Ecm програма для автоматизації документообігу бос-референт. широкі можливості адаптації системи під потреби організації, зокрема силами фахівців замовника. підвищення ефективності взаємодії різних підрозділів

БОС-Референт- система класу ECM на платформі IBM Lotus
БОС-Референт 2010- система класу ECM на платформі Microsoft SharePoint Server 2010
БОС-Референт 4J- система електронного документообігута автоматизації діловодства на платформі JBOSS
БОСС-Референт.bpm: фінансовий документообіг- система централізованої обробки та зберігання фінансових документів

Число співробітників Сайт

www.boss-referent.ru

Компанія БОС-Референт- Російська компанія, що займається розробкою систем управління корпоративною інформацією: систем автоматизації діловодства та електронного документообігу, ECM-систем.

Історія компанії

Компанія БОСС-Референт була утворена в 2008 році як дочірнє підприємство великого системного інтегратора компанії АйТі. Дочірній компанії було передано права на доопрацювання та продаж системи БОСС-Референт, створеної в 1996 році на платформі IBM Lotus. До цього правовласником продукту була компанія Аплана, що також входить до групи компаній АйТі. У 2010 році під маркою БОС-Референт було представлено ще декілька ECM-систем. На платформі IBM FileNet система БОС-Референт.bpm: фінансовий менеджмент та на платформах інших виробників: БОС-Референт 2010 на платформі Microsoft SharePoint та БОС-Референт 4J на платформі JBOSS.

Профіль компанії

На даний момент компанія відповідає за виробництво, розвиток та маркетингове просування продуктів під маркою БОСС-Референт, підтримку партнерів та користувачів рішення. Поширення та впровадження системи здійснюється силами партнерів компанії.

Програмні продукти: БОС-Референт, БОС-Референт 2010, БОС-Референт 4J, БОС-Референт.bpm: фінансовий менеджмент

Додаткові модулі: АРМ-керівник, iРеферент

Програмні продукти

БОС-Референт

Система класу ECM, призначена для автоматизації внутрішнього документообігу компанії та побудови систем керування корпоративним контентом. Створена на платформі документоорієнтованої IBM Lotus.

Завдання, що вирішуються:

робота з договорами
контроль за виконанням доручень керівників
робота із заявками
проектний документообіг та колективна робота
робота зі зверненнями громадян
архівне зберігання електронних документів
інтеграція з порталами з інформацією про держпослуги

БОСС-Референт має достатньо високий рівеньфункціональності по всіх напрямках роботи з документами, масштабованості та стабільності в роботі. При цьому використання відбувається швидко, а інтерфейс дозволяє співробітникам оперативно включитися в роботу. Система орієнтована великі організації та має великі можливості адаптації під потреби підприємства. При побудові СЕД у територіально-розподілених компаніях всі учасники отримують повнофункціональну систему. Схема ліцензування проста та прозора.

БОС-Референт 2010

Система класу ECM розроблена на основі платформи Microsoft SharePoint Server 2010. Позиціонується як система нового рівня взаємодії з користувачем. Пріоритет у цій системі надається зручності роботи з нею всім категорій користувачів за допомогою універсального клієнта.

БОСС-Референт 2010 підтримує можливості колективної роботи з документами та неструктурованою інформацією, контролю над інформаційними потоками, у тому числі генерується за допомогою технологій Enterprise 2.0. Клієнтська частина може бути інтегрована з іншими корпоративними програмами. При цьому доступ до даних забезпечується через єдиний інтерфейс.

Завдання, що вирішуються:

обробка великих обсягів інформації у зручному форматі
забезпечення контролю за виконанням доручень
можливість ефективної колективної роботи (технології web 2.0, мобільність)
організація дискусій та чатів з документів та тем

БОС-Референт 4J

Система електронного документообігу, призначена для автоматизації роботи канцелярії та контролю виконавчої дисципліни. Під час її розробки максимально враховувалися вимоги органів влади до функціоналу СЕД. БОСС-Референт 4J створено на СПО-платформі JBoss компанії RedHat.

Це одна з небагатьох систем на російському ринку, яка створена на СПО-платформі і поставляється з відкритим кодом. СУБД системи також має відкритий код. Це може бути важливо для організацій, які висувають великі претензії до безпеки внутрішньої інформації та профілактики її витоку.

Система є веб-додатком. Робота здійснюється через веб-браузер Explorer або FireFox.

Завдання, що вирішуються:

контроль за виконанням доручень
робота з договорами
робота з нормативною документацією
інтеграція СЕД із системою міжвідомчого електронного документообігу
робота зі зверненнями громадян
створення основи для комплексної інформаційної системи на кшталт «електронний уряд»

БОСС-Референт.bpm: фінансовий менеджмент

Система централізованої обробки та зберігання фінансових документів. Була розроблена на платформі FileNet корпорації IBM. Вирішує завдання автоматизації та спрощення роботи централізованої бухгалтерії.

Завдання, що вирішуються:

доставка фінансових документів із віддалених підрозділів до центральної бухгалтерії
єдиний централізований архів електронних копійфінансових документів
доступ співробітників до фінансових документів із різних облікових систем

Функції:

Введення первинної фінансової документації
Обробка документації у центральній бухгалтерії
Розміщення в електронному сховищі документів
Синхронізація даних з обліковими системами
Міграція даних у СЕД
Повнотекстовий пошук

Положення на ринку

За даними дослідження компанії DSS Consulting, компанія БОСС-Референт входить до п'ятірки лідерів серед компаній-розробників СЕД. За загальною кількістю впроваджень та динамікою нових проектів на 5 місці. За кількістю робочих місць на 3-му місці. За динамікою приросту робочих місць на 2-му місці.

Більшість реалізованих ліцензій БОСС-Референт посідає продовжені проекти у Федеральної податкової службі Росії (ФНС) і компанії МТС, і навіть у Федеральній службідержавної реєстрації, кадастру та картографії (Росреєстр). Система БОС-Референт відноситься до класу систем-надбудов на платформах. За даними DSS, вже кілька років система БОСС-Референт утримує перше місце в цьому класі.

Основними замовниками компанії БОС-Референт є федеральні та регіональні органи влади, державні підприємства, компанії паливно-енергетичного комплексу та хімічної промисловості.

Основні користувачі системи

Федеральна податкова служба Росії
НК Роснефть
Башнефть
ФосАгро
ГазпромНафта
Федеральна служба державної реєстрації, кадастру та картографії (Росреєстр)
Федеральна служба з нагляду у сфері природокористування (Росприроднагляд)
Уряд Воронезької області
Адміністрація Псковської області
Багатофункціональний центр з надання державних та муніципальних послуг (МБУ "МФЦ") м.Волгограда

Партнерська мережа

Офіс компанії БОС-Референт розташований у Москві. Філіальну структуру компанія не має. Партнери БОС-Референт присутні практично у всіх регіонах Росії, а також в Україні та Казахстані.

Критика продуктів

Основна критика посідає найстаріший продукт компанії – БОСС-Референт на Lotus.

З недоліків можна відзначити відсутність offline-роботи та трохи застарілий інтерфейс. Відзначається упереджене ставленнядо платформи з боку користувачів. Надзвичайно незручне управління правами доступу до документів в умовах звичайної плинності кадрів, відсутність групових прав доступу. Проблеми з випуском нових версій програмного забезпечення, погана гарантійна підтримка.

На інші системи знайти негативні відгуки не вдалося. Можливо, це пояснюється тим, що вони були представлені нещодавно.

Посилання

"БОС-Референт" допомагає вдосконалити систему комунікацій
Нова політика для «БОС-Референта», BYTE №9 (278), 29 травня 2007 року
Оптимізація витрат на СЕД: підрядники знають, як заощадити

Призначення системи БОС-Референт

Система БОС-Референт розроблена для автоматизації управлінського документообігу та діловодства. Її споживачами є комерційні компанії, федеральні державні унітарні підприємства, державні органивлади.

Головними результатами впровадження системи є:

- підвищення керованості організації. Новий рівень виконавської дисципліни.
- підтримка регламентів внутрішньокорпоративної взаємодії. Підвищення швидкості ухвалення рішень.
- Створення умов обміну знаннями та інформацією. Удосконалення процесів, товарів та послуг організації.

Переваги системи БОС-Референт

- засоби створення єдиного інформаційно-управлінського простору для організацій будь-якої складності: розподілених, багаторівневих, функціонально-проектних.
- підтримка складних маршрутів узгодження документів.
- Розвиток рішення. Швидка автоматизація бізнес-процесів завдяки наявності вбудованих процесів обробки документів, що настроюються та модифікуються з урахуванням специфіки замовника.
- Надійна робота, високі показники продуктивності, зручність адміністрування та масштабування, Web-доступ.
- наявність засобів захисту інформації. Можливість побудови з урахуванням БОС-Референта системи юридично значимого електронного документообігу.
- Простота освоєння користувачами.
- Успішне використання системи провідними компаніями та організаціями Росії.

