Зразок правильного оформлення наказу за гостем. ЦЕ допоможе Вам правильно написати наказ — зразок оформлення

Діяльність будь-якого успішного підприємства або організації будується за єдиними правилами, які забезпечують виконання завдань, що стоять перед ними. Їхня діяльність немислима без ефективного функціонування структурних підрозділів, їх взаємодії та суворої підпорядкованості.

Для забезпечення вирішення таких завдань керівники підприємств видають нормативні документияк наказів (розпоряджень).

За правилами ведення діловодства такі документи поділяються на кілька груп:

  • розпорядження щодо основної діяльності;
  • розпорядження з кадрового складу;
  • розпорядження з фінансово- господарської діяльності.

У цій статті ми розглянемо розпорядження, які стосуються основної діяльності підприємства. До основної діяльності підприємства, з погляду діловодства, належать такі питання:

  • організаційно-структурні питання, пов'язані з поділом функцій та компетентності підрозділів та співробітників;
  • нормативно-правові акти, що регулюють внутрішній порядок, положення про оплату праці, преміювання та посадові обов'язкипрацівників (посадові інструкції);
  • проведення інвентаризації, аудиту, атестації працівників, контроль за дотриманням правил охорони праці та техніки безпеки;
  • затвердження звітів структурних підрозділів та документів, що направляються до вищих та наглядових організацій.

Відразу зазначимо, що єдиної форми наказу з основної діяльності відсутня. На великих підприємствах, особливо державних, існують затверджені вищим органом зразки наказів щодо основної діяльності. Для невеликих і приватних підприємств така уніфікація відсутня, але розпорядчі документи з основної діяльності дуже важливі, оскільки конфліктних ситуаціяхдозволяють оцінити (довести в суді) правочинність дій керівника. Подивимося, як правильно оформити наказ. Часто технічну роботу з підготовки цих документів керівники покладають на секретаріат.Тому для співробітників секретаріату знання того, як правильно написати наказ (зразок) це необхідна навичка.

Наказ щодо основної діяльності, як і будь-який інший, повинен містити реквізити підприємства, дату та місце складання, дату набрання чинності, основний зміст, підписи осіб, зобов'язаних з ним ознайомитись. Нижче наводимо зразок складання наказу щодо організації нового структурного підрозділу.

Читайте також: Зразок довіреності до податкової

НАКАЗ №12

У зв'язку із збільшенням обсягу робіт з контролю якості продукції та створенням сертифікованого аналітичного центру

Наказую:

  1. Затвердити положення про відділ технічного контролю та посадову інструкцію начальника відділу технічного контролю.
  2. Підпорядкувати відділу технічного контролю аналітичні лабораторії цехів №1, 2 та 3.
  3. Призначити начальником відділу технічного контролю Парамонову Ірину Олександрівну.
  4. Контроль за виконанням наказу покласти на головного інженера Самойлова Сергія Івановича.
  5. З наказом ознайомити начальників цехів та змін (за списком).

додаток

— Положення про відділ технічного контролю

— Посадова інструкціяначальник відділу технічного контролю.

Директор ТОВ «Контрекс» ______________ Смирнов В.Р.

Із наказом ознайомлені:

Покажемо також, як скласти наказ (зразок) щодо розслідування нещасного випадку.

Товариство з обмеженою відповідальністю «Контрекс»

НАКАЗ №24

Про створення відділу технічного контролю

У зв'язку з травмою, отриманою такелажником Сомовим Іваном Івановичем (акт №1 від 11 лютого 2017 року) щодо виконання навантаження насоса в цеху №1

Наказую:

  1. Створити комісію з розслідування нещасного випадку у складі.
    - головного інженера Самойлова Сергія Івановича (голова комісії); - голови профкому Павлова Сергія Петровича; - начальника відділу охорони праці та техніки безпеки Замкової Олени Іванівни;

    - Начальника цеху №2 Єгорова Олександра Івановича;

    - Інженера Васильєвої Тетяни Іванівни.

  2. Комісії провести у триденний строк розслідування нещасного випадку, скласти звіт із зазначенням додаткових заходів щодо посилення охорони праці та дотримання правил техніки безпеки на заводі.

3. Контроль виконання наказу беру він.

Перед тим як передруковувати шаблон, рекомендуємо добре перевірити викладені в ньому статті кодексів. Нині вони цілком могли втратити свою свіжість. Надійний шаблон буде корисним для усунення незнання під час виготовлення важливого листа. Це наблизить шлях зекономити на договорі юриста. Вільні ресурси для кожного бажані.

Написання наказу

Наступна обов'язкова частина наказу – фраза, куди входять слово «наказую». Після нього повинні слідувати конкретні вказівки, розпорядження, які спонукають до конкретних дій.

Далі зазвичай вказуються терміни виконання розпорядження, відповідальні його виконання особи, їх посади. Як варіант, до документа додається рядок «з наказом ознайомити під розпис:» з перерахуванням ПІБ посадових осіб. Наприкінці розпорядження має бути підпис керівника.

Найпростіший зразок наказу може виглядати так: Іноді накази включають відносно великий обсяг інформації. У разі допускається оформляти додатки до наказу, наприклад, з графіками, таблицями, діаграмами тощо. У цьому основний текст самого наказу може містити посилання, наприклад, «див. Додаток №1».

Керівництво будь-яким процесом, у якому задіяно безліч виконавців, найефективніше здійснювати з допомогою наказів. Саме так організовано роботу великих підприємств, Де керівник видає накази, що дозволяють координувати ведення господарської діяльності організації.

Видання наказу може стосуватися будь-якої сфери діяльності, включаючи роботу з персоналом, клієнтами тощо. Накази стають основним мотивом до дії, завданням для підлеглих, для оформлення таких документів важливо застосовувати максимально чітку і зрозумілу структуру. Як правильно складати накази?

Написання наказу

Кожен керівник зобов'язаний знати, як правильно написати наказ, оскільки він його видає і підписує. Насамперед, зважаючи зазвичай великої кількостівнутрішніх наказів, кожному подібному документу має бути наданий номер. Згодом реквізити (номер, дата видання) заносяться до спеціальних журналів наказів.

Правильно скласти документ допоможе і грамотно підібрана преамбула - зазвичай це причина, що спричинила необхідність видання даного розпорядження керівництва організації (наприклад, «у зв'язку з проведенням перевірки» і т.д.) Тут же можна послатися на певні нормативні акти, наприклад, Статут ТОВ, колективний договір або Трудовий кодекс, які передбачають можливість проведення таких робіт.

Наступна обов'язкова частина наказу – фраза, куди входять слово «наказую». Після нього повинні слідувати конкретні вказівки, розпорядження, які спонукають до конкретних дій. Далі зазвичай вказуються терміни виконання розпорядження, відповідальні його виконання особи, їх посади. Як варіант, до документа додається рядок «з наказом ознайомити під розпис:» з перерахуванням ПІБ посадових осіб. Наприкінці розпорядження має бути підпис керівника.

