На погляд здається, що між службової, доповідної і пояснювальної записками немає істотної різниці, т.к. ці документи схожі за своїм призначенням - вони носять інформаційний характер. Проте це різні документи, що відрізняються змістом, адресністю, цілями складання. Крім того, в них не містяться доручення, а повідомляються відомості, що спонукають адресата до прийняття остаточного рішення з питання, що розглядається.
У чому полягають особливості службової, доповідної, пояснювальної записки? Як правильно оформити кожний документ на паперовому носії? На ці та інші питання намагатимемося відповісти з практичної точки зору.
ДОПОВІДНА ЗАПИСКА
Доповідна записка(код 0286041 за ОКУД) - це інформаційно-довідковий документ, адресований керівнику, начальнику відділу, іншим уповноваженим особам. У ній докладно викладається будь-яке питання з висновками та пропозиціями укладача і має на меті спонукати керівництво до прийняття певного рішення.
Визначення «доповідна записка» як самостійного поняття у законодавстві немає.
Доповідна записка складається як у письмовій чи усній вказівці керівника, і з ініціативи самих працівників (наприклад, у випадках, коли для врегулювання будь-якого виробничого чи господарського питання виникає необхідність викласти інформацію у письмовій формі вищестоящому керівництву). За допомогою такого документа можна внести пропозицію щодо покращення технічної сторони виробничих процесів, висловити незгоду з рішенням, прийнятим вищим керівником, а також викласти свою точку зору у разі розбіжностей із колегами. Тому під час підготовки доповідної записки автору насамперед важливо доступно сформулювати свою позицію, та був навести переконливі докази її користь.
Види доповідних записок
- на ініціативні;
- інформаційні;
- звітні.
Ініціативнадоповідна записка складається з метою спонукати адресата прийняти певне рішення, тому в тексті записки викладаються факти, які містяться конкретні пропозиції, рекомендації чи висновки.
Інформаційнадоповідна записка складається регулярно і містить інформацію про деталі, результати або методи виконання роботи.
Звітнадоповідна записка інформує про завершення роботи, її етапи, виконання вказівок, розпоряджень тощо.
В залежності від адресатадоповідні записки поділяються:
- на зовнішні;
- внутрішні.
Зовнішня доповідна запискаадресується керівнику конкретної установи, оформляється на загальному бланку організації, підписується керівником і містить такі реквізити:
- найменування організації;
- дату;
- індекс;
- місце складання;
- адресата;
- заголовок до тексту;
- текст;
- підпис керівника;
- прізвище виконавця, номер телефону.
Зовнішня доповідна записка представляється керівнику вищої організації (Приклад 1).
Приклад 1
Зовнішня доповідна записка
ДОПОВІДНА ЗАПИСКА
10.02.2014 № 12/05-14
Про залучення додаткових
трудових ресурсів
Шановний Андрію Васильовичу!
Через брак кандидатів на стадії формування адміністративного апарату для філії у Москві необхідно залучити трудові ресурсиіз додаткових джерел у строк до 14.04.2014. Співбесіди із новими кандидатами провести до 21.04.2014.
Оплата витрат за додатковим послугамбуде здійснено відповідно до п. 4.5 Договору послуг № 04/56 від 14.02.2014.
Начальник відділу кадрів СеменовВ.О. Семенов
У справу №03-13
Одинцова 10.02.2014
Внутрішня доповідна записканаправляється за межі установи, наприклад, у вищестоящу організацію, оформляється на стандартному аркуші паперу формату А4, але із зазначенням усіх необхідних реквізитів, розташованих відповідно до ГОСТ 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до складання документів» (Приклад 2).
До обов'язкових реквізитів внутрішньої доповідної записки належать:
- найменування структурного підрозділу;
- найменування виду документа (ДОКЛАДНА ЗАПИСКА);
- дата;
- реєстраційний (вихідний номер);
- заголовок до тексту;
- текст;
- відмітка про наявність програми (якщо є);
- адресат;
- підпис укладача (із зазначенням посади, ініціалів, прізвища).
Приклад 2
Внутрішня доповідна записка
ДОПОВІДНА ЗАПИСКА
07.04.2014 № 6
Про прогул, здійснений менеджером
відділу продаж
Доводжу до Вашого відома, що сьогодні, 07.04.2014, менеджер з продажу Петрова Валентина Іванівна була відсутня на робочому місці протягом усього робочого дня з 10 години 00 хвилин до 18 години 30 хвилин.
Жодних відомостей чи документів, що підтверджують поважність причини відсутності Петрової В.І., надано не було.
У зв'язку із допущеним порушенням пропоную звільнити Петрову В.І. за прогул.
Керівник відділу продажу ІгнатьєвО.А. Ігнатьєв
У справу №02-10
Сидорова 07.04.2014
Оформлення реквізитів доповідної записки
При оформленні доповідної записки використовують як кутове (Приклад 3), і поздовжнє розташування реквізитів заголовної частини (Приклад 4).
