Інформаційні технології та електронні документи міцно зміцнилися у нашому з вами повсякденному житті. Іноді ми й не підозрюємо, наскільки великий обсяг інформації отримуємо та передаємо за допомогою саме такої взаємодії.
Говорячи про електронні документи, не варто забувати, що в загальному контексті до них можна віднести будь-яку інформацію, будь-який контент, створений людиною або отриманий при спілкуванні та взаємодії з людьми або системами (варто звернутися до понять «електронне повідомлення» та «електронний документ», закріпленим у Федеральному законі «Про інформацію, інформаційних технологійта про захист інформації»).
Однак чим більше електронні документи проникають у нашу повсякденне життятим сильніше ми залежимо від них. Сьогодні великий обсяг важливої та значущої інформації зберігається в електронної формиТому до слів класика можна зробити застереження з урахуванням нових технологій. Іншими словами, тільки шматком паперу можна умертвити сучасної людини? У цій статті ми поговоримо про юридичну значущість електронних документів.
Поняття юридичної значущості та юридичної сили документа
Абревіатура ЮЗЕД (юридично значимий електронний документ) часто використовується у статтях і доповідях про електронний документообіг.
Чим відрізняється документ, який має юридичну значущість? Для цього необхідно визначити, що таке юридична значущість документа. Потрібне визначеннядається у стандарті ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартів з інформації, бібліотечної та видавничої справи. Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення (далі - ГОСТ Р 7.0.8-2013).
Юридична значимість документа- Якість документа виступати як підтвердження ділової діяльності чи обставин особистого характеру.
Юридична значимість тісно пов'язана з поняттям юридичної сили документа, проте необхідно їх відрізняти (про це ми вже розповідали у статті «Папір або двійковий код: випробування на міцність»).
Цим самим згаданим вище стандартом визначено поняття юридичної сили документа.
Юридична сила документа- Якість офіційного документа викликати правові наслідки.
Як бачимо, у цьому визначенні мова йдевже не про простий документ, а про офіційний. Знову звернемося до стандарту ДЕРЖСТАНДАРТ Р 7.0.8-2013.
Офіційний документ- Документ, створений організацією, посадовою особою або громадянином, оформлений в установленому порядку.
Таким чином, для того, щоб документ мав юридичну силу, він має бути офіційним та юридично значущим.
Все це повною мірою відноситься і до електронних документів з тим застереженням, що для надання їм юридичної сили потрібно врахувати специфіку їхньої форми.
Юридична сила електронного документа
Юридична сила документа забезпечується шляхом дотримання низки правил:
1. Документ оформляється відповідно до встановленого порядку.
2. Зміст документа не суперечить законодавству РФ.
3. Документ підписується уповноваженою на це особою.
У випадку електронних документів з'являється ще один пункт:
4. Робота з такими документами має відповідати встановленим законодавством РФ регламентам (актуально для рахунків-фактур).
Наприклад, законодавство РФ дозволяє нам укладати договори в електронній формі та підписувати їх електронним підписом (далі - ЕП), але з застереженням на облік при цьому вимог законодавства у сфері застосування ЕП. Тому електронний документ, підписаний простою або некваліфікованою ЕП, не матиме юридичну силу у разі недотримання вимог Федерального закону «Про електронний підпис».
Ще один приклад можна навести, нагадавши порядок обміну рахунками-фактурами в електронній формі. Такий рахунок-фактура матиме юридичну силу, тобто породить право платника податків на відрахування з ПДВ лише у разі дотримання вимог Наказу Мінфіну РФ від 10.11.2015 року № 174н. В іншому випадку платник податків не зможе скористатися своїм правом, оскільки не буде документа, що його породжує.
Зазначимо, що сам по собі оператор електронного документообігу в цьому випадку не так забезпечує юридичну значущість документа, як виступає однією з обов'язкових складових для її забезпечення.
Таке навряд чи можливе з паперовими документами, саме тому, працюючи з електронними, необхідно враховувати їх специфіку та бути уважними за дотримання вимог закону у цій сфері.
Також слід зазначити, що низку документів просто не можна перевести в електронну форму. І хоча законодавець це не забороняє, а іноді навіть прямо дозволяє, зробити цього не можна з непрямих причин (неможливість подальшої роботи з такими документами, відсутність регламентації щодо їх зберігання тощо).