Як правильно написати наказ: зразок

Найпростіший зразок наказу може виглядати так:

Іноді накази включають відносно великий обсяг інформації. У разі допускається оформляти додатки до наказу, наприклад, з графіками, таблицями, діаграмами тощо. У цьому основний текст самого наказу може містити посилання, наприклад, «див. Додаток №1».

Накази з основної діяльності – як правильно скласти

Накази з основний діяльності кожна організація у процесі своєї діяльності використовує дуже активно. Ця стаття відповість на питання, як правильно скласти наказ, щоб оформлення наказів відповідало нормам діловодства. З конкретними прикладами можна ознайомитись у розділі «Зразки наказів». Цей ресурс дуже молодий, так що колекція зразків з часом неодмінно поповнюватиметься.

Для оформлення рішення нормативно-розпорядчого характеру потрібно скласти наказ. Проекти наказів з основної діяльності готують фахівці підрозділів організації у межах своєї компетенції за дорученням керівництва чи ініціативному порядку. Але пам'ятайте, ініціатива у нас карана (жарт). У цьому відповідальність за якісну підготовку проекту наказу лягає начальника цього структурного підрозділи, а правильність оформлення наказів – на службу діловодства.

Бланк наказу

Накази щодо основної діяльності слід складати на бланку наказу встановленої форми. Дуже добре, якщо бланк наказу, що застосовується, в організації встановлений у вашій інструкції з діловодства. Подивіться на посилання наведений зразок бланка наказу. Він включає всі обов'язкові реквізити, змініть лише дані своєї організації.

Мінімальний розмір полів кожного листа наказу зліва, зверху, знизу – 20 мм, праворуч – 10 мм. Відповідно до правил ділового листування бланк листа має аналогічні розміри. Якщо текст наказу великий, їх нумерують, починаючи з другого листа. Причому належить це робити зверху та по центру.

Оформлення наказів

Заголовок до тексту

Текст наказу щодо основної діяльності повинен мати короткий заголовок, який вирівнюється по центру аркуша. Він відповідає на запитання "про що?" і пишеться без лапок - Про затвердження становища ..., Про призначення відповідального ... і т.д.

Виклад підстави наказу

Зазвичай текст починають із викладу причин, підстави для підготовки наказу (преамбула). Поширені варіанти початку - "З метою ...", "Відповідно ...", "На виконання ..." і т.п.

У разі потреби оформляється посилання на документ-основу у такому порядку. вид документа + автор + дата + номер + назва. Дивіться зразок складання – Відповідно до наказу Міністерства культури від 31.12.2013 № 2211 «…заголовок документа».

У наказах завершує преамбулу слово приказу, краще його вказувати в рядок і не переходити на новий рядок (дивіться зразки наказів). Ця фішка з інструкції з діловодства у федеральних органах влади. Але якщо у вашій організації прийнято слово

НАКАЗУЮ:

друкувати великими літерами з нового рядка без розрядки (як показано тут), такий варіант теж допустимо.

Розпорядча частина

У текст наказів з основний діяльності включають перерахування дій, що передбачаються. Тут важлива конкретика та можливість подальшого контролю виконання.

Дії у розпорядчій частині зручно ділити на пункти (але це обов'язково).

Як виконавців доручень можуть фігурувати як структурні підрозділи, і конкретні люди. За потреби визначають терміни виконання. Строки не встановлюють для доручень регулярного чи нормативного характеру. В останньому пункті можна вказати на кого покладено контроль за виконанням наказу (але це також не обов'язково).

Коли передбачається запровадити наказ з основний діяльності не з його видання, треба вказати термін його запровадження.

У текст наказу не слід включати фразу виду «Наказ довести до …». Виконавець одночасно з проектом наказу готує лист розсилки довільної форми (тобто його можна змінювати як завгодно), де і перераховує необхідні структурні підрозділи або конкретних осіб, яких необхідно ознайомити. Адже наказ видається не для того, щоб його таємно зберігати у сейфі. Існують «спеціальні люди» у службі діловодства, в обов'язки яких входить подальша робота з наказами організації після їх підписання.

Можна зробити менш формально. У організації часто не заперечують ставити відмітку про ознайомлення з наказом і листа розсилки.

Як оформити програму

Окремі масиви інформації через їх великий обсяг зазвичай оформляють як окремих додатків до наказів з основний діяльності. Наприклад, які затверджуються наказом інші документи (інструкції, положення, графіки, схеми, штатні розклади тощо).

Якщо додатків кілька, їх у тексті наказу нумерують. Наприклад, «Затвердити порядок прийому-передачі, обліку та списання основних засобів (додаток № 4)».

Безпосередньо на першому аркуші додатка у правому його верхньому куткуоформляють відмітку за таким зразком:

Додаток №4

до наказу ТОВ «Буйвол»

від 16.01.2014 № 12

Як правильно оформити наказ про відміну іншого наказу або його зміну читайте в іншій статті. Там будуть зразки складання таких наказів.

Якщо потрібно зробити витяг із наказу. тоді подивіться приклад за посиланням у цій статті.

Думаю на сьогодні достатньо інформації щодо оформлення наказів. Що ще з цієї теми? Далі можна буде почитати про погодження та реєстрацію наказів щодо основної діяльності – це обов'язкові етапи.

Євгенія Смуга

** Набридло використовувати лише 10% можливостей популярних офісних програм? Настав час для впевненої роботи в Word, Excel та PowerPoint – можна все самостійно вивчити. Але спочатку можна пройти дещо безкоштовних уроків: Word. Excel.

Дякуємо Вам за додавання цієї статті до:

Наказ, рішення, доручення, розпорядження. Зразок, шаблон, текст, структури, приклад, форма, бланк. Завантажити, написати, скласти. Написання, правильне складання. правила оформлення.

Найважливіше:

Накази з технологічних питань можуть так оформлятися? Так, формат універсальний. Його можна заповнити будь-яким змістом.

Чи підійде формат для рішень інвестиційного комітету. Звичайно. Формат універсальний.

Наказ про звільнення, як його оформляти. Загальні рекомендації залишаються чинними, але структура наказу про звільнення регулюється законодавством про працю, ознайомтеся з ним.

Доручення на угоду виглядає зовсім не так. Якщо ви придивитеся, то в таблиці доручення є всі перелічені розділи. Просто вони оформлені трохи інакше.

Правильне оформлення розпорядчих документів спрощує їх виконання та створює порядок у справах. Використовуючи наведені рекомендації щодо написання наказу, рішення, доручення, розпорядження, Ви підготуєте якісний документ.

[Тип документа, дата та номер у внутрішньому обліку]. Наприклад, Наказ N _______ від _________

[Орган, який видав документ, що ухвалив рішення, у родовому відмінку]. Наприклад, Генерального директораТОВ "ЛСС РУУП ОРК", або Ради директорів Фонду "Влада та Гроші".