Приклад 3
Кутове розташування реквізитів у доповідній записці
Найменування
структурного підрозділуАдресат
ДОПОВІДНА ЗАПИСКА
______________ № ________
Заголовок
Приклад 4
Поздовжнє розташування реквізитів у доповідній записці
Найменування структурного підрозділу
ДОПОВІДНА ЗАПИСКА
_____________ № _________
Заголовок
Найменування виду документапишеться великими літерами(ЗАКЛАДНА ЗАПИСКА) і може розташовуватися по центру або від межі лівого поля.
Датаі номердоповідної записки пишуться на одному рядку. Дата оформляється арабськими цифрами (21.04.2014 ) або буквенно-числовим способом ( 21 квітня 2014 р.).
Зверніть увагу
Датою зовнішньої доповідної записки є дата її візування та надсилання адресату, датою внутрішньої доповідної записки - дата складання та підписання.
Реєстраційний номерна внутрішній доповідній записці проставляється або за місцем складання, або за місцем одержання - залежно від системи реєстрації документів, що діє в організації.
Якщо доповідну записку повинні розглянути зацікавлені особи, на ній проставляють візи погодження, а після ухвалення рішення - резолюціякерівника.
Винесення резолюції є кінцевим етапом розгляду доповідної записки.
Зверніть увагу
Резолюція керівника, який розглянув внутрішню доповідну записку, буде підставою для вжиття будь-яких заходів, видання документів, проведення заходів.
Заголовокдо тексту коротко розкриває зміст документа. Він формулюється за загальним правиламскладання заголовків до документів: за допомогою прийменника про/проі віддієслівного іменника в прийменниковому відмінку, наприклад Про прогул Лазаренко О.О.
ТекстДоповідна записка складається з двох або трьох смислових частин:
- у першій - констатуючоючастини- викладаються причини, факти чи події, що стали приводом для її написання;
- у другий - аналізуючої частини- міститься аналіз ситуації, що склалася і наводяться можливі варіантирішення;
- у третій - резюмуючої частини- містяться висновки та пропозиції щодо конкретних дій, які, на думку укладача, необхідно вжити.
Друга частина у доповідній записці може бути відсутня. У цьому випадку текст доповідної записки містить обґрунтування, висновки та пропозиції укладача.
Якщо доповідна записка має додаток, позначка прододаткуробиться до оформлення підпису.
Відмітку про наявність програми, названої в тексті записки, оформлюють так:
Додаток: на 3 л. в 1 екз.
Якщо записка має додаток, не названий у тексті, то вказують його найменування, кількість аркушів та екземплярів.
Додаток: Положення про управління регіонального кредитування на 5 л. в 1 екз.
Внутрішню доповідну записку підписуютьукладач (якщо вона представляється керівнику підрозділу) та керівник підрозділу (якщо вона представляється керівнику організації); зовнішню доповідну записку підписуєКерівник організації.
Зверніть увагу
Якщо доповідна записка оформлена на двох і більше сторінках, друга і наступні сторінки повинні бути пронумеровані. Порядкові номери проставляються у правій частині верхнього поля сторінки арабськими цифрами.
СЛУЖБОВА ЗАПИСКА
Службова запискає різновидом доповідної. Це письмове інформаційне повідомлення, яке широко застосовується в практиці роботи сучасних управлінських структур самих різних рівнівта організаційно-правових форм. Службові записки забезпечують безпосередній зв'язок між об'єктами управління на горизонтальному рівні.
До речі
Службова записка – документ, який не має офіційного статусу. В ОКУД він не передбачено.
Службові записки готують у найрізноманітніших ситуаціях. Стандартні цілі цього документа включають:
- запит інформації;
- видачу інструкцій;
- супровід іншого повідомлення (супровідна записка);
- оголошення (повідомлення).
Текст службової запискимістить відомості про причини її складання у вигляді пропозиції, прохання, заявки. Це може бути інформація про переміщення персоналу, зустрічі, зміни в корпоративній культурікомпанії та т.п. Службові записки оформлюються на стандартному аркуші паперу формату А4.
Службову записку підписує спеціаліст чи керівник підрозділу. Датою службової записки є дата її складання та підписання.
Законодавством не передбачено жорстких вимог до складання та оформлення службових записок, тому порядок їх оформлення з урахуванням специфіки організації слід закріпити у локальному. нормативному акті, Наприклад, в інструкції з діловодства. Формат службової записки має служити цілям спрощення та прискорення процесів внутрішньої комунікації.
Зразок оформлення службової записки представлений у Прикладі 5 .
Приклад 5
Службова записка
У суботу, 19.04.2014, з 9:00 до 16:00 у відділі кадрів ТОВ «Північ» проводитимуться монтажні роботи зі встановлення сигналізації.
Прошу Вас дозволити доступ до виконання робіт наступним співробітникамкомпанії «Енергомережа»:
1. Сімакіну І.П.
2. Іванову П.М.
Начальник АХО СвиридовН.М. Свиридов
У справу №02-14
Ільїна 16.04.2014
ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА
Пояснювальна записка- це внутрішній документ, який пояснює причини будь-якої дії, факту, випадку, події, що складається працівником організації та представляється вищій посадовій особі.
