เมื่อมองแวบแรกดูเหมือนว่าไม่มีความแตกต่างอย่างมีนัยสำคัญระหว่างบันทึกอย่างเป็นทางการบันทึกและคำอธิบายเนื่องจาก เอกสารเหล่านี้มีวัตถุประสงค์คล้ายกัน - มีลักษณะเป็นข้อมูลทั้งหมด อย่างไรก็ตาม เอกสารเหล่านี้เป็นเอกสารที่แตกต่างกันซึ่งมีเนื้อหา การกำหนดเป้าหมาย และวัตถุประสงค์ในการเตรียมการที่แตกต่างกัน นอกจากนี้ยังไม่มีคำแนะนำ แต่ให้ข้อมูลเพื่อแจ้งให้ผู้รับทำการตัดสินใจขั้นสุดท้ายเกี่ยวกับปัญหาที่อยู่ระหว่างการพิจารณา
คุณลักษณะของทางการ รายงาน บันทึกอธิบายมีอะไรบ้าง จะเตรียมเอกสารแต่ละฉบับลงบนกระดาษอย่างถูกต้องได้อย่างไร? เราจะพยายามตอบคำถามเหล่านี้และคำถามอื่น ๆ จากมุมมองเชิงปฏิบัติ
รายงาน
บันทึกข้อตกลง(รหัส 0286041 ตาม OKUD) เป็นข้อมูลและเอกสารอ้างอิงที่ส่งถึงผู้จัดการ หัวหน้าแผนก และผู้มีอำนาจอื่น ๆ มันกำหนดรายละเอียดปัญหาใด ๆ พร้อมกับข้อสรุปและข้อเสนอของผู้รวบรวมและมีวัตถุประสงค์เพื่อกระตุ้นให้ฝ่ายบริหารทำการตัดสินใจบางอย่าง
ไม่มีคำจำกัดความของ “บันทึก” ที่เป็นแนวคิดอิสระในกฎหมาย
บันทึกข้อตกลงจัดทำขึ้นทั้งตามคำแนะนำเป็นลายลักษณ์อักษรหรือด้วยวาจาของผู้จัดการและตามความคิดริเริ่มของพนักงานเอง (ตัวอย่างเช่นในกรณีที่เพื่อแก้ไขปัญหาการผลิตหรือเศรษฐกิจใด ๆ จำเป็นต้องนำเสนอข้อมูลเป็นลายลักษณ์อักษร ไปสู่การบริหารจัดการที่สูงขึ้น) ด้วยความช่วยเหลือของเอกสารดังกล่าว คุณสามารถจัดทำข้อเสนอเพื่อปรับปรุงด้านเทคนิคของกระบวนการผลิต แสดงความไม่เห็นด้วยกับการตัดสินใจของผู้จัดการระดับสูง และยังแสดงมุมมองของคุณหากเกิดความขัดแย้งกับเพื่อนร่วมงาน ดังนั้นเมื่อจัดทำบันทึกข้อตกลง สิ่งที่สำคัญที่สุดคือผู้เขียนจะต้องกำหนดจุดยืนของตนให้ชัดเจน จากนั้นจึงจัดเตรียมข้อโต้แย้งที่น่าเชื่อถือเพื่อสนับสนุนผู้เขียน
ประเภทของบันทึกช่วยจำ
- ถึงความคิดริเริ่ม
- ข้อมูล;
- การรายงาน
ความคิดริเริ่มบันทึกข้อตกลงจัดทำขึ้นโดยมีจุดประสงค์เพื่อชักจูงให้ผู้รับทำการตัดสินใจบางอย่างดังนั้นข้อความในบันทึกช่วยระบุข้อเท็จจริงประกอบด้วย ข้อเสนอเฉพาะข้อเสนอแนะหรือข้อสรุป
ข้อมูลมีจัดทำรายงานเป็นประจำและมีข้อมูลเกี่ยวกับรายละเอียด ผลลัพธ์ หรือวิธีการปฏิบัติงาน
การรายงานรายงานจะแจ้งเกี่ยวกับความสมบูรณ์ของงาน ขั้นตอน การดำเนินการตามคำสั่ง คำสั่ง ฯลฯ
ขึ้นอยู่กับ จากผู้รับรายงานแบ่งออกเป็น:
- สู่ภายนอก;
- ภายใน.
บันทึกภายนอกจ่าหน้าถึงหัวหน้าสถาบันใดสถาบันหนึ่ง ร่างบนหัวจดหมายทั่วไปขององค์กร ลงนามโดยหัวหน้า และมักจะมีรายละเอียดดังต่อไปนี้:
- ชื่อบริษัท
- วันที่;
- ดัชนี;
- สถานที่รวบรวม;
- ผู้รับ;
- ชื่อเรื่องของข้อความ;
- ข้อความ;
- ลายเซ็นของผู้จัดการ
- นามสกุลของนักแสดง, หมายเลขโทรศัพท์.
บันทึกข้อตกลงภายนอกถูกส่งไปยังหัวหน้าองค์กรแม่ (ตัวอย่างที่ 1)
ตัวอย่างที่ 1
บันทึกภายนอก
รายงาน
10.02.2014 № 12/05-14
ในการดึงดูดเพิ่มเติม
ทรัพยากรแรงงาน
เรียน Andrey Vasilievich!
เนื่องจากขาดผู้สมัครในขั้นตอนการจัดตั้งเครื่องมือการบริหารสำหรับสาขามอสโกจึงจำเป็นต้องดึงดูด ทรัพยากรแรงงานจากแหล่งข้อมูลเพิ่มเติมจนถึงวันที่ 14 เมษายน 2014 การสัมภาษณ์ผู้สมัครใหม่จะต้องดำเนินการภายในวันที่ 21/04/2014
การชำระค่าใช้จ่ายสำหรับ บริการเพิ่มเติมจะดำเนินการตามข้อ 4.5 ของข้อตกลงการบริการหมายเลข 04/56 ลงวันที่ 02/14/2014
หัวหน้าแผนกทรัพยากรบุคคล เซเมนอฟใน. เซเมนอฟ
กรณีหมายเลข 03-56
โอดินต์โซวา 02/10/2014
บันทึกภายในส่งนอกสถาบัน เช่น ไปยังองค์กรระดับสูง วาดบนกระดาษมาตรฐาน A4 แต่ระบุรายละเอียดที่จำเป็นทั้งหมดซึ่งเป็นไปตาม GOST 6.30-2003 “ระบบเอกสารแบบครบวงจร ระบบเอกสารองค์กรและการบริหารแบบครบวงจร ข้อกำหนดในการจัดทำเอกสาร" (ตัวอย่างที่ 2)
รายละเอียดบังคับของบันทึกภายในประกอบด้วย:
- ชื่อของหน่วยโครงสร้าง
- ชื่อของประเภทเอกสาร (รายงาน)
- วันที่;
- การลงทะเบียน (หมายเลขขาออก);
- ชื่อเรื่องของข้อความ;
- ข้อความ;
- ทำเครื่องหมายเกี่ยวกับการมีอยู่ของแอปพลิเคชัน (ถ้ามี)
- ปลายทาง;
- ลายเซ็นต์ของผู้ริเริ่ม (ระบุตำแหน่ง ชื่อย่อ นามสกุล)
ตัวอย่างที่ 2
บันทึกภายใน
รายงาน
07.04.2014 № 6
เกี่ยวกับการขาดงานของผู้จัดการ
ฝ่ายขาย
ฉันขอแจ้งให้ทราบว่าวันนี้ 04/07/2014 ผู้จัดการฝ่ายขาย Valentina Ivanovna Petrova ไม่อยู่ในที่ทำงานของเธอตลอดทั้งวันทำงานตั้งแต่เวลา 10.00 น. ถึง 18.30 น.
ไม่มีการให้ข้อมูลหรือเอกสารยืนยันเหตุผลของการไม่อยู่ของ V.I.
เกี่ยวกับการละเมิด ฉันขอเสนอให้ยกเลิก V.I. สำหรับการขาดงาน
หัวหน้าฝ่ายขาย อิกเนติเยฟโอเอ อิกเนติเยฟ
กรณีหมายเลข 02-10
ซิโดโรวา 04/07/2557
การลงทะเบียนรายละเอียดของรายงาน
เมื่อจัดทำบันทึกข้อตกลงจะใช้ทั้งเชิงมุม (ตัวอย่างที่ 3) และการจัดตามยาวของรายละเอียดของส่วนหัว (ตัวอย่างที่ 4)
ตัวอย่างที่ 3
ตำแหน่งเชิงมุมของรายละเอียดในบันทึกข้อตกลง
ชื่อ
หน่วยโครงสร้างปลายทาง
รายงาน
______________ № ________
หัวเรื่อง
ตัวอย่างที่ 4
การจัดเรียงตามยาวของรายละเอียดในรายงาน
ชื่อของหน่วยโครงสร้าง
รายงาน
_____________ № _________
หัวเรื่อง
ชื่อของประเภทเอกสารถูกเขียน เป็นตัวพิมพ์ใหญ่(รายงาน) และสามารถอยู่ตรงกลางหรือจากขอบของช่องด้านซ้ายได้
วันที่และ ตัวเลขบันทึกช่วยจำเขียนอยู่ในบรรทัดเดียว วันที่กำลังออก เลขอารบิก (21.04.2014 ) หรือวิธีตัวอักษรและตัวเลข ( 21 เมษายน 2014.).