Posted On 26.03.2018

Наказ – правовий акт, що видається одноосібно керівником установи, організації, підприємства з метою вирішення виробничих завдань.

У будь-якій організації існують дві групи наказів: накази з основної діяльності та накази з особового складу. Наказ щодо основної діяльності є нормативним документом, що відображає управлінчеські рішенняз питань виробничо-господарської діяльності, планування, звітності, фінансування, кредитування, реалізації продукції, зовнішньоекономічної діяльності, удосконалення структури та організації роботи підприємства (створення, зміна масштабу діяльності, ліквідація структурного підрозділу, затвердження чи зміна положень, інструкцій, правил, планів, структури, призначення комісій тощо).

Накази розробляються за дорученням керівником установи, організації, підприємства керівниками структурних підрозділів або посадовою особою, до роботи якої він матиме відношення або діяльність якої пов'язана з її виконанням.

Наказ оформляється на спеціальному бланку та містить такі реквізити:

  • постійні реквізити «єдиного» бланка:
    • емблема (03);
    • найменування організації (06);
    • найменування виду документа (08) (ПРИКАЗ);
  • змінні реквізити «єдиного» бланка:
    • дата (09);
    • реєстраційний номер (10);
    • місце складання чи видання документа (12);
    • заголовок (17);
    • текст (19);
    • відмітка про наявність програми (20);
    • підпис (21);
    • візи (23).

Заголовок наказу (17) відповідає питанням «що?». Наприклад: Про призначення відповідального за роботу із зверненнями громадян. Заголовок повинен стисло і точно відображати зміст тексту наказу. Крапка наприкінці заголовка не ставиться.

Підготовка наказу включає такі стадії:

Вивчення суті питання та збирання необхідних відомостей;

Підготовка проекту наказу;

Узгодження проекту;

Підписання керівником.

Текст наказу складається з 2 частин:

Констатує, в якій дається обґрунтування розпорядчих дій. Як обґрунтування може виступати як необхідність реалізації намічених цілей та вирішення завдань, поставлених перед підприємством, так і будь-якої нормативний акт- Внутрішній або виданий вищестоящим органом (наприклад, рішення ради директорів, нормативний документ державних або муніципальних органів). Якщо дії не потребують пояснення, констатуючу частину можна не наводити;

Розпорядчою, у якій містяться доручення. Розпорядча частина починається зі слова НАКАЗУЮ, яке вказується великими літерамизавжди на окремому рядку від межі лівого поля.

Розпорядча частина поділяється на пункти, що нумеруються арабськими цифрами.

Кожен пункт має відповідати на запитання «кому? що? коли зробити?». Як відповідь на запитання «кому?» вказують посаду (у давальному відмінку), прізвище (у давальному відмінку), ініціали виконавця. Наприклад:

1. Комерційному директору Іванову І.І….

Якщо доручення дається кільком виконавцям, які мають однакову посаду, то після узагальненого найменування посади у дужках перераховуються прізвища виконавців (у давальному відмінку) та їх ініціали.

Наприклад:

1. Начальникам відділів (Іванову І.І., Петрову П.П., Сидорову С.С.)…

Як виконавців у наказі вказують лише заступників першої особи чи керівників структурних підрозділів.

Дію, що наказується, виражається дієсловом у невизначеній формі, наприклад: підготувати, забезпечити /організувати, розробити і подати на розгляд (якщо проект має бути підписаний) або... на затвердження (якщо документ підлягає затвердженню).

Термін виконання доручення фіксується лише трьома парами арабських цифр.

Наприклад: Термін 20.07.2010 або… до 20.07.201 0 або… до 20.07.2010.

Пункт наказу може бути поділений на підпункти, якщо: одному виконавцю надається кілька доручень; декільком виконавцям встановлено загальний термінвиконання; доручення, дане кільком виконавцям, формулюється однаково.

Останній пункт розпорядчої частини може містити відомості про підрозділ чи посадову особу, на яку покладається контроль за виконанням наказу. Наприклад:

3. Контроль за виконанням наказу покласти на заступника директора з виробництва Іванова Г.І.

3. Контроль за виконанням наказу залишаю за собою.

Як контролерів повинні вказуватися особи, чий посадовий ранг вищий за посадовий ранг виконавців.

Якщо наказом затверджуються чи вводяться в дію нормативні документи, то у розпорядчій частині можуть не вказуватись виконавці, терміни виконання та контролери. Наприклад:

НАКАЗУЮ:

  1. Затвердити інструкцію з діловодства.
  2. Ввести в дію інструкцію з 15.11.2010

Якщо виконавцю дається постійне доручення, замість терміну вказують періодичність його виконання. Наприклад:

1…. забезпечити подання щотижневого зведення….

Наказ набирає чинності з підписання.

Формулювання наказу повинні бути вичерпно точними, конкретними, такими, що не допускають різних тлумачень. Не допускається використання дієслів «підвищити», «поліпшити», «активізувати», «підсилити», «звернути увагу», прикметника «необхідне» та мовних конструкційтипу «якщо…, то…», «тоді, коли…».

Тема: «Внутрішні документи управління: накази з основної діяльності та з особового складу»

Попередня1234567Наступна

Ціль:Вивчити порядок складання та склад реквізитів розпорядчих (директивних) документів організації. Навчитися використовувати у наказах стандартні формулювання.

Завдання:

1.Використовуючи наведений нижче теоретичний матеріал скласти:

1) Наказ щодо основної діяльності;

2) Накази з особового складу (про прийом на роботу, про звільнення)

2. Під час підготовки до захисту відповісти на такі питання:

  • Назвіть види розпорядчих документів та вкажіть особливості їх складання та оформлення.
  • Які види наказів?
  • У яких випадках оформляється наказ?
  • Які реквізити обов'язково мають бути у наказі щодо основної діяльності?
  • Яка дата ставиться на наказі та вважається датою наказу?
  • Чому накази з особового складу виділяються в окрему групу?
  • Яка інформація обов'язково має бути у наказі про прийом на роботу?
  • Назвіть обов'язкові реквізити наказу.
  • Хто візує розпорядчі документи (конкретно кожного документа)?

Теоретичний матеріал, необхідний для виконання та захисту лабораторної роботи

Наказ - найбільш поширений правовий акт, що видається керівником установи (організації, підприємства), що діє на основі принципу єдиноначальності, з метою вирішення основних та оперативних завдань, що стоять перед цією установою.

Накази з основної діяльності

Текст наказу з основної діяльності складається з двох частин: констатуючої та розпорядчої. Накази можуть видаватися як ініціативні, і на виконання розпорядчих документів вищих організацій, органів влади й управління. В ініціативних наказах у констатуючій частині викладаються цілі та завдання, що наказуються управлінськими діями, дається пояснення необхідності видання наказу. У наказах, що видаються на виконання розпорядчих документів вищих організацій, констатуюча частина містить назву виду документа, автора, дату, номер і заголовок цього документа. Якщо чинна дія не потребує роз'яснення, констатуюча частина може не складатися.