Відповідно до частини першої ст. 193 Трудового кодексу Російської Федераціїдо застосування дисциплінарного стягненняроботодавець повинен зажадати від працівника письмове пояснення. Працівник повідомляє причини та обставини вчинення дисциплінарної провини саме в пояснювальній записці. На основі пояснювальної записки керівник приймає рішення щодо застосування до співробітника дисциплінарного стягнення. Крім того, цей документ є однією з підстав для оцінки роботодавцем тяжкості вчиненого провини та обставин, за яких він був здійснений.
В ОКУД ОК 011-93 цей документ згадується лише один раз - пояснювальна записка про порушення трудової дисципліни (код 0286091), що відноситься до класу 0286000 "Документація з оформлення дисциплінарних стягнень".
Види пояснювальних записок та їх особливості
- на складені для пояснення окремих положень виконаної роботи (проекту, звіту, розроблення);
- складаються у разі виникнення штатних ситуацій, порушення дисципліни, провини і т.д.
Пояснювальна записка пишеться працівником від руки в єдиному екземплярі на стандартному аркуші паперу формату А4 і адресується особі, яка її вимагала. Вона також може бути набрана на комп'ютері з використанням трафаретної форми, прийнятої в організації. Форма пояснювальної записки, а також спосіб виконання (рукописний або комп'ютер) законодавчо не закріплені.
Пояснювальна записка може складатися структурним підрозділом чи конкретною посадовою особою.
Записка як доказ
Роботодавець, вимагаючи від працівника пояснювальну записку, написану від руки, цим захищає себе від неправомірних дій із боку працівника під час трудового спору. Він виключає заміну вихідного документа.
Якщо в компанії застосовуються шаблонні форми, то в кінці тексту можна зробити позначку:Пояснення складено особисто із використанням персонального комп'ютера. Дата. Підпис.
Оформлення окремих реквізитів доповідної записки
З метою уніфікації інформаційно-довідкових документів пояснювальну записку слід складати та оформлювати відповідно до вимог ГОСТ 6.30-2003.
Датоюпояснювальною запискою є дата її складання.
Текстпояснювальної записки повинен містити:
Опис фактів, що стали приводом для її написання;
Аргументи, які пояснюють ситуацію, що склалася.
Текст записки має бути переконливим та містити незаперечні докази.
При оформленні підписивказується посада, особистий підпис, ініціали та прізвище.
В якості додатківможуть наводитися документи, що виправдовують дії укладача документа та підтверджують ті чи інші обставини.
По структурі тексту пояснювальна записка відрізняється від доповідної тим, що містить висновків і пропозицій (Приклад 6).
Зверніть увагу
Якщо в компанії розроблено та затверджено типові форми пояснювальних записок, що застосовуються в різних ситуаціях, це не означає, що працівники повинні оформлювати записки за затвердженими формами. Документ, складений за формою, також може бути дійсним.
Приклад 6
Пояснювальна записка
Застосувати дисциплінарне стягнення
як догани Олександрової І.І.
Відділ кадрів видати наказ.
Смолкін 17.04.2014
Директору ТОВ «СВ»
А.В. Смолкіну
ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА
14.04.2014 № 14
Про відсутність на робочому місці
Я, Олександрова Ірина Ігорівна, бухгалтер, була відсутня на робочому місці 14.04.2013 з 9 годин 00 хвилин до 15 годин 30 хвилин за особистими обставинами.
Виправдувальних документів не маю.
Бухгалтер ОлександроваІ.І. Олександрова
РЕЄСТРАЦІЯДОКЛАДНИХ, Службових, пояснювальних записок
Однією з функцій діловодної служби організації є забезпечення оперативного пошуку необхідної інформації, що з просуванням переданих документів до виконавцю. Для зручнішого пошуку цих даних використовуються різні реєстраційні форми.
Доповідні, службові, пояснювальні записки за своїм функціональним призначенням є носіями певної інформації. Оскільки викладене у записці питання вимагає письмового оформлення рішення у вигляді резолюції керівника організації чи іншої повноважної посадової особи, документи необхідно реєструвати.
Нагадаємо, що існують три форми реєстрації документів: журнальна, карткова та автоматизована. Організація має право вибрати найбільш ефективну та відповідну їй форму реєстрації.
▪ Журнальна форма реєстрації -найпоширеніша, але завжди зручна, т.к. реєстрація всіх документів у ній йде в хронологічному порядку, а під час пошуку певного документа фахівцю доводиться переглядати всі аркуші журналу. Пошук інформації ускладнений ще й тим, що ініціативний документ може бути зареєстрований, наприклад, в одному журналі, а відповідь на нього – в іншому. Обов'язкових реєстраційних форм (журналів) законодавством не передбачено. Рекомендовану форму журналу реєстрації наведено в Прикладі 7.