บันทึก
วันที่บันทึกบันทึกภายนอกคือวันที่รับรองและส่งไปยังผู้รับวันที่บันทึกบันทึกภายใน - วันที่จัดทำและลงนาม
ทะเบียนเลขที่ในบันทึกข้อตกลงภายในจะมีการทำเครื่องหมาย ณ สถานที่จัดเตรียมหรือสถานที่รับ - ขึ้นอยู่กับระบบการลงทะเบียนเอกสารที่ทำงานในองค์กร
หากรายงานต้องได้รับการตรวจสอบโดยผู้มีส่วนได้เสียจะมีการทำเครื่องหมายไว้ การอนุมัติวีซ่าและหลังจากตัดสินใจแล้ว- ปณิธานผู้นำ.
การยอมรับมติถือเป็นขั้นตอนสุดท้ายของการพิจารณารายงาน
บันทึก
มติของผู้จัดการที่ตรวจสอบบันทึกภายในจะเป็นพื้นฐานในการดำเนินมาตรการ การออกเอกสาร หรือการจัดงานต่างๆ
หัวเรื่องเพื่อให้ข้อความเปิดเผยเนื้อหาของเอกสารโดยย่อ เป็นสูตรตาม กฎทั่วไปการเขียนหัวข้อเอกสาร: การใช้คำบุพบท โอ/โอและคำนามทางวาจาใน กรณีบุพบท, ตัวอย่างเช่น เกี่ยวกับการขาดงาน Lazarenko O.O.
ข้อความบันทึกประกอบด้วยสองหรือสามส่วนความหมาย:
- ในครั้งแรก - ระบุชิ้นส่วน- ระบุเหตุผล ข้อเท็จจริง หรือเหตุการณ์ที่เป็นเหตุในการเขียน
- ในครั้งที่สอง - กำลังวิเคราะห์ส่วนหนึ่ง- มีการวิเคราะห์สถานการณ์ปัจจุบันและจัดให้มี ตัวเลือกที่เป็นไปได้โซลูชั่น;
- ในสาม - ส่วนสรุป- มีข้อสรุปและข้อเสนอสำหรับการดำเนินการเฉพาะที่ต้องดำเนินการตามความเห็นของผู้รวบรวม
ส่วนที่สองของรายงานอาจหายไป ในกรณีนี้ข้อความในบันทึกประกอบด้วยเหตุผล ข้อสรุป และข้อเสนอของผู้เรียบเรียง
หากบันทึกมีภาคผนวก ทำเครื่องหมายเกี่ยวกับแอปพลิเคชันเสร็จสิ้นก่อนการลงนาม
หมายเหตุที่ระบุถึงการมีอยู่ของแอปพลิเคชันที่มีชื่ออยู่ในข้อความของบันทึกมีรูปแบบดังนี้:
การใช้งาน: สำหรับ 3 ลิตร ใน 1 สำเนา
หากบันทึกมีภาคผนวกที่ไม่มีชื่อในข้อความ ให้ระบุชื่อ จำนวนแผ่นงาน และสำเนา
ภาคผนวก: ข้อบังคับเกี่ยวกับแผนกสินเชื่อภูมิภาคจำนวน 5 หน้า ใน 1 สำเนา
บันทึกภายใน เข้าสู่ระบบคอมไพเลอร์ (หากนำเสนอต่อหัวหน้าหน่วย) และหัวหน้าหน่วย (หากนำเสนอต่อหัวหน้าองค์กร) บันทึกภายนอก สัญญาณหัวหน้าองค์กร
บันทึก
หากบันทึกข้อตกลงจัดทำขึ้นตั้งแต่สองหน้าขึ้นไปจะต้องระบุหมายเลขหน้าที่สองและหน้าถัดไป หมายเลขประจำเครื่องจะเขียนไว้ทางด้านขวาของขอบด้านบนของหน้าเป็นเลขอารบิค
หมายเหตุการบริการ
บันทึกการบริการเป็นรายงานประเภทหนึ่ง นี่เป็นข้อความข้อมูลที่เป็นลายลักษณ์อักษรซึ่งใช้กันอย่างแพร่หลายในการปฏิบัติงานของโครงสร้างการจัดการที่ทันสมัยที่สุด ระดับที่แตกต่างกันและรูปแบบองค์กรและกฎหมาย บันทึกช่วยจำ Office ให้การสื่อสารโดยตรงระหว่างออบเจ็กต์การจัดการในระดับแนวนอน
อนึ่ง
บันทึกอย่างเป็นทางการคือเอกสารที่ไม่มีสถานะเป็นทางการ ไม่ได้ระบุไว้ใน OKUD
บันทึกช่วยจำจัดทำขึ้นในสถานการณ์ที่หลากหลาย วัตถุประสงค์ทั่วไปของเอกสารนี้ได้แก่:
- ขอข้อมูล;
- การออกคำแนะนำ
- ประกอบข้อความอื่น (บันทึกย่อ);
- ประกาศ (ประกาศ)
ข้อความ บันทึกมีข้อมูลเกี่ยวกับเหตุผลในการจัดทำในรูปแบบของข้อเสนอคำขอการสมัคร ซึ่งอาจเป็นข้อมูลเกี่ยวกับการเคลื่อนย้ายบุคลากร การประชุม การเปลี่ยนแปลงต่างๆ วัฒนธรรมองค์กรบริษัท ฯลฯ บันทึกการบริการจะวาดลงบนกระดาษ A4 มาตรฐาน
บันทึกช่วยจำลงนามโดยผู้เชี่ยวชาญหรือหัวหน้าแผนก วันที่ของบันทึกคือวันที่ร่างและลงนาม
กฎหมายไม่ได้กำหนดข้อกำหนดที่เข้มงวดสำหรับการจัดทำและการดำเนินการตามบันทึกอย่างเป็นทางการดังนั้นขั้นตอนการดำเนินการโดยคำนึงถึงลักษณะเฉพาะขององค์กรจึงควรได้รับการแก้ไขในท้องถิ่น การกระทำเชิงบรรทัดฐานตัวอย่างเช่นในคำแนะนำสำหรับงานในสำนักงาน รูปแบบของบันทึกควรมีวัตถุประสงค์เพื่อลดความซับซ้อนและเร่งกระบวนการสื่อสารภายใน
การออกแบบตัวอย่างบันทึกช่วยจำแสดงไว้ในตัวอย่างที่ 5 .
ตัวอย่างที่ 5
บันทึกการบริการ
ในวันเสาร์ที่ 19/04/2557 เวลา 9:00 น. - 16:00 น. แผนกทรัพยากรบุคคลของ Sever LLC จะดำเนินการติดตั้งเพื่อติดตั้งระบบเตือนภัย
ฉันขอให้คุณอนุญาตให้เข้าถึงการทำงาน พนักงานคนต่อไปบริษัทเอเนอร์โกเซต:
1. สิมาคินา ไอ.พี.
2. อีวานอฟ พี.เอ็น.