У констатуючій частині зазначаються підстави видання наказу. Такими підставами можуть бути:

§ нормативні документи вищих та контролюючих органів: закони, укази державної влади, постанови уряду, міністерства, податкової інспекціїта ін.;

§ рішення колегіальних органів установи, загальних зборів;

§ виробнича необхідність.

Приклади констатуючої частини тексту наказу:

§ З постанови уряду № 76 від 20.04.2000 р. «Про роботу у святкові дні»…

§ На підставі рішення профспілкової конференції трудового колективу від 12.05.2000р.

§ У зв'язку з виробничою необхідністю та на підставі службової запискиначальника відділу метрології.

Розпорядча частина наказу починається зі слова «НАКАЗУЮ», яке друкується великими літерами з нового рядка (без абзацу). Текст наказу зазвичай поділяється на пункти, що нумеруються арабськими цифрами. Пункти наказу формулюють різні за характером виконання. Кожен пункт розпорядчої частини починається із вказівки виконавця (ним може бути організація, структурний підрозділ або окрема посадова особа).

Дію, що наказується, формулюється в тексті наказу дієсловом у невизначеній формі (здійснити, забезпечити, підготувати, відвантажити і т.д.). Термін виконання наводиться або в кожному пункті наказу, або виділяється в один узагальнений пункт для всіх дій, що передбачаються. У окремому (як правило, останньому) пункті наказу називаються особи, на яких покладено контроль за його виконанням: «Контроль за виконанням наказу покласти на ...».

У випадку, якщо документ, що видається, скасовує раніше виданий наказ, в останньому пункті вказується: «Наказ від 00.00.00 № 00 вважати таким, що втратив чинність (вважати недійсним)». Якщо наказ скасовує лише один (або кілька) пунктів раніше виданого, то в цьому написі зазначаються відповідні пункти.

Структура наказу з основної діяльності:

Назва підприємства

НАКАЗ

Дата №__

Заголовок до тексту

(Не більше двох рядків)

ТЕКСТ: Констатуюча частина

НАКАЗУЮ:

Розпорядча частина (кому, що зробити та в який термін)

Посада керівника Підпис І.О. Прізвище

Візи

Проект наказу вніс

посада І.О. Прізвище

В управлінській практиці прийнято погоджувати проект наказу із заінтересованими структурними підрозділами та юрисконсультом, який, візуючи проект документа, перевіряє його відповідність чинним нормативним, законодавчим та розпорядчим актам.

Наказ набирає чинності з моменту його підписання і реєстрації, яка проводиться окремо від інших документів. Реєстраційні індекси надаються наказам у межах календарного року.

Для забезпечення юридичної силидокумент наказ повинен містити такі реквізити: назва підприємства, назва документа, дату, номер, заголовок тексту, текст, підпис.

Дата та номер присвоюються наказом у день підписання його керівником. Усі накази мають наскрізну нумерацію, починаючи з початку року.

Науково-виробниче об'єднання «Агроприлад» ПРИКАЗ 23.04.2000 № 245 Москва Про забезпечення протипожежної безпеки та посилення охорони підприємства у святкові дні Відповідно до наказу міністра від 04.04.2000 № 115 «Про забезпечення протипожежної безпеки та посилення спеки. НАКАЗУЮ: 1.Завідувачу складу Сидорчук К.С.

48) Вимоги до складання та оформлення наказів щодо основної діяльності.

організувати ретельне прибирання території об'єднання та перевести до складу № 4 займисті предмети до 28.04.2000. 2. Комендантові будівлі Петрухову Л.С. перевірити стан електропроводки, електроустаткування, сигналізації. Забезпечити відключення електроенергії у будівлі та виробничих приміщеннях не пізніше 15 годин 29.04.2000. 3. Начальнику відділу кадрів Куликову О.П. 28.04.2000 до 17.00 подати до Секретаріату генерального директора список співробітників, перебування яких необхідне на території об'єднання у святкові дні. 4. Контроль над виконанням наказу покласти головного інженера об'єднання Жарова П.Р. Директор _________________________М.Д. Галкін Головний інженер П.Р. Жарів 21.04.2000 Соловйова 302 34 56

Накази з особового складу

Наказ з особового складу обов'язково видається у разі виникнення, зміні чи припинення трудових відносинміж працівником та організацією.

Накази з особового складу ведуться окремо від наказів щодо основної діяльності та мають власну нумерацію. У зв'язку з цим на підприємстві протягом календарного року будуть дві групи наказів з однаковими номерами. Для виключення плутанини на наказах за особовим складом поруч із порядковим номером з початку календарного року додається індекс, «л/с», що означає «особовий склад». Накази з особового складу можуть стосуватися одного співробітника (прості накази) або кількох (складні накази).

Заголовок наказу має стандартний вигляд:

  • Про прийом на роботу Прізвище І.О.
  • Про звільнення Прізвище І.О.
  • Про направлення у відрядження.
  • Про зміну штатів (якщо наказ стосується кількох співробітників).

Текст наказу з особового складу також складається з констатуючої та розпорядчої частини. У констатуючій частині тексту наказу можуть бути зазначені причини його видання, наприклад порушення умов контракту, проведення атестації працівника і т.д. , «НАДАТИ ВІДПУСТКУ», «КОМАНДУВАТИ» та інших, які друкуються на окремому рядку від лівого краю.

Однак найчастіше констатуюча частина тексту опускається і текст складається тільки з розпорядчої частини.

Після цього на наступному рядку записується прізвище, ім'я, по батькові працівника повністю, посада, дата прийому (переведення, звільнення), стаття ТК (у разі звільнення). Після тексту наказу вказується основа видання наказу. Підставою може бути особиста заява, трудового договору.

Якщо наказ складається кількох співробітників, він оформляється як окремих пунктів по кожному співробітнику. Накази з особового складу візуються юристом підприємства чи працівником, обов'язки якого входить робота з персоналом.

Накази доводяться до відома працівника під розписку, яка знаходиться нижче підпису керівника та віз і починається з фрази «З наказом ознайомлений».

Накази з особового складу уніфіковані і кожному за випадку (прийому працювати, перекладу чи звільнення) розроблено спеціальні форми, які заповнюються для підприємства. Зразки форм наказів про прийом на роботу та про звільнення наведено далі.

Уніфікована форма № Т-1

Затверджено Постановою Держкомстату Росії від 05.01.2004 № 1

(розпорядження)

Попередня1234567Наступна

Накази: основні види та особливості оформлення

Дуже часто на практиці виникає потреба внести до вже виданого та чинного наказу певні зміни. Це питання безпосередньо перетинається з ще однією темою - як оформляти наказ про відміну наказу. Про правила складання та оформлення наказів щодо основної діяльності та процесів щодо їх погодження та реєстрації вже було детально написано у попередніх статтях. Зараз зупинимося докладніше на змісті такого документа. Нижче за текстом ви зможете ознайомитись із зразками та прикладами наказу про зміну наказу.