Приклад 7
Фрагмент журналу реєстрації доповідних та пояснювальних записок
|
Дата документу |
Реєстраційний номер |
Вид документа, короткий зміст |
Ким підписано документ |
Виконавець |
Куди передано |
Розписка в отриманні (підпис, дата) |
Відмітка про направлення документа у справу |
|
07.04.2014 |
03-10/14 |
Про відкликання з відпустки касира Швець О.Р. |
Начальник відділу кадрів |
Інспектор відділу кадрів |
Відділ кадрів |
Смирнова В.А. |
У справу № 03-14 Смирнова 07.04.2014 |
▪ Карткова форма реєстраціїв порівнянні з журнальною є більш зручною та адаптованою. Створювані реєстраційно-контрольні картки документів під час пошуку у класифікаторі дають можливість оптимізувати процес пошуку документа та скоротити час процесу реєстрації. Очевидна перевагакарткової реєстрації у тому, що реєстрацією одночасно можуть займатися кілька працівників;
▪ Автоматизована (електронна) форма реєстраціїпередбачає використання спеціального програмного забезпечення. Відомості про документ вводяться в електронну реєстраційно-контрольну картку, що зберігається у базі даних. Поруч із реєстрацією може відбуватися друк реєстраційно-контрольної картки.
Зазвичай доповідні та пояснювальні записки мають складний реєстраційний індекс, який формулюється так само, як індекс вихідного документа. Реєстраційний номер складається з індексу справи за номенклатурою справ (включаючи індекс структурного підрозділу та номер справи за номенклатурою справ цього підрозділу) та порядкового номера документа в межах календарного року.
Зверніть увагу
Питання реєстрації та обліку документів в організації мають бути відображені в інструкції з діловодства. В інструкції слід зафіксувати:
1) перелік документів, що не реєструються.
2) перелік реєстрованих груп документів, причому для кожної групи обов'язково вказується:
Місце реєстрації;
Час та порядок реєстрації;
Правило утворення реєстраційного номера;
Форма, у якій здійснюється реєстрація;
Перелік реквізитів, що заносяться до форми, правила їх заповнення;
правила обліку руху документів після реєстрації;
принцип реєстрації (одноразова або повторна реєстрації при передачі документа в інший підрозділ);
3) порядок дій при повторному надходженні документа до організації (для вхідних документів).
Терміни зберігання доповідних, службових, пояснювальних записок
Терміни зберігання встановлені у Переліку типових управлінських архівних документів, що утворюються у процесі діяльності державних органів, органів. місцевого самоврядуваннята організацій, із зазначенням термінів зберігання, затвердженим наказом Мінкультури Росії від 25.08.2010 № 558. Відповідно до зазначеного Переліку терміни зберігання доповідних записок можуть становити 1 рік, 3 роки, 5 років, 75 років, постійно. Пояснювальні записки слід зберігати постійно.
Наша порада
При оформленні записок необхідно дотримуватись єдиного стилю, а основний текст документів повинен відповідати правилам ділової етики та встановленим вимогам до оформлення документів. Неприємне враження залишають неакуратно складені та оформлені документи з граматичними помилками. Не поспішайте надіслати документ адресату, а уважно віднімайте його, виправляючи, за наявності, граматичні помилки чи описки.
Пояснювальна записка. Зразок. Правильна структура, інструкція, пояснення щодо написання. Як правильно написати текст? Типова форма, бланк. приклади. Шаблон заповнення. (10+)
Пояснювальна записка. Структура, приклад, шаблон, зразок
| Найважливіше: Я раджу писати пояснювальну максимально докладно. Це дає низку переваг. По перше, Ви показуєте, що питання опрацьовано, наслідки оцінені, та вжито заходів щодо згладжування ефекту від події. По-другеЗа формальними ознаками докладна записка може закрити питання. По-третє, детальна записка скорочує ймовірність особистого контакту з керівництвом: якщо у записці викладено всю інформацію, те й викликати нема чого. А особистий контакт у такій ситуації зазвичай небажаний. Обов'язково включіть у пояснювальну записку такі розділи:
|
Шаблон пояснювальної записки, який я рекомендував використати своїм співробітникам. Приклади заповнення розділів. Беріть за основу, доповнюйте та розширюйте. Я раджу писати пояснювальну докладно. Це дає низку переваг. По-перше, Ви показуєте, що питання опрацьоване, наслідки оцінені, та вжито заходів щодо згладжування ефекту від події. По-друге, за формальними ознаками докладна записка може закрити питання. По-третє, детальна записка скорочує ймовірність особистого контакту з керівництвом: якщо у записці викладено всю інформацію, те й викликати нема чого. А особистий контакт у такій ситуації зазвичай небажаний.
Писати пояснювальну набагато зручніше, якщо у Вас є шаблон, який задає структуру документа. Цей шаблон я і виклав, завантажуйте. Вам потрібно заповнити мій зразок своїм текстом.
Ще одна порада. У тексті намагайтеся дотримуватися суворо офіційного стилю (ознайомтеся з його особливостями за посиланням), уникати емоційних реплік, використовуйте нейтральні слова. Те, що допустимо в робочому листуванні, може бути неприйнятним у такій записці. Якщо ситуація складна, то найкращим виходомможе бути підкреслена офіційність.