Функціональність системи

Система БОС-Референт забезпечує автоматизацію процесів:

- документаційного забезпечення прийняття рішень, включаючи створення проекту документа, його погодження, затвердження та направлення до архіву;
- контролю виконавчої дисципліни, у тому числі процеси формування доручень та контролю їх виконання;
- роботи з вхідною та вихідною кореспонденцією.

Названі функції можуть бути реалізовані в організаціях та компаніях, що мають багаторівневу, територіально-розподілену та функціонально-проектну структуру.

Автоматизовані функції

- Документаційне забезпечення прийняття рішень:
- автоматизація затверджених регламентів та управління їх змінами.
- Підтримка роботи кінцевих користувачів згідно з регламентами.
- підстроювання регламентів у ході їх використання «на льоту».
- Контроль проходження документів згідно з регламентом: дати, візи, версії та редакції документів.
- Підтримка складних схемузгодження: паралельне, послідовне, з переходами за умовами.
- Робота з версіями та редакціями документів.
- Обробка вхідних та вихідних документів:
- Реєстрація кореспонденції, що надходить у різних видах. Зв'язування документів "з питання".
- накладення резолюцій. Пересилання документів всередині організації по маршрутах, що налаштовуються.
- підтримка складних реєстраційних номерів.
- Забезпечення роботи кількох канцелярій.
- контроль виконавчої дисципліни.
- Швидкий доступ до документів, що стосуються нових і раніше створених доручень.
- формування доручень, коригування списку виконавців та строків виконання доручень.
- Контроль строків та робіт з виконання доручень.
- Моніторинг та статистика виконання доручень та відпрацювання документів.
- Підтримка складних організаційних структур підприємств та організацій.
- Ведення даних про підлеглі компанії, підрозділи та співробітників організацій.
- Підтримка механізмів довірених осіб, делегування повноважень та поєднань.
- управління правами співробітників на створення, погодження підписання, реєстрацію документів тощо.

Функціональна структура системи БОС-Референт

Додаткові можливості

Генератор звітів Report"sMan

Генератор звітів Report'sMan для Lotus Notes (розробка компанії Аплана) забезпечує підготовку складних звітів користувачів будь-яких програм Lotus Notes і, зокрема, користувачів системи електронного документообігу БОСС-Референт.

Report"sMan може бути підключений до будь-яких баз даних Lotus Notes будь-якого дизайну. Він працює з довільними параметрами при формуванні звітів і виконує автоматичну обробку макросів. Генератор звітів дозволяє зберігати зразки звітів для їх подальшого повторного використання, а також експортувати звіти до MS Excel, MS Word, HTML та PlainText.

Для потенційних партнерів та користувачів програми Report'sMan компанія Аплана надає можливість попрацювати з нею в тестовому режимі протягом одного місяця.

Системи сканування та розпізнавання тексту

Система БОС-Референт інтегрована з системами сканування та розпізнавання тексту ABBYY FineReader (версія 4.0 або SE 7.0) та CuneiForm (версія 10 та вище). Наявність інтеграції дозволяє організувати швидке автоматичне перетворення документів з паперового в електронний вигляд та зручне введення їх у систему.

БОСС-Референт пропонує три варіанти використання засобів сканування в системах електронного документообігу та автоматизації діловодства:

- Використання настільного сканера для організації індивідуального сканування. Рекомендується використовувати в організаціях з невеликим обсягом вхідних документів
- Використання мережевих сканерів для робочих груп
- Використання потокової лінії сканування, що забезпечує швидке автоматичне перетворення документів на електронний вигляд у безперервному потоковому режимі. Таке сканування виконується з використанням технології штрих-кодів і рекомендується застосовувати в організаціях з великим обсягом кореспонденції, що входить, з територіально-розподіленою структурою апарату управління, в центральних апаратах міністерств і відомств.

Факс-сервер Extra Fax

Інтеграція системи БОСС-Референт з факс-сервером ExtraFax (компанії Extracomm Technologies Inc.) забезпечує можливість надсилати та приймати факси та електронну пошту, маршрутизувати вхідні повідомлення, розраховувати витрати на трафік за допомогою вбудованої білінгової системи, а також виконувати багато корисних функцій по роботі з факсами.

Користувачі можуть працювати з сервером ExtraFax за допомогою стандартного клієнта Lotus Notes, будь-якого веб-браузера або здійснювати «друк документів на факс» з будь-якої програми Windows за допомогою драйвера ExtraFax Print-to-Fax.

Налаштування клієнтського місця, які можна робити через стандартний клієнт Notes та через Internet, дозволяють вибирати "шапки" факсів, а також надсилати повідомлення за розкладом та з урахуванням пріоритетів. Під час друку документів із Windows-програм для вибору адресата можуть використовуватися адресні книги, що лежать на сервері Domino.

Дуже зручні для користувачів: єдиний механізм для розсилки факсів та електронної пошти, можливість відправлення документів із середовища Windows на факс одним натисканням правої кнопки миші, а також оповіщення, що автоматично направляються, про результати відправлення факсів. Організувати групову роботу з факсами дозволяють маршрутизація вхідних повідомлень, налаштування індивідуальних та колективних "шапок" факсів та вбудована білінгова система. Програма надає можливість розмежувати права доступу з факсами – на роботу з факсами (створення, читання, видалення, пересилання тощо) та на відправлення факсів міжміськими або міжнародними лініями.

Склад системи

Систему електронного документообігу, побудовану з урахуванням БОСС-Референта, можна умовно у вигляді сукупності кількох верств:

- "залізо" (сервери, клієнтські робочі станції, мережі та ін.) та платформа (мережева операційна система Windows/Linux/Sun та транспортні протоколи), яка об'єднує в єдиний комплекс все "залізо"
- технологія IBM Lotus - технологічна платформа, що є надбудовою над мережевою операційною системою
- система БОСС-Референт, що є Lotus Domino-додаток, що складається з баз даних формату nsf.

Технологічні особливості

1. Підтримка роботи територіально-розподілених організацій

Архітектура системи дозволяє розгорнути систему на кількох незалежних структурах лотусових серверів і, зокрема, організувати роботу на найскладнішій конфігурації серверів Lotus Domino R6.5X – у топології "дворівнева зірка". Два радіальні сервери, що відносяться до одного батьківського сервера і "бачать" його, можуть обмінюватися пакетами інформації безпосередньо.

2. Підтримка реального розподілу

Відмінна особливістьсистеми полягає у підтримці процедур управлінського документообігу та діловодства у територіально-розподілених організаціях.

- Система автоматично спрямовує: а) всім учасникам процесу узгодження копії проекту узгодженого документа; б) відповідальному за підготовку документа (ухвалення рішення) візи та зауваження учасників узгодження, додаткові документи.
- Після завершення погодження система оновлює статус документа та інформує про це всіх учасників процесу погодження.
- Етап ознайомлення завершується автоматичним надсиланням документа (і всіх його копій) до архівних баз.

У будь-який момент часу всі співробітники, які працюють над проектом документа, мають у своєму розпорядженні його актуальні копії, мають інформацію про статус документа, а також можуть переглянути інформацію, що відноситься до питання - сформовані в ході погодження зауваження, доручення та ін.

3. Оперативність та надійність передачі даних

При передачі даних у розподіленої структурі застосовуються принципово нові механізми взаємодії змін системи, встановлених різних територіях (серверах). У БОС-Референті v.3 механізм реплікації використовується тільки для синхронізації довідкових та словникових даних. Для передачі функціональних даних, що нерідко утворюють зв'язки документів (мова йде про набір файлів, доручень, віз погодження, ознайомлення тощо, що належать до конкретної картки документа), використовується механізм прямої передачі даних через з'єднання XML-пакетом.

Даний механізм, що лежить в основі процесів узгодження та ознайомлення документів у розподіленому середовищі, забезпечує: 1) гарантовану та економну доставку (тільки на необхідні сервери) зв'язок документів усім учасникам роботи над документом; 2) зниження навантаження на канали передачі даних та 3) суттєве спрощення адміністрування системи: не потрібно виконувати складні параметри прав доступу серверів і параметрів реплікації.