หัวหน้าฝ่ายปฏิบัติการธุรการ สวิริดอฟเอ็น.เอ็น. สวิริดอฟ
กรณีหมายเลข 02-14
อิลิน่า 16/04/2557
จดหมายอธิบาย
จดหมายอธิบาย- เป็นเอกสารภายในที่อธิบายเหตุผลของการกระทำ ข้อเท็จจริง กรณี เหตุการณ์ที่จัดทำโดยพนักงานขององค์กรและนำเสนอต่อเจ้าหน้าที่ระดับสูง
ตามส่วนที่หนึ่งของศิลปะ 193 รหัสแรงงาน สหพันธรัฐรัสเซียก่อนใช้งาน การลงโทษทางวินัยนายจ้างต้องขอคำชี้แจงเป็นลายลักษณ์อักษรจากลูกจ้าง พนักงานรายงานเหตุผลและสถานการณ์ของการกระทำความผิดทางวินัยในบันทึกอธิบาย ตามคำอธิบายที่อธิบายไว้ ผู้จัดการจะตัดสินใจใช้การลงโทษทางวินัยกับพนักงาน นอกจากนี้ เอกสารนี้ยังเป็นหนึ่งในเหตุผลสำหรับนายจ้างในการประเมินความรุนแรงของความผิดที่กระทำและสถานการณ์ที่เกิดขึ้น
ใน OKUD ตกลง 011-93 เอกสารนี้ถูกกล่าวถึงเพียงครั้งเดียว - ข้อความอธิบายเกี่ยวกับการละเมิดวินัยแรงงาน (รหัส 0286091) ซึ่งอยู่ในคลาส 0286000 "เอกสารสำหรับการลงทะเบียนการลงโทษทางวินัย"
ประเภทของคำอธิบายและคุณลักษณะต่างๆ
- จัดทำขึ้นเพื่ออธิบายข้อกำหนดส่วนบุคคลของงานที่ทำ (โครงการ รายงาน การพัฒนา)
- วาดขึ้นเมื่อเกิดขึ้น สถานการณ์ปกติการละเมิดวินัย การประพฤติมิชอบ ฯลฯ
บันทึกอธิบายเขียนด้วยมือโดยพนักงานในสำเนาเดียวบนกระดาษ A4 มาตรฐานและส่งถึงบุคคลที่ร้องขอ นอกจากนี้ยังสามารถพิมพ์บนคอมพิวเตอร์โดยใช้แบบฟอร์มลายฉลุที่องค์กรยอมรับ รูปแบบของบันทึกอธิบายตลอดจนวิธีการดำเนินการ (เขียนด้วยลายมือหรือบนคอมพิวเตอร์) ไม่ได้ถูกกำหนดไว้ตามกฎหมาย
หน่วยโครงสร้างหรือเจ้าหน้าที่เฉพาะสามารถจัดทำบันทึกอธิบายได้
บันทึกไว้เป็นหลักฐาน
นายจ้างเรียกร้องจากลูกจ้าง หมายเหตุอธิบายเขียนด้วยมือเพื่อป้องกันตนเองจากการกระทำที่ผิดกฎหมายของพนักงานในระหว่างข้อพิพาทแรงงาน ป้องกันการทดแทนเอกสารต้นฉบับ
หากบริษัทใช้แบบฟอร์มเทมเพลต คุณสามารถจดบันทึกได้ในตอนท้ายของข้อความ:คำอธิบายนี้รวบรวมด้วยตนเองโดยใช้คอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล วันที่. ลายเซ็น.
การลงทะเบียนรายละเอียดส่วนบุคคลของรายงาน
เพื่อรวมข้อมูลและเอกสารอ้างอิงเข้าด้วยกันควรมีการจัดทำและดำเนินการบันทึกอธิบายตามข้อกำหนดของ GOST 6.30-2003
วันที่หมายเหตุอธิบายคือวันที่จัดทำ
ข้อความหมายเหตุอธิบายจะต้องมี:
คำอธิบายของข้อเท็จจริงที่เป็นเหตุผลในการเขียน
ข้อโต้แย้งที่อธิบายสถานการณ์ปัจจุบัน
ข้อความในบันทึกจะต้องน่าเชื่อถือและมีหลักฐานที่หักล้างไม่ได้
เมื่อลงทะเบียนแล้ว ลายเซ็นตำแหน่ง ลายเซ็นส่วนตัว ชื่อย่อ และนามสกุลจะถูกระบุ
เช่น การใช้งานอาจมีการเตรียมเอกสารที่แสดงให้เห็นถึงการกระทำของผู้จัดทำเอกสารและยืนยันสถานการณ์บางอย่าง
ในแง่ของโครงสร้างของข้อความ ข้อความอธิบายแตกต่างจากรายงานตรงที่ไม่มีข้อสรุปและข้อเสนอ (ตัวอย่างที่ 6)
บันทึก
หากบริษัทได้พัฒนาและอนุมัติรูปแบบมาตรฐานของบันทึกอธิบายที่ใช้ในสถานการณ์ต่างๆ ไม่ได้หมายความว่าพนักงานจะต้องจัดทำบันทึกตามแบบฟอร์มที่ได้รับอนุมัติ เอกสารที่ไม่ได้จัดทำขึ้นตามแบบฟอร์มก็อาจใช้ได้เช่นกัน
ตัวอย่างที่ 6
จดหมายอธิบาย
ดำเนินการทางวินัย
ในรูปแบบของการตำหนิ Alexandrova I.I.
ออกคำสั่งให้ฝ่ายทรัพยากรบุคคล
สโมลกิ้น 17/04/2557
ถึงผู้อำนวยการ LLC "SV"
เอ.วี. สโมลคิน
จดหมายอธิบาย
14.04.2014 № 14
เกี่ยวกับการขาดงาน
ฉัน Alexandrova Irina Igorevna นักบัญชี ไม่อยู่ในที่ทำงานเมื่อวันที่ 14 เมษายน 2013 เวลา 9.00 น. ถึง 15.30 น. เนื่องจากสถานการณ์ส่วนตัว
ฉันไม่มีเอกสารประกอบ
นักบัญชี อเล็กซานโดรวาฉัน. อเล็กซานโดรวา
การลงทะเบียนรายงาน อย่างเป็นทางการ หมายเหตุเชิงอธิบาย
หน้าที่หนึ่งของบริการจัดการบันทึกขององค์กรคือเพื่อให้แน่ใจว่าสามารถค้นหาข้อมูลที่จำเป็นที่เกี่ยวข้องกับการส่งเสริมเอกสารที่ถ่ายโอนไปยังผู้รับเหมาได้อย่างรวดเร็ว เพื่อให้ง่ายต่อการค้นหาข้อมูลนี้ จึงมีการใช้แบบฟอร์มลงทะเบียนต่างๆ
รายงาน บันทึกอย่างเป็นทางการและคำอธิบายตามวัตถุประสงค์การใช้งาน ถือเป็นผู้ให้บริการข้อมูลบางอย่าง เนื่องจากปัญหาที่ระบุไว้ในบันทึกต้องมีการตัดสินใจเป็นลายลักษณ์อักษรในรูปแบบของมติของหัวหน้าองค์กรหรือเจ้าหน้าที่ผู้มีอำนาจอื่น ๆ เอกสารจึงต้องได้รับการลงทะเบียน
เราขอเตือนคุณว่าการลงทะเบียนเอกสารมีสามรูปแบบ: นิตยสาร การ์ด และระบบอัตโนมัติ- องค์กรมีสิทธิ์เลือกรูปแบบการลงทะเบียนที่มีประสิทธิภาพและเหมาะสมที่สุด
▪ แบบฟอร์มลงทะเบียนวารสาร -ที่พบบ่อยที่สุดแต่ก็ไม่สะดวกเสมอไปเพราะว่า การลงทะเบียนเอกสารทั้งหมดในนั้นไปที่ ตามลำดับเวลาและเมื่อค้นหาเอกสารเฉพาะเจาะจง ผู้เชี่ยวชาญจะต้องตรวจดูแผ่นบันทึกทั้งหมดของวารสาร การค้นหาข้อมูลยังมีความซับซ้อนเนื่องจากสามารถลงทะเบียนเอกสารการริเริ่มได้ เช่น ในวารสารฉบับหนึ่ง และการตอบกลับในวารสารอื่น ไม่มีแบบฟอร์มลงทะเบียนบังคับ (นิตยสาร) ตามกฎหมาย แบบฟอร์มสมุดบันทึกที่แนะนำจะแสดงอยู่ในตัวอย่างที่ 7
ตัวอย่างที่ 7
ส่วนของบันทึกรายงานและหมายเหตุอธิบาย
|
วันที่เอกสาร |
ทะเบียนเลขที่ |
ประเภทเอกสาร, สรุป |
ใครลงนามในเอกสาร |
ผู้ดำเนินการ |
โอนไปที่ |
ใบเสร็จรับเงิน (ลายเซ็น, วันที่) |
ทำเครื่องหมายในการส่งเอกสารไปยังไฟล์ |
|
07.04.2014 |
03-10/14 |
เมื่อเรียกคืนแคชเชียร์ O.R. Shvets จากวันหยุด |
หัวหน้าแผนกทรัพยากรบุคคล |
ผู้ตรวจสอบแผนกทรัพยากรบุคคล |