Прочитайте також:
- Технології успіху
- Кар'єра
- Поради керівнику
- Особистий успіх та гармонія
- Активний відпочинок
[Кому. Посада, прізвище, ім'я, по батькові, особи, якій надсилається записка]
[Від кого. Посада, прізвище, ім'я, по батькові, особи, яка склала пояснювальну записку]
Пояснювальна записка
Суть події
Коротко опишіть суть події, якій присвячено пояснювальну записку. Відобразіть інформацію в достатньому для того, щоб одержувач зорієнтувався і зрозумів, про яку подію йде мова. Якщо опис є складним, то дайте посилання на джерела інформації, з яких за необхідності можуть бути отримані додаткові дані.
Наприклад: 20.12.2010 Я затрималася і була в офісі на 30 хвилин пізніше за час, установлений розпорядком.
Наприклад: 11.01.2014 З рахунку клієнта викрадено кошти. Подробиці у матеріалах справи N _______ від ___________.
Наприклад: 10.01.2009 Вірус знищив результати двох тижнів роботи дослідницької групи.
Причини, що викликали події, яким присвячено записку
Опис причин, що спричинили події, яким присвячена записка.
Наприклад: Причиною затримки стала необхідність відвести дитину до школи та поговорити з викладачем перед першим уроком.
Наприклад: Причиною втрати грошових коштівстали зловмисні дії кримінальних елементів, які підробили підписи на платіжних документах.
Наприклад: Причиною проникнення вірусу стало використання неліцензійного антивірусного програмного забезпечення, яке не оновлюється вчасно та не отримує своєчасно сигнатури нових вірусів.
Наслідки
Оцінка наслідків події чи інформація про необхідність проведення детального аналізуу додатковий час.
Наприклад: Запізнення призвело до того, що відбулося тимчасове зрушення у підготовці документів. Але це не вплинуло на роботу компанії. Зацікавлені підрозділи одержали документи вчасно.
Наприклад: Компанія, ймовірно, буде змушена компенсувати клієнтові втрати. Рішення з цього питання необхідно ухвалити.
Наприклад: Втрачено результати роботи. Терміни відсуваються на тиждень, необхідний для повторення робіт. Зростуть витрати на виконання робіт.
Заходи щодо зниження наслідків та виключення повторення знову.
Заходи поділяються на дві групи: кроки щодо мінімізації збитків від конкретної події та кроки щодо мінімізації ймовірності виникнення таких подій знову.
Наприклад: Для забезпечення своєчасної підготовки документів я затрималася після роботи та підготувала їх.
З метою недопущення порушень трудової дисципліни мною згодом пропоную встановити мені гнучкий графік роботи, що дозволяє за згодою безпосереднього керівника іноді затримуватись вранці, якщо немає термінової роботи, за умови, що я відпрацюю затримку ввечері після завершення офіційного робочого часу. Такий графік роботи необхідний мені через те, що мої сімейні обов'язки передбачають спілкування з вчителями моєї дитини.
Наприклад: За фактом події звернулися до правоохоронних органів. Заведено кримінальну справу. Здійснюється пошук зловмисників.
Для унеможливлення подібних подій пропоную удосконалити процедури верифікації доручень клієнтів.
Наприклад: Піднято копії каталогів. На основі цих матеріалів результати роботи можуть бути відновлені вдвічі швидше, ніж отримані, тобто за тиждень. Внесено зміни до планів та бюджету. Нові терміни узгоджені із замовниками.
Для виключення подібних подій придбано ліцензійний антивірус.
[Дата, підпис]
Приклад - Пояснювальна записка після перевірки таємним покупцем
Керівнику зміни N 3 продавців АЗС Іванову І. І.
від старшого продавця Петрової І.В.
Пояснювальна записка
12.08.2016 проходила перевірка роботи продавців таємним покупцем. Обслуговуючи таємного покупця, я не привітала його, не повідомила про акцію і не попрощалася.
Цього дня був величезний потік покупців. У результаті я допустила недоліки у роботі, описані вище.
Я розумію, що ввічливе спілкування з покупцями необхідне для того, щоб відвідувачі ставали нашими постійними покупцями, а інформування про акції сприяє більш повному задоволенню потреб відвідувачів та підвищує наш дохід.
У зв'язку з подією зобов'язуюсь вжити таких заходів:
- Скласти пам'ятку зі списком усіх дій, які я маю виконувати при спілкуванні з покупцем.
- Розмістити пам'ятку на видному мені місці.
- Щоразу перед початком роботи переглядати пам'ятку.
- Своєчасно вносити до неї зміни під час проведення різних акцій.