Наприклад, кадрові документи. Більшість їх належить до документів тривалого і навіть постійного зберігання (наприклад, особисті справи та картки зберігаються 75 років). По-перше, для забезпечення юридичної значущості таких документів в електронній формі протягом усього терміну зберігання потрібно дотримуватись ряду технічних умов; по-друге, документи, що вимагають неодноразового підписання з боку, наприклад працівника, зручніше вести на папері.
Проблематика
Організації важливо забезпечити юридичну силу і внутрішніх, і зовнішніх електронних документів. У разі розбіжностей, спірних ситуацій чи судового розгляду довести свою правоту можна лише з допомогою ЮЗЭД (це справедливо будь-яких електронних документів, а чи не лише документів суб'єктів підприємницької діяльності).
Однак найчастіше одним із основних зупиняючих факторів у переході на електронний документообертдля організації стає страх неприйняття та підозрілого ставлення до таких документів з боку держорганів та контрагентів.
Більше того, саме держава найчастіше і виступає ініціатором переходу (іноді навіть обов'язкового — як у випадку зі складанням податкової звітності) на електронний документообіг (наприклад, останні поправки процесуального законодавства. Хоча, як правило, законодавець не стурбований детальним регламентуванням роботи з електронними документами на Протягом усього їхнього життєвого циклу (від створення до знищення), чим породжує безліч запитань і побоювань.
Спочатку здається, що вимог до електронних документів більше і дотримуватись їх складніше, ніж працювати «на папері», але вже на початку використання електронного документообігу стає зрозуміло, що це просто справа звички.
Юридична сила електронного документа забезпечується на базі використання електронно- цифровий підписЕЦП 1) - механізму, який дозволяє довести, що автор надісланого електронного документа насправді є саме тим, за кого себе видає, і що документ не змінено у процесі доставки. ЕЦП використовується як аналог власноручного підпису або звичайного друку у разі юридичного лиця. ЕЦП додається до блоку даних і дозволяє одержувачу блоку перевірити джерело та цілісність даних та захиститися таким чином від підробки.
Більшість підприємств визнають переваги електронного (безпаперового) документообігу, який має такі переваги:
· Простота внесення змін до документа;
· можливість поміщати в документ не лише текст, а й мультимедійні дані 2) ;
· Можливість використовувати заздалегідь заготовлені форми;
· Вища швидкість передачі інформації по великою кількістюадрес;
· Економія паперу;
· Вища компактність архівів;
· Простіший контроль інформаційних потоків;
· Велика швидкість пошуку та вилучення інформації;
· можливість захисту документів від несанкціонованого доступу та розмежування прав доступу співробітників до інформації.
Введення електронного документообігу дозволяє зменшити кількість служб, зайнятих роботою з документами (кур'єрів, канцелярських працівників тощо).
На рис 3.22 показано, наскільки скорочується час окремих етапів роботи з документами під час заміни паперового процесу на цифровий.
Мал. 3.22.Переваги електронного документообігу
В умовах електронного документообігу потрібно набагато менше витрат на перебудову документообігу при зміні зовнішніх умов, наприклад, вимог щодо зміни форми звітності.
Незважаючи на те, що ефективність електронного документообігу повсюдно визнана, повний перехід на безпаперові технології потребує вирішення низки юридичних питань, а також вкладення коштів. Тож сьогодні у Росії можна зустріти всі види документообігу, перелічені на рис. 3.20.
Ще залишилися підприємства та установи, які, як і раніше, працюють в умовах паперового діловодства, більшість використовують в організації документообігу комп'ютери та локальні мережіі лише незначний відсоток використовує повністю автоматизовані системикерування електронними документами. У чому причина ситуації, що склалася?
В ідеалі наслідком розвитку електронного документообігу мають стати абсолютно безпаперові технології. Однак сьогодні паперові документи досі необхідні для дотримання вимог багатьох норм - податкового законодавства, законодавства про бухгалтерський облік тощо. Одне з основних призначень документа – це здатність засвідчувати певні факти. Досі паперовий документ з необхідними реквізитами і ступенями захисту був основним способом доказу тієї чи іншої факту, тобто. представляв юридичну чинність. Папір як матеріальний носій має недолік у тому сенсі, що не дозволяє безслідно прати та записувати нову інформацію, проте цей її недолік обертається гідністю з погляду виключення підробки документа. Недарма російська приказка говорить: що написано пером, того не вирубаєш сокирою.