4. Підтримка складних організаційних структур

Система підтримує продумані механізми поєднання посад, делегування повноважень та заміщень. Механізм суміщення посад є ключовим для використання СЕД в організаціях, де, крім функціональних підрозділів, мають місце проектні освіти. Для кожного співробітника задається перелік ролей з обробки документів (стверджуючий, узгоджуючий тощо), при цьому користувач може мати різні ролі у функціональному підрозділі, де він працює, та проектах, у яких він бере участь. Обробляючи конкретний документ, користувач одержує та обробляє документи відповідно до його ролі у підрозділі, зазначеному в документі.

5. Робота з версіями та редакціями документів

Картки документів та вкладені файли зберігаються у різних базах даних. Це уможливило реалізувати механізм роботи з версіями та редакціями документів, який широко використовується на етапах узгодження, підписання та затвердження документів.

6. Гнучкість системи

Засоби системи, включаючи механізм workflow, дозволяють швидко модифікувати існуючі схеми проходження документів, а також швидко реалізовувати документообіг за новими бізнес-процесами, пов'язаними з обробкою документів. З допомогою будівельних кубиків системи можна швидко реалізувати, наприклад, обробку документів, необхідні прийняття рішення про доцільність проведення рекламних акцій, виділення кредиту (у банках) тощо.

7. Відмовостійкість

БОС-Референт підтримує роботу в програмному кластері Domino, що складається з двох серверів - основного та резервного. У разі відмови основного сервера, на якому працюють користувачі, відбувається їхнє автоматичне перемикання на резервний сервер (при новому відкритті баз даних). У разі відновлення основного сервера зворотне перемикання користувачів здійснює адміністратор.

8. Продуктивність

Високу продуктивність системи в ситуації динамічного зростання обсягів даних забезпечує механізм архівування, що виконує перенесення документа в архів на тому сервері, де він був створений, з автоматичним автоматичним збереженням архівної копії на інших серверах. Висока продуктивність досягнута і за рахунок роздільного зберігання "легких" карток документів та вкладених у них файлів, а також доступу до останніх програмних засобів.

9. Web доступ

Для організацій, що не використовують Lotus як корпоративний стандарт, запропонований альтернативний спосіб доступу до функціональних можливостей системи - засобами браузера Internet Explorer версії 5 і вище. Такі організації потребують закупівлі клієнтських ліцензій Lotus Notes тільки для встановлення на робочих місцях адміністраторів системи.

10. Зручність адміністрування

Платформа Lotus Domino/Notes дозволяє вести одночасно доопрацювання системи та її тиражування до дочірніх структур організації. Існують механізми, які дозволяють робити оновлення системи в усіх офісах територіально-розподіленої організації за ніч. Для полегшення робіт із ведення списків співробітників реалізовано інтеграцію системи з LDAP-каталогами.

Надіслати свою гарну роботу до бази знань просто. Використовуйте форму нижче

Студенти, аспіранти, молоді вчені, які використовують базу знань у своєму навчанні та роботі, будуть вам дуже вдячні.

Розміщено на http://www.allbest.ru/

ПРОФЕСІЙНА ОСВІТАЛЬНА ОРГАНІЗАЦІЯ АСОЦІАЦІЯ

«РЕГІОНАЛЬНИЙ ФІНАНСОВО-ЕКОНОМІЧНИЙ ТЕХНІКУМ»

КУРСОВА РОБОТА

з дисципліни: «Системи електронного документообігу»

на тему: "Система електронного документообігу Бос-Референт»

Виконала студентка 1 курсу

Спеціальність: 230701 Прикладна інформатика (за галузями)

Мисіна Анастасія Миколаївна

Вступ

1. Характеристика СЕД Бос-Референт

1.1 Електронний документообіг: сутність та актуальність
1.2 Опис СЕД Бос-Референт
1.3 Переваги та недоліки СЕД БОС-Референт

2. Аналіз досвіду впровадження СЕД БОС-Референт

2.1 Практика впровадження БОС-Референт у Федеральній податковій службі Російської Федерації
2.2 Досвід використання БОС-Референт у Роснерухомості

Висновок
Список літератури

Вступ

Впровадження системи електронного документообігу є актуальним для будь-якої державної установи, особливо у світлі державної програми зі створення «електронного уряду».

Впровадження системи підвищить рівень контролю виконання співробітниками своїх обов'язків, підвищиться виконавська дисципліна, а разом із цим організація набуде:

- прозорість руху документів;

- єдиний інформаційний простір, що інформаційно зв'язує підрозділи Департаменту та контрагентів;

- гарантована наявність інформації та моментальний доступ до неї;

- прискорений обмін документами та строки виконання через відсутність необхідності у фізичному розмноженні та переміщенні документів;

- керовані та контрольовані інформаційні потоки і, як наслідок, підвищення керованості організацією загалом.

Основна ідея методики вибору ефективної моделі впровадження СЕД полягає у проведенні аналізу характеристик вимог, вивченні можливостей учасників команди розробника та колективу користувачів, а також залежить від типу проекту та можливих ризиків.

В основі методики вибору програмного забезпечення системи електронного документообігу лежить зіставлення вимог, що пред'являються до майбутньої системи з функціональними можливостями того чи іншого програмного забезпечення, порівняльний аналіз, а також задоволення вимог самої СЕД до апаратно-технічної інфраструктури.

Мета цієї роботи – вивчення системи електронного документообігу Босс-Референт.

Для досягнення цієї мети необхідне вирішення низки завдань:

- описати СЕД Бос-Референт;

- розглянути користувачів системи електронного документообігу БОС-Референт;

- виявити переваги та недоліки СЕД БОС-Референт;

- Проаналізувати практику впровадження БОС-Референт у Федеральній податковій службі Російської Федерації;

- оцінити досвід використання БОС-Референт у Роснерухомості.

Об'єкт дослідження – система електронного документообігу Босс-Референт.

Предмет дослідження – автоматизація документаційного забезпечення.

1. Характеристика СЕД Бос-Референт

1.1 Електронний документообіг: сутність та актуальність

електронний документообіг референт

Світова практика, що підкріплюється низкою досліджень, показує, що при ухваленні рішення про впровадження СЕД на організації, як правило, впливають три фактори: бажання підвищити свою ефективність, оптимізувати бізнес-процеси та забезпечити відповідність законодавчим вимогам. Російський ринок у цьому плані не є винятком. До речі, актуальність переходу на електронний документообіг російських компаній багато в чому підігрівається законом «Про персональні дані» (№ 152-ФЗ), що набирає чинності (№ 152-ФЗ), який пред'являє серйозні вимоги до зберігання, збору, передачі та обробки даних клієнтів. Збільшення обсягів збереженої інформації та необхідність забезпечення її надійного захисту роблять вибір компаній на користь інформаційних систем ще очевиднішим.

Водночас не забуватимемо про специфіку, що традиційно властива російському діловодству. Проекти документів, журнали ознайомлення, журнали передачі, доручення з документам і проектам, завдання з дорученням, контроль виконання, варіативні процеси узгодження документів - всі ці особливості російського документообігу мають бути враховані в СЕД. У цьому необхідно, щоб система відповідала одночасно вимогам керівників, сприяючи підвищенню управлінської ефективності, і навіть потребам співробітників, створюючи необхідні умовидля підвищення продуктивності праці та якості обслуговування клієнтів.

Сучасний керівник від СЕД чекає, зрозуміло, на головне, а саме підвищення ефективності підприємства. Сьогодні далеко не всі компанії можуть похвалитися ефективністю та прозорістю своїх бізнес-процесів. Ситуація, коли не зрозуміло, хто відповідає за виконання тих чи інших функцій, співробітники виконують численні рутинні операції, створюється величезна кількість паперових документів, а також відбувається втрата інформації – не рідкість.

СЕД дозволяє не тільки впорядкувати діловодство, заощадити час і витратні матеріали, але й сприяє більш чіткій організації бізнес-процесів компанії, що значно підвищує її ефективність.

Співробітник від СЕД чекає насамперед зниження рутинної складової та зручності роботи з документами, можливості не витрачати час на пошук потрібної інформації. Важливим чинником є простота СЕД у використанні, «дружність» її інтерфейсу. Система має бути ясна і зрозуміла рядовому співробітнику, який має щодня з нею працювати.

Розглянемо переваги СЕД. Отже, до основних переваг електронного документообігу можна віднести:

1. Підвищення прозорості та керованості бізнесу за рахунок покращення доступу до інформації та більш чіткого контролю за процесами. Для того щоб підвищити прозорість бізнес-процесів для керівництва та знизити ймовірність шахрайства, у будь-якій системі електронного документообігу є модуль, який наочно показує процеси узгодження та зміни всіх документів у системі.

2. Надійне зберігання та запобігання втратам документів, у тому числі внаслідок форс-мажорних обставин, а отже, зниження юридичних та економічних ризиків.