Петрова І. І. Дата, підпис
Ще приклади
Реальні приклади з моєї практики:
- Пояснювальна записка щодо запізнення на ключову зустріч
Прочитайте також:
- Технології успіху - як бути успішним у всіх своїх починаннях, у тому числі:
- Кар'єра - як зробити кар'єру, просунутися по службі
- Поради керівнику - як бути успішним керівником
- Особистий успіх і гармонія - як досягти успіху в спілкуванні та переконанні, уникати конфліктів, все встигати і не втомлюватися
- Активний відпочинок – як і де провести вільний часз користю та задоволенням
На жаль, у статтях періодично зустрічаються помилки, вони виправляються, статті доповнюються, розвиваються, готуються нові. місці (електричкою) інспектор у справах неповнолітніх. Склали протокол. У навчальному закладівимагають пояснювальну. Підкажіть, будь ласка, як правильно написати.
Розписка про прийом документів. Приклад, шаблон, зразок, поради щодо оформлення...
Як правильно оформити розписку під час передачі документів. Приклад, шаблон, зразок.
Планування. Покроковий план заходів – структура. Скласти, напис...
Як скласти план. Планування заходів, кроків...
Технології успіху, успіху...
Як досягти успіху на роботі і в особистих справах? Що відрізняє успішних людей?
Кожному працівникові, який вчинив провину, роботодавець повинен дати можливість порозумітися, перш ніж застосувати покарання. Пояснювальна записка про помилку у роботі (зразок наводиться у статті) складається працівником протягом двох днів із дня пред'явлення вимоги її написати.
Дії роботодавця, якщо працівник вчинив порушення
Перше, що має зробити роботодавець у разі виявлення порушення з боку працівника, — зафіксувати це порушення.
Як таку фіксацію можна застосувати:
- рішення комісії (наприклад, коли працівником було вчинено провину, наслідком якої стало заподіяння шкоди майну компанії);
- акт (наприклад, у разі відмови від проходження мед. обстеження);
- доповідна від керівника відділу (наприклад, якщо його підлеглий не виконав план).
Встановлений порядок застосування покарання передбачає обов'язкове витребування пояснень працівника. З цією метою роботодавець зобов'язаний попросити співробітника написати йому пояснювальну записку. Така вимога складається у вільній формі. Його можна і не оформляти письмово, наприклад, якщо працівник сам готовий порозумітися. Але бувають конфліктні ситуації. У таких випадках роботодавцю рекомендується вимагати пояснень письмово.
Якщо працівник відмовиться від пояснень, то після двох днів керівництво має право скласти про це акт. На підставі пояснення або акта про неподання пояснень керівництво має видати наказ про застосування обраного ним дисциплінарного стягнення. Цей наказ протягом трьох робочих днів слід оголосити порушнику під підпис. Цими днями не входить відсутність працівника. Якщо працівник відмовиться від ознайомлення з наказом та проставлення підпису на наказі, то керівництву слід скласти акт про це.
Пояснювальна за фактом виявлених порушень
Законодавством не встановлено форму пояснення працівника про скоєне ним порушення. Не встановлено і вимог до пояснювальної. Але, виходячи із суті цього документа, у ньому мають бути відображені:
- дані порушника (І.П.О., посада);
- дата складання документа;
- суть порушення;
- обставини, у яких порушення скоєно;
- причини провини.
Пояснювальна (зразок наводимо до цієї статті) складається від першої особи в одному екземплярі. Оскільки цей документ складається працівником, то роботодавець немає права диктувати його текст і наполягати на включенні до нього будь-яких обставин.
Зразок пояснювальної записки
Як визначити, чи була провина?
Для виявлення провини потрібно визначити:
- чи порушено працівником його трудові обов'язки;
- чи є вина працівника у порушенні правил.
Для того, щоб роботодавець і працівник чітко розуміли, хто і за що відповідає, трудові обов'язки всіх працівників повинні бути докладно описані. Усі особи, які приймаються на роботу, повинні бути з ними ознайомлені. Трудові обов'язки фіксуються в трудовому договорі. Докладніше вони можуть бути відображені в індивідуальній посадовій інструкції.
Яких заходів можна вжити?
Якщо роботодавець після отримання пояснювальної записки та за даними керівника порушника виявить, що справді було вчинено дисциплінарну провину, то до порушника можуть бути вжиті заходи дисциплінарного стягнення.
Передбачено такі види стягнень:
- зауваження (найм'якше покарання);
- догана;
- звільнення (найсуворіше покарання).
Роботодавець має право вибрати лише одне з покарань. Звільнити ж працівника за провину можна лише у перерахованих у
У ст. 193 ТК РФ йдеться про те, що до застосування дисциплінарного стягнення роботодавець повинен зажадати від працівника письмове пояснення. Якщо після закінчення двох робочих днів зазначене пояснення працівником не надано, складається відповідний акт. Не надання працівником пояснення не є на заваді застосування дисциплінарного стягнення.
Що з цього випливає?
- Пояснювальну у вас може зажадати тількироботодавець, а не всі кому не ліньки (наприклад, керівник відділу або ревізор не має права цього робити).
- Якщо роботодавець зажадав пояснення від вас, то краще все ж таки написати його, і тут є свої нюанси:
—не пишіть неправду, т.к. існує велика ймовірність того, що можуть перевірити інформацію, і тоді, на ваше порушення, вас ще викриють і в брехні…а це погано.
