Зміни у дорожніх листах. Заповнюємо новий дорожній лист вантажного автомобіля. Особливості обліку та зберігання документації

Чи змінилося щось у правилах заповнення дорожніх листів у порівнянні з минулим роком? У березні чи справді існує така ймовірність, що заповнювати дорожні листи необхідно за новими правилами? Чи обов'язково тепер у кожному дорожньому листі проставляти підпис механіка про те, що він справді провів огляд вантажного чи легкового перед рейсом?

Ці та багато інших питань цікавлять багатьох водіїв та далекобійників, які часто вирушають у відрядження. Про те, яке правильне та точне заповнення дорожнього листа за новими правилами у 2017 році зразок та бланкзаповнення ви докладно розгляньте цій інформаційній статті.

Нові правила заповнення дорожніх листів у 2017 році

Бланки дорожніх листів

Індивідуальний підприємець або організація у 2017 році можуть використовувати та формувати:

Розроблені самостійно форми колійних бланків;
Уніфіковані бланки дорожніх листів, які ухвалив та затвердив Держкомстат 28 листопада 1997 року № 78.

Якщо ІП чи організації раптом не підходять уніфіковане оформлення дорожніх листів (наприклад, у них немає потрібних реквізитів або заповнені «зайві»), тобто можливість розробити документ дорожнього листа самостійно. Але слід мати на увазі, що в цьому випадку в розробленій самостійно формі повинні бути заповнені всі реквізити, які є обов'язковими, вони передбачені у другому розділі наказу Міністра Росії №152 від 18 вересня 2008 року.

Для чого потрібні дорожні листи? Для того, щоб виробничий характер поїздок мав підтвердження для списання пального компенсації за використання власного транспорту, запчастин. Облік ведеться у бухгалтерській книзі.

Правила заповнення дорожніх листів у 2017 році

Правильність заповнення дорожніх листів у 2017 році

Мінтранс із 26 лютого додав до обов'язкових реквізитів кілька додаткових пунктів (Наказ Міністра Російської Федерації №17 від 18.01.2017 року). У відрядженні автомобільного листа з цієї дати потрібно обов'язково ставити позначку про те, що автомобіль перед рейсом пройшов технічний огляд. Механік зобов'язаний вказати час та дату перевірки транспорту, поставити свої ініціали, прізвище та розписатися. До цього дня такі реквізити треба було вказувати, але зовсім необов'язково. Отже, із 26.02. порядок заповнення дорожніх листів у 2017році виглядає так:

назва дорожнього документа;
його номер;
з кого за скільки дійсний;
дані про власника автомобіля;
модель та тип машини;
реєстраційний державний номер машини;
показання лічильника одометра під час відправлення та при в'їзді автомобіля в гараж;
час та дата виїзду та заїзду транспорту в гараж;
прізвище, ім'я та по батькові, підпис працівника, який у аркуші ставить час та дату, а також свідчення одометра;
повні ініціали водія;
час та дата медогляду водія перед поїздкою та після неї;
ПІБ, підпис та штамп медичного працівника, який робив висновок про стан водія;
відмітка про огляд перед рейсом технічного стану автомобіля з часом та датою;
ПІБ та підпис контролера технічного стану автотранспорту.

Друк та штамп на дорожніх листах у 2017 році

У 2017 році з 26 лютого штамп чи друк у дорожніх листах ставити не обов'язково. Достатньо буде інформації про власника автомобіля. Це назва орендодавця або компанії, телефон та адреса. Що вказується також у наказі Міністерства Транспорту Росії від 18.01.2017 №17. Проте помилки не буде, якщо друк проставиться після вказаної дати.

Дорожні листи дозволяється оформляти як на один день, так і на кілька, але не більше одного місяця. Якщо кілька водіїв використовують один транспортний засіб, але позмінно, можна одразу оформити стільки дорожніх листів, скільки водіїв працює на цій машині.

Новий бланк дорожнього листа на 2017 рік

Деякі ІП та організації у зв'язку з тим, що список обов'язкових реквізитів збільшився, коригують свої документи дорожніх листів. Якщо перевіряючі після 29 лютого 2017 р. на аркуші не знайдуть обов'язкових реквізитів, такий документ буде розцінений як «неповноцінний». Внаслідок цього можуть виникнути труднощі з визнанням витрат на паливно-мастильні матеріали.