Іншими словами, коли ми отримуємо документ, на якому стоїть підпис на кожній сторінці і немає слідів порушення поверхні паперу (тобто видно, що текст не стирався і не записувався заново), ми можемо бути впевнені, що цей документ відправлено від особи, що поставила. підпис і що він змінювався у процесі доставки.
У принципі сучасні засоби шифрування дозволяють забезпечити самі засоби посвідчення справжності документа, як і підпис на папері.
Прийнятий у січні 2002 року Федеральний закон "Про електронний цифровий підпис" дає організаціям можливість створювати системи обміну виключно електронними документами, при якому електронний документ може виступати як оригінал, який не потребує дублювання твердою копією. Проте на сьогодні законність ЕЦП є абсолютною лише для внутрішнього документообігу, де вона активно використовується, оскільки внутрішній документообіг регламентується генеральним директором.
Таким чином, основною причиною наявності змішаного документообігу є та обставина, що питання застосування ЕЦП досі не вирішено на державному рівні.
Проте обмін документами у електронному виглядіможе використовуватися не у всіх, а лише у деяких напрямках діяльності організації.
Паперовий документ має юридичну силу, якщо на ньому є обов'язкові реквізити, власноручний підпис фізичної особи та у деяких випадках друк. А що надає юридичної сили електронному документу?
Що таке електронний документообіг?
Електронний документообіг (або ЕДО) – це обмін документами в електронному вигляді через інтернет, внутрішню мережу компанії чи іншими способами. ЕДО значно прискорює обмін документами та розрахунки щодо угод між контрагентами, дозволяє економити на канцелярських та поштових витратах.
2011 року Міністерство фінансів Росії узаконило обмін рахунками-фактурами в електронному вигляді з використанням (ЕП; раніше — ЕЦП). Це послужило поштовхом до поширення юридично значимого електронного документообігу. Електронний документообіг у Росії регламентують:
- Федеральний закон№402-ФЗ «Про бухгалтерський облік» від 06.12.2011,
- федеральний закон № 63-ФЗ «Про електронний підпис» від 06.04.2011,
- наказ Мінфіну Росії N 174н «Про затвердження Порядку виставлення та отримання рахунків-фактур в електронній формі телекомунікаційними каналами зв'язку із застосуванням посиленого кваліфікованого електронного підпису» від 10.11.2015.
Що надає електронному документу юридичної сили?
Документ, створений на комп'ютері, або скан паперового документа ще юридично значимим. Для різних видівДокументів є різні гаранти юридичної сили.
Формалізовані документи
До таких документів належать рахунки-фактури, звітність, трудовий договірз віддаленим співробітником, опис документів, що витребуються. Юридичну силу їм надають:
- відповідність формату, затвердженому державою,
- передача документів відповідно до регламенту,
- кваліфікований електронний підпис (далі - КЕП).
Електронні документи, підписані КЕП, за умовчанням прирівнюються до власноручно підписаних і мають юридичну силу.
Неформалізовані документи
До цієї категорії належать решта документів: договори, довіреності, листи тощо. Держава не регулює формату цих документів. Надати їм юридичної сили можна двома способами:
- Підписати. Як і у разі формалізованих документів, КЕП за умовчанням наділяє документ юридичною силою.
- Підписати простий або .
Додатково учасники ЕДО мають укласти угоду про взаємне визнання юридичної сили цих видів електронних підписів (ст. 4 № 63-ФЗ "Про електронний підпис"). У цій угоді потрібно прописати вимоги до реквізитів, форми та формату документів, виду підпису. Якщо така угода є, електронні документи вважатимуться юридично значущими та будь-яка інстанція, включаючи суди та ФНП, прийме їх як власноручно підписані.
Як підписати документ електронним підписом?
Можливість створення підпису для електронного документа реалізована в багатьох програмах:
- У спеціалізованих системах для електронного документообігу та подання звітності (наприклад, Контур.Діадок, Контур.Екстерн).
- В різноманітних інформаційних системах(Наприклад, на порталі Держпослуг, на електронних торгових майданчиках).
- В облікових системах (наприклад, SAP, Oracle, MS Dynamics та інші).
- У комп'ютерних програмах для роботи з електронними документами (наприклад, Microsoft Word, PDF).