— не звинувачуйте у всьому своїх колег- роботодавець обов'язково зажадає пояснення ще й від них, в результаті ви не тільки не виправдаєтесь, а й додатково наживете ворогів + можуть випливти ще якісь порушення.
— не пишіть «мене не навчили…»— під час прийому на роботу ви підписували посадову інструкцію(до речі, перед написанням будь-якої пояснювальної не полінуйтеся її перечитати), де, як правило, все враховано, у тому числі самонавчання та дотримання різноманітних інструкцій. Не знання, як відомо, не звільняє… Роботодавець і в цьому випадку зажадає пояснювальної вже вашого керівника (який не навчив), і… — тут дивіться попередній абзац.
Пояснювальну записку краще писати з посиланнями на посадові обов'язки, обумовлені у вашій посадовій, на інструктивні матеріали (мовляв, ймовірно, не вірно трактував). Якщо вже дуже хочеться когось звинуватити, то можна написати, що, ймовірно, зі сторони того й того склалося упереджене ставленняі т.д. Існує так само хитрість у найменуванні документа, тобто не пояснювальна, а пояснювальна записка.
Якщо порушення очевидне, краще послатися на погане самопочуття, великий потік клієнтів. Тоді наприкінці треба написати, що помилку свою визнаєте, надалі зобов'язуєтеся не допускати подібних ситуацій.
Форма, шаблон пояснювальної записки включає обов'язкові реквізити:
- найменування організації;
- вказівку посадової особи, до якої звернено записку, її ПІБ;
- від кого
- найменування документа - "Пояснювальна записка";
- заголовок до тексту («Щодо…», «Щодо…»);
- текст пояснення;
- укладач, його підпис.
Залежно від виду порушення, письмове пояснення роботодавець може зажадати:
— за фактом порушення трудової дисципліни: запізнення, відсутність на робочому місці (понад 4 години), поява на робочому місці в нетверезому вигляді (за останнє можуть звільнити відразу!).
|
Керівнику
АКБ «ЦИГАНБАНК» (ЗАТ)
у м. Санкт-Петербург
В.В. Іванову
Від контролера-касира відділу
Офісного продажу
Сидорової О.В.
Пояснювальна За фактом запізнення 11.03.13. на роботу на 14 хвилин можу пояснити таке: запізнення стало можливим через відсутність наземного транспорту цього ранку від станції метро «Сінна» дуже довгий час, внаслідок чого очікування на зупинці склало 20 хвилин. Надалі зобов'язуюсь на роботу не запізнюватися (або повідомляти по телефону про можливе запізнення у зв'язку із затримкою транспорту або через інші надзвичайні обставини), а також відпрацювати 14 хвилин сьогодні у свій обідній час. Сидорова О.В. (Підпис) |
— за фактом виявлених порушень під час проведення перевірок, ревізій, під час здійснення операцій:після проведення перевірок складається Акт з описом виявлених невідповідностей вимогам нормативних документів, де має бути зазначений конкретний пункт інструкції, який ви порушили!
Не треба думати, що перевіряючі/ревізори/аудитори – Боги, вони – такі ж люди, як і ми з вами, і Акти перевірок найчастіше складають, копіюючи їх із попередніх, навіть не переконавшись у актуальності нормативних документів на момент перевірки (порушення-то однотипні). Були випадки, коли порушували, намагалися поставити те, що вже давно скасовано, тому треба кожен пункт, який до вас «пред'являють», не полінуватися, і спочатку знайти в інструкції/положенні/договорі/посадовій, щоб переконатися, що порушення взагалі мало місце бути. Якщо немає посилань на пункти нормативних документів, то немає жодних порушень.
|
Керівнику
АКБ «ЦИГАНБАНК» (ЗАТ)
у м. Санкт-Петербург
В.В. Іванову
Від начальника
Відділу офісних продажів
Сидорової О.В.
Пояснювальна За фактом виявлених порушень під час проведення перевірки організації касової роботиу відділі офісних продажів, можу пояснити таке: За п. 1 — перевірку даних додаткових офісів було заплановано на грудень 2013 року, тут немає порушень. За п. 2 – акт ревізії перебував на затвердженні у Керівника Філії, тому був відсутній у папці на момент проведення перевірки. За п. 3 - Відповідно із п.19.13. Положення 318-П - Склад комісії, що створюється для проведення ревізії готівки, перевірки порядку ведення касових операцій, встановлюється розпорядчим документомКредитної організації. До складу зазначеної комісії не повинні залучатися працівники, які виконують операції з готівкою, що ревізується, перевіряється. Начальник Відділу грошового обігу та зав/касою Відділу грошового обігу – є співробітниками Відділу грошового обігу та посадовими особами, відповідальними за збереження цінностей сховище ФіліїАКБ «ЦИГАНБАНК»(ЗАТ) в м.С-Петербург, і, відповідно, ніяк не могли виконувати операції з ревізованими, що перевіряються готівкою в Додатковому Офісі № 1 т.к. вони не є, співробітниками цього підрозділу- ДО № 1, як і всі інші ДО Філії, структурно входить до складу Відділу офісних продажів Філії. Порушень не було. За п. 4 - у чому зауваження? Який пункт інструкції порушено? В акті відображено всі необхідні відомості відповідно до п. 19.15. Положення 318-П. За п. 5 - просимо пояснити, порушуючи який пункт і яку інструкцію дане зауваження. В акті відображено всі необхідні дані відповідно до п. 19.15 Положення 318-П. Сидорова О.В. (Підпис) |
- на вас можуть скласти службову записку з іншого підрозділу за фактом чогось (і таке буває), тут багато залежить від ступеня підпорядкованості: якщо це вищестояще підрозділ, то «бурзети» не варто, і якщо ви у рівних умовах, можна і них чогось теж написати при наданні пояснювальної.