3. Зниження витрат. Введення електронного документообігу дозволяє знизити видатки зберігання документації, і навіть витратні матеріали, що використовуються при паперовому документообігу.

4. Контроль за виконанням доручень за рахунок гнучкої звітності, яка дозволяє керівництву аналізувати кількість оброблених, погоджених та прострочених документів, вживати заходів для виправлення ситуації.

5. Підвищення продуктивності працівників. За рахунок зниження кількості рутинних операцій, економії часу та підвищення зручності роботи зростає та продуктивність співробітників. Крім того, правильна організація електронного документообігу дає змогу виключити помилки, пов'язані з так званим людським фактором.

6. Швидкий пошук. Можливість швидко та легко знаходити потрібні документи – одна з основних переваг СЕД.

7. Колективна робота із документами. Автоматизація документообігу дозволяє одночасно декільком користувачам працювати з тим самим файлом, а також здійснювати пошук по єдиній базі даних документів.

8. Розмежування доступу до документів. Кожен користувач системи бачить лише ті документи, яких йому дозволено доступ.

9. Прискорення процесу узгодження та затвердження документів.

Зазначимо, що при виборі СЕД важливо звертати увагу на гнучкість системи, можливість налаштовувати її під конкретні завдання бізнесу та наявність потенціалу для подальшого розвитку. До останнього можуть належати: налагодження бізнес-процесів узгодження фінансових документів, інтеграція з 1С та іншими бухгалтерськими системами, штрихкодування, створення архіву первинної документації, інтеграція з системою електронно-цифрових підписів, Поточне сканування та розпізнавання документів з автоматичним створенням карток та ін.

Актуальність електронного документообігу визначається об'єктивними вимогами часу, такими як зростання інформаційного потоку та динамічність інформаційного середовища, і дедалі частіше підтверджується заявами керівництва країни. Як сказав Президент РФ Д.А. Медведєв на засіданні президії держради у м. Петрозаводську: «Електронний документообіг має стати реальністю у 2010 р.». Звичайно, поки що не можна говорити про те, що «наказ» президента повністю виконаний, проте багато російських компаній вже на власній практиці переконалися в ефективності СЕД як інструменту зниження ризиків та отримання конкурентних переваг на ринку.

Звичайно, за всіх очевидних переваг СЕД повністю перейти на електронний документообіг поки не є можливим як з точки зору законодавства РФ, відповідно до якого основною формою документа, як і раніше, вважається паперова, так і в силу об'єктивних життєвих реалій. Однак можливість отримати ефективний інструмент управління, необхідний розвитку бізнесу в сучасних умовах, доступна російським компаніям вже сьогодні.

1. 2 Опис СЕД Босс-Референт

Використання СЕД БОСС-Референт у управлінському процесіпризводить до оптимізації руху корпоративних документів, прискорення прийняття рішень менеджментом організації та покращення якості управління, підвищення виконавчої дисципліни та ефективності роботи персоналу. Система електронного документообігу Босс-Референт окупається терміном від 6 місяців до 2-х років.

Програма БОСС-Референт допомагає організувати документообіг за стандартами системи менеджменту якості та є надійним помічником у вирішенні управлінських завдань.

Використання системи:

- дозволяє максимально відмовитися від паперового документообігу;

- допомагає оптимізувати роботу із договорами, заявками;

- організує ефективне управління проектами;

- покращує контроль виконання завдань та доручень керівництва.

При впровадженні системи електронного документообігу БОС-Референт у державних та владних структурах створюється база для налагодження обміну інформацією із зовнішніми користувачами на кшталт «електронного уряду» та організації роботи порталів державних послуг. Програмний продукт БОСС-Референт забезпечує прозорість діяльності та підвищення якості послуг, що надаються державою. Система дозволяє скоротити бюджетні витрати на утримання органів влади, підвищити продуктивність та ефективність управління, краще контролювати виконавську дисципліну. У приватних організаціях створення системи підвищує оперативність управлінських рішень, продуктивність роботи персоналу за рахунок скорочення часу обробки документа та пошуку необхідної інформації

СЕД БОСС-Референт має низку незаперечних переваг, а саме:

- створення єдиного інформаційного поля в організаціях із широкою філіальною структурою;

- Швидке впровадження з адаптацією під вимоги організації з підключенням до вирішення цих питань фахівців замовника;

- Зручний і доступний інтерфейс дозволяє персоналу організації без напруги в короткі терміни освоїти роботу в системі;

- ефективна робота користувачів здійснюється через клієнта Lotus та web;

- надійна робота системи, супровід та адміністрування у всіх філіях з єдиного центру у режимі 24/7;

- скорочення трафіку під час роботи у розподіленому середовищі;

- широкі можливості зростання системи за кількістю користувачів, типів документів, площадок;

- Високий рівень захисту інформації;

- багатий та успішний впроваджувальний досвід, професіоналізм розробників;

- приваблива та доступна ціна при високій якості роботи системи.

Створення системи електронного документообігу у компанії включає покупку необхідної кількості ліцензій, роботи з постановки та впровадження системи, навчання персоналу, організацію підтримки та супроводу системи. Партнери компанії БОС-Референт здійснюють продаж ліцензій кінцевим користувачам. Необхідно придбати ліцензії на програму БОСС-Референт та ліцензії на платформу IBM Lotus Notes/Domino за кількістю користувачів у системі.

В результаті впровадження системи електронного документообігу організація отримує можливість наведення ладу в документообігу, скорочення часу обробки документів, покращення контролю виконання документів. Підвищується оперативність прийняття рішень менеджментом компанії з допомогою швидкого пошуку необхідної інформації. У конкурентній боротьбі важливим аспектомє збереження інформації, яку СЕД БОС-Референт забезпечує повною мірою. Створення єдиного інформаційного простору покращує взаємодію між органами влади, робить діяльність державних структур прозорішою.

Систему електронного документообігу, побудовану з урахуванням системи документаційного забезпечення управління БОС-Референт, можна умовно у вигляді сукупності кількох верств.

Система БОС-Референт складається з наступних модулів:

"Залізо" сервера, клієнтські робочі станції, локальні обчислювальні мережі, модеми, принтери, сканери, джерела безперебійного живлення та інші технічні засоби.

Малюнок 1 - Шари системи документаційного забезпечення управління БОСС-Референт

Операційна система: мережна операційна система Windows, Linux, інші транспортні протоколи, що об'єднують у єдиний комплекс все «залізо».

Lotus Notes/Domino - прикладна програмна платформа, що є надбудовою над мережевою операційною системою і включає засоби зберігання документів, реплікації (синхронізації) даних, повнотекстового пошуку, електронної пошти та інші важливі механізми.

БОСС-Референт - прикладні взаємопов'язані програмні модулі, що працюють у середовищі Lotus Notes/Domino та підтримують бізнес-процеси управлінського та частково функціонального документообігу.

Організаційне та нормативне забезпечення: регламенти, правила роботи, інструкції для користувачів та адміністраторів системи тощо.

До складу БОС-Референт входить набір взаємозалежних підсистем, призначених для створення системи електронного документообігу та автоматизації діловодства.

Малюнок 2 – Структура електронного документообігу «БОСС-Референт»

Система електронного документообігу «БОСС-Референт» – чудовий приклад того, як висококваліфіковані фахівці підходять до виконання поставлених перед ними завдань. Вона розроблена компанією БОС-Референт для автоматизації управлінського документообігу та діловодства. Створена в 1996 році, на сьогоднішній день СЕД БОС-Референт є одним із лідерів на російському ринку рішень класу ЄСМ (Enterprise Content Management). З усіх встановлених у 2008 році робочих місць СЕД, 25%, тобто кожне 4-те, реалізовано на системі БОС-Референт (відповідно до огляду ринку СЕД, випущеного DSS Consulting).

На платформі БОСС-Референт побудовано найбільші в Росії СЕД у Федеральній податковій службі РФ (ФНС) – понад 85 000 користувачів, і в компанії МТС – система об'єднує понад 25 000 співробітників.

Наведені вище факти досить повно пояснюють, чому при пошуку в Інтернеті поєднання слів «бос референт» майже відразу після опису професії референта або секретаря-референта та історії походження слова «бос» поряд зі статтями, як із цими босами взаємодіяти у професійній діяльності, можна виявити посилання на цей продукт.

Головний екран наочно дає користувачеві уявлення про стан справ. Співробітник легко оцінить кількість і суть найближчих завдань, обсяг пошти та документів, що надійшли до нього на обробку, і за бажання, перейде до конкретного документа, листа або доручення. Нові завдання не дадуть працівникові спокою, доки не будуть виконані.