Наказ про зміну іншого наказу повинен містити такі відомості:

  • причини та підстави, у зв'язку з якими потрібно внести зміни;
  • дані про наказ, що підлягає зміні, а саме: дата, номер, заголовок та посилання на конкретні пункти (пункт);
  • якщо необхідно, то слід зазначити обов'язки, що наказуються, і посадових осіб, структурні підрозділи організації;
  • іноді, якщо потрібно, посилаються на наказ, що скасовується, або його окремі положення;
  • покладання обов'язку з контролю за належним виконанням наказу вказується у разі потреби, але не обов'язково.

Нижче до вашої уваги представлені конкретні приклади. Перший - про те, як редагувати якесь положення чи інструкцію, раніше затверджену наказом. З точки зору діловодства правильно змінити окремі пункти, а не перестверджувати весь документ заново.

Наказ про зміну наказу про затвердження будь-якого документа

ЗАКРИТО АКЦІОНЕРНЕ ТОВАРИСТВО «РОМАШКА»

(ЗАТ «Ромашка»)

НАКАЗ

Про внесення змін до наказу ЗАТ «Ромашка» від 11.03.2013 № 17 «Про затвердження Інструкції з питань діловодства»

З метою вдосконалення процесів діловодства у компанії

НАКАЗУЮ:

1. Внести до Інструкції з діловодства, затвердженої наказом ЗАТ «Ромашка» від 11.03.2013 № 17 наступні зміни:

Оформляємо наказ за новими правилами

пункт 4.1 доповнити пропозицією такого змісту:

"Якщо документ оформляється на одному аркуші, то припустимо проставлення віз на окремому аркуші погодження";

1.2. з п'ятого абзацу пункту 3.1 виключити фразу «але не менше 2 разів на місяць»;

1.3. додати пункт 5.9, який має такий зміст:

Організаційним забезпеченням комісії займається загальний відділ»;

1.5. пункт 10.1 змінити та залишити у наступній редакції:

Використання електронної поштитільки як резервний канал»;

1.6. у всьому тексті слово НДУ замінити словом УКНУ.

2. Контроль за належним та своєчасним виконанням наказу залишаю за собою.

Саме в такому порядку слід вносити зміни до документації, яка затверджується наказами. У даному прикладівсе узагальнено, практично така кількість поправок одночасно зустрічається досить рідко. Іноді вникнути у суть змін, які необхідно внести відповідно до наказу, вдається не відразу.

У цьому випадку алгоритм дій має бути наступним: у документ, що підлягає зміні, одночасно вносять усі корективи (змінюють, видаляють, доповнюють тощо) відповідно до наказу, що стосується внесення змін до наказу. Після внесення коригування на зміненому документі після «Затверджено наказом від (дата) № (номер)» ставлять відмітку такого змісту: «у редакції наказу (кілька наказів) від (дата) № (номер)». Таке оформлення є грамотним та відповідає правилам.

Наступний приклад – це зразок наказу, що регламентує зміни штатного розкладу. Зовнішнє оформлення аналогічне першому прикладу, тому наведемо лише зміст основної частини.

На підставі службової записки керівника відділу статистики від 27.10.2013 № 15-56/89

НАКАЗУЮ:

  1. Затвердити та ввести в дію з 01.11.2013 доданий перелік доповнень до штатного розкладу, затвердженого наказом ЗАТ «Мастерок» від 23.03.2013 № 21 «Про затвердження штатного розкладу».
  2. На керівника відділу кадрів П.С. Бистрикіну покласти обов'язки контролю за належним виконанням цього наказу.

Зміни в розпорядження вноситься за аналогічною схемою із заміною слова «Наказ» на «Розпорядження».

Нижче наведено зразок, як вносити зміни до розпорядження у разі звільнення або прийому на роботу нових співробітників.

У зв'язку із змінами у кадровому складі у ТОВ «Август»

ЗОБОВ'ЯЗУЮ:

У п. 1 розпорядження ТОВ «Август» від 11.02.2014 № 85 «Про надання соціальної благодійної підтримки дітям обмеженими можливостями" внести зміни:

зі складу ради з благодійності виключити Петренко М.М. та включити до складу Васильєва Д.Г.

Використовуючи зразки, наведені нами, ви значно спростите процес складання документації на своєму підприємстві.

Консультація юриста

Наказ – це правовий акт керівника організації або його заступників, що містить обов'язкові доручення для підлеглих структурних підрозділів, посадових осіб та рядових працівників.

Накази поділяються на три групи, у кожній з яких метою видання документа є:

1. З організаційних питань:

  • створення, ліквідація чи реорганізація підприємства, установи, організації загалом чи окремих структурних підрозділів;
  • освіту колегіальних або дорадчих органів (рад, комісій тощо);
  • затвердження організаційної структуриуправління, штатного розкладу та їх коригування;
  • координація роботи всіх ланок системи управління організації, підприємства, фірми (розмежування повноважень між посадовими особами, надання права підписання документів тощо);
  • затвердження та введення в дію організаційно-методичних документів (положень, статутів, інструкцій, регламентів та ін.).

2. За основною виробничою діяльністю:

  • забезпечення та регулювання порядку фінансування діяльності організації;
  • забезпечення матеріалами, обладнанням, приміщеннями для ефективної роботи організації;
  • формування та здійснення науково-технічної політики;
  • забезпечення випуску якісної продукції;
  • підбиття підсумків роботи організації, оформлення результатів перевірок, ревізій;
  • вирішення інших питань, що випливають із галузевої та іншої специфіки організації.

3. За особовим складом (кадрами) організації:

  • забезпечення відбору та прийому на роботу персоналу;
  • створення умов навчання та службово-професійного просування персоналу;
  • оформлення переведення на іншу роботу;
  • оформлення відряджених працівників;
  • оформлення заохочень працівників та накладення стягнень;
  • оформлення вивільнення (звільнення) працівників;
  • вирішення низки соціальних питань (гарантії вагітним жінкам, додаткові відпустки, охорона праці та ін.)

Текст наказу має бути написаний грамотно, складатися з простих пропозицій, бути термінологічно точним, з використанням «стандартних» словосполучень та кліше, властивих офіційно-ділового стилю. Слід уникати скорочень слів, абревіатур, крім загальноприйнятих, не включати беззмістовних доручень на кшталт «звернути увагу», «підсилити контроль» тощо.

Найменування органів влади та управління, організацій, фірм, структурних підрозділів, що згадуються в тексті, повинні записуватися у повній відповідності до юридично встановленого їх написання. Повторні накази по тому самому питанню допускаються як виняток з відповідними організаційними та адміністративними висновками.