ฝ่ายทรัพยากรบุคคล |
สมีร์โนวา วี.เอ. |
ในกรณีที่หมายเลข 03-14 Smirnova 04/07/2014 |
▪ แบบฟอร์มลงทะเบียนบัตรเมื่อเทียบกับฉบับนิตยสารจะสะดวกและดัดแปลงมากกว่า การ์ดการลงทะเบียนและการควบคุมเอกสารที่สร้างขึ้นเมื่อค้นหาในตัวแยกประเภททำให้สามารถปรับกระบวนการค้นหาเอกสารให้เหมาะสมและลดเวลาของกระบวนการลงทะเบียนได้ ข้อได้เปรียบที่ชัดเจนการลงทะเบียนบัตรคือพนักงานหลายคนสามารถจัดการการลงทะเบียนได้พร้อมกัน
▪ แบบฟอร์มลงทะเบียนอัตโนมัติ (อิเล็กทรอนิกส์)เกี่ยวข้องกับการใช้พิเศษ ซอฟต์แวร์- ข้อมูลเกี่ยวกับเอกสารจะถูกป้อนลงในการลงทะเบียนอิเล็กทรอนิกส์และบัตรควบคุมที่จัดเก็บไว้ในฐานข้อมูล สามารถพิมพ์บัตรลงทะเบียนและการ์ดควบคุมพร้อมกันกับการลงทะเบียนได้
โดยทั่วไป รายงานและหมายเหตุอธิบายจะมีดัชนีการลงทะเบียนที่ซับซ้อน ซึ่งมีการกำหนดสูตรในลักษณะเดียวกับดัชนีของเอกสารขาออก หมายเลขทะเบียนประกอบด้วยดัชนีกรณีตามระบบการตั้งชื่อกรณี (รวมถึงดัชนีของหน่วยโครงสร้างและหมายเลขกรณีตามระบบการตั้งชื่อกรณีของหน่วยนี้) และหมายเลขซีเรียลของเอกสารภายในปีปฏิทิน
บันทึก
ปัญหาการลงทะเบียนและการบัญชีเอกสารในองค์กรควรสะท้อนให้เห็นในคำแนะนำในการทำงานในสำนักงาน คำแนะนำควรรวมถึง:
1) รายการเอกสารที่ไม่ได้ลงทะเบียน
2) รายชื่อกลุ่มเอกสารที่ลงทะเบียนและสำหรับแต่ละกลุ่มจะต้องระบุสิ่งต่อไปนี้:
สถานที่ลงทะเบียน
เวลาและขั้นตอนการลงทะเบียน
กฎการสร้างหมายเลขทะเบียน
แบบฟอร์มการลงทะเบียน;
รายการรายละเอียดที่กรอกในแบบฟอร์มกฎการกรอก
หลักเกณฑ์การบันทึกความเคลื่อนไหวของเอกสารภายหลังการลงทะเบียน
หลักการลงทะเบียน (การลงทะเบียนครั้งเดียวหรือซ้ำเมื่อโอนเอกสารไปยังแผนกอื่น)
3) ขั้นตอนการรับเอกสารซ้ำให้กับองค์กร (สำหรับเอกสารขาเข้า)
ระยะเวลาการจัดเก็บรายงาน บันทึกทางการ และคำอธิบาย
ระยะเวลาการจัดเก็บถูกกำหนดไว้ในรายการเอกสารเอกสารการบริหารมาตรฐานที่สร้างขึ้นระหว่างกิจกรรมของหน่วยงานภาครัฐและหน่วยงานต่างๆ รัฐบาลท้องถิ่นและองค์กรที่ระบุระยะเวลาการเก็บรักษาได้รับการอนุมัติตามคำสั่งของกระทรวงวัฒนธรรมของรัสเซียลงวันที่ 25 สิงหาคม 2553 ลำดับที่ 558 ตามรายการที่ระบุระยะเวลาการเก็บรักษาบันทึกช่วยจำอาจเป็น 1 ปี 3 ปี 5 ปี 75 ปี ,อย่างถาวร. หมายเหตุอธิบายควรเก็บไว้อย่างถาวร
คำแนะนำของเรา
เมื่อจัดทำบันทึกจำเป็นต้องปฏิบัติตามรูปแบบที่เหมือนกันและข้อความหลักของเอกสารจะต้องเป็นไปตามกฎจรรยาบรรณทางธุรกิจและข้อกำหนดที่กำหนดไว้สำหรับการดำเนินการเอกสาร ความรู้สึกที่ไม่พึงประสงค์เกิดจากเอกสารที่รวบรวมและดำเนินการอย่างไม่เป็นระเบียบซึ่งมีข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์ อย่ารีบเร่งในการส่งเอกสารไปยังผู้รับ แต่ควรตรวจทานอย่างละเอียด แก้ไขข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์หรือการพิมพ์ผิด หากมี
จดหมายอธิบาย ตัวอย่าง. โครงสร้างที่ถูกต้อง คำแนะนำ คำอธิบายในการเขียน จะเขียนข้อความอย่างไรให้ถูกต้อง? แบบฟอร์มมาตรฐานแบบฟอร์ม ตัวอย่าง. เทมเพลตในการกรอก (10+)
จดหมายอธิบาย โครงสร้าง ตัวอย่าง เทมเพลต ตัวอย่าง
| ที่สำคัญที่สุด: ฉันแนะนำให้คุณเขียนบันทึกอธิบาย ในรายละเอียดให้มากที่สุด- สิ่งนี้มีข้อดีหลายประการ ประการแรกคุณแสดงให้เห็นว่าปัญหาได้รับการแก้ไขแล้ว มีการประเมินผลที่ตามมา และมีการดำเนินการตามมาตรการเพื่อบรรเทาผลกระทบของเหตุการณ์ ประการที่สองตามเหตุผลที่เป็นทางการ บันทึกโดยละเอียดสามารถปิดประเด็นได้ ที่สามบันทึกโดยละเอียดจะช่วยลดโอกาสในการติดต่อกับฝ่ายบริหารเป็นการส่วนตัว หากบันทึกมีข้อมูลทั้งหมด ก็ไม่จำเป็นต้องโทรติดต่อ และการติดต่อส่วนตัวในสถานการณ์เช่นนี้มักไม่เป็นที่พึงปรารถนา อย่าลืมรวมส่วนต่อไปนี้ไว้ในบันทึกอธิบายของคุณ:
|
เทมเพลตบันทึกอธิบายที่ฉันแนะนำให้พนักงานใช้ ตัวอย่างการกรอกส่วนต่างๆ ใช้เป็นพื้นฐาน เสริม และขยาย ฉันแนะนำให้คุณเขียนข้อความอธิบายโดยละเอียด สิ่งนี้มีข้อดีหลายประการ ประการแรก คุณแสดงให้เห็นว่าปัญหาได้รับการแก้ไขแล้ว มีการประเมินผลที่ตามมา และได้ดำเนินมาตรการเพื่อบรรเทาผลกระทบของเหตุการณ์ ประการที่สอง ตามเหตุผลที่เป็นทางการ บันทึกโดยละเอียดสามารถปิดประเด็นได้ ประการที่สาม บันทึกโดยละเอียดจะช่วยลดโอกาสในการติดต่อกับฝ่ายบริหารเป็นการส่วนตัว หากบันทึกมีข้อมูลทั้งหมด ก็ไม่จำเป็นต้องโทรติดต่อ และการติดต่อส่วนตัวในสถานการณ์เช่นนี้มักไม่เป็นที่พึงปรารถนา
จะสะดวกกว่ามากในการเขียนบันทึกอธิบายหากคุณมีเทมเพลตที่กำหนดโครงสร้างของเอกสาร ฉันโพสต์เทมเพลตนี้แล้ว ดาวน์โหลดเลย คุณต้องกรอกตัวอย่างของฉันด้วยข้อความของคุณ
เคล็ดลับอีกอย่างหนึ่ง ในข้อความ พยายามยึดรูปแบบที่เป็นทางการอย่างเคร่งครัด (ดูคุณลักษณะต่างๆ ได้ที่ลิงก์) หลีกเลี่ยงการใช้คำพูดที่สื่ออารมณ์ และใช้คำที่เป็นกลาง สิ่งที่เป็นที่ยอมรับในการติดต่องานอาจไม่เป็นที่ยอมรับในบันทึกดังกล่าว หากสถานการณ์ยุ่งยากแล้ว ทางออกที่ดีที่สุดอาจมีการเน้นพิธีการ
อ่านเพิ่มเติม:
- เทคโนโลยีเพื่อความเจริญรุ่งเรือง
- อาชีพ
- คำแนะนำแก่ผู้จัดการ
- ความสำเร็จส่วนบุคคลและความสามัคคี
- เวลาว่าง
[ถึงผู้ซึ่ง. ตำแหน่ง นามสกุล ชื่อ นามสกุล บุคคลที่ส่งจดหมายให้]
[จากใคร. ตำแหน่ง นามสกุล ชื่อนามสกุลของผู้เรียบเรียงคำอธิบาย]
จดหมายอธิบาย
สาระสำคัญของเหตุการณ์