Приклад заповнення дорожнього листа. Нижче наведено зразок заповнення дорожнього листа, у якому містяться усі обов'язкові з 26 лютого 2017 року реквізити. Ось так він виглядає:

Також можна завантажити у форматі Word новий бланк дорожнього листа для легкових автомобілів 2017 р. Схожим чином можна внести поправки до дорожніх листів вантажних автомобілів, щоб робити в ньому записи про технічний передрейсовий огляд.

У багатьох компаніях механік, водій та організатор – це одна людина. У цьому випадку, ознайомившись із правилами заповнення дорожнього листа у 2017 році. він сам особисто ставить час, дату та підпис про те, що передрейсовий огляд було зроблено.

Що змінилося у заповненні дорожніх листів з 26 лютого 2017 року? Чи обов'язково в березні оформляти дорожні листи за новою формою? Чи справді тепер у кожному дорожньому листі потрібен підпис механіка про проведений передрейсовий огляд легкового чи вантажного автомобіля? У цій статті ви знайдете відповіді на ці та інші питання, а також зможете завантажити нові форми бланків дорожніх листів.

Форми дорожніх листів

У 2017 році організація чи індивідуальний підприємець може формувати та використовувати:

чи уніфіковані форми дорожніх листів (затверджені постановою Держкомстату Росії від 28.11.1997 № 78);
самостійно розроблені форми дорожніх листів.

Якщо уніфіковані зразки дорожніх листів раптом не підходять компанії або ІП (наприклад, якщо в них є «зайві» реквізити або якщо немає потрібних), можна самостійно розробити бланки дорожніх листів. Але в такому разі потрібно мати на увазі, що самостійно розробленою формою повинні бути присутніми всі обов'язкові реквізити, передбачені розділом II наказу Мінтрансу Росії від 18.09.2008 № 152.

Дорожні листи потрібні, щоб підтвердити виробничий характер поїздок та списати у податковому обліку пальне, запчастини та компенсацію за використання особистого транспорту.

Нові обов'язкові реквізити з 26 лютого

З 26 лютого Мінтранс розширив перелік обов'язкових реквізитів дорожнього листа (Наказ Мінтрансу Росії від 18 січня 2017 р. № 17). З цієї дати в колійному аркуші обов'язково потрібно ставити позначку контролю технічного стану автомобіля перед рейсом. Механік повинен вказати дату та час перевірки машини, підпис, прізвище та свої ініціали. Насамперед такі позначки теж можна було ставити, але зовсім не обов'язково. Таким чином, з 26 лютого 2017 року, до обов'язкових реквізитів дорожніх листів, які розроблені самостійно, належать:

Назва - дорожній лист;
Номер;
Термін дії;
Відомості про власника машини;
Тип та модель машини;
Державний реєстраційний знак;
Показання одометра при виїзді з гаража та заїзді в гараж;
Дата та час виїзду з гаража та заїзду в гараж;
Підпис та П.І.Б. працівника, який ставить у листі показання одометра, дату та час;
П.І.Б. водія;
Дата та час передрейсового та післярейсового медогляду водія;
Штамп, підпис та П.І.Б. медичного працівника, який проводить медогляд;
Позначка передрейсового огляду технічного стану машини з датою та часом;
Підпис та П.І.Б. контролера технічного стану машини

Скасування друку

З 26 лютого 2017 року у дорожніх листах можна не ставити печатку чи штамп. Цілком достатньо відомостей про власника машини. Це назва компанії або орендодавця, адреса та телефон. Це також випливає із Наказу Мінтрансу Росії від 18 січня 2017 р. № 17). Однак друк можна проставляти і після вказаної дати – помилки не буде.

Дорожній лист оформляйте на кожен день або інший термін – не більше одного місяця. Коли ж транспортний засіб використовують позмінно кілька водіїв, то можна на одну машину оформити одразу кілька дорожніх листів – для кожного водія.

