютого 2017 року Федеральна податкова служба зобов'язала більшу частинупідприємців Росії встановити онлайн-каси З липня 2018 року на роботу з такою технікою мають перейти абсолютно усі. Зіткнувшись з нововведеннями, багато хто запитав, як працює онлайн-каса, що це таке і чим вона відрізняється від звичайної касової техніки. Ті, хто перейшли на нову системурік тому, можливо, розібралися вже з цими питаннями. Але пільговикам, для яких було передбачено відстрочку переходу на роботу з онлайн ККТ (підприємці на ЕНВД та патентній системі оподаткування), тільки належить вникнути в суть нововведень.
Що таке онлайн-каса
Онлайн-каса – це контрольно-касовий апарат, обладнаний вбудованим фіскальним накопичувачем, здатним передавати інформацію про фінансові розрахунки до контролюючих органів у режимі реального часу. При скоєнні фінансової операції дані відразу надходять у податкову службу і зберігаються її комп'ютерних серверах. Працює така апаратура лише за наявності доступу до інтернету.
З чого складається онлайн ККМ
Щоб докладніше розібратися в принципі роботи такої техніки, необхідно знати, з яких комплектуючих вона складається.
Її основу складають три деталі, вбудовані в корпус із кнопками на зовнішній поверхні:
- Пристрій для друку чеків.
- Фіскальний накопичувач. Він забезпечує підписання чеків, їх шифрування для фіскального оператора та розшифрування даних від нього.
- Мережева карта. Вона забезпечує можливість підключення каси до Інтернету. На ній є спеціальні роз'єми для підключення кабельного чи бездротового інтернету.
Робота з онлайн-касами
Не всі знають, за яким принципом працює онлайн ККМ і як відбувається передача даних до ІФНС.
Принцип роботи онлайн-каси:
- Продавець, розраховуючи покупця, вводить суму за допомогою клавіатури та натискає кнопку, щоб надрукувати чек.
- Введена в чеку сума та інша інформація, пов'язана з продажем (найменування товару, кількість тощо) передається у зашифрованому вигляді оператору фіскальних даних. Це посередник, з яким підприємець укладає договір обслуговування.
- Оператор перевіряє інформацію та підтверджує її отримання.
- Ту ж інформацію фіскальний оператор відправляє до Податкової служби, і там вона зберігається щонайменше 5 років.
На весь процес триває кілька секунд, оскільки система працює автоматизовано.
Важливо! Договір із фіскальним оператором підприємець підписує після покупки онлайн-каси, під час її встановлення. Обслуговуюча компанія має бути акредитована податковою службою.
Вимоги до онлайн-каси
Податковою службою ведеться спеціальний реєстр онлайн-кас, дозволених для використання. Цей список можна переглянути на офіційному сайті ФНП. До цього переліку включено техніку, яка відповідає державним стандартам. Підприємцям при придбанні касової техніки слід знати такі сучасні вимоги, які пред'являються до онлайн-кас відповідно до ст.4. Федерального закону№54-ФЗ від 22.05.2003 «Про застосування контрольно-касової техніки…»:
- На корпусі має бути позначення заводського номера.
- Всередині має бути встановлений чекодрукарський пристрій.
- Прилад повинен мати годинник, здатний відображати реальний час.
- Апарат повинен підтримувати роботу фіскального накопичувача та передачу на нього введеної інформації.
- Апарат повинен підтримувати формування фіскальних документів в електронному вигляді.
- Каса повинна підтримувати друк паперових чеків (виключення для інтернет-магазинів, оскільки вони надсилають чеки в електронному форматі).
Чим відрізняються онлайн ККМ від кас старого зразка
Головна відмінність касових апаратів нового покоління полягає в тому, що вони підтримують функцію підключення до інтернету та передачі даних із фіскального накопичувача до податкової служби. Але є ще кілька суттєвих відмінностей, які забезпечують переваги в порівнянні зі старими ККМ. Порівняння відмінностей наводиться у таблиці нижче.
| Онлайн ККТ | Звичайна ККТ | |
| Підключення до мережі інтернет | Так | Ні |
| Збереження даних | У фіскальному накопичувачі | В ЕКЛЗ (електронна контрольна стрічка захищена) |
| Реєстрація каси | У віддаленому режимі через сайт фіскального оператора або сайт ФНП | За особистого візиту ІФНС |
| Передача даних до ІФНС | В режимі реального часу | Дані знімаються зі стрічки співробітниками центру техобслуговування під час особистого візиту |
| Позначення на корпусі | Заводський номер | Голограма. Її відсутність карається штрафами |
| Чек | Містить 24 реквізити | Містить 7 реквізитів |
| Формат чека | Паперовий та електронний | Тільки паперовий |
Таким чином, апарати нового покоління здатні передавати інформацію по фінансовим розрахункаму податкову службу через мережу інтернет. Більше немає потреби в технічному обслуговуванні від ЦТО. Це забезпечує скорочення виїзних податкових перевірок підприємців. Також чек, що видається онлайн-касами, містить максимум інформації, що забезпечує захист прав та інтересів споживачів.