อธิบายโดยย่อถึงสาระสำคัญของเหตุการณ์ที่มีการกล่าวถึงข้อความอธิบาย สะท้อนข้อมูลในปริมาณที่เพียงพอให้ผู้รับทราบทิศทางและทำความเข้าใจว่าเหตุการณ์นั้นเกี่ยวกับอะไร เรากำลังพูดถึง- หากคำอธิบายมีความซับซ้อน ให้ระบุลิงก์ไปยังแหล่งข้อมูลที่สามารถรับข้อมูลเพิ่มเติมได้ หากจำเป็น
ตัวอย่างเช่น 20/12/2010 ฉันมาสายและอยู่ในออฟฟิศช้ากว่าเวลาที่กำหนด 30 นาที
ตัวอย่างเช่น: 01/11/2014 เงินถูกขโมยจากบัญชีของลูกค้า รายละเอียดในกรณีวัสดุหมายเลข _______ ลงวันที่ ___________
ตัวอย่างเช่น: 01/10/2552 ไวรัสทำลายผลงานสองสัปดาห์ของกลุ่มวิจัย
สาเหตุที่ทำให้เกิดเหตุการณ์ที่โน้ตอุทิศ
คำอธิบายสาเหตุที่นำไปสู่เหตุการณ์ที่มีการอุทิศบันทึก
ตัวอย่างเช่น สาเหตุของความล่าช้าคือต้องพาเด็กไปโรงเรียนและพูดคุยกับครูก่อนบทเรียนแรก
ตัวอย่าง: สาเหตุของการสูญหาย เงินเป็นการกระทำที่เป็นอันตรายขององค์ประกอบทางอาญาที่ปลอมลายเซ็นในเอกสารการชำระเงิน
ตัวอย่างเช่น: สาเหตุของการแพร่กระจายของไวรัสคือการใช้ซอฟต์แวร์ป้องกันไวรัสที่ไม่มีใบอนุญาตซึ่งไม่ได้รับการอัปเดตตรงเวลาและไม่ได้รับลายเซ็นของไวรัสใหม่ในเวลาที่เหมาะสม
ผลที่ตามมา
การประเมินผลที่ตามมาของเหตุการณ์หรือข้อมูลเกี่ยวกับความจำเป็น การวิเคราะห์โดยละเอียดในช่วงต่อเวลาพิเศษ
เช่น การมาสายส่งผลให้มีการเปลี่ยนเวลาในการเตรียมเอกสาร แต่สิ่งนี้ไม่ได้ส่งผลกระทบต่องานของบริษัท หน่วยงานที่สนใจได้รับเอกสารตรงเวลา
ตัวอย่างเช่น: บริษัทอาจถูกบังคับให้ชดเชยความเสียหายให้กับลูกค้า จำเป็นต้องมีการตัดสินใจในเรื่องนี้
ตัวอย่างเช่น: ผลลัพธ์ของงานหายไป กำหนดเวลาจะถูกเลื่อนออกไปหนึ่งสัปดาห์ซึ่งจำเป็นต้องทำซ้ำงาน ค่าใช้จ่ายในการปฏิบัติงานจะเพิ่มขึ้น
มาตรการเพื่อลดผลที่ตามมาและป้องกันการเกิดซ้ำ
กิจกรรมแบ่งออกเป็นสองกลุ่ม: ขั้นตอนในการลดความเสียหายจากเหตุการณ์เฉพาะ และขั้นตอนในการลดโอกาสที่เหตุการณ์ดังกล่าวจะเกิดขึ้นอีกครั้ง
ตัวอย่างเช่น: เพื่อให้แน่ใจว่าเตรียมเอกสารได้ทันเวลา ฉันจึงอยู่ดึกหลังเลิกงานและเตรียมเอกสารเหล่านั้น
เพื่อป้องกันการละเมิดวินัยแรงงาน ต่อมาฉันเสนอให้จัดตารางการทำงานที่ยืดหยุ่นสำหรับฉัน โดยได้รับความยินยอมจากหัวหน้างานทันทีของฉัน บางครั้งอาจสายในตอนเช้าได้หากไม่มีงานเร่งด่วน โดยมีเงื่อนไขว่าฉันต้องทำงาน ความล่าช้าในตอนเย็นหลังจากสิ้นสุดเวลาทำการของราชการ ฉันต้องการตารางการทำงานนี้เนื่องจากความรับผิดชอบในครอบครัวของฉันรวมถึงการสื่อสารกับครูของลูกด้วย
ตัวอย่างเช่น มีการติดต่อหน่วยงานบังคับใช้กฎหมายเกี่ยวกับเหตุการณ์ดังกล่าว มีการเปิดคดีอาญาแล้ว การค้นหาผู้บุกรุกกำลังดำเนินอยู่
เพื่อขจัดเหตุการณ์ดังกล่าว ฉันเสนอให้ปรับปรุงขั้นตอนการตรวจสอบคำสั่งซื้อของลูกค้า
ตัวอย่างเช่น: สำเนาของไดเร็กทอรีถูกยกขึ้น จากวัสดุเหล่านี้ ผลลัพธ์ของงานสามารถฟื้นฟูได้เร็วเป็นสองเท่าของที่ได้รับ นั่นคือในหนึ่งสัปดาห์ มีการเปลี่ยนแปลงแผนงานและงบประมาณ มีการตกลงเงื่อนไขใหม่กับลูกค้าแล้ว
เพื่อกำจัดเหตุการณ์ดังกล่าว จึงได้ซื้อโปรแกรมป้องกันไวรัสที่มีลิขสิทธิ์
[วันที่, ลายเซ็น]
ตัวอย่าง - ข้อความอธิบายหลังจากการตรวจสอบโดยนักช้อปปริศนา
ถึงหัวหน้ากะหมายเลข 3 ของผู้ขายปั๊มน้ำมัน I. I. Ivanov
จากผู้ขายอาวุโส Petrova I.V.
จดหมายอธิบาย
เมื่อวันที่ 12 สิงหาคม 2559 งานของผู้ขายได้รับการตรวจสอบโดยผู้ซื้อที่เป็นความลับ ในขณะที่ให้บริการนักช้อปปริศนา ฉันไม่ได้ทักทายเขา ไม่ได้แจ้งให้เขาทราบเกี่ยวกับการเลื่อนตำแหน่งที่กำลังดำเนินอยู่ และไม่ได้กล่าวคำอำลา
วันนั้นผู้ซื้อก็หลั่งไหลเข้ามาเป็นจำนวนมาก ด้วยเหตุนี้ฉันจึงสร้างข้อบกพร่องในงานที่อธิบายไว้ข้างต้น
ฉันเข้าใจว่าการสื่อสารอย่างสุภาพกับลูกค้าเป็นสิ่งจำเป็นเพื่อให้แน่ใจว่าผู้เยี่ยมชมกลายเป็นลูกค้าประจำของเรา และการแจ้งเกี่ยวกับโปรโมชั่นจะช่วยตอบสนองความต้องการของผู้เยี่ยมชมได้ดีขึ้นและเพิ่มรายได้ของเรา
ในส่วนที่เกี่ยวข้องกับเหตุการณ์นี้ ฉันจะดำเนินการใช้มาตรการดังต่อไปนี้:
- จัดทำบันทึกพร้อมรายการการกระทำทั้งหมดที่ฉันควรทำเมื่อสื่อสารกับผู้ซื้อ
- วางการเตือนความจำไว้ในที่ที่ฉันมองเห็นได้
- ทบทวนคำแนะนำทุกครั้งก่อนเริ่มงาน
- ทำการเปลี่ยนแปลงอย่างทันท่วงทีเมื่อดำเนินการส่งเสริมการขายต่างๆ
Petrova I. I. วันที่, ลายเซ็น
ตัวอย่างเพิ่มเติม
ตัวอย่างจริงจากการปฏิบัติของฉัน:
- คำอธิบายเกี่ยวกับการมาสายสำหรับการประชุมสำคัญ
อ่านเพิ่มเติม:
- เทคโนโลยีสู่ความสำเร็จ - วิธีประสบความสำเร็จในทุกความพยายามของคุณ รวมถึง:
- อาชีพ - ทำอย่างไรให้มีอาชีพก้าวหน้าในอาชีพการงาน
- คำแนะนำสำหรับผู้นำ - ทำอย่างไรจึงจะเป็นผู้นำที่ประสบความสำเร็จ
- ความสำเร็จและความสามัคคีส่วนบุคคล - วิธีประสบความสำเร็จในการสื่อสารและการโน้มน้าวใจ หลีกเลี่ยงความขัดแย้ง จัดการทุกอย่างและไม่เหนื่อย
- การพักผ่อนหย่อนใจที่กระตือรือร้น - จะใช้อย่างไรและที่ไหน เวลาว่างด้วยคุณประโยชน์และความยินดี
น่าเสียดายที่พบข้อผิดพลาดเป็นระยะในบทความ มีการแก้ไข บทความเสริม พัฒนา และเตรียมบทความใหม่ แต่งตั้ง (บนรถไฟ) เป็นสารวัตรกิจการเยาวชน โปรโตคอลถูกร่างขึ้น ใน สถาบันการศึกษาต้องการคำอธิบาย กรุณาบอกวิธีการเขียนที่ถูกต้อง
ใบเสร็จรับเงินสำหรับการรับเอกสาร ตัวอย่าง เทมเพลต ตัวอย่าง เคล็ดลับการออกแบบ...
วิธีการออกใบเสร็จรับเงินอย่างถูกต้องเมื่อโอนเอกสาร ตัวอย่าง เทมเพลต ตัวอย่าง...
การวางแผน. แผนปฏิบัติการทีละขั้นตอน - โครงสร้าง เขียนเขียน...
วางแผนอย่างไร. การวางแผนกิจกรรม ขั้นตอน...
เทคโนโลยีแห่งความเจริญรุ่งเรือง ความสำเร็จ...
จะประสบความสำเร็จในการทำงานและเรื่องส่วนตัวได้อย่างไร? อะไรที่ทำให้คนประสบความสำเร็จโดดเด่น?...
นายจ้างต้องให้โอกาสลูกจ้างแต่ละคนที่กระทำความผิดได้อธิบายตัวเองก่อนที่จะลงโทษ คำอธิบายเกี่ยวกับข้อผิดพลาดในการทำงาน (ตัวอย่างได้รับในบทความ) ถูกจัดทำโดยพนักงานภายในสองวันนับจากวันที่นำเสนอข้อกำหนดในการเขียน
การกระทำของนายจ้างหากลูกจ้างกระทำผิด
สิ่งแรกที่นายจ้างต้องทำเมื่อตรวจพบการละเมิดในส่วนของพนักงานคือการบันทึกการละเมิดนี้
คุณสามารถใช้การตรึงดังกล่าว:
- การตัดสินใจของคณะกรรมการ (ตัวอย่างเช่น เมื่อพนักงานกระทำความผิด ผลที่ตามมาคือความเสียหายต่อทรัพย์สินของบริษัท)
- การกระทำ (เช่น เมื่อปฏิเสธที่จะรับการตรวจสุขภาพ)
- รายงานจากหัวหน้าแผนก (เช่น กรณีที่ลูกน้องไม่ปฏิบัติตามแผน)
ขั้นตอนที่กำหนดไว้สำหรับการใช้การลงโทษนั้นจำเป็นต้องมีคำอธิบายที่จำเป็นจากพนักงาน เพื่อวัตถุประสงค์เหล่านี้ นายจ้างมีหน้าที่ต้องขอให้ลูกจ้างเขียนบันทึกอธิบายให้เขา ข้อกำหนดดังกล่าวได้จัดทำขึ้นใน แบบฟอร์มอิสระ- ไม่จำเป็นต้องเขียนเป็นลายลักษณ์อักษร เช่น หากพนักงานพร้อมที่จะอธิบายตัวเอง แต่มี สถานการณ์ความขัดแย้ง- ในกรณีเช่นนี้แนะนำให้นายจ้างขอคำอธิบายเป็นลายลักษณ์อักษร
หากพนักงานปฏิเสธที่จะอธิบายหลังจากผ่านไปสองวันฝ่ายบริหารก็มีสิทธิ์จัดทำรายงานเกี่ยวกับเรื่องนี้ จากคำอธิบายหรือการกระทำที่ไม่ให้คำอธิบาย ฝ่ายบริหารจะต้องออกคำสั่งให้ใช้มาตรการลงโทษทางวินัยที่ตนเลือก คำสั่งนี้จะต้องประกาศให้ผู้ฝ่าฝืนลงนามทราบภายในสามวันทำการ วันนี้ไม่รวมการขาดงานของพนักงาน หากพนักงานปฏิเสธที่จะทำความคุ้นเคยกับคำสั่งซื้อและลงนามในคำสั่งซื้อ ฝ่ายบริหารควรจัดทำรายงานเกี่ยวกับเรื่องนี้
ข้อความอธิบายเกี่ยวกับข้อเท็จจริงของการละเมิดที่ระบุ
กฎหมายไม่ได้กำหนดรูปแบบของคำอธิบายของพนักงานเกี่ยวกับการละเมิดที่เขากระทำ ข้อกำหนดสำหรับบันทึกอธิบายยังไม่ได้รับการจัดตั้งขึ้นเช่นกัน แต่ตามสาระสำคัญของเอกสารนี้ ควรสะท้อนถึง:
- รายละเอียดของผู้กระทำความผิด (ชื่อเต็ม, ตำแหน่ง);
- วันที่จัดทำเอกสาร
- สาระสำคัญของการละเมิด
- สถานการณ์ที่เกิดการละเมิด
- สาเหตุของการประพฤติมิชอบ
หมายเหตุอธิบาย (ตัวอย่างรวมอยู่ในบทความนี้) จัดทำขึ้นเป็นคนแรกในสำเนาหนึ่งชุด เนื่องจากพนักงานร่างเอกสารนี้ นายจ้างจึงไม่มีสิทธิ์กำหนดข้อความและยืนกรานที่จะรวมสถานการณ์ใด ๆ ในนั้นด้วย
ตัวอย่างหมายเหตุอธิบาย
จะทราบได้อย่างไรว่ามีความผิดลหุโทษ?
หากต้องการระบุการละเมิด คุณต้องพิจารณา:
- ไม่ว่าพนักงานจะฝ่าฝืนหน้าที่การทำงานหรือไม่
- ไม่ว่าพนักงานจะมีความผิดฐานฝ่าฝืนกฎหรือไม่
เพื่อให้นายจ้างและลูกจ้างเข้าใจอย่างชัดเจนว่าใครรับผิดชอบอะไร จะต้องอธิบายความรับผิดชอบในงานของลูกจ้างทุกคนโดยละเอียด ผู้ที่ได้รับการว่าจ้างทุกคนจะต้องคุ้นเคยกับพวกเขา ความรับผิดชอบด้านแรงงานบันทึกไว้ใน สัญญาจ้างงาน- สามารถสะท้อนให้เห็นในรายละเอียดเพิ่มเติมในรายละเอียดงานของแต่ละบุคคล
สามารถใช้มาตรการอะไรได้บ้าง?
หากนายจ้างหลังจากได้รับข้อความอธิบายและตามคำบอกเล่าของผู้จัดการของผู้ฝ่าฝืน พบว่ามีการกระทำผิดทางวินัยจริง ๆ แล้ว มาตรการทางวินัยอาจถูกนำมาใช้กับผู้ฝ่าฝืน
มีบทลงโทษประเภทต่อไปนี้:
- ตำหนิ (การลงโทษที่เบาที่สุด);
- ตำหนิ;
- การเลิกจ้าง (การลงโทษที่รุนแรงที่สุด)
นายจ้างมีสิทธิเลือกโทษได้เพียงข้อเดียว พนักงานอาจถูกไล่ออกเนื่องจากการประพฤติมิชอบได้เฉพาะในกรณีที่ระบุไว้เท่านั้น
ในศิลปะ มาตรา 193 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซียระบุว่าก่อนที่จะใช้การลงโทษทางวินัย นายจ้างจะต้องขอคำอธิบายเป็นลายลักษณ์อักษรจากลูกจ้าง หากหลังจากสองวันทำการพนักงานไม่ได้ให้คำอธิบายที่ระบุ การกระทำที่เกี่ยวข้องจะถูกร่างขึ้น การที่พนักงานไม่ชี้แจงไม่เป็นอุปสรรคต่อการดำเนินการทางวินัย
ต่อจากนี้จะมีอะไรบ้าง?