Новий бланк на 2017 рік

У зв'язку з розширенням переліку обов'язкових реквізитів, деякі компанії та ІП знадобляться скоригувати бланки своїх дорожніх листів. Якщо після 26 лютого 2017 року у аркуші не буде всіх обов'язкових реквізитів, то перевіряльники можуть розцінити такий первинний документ як «неповноцінний». І тоді, наприклад, із визнанням витрат на ПММ можуть виникнути труднощі. Ми підготували для вас новий бланк дорожнього листа, який містить усі реквізити, обов'язкові з 26 лютого. Виглядає він так:

Також ви можете знайти новий бланк дорожнього листа на 2017 рік у форматі Word для легкових автомобілів. Аналогічно ви можете поправити бланк дорожнього листа для вантажних автомобілів, щоб у ньому можна було робити позначки про передрейсовий технічний огляд.

Майте на увазі, що якщо ви затверджуватимете новий бланк дорожнього листа на 2017 рік, то цю обставину потрібно зафіксувати в обліковій політиці організації (п. 4 ПБО 1/2008).

У багатьох організаціях директор та водій та механік - в одній особі. У такій ситуації він і ставить підпис у тому, що провів передрейсовий техогляд. А також вказує дату та час проведення огляду.

Що змінилося в оформленні дорожніх листів з 2017 року, хто і коли має розпочати застосовувати нововведення?

Вперше з 2008 року Мінтранс РФ вирішив оновити порядок оформлення дорожніх листів. У зв'язку з цим міністерством було видано наказ від 18.01.2017 №17, який вніс поправки до чинного законодавчого документа - наказ Мінтрансу від 18.09.2008 №152. Новий наказ пройшов реєстрацію у Мін'юсті та був опублікований на порталі правової інформації 15 лютого 2017 року. Документ набрав чинності 26 лютого 2017 (через 10 днів після офіційного розміщення).

Зміни у дорожніх листах у 2017 році

Свіжим наказом чиновники затвердили кілька нових пунктів порядку підготовки дорожніх листів для комерсантів та юросіб.

Тепер у документі слід прописувати точніші відомості про організацію передрейсового огляду технічного стану автомобіля. А саме, вказувати дату та час проведення процедури.

Цю інформацію повинен заповнювати контролер, який проводив огляд, ставлячи свій підпис із розшифровкою (прізвище та ініціали).

Зазнав змін і сам порядок оформлення цього первинного документа. Так, круглий друк у заголовку листа ставити не потрібно. І це правило стосується всіх, а не лише тих ІП та ЮЛ, які відмовилися від даного реквізиту у своїй діяльності.

Кого торкнулися зміни у дорожніх листах 2017 року насамперед?

Федеральним законом від 08.11.2007 №259-ФЗ (далі - Закон №259-ФЗ) визначено обов'язок оформлення дорожніх листів. Так, в обов'язковому порядку цю первинку потрібно готувати наступним групам осіб:

Компаніям, що здійснюють перевезення пасажирів на маршрутних таксі в межах міста та передмісті.
Транспортним організаціям, які здійснюють міжміські пасажирські перевезення.
Компаніям, що спеціалізуються на автомобільному транспортуванні вантажів та багажу.
Транспортним компаніям, діяльність яких пов'язана з іншими видами наземного громадського транспорту (трамваї та тролейбуси).

Форма дорожніх листів 2017

Для зазначених Законом №259-ФЗ категорій роботодавців визначено низку уніфікованих бланків дорожніх листів відповідно до виду транспортного засобу. За посиланням можна дорожній лист легкового автомобіля бланк 2019 завантажити безкоштовно excel файлом.

Багато компаній та ІП, які мають можливість працювати без оформлення дорожніх листів, відмовляються від введення у свою діяльність цього первинного документа. Все ж таки фірми та комерсанти, в роботі яких застосовується наземний автотранспорт, повинні розуміти важливість оформлення дорожніх листів, навіть якщо їхня діяльність не підпадає під перелік обов'язкових.

Так, дорожні листи необхідні, щоб:

Мати точні відомості про те, де знаходився транспортний засіб у робочий час, і яку роботу робив водій, який керував ним.
Мати можливість звітувати перед податківцями без розбіжностей у даних.
Забезпечити правильний розрахунок витрачених на паливо коштів, які не підлягають оподаткуванню.
Мати право на зменшення бази оподаткування.