Накази щодо основної діяльності оформляються на спеціальному бланку наказу або на загальному бланку організації із зазначенням виду документа – ПРИКАЗ.

Після складання тексту наказ узгоджують із посадовими особами.

Зразок написання наказу: як правильно скласти

Погодження оформляється у вигляді візи. Візують його: начальник відділу, який підготував наказ, керівники інших заінтересованих підрозділів, а також юрисконсульт – з питань звільнення, переведення, накладення стягнень; бухгалтер – з питань звільнення, направлення у відрядження, надання відпустки, виклику з відпустки, преміювання; профком – з питань звільнення, оголошення подяки, накладення стягнення.

Візи проставляють на першому примірнику проекту наказу. Ретельно вивірений (перевіряються цифрові дані. прізвища, назви підрозділів) та завізований перший екземпляр наказу, надрукований на загальному бланку, підписується керівником або його заступником. З моменту його підписання наказ набирає чинності (якщо в тексті не вказано інший термін набрання ним чинності).

З наказом мають бути ознайомлені усі пойменовані у ньому особи. На примірнику, який йде у справу, на нижньому полі документа чи на звороті аркуша або на окремому аркуші працівник пише «з наказом ознайомлений», ставить підпис та дату ознайомлення.

Види наказів:

Решта варіантів наказів на сайті.

Накази містять реквізити, склад та порядок оформлення яких визначено у ГОСТ Р 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів». Звертаю вашу увагу, що з 1 липня 2017 р. почне діяти ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартів з інформації, бібліотечної та видавничої справи. Організаційно-розпорядча документація. Вимоги до оформлення документів», що замінить колишній ГОСТ Р 6.30-2003.

Відповідно до Федеральним закономвід 29.06.2015 № 162-ФЗ «Про стандартизацію у Російської Федерації» Стандартизація у Росії ґрунтується на принципі добровільності застосування документів зі стандартизації (якщо це не стосується оборонної продукції). Тому при розробці Інструкції з діловодства за основу оформлення реквізитів ми маємо право (але не зобов'язані) взяти держстандарт і нам не забороняється уточнювати та доповнювати його вимоги.

У цій статті далі розглядатимемо правила оформлення реквізитів вже з урахуванням нового ГОСТу, а також рекомендацій «Організаційно-розпорядча документація. Вимоги до оформлення документів. Методичні рекомендаціїпо впровадженню ГОСТ Р 6.30-2003 (затв. Росархівом).

Увага, у ГОСТ Р 7.0.97-2016 змінилися номери реквізитів, що використовуються у наказах, але принципових змін у їх оформленні не відбулося, а на деталі, що є, ми звернемо вашу увагу.

Далі у прикладах цієї статті для позначення реквізитів документів ми використовуватимемо нумерацію, запроваджену новим ГОСТ Р 7.0.97-2016. Правила оформлення наказів та розпоряджень єдині (далі в тексті для спрощення згадуватимемо лише наказ).

Бланк наказу

Бланк конкретного виду документа включає реквізити:

  • 01 "герб", або 02 "емблему", або 03 "товарний знак (знак обслуговування)", якщо організація має право використати щось із цього списку;
  • 05 «найменування організації – автора документа». Під повним найменуванням організації нижче у дужках може вказуватись скорочене найменування (суворо відповідно до установчими документами). Див. Приклад 2.
    Якщо автор документа має вищу організацію, вона вказується (повно чи скорочено) з нього (Приклад 2).
    Якщо наказ видається керівником підрозділу (наприклад, філії), його найменування вказується нижче найменування організації-автора – реквізит 06 (Приклад 1);
  • 09 «найменування виду документа»– у нашому випадку «ПРИКАЗ»;
  • 13 «місце складання (видання) документа»і
  • при необхідності обмежувальні позначки для меж зон розташування реквізитів 10 «дата»і 11 «реєстраційний номер», а також 17 "заголовок до тексту".

Приклад 1

Згорнути Показати

Приклад 2

Згорнути Показати

Правила оформлення бланків встановлені розділом 6 нового ГОСТу. Він допускає їх виготовлення на аркушах формату А4 (210×297 мм) та менше. Але для наказів потрібно використовувати формат A4. Щодо полів ГОСТ каже таке:

Фрагмент документа

Згорнути Показати

ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартів з інформації, бібліотечної та видавничої справи. Організаційно-розпорядча документація. Вимоги до оформлення документів». Розділ 6 «Бланки документів»

Кожен аркуш документа, оформлений на бланку або без нього, повинен мати поля щонайменше:

20 мм – ліве;

10 мм – праве;

20 мм – верхнє;

20 мм – нижнє.

Документи тривалих (понад 10 років) термінів зберігання повинні мати ліве поле не менше 30 мм.

Реквізити наказу, що оформлюються на бланку

Реквізит 10 «дата документа»містить дату підписання наказу. Вона записується в послідовності день місяця + місяць + рік одним із двох способів: цифровим або буквено-цифровим. Наприклад, «05.05.2017» або «травня 2017 р.». В Інструкції з діловодства організації варто вибрати один із них.

Реквізит 11 "реєстраційний номер документа"оформляється на тому ж рядку, що й дата. Краще, щоб він містив індекс належності наказу до певного документопотоку (як мінімум із прив'язкою до терміну зберігання) та порядковий номер усередині нього протягом року.

Реквізит 14 "гриф обмеження доступу до документа"зазначається, якщо наказ містить відомості обмеженого розповсюдження. На першому аркуші у правому верхньому кутку проставляється відповідний гриф та номер екземпляра (наприклад: «секретно», «конфіденційно», «для службового користування» або «ДСП»). Див. Приклад 3.

Приклад 3

Згорнути Показати


Реквізит 17 "заголовок до тексту"– це короткий змістдокумента. Він формулюється з прийменником «про» («про») і відповідає на запитання «про що?»:

  • наказ (про що?) про створення атестаційної комісії;
  • наказ (про що?) про затвердження штатного розкладу тощо.

Заголовок до тексту оформляється під реквізитами бланка.

Він пишеться звичайним шрифтом (не жирним) без крапки в кінці.

До заголовків наказів з особового складу часто включаються:

  • найменування дії та
  • ініціали з прізвищем працівника (працівників), щодо яких ця дія здійснюється, наприклад:
    • «Про переклад І.О. Безфамільного»,
    • «Про дисциплінарну відповідальність П.Є. Петрушина»,
    • «Про звільнення К.С. Косачова та Р.П. Писарєва».
      Понад чотири працівники прийнято вказувати у заголовку узагальнено, наприклад, «Про заохочення працівників дирекції з управління персоналом».

Реквізит 18 "текст документа"відокремлюється від заголовка двома-трьома міжрядковими інтервалами, друкується від лівої межі текстового поля. Раніше існувала рекомендація друкувати його з використанням 1,5 міжрядкового інтервалу для полегшення прочитання, але новий ГОСТ вона не увійшла. На своєму підприємстві ми практику міняти не будемо.

При цьому інші реквізити, що складаються з кількох рядків (заголовок до тексту, посада підпису та інші), завжди друкувалися через 1 міжрядковий інтервал.

Процитуємо ту частину ГОСТ Р 7.0.97-2016, яка регулює оформлення тексту у наказах:

Фрагмент документа

Згорнути Показати

5.18. Текст документа складається на державною мовоюРосійської Федерації або державною мовою (мовами) республік у складі Російської Федерації відповідно до законодавства республік у складі Російської Федерації.

У тексті документа, підготовленому на підставі законодавчих чи нормативних правових актів, раніше виданих розпорядчих документів, зазначаються їх реквізити:

  • найменування документа, найменування організації – автора... дата... реєстраційний номер... заголовок до тексту чи найменування виду документа;
  • найменування організації чи посаду особи, яка затвердила документ, дату затвердження документа.

Текст документа може містити розділи, підрозділи, пункти, підпункти, що нумеруються арабськими цифрами. Рівень рубрикації тексту має бути більше чотирьох.

У наказах текст викладається від першої особи однини(«наказую»)...

У спільних документах текст викладається від першої особи множини(«наказуємо», «вирішили»)...

У текстах документів використовуються лише загальноприйняті абревіатури та графічні скорочення.

При вживанні у тексті прізвищ осіб ініціали вказуються після прізвища...

А ми ще додамо, що у тексті наказу перед Прізвищем І.О. слід зазначати посаду працівника, т.к. на роботі (особливо у великих організаціях) люди насамперед ідентифікуються за посадою та професією, а вже в другу чергу за персоналіями.

Текст наказу складається із двох частин: констатуючої та розпорядчої. У констатуючої частинидається обґрунтування запропонованих дій. Якщо підставою для видання наказу послужив законодавчий чи нормативний акт вищої організації чи документ, раніше виданий вашою організацією, то констатуючій частині дається посилання нею. При цьому можуть бути використані такі формулювання, як «На підставі...», «На виконання...», «Відповідно до...» (як у Прикладі 3).

Якщо наказ видається в ініціативному порядку, у констатуючій частині формулюються цілі та завдання дій, що передбачаються, викладаються факти або події, що спричинили видання наказу. У даному випадкуможуть бути використані такі формулювання, як «З метою...», «У зв'язку...» (див. приклад 4).

Приклад 4

Згорнути Показати


Якщо ці дії не потребують роз'яснення або обґрунтування, констатуюча частина може бути відсутня.

Завершується вона словом: «НАКАЗУЮ:», яке оформляється на окремому рядку від межі лівого поля великими літерами (раніше ще існувала практика друкувати його врозрядку і жирним шрифтом, Зараз вона зустрічається рідше).

Констатуюча частина розпорядження завершується словом: «ДРУЧАЮ:» або «ОБОВ'ЯЗУЮ:», яке оформляється аналогічно.

Розпорядча частинатекст наказу ділиться на пункти, що нумеруються арабськими цифрами з точками. Грамотно сформульоване доручення має містити:

  • вказівку конкретної дії, яку слід виконати, виражене дієсловом у невизначеній формі;
  • один або кілька виконавців (якщо їх кілька, то наголошується, хто з них є відповідальним). Зазвичай як виконавець вказується конкретна посадова особа (або особи), рідше – структурний підрозділ (тоді за належне виконання доручення відповідає його керівник);
  • термін виконання.

Як правило, виконавець доручення та термін виконання вписуються в той самий (Приклад 5). Але ми стали їх переносити на окремі рядки, щоб дана інформаціякраще виділялася та легше підвантажувалася в СЕД (Приклад 6).

Приклад 5

Згорнути Показати

7.2. Старшому спеціалісту відділу кадрів Федорову К.М. внести доповнення до Правил внутрішнього трудового розпорядкупро заборону куріння на території Товариства крім як у спеціально відведених для цього місцях. Термін – 31.10.2017.

Приклад 6

Згорнути Показати

7.2. Внести доповнення до Правил внутрішнього трудового розпорядку про заборону куріння на території Товариства, окрім спеціально відведених для цього місць.

Відповідальний: старший спеціаліст відділу кадрів Федоров К.М.

Термін: 31.10.2017.

Термін виконаннякраще вказувати просто датою без прийменників, зміст яких (як показала практика) різні людиможуть тлумачити по-різному. Тобто. не треба писати «Старшому спеціалісту... внести... до 31.05.2017» або «до 31.05.2017». З погляду російської таке формулювання означає, що доручення має бути виконано до 31 травня, тобто. до 30 травня включно. Але більшість думає інакше. Тому формулювати треба чітко, та ще бажано пояснити зміст текстових конструкцій, що використовуються в Інструкції з діловодства, щоб, зустрівши здивований погляд, вам було чим парирувати.

Формулювання, показані у Прикладах 5 та 6, однозначно вимагають, щоб доручення було виконано до кінця робочого дня 31 травня 2017 року.

Термін виконання у пунктах розпорядчої частини наказів не вказується у випадках, якщо дії, що предписуються, носять регулярний або нормативний характер (тобто їх виконання наказується на весь період дії цього наказу).

У разі потреби окремим пунктом наприкінці наказу перераховуються раніше видані документи (накази, розпорядження) або їх частини, які цим наказом скасовуються, змінюються або доповнюються (див. пункт 3 наказу Прикладу 3).

Спеціальний пункт про контрольвиконання оформляється у розпорядчій частині тексту останнім. Архаїчні обороти типу «Контроль виконання наказу залишаю за собою» ми не застосовуємо. Тільки якщо керівник, який підписав наказ, делегує своє право контролю його виконання іншій посадовій особі, вона вказується (див. пункт 4 наказу з Прикладу 3).

Реквізит 19 «позначка про додаток»вважається (див. дві позначки «19» у Прикладі 3):

  • і згадка про існування програми у тексті наказу,
  • та позначка на самому додатку у верхньому правому кутку з посиланням на «материнський» документ.

Подивимося, що ще говорить новий ГОСТ про оформлення цієї позначки у наказах:

Фрагмент документа

Згорнути Показати

ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартів з інформації, бібліотечної та видавничої справи. Організаційно-розпорядча документація. Вимоги до оформлення документів».

5.19. ...У розпорядчих документах (постановах, рішеннях, наказах, розпорядженнях), договорах, положеннях, правилах, інструкціях та інших документах відмітка про додаток оформляється так:

  • у тексті документа при першій згадці про документ-додаток у дужках зазначається: ...(додаток) або... (додаток 1); перед номером програми допускається ставити знак номера: ... (додаток № 2);
  • на першому аркуші документа-додатка у правому верхньому кутку вказується:

Рядки реквізиту вирівнюються по лівому краю або центруються щодо найдовшого рядка.