Малюнок 3 - Головний екран програми

Одна з цілей програми – забезпечити чистоту та порядок на робочому місці. Зазвичай користувач працює із кількома десятками документів. Для того, щоб обмежити кількість відображуваних документів, використовуються спільно перемикачі, що працюють, які не змінюють контекст радикальним чином, а уточнюють поточне подання списку документів.

Малюнок 4 - Екран доручень

Користувачами системи електронного документообігу БОСС-Референт є органи федеральної та регіональної влади, державні унітарні підприємства, комерційні компанії, серед яких холдинги з великою філіальною структурою, так і невеликі організації.

Автоматизація управління документами за допомогою БОС-Референт призводить до зростання продуктивності роботи співробітників, полегшення доступу до інформації для прийняття управлінських рішень, поліпшення виконавчої дисципліни, а отже, загального підвищення якості управління.

Управлінські завдання, які вирішуються СЕД БОСС-Референт:

- організувати ефективну роботу з договорами;

- зробити внутрішньокорпоративний документообіг максимально безпаперовим;

- автоматизувати документообіг органів влади федерального чи регіонального рівня;

- Забезпечити якісний контроль виконання доручень керівників;

- підвищити ефективність роботи із заявками;

- Налагодити управління документами в рамках системи менеджменту якості.

Не дивно, що запити «бос-референт» часто вводять у пошукових системах представники як комерційних організацій, так і структур влади.

Впровадження СЕД БОС-Референт дає такі результати:

- Підвищення якості надання державних послуг;

- Поліпшення виконавської дисципліни, підвищення керованості;

- підвищення прозорості та відкритості діяльності;

- Зниження витрат на забезпечення роботи органів влади;

- Створення основи для комплексної інформаційної системи типу «електронного уряду» (міжвідомчий документообіг, ЕАРи, архіви, портали держпослуг).

Термін окупності системи складає від півроку до 2 років.

1.3 Переваги та недоліки СЕД БОСС-Референт

Переваги для комерційних компаній:

- Підвищення керованості;

- оперативне реагування зміни;

- Збільшення конкурентоспроможності компанії на ринку.

Переваги СЕД БОС-Референт визначаються широкими можливостями платформи IBM Lotus, високотехнологічною архітектурою та багатим досвідом впровадження. Можна виділити такі переваги рішення порівняно з конкурентами:

Переваги:

- швидке впровадження та швидка автоматизація процесів обробки документів;

- Легке освоєння користувачами основ роботи з системою завдяки тому, що інтерфейс зручний та інтуїтивно зрозумілий;

- можливість повноцінної роботи користувачів із системою як через клієнта Lotus, так і через web;

- широкі можливості адаптації системи під потреби організації, зокрема силами фахівців замовника;

- можливість побудови справді єдиного інформаційного простору в організаціях, які мають територіально розподілену структуру;

- зниження трафіку під час роботи у розподіленому середовищі з допомогою реалізації принципу «документ доставляється лише туди, де він необхідний роботи»;

- забезпечення надійності та відмовостійкості системи 24 години 7 днів на тиждень;

- простота супроводу системи та можливості адміністрування СЕД у всіх філіях з єдиної точки;

- Забезпечення високого ступеня безпеки даних;

- одна з кращих пропозицій на ринку щодо співвідношення ціна/якість;

- ефективність та переваги системи підтверджені досвідом безлічі успішних впроваджень.

З недоліків можна відзначити відсутність offline-роботи та трохи застарілий інтерфейс. Відзначається упереджене ставлення до платформи користувачів. Надзвичайно незручне управління правами доступу до документів в умовах звичайної плинності кадрів, відсутність групових прав доступу. Проблеми з випуском нових версій програмного забезпечення, погана гарантійна підтримка.

2. Аналіз досвіду впровадження СЕД БОС-Референт

2.1 Практика впровадження БОС-Референт у Федеральній податковій службі Російської Федерації

Групою компаній АйТі та її партнерами реалізовано значну кількість проектів щодо створення систем електронного документообігу на платформі БОС-Референт на підприємствах різних галузей, масштабів та форм власності.

Федеральна податкова служба Російської Федерації найбільше відомство у структурі державних органів нашої країни. Щороку до ФНП надходять та обробляються понад 200 тисяч документів від громадян, юридичних осіб та державних структур. У зв'язку з цим одним із найголовніших завдань ФНП є створення системи управління документами.

Як основу відомчої системи електронного документообігу ФНП було обрано програмний комплекс «БОСС-Референт», розробка компанії «АйТі» на платформі Lotus Domino/Notes. Спільний проект «АйТі» та Головного науково-дослідного обчислювального центру ФНП Росії (ДНІВЦ) зі створення СЕД виконується у три етапи.

В даний час кількість користувачів системи перевищує 88 тисяч, а після завершення проекту в системі працюватиме понад 120 тисяч людей. Вже сьогодні система електронного документообігу ФНП Росії є найбільшою в нашій країні.

На середину 2008 року у відомчу систему електронного документообігу ФНС Росії входить понад 800 організацій. У тому числі: Центральний апарат ФНП, понад 80 Територіальних управлінь ФНП, 7 Інспекцій ФНП по Федеральних округах РФ, 9 Міжрегіональних інспекцій з великих платників податків, понад 750 районних та міських інспекцій ФНП.

Вражають кількісні показники документообігу у 2007 році. Кількість вхідних, вихідних листів доставлених та зареєстрованих з використанням СЕД у центральному апараті склала: 185000 вхідних та 235000 вихідних документів відповідно. Наприклад, по територіальному управлінню ФНП в Республіці Татарстан ці показники рівні: 113000 та 132000 документів.

Малюнок 5 - Система електронного документообігу ФНП

Система електронного документообігу ФНП призначена для автоматизації основних процесів управління документами в Центральному Апараті, Управліннях (УФНС) та Міжрегіональних інспекціях (МРІ) ФНП Росії, ІФНС (Інспекції ФНП) Росії та забезпечення їх ефективної взаємодії між собою у процесі роботи.

СЕД ФНП Росії складається з трьох рівнів, між якими здійснюється інформаційна взаємодія:

1-й рівень: СЕД ЦА ФНП

2-й рівень: СЕД УФНС (МРІ) («СЕД-Регіон»)

3-й рівень: СЕД ІФНС.

Як базові компоненти СЕД ФНС використовується сімейство продуктів Lotus Notes/Domino.

Система Notes/Domino підтримує багаторівневу ієрархічну систему сертифікатів для користувачів та серверів. У рамках проекту використовується єдина система сертифікатів для всієї організації з урахуванням трирівневої організаційної структури та територіального розподілу підрозділів. Відповідно до цієї схеми інфраструктура Lotus Notes/Domino базується на єдиному кореневому сертифікаторі – ФНП. За аналогією з сертифікатом центрального апарату ЦА/ФНП для кожного УФНС створено сертифікатор рівня 1 типу КодУФНС/ФНП - наприклад, R05/ФНП.

Для кожного УФНП (МРІ) створено свій Notes-домен. Усі сервери УФНС встановлені як перші сервери у своїх доменах. Сервери в інспекціях регіону встановлені як другі сервери у тих самих доменах.

Усі сервери УФНС (МРІ) мають власну адресну книгу Lotus Notes (Domino Directory).

Єдиний каталог ФНП забезпечується шляхом:

реплікації всіх адресних книг на центральний Hub-сервер (push);

Використання БД Directory Catalog та стандартного завдання Lotus Notes Dircat;

Реплікації БД Directory Catalog до регіонів (pull).

Це дає можливість здійснення довільного поштового обміну та взаємодії між різними УФНС, МРІ, ІФНС.

Основною особливістю ФНП є трирівнева система канцелярій. Власну канцелярію має не лише керівник відомства, а й його заступники, а також керівники департаментів. У зв'язку з цим на рівнях ЦА та управлінь діє багатоканцелярська структура, що дозволяє забезпечити роботу з документами різних груплише тим користувачам, які мають відповідні права доступу. Співробітники районних інспекцій працюють із базами даних «Канцелярія – ІФНС», створеними спеціально для кожної інспекції. СЕД автоматично формуються щотижневі реєстри про доставлені та зареєстровані в управліннях податкової служби документи, що передаються до ЦА. Аналогічні реєстри надходять із районних інспекцій до відповідного управління.

У СЕД ФНП реалізовано можливість архівування документів БД «Канцелярія». Архіви регіональних управлінь, інспекцій та ЦА автономні.

Спеціально для працівників податкової служби було розроблено систему дистанційного навчання, яка враховує всі особливості СЕД ФНП і є її модулем.