- У спеціальних програмах для створення та
Під юридичною силоюбудь-якого документа прийнято розуміти здатність матеріального носія із зафіксованою у ньому інформацією самостійно чи разом із іншими документами викликати певні юридичні последствия.Саме юридична сила документа визначає його правове значення та можливість використання як доказ у суді.
ГОСТ Р51141-98 "Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення" визначає юридичну силудокумента як властивість офіційного документа,що надається йому чинним законодавством, компетенцією органу, що його видав, і встановленим порядком оформлення.
Отже, юридична сила документа трактується як:
- 1) місце у загальній ієрархії нормативних правових актів
- (Закон, постанова, указ, інструкція тощо);
- 2) обов'язковість, заснована на принципі законності;
- 3) компетенція органу, який видав акт.
Крім цього, у всіх випадках документ має бути оформлений у встановленому порядку, а також виходити від особи, уповноваженої на її створення.
ДЕРЖСТАНДАРТ 2.051-2006-ЕСКД "Електронні документи. загальні положення", введений у дію наказом Ростехрегулювання від 22 червня 2006 р. № 119-ст, встановив, що електронний документ складається з двох частин: змістовноюі реквізитної. Причому до реквізитної частини можуть вноситися додаткові реквізити з урахуванням особливостей застосування та обігу електронного документа. Номенклатура додаткових реквізитів та правила їх посвідчення встановлюються нормативними документамисамого підприємства.
У зв'язку з цим особливе значення має реквізитна частина будь-якого документа. Розглянемо її докладніше.
Зміст документа та його юридична формазавжди пов'язані з певними реквізитами, як правило, що характеризують суб'єктів, які склали та запевнили документ та дозволяють їх ідентифікувати. Реквізити, у свою чергу, пов'язані із зовнішньою та внутрішньою формою подання документа. ГОСТ Р 51141-98 "Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення" визначає реквізит документа як обов'язковий елемент його офіційного оформлення.
Орієнтиром для правильного оформленнядокументів та включення до їх змісту необхідних атрибутів є ГОСТ 6.10.4-84 "Надання юридичної сили документам на машинному носії та машинограмі, створюваним засобами обчислювальної техніки. Основні положення", затверджений постановою Держстандарту СРСР від 9 жовтня 1984 р. № 3549 . Серед реквізитів цей ГОСТ називає реєстраційний номер документа; реєстраційну дату; підпис (код) особи, яка відповідає за виготовлення документа або затвердила документ; зміст документа; найменування організації – творця документа; місцезнаходження організації та ін. Слід зазначити, що ГОСТ 6.10.4-84 також допускає запровадження документ на машинному носії додаткових реквізитів.
Існує постійна частина реквізитудокумента (постійна частина документа, що наноситься при його виготовленні) та змінна частина реквізиту(Змінювана частина реквізитів документа, що вноситься під час його заповнення).
Відсутність одного або кількох реквізитів тягне за собою нікчемність або недійсність електронного документа. Якщо змістова або реквізитна частина документа спотворена, документ може бути сфальшований. Такий несправжній документ у ряді випадків тягне за собою несприятливі наслідки для свого укладача або пред'явника. Наприклад, у разі виявлення фальсифікації або фальсифікації такого документа настає негативна юридична відповідальність осіб, які вчинили подібні дії. Зокрема, адміністративна відповідальність передбачена КпАП РФ у ст. 14.13 (фальсифікація бухгалтерських та інших облікових документів); ст. 19.23 (підроблення документів, штампів, печаток чи бланків, їх використання, передача чи збут); кримінальна відповідальність випливає із ст. 186,187, 233, 292, 327 КК РФ.
Реквізити традиційних документів. Юридична сила офіційного документа забезпечує наявність необхідних реквізитів. Обов'язковими реквізитами деяких видів документів є наявність самого тексту, підпис, дата виготовлення (складання), найменування організації - автора документа, код організації по загальнодержавному класифікатору підприємств і організацій (ОКПО), назва документа, дата, індекс, текст, візи, підпис посадових осіб, відмітка про виконання документа та направлення його у справу. Залежно від виду документа та процедури його підготовки та оформлення склад реквізитів може бути різним.