Якщо додатком до розпорядчого документа є нормативний правовий акт або інший документ, затверджений цим розпорядчим документом, на першому аркуші додатка проставляється відмітка про додаток (без посилання на розпорядчий документ) та гриф затвердження, в якому зазначаються дані розпорядчого документа, яким затверджено документ-додаток.

Таким чином, розробники нового ГОСТ врегулювали давнє непорозуміння, згідно з яким на додатку, затвердженому розпорядчим документом (якщо дослівно читати ГОСТ Р 6.30-2003), треба було оформлювати і відмітку про додаток, і гриф твердження, дублюючи в них відомості про «материнський» документ . Тому практично зазвичай оформляли якийсь із цих реквізитів. Тепер оформлятимемо їх симбіоз (див. «19» у Прикладі 3), у ньому є сенс, коли треба вказати номер додатка (порівняйте позначки «19» у Прикладах 3 і 4).

Реквізит 22 «підпис»включає найменування посади особи, яка підписує документ, його власноручний підпис, розшифровку підпису (спочатку ініціали, потім прізвище) – див. Приклади 3 та 4.

Чим більше відомостей про автора документа міститься в бланку (так званій «шапці»), тим менше їх залишається у реквізиті «підпис». У наказах угорі як мінімум наводиться найменування організації, тоді його дублювати на посаді підпису не треба (ми не напишемо там «Генеральний директор ПАТ Медведиця»). Якщо ж наказ оформляється на бланку посадової особи, його посаду у реквізиті «підпис» випаровується зовсім, залишається лише розчерк та її расшифровка.

Друкуванням підпис на наказі/розпорядженні не засвідчується.

статтю «Оформлення реквізиту "підпис"», яка враховує вимоги нового ГОСТ Р 7.0.97-2016

Реквізит 25 «відмітка про виконавця»включає прізвище, ім'я та по-батькові виконавця повністю, номер його телефону (внутрішній або повний). Вона може доповнюватися найменуванням посади, структурним підрозділом та електронною адресоювиконавця.

Зазвичай оформляється на останньому аркуші документа від межі лівого поля ближче до нижнього поля документа, щоб вище помістилися підпис та візи погодження (див. Приклади 3 та 4). Якщо на лицьовій стороні останнього листапри цьому не залишилося місця, то виконавця можна зазначити і його звороті внизу зліва.

Наявність такої позначки позбавляє підписувача зайвого спілкування, більша частинапитань щодо документа при їх виникненні буде поставлено виконавцю, який підготував проект. Новий ДЕРЖСТАНДАРТ правильно рекомендує вказувати його ім'я та по батькові повністю (на відміну від попереднього ГОСТ Р 6.30-2003) - так відразу стає ясно, як звертатися до людини.

«Новий ГОСТ на організаційно-розпорядчу документацію» з адресою в Інтернет, за якою можна ознайомитися з текстом нового ГОСТ

Наказ- правовий акт, який видається одноразово першим керівником організації.

Наприклад, це генеральний директор, на підприємстві — директор, медичній установіголовний лікар, у вищому навчальному закладі- Ректор.

Кожен керівник видає два види наказів:

  • з основної діяльності;
  • за особовим складом.

Накази з основної діяльності

Накази з основної діяльності видаються на вирішення основних та оперативних завдань, які стоять перед організацією, з усіх питань керівництва її поточної діяльністю. Ці накази називають ініціативними. Але накази можуть видаватися і виконання законодавчих актів, нормативних правових актів і розпорядчих документів федеральних органів виконавчої, вищестоящих організацій.

Накази щодо основної діяльності оформляються на бланку цього виду документа у текстовій формі.

Приклад оформлення наказу

Накази з особового складу

Накази по особовому складу видаються для документування трудових відносин працівника та роботодавця або службовців та наймача. Ці накази видаються прийому працювати, перекладі іншу роботу, наданні відпустки, направленні у відрядження, заохочення працівника, накладення нього дисциплінарного стягненнячи звільнення з роботи.

Накази з особового складу в основному оформляються в уніфікованих формах, затверджених органами статистики та підготовленими за постановою Уряду Російської Федерації.

Текст наказу з основної діяльності складається з двох частин:

  • констатуючою (вступною);
  • розпорядчою.

Констатуюча частина

Якщо наказ видається з ініціативи керівника, то констатуючій частині викладаються мети і завдання управлінських дій, які наказуються, тобто. дається пояснення необхідності видання наказу.

У наказах, що видаються на виконання розпорядчих документів, Уряду Російської Федерації, уряду суб'єкта Російської Федерації, федерального органу виконавчої влади, інших органів управління, у констатуючій частині вказують вид документа, організацію-автора, номер, дату та заголовок цього документа. Наприклад: На виконання наказу Федерального агентстваза освітою від 16.11.2009 р. Ne 109 «Про звіти щодо виконання навчальних планів».

Розпорядча частина

Розпорядча частина наказу починається зі слова «НАКАЗУЮ», яке друкується великими літерами з нового рядка без абзацу.

Текст наказу поділяється на пункти, що нумеруються арабськими цифрами. Кожен пункт наказу може містити різні характером виконання дії. Дію, що наказується, формулюється в тексті наказу дієсловом у невизначеній формі (здійснити, забезпечити, підготувати, створити, організувати і т. д.).

Кожен пункт розпорядчої частини починається із вказівки виконавця – певної посадової особи чи цілого структурного підрозділу.

Термін виконання наводиться або в кожному пункті наказу, або виділяється в один загальний пункт для всіх дій, що передбачаються.

В окремому пункті наказу називаються особи, на яких покладено контроль за його виконанням: «Контроль за виконанням наказу покласти на...».

У практиці управління часто трапляються випадки, коли наказ, що видається, скасовує раніше виданий або його окремі пункти. І тут у текст необхідно включати пункт такого змісту: «Наказ «О..» від 00.00.00 № 00 вважати таким, що втратив чинність (вважати недійсним)». Якщо наказ скасовує лише один (або кілька) пунктів раніше виданого, то використовується стандартне формулювання:

«Пункти 2, 5, наказу «Про....» від 00.00.00 До 00 вважати такими, що втратили чинність (скасованими)».

В управлінській практиці прийнято погоджувати проект наказу із заінтересованими структурними підрозділами та юридичною службою (юрисконсультом), яка, візуючи проект документа, перевіряє його відповідність чинним законодавчим нормативним, правовим та розпорядчим актам. Контроль правильності оформлення наказів є обов'язком служби діловодства.

Наказ набирає чинності з його підписання (датою наказу є дата його підписання). Реєстрація наказів проводиться окремо з інших документів. Реєстраційні індекси надаються наказам у межах календарного року і, як правило, складаються з порядкових номерів.

Усі накази (справжні екземпляри) формуються діловодною службою у справу, наприклад, «Накази Генерального директора з основної діяльності». Усередині справи накази систематизуються за номерами та хронологією.