2 .2 Досвід використання БОСС-Референт у Роснерухомості

Федеральне агентство кадастру об'єктів нерухомості (Роснерухомість) є федеральним органом виконавчої влади, що здійснює функції з управління державним майном та надання державних послуг у сфері ведення державного кадастру нерухомості, здійснення державного кадастрового обліку нерухомого майна, кадастрової діяльності, державної кадастрової оцінки земель, землеустрою та державного моніторингу земель, а також функції з державного земельного контролю.

Побудова СЕД Роснедвижимости велося за двома напрямами: автоматизація документообігу у центральному апараті відомства та використання систем електронного документообігу на регіональному рівні - в Управліннях Роснерухомості по суб'єктам Федерації та кадастрових палатах.

Станом на середину 2015 року до складу СЕД Роснерухомості входило понад 220 організації відомства (Центральний апарат, Територіальні управління Роснерухомості по суб'єктах Федерації, Федеральні кадастрові палати по суб'єктах Федерації) розташованих у часових поясах від Чукотки до Калінінграда, кількість активних користувачів системи0 .

Практично з перших днів впровадження Агентство отримало потужний інструмент, що забезпечує безумовне виконання всіх урядових доручень. Система дозволяє всім керівним співробітникам проводити моніторинг виконання доручень самостійно. Дуже важливим результатом впровадження СЕД є зняття проблеми зберігання документів, у тому числі поточного листування.

Система розгорнута та функціонує на виділених серверах. Це означає, що в кожному суб'єкті федерації розгорнуто систему електронного документообігу регіону на своїй серверній базі та абонентській мережі, але всі ці регіональні СЕД інтегровані в загальну систему. Тобто побудовано ієрархічну структуру, яка дозволяє самостійно вести роботу в СЕД співробітникам територіальних управлінь.

До складу системи увійшли програмні компоненти, що дозволяють максимально автоматизувати наступні основні виробничі процеси:

- реєстрацію вхідної та вихідної документації (багаторівневий комплекс БД «Канцелярія»);

- Розсилання документів;

- обробку звернень громадян, а також контроль за виконанням прийнятих за ними рішень (БД «Заяви громадян»);

- контроль виконання доручень, даних керівництвом Агентства, за документами, що надходять (БД «Доручення», БД «Канцелярія Керівника»);

- реєстрацію, зберігання наказів, розпоряджень, доручень керівництва тощо. (БД «Організаційно-розпорядчі документи»);

- узгодження проектів документів та передача їх на затвердження та подальшу реєстрацію;

- робота з документами «Для службового користування;

- Пошук документів.

Аналогічний набір баз даних має у своєму розпорядженні кожне територіальне управління для самостійної роботи з ведення документаційного забезпечення управління.

Виконано роботи з оптимізації процесу реєстрації документів та їх переведення з паперового формату до електронного вигляду. Здійснено підключення спеціалізованого програмно-апаратного комплексу, що дозволяє одночасно сканувати великі обсяги документації, автоматично прикріплюючи образи документів до реєстраційних карток СЕД.

У ході реалізації проекту було організовано та проведено навчальні заняття для всіх категорій користувачів, у тому числі й у територіальних управліннях. Це було додатковим позитивним чинником початку їх роботи у системі та адаптації до нових умов роботи з документами.

Технічна підтримка здійснюється централізовано групою адміністрування відомчої СЕД із Центрального апарату Агентства.

На даний момент представляється цікавим розвиток системи за такими напрямками:

1. Автоматизація процесів організації нарад, управління рішеннями та звітності щодо них.

2. Автоматизація процесів зберігання та управління документами за проектами у структурних підрозділах Агентства.

3. Взаємодія СЕД з іншими АСУ та управління публікацією сервісів, що надаються системою та документів.

4. Можливість наскрізного контролю за виконанням документів у Територіальних управліннях та отримання звітів у Центральному апараті. Це дозволить забезпечити додаткові механізми отримання інформації про поточні статуси документів, які спрямовані на виконання в Територіальні управління Агентства та доручення, створені за ними.

5. Можливість автоматизованого моніторингу СЕД-ТУ із центрального апарату (збір статистичної інформації). Наявність структурованих даних про кількісні показники роботи з документами у СЕД підпорядкованих організацій. Можливість формування статистичних звітів.

Висновок

Зростаючі обсяги інформації, такі як вхідна / вихідна / внутрішня кореспонденція, факси, договори, заявки, доручення та інша робоча документація давно стали невід'ємною частиною бізнес-процесів і вимагають регулярної обробки та впорядкування - генерації, сортування, аналізу, погодження та затвердження.

СЕД полегшує обробку документів, забезпечує актуальність інформації, що зберігається, значно зменшує час пошуку потрібних даних.

Підбір оптимальної СЕД має відбуватися з урахуванням розв'язуваних завдань та особливостей підприємства чи організації. В даний час існує можливість впроваджувати як комплексні СЕД, що охоплюють усі галузі діловодства у великих організаціях та розподілених структурах холдингів, так і простіші, нескладніші системи для малих та середніх підприємств.

Основні функції системи електронного документообігу

- реєстрація та зберігання кореспонденції, включаючи електронне листування та внутрішню документацію співробітників;

- оптимізація процесів узгодження та затвердження документів;

- забезпечення надійного, оперативного та довгострокового архівного зберігання документації з механізмом автоматичного архівування документів, що налаштовується;

- уніфікація та стандартизація форм та шаблонів документів;

- ведення списку клієнтів, відстеження історії взаємодії із нею;

- створення єдиного інформаційного простору та забезпечення можливості повнофункціональної роботи співробітників в офісі та в режимі віддаленого доступу;

- планування спільних та особистих заходів.

Великою перевагою СЕД є можливість переведення в електронний вигляд не лише документів, а й процесів комунікації співробітників, що дозволяє прискорити та спростити організацію нарад та обговорень, обмін актуальною та стратегічною інформацією, узгодження дій співробітників незалежно від місця знаходження (інші офіси, інші міста).

Етапи впровадження системи електронного документообігу:

- обстеження наявних регламентів ведення документації, вимог та функціоналу СЕД

- Впровадження в експлуатацію з установкою ПЗ

- тренінг по роботі із системою для співробітників-користувачів

- Супровід у період дослідної експлуатації

Впровадження СЕД якісно змінює процес документообігу в організації та дає такі переваги:

- скорочення часу пошуку необхідних документів з допомогою наскрізного пошуку по общекорпоративной базе;

- зниження трудомісткості та підвищення ефективності взаємодії різних підрозділів;

- Підвищення ефективності взаємодії різних підрозділів;

- Поліпшення системи адміністрування та контролю процесу обробки документації;

- Зменшення часу доставки управлінської інформації: наказів, розпоряджень, доручень;

- Зниження ризиків втрати документів;

- можливість оперативного прийняття рішень за рахунок повноти та актуальності інформації, що надається;

- Зменшення кількості паперових документів у документообігу компанії за рахунок сканування всієї вхідної та вихідної документації;

- підвищення безпеки зберігання документації за рахунок запровадження авторизованого доступу до системи з урахуванням ролей доступу та прав співробітника на цю інформацію.

Одним із прикладів СЕД є розглянута в даній роботі система БОС-Референт. Як видно з наведених прикладів, низка установ (Федеральна податкова служба, Роснерухомість) вже провели на практиці її впровадження та змогли оцінити результати, пов'язані з практичною оптимізацією документообігу.

переліклітератури

1. Байкова І.Ю. Документообіг та діловодство: як організувати роботу з документами. – К.: Ексмо, 2014. – 483 с.

2. Бардаєв Е.А., Кравченко В.Б. Документознавство. – К.: Академія, 2012. – 291 с.

3. Басаков М.І. Діловодство та кореспонденція у питаннях та відповідях: Навчальний посібник для студентів економічних вузів та коледжів – 5- вид., перераб. І дод. //Серія «Підручники та навчальний посібник» – Ростов н/д: вид-во «Фенікс», 2013. – 320 с.

4. Бобильова М.П. Питання аналізу документообігу організації за умов використання автоматизованих систем // Діловодство. – 2012. – № 8. – с. 50-56

5. Бобильова М.П. На шляху до інформаційного менеджменту (питання оцінки діяльності служб документаційного забезпечення управління в умовах автоматизації документообігу) // Діловодство. – 2014. – №2. - с. 67-69

6. Бикова Т.А.. Кузнєцова Т.В., Санкіна Л.В. Документаційне забезпечення управління (діловодство): Навч. допомога. - 2-ге вид. М.: ІНФРА-М, 2012. – 260 с.

7. Вігера А.М., Дорофєєва О.П., Губська О.К. Секретарська справа. Серія "Навчальний курс". Ростов н/Д: Фенікс, 2011. – 270 с.

8. Грінберг, А. С. Документаційне забезпечення управління [Електронний ресурс]: підручник для студентів вузів, які навчаються за напрямами «Економіка» та «Менеджмент», спеціальностями «Інформатика», «Документознавство та документаційне забезпечення управління», «Автоматизація та управління» / А. С. Грінберг та ін. - М.: ЮНІТІ-ДАНА, 2012. - 391 с.

9. Діловодство (Організація та технології документаційного управління); Підручник для вузів / Кузнєцова Т.В., Санкіна Л.В., Бикова Т.А. та ін.; За ред проф. Т.А. Кузнєцової. – М.: ЮНІТІ-ДАНА, 2013. – 359 с.

10. Документаційне забезпечення діяльності організації. Барановський В.П. Навчальний посібник. - М.: Асоціація авторів та видавців «Тандем». Вид.-во Екмос, 2005. – 276 с.

11. Документаційне забезпечення управління (діловодство): Навч. сел. / Т.А.Бикова та ін - 2 видавництва, перероб. та дод. – М.: НДЦ Інфра-М, 2013. – 304 с.

12. Кузнєцов С.Л. Автоматизовані системиреєстрації та контролю виконання // Секретарська справа. – 2011. – №4. - с. 48-49

13. Кузнєцов С.Л. Сучасні технології документаційного забезпечення управління. - М.: МЕІ; 2012. – 361 с.

14. Кузнєцов, І. Н. Діловодство [ Електронний ресурс]: Навчально-довідковий посібник / І. Н. Кузнєцов. - 6-те вид., перероб. та дод. – М.: Видавничо-торгівельна корпорація «Дашков і К°», 2013. – 520 с.

15. Куня, Н. Н. Конфіденційне діловодство та захищений електронний документообіг [Електронний ресурс]: підручник / Н. Н. Куня, А. С. Демушкин, А. Г. Фабричнов; за заг. ред. Н. Н. Куняєва. – К.: Логос, 2011. – 452 с.

16. Електронний уряд. Електронний документооберт. Терміни та визначення: Навчальний посібник / С.Ю. Кабашів. – М.: НІЦ ІНФРА-М, 2013. – 320 с.

17. Страстенко В.В. НТЦ ІРМ. Навіщо потрібна автоматизація діловодства. - Режим доступу: http://www.mdi.ru/library/analit/avtom.html

18. Огляд систем електронного документообігу. - Режим доступу: http://www.ixbt.com/soft/sed.shtml

19. Електронний документообіг – Системи документаційного забезпечення управління. - Режим доступу: http://www.IT.ru/

20. Автоматизовані системи керування підприємством. - Режим доступу: http://www.cmdsoft.ru/

21. Електронний ресурс: Центр Комп'ютерних Технологій: Система управління електронним документообігом N-System. - Режим доступу: http://www.cland.ru/

Розміщено на Allbest.ru

Подібні документи

Програмні системи автоматизації діловодства. Оцінка ефективності застосування систем електронного документообігу. Аналіз служби діловодства у ЗАТ "Техноліга". Створення системи електронного документообігу з урахуванням СЕД " БОСС-Референт " .

курсова робота , доданий 04.03.2015

Суть та співвідношення зрозуміти "референт", "секретар-референт" та "помічник керівника". Кваліфікаційні вимоги щодо роботи референта. Нормативні документи щодо професії референт в Україні. Документи, що регламентують діяльність референта за кордоном.

курсова робота , доданий 22.03.2015

Аналіз сучасних систем автоматизації діловодства в організації та електронного документообігу, особливості їхньої класифікації. Проблеми автоматизації електронного документообігу. Переваги застосування системи електронного документообігу.

курсова робота , доданий 15.01.2013

Сутність та значення електронного документообігу, його вплив на підвищення ефективності у процесі управління підприємством. Визначення паралельної чи послідовної схеми обробки документів. Класифікація програм електронного документообігу.

курсова робота , доданий 22.04.2014

Основні поняття та принципи електронного документообігу, переваги його впровадження. Portable Document Format (PDF) як переносний платформонезалежний портативний формат електронних документів. Електронний цифровий підпис: призначення та застосування.

презентація , доданий 31.01.2016

Поняття та визначення електронного документообігу (за текстом федеральних законів). Потреба підприємств у системі електронного документообігу (СЕД). Класифікація функцій СЕД, основні вимоги до неї. Атрибути та реквізити документів.

презентація , доданий 21.03.2015

Класифікація проблем запровадження коштів електронного документообігу: надмірна наукоподібність, опір середовища та реінжиніринг навпаки, кастомізація, недопроект. Консерватизм співробітників та керівництва. Надання електронного документа юридичної сили.

реферат, доданий 17.05.2011

Технічні особливості, специфіка, часові рамки та складності впровадження системи електронного документообігу на підприємстві. Аналіз проблем психологічного характеру, що виникають під час мотивації та перенавчання персоналу, пов'язаних із використанням СЕД.

курсова робота , доданий 04.12.2014

Сутність та види електронного документообігу; принципи організації. Правила оформлення розпорядчих та довідково-інформаційних документів. Поняття та природа виникнення архівного фонду. Регламентація електронного документообігу у створенні.

курсова робота , доданий 16.10.2014

Характеристика інформаційної підсистеми керування. Поняття та типологія нормативних документіворганізації. Дослідження документообігу для підприємства ТОВ "Завод великопанельного домостроения". Способи впровадження електронного документообігу "Дело".

Ця система розроблена компанією АйТі (http://www.it.ru). Належить до категорії систем, орієнтованих підтримку управління організацією, ефективної роботи співробітників і накопичення знань, і навіть має розвинені додаткові послуги.

Основне застосування - створення корпоративної системи, що охоплює діяльність співробітників на своїх робочих місцях та підтримує управлінські бізнес-процеси. Підтримує діловодство, організаційне управління, узгодження документів. Відмінна риса її в тому, що, будучи повноцінною системою документообігу, вона вже має всю необхідну функціональність для реалізації діловодства. У ній із самого початку фігурують поняття, ролі та функції, властиві організаціям зі складною ієрархічною структурою в Росії. Інша відмінність системи «БОСС-Референт»: у ній реалізовані функції CRM-системи, контролю договорів, обліку матеріальних цінностей, потокового сканування та розпізнавання (у «БОСС-Референт» інтегрована система FineReader), електронної конференції та дошки оголошень.

Система реалізована на платформі LotusNotes. Завдяки цьому до функцій «БОСС-Референт» користувачі отримують у своє розпорядження все багатство функціональності самого середовища LotusNotes, включаючи електронну пошту, реплікацію даних, можливість віддаленої роботи і т.д. «БОСС-Референт» є найбільш відкритою у всіх сенсах системою – вона постачається разом із повними вихідними текстами. До неї додатково додається інструментарій розробника з повним описом функцій прикладного програмного інтерфейсу.

1.1. Призначення системи "бос-референт"

Система БОС-Референт розроблена для автоматизації управлінського документообігу та діловодства. Її споживачами є комерційні підприємства, федеральні державні унітарні підприємства, державні органи влади.

Головними результатами впровадження системи є:

Підвищення керованості організації. Новий рівень виконавської дисципліни.

Підтримка регламентів внутрішньокорпоративної взаємодії. Підвищення швидкості ухвалення рішень.

Створення умов обміну знаннями та інформацією. Удосконалення процесів, товарів та послуг організації.

Переваги системи БОС-Референт

Засоби створення єдиного інформаційно-управлінського простору для організацій будь-якої складності: розподілені, багаторівневі, функціонально-проектні.

Підтримка складних маршрутів узгодження документів.

Розвиток рішення. Швидка автоматизація бізнес-процесів завдяки наявності вбудованих процесів обробки документів, що настроюються та модифікуються з урахуванням специфіки замовника.

Надійна робота, високі показники продуктивності, зручність адміністрування та масштабування, Web-доступ.

Наявність засобів захисту. Можливість побудови з урахуванням БОС-Референта системи юридично значимого електронного документообігу.

Простота освоєння користувачами.

Успішне використання системи провідними компаніями та організаціями Росії.

Функціональність системи

Система БОС-Референт забезпечує автоматизацію процесів:

Документаційного забезпечення прийняття рішень, включаючи створення проекту документа, його погодження, затвердження та направлення до архіву;

контролю виконавчої дисципліни, у тому числі процеси формування доручень та контролю їх виконання;

Роботи з вхідною та вихідною кореспонденцією.

Автоматизовані функції

Документаційне забезпечення прийняття рішень:

Автоматизація затверджених регламентів та керування їх змінами. Регламент- документ, який перераховує та описує по порядку етапи (кроки), які повинен робити учасник або група учасників для виконання бізнес-процесу, як правило, із зазначенням необхідних термінів виконання етапів (кроків).

Підтримка роботи кінцевих користувачів згідно з регламентами.