Як користуватися онлайн-касою
Щоб розпочати роботу з онлайн-касами, спочатку потрібно купити апарат та зареєструвати його в ІФНС. Щоб уникнути подальших проблем, важливо розуміти, як відбувається процес і з чого потрібно розпочати:
- Купуєте ККМ, включений до офіційного реєстру онлайн-кас, дозволених до застосування.
- Підписуєте договір із оператором фіскальних даних, акредитованим податковою службою.
- Реєструєте модель в режимі онлайн через сайт ОФД або ФНП.
- Налаштовує апарат для роботи (підключаєте до нього інтернет).
Покрокова інструкція по роботі на касі виглядає так:
- Продавець вважає суму покупок, виводить підсумок та отримує гроші від споживача у готівковій чи безготівковій формі.
- Потрібна сума запроваджується на касі.
- Друкується чек, який видається покупцю обов'язково.
- На прохання клієнта, продавець формує електронний чек.
У цей момент фіскальний оператор отримує інформацію про проведену операцію, після чого зберігає її у себе на сервері. Раз на добу він передає всі дані до податкової служби.
Як отримати електронний чек:
- Покупець надає інформацію про номер телефону або адресу електронної пошти.
- Формується електронний чек і покупцю передається посилання нею.
- Дані можна розшифрувати скануванням QR-штрих коду, що міститься у кожному чеку. Для цього в смартфоні має бути встановлений спеціальний додаток від ФНП.
Якщо сформовано помилковий чек, і він уже роздрукований, змінити нічого не можна. Дані підуть до контролюючих органів. У такому разі необхідно здійснити операцію повернення, яка також передається до ІФНС. Такі помилкові чеки необхідно зберігати та передавати їх до податкової служби на їхню вимогу.
На початку робочого часу касир повинен відкрити зміну, роздрукувавши звіт про відкриття зміни, де вказано дату та ПІБ касира. По завершенню робочого дня слід проводити процедуру закриття зміни. Під час процедури в ОФД передаються дані про закриття зміни, кількість чеків, суму операцій, види операцій (готівковий або безготівковий розрахунок) тощо. Меню у різних моделейкас різне, але принцип роботи у всіх однаковий.
Щоб процес користування був більш зрозумілим, перегляньте відео інструкцію по роботі з онлайн-касами.
Відео про онлайн-каси
Посадова інструкція касира
Діяльність індивідуальних підприємцівта організацій контролюється органами податкової служби в режимі онлайн, тому припускатися помилок у роботі з касою вкрай небажано. Це може викликати низку питань з боку контролерів та зумовити виїзну перевірку.
За фінансово-розрахункові операції матеріальну відповідальність несе касир чи продавець. При прийомі на роботу в ІП або іншу установу їх навчають роботі з касою, а при оформленні – видають посадову інструкціюдля ознайомлення. Відповідно до правил багатьох роботодавців, до обов'язків касира входить таке:
- Правильний розрахунок покупців.
- Обов'язкова видача здачі у повному обсязі.
- Уважна робота з грошима.
- Врегулювання з покупцями спірних питань(Повернення товару та коштів).
- Збір та здавання інкасації.
- Контроль за робочим місцем (не можна допускати присутності сторонніх осіб біля касової скриньки, залишати робоче місце, працювати без чекової стрічки тощо).
- Відкриття зміни.
- Закриття зміни та передача виручки відповідним особам.
Відповідальність за кошти, їх надлишки чи нестачу несе продавець-касир. При допущенні помилок керівництво має право накладати штрафи відповідно до внутрішнього регламенту організації.
Працювати з онлайн-касою легко та просто. Для продавця та звичайних споживачів непомітний процес обміну інформацією з контролюючими органами, тому насправді все виглядає, як завжди.
Касові апарати використовуються для запису сум платежів та обробки коштів протягом робочого дня. Існує безліч видів касових апаратів, включаючи електронні касові апарати, розрахункові каси iPad та інші касові апарати на базі комп'ютерів. Хоча кожен касовий апарат має ряд особливостей, всі вони схожі в експлуатації.
Кроки
Частина 1
Встановлення вашого касового апарату- Іноді відсіки для батарей розташовуються під відсіком для рулону паперу.
- Змінюйте батареї щорічно, щоб вони працювали належним чином.
-
Вставте рулон паперу для квитанцій.Зніміть кришку відділення для чекового паперу. Переконайтеся, що кінець вашого рулону паперу має прямий край, щоб було легко вставляти його в пристрій для подачі паперу. Вставте рулон паперу так, щоб він проходив через передню частину касового апарата, щоб ви могли відривати чеки для клієнтів. Натисніть кнопку ПОДАТИ, щоб касовий апарат упіймав папір і пропустив через себе.
Розблокуйте касу.Зазвичай, для неї є ключ, який замикає касу для безпеки. Не втратьте цей ключ. Ви просто можете залишити його в касі, щоб його легко можна було знайти і при необхідності замкнути висувний ящик каси.
Увімкніть касовий апарат.Деякі апарати мають перемикач ON/OFF на задній стороні. Інші мають ключ на передній частині зверху. Увімкніть апарат або поверніть ключ до позиції РЕГ (режим каса).
- Нові моделі касових апаратів можуть мати кнопку РЕЖИМ замість звичайного ключа. Натисніть кнопку РЕЖИМ та прокрутіть її до позиції РЕГ або до робочого режиму.
-
Запрограмуйте свій касовий апарат.Більшість касових апаратів можна запрограмувати так, щоб поєднати схожі пункти в категорії. Ці категорії або розділи також можуть бути оподатковуваними або неоподатковуваними. Також ви можете встановити час та дату.
- Функція програмування зазвичай запускається поворотом ключа на позицію ПРОГ або П, або натисканням кнопки перемикання режимів у режим ПРОГРАМА. Інші апарати можуть мати ручний важіль під кришкою відсіку для паперу, який потрібно перевести в режим програми.
- Багато касових апаратів мають, принаймні, 4 кнопки для податків. Їх можна запрограмувати на різні податкові ставки, залежно від того, чи платите ви фіксований податок, як у деяких штатах США, чи у вас інші види податків, наприклад, GST (податок на товари та послуги), PST (провінційний податок на продаж) або ставки ПДВ (залежно від вашого розташування).
- Дотримуйтесь спеціальних вказівок, наведених в інструкції до вашого касового апарату, для налаштування цих функцій.
Частина 2
Проведення операції продажу-
Введіть код безпеки або пароль для роботи з касовим пристроєм.Багато касових апаратів вимагають, щоб ви вводили свій службовий номер або інший код безпеки для їх використання. Службові номери корисні тим, що дозволяють розподілити кожну покупку певному службовцю. Це корисно для відстеження продажу та виявлення помилок.
Введіть суму першого товару.Використовуйте цифрову клавіатуру для введення точної суми в рублях. Зазвичай вам не потрібно вводити десятковий роздільник, оскільки касовий апарат це зробить за вас.
- Деякі касові апарати використовують сканер, щоб ви щоразу не вводили вартість товару вручну. Сканер читає штрих-код і автоматично вводить інформацію про продукт. У цьому випадку у вас немає потреби вибирати розділ при наступному кроці.
-
Натисніть кнопку відповідного відділу.Більшість касових апаратів вимагають, щоб натиснути кнопку після введення суми, яка віднесе предмет до певної категорії продажу (наприклад, одяг, продукти харчування тощо).
- Ключі для розділів можна запрограмувати як оподатковувані чи неоподатковувані. Зверніться до інструкції до апарата, щоб дізнатися, як запрограмувати податкові ставки до відповідних ключів.
- Подивіться на квитанцію: натисніть стрілку або кнопку ПОДАТИ, щоб пересунути папір вгору, і ви змогли б прочитати всю суму, записану на квитанції.
- Кожен предмет, який ви додасте, увійде в загальну суму, яка зазвичай відображається на датчику для зчитування або на екрані.
-
Додати всі необхідні знижки до ціни.Якщо товар на розпродажі, вам може знадобитися ввести відсоток знижки. Введіть ціну товару, натисніть кнопку розділу, введіть розмір знижки у відсотках (наприклад, 15 означатиме 15%), а потім натисніть кнопку %. Вона зазвичай знаходиться на цифровій клавіатурі, ліворуч.
Введіть суми для інших товарів.Використовуйте цифрову клавіатуру, щоб набрати точну вартість кожної речі. Не забувайте після введення вартості щоразу натискати кнопку відповідного розділу.
- Якщо у вас кілька екземплярів однієї і тієї ж речі, наберіть кількість цих речей, потім натисніть кнопку QTY (Кількість), потім вартість однієї такої речі, а потім кнопку відповідного розділу. Наприклад, якщо у вас 2 книги за ціною 6,99, натисніть 2, потім Кількість, потім 699, і кнопку розділу.
-
Натисніть кнопку попередньої суми.Вона видає загальну вартість запровадженого товару. Кнопка додасть всі необхідні податки, запрограмовані на кнопки розділів.
-
З'ясуйте, як збирається розраховуватись покупець.Покупці можуть розплачуватись готівкою, кредитною карткою або чеком. Також ви можете приймати подарункові картки та сертифікати, які найчастіше враховуються як готівка.
- Готівка: введіть суму готівки, яку ви отримали, та натисніть кнопку ГОТІВКИ (зазвичай це найбільша кнопка знизу у правій частині набору ключів касового апарату). Багато касових апаратів повідомлять вам, скільки потрібно дати покупцю як здачу. Однак, не все це роблять, і всі обчислення вам доведеться зробити в умі. Як тільки відкривається каса, ви можете покласти в неї готівку або чек, і порахувати суму здавання.
- Кредитна карта: натисніть кнопку КАРТА та скористайтесь терміналом для оплати картками.
- Чек: введіть точну суму на чеку, натисніть кнопку ЧЕК або ЧК і покладіть його в касу.
- Щоб відкрити касу, вам необов'язково робити продаж, ви можете натиснути кнопку НЕМАЄ ПОКУПКИ або НП. Ця функція може бути захищена менеджером, і може запитувати його код, щоб перевести касовий апарат в режим НЕ ПОКУПКИ.
-
Закрийте касу.Завжди відразу ж закривайте касу і не залишайте її відкритою. Інакше може статися крадіжка.
- Завжди спустошуйте або прибирайте в кінці робочого дня касу, зберігати її слід у безпечному місці.
Частина 3
Виправлення помилок-
Скасування продажу.Якщо ви помилково ввели невірну ціну товару, або покупець вирішив, що він не хоче її купувати вже після того, як ви її внесли до списку, вам може знадобитися скасувати товар чи продаж. Вона видаляється із попередньої суми.
- Введіть суму, натисніть кнопку розділу, натисніть кнопку СКАСУВАННЯ, щоб видалити її із загальної суми. Ви повинні видалити товар, перш ніж ввели новий. Інакше, вам буде потрібно підбити проміжний підсумок, натиснути кнопку Скасування, потім ввести точну суму, введену помилково, і натиснути кнопку розділу. Таким чином помилкова сума буде вирахована із проміжного підсумку.
- Якщо вам потрібно повністю скасувати продаж кількох товарів, пройдіться по кожному і скасуйте їх окремо.
-
Повернення покупки.Якщо покупець хоче повернути товар, вам необхідно врахувати це загалом за день перед тим, як віддавати йому гроші. Щоб повернути покупку, натисніть кнопку ПОВЕРНЕННЯ. Введіть точну вартість речі та натисніть кнопку відповідного розділу. Натисніть кнопку проміжного підсумку, а потім кнопку ГОТІВКИ. Відкриється каса, і ви зможете повернути гроші покупцеві.
- Певні кнопки та функції, наприклад повернення грошей, можуть бути заблоковані для використання їх тільки менеджером. Щоб переключити касовий апарат у режим скасування або повернення, може знадобитися ввести код менеджера.
- Дізнайтеся у вашого начальника політику повернення і скасування, що застосовується.
Встановіть свій касовий апарат та підключіть його.Поставте апарат на міцну, рівну поверхню. В ідеалі найкраще підійде робоча поверхня з місцем для покупців, де можна розмістити товари. Підключіть касовий апарат до розетки (не використовуйте подовжувач).
Вставте батарейки.Вони забезпечують резервну пам'ять касового апарату у разі збою електроживлення, причому батарейки потрібно вставляти перед програмуванням будь-яких функцій апарата. Зніміть кришку відсіку для чекового паперу та знайдіть відсік для батарей. Для того, щоб відкрутити кришку, вам може знадобитися маленька викрутка. Встановіть батареї відповідно до вказівок на апараті. Встановіть кришку батарейного відсіку назад.