- คุณอาจต้องให้คำอธิบาย เท่านั้นนายจ้าง และไม่ใช่แค่ใครก็ตาม (เช่น หัวหน้าแผนกหรือผู้ตรวจสอบบัญชีไม่มีสิทธิ์ทำเช่นนี้)
- หากนายจ้างต้องการคำอธิบายจากคุณก็ควรเขียนไว้จะดีกว่าและมีความแตกต่างบางประการดังนี้:
—อย่าเขียนเรื่องโกหก, เพราะ มีความเป็นไปได้สูงที่พวกเขาสามารถตรวจสอบข้อมูลได้ จากนั้นสำหรับการละเมิดของคุณ คุณจะถูกจับได้ว่าโกหก... และนี่เป็นสิ่งที่ไม่ดี
— อย่าตำหนิเพื่อนร่วมงานของคุณสำหรับทุกสิ่ง– นายจ้างจะต้องขอคำอธิบายจากพวกเขาอย่างแน่นอน ผลที่ตามมาคือคุณจะไม่เพียงแต่ไม่ชอบธรรมเท่านั้น แต่ยังสร้างศัตรูเพิ่มเติม + การละเมิดอื่นๆ บางอย่างอาจถูกเปิดเผย
— อย่าเขียนว่า “พวกเขาไม่ได้สอนฉัน…”- เมื่อคุณถูกจ้างคุณก็เซ็นสัญญา รายละเอียดงาน(อย่างไรก็ตามก่อนที่จะเขียนบันทึกอธิบายใด ๆ อย่าขี้เกียจเกินไปที่จะอ่านซ้ำ) โดยที่ตามกฎแล้วทุกอย่างจะถูกนำมาพิจารณารวมถึงการศึกษาด้วยตนเองและการปฏิบัติตามคำแนะนำทุกประเภท ไม่รู้อย่างที่คุณทราบไม่ปลดปล่อย... ในกรณีนี้นายจ้างจะขอคำอธิบายจากผู้จัดการของคุณ (ที่ไม่ได้สอน) และ... - ดูย่อหน้าก่อนหน้าที่นี่
เป็นการดีกว่าที่จะเขียนบันทึกอธิบายพร้อมการอ้างอิง ความรับผิดชอบต่อหน้าที่ที่ระบุไว้ในรายละเอียดงานของคุณบนสื่อการสอน (เขาบอกว่าคุณอาจตีความไม่ถูกต้อง) หากคุณต้องการตำหนิใครสักคนจริงๆ คุณสามารถเขียนได้ว่ามันอาจจะเกิดขึ้นในส่วนของเรื่องนั้นและเรื่องนั้น อคติฯลฯ นอกจากนี้ยังมีเคล็ดลับในชื่อของเอกสาร นั่นไม่ใช่ "คำอธิบาย" แต่เป็น "หมายเหตุที่อธิบาย"
หากการละเมิดชัดเจนก็ควรอ้างถึงสุขภาพที่ไม่ดีซึ่งมีลูกค้าจำนวนมาก ในตอนท้ายคุณต้องเขียนว่าคุณยอมรับความผิดพลาดและดำเนินการเพื่อป้องกันสถานการณ์ดังกล่าวในอนาคต
แบบฟอร์ม เทมเพลตของบันทึกอธิบายประกอบด้วยรายละเอียดที่จำเป็น:
- ชื่อบริษัท
- การระบุชื่อเต็มของเจ้าหน้าที่ซึ่งจ่าหน้าถึงบันทึกนั้น
- จากใคร
- ชื่อของเอกสาร – “หมายเหตุอธิบาย”;
- ชื่อเรื่องของข้อความ (“เกี่ยวกับ...”, “เกี่ยวกับ...”);
- ข้อความอธิบาย
- คอมไพเลอร์ลายเซ็นของเขา
นายจ้างอาจต้องการคำอธิบายเป็นลายลักษณ์อักษร ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับประเภทของการละเมิด:
— ในเรื่องการละเมิดวินัยแรงงาน: มาสาย, ขาดงาน (เกิน 4 ชั่วโมง), มาทำงานขณะเมา (อย่างหลังถูกไล่ออกทันที!)
|
ถึงผู้จัดการ
JSCB "CIGANBANK" (CJSC)
ในเซนต์ปีเตอร์สเบิร์ก
วี.วี. อีวานอฟ
จากผู้ควบคุมแผนก-แคชเชียร์
ขายสำนักงาน
ซิโดโรวา โอ.วี.
อธิบาย เนื่องจากมาช้าในวันที่ 03/11/56 ในการทำงานเป็นเวลา 14 นาที ฉันสามารถอธิบายได้ดังต่อไปนี้: ความล่าช้าเกิดขึ้นได้เนื่องจากขาดการขนส่งภาคพื้นดินในเช้าวันนั้นจากสถานีรถไฟใต้ดิน Sennaya เป็นเวลานานมาก ส่งผลให้ต้องรอที่ป้าย 20 นาที จากนี้ไป ฉันสัญญาว่าจะไม่ไปทำงานสาย (หรือรายงานทางโทรศัพท์เกี่ยวกับความล่าช้าที่อาจเกิดขึ้นเนื่องจากการขนส่งล่าช้าหรือสถานการณ์ฉุกเฉินอื่นๆ) และวันนี้ต้องทำงาน 14 นาทีในช่วงเวลาอาหารกลางวันด้วย ซิโดโรวา โอ.วี. (ลายเซ็น) |
— เมื่อตรวจพบการละเมิดระหว่างการตรวจสอบ การตรวจสอบ และธุรกรรม:หลังจากการตรวจสอบจะมีการจัดทำรายงานเพื่ออธิบายการไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนดของเอกสารกำกับดูแลที่ระบุโดยต้องระบุจุดเฉพาะของคำแนะนำที่คุณละเมิด!
คุณไม่ควรคิดว่าผู้ตรวจสอบ/ผู้ตรวจการ/ผู้ตรวจสอบบัญชีคือพระเจ้า พวกเขาคือบุคคลเช่นเดียวกับคุณและฉัน และรายงานการตรวจสอบมักจะจัดทำขึ้นโดยการคัดลอกมาจากรายงานฉบับก่อนๆ โดยไม่เชื่อด้วยซ้ำว่ามีความเกี่ยวข้องของเอกสารกำกับดูแลในขณะนั้น ของการตรวจสอบ (การละเมิดประเภทเดียวกัน) มีหลายกรณีที่พวกเขาพยายามละเมิดบางสิ่งที่ถูกยกเลิกไปนานแล้ว ดังนั้นคุณต้องไม่เกียจคร้านและมองหาแต่ละรายการที่ "นำเสนอ" ให้คุณก่อนในคำแนะนำ/ข้อบังคับ/ข้อตกลง/รายละเอียดงานตามลำดับ เพื่อให้แน่ใจว่ามีการละเมิดเกิดขึ้นเลย หากไม่มีการอ้างอิงถึงข้อกำหนดของเอกสารกำกับดูแลก็ไม่มีการละเมิด
|
ถึงผู้จัดการ
JSCB "CIGANBANK" (CJSC)
ในเซนต์ปีเตอร์สเบิร์ก
วี.วี. อีวานอฟ
จากเจ้านาย
ฝ่ายขายสำนักงาน
ซิโดโรวา โอ.วี.
อธิบาย เมื่อตรวจพบการละเมิดระหว่างการตรวจสอบขององค์กร งานเครื่องบันทึกเงินสดในฝ่ายขายสำนักงาน ฉันสามารถอธิบายได้ดังต่อไปนี้: ส่วนจุดที่ 1 กำหนดการตรวจสอบข้อมูลสำนักงานเพิ่มเติมในเดือนธันวาคม 2556 ยังไม่มีการฝ่าฝืน ตามข้อ 2 รายงานการตรวจสอบต้องได้รับอนุมัติจากหัวหน้าสาขา ดังนั้นจึงไม่อยู่ในโฟลเดอร์ในขณะที่ทำการตรวจสอบ ตามข้อ 3 - ตาม กับพี19.13. ข้อกำหนด 318-P - องค์ประกอบของคณะกรรมการที่สร้างขึ้นเพื่อดำเนินการตรวจสอบเงินสดและตรวจสอบขั้นตอนการบำรุงรักษา ธุรกรรมเงินสด, ได้รับการติดตั้งแล้ว เอกสารการบริหารองค์กรสินเชื่อ ค่าคอมมิชชั่นดังกล่าวไม่ควรรวมถึงพนักงานที่ปฏิบัติงานด้วยเงินสดที่ตรวจสอบและสามารถตรวจสอบได้ หัวหน้าแผนกหมุนเวียนเงินสดและแคชเชียร์แผนกหมุนเวียนเงินสดเป็นพนักงานของแผนกหมุนเวียนเงินสดและเจ้าหน้าที่ที่รับผิดชอบด้านความปลอดภัยของสิ่งของมีค่าใน การจัดเก็บสาขา JSCB "CIGANBANK" (CJSC) ในเซนต์ปีเตอร์สเบิร์ก และด้วยเหตุนี้ จึงไม่สามารถดำเนินการด้วยเงินสดที่ตรวจสอบแล้วและสามารถตรวจสอบได้ในสำนักงานเพิ่มเติมหมายเลข 1 เนื่องจาก พวกเขา ไม่ใช่พนักงานแผนกนี้– บริษัทสาขาที่ 1 เช่นเดียวกับแผนกย่อยอื่นๆ ทั้งหมดของสาขา เป็นส่วนหนึ่งของโครงสร้างของแผนกขายสำนักงานของสาขา ไม่มีการละเมิด เกี่ยวกับจุดที่ 4 - ข้อสังเกตคืออะไร? คำแนะนำข้อใดถูกละเมิด? การกระทำดังกล่าวสะท้อนถึงข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดตามข้อ 19.15 ข้อบังคับ 318-P. เกี่ยวกับประเด็นที่ 5 โปรดอธิบายว่าประเด็นใดและคำแนะนำใดที่คำพูดนี้ละเมิด การกระทำนี้สะท้อนถึงข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดตามข้อ 19.15 ของข้อบังคับ 318-P ซิโดโรวา โอ.วี. (ลายเซ็น) |
- พวกเขาอาจเขียนบันทึกต่อต้านคุณจากแผนกอื่นเกี่ยวกับบางสิ่งบางอย่าง (และสิ่งนี้เกิดขึ้น)ที่นี่ส่วนใหญ่ขึ้นอยู่กับระดับของการอยู่ใต้บังคับบัญชา: หากนี่คือแผนกที่สูงกว่าก็ไม่จำเป็นต้อง "สุนัขไล่เนื้อ" แต่ถ้าคุณอยู่ในสภาพที่เท่าเทียมกันคุณก็สามารถเขียนบางอย่างเกี่ยวกับพวกเขาได้เมื่อให้คำอธิบาย
|
ผู้จัดการสาขา
JSCB "CIGANBANK" (CJSC)
ในเซนต์ปีเตอร์สเบิร์ก
วี.วี. อีวานอฟ
จากหัวหน้าภาควิชา
ขายสำนักงาน
ซิโดโรวา โอ.วี.