Уніфікованою формою документообігу транспортних компаній є дорожній лист. Заповнення бланка необхідне бухгалтерів з метою розрахунку зарплати, списання палива, оформлення актів послуг за замовниками; а також для водіїв з метою обґрунтування законності перевезення вантажів. Розглянемо, які зміни у дорожніх листах відбулися у 2017 році – порядок формування документа наведено нижче.

Нова форма дорожнього листа з 2017 року

Типові бланки затверджено Держкомстатом у постанові № 78 від 28.11.97 р. Форму первинного документа перевізник має право розробити самостійно, затвердивши наказом керівника. При цьому обов'язковим є відображення всіх обов'язкових реквізитів відповідно до вимог наказу № 152 від 18.09.08 р. (лист Мінфіну № 03-03-06/2/161 від 25.08.09 р.).

Використання нових дорожніх листів у 2017 році обумовлено змінами у наказі № 152, які набули чинності 26 лютого (Наказ № 17 від 18.01.17 р.). Перелік обов'язкових реквізитів скориговано з урахуванням таких умов:

Більше не потрібно ставити відбиток друку/штампу транспортної компанії (юр. особи або ІП) у шапці бланка.
Додано обов'язок за вказівкою дати та часу передрейсового контролю стану автомобіля відповідальною особою (контролером) із завіренням особистим підписом перевіряючого та її розшифровкою.

У зв'язку з вищезазначеними законодавчими нововведеннями дорожні листи з 1 березня 2017 року повинні відповідати цим вимогам. Якщо форму розроблено транспортною організацією самостійно, необхідно перевірити наявність усіх обов'язкових рядків. Якщо будь-яких показників у бланку немає, слід доопрацювати документ, щоб уникнути претензій з боку органів контролю.

Основні правила складання дорожніх листів

Періодичність формування залежить від специфіки діяльності підприємства. Якщо підприємство належить до автотранспортних підприємств, потрібно щодня виписувати дорожні листи – тобто одну зміну. Виняток – відправлення водія у відрядження. У цьому випадку допускається оформлення бланка на період відсутності з докладним відображенням майбутнього маршруту.

Якщо ж компанія не належить до автотранспортних, дозволяється складати дорожній лист із заданою періодичністю, необхідність якої визначається суб'єктів господарювання самостійно. Наприклад, це може бути декада чи місяць, але не більше. Наявність дорожнього листа є обов'язковою для списання палива, підтвердження доставки товарів та ТМЦ, обґрунтування витрат з податку на прибуток.

Дорожній лист вантажного автомобіля

Якщо підприємство володіє (на правах власності, а також оренди) вантажним автотранспортом, можна використовувати різні форми дорожніх листів – затверджено постановою № 78:

4-П – відрізняється тим, що за виписки цього бланка заробіток водіям нараховується погодинним способом.
4-З - призначений для нарахування заробітку відрядним способом.

Обидві форми повинні містити відомості про підприємство, водія, автомобіль, вантажі, що перевозяться, і маршрути. Обов'язково вносяться час виїзду з гаража/заїзду в гараж, показання спідометра, вид палива та застосовувані коефіцієнти. Документ засвідчується уповноваженими особами – механіком, контролером, диспетчером, медичним працівником, керівником.

Бланки дорожніх листів вантажного автомобіля можна завантажити. Там же можна завантажити бланки дорожніх листів для ІП.

Дорожній лист легкового автомобіля

Якщо у роботі компанії використовується службовий транспорт, потрібно оформлення дорожнього листа легкового автомобіля для підтвердження витрати ПММ, нарахування грошової компенсації за використання машин. Документ можна розробити самостійно або взяти за основу типову форму дорожнього листа легкового автомобіля з ухвали № 78. Порядок складання передбачає відображення обов'язкових відомостей та реквізитів.

Зверніть увагу! Для роботи таксистів призначається дорожній лист за ф. 4. Саме на підставі цього первинного документа фіксується обсяг фактичної роботи та нараховується зарплата водієві легкового таксі.

13 лютого 2017 року Мін'юст РФ зареєстрував Наказ Міністерства транспорту Російської Федерації № 17 "Про внесення змін до обов'язкових реквізитів та порядку заповнення дорожніх листів, затверджених наказом Міністерства транспорту Російської Федерації від 18 вересня 2008 р. № 152" від 18.01.2017 року. Згідно з новим наказом до порядку оформлення дорожніх листів на транспортні засоби вносяться зміни. Новий наказ набирає чинності з 26.02.2017 року.

Ось текст наказу Міністерства транспорту РФ №17 від 18 січня 2017 року:

Внести обов'язкові реквізити та порядок заповнення дорожніх листів, затверджені наказом Міністерства транспорту Російської Федерації від 18 вересня 2008 року №152 наступні зміни:

1. У пункті 12 слова "У заголовній частині дорожнього листа проставляється печатка або штамп юридичної особи, індивідуального підприємця, які володіють відповідними транспортними засобами на правах власності або на іншій законній підставі." виключити.

2. Доповнити пунктом 16.1 такого змісту:

"16.1 Дата та час передрейсового контролю технічного стану транспортного засобу проставляються контролером технічного стану автотранспортних засобів або контролером технічного стану наземного електричного транспорту, який проводив відповідний контроль, та засвідчується підписом із зазначенням прізвища та ініціалів".

Ось правила заповнення дорожнього листа на підставі старого наказу Міністерства транспорту РФ, прийнятого 18 вересня 2008 року:

Правила заповнення дорожніх листів:

9. Шляховий лист оформляється на кожний транспортний засіб, який використовується юридичною особою, індивідуальним підприємцем для здійснення перевезень вантажів, пасажирів та багажу автомобільним транспортом та міським наземним електричним транспортом у міському, приміському та міжміському сполученнях.

10. Дорожній лист оформляється на один день або строк, що не перевищує одного місяця.

11. Якщо протягом терміну дії дорожнього листа транспортний засіб використовується позмінно кількома водіями, то допускається оформлення на один транспортний засіб кількох дорожніх листів окремо кожного водія.

12. У найменуванні дорожнього листа вказується тип транспортного засобу, на який оформляється дорожній лист (шляховий лист легкового автомобіля, дорожній лист трамваю тощо). Номер дорожнього листа вказується в заголовній частині у хронологічному порядку відповідно до прийнятої власником транспортного засобу системи нумерації. У заголовній частині дорожнього листа проставляється печатка або штамп юридичної особи, індивідуального підприємця, які володіють відповідними транспортними засобами на правах власності або іншій законній підставі.

13. Дати, час та показання одометра при виїзді транспортного засобу з постійної стоянки та його заїзді на постійну стоянку проставляються уповноваженими особами, що призначаються рішенням керівника підприємства або індивідуального підприємця, та засвідчуються їх штампами або підписами із зазначенням ініціалів та прізвищ, за винятком індивідуальний підприємець поєднує обов'язки водія.

14. Дати, час та показання одометра при виїзді транспортного засобу з постійної стоянки та його заїзді на вказану стоянку проставляються індивідуальним підприємцем у разі, якщо вказаний підприємець поєднує обов'язки водія.

15. У разі оформлення на один транспортний засіб кількох колійних листів окремо на кожного водія дата, час та показання одометра при виїзді транспортного засобу з постійної стоянки проставляються у колійному листі водія, який першим виїжджає з місця постійної стоянки, а дата, час та показання одометра при заїзді транспортного засобу на постійну стоянку – у дорожньому листі водія, який останнім заїжджає на постійну стоянку.

16. Дати та час проведення передрейсового та післярейсового медичного огляду водія проставляються медичним працівником, який проводив відповідний огляд, та засвідчуються його штампом та підписом із зазначенням прізвища, імені та по батькові.

16.1 Дата та час передрейсового контролю технічного стану транспортного засобу проставляються контролером технічного стану автотранспортних засобів або контролером технічного стану наземного електричного транспорту, який проводив відповідний контроль, та засвідчується підписом із зазначенням прізвища та ініціалів

17. Власники (власники) транспортних засобів зобов'язані реєструвати оформлені дорожні листи у журналі реєстрації дорожніх листів.

18. Оформлені дорожні листи повинні зберігатися не менше п'яти років.

Ми виділили червоним пункт 12 правил заповнення дорожніх листів, який перестане діяти з 26 лютого 2017 року, після набрання чинності новим наказом Міністерства транспорту № 17 від 18.01.2017 року. Тобто, згідно з новим законодавством, юридичним особам та індивідуальним підприємцям буде не потрібно обов'язково проставляти вгорі дорожнього листа свій друк чи штамп.