|
Керівнику Філії
АКБ «ЦИГАНБАНК» (ЗАТ)
у м. Санкт-Петербург
В.В. Іванову
Від Начальника відділу
Офісного продажу
Сидорової О.В
Пояснювальна записка Щодо службової записки, написаної Заступником начальника Служби Безпеки (СБ) Банку Козловим Є.В., можу пояснити таке:
|
Умовно документ може мати пояснювальний та виправдувальний характер, у кожному конкретному випадку використовується той чи інший його вигляд. Пояснювальна виправдувального характеру оформляється у разі, коли співробітник беззастережно погоджується із скоєнням їм негативного действия. Записка пояснювального характеру складається тоді, коли необхідно пояснення умов скоєного провини.
Пояснювальна записка може знадобитися за різних обставин, що виникають на робочому місці для подальшого подання її вищій посадовій особі. Складається документ за розпорядженням останнього, або з ініціативи співробітника з метою отримання об'єктивної інформації про допущену провину.
Пояснювальна записка містить у собі вказівку на:
Складається пояснювальна записка на паперовому носії на ім'я особи, яка її зажадала. Обов'язковою її форми законодавцем не передбачається, але у низці компаній розроблено типові форми такого документа.
Важливо
Співробітник має право відмовитися від написання пояснювальної, надавши при цьому відмову роботодавцю письмово, що не несе за собою для нього правових наслідків.
Акт про відмову писати пояснювальну записку
У ньому слід відобразити:
- найменування (Акт про відмову писати пояснювальну);
- дані про співробітника («відмовника»), із зазначенням його ініціалів, посади, найменування підприємства/організації;
- дані про осіб (не менше 2-х), присутніх при складанні акта із зазначенням їх ПІБ та посад;
- опис ситуації, що стала підставою для вимоги пояснень із працівника-порушника з посиланням на статті ТК РФ;
- інші відомості, наприклад, коли співробітником дано пояснення своєї відмови від написання записки, цей факт вимагає відображення в акті;
- дата складання документа;
- підпис особи, яка склала його.
На написання пояснювальній працівникові дається 2 дні (робітників), інакше складається згаданий акт про відмову, на підставі якого до нього можуть застосовуватися заходи дисциплінарного впливу.
Як написати пояснювальну записку
Не всі знають, як написати пояснювальну записку у разі допущення порушень трудового розпорядку, невиконання робочого завдання, розпоряджень керівництва тощо, хоча особливих стандартів не передбачено.
Як правильно написати пояснювальну записку? Для цього слід керуватися певними правилами, серед яких:
- написання документа від однієї особи;
- дотримання ділового стилювиклади;
- стислість, логічність, достовірність, послідовність інформації, що викладається.
Засвідчується пояснення особистим підписом співробітника, який допустив провину, і проставляється дата написання такої. На її підставі керівник має ухвалити рішення про накладення або у відмові від такого.
На спеціалізованих сайтах можна знайти приклад пояснювальної записки або завантажити зразок, на який можна орієнтуватися при складанні документа.
Правильно викладена у ньому інформація часто дозволяє уникнути накладання дисциплінарного стягнення.
Корисно дізнатися, який, якщо ви вирішили звільнитися?
Пояснення різних ситуацій
Пояснювальна записка про запізнення на роботу, зразок
Приміром, пояснювальна записка про запізнення працювати оформляється так:
- У верхньому куткуправоруч зазначаються ініціали посадової особи, на адресу якої вона надсилається.
- Тут же нижче зазначаються дані співробітника, який дає пояснення (його ПІБ, посада).
- По центру пишеться найменування (Пояснювальна записка).
- Далі викладається необхідна інформація про ситуацію, яка потребує пояснення, зазначається причина невчасного приходу працювати.
- Внизу документа проставляється дата його написання та особистий підпис співробітника.
Потім пояснювальна записка про запізнення на роботу передається для подальшого розгляду керівнику (іншій уповноваженій посадовій особі), який має накласти свою резолюцію щодо подальших дійщодо винного.
Іноді співробітнику слід пояснити невиконання чи неповне виконання обов'язків, покладених нею посадовою інструкцією.