หมายเหตุอธิบาย เกี่ยวกับบันทึกที่เขียนโดยรองหัวหน้าฝ่ายบริการรักษาความปลอดภัย (SB) ของธนาคาร E.V. ฉันสามารถอธิบายได้ดังต่อไปนี้:
|
ตามอัตภาพ เอกสารสามารถอธิบายและยกเว้นได้ ในแต่ละกรณีจะใช้อย่างใดอย่างหนึ่งหรืออย่างอื่น จดหมายอธิบายที่มีลักษณะเป็นการยกเว้นโทษจะถูกร่างขึ้นในกรณีที่พนักงานเห็นด้วยกับการกระทำเชิงลบโดยไม่มีเงื่อนไข บันทึกคำอธิบายจะถูกร่างขึ้นเมื่อจำเป็นต้องอธิบายเงื่อนไขของความผิดที่กระทำ
อาจต้องมีคำอธิบายอธิบายภายใต้พฤติการณ์ต่างๆ ที่เกิดขึ้น ณ สถานที่ทำงานเพื่อนำเสนอต่อผู้บังคับบัญชาต่อไป เอกสารถูกจัดทำขึ้นตามคำสั่งของฝ่ายหลังหรือตามความคิดริเริ่มของพนักงานเพื่อให้ได้ข้อมูลที่เป็นรูปธรรมเกี่ยวกับการประพฤติมิชอบที่กระทำ
หมายเหตุอธิบายมีข้อบ่งชี้ของ:
บันทึกคำอธิบายจะถูกวาดลงบนกระดาษที่ส่งถึงบุคคลที่ร้องขอ ผู้บัญญัติกฎหมายไม่ได้จัดเตรียมแบบฟอร์มบังคับ แต่บริษัทหลายแห่งได้พัฒนาแบบฟอร์มมาตรฐานสำหรับเอกสารดังกล่าว
สำคัญ
พนักงานมีสิทธิที่จะปฏิเสธที่จะเขียนบันทึกอธิบายในขณะที่ให้การปฏิเสธแก่นายจ้างเป็นลายลักษณ์อักษรซึ่งจะไม่มีผลทางกฎหมายสำหรับเขา
การกระทำที่ปฏิเสธที่จะเขียนบันทึกอธิบาย
ควรสะท้อนถึง:
- ชื่อ (การกระทำที่ปฏิเสธที่จะเขียนบันทึกอธิบาย);
- ข้อมูลเกี่ยวกับพนักงาน (“refusenik”) ซึ่งระบุชื่อย่อ ตำแหน่ง ชื่อองค์กร/องค์กร
- ข้อมูลเกี่ยวกับบุคคล (อย่างน้อย 2) ที่ปรากฏเมื่อร่างพระราชบัญญัติระบุชื่อเต็มและตำแหน่ง
- คำอธิบายของสถานการณ์ที่เป็นพื้นฐานสำหรับการเรียกร้องคำอธิบายจากพนักงานที่กระทำผิดโดยอ้างอิงถึงมาตราแห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย
- ข้อมูลอื่น ๆ เช่นเมื่อพนักงานให้คำอธิบายว่าเขาปฏิเสธที่จะเขียนบันทึกข้อเท็จจริงนี้จำเป็นต้องมีการไตร่ตรองในการกระทำ
- วันที่จัดทำเอกสาร
- ลายเซ็นต์ของผู้เรียบเรียง
พนักงานมีเวลา 2 วัน (วันทำการ) ในการเขียนบันทึกอธิบาย มิฉะนั้นจะมีการร่างการกระทำปฏิเสธดังกล่าวข้างต้น โดยอาจใช้มาตรการทางวินัยกับเขา
วิธีการเขียนบันทึกอธิบาย
ไม่ใช่ทุกคนที่รู้วิธีเขียนบันทึกอธิบายในกรณีที่เกิดการละเมิด กฎระเบียบด้านแรงงาน, ล้มเหลวในการปฏิบัติงานตามที่ได้รับมอบหมาย, คำสั่งการจัดการ ฯลฯ แม้ว่าจะไม่มีการกำหนดมาตรฐานพิเศษไว้ก็ตาม
จะเขียนบันทึกอธิบายอย่างถูกต้องได้อย่างไร? ในการดำเนินการนี้ คุณควรปฏิบัติตามกฎเกณฑ์บางประการ ได้แก่:
- การเขียนเอกสารในบุคคลที่ 1
- การปฏิบัติตาม สไตล์ธุรกิจการนำเสนอ;
- ความกะทัดรัด ตรรกะ ความน่าเชื่อถือ ความสม่ำเสมอของข้อมูลที่นำเสนอ
คำอธิบายได้รับการรับรองโดยลายเซ็นส่วนตัวของพนักงานที่กระทำความผิดและระบุวันที่เขียน โดยพื้นฐานแล้ว ผู้จัดการจะต้องตัดสินใจว่าจะบังคับหรือปฏิเสธ
บนเว็บไซต์พิเศษ คุณสามารถค้นหาตัวอย่างบันทึกอธิบายหรือดาวน์โหลดตัวอย่าง ซึ่งคุณสามารถใช้เป็นแนวทางในการจัดทำเอกสารได้
ข้อมูลที่ถูกต้องในนั้นมักจะช่วยให้หลีกเลี่ยงการลงโทษทางวินัยได้
การรู้ว่าอันไหนถ้าคุณตัดสินใจเลิก?
อธิบายสถานการณ์ต่างๆ
ข้อความอธิบายเกี่ยวกับการมาทำงานสายตัวอย่าง
ตัวอย่างเช่นมีการอธิบายคำอธิบายเกี่ยวกับการมาทำงานสายดังนี้:
- ใน มุมบนด้านขวาเป็นอักษรย่อของเจ้าหน้าที่ที่ส่งที่อยู่ไป
- ด้านล่างนี้เป็นรายละเอียดของพนักงานที่ให้คำอธิบาย (ชื่อเต็ม ตำแหน่ง)
- ชื่อเขียนอยู่ตรงกลาง (หมายเหตุอธิบาย)
- ถัดไปจะระบุข้อมูลที่จำเป็นเกี่ยวกับสถานการณ์ที่ต้องมีคำอธิบายและระบุสาเหตุของการมาทำงานสาย
- ที่ด้านล่างของเอกสารคือวันที่เขียนและลายเซ็นส่วนตัวของพนักงาน
จากนั้นข้อความชี้แจงเกี่ยวกับการมาทำงานสายจะถูกโอนไปให้ผู้จัดการ (เจ้าหน้าที่ผู้มีอำนาจอื่น ๆ ) พิจารณาต่อไป ซึ่งจะต้องกำหนดมติของเขาเกี่ยวกับ การดำเนินการเพิ่มเติมกับผู้กระทำผิด
บางครั้งพนักงานจำเป็นต้องอธิบายการไม่ปฏิบัติตามหน้าที่ที่ได้รับมอบหมายหรือไม่สมบูรณ์ตามลักษณะงาน