Підстроювання регламентів у ході їх використання «на льоту».

Контроль проходження документів згідно з регламентом: дати, візи, версії та редакції документів.

Підтримка складних схем узгодження: паралельна, послідовна, з переходами за умовами.

Робота з версіями та редакціями документів.

Обробка вхідних та вихідних документів:

Реєстрація кореспонденції, що надходить у різних видах. Зв'язування документів "з питання".

Накладення резолюцій. Пересилання документів всередині організації по маршрутах, що налаштовуються. Резолюція(лат. resolution – рішення, дозвіл) – рішення, прийняте посадовою особою або дорадчим органом, міжнародною організацією.

Підтримка складних реєстраційних номерів.

Забезпечення роботи кількох канцелярій.

Контроль виконавчої дисципліни.

Швидкий доступ до документів, що стосуються нових і раніше створених доручень.

Формування доручень, коригування списку виконавців та строків виконання доручень.

Контролює строки та роботи з виконання доручень.

Моніторинг та статистика виконання доручень та відпрацювання документів. Моніторинг- процес спостереження та реєстрації даних про якийсь об'єкт на нерозривно примикають один до одного інтервалах часу, протягом яких значення даних істотно не змінюються.

Підтримка складних організаційних структур підприємств та організацій.

Ведення даних про підлеглі компанії, підрозділи та співробітників організацій.

Підтримка механізмів довірених осіб, делегування повноважень та поєднань.

Управління правами співробітників створення, погодження підписання, реєстрацію документів тощо.

Функціональна структура системи БОС-Референт

Системи сканування та розпізнавання тексту

Система БОС-Референт інтегрована з системами сканування та розпізнавання тексту ABBYY FineReader (версія 4.0 або SE 7.0) та CuneiForm (версія 10 та вище) . FineReader- Система оптичного розпізнавання символів, розроблена російською компанією ABBYY. CuneiForm(англ. cuneiform кьюніформ - клинопис), Cognitive OpenOCR - відкрита система оптичного розпізнавання текстів російської компанії Cognitive Technologies, що вільно розповсюджується. Наявність інтеграції дозволяє організувати швидке автоматичне перетворення документів з паперового в електронний вигляд та зручне введення їх у систему. Інтеграція- Відновлення, поповнення, згуртування, об'єднання політичних, економічних, державних та громадських структур у рамках регіону, країни, світу.

Використання настільного сканера для індивідуального сканування. Рекомендується використовувати в організаціях з невеликим обсягом вхідних документів

Використання мережевих сканерів для робочих груп

Використання потокової лінії сканування, що забезпечує швидке автоматичне перетворення документів на електронний вигляд у безперервному потоковому режимі. Таке сканування виконується з використанням технології штрих-кодів і рекомендується застосовувати в організаціях з великим обсягом кореспонденції, що входить, з територіально-розподіленою структурою апарату управління, в центральних апаратах міністерств і відомств.

3 Функціональний модуль «Канцелярія» Повний цикл роботи з вхідною та вихідною кореспонденцією: Використання шаблонів карток документів Реєстрація кореспонденції Напрям документів на розгляд, внесення резолюцій Формування аркушів ознайомлення Моніторинг місцезнаходження паперового оригіналу документа Виконання, ознайомлення, відправка «у справу» Сканування , отриманих по та з факс-сервера Резервування номерів для вихідних документів Підтримка централізованої, децентралізованої та змішаної форм документообігу

4 Створення РК вхідного документа завести нового контрагента з картки документа перевірити документ на повторність реєстрації вказати журнал реєстрації для цього виду документів вказати термін виконання та вхідну резолюцію 1) роздрукувати наклейку або картку моштрих кодом 2) прикріпити відсканований образ документа: з локального диска зі сканера (звичайного або сканувати зі штрих-кодом)

5 Реєстрація Підтримка складних реєстраційних номерів. Настроювання шаблонів нумераторів для всіх видів документів. Можливість використання кількох форматів для одного лічильника. На документ проставляється реєстраційний штамп, номер, наклеюється штрих-код. Можливе використання спрощеної РК – експедиція.

6 Розгляд Можливість розгляду документа кільком співробітникам. Можливість використання типових маршрутів для документів. Можливість створення проектів резолюцій та використання шаблонів резолюцій поставити документ на контроль, вказавши тип контролю вибрати контролера або контролюючий підрозділ додати пункт резолюції вручну або з шаблону подивитися/змінити раніше створений проект резолюції

7 Пункт резолюції Вказуються відповідальний виконавець та співвиконавці, предмет, строк, контролююча особа. По контрольним пунктам резолюції створюються доручення, по неконтрольним – документ вирушає ознайомлення. зафіксувати передачу оригіналу створити доручення з періодичним контролем

8 Доручення Виконавець отримує повідомлення про надходження доручення на виконання. Автор та контролер доручення можуть: коригувати термін виконання поміняти виконавців скасувати доручення Автор, контролер, виконавці одержують повідомлення про порушення строків виконання.

9 Виконання доручень Виконавець доручення може: створити нове доручення на підставі свого доручення (ланцюжок доручень) за необхідності, запровадити звіт про виконання за співвиконавців створивши новий документвзявши звіт з доручення співвиконавця або дочірнього доручення розмістивши вкладення на раніше підготовлений документ просто коментар щодо виконання розмістити звіт про виконання доручення

10 Контроль виконання Автор та контролер доручення можуть затвердити доручення або повернути на доопрацювання. Контроль виконавчої дисципліни: звіти виконавчої дисципліни (генератор звітів ReportsMan). доручення виконано доручення прострочено доручення на виконанні контролер може затвердити доручення безпосередньо у картці документа

12 Підготовка вихідного 1.Заповнити поля картки обов'язкові поля позначаються значком частина полів може бути заповнена за замовчуванням значення вводиться безпосередньо в поле можливе заповнення полів РК без використання «миші» реєстраційні дані можуть бути змінені на етапі реєстрації

13 Підготовка вихідного 2.Розмістити документ ввести текст у поле «Змістовна частина» додати вкладення з локального диска з БД Шаблони зі сканера Вкладення може бути заздалегідь прикріплено до шаблону картки. Розмір вкладення може бути обмежений адміністратором системи.

15 Підготовка вихідного 3.Сформувати маршрут змінивши існуючий маршрут Маршрут може бути заданий: 1) «жорстко» - не можна змінювати узгоджуючих та порядок узгодження 2) «гнучко» - можна видаляти та додавати узгоджуючих 3) можна додавати нових, але не можна видаляти заданих за умовчанням . Параметри налаштовуються кожного етапу узгодження.

21 Узгодження документа Додаткове узгодження та Делегування Дод. узгодження – додаткова гілка узгодження. У документі проставляється віза основного узгоджуючого незалежно від рішень доп. узгоджувальних. Делегування – у документі проставляється віза співробітника, якому делегували узгодження.

28 Модуль «Звернення громадян» Повний цикл обробки усних та письмових звернень: Реєстрація звернення Розгляд Формування резолюцій, виконання Підготовка із погодження відповіді на звернення Формування пов'язаних запитів до зовнішніх організацій Реєстрація відповідей на запити від зовнішніх організацій

30 Автори звернень Робота з авторами звернень: Можливість підключення довідника «Класифікатор адрес Росії» (КЛАДР) Повна інформація про автора: ПІБ, адреса, місце роботи, соціальне становище, пільговий склад та ін. СЕД БОС-Референт пройшла сертифікацію ФСТЕК, необхідну для атестації за класом захисту персональних даних за рівнями 2-4.

31 Підтримка процесів прийняття рішень Типи документів, що обробляються у процесі прийняття рішень: У системі БОС-Референт автоматизовано документаційну складову процесу прийняття рішень. Заявка ОРД Службова запискаДоговір Проект вихідного документа Бізнес-процеси у модулі «Прийняття рішень» реалізуються за допомогою типових процесів прийняття рішень.

32 Функціональний модуль «Прийняття рішень» У БД Прийняття рішень здійснюється: Формування маршруту руху документа Зміна маршруту «на льоту» Контроль руху документів Реєстрація документів (у тому числі автоматична реєстрація) Резервування номерів для договорів, ОРД та проектів вихідних документів Підтримка роботи з листами погодження , ознайомлення та розсилки Формування доручень за документами та контроль їх виконання 37 Сервіс повідомлень Про всі системні події, а також про дії, які необхідно виконати в системі, користувач інформується за допомогою повідомлень, що надходять: Повідомлення діляться на: Завдання Інформаційні повідомлення в БД Кабінет ( відображаються в Щоденнику на стартовій сторінці) до поштової скриньки Lotus Notes або іншої поштової системи