Реквізити електронного документа. Електронний документ повинен мати ширший спектр реквізитів, званих метаданими порівняно з традиційними паперовими документами. Це пов'язано з тим, що сучасні технологіїдозволяють вносити в текст зміни, не залишаючи жодних слідів на машинному носії, тому щоб забезпечити достовірність електронного документа, потрібні додаткові як правові, так і технічні механізми захисту. Позначимо лише деякі з них:
- 1) постачання документа ЕП;
- 2) наявність іншого аналога власноручного підпису, наприклад ЕГП, що є електронним аналогом традиційних печаток, штампів, власноручних підписів (факсиміле). Зокрема, ЕГП може відразу ставитися до текстового та графічного документа. редактора Word, не потребуючи додаткового роздрукування та сканування документа. Таким чином, документ, підписаний ЕГП, додатково захищається від редагування та незаконного копіювання;
- 3) підрахунок контрольної характеристики файлу за певними алгоритмами (обчислення хеш-функції).
Реквізити разом із змістом надають документу певної визначеності і несуть додаткову інформацію. Завдяки цим атрибутам документу надається вольова спрямованість; це відбувається, наприклад, у момент підписання мережного договору сторонами. Реквізити є доказом того, що інформація, що включається до змісту документа, підготовлена та зафіксована на носії саме тією особою, від імені якої документ підписано та випущено в цивільний обіг.
Аналіз показав, що ознаками юридичної сили є:
- 1) ідентифікація особи, яка підписала (складала) документ;
- 2) наявність реквізитів (підписи, печатки, інші вихідні дані);
- 3) можливість використання документа як доказ у суді; документ з реквізитами здатний засвідчувати ті чи інші факти, що дозволяє його безконтрольно змінювати, видаляти відомості.
Отже, юридична сила електронного документа визначається наявністю необхідних атрибутів та виконанням необхідних юридичних процедур щодо їх оформлення. Водночас електронний документ має і свої специфічні особливості, зумовлені іншою технологією його виготовлення та обігу. Основна відмінність електронного документа полягає в тому, що в ньому чи на ньому неможливо власноруч письмово розписатися.
- ГОСТ 2.051-2006-ЄСКД. Електронні документи Загальні положення. М: Стандартінформ, 2006.
- ГОСТ 6.10.4-84. Надання юридичної сили документам на машинному носії та машинограмі, створюваним засобами обчислювальної техніки. Основні положення. М: ІПК Видавництво стандартів, 2001.
Фізичній особі при оформленні права на електронний підпис спеціальним центром, що посвідчує, видається сертифікат такого підпису. Людина отримує при цьому два ключі: відкритий та закритий. За допомогою закритого ключа можна швидко генерувати електронний підпис та підписати документ. Відкритий ключ інакше називають ключем перевірки. Його функція – підтвердження справжності підпису.
Законодавство розрізняє три види електронного підпису:
- просту;
- посилену некваліфіковану;
- посилену кваліфіковану.
Юридична сила електронного підпису
Закон «Про електронний підпис» встановлює, що документ в електронній формі, якщо він підписаний за допомогою простого або посиленого некваліфікованого електронного підпису, рівнозначний документу, оформленому на паперовому носії, на якому автор поставив власноручний підпис.
При цьому між учасниками взаємодії має бути відповідна угода.
Посилений кваліфікований підпис, який засвідчує електронний документ, буде аналогом не лише власноручного підпису, а й печатки на документі. Органи, які здійснюють контрольні функції, можуть визнавати юридичну силу лише тих документів, при складанні яких використано кваліфікований електронний підпис.
Де може застосовуватись електронний підпис
Основна сфера застосування такого підпису – електронний документообіг. Призначення такого документообігу може бути різним: від внутрішнього обміну інформацією до кадрового чи торгово-промислового.
Електронний підписзнайшла широке застосування під час складання звітності органів, здійснюють контрольні функції. При цьому метод надсилання звітності значення не має. Електронний підпис надає звітам необхідної юридичної значущості.
Для отримання державних послуггромадяни також дедалі частіше використовують такий вид посвідчення.
Без електронного підпису нині не обходяться практично жодні електронні торги. Такий підпис украй необхідний постачальникам товарів та послуг як на комерційних, так і на державних торгових майданчиках. Електронний підпис гарантує сторонам в угодах, що вони мають справу зі справжніми комерційними пропозиціями.
Все частіше даний вид підпису використовується у взаємодії між фізичними особами. Приклад: підписання різних господарських документів (акт приймання-здачі послуг, договір позики).