Наказ про виплату компенсації за невикористану відпусткуповинен видаватися за наявності підписаної працівником заяви про надання грошового відшкодування, написаної в вільній формі, що прямує безпосередньо керівнику організації.
Компенсацію за невикористану щорічну оплачувану відпустку співробітник компанії може отримати у двох випадках:
- якщо звільняється
- загальна кількість відпустки перевищує 28 календарних днів.
Другий випадок спостерігається, коли співробітник не встиг відгуляти відпустку з якихось причин, і він був доданий до 28 календарних днів відпустки за наступний звітний період.
Але зазвичай компенсація видається саме під час звільнення. Тоді працівник має право отримати повний фінансовий розрахунок за всі, хто залишився невикористані днівідпочинку. У цьому жоден роботодавець неспроможна йому відмовити – невиплата повного розрахунку є серйозним порушенням трудового законодавства. Загальна сума компенсації залежить від денної тарифної ставки працівника, помноженої на кількість невикористаних днів відпустки.
Оформлення компенсації за невикористану відпустку
Процес отримання матеріальної компенсації за невикористану відпустку оформляється документально. Для цього співробітнику необхідно написати заяву (про звільнення чи бажання отримати компенсацію за дні, що перевищують допустимий поріг у 28 календарних днів). Законом не встановлено чітких рамок, за якими необхідно складати дану заяву, тому працівники можуть її писати у вільній формі.
Якщо роботодавець і кадрова служба не мають заперечень проти видачі компенсації, безпосередній керівник підприємства видає наказ у вільній формі про те, що певному співробітнику дозволяється отримати фінансову виплату за невикористану відпустку.
Наказ про компенсацію за невикористану відпустку
Як і у випадку із заявою, наказ про компенсацію за невикористану відпустку видається у вільній формі. Цей документповинен, в обов'язковому порядку, містити таку інформацію:
- згода роботодавця з необхідністю видачі компенсації;
- особисті дані співробітника (прізвище, ім'я, по батькові, посада);
- причина видачі коштів;
- сума компенсації та за який саме період відпустки вона належить;
- відповідальний виконання наказу співробітник.
Документ підписується начальником і передається на виконання до кадрової служби та бухгалтерії, де вже відбувається сам процес розрахунку зі співробітником. Слід пам'ятати, що й працівника має бути ознайомлено з цим документом.
Людина зобов'язана поставити свій підпис у самому наказі або у випущеному до нього додатку, і якщо цієї згоди співробітник не висловить документально, то прописані в бланку пункти стануть недійсними.
Заміна відпустки грошовою компенсацією (+ зразок наказу)
Стаття 126 Трудового кодексу Російської Федераціїдозволяє нам замінити грошовою компенсацією ту частину щорічної відпусткияка перевищує 28 календарних днів. Якщо ваш працівник не використав відпустку протягом двох або більше років, то замінити компенсацією можна тільки ту частину щорічної відпустки, яка перевищує 28 днів, або будь-яку кількість днів із цієї частини.
Виходить, що скористатися цією компенсацією можуть лише ті категорії працівників, чия відпустка перевищує 28 календарних днів на рік. А їх не так уже й багато. Також слід пам'ятати, що заміна частини відпустки грошовою компенсацією – це право роботодавця, а не обов'язок. Відпустка може бути замінений грошовою компенсацією, тільки якщо працівник сам просить про це письмово. Але навіть за наявності волевиявлення працівника не можна замінювати грошовою компенсацією щорічну основну відпустку та щорічні додаткові оплачувані відпустки вагітним жінкам та працівникам віком до 18 років, додаткову оплачувану відпустку працівникам, зайнятим на роботах зі шкідливими та (або) небезпечними умовами праці.
Але якщо все-таки у вас той самий рідкісний випадок, коли відпустку можна замінити компенсацією, то вам необхідно видати відповідний наказ. Зразкову формунаказу про заміну частини додаткової відпустки грошовою компенсацією я наводжу нижче.
У яких випадках компенсацію за невикористану відпустку отримати не можна
Як сказано вище, матеріальна виплата як компенсація за відпустку належить лише в кількох випадках. Якщо співробітник має невикористані дні відпочинку, але їх кількість не перевищує 28, то компенсацію за відпустку працівник отримати права не має.
Так само виплата не провадиться, якщо настав кінець звітного року і працевлаштований громадянин не планує звільнятися. Дні, що залишилися, просто переходять на наступний рік і будуть підсумовуватися з напрацьованою відпусткою надалі. Виплата компенсації за відпустку не є обов'язком, а правом роботодавця.
За незаконну виплату фінансових коштів працівникові як матеріальне заохочення за невикористану відпустку на юридичну особу може бути покладено штраф у розмірі від 30 000 р., а на генерального директораустанови – від 1000 до 5000 грн.
Чи є якісь категорії громадян, яким виплата компенсацій за невикористану відпустку не належить?
У першому пункті статті було сказано, що кожен працевлаштований громадянин має право на відпустку. Відповідно, якщо громадянин має кілька днів невикористаного відпочинку або їх загальну кількість більше 28, то він може отримати компенсацію.
Це право поширюється на всі категорії офіційно працевлаштованих громадян. Пам'ятайте, що неналежне оформлення працівника на роботу є прямим порушенням вимог закону та тягне за собою притягнення до адміністративної відповідальності.
Як розрахувати компенсацію за невикористану відпустку
Перше, що потрібно зробити при розрахунку компенсації за невикористану відпустку, це визначити відпускний стаж працівника.
За кожен повністю відпрацьований рік співробітнику покладено компенсацію за повну щорічну оплачувану відпустку - за загальним правилом 28 календарних днів (ст. 115 ТК РФ). За не повністю відпрацьований рік кількість невикористаних днів відпустки, за які треба виплатити компенсацію, визначається пропорційно до відпрацьованого часу.
Тож як порахувати дні для компенсації за невикористану відпустку? Якщо працівник працював без відпустки на своєму останньому місці роботи менше 11 місяців, і відпустка йому була покладена в календарних днях,та кількість невикористаних ним днів відпустки визначається так:
При цьому показник "Кількість місяців роботи у даного роботодавця" вважається з урахуванням наступного правила (п. 35 Правил, затв. НКТ СРСР 30.04.1930 N 169):
- якщо відпрацьовано півмісяця або більше, цей місяць враховується як цілий;
- якщо відпрацьовано менше половини місяця, цей місяць не враховується.
Таким чином, компенсація за невикористовувану відпустку при звільненні 2016 року не виплачується, якщо співробітник пропрацював на останньому місціроботи менше половини місяця, або якщо на дату звільнення усі відпустки у нього відгуляні.
Звичайно, в результаті обчислень за цією формулою може вийти не ціле число. Тоді значення можна округлити, але не за правилами математики, а завжди в більшу сторону, тобто на користь працівника (Лист МОЗ соціального розвитку РФ від 07.12.2005 N 4334-17).
Коли кількість невикористаних днів відпустки встановлено, можна переходити до підрахунку самої компенсації за відгуляну відпустку при звільненні.
У свою чергу середній денний заробіток працівника визначається так само, як при розрахунку відпускних (п. 4 Положення, утв. Постановою Уряду РФ від 24.12.2007 N 922).
Зазвичай компенсація відпустки при звільненні вважається за наведеними вище формулами. Але для деяких випадків передбачені свої правила визначення компенсації за не відгуляну відпустку.
Чи можлива заміна торішніх відпусток компенсацією
Чи можна замінити відпустку грошовою компенсацією у 2016 році, якщо загальна її тривалість перевищила 28 календарних днів за рахунок перенесених з минулих років невикористаних відпусток? Пояснимо на прикладі, про що йдеться. Припустимо, працівник за минулий робочий рік використав лише 15 днів відпустки. Решта 13 днів «перейшли» наступного року (ст. 124 ТК РФ).
Відповідно, у поточному робочому році співробітник може відпочивати 41 (28+13) календарний день. Однак у такій ситуації відповідно до ТК РФ компенсація за невикористану відпустку – ті самі 13 днів, працівникові не належить. Адже його відпустка за кожний рік не перевищує мінімального 28 календарних днів (ст. 126 ТК РФ). Тобто компенсацію він може отримати лише якщо звільниться.
Компенсація замість відпустки у кадрових документах
Якщо ви вирішили виплатити працівникові за його заявою компенсацію за частину невикористаної ним відпустки, цей факт потрібно відобразити в особистій картці працівника. У формі N Т-2 (утв. Постановою Держкомстату РФ від 05.01.2004 N 1) розділ VIII «Відпустка» вказується:
- у графі 4 «Кількість календарних днів відпустки» – кількість днів, замінених на компенсацію;
- у графах 5-6 «Дата початку» та «Дата закінчення» – коментар про те, що дні відпустки замінені компенсацією;
- у графі 7 «Підстава» – наказ (з реквізитами) про заміну відпустки компенсацією.
У графіці відпусток формою N Т-7 (утв. Постановою Держкомстату РФ від 05.01.2004 N 1) у графі 10 «Примітка» слід зазначити, частина відпустки замінена грошової компенсацією із зазначенням конкретної кількості днів. Тут же відображаються реквізити наказу про заміну відпустки компенсацією.
Оподаткування компенсації за невикористану відпустку під час звільнення
Компенсація за невикористану відпустку враховується як витрати на оплату праці:
- з метою податку з прибутку (п. 8 ст. 255 НК РФ, Лист Мінфіну Росії від 05.05.2016 N 03-03-06/1/25976) на дату нарахування (п. 4 ст. 272 НК РФ). При цьому сума компенсації включається до витрат, навіть якщо організація у податковому обліку створює резерв на оплату відпусток (Лист Мінфіну Росії від 03.05.2012 р. N 03-03-06/4/29);
- з метою розрахунку податку при УСН з об'єктом «доходи, зменшені величину витрат» (пп. 6 п. 1, п. 2 ст. 346.16 НК РФ) на дату виплати працівникові (пп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ) .
Грошова компенсація за відпустку підлягає оподаткуванню ПДФО у загальному порядку незалежно від того, з якої причини вона виплачена працівникові – у зв'язку із звільненням або замість відпустки. Оскільки його доходом (п. 1 ст. 210, п. 3 ст. 217, п. 2 ст. 223, п. 1 ст. 226 НК РФ). Утриманий ПДФО має бути перерахований до бюджету не пізніше дня, наступного за днем виплати компенсації (п. 2 ст. 223, п. 6 ст. 226 НК РФ).
У довідці 2-ПДФО сума компенсації відображається з кодом 4800 (Лист ФНР РФ від 08.08.2008 N 3-5-04/ [email protected], Додаток N 1 до Наказу ФНП Росії від 10.09.2015 N ММВ-7-11/ [email protected]).
Страхові внески з компенсації за невикористану відпустку під час звільнення
Компенсація за невикористану відпустку оподатковується страховими внесками до позабюджетних фондів – ПФР, ФФОМС та ФСС (включаючи внески на травматизм) – у повній сумі (ч. 1 ст. 7, пп. «д» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закону від 24.07.2009 N 212-ФЗ, п. 1, 2 ст.20.1, пп.2 п. 1 ст.20.2 Закону від 24.07.1998 N 125-ФЗ). Це стосується і компенсації за невикористану відпустку без звільнення 2016, і до «звільної» компенсації.
Як нараховується компенсація за невикористану відпустку
Нарахування компенсації за невикористану відпустку 2016 року відображається у бухобліку наступними проводками.
Особливі правила розрахунку компенсації відпустки під час звільнення
Правило 1.Якщо співробітник відпрацював в організації від 11 до 12 місяців, то компенсацію він повинен отримати за повний робочий рік, тобто за всю щорічну оплачувану відпустку (п. 28 Правил, затв. НКТ СРСР 30.04.1930 N 169, Лист Роструда від 18.12) .2012 N 1519-6-1). Виняток становить випадок, коли відпускний стаж працівника дорівнював 11 місяцям в результаті округлення.
Правило 2Співробітнику, який відпрацював в організації від 5,5 до 11 місяців, виплачується компенсація за всю щорічну відпустку, якщо вона була звільнена (п. 28 Правил, затв. НКТ СРСР 30.04.1930 N 169, Лист Роструда від 09.08.2016 N 2 -1):
- у зв'язку з ліквідацією організації-роботодавця;
- зі скорочення штату;
- у зв'язку з деякими іншими обставинами (наприклад, через призову військову службу).
Це правило застосовується, тільки якщо працівник працював у цього роботодавця менше року. Інакше при розрахунку компенсації за відпустку застосовуються формули, зазначені у попередніх розділах (Листи Роструда від 04.03.2013 р. N 164-6-1, від 09.08.2011 р. N 2368-6-1).
Отже, з урахуванням наведених вище вимог визначається сума компенсації відпустки під час звільнення у 2016 році. Незважаючи на те, що «Правила про чергові та додаткові відпустки», на які ми не раз уже посилалися, були затверджені ще у 1930 році (хоча, звичайно, з того часу вони пережили вже кілька редакцій).
Нижче наведено розрахунок компенсації за невикористану відпустку при звільненні (приклад).
Розрахунок компенсації
Інженер Красильников О.М. звільняється із ТОВ «Калейдоскоп» 3 червня 2016 року. У цій організації він працює із 9 лютого 2015 року. У 2015 році йому було надано щорічну оплачувану відпустку тривалістю 14 календарних днів. Відповідно до Положення про оплату відпусток ТОВ «Калейдоскоп» кількість днів невикористаної відпустки при підрахунку округляється у більшу сторону до цілого.
Середній денний заробіток працівника дорівнює 1622 руб.
За період починаючи з 9 лютого 2015 року Красильников О.М. відпрацював в організації 1 рік (09.02.2015 – 08.02.2016), 3 місяці (09.02.2016 – 08.05.2016) та 26 днів (09.05.2016 – 03.06.2016). Оскільки його останній робочий місяць відпрацьовано більш ніж на половину, він приймається за цілий місяць. Тобто період роботи інженера в ТОВ «Калейдоскоп» з метою розрахунку компенсації – 1 рік та 4 місяці.
Кількість невикористаних ним днів відпустки становитиме: 23,3 дн. (28 дн. + 28 дн./12 міс. х 4 міс. - 14 дн.). З урахуванням заокруглень: 24 дн.
Компенсація за не відгуляну відпустку при звільненні 2016 року дорівнює: 38 928 руб. (24 дн. х 1622 руб.)
Збережіть, а то забудете:
Досить багато хто задається питанням, чи допускається заміна щорічної відпустки грошовою компенсацією.
Спробуємо розібратися у тонкощах чинного трудового законодавства у даній сфері та дати вам детальну інформаціюяка корисна при вибудовуванні взаємин з роботодавцем.
Коли відпустку можна компенсувати грошима
Існує 2 законодавчо закріплені варіанти заміни відпустки грошовою компенсацією:
Виплата грошима за частину відпустки, яка перевищує базові 28 календарних днів. Ця норма міститься у ст.126 ТК РФ.
Звільнення працівника. У даному випадкудіють положення ст.127 ТК РФ.
Не допускається заміна відпустки грошовою компенсацієюжінкам у період вагітності та працівникам, які не досягли повноліття (18 років). Для осіб, які працюють на шкідливих, а також небезпечних роботах, закон раніше не дозволяв замінювати грошовою компенсацією дні передбаченої додаткової відпустки. Однак два роки тому до цієї норми було внесено коригування. Тепер заміна відпустки грошовою компенсацією можлива на дні додаткової відпустки, яка перевищує календарний тиждень. Причому дана можливість має бути закріплена колективною угодою. Проводиться виплата виходячи з наказу директора.
Компенсація за невикористану відпустку зразок наказу:
Що стосується виплати компенсації за дні невикористаної відпустки під час звільнення співробітника, то тут згідно зі ст. 127 ТК РФ оплачуватись повинні всі невикористані відпустки, включаючи дні, якими людина не скористалася за всі минулі роки з моменту працевлаштування. При цьому право отримати компенсацію не залежить від обставин, які спричинили звільнення. У разі підставою нарахування грошової компенсації служить наказ про звільнення, де й фіксуються суми, підлягають виплаті.
Зупинимося докладніше обох варіантах.
Заміна відпустки грошовою компенсацією на дні понад 28 календарних днів
Як зазначалося вище, виплата у разі виробляється виходячи з наказу директора, що у своє чергу видається виходячи з особистої заяви працівника.
Компенсація за відпустку зразка заяви:
Рішення про таку грошову компенсацію днів відпустки приймається безпосередньо керівником, який або погоджується її провести на прохання працівника, або приймає негативне рішення через певні обставини. У разі відмови дні відпустки повинні бути працівником використані в натурі. Тому говорити про утиск законних прав працівника при цьому не варто.
Якщо людина ділить відпустку, то компенсації підлягає лише та її частина, яка припадає на додаткові дні понад 28 календарних днів основної відпустки.
Наведемо приклад.Припустимо, що працівникові підприємства у зв'язку з виконанням ним трудових обов'язків за режимом ненормованого трудового дняпокладається основний оплачувану відпустку тривалістю 28 календарних днів та додаткову відпустку строком на 10 календарних днів. Разом 38 календарних днів. на черговий рік передбачено, що у відпустку вона йде у серпні на всі 38 днів. Однак він звертається до керівника із заявою про направлення у відпустку на 28 календарних днів та заміну додаткових днів відпустки грошовою компенсацією.
У такому разі працівник швидше за все отримає виплату компенсації одночасно з відпускними не пізніше ніж за 3 дні до відходу на відпочинок. Норму щодо термінів виплати відпускних закріплено у ст. 136 ТК України.
Розраховується сума грошової компенсації виходячи з середнього заробітку людини, що у своє чергу визначається відповідно до правил, передбачених статтею 139 ТК РФ, і навіть Положенням, затвердженим постановою Уряди РФ від 24.12.2007 № 922.
Якщо тривалість основної відпустки більша, ніж 28 календарних днів(наприклад це може бути 30 календарних днів), то грошовою компенсацією може бути замінено додаткову відпустку та 2 дні основної відпустки.
Існують і такі варіанти, коли основна відпустка оформляється у календарних днях, а додаткова – у робочих. У цьому випадку частина відпустки, що компенсується грошовою виплатою, має бути перерахована на календарні дні. При цьому використовується математичний дріб 7/6, в якому 7 – число календарних днів у тижні, а 6 – число робочих днів за 6-денного робочого тижня.
Варто враховувати і такий важливий момент, що у разі підсумовування щорічних відпусток, а також при перенесенні належної відпусткина черговий календарний рік на законодавчому рівні передбачено можливість отримання грошової компенсації частини відпустки за кожний рік, що перевищує 28 календарних днів. Наприклад, тривалість щорічної відпустки людини становить 35 календарних днів. Зважаючи на виробничу необхідність, його чергова відпустка перенесена на наступний календарний рік. Таким чином, йому належить відпочивати цілих 70 календарних днів. З них він зобов'язаний відгуляти безпосередньо 56 календарних днів, а у вигляді грошової компенсації може отримати оплату за 14 календарних днів (35-28) за кожну з 2 відпусток.
Компенсація відпустки на шкідливих роботах (шкідливі умови праці)
Працівникам, зайнятим на шкідливих роботах, виплата грошової компенсації замість додаткової оплачуваної відпустки належить за ту її частину, яка перевищує 7 календарних днів.
Для забезпечення законної бази для подібної компенсації необхідно, щоб існувала галузева угода, що її закріплює, а також вона була передбачена у колективному договорі на підприємстві. Крім того, потрібна наявність згоди працівника на подібну грошову замінуднів відпустки, що оформляється у письмовій формі у вигляді додаткової угоди до трудового договору.
Нагадаємо, що додаткові дні для відпочинку надаються працівникам, умови праці яких під час спецоцінки віднесені до категорії шкідливих II-IV ступенів або небезпечних.
Компенсація невикористаної відпустки під час звільнення
Грошова виплата працівникові, який звільняється, за всі дні невикористаних з моменту працевлаштування відпусток передбачена ст. 127 ТК України. Щоправда, виплата може бути замінена на підставі особистої заяви працівника безпосередньо наданням усіх зазначених днів відпочинку. Винятком у разі є звільнення за дисциплінарні провини працівника. У цьому роботодавець може розглянути звернення про заміну компенсації відпусткою позитивно, але з зобов'язаний. Із цього приводу існує судова практика та роз'яснення Роструда.
Якщо роботодавець відмовляється оформити працівникові, що звільняється, відпустку перед доглядом, то його законне право на оплачуваний відпочинок реалізується шляхом надання грошової компенсації. Розраховується ця виплата пропорційно до кількості невикористаних днів відпочинку.
Відповідно до Трудового Кодексу Російської Федерації будь-який працевлаштований громадянин має право гарантований щорічний оплачуваний відпочинок. Його тривалість становить 28 та більше діб. За певних обставин можливе збільшення його тривалості. За невикористання додаткових днів відпочинку працівник може оформити матеріальну компенсацію. Умови її надання регулюються федеральними законодавчими актами.
Що таке грошова компенсація за невикористану відпустку
Усі працевлаштовані громадяни мають право на щорічну відпустку, але не кожен працівник її повністю використовує. Відпускні оплачувані дні, кількість яких перевищує 28, підлягають перенесенню чи фінансовому відшкодуванню – вибір працівника. Трудовий Кодекс РФ передбачає можливість отримання виплат тільки замість додаткових вихідних.
У разі звільнення працівника при розрахунку в останній робочий день роботодавець зобов'язаний виплатити йому компенсацію пропорційно відпрацьованому в організації періоду часу. Оплата доби, що залишилася від відпочинку, грошима виконується за письмовою заявою співробітника. Порядок виплати компенсації за невикористану відпустку регулюється федеральними нормативними та законодавчими актами.
Хто не має права на компенсаційні виплати
Існують обмеження кола осіб, які мають право замінити невикористаний період відпустки на грошові виплати. Стаття 126 Трудового Кодексу накладає заборону на надання компенсації частини періоду відпуску:
- основною та додатковою – вагітним та працівникам молодше 18 років;
- додатковою – особам, які працюють у важких, шкідливих, небезпечних умовах.
Причини утворення невідгуленої відпустки
Якщо працівник написав заяву на повний щорічний обов'язковий відпочинок, але внаслідок певних обставин використати його повністю не вдалося, виникають дні, замість яких можна отримати відшкодування. Причинами такої ситуації можуть бути:
- хвороба – отримання листа тимчасової непрацездатності, максимальною тривалістю 30 діб, період дії якого триває щорічний обов'язковий відпочинок;
- рішення керівника відкликати працівника з відпустки за виробничою потребою;
- перенесення відпускного періоду з ініціативи співробітника внаслідок наявних у нього поважних причин, наприклад, смерті родича;
- неправильно підраховано кількість відпускних за розрахунковий період;
- виконання під час щорічного відпочинку державних обов'язків, пов'язаних із звільненням з роботи.
Нормативно-правове регулювання
Виплата компенсації за невикористану відпустку провадиться у суворо визначені законом моменти. Більшість нюансів регламентується Трудовим Кодексом РФ:
- ст. 126 – грошова компенсація відпускної доби, що перевищує стандартні 28;
- ст. 127 – те саме, але при звільненні;
- ст. 115–120 – тривалість основної та додаткової відпусток;
- ст. 423 – про пропорційність розміру грошових коштів, одержуваних замість невикористаних відпускних днів;
- ст. 251–351 – особливості регулювання умов праці та відпочинку окремих категорійгромадян.
Право представників певних професій отримання грошової компенсації замість невикористаного відпочинку встановлюється частиною IV ТК РФ і міністерськими листами, наказами. Порядок обчислення стажу, розрахунку кількості належних відшкодуванню днів та інші нюанси регулюють наступні нормативно-правові акти:
- Правила про чергові та додаткові відпустки, затверджені НКТ СРСР у 1930 р., із змінами від 2010 р.;
- Лист Міністерства охорони здоров'я та соціального розвитку№4334-17 від 07.12.2005 р.;
- Лист Федеральної службиз праці та зайнятості №944-6 від 23.06.2006р.;
- Лист Роструда №5921-ТЗ від 31.10.2008 р.;
- Постанова Уряду РФ №922 від 24.12.2007;
- Міжнародна Конвенція «Про оплачувані відпустки» №132 (ратифікована 01.07.2010 р.).
У яких випадках належить компенсація
У більшості випадків решта доби належного щорічного відпочинку підлягає перерахунку та оплаті при звільненні. Можливі ситуації і під час продовження трудової діяльностів організації. Рідкісність виникнення останнього варіанта пов'язана з тим, що Трудовим Кодексом заборонено компенсувати належні більшості робочого населення (за винятком окремих професій, наприклад, медики, педагоги та ін.) основні 28 діб, а решту роботодавці вважають за краще переносити на наступний розрахунковий період.
Співробітнику належить надання щорічного оплачуваного відпочинку, тривалістю 28 календарних днів хоча б 1 раз на 24 місяці. Ненадання такого є порушенням законодавства, тягне за собою адміністративне покарання для роботодавця. Використавши половину з 56 діб, покладених за 2 відпрацьованих роки, залишок відшкодувати у грошовій формі не можна, т.к. все це складові обов'язкової основної частини. Заміна грошима можлива лише у разі розірвання трудового договору. Ці правила відносяться до основних працівників, внутрішніх, зовнішніх сумісників.
При звільненні співробітника
Право на використання щорічної оплачуваної відпустки виникає у співробітника через півроку роботи. При звільненні відшкодуванню підлягають усі невикористані відпускні дні, незалежно від кількості відпрацьованого в організації часу. Наприклад, роботодавець, який пропрацював 4 місяці, повинен відшкодувати період обов'язкового щорічного відпочинку пропорційно цьому терміну. Для точного розрахунку використається спеціальна формула.
Без звільнення
При продовженні працівником трудової діяльності для підприємства не використані їм за розрахунковий рік відпускну добу з його згоди переносяться наступного року чи оплачуються. Стаття 115 ТК РФ забороняє компенсацію основної щорічної оплачуваної відпустки. Якщо співробітник не відгуляв його повністю, то може відшкодувати частину, що залишилася, навіть якщо не звільняється, але оплаті підлягає лише кількість, що перевищує належні 28 календарних днів.
Наднормативною є додаткова доба, передбачена законодавством, локальними нормативними актами підприємства, залишки вихідних днів за попередній розрахунковий рік та ін. Стаття 116 ТК РФ передбачає подовжену тривалість щорічного відпочинку, замість якого можлива компенсація за невикористану відпустку працівників:
- мають особливий характер роботи – кількість додаткових днів встановлюється Урядом РФ;
- зайнятим на шкідливих виробництвах – щонайменше 7 днів;
- з ненормованим графіком – 3 та більше;
- які мають небезпечні умови праці – понад 6;
- які проживають у районах Крайньої Півночі та прирівняної до них місцевості – залежно від регіонального коефіцієнта;
- інвалідам, пенсіонерам – до 14 календарних днів;
- представникам певних професій: медикам, педагогам, науковим співробітникам, держслужбовцям;
- іншим, якщо встановлено локальними актами роботодавця.
Розрахунок компенсації при звільненні
Працівнику, який відпрацював певний період часу і не скористався правом на щорічну оплачувану відпустку, при звільненні зобов'язані відшкодувати ці дні у грошовому еквіваленті. Причина припинення трудового договору – за власним бажанням, закінчення терміну дії, порушення трудової дисципліни та інших. – впливає право отримання виплати, вона належить всім. Компенсація за невикористану відпустку під час звільнення розраховується:
- пропорційно до опрацьованого часу;
- з урахуванням середньоденного заробітку.
Коли повна компенсація
У деяких випадках працівнику належить відшкодування невикористаних відпускних днів за повні 12 місяців, навіть якщо відпрацьований період менший. Це відбувається, коли співробітник пропрацював на підприємстві період, що перевищує 11 місяців – 1 рік та 11 міс., 2 р. 11 міс. і т.д. або має стаж від 5,5 місяців та звільнений з причин:
- скорочення штатної одиниці;
- ліквідацію, реорганізацію підприємства, структурного підрозділу;
- перенаправлення на інше місце роботи;
- призову на військову службу;
- профнепридатності.
Відпускний стаж співробітника
Відпочинок у розмірі від 28 календарних днів належить співробітникам не за календарний, що починається з січня, рік, а за розрахунковий, що обчислюється з дати прийому на роботу. Наприклад, працівник працевлаштувався 04.02.2016 р., розрахунковим роком для нього буде 04.02.2016 – 03.02.2017 (за відсутності періодів, що його зміщують). Право використання до 14 календарних днів (за узгодженням з начальством – більше) виникає в співробітника через 6 місяців безперервного стажу, тобто. у наведеному вище прикладі – 04.08.2016 р., а повний можна використовувати через 11 міс. – 04.01.2017 р.
Авансом можливе надання щорічного відпочинку наступним категоріям працівників:
- особам молодше 18 років;
- вагітним;
- які мають дітей до трьох років;
- сумісникам;
- пільговикам, наприклад, пенсіонерам, інвалідам тощо.
Для визначення кількості невикористаної доби з метою компенсації необхідно розрахувати відпускний стаж. З розрахунку виключаються періоди відпустки:
- без збереження заробітної плати, тривалістю понад 14 днів за 1 рік;
- для догляду за дитиною до 1,5 або 3 років.
Наприклад, працівник, працевлаштований 04.02.2016, використав 12 днів основного та 28 – за свій рахунок (01.08 – 28.09), то при звільненні 01.10.2016 р. йому належить компенсація невикористаного періоду 04.02 – 01.08. Для заокруглення місяців, що становлять відпускний стаж, використовується арифметичний принцип: 15 і більше днів останнього місяцяокругляються у більшу сторону, менша тривалість – меншу.
Формула розрахунку відпускних
Покладену суму за непотрачений відпочинок працівник може підрахувати самостійно, скориставшись онлайн-калькулятором, але важко, т.к. необхідно знати сукупний річний дохід, кількість невідгулених днів та відпускний період. Виплата компенсації за невикористану відпустку розраховується бухгалтерами підприємств за формулою:
- Сума = Кількість невикористаних днів × Середній денний заробіток.
Кількість покладеного за відпрацьований період відпочинку можна розрахувати двома способами:
- За Правилами про чергові та додаткові відпустки від 1930 р. Затверджений у Радянському Союзі документ, із внесеними змінами, досі діє. Дні, що підлягають компенсації = Відпрацьовані місяці × Кількість належної доби за рік / 12. Наприклад, працівникові, який відпрацював 7 місяців, на його прохання надається виплата за 7×28/12=16,33=17 днів. Згідно з приписом Міністерства охорони здоров'я та соціального розвитку, округлення при розрахунку не проводиться, але при необхідності неціле число округляється на користь співробітника, навіть якщо це суперечить правилам арифметики.
- За нормативами, встановленими Міністерством охорони здоров'я та соціального розвитку РФ: 2,33 × кількість відпрацьованих місяців. За відпрацьовані 7 місяців належить 2,33×7=16,31, при округленні у бік працівника отримують самі 17 днів, підлягають компенсації.
Середній денний заробіток розраховується за формулою, яка враховує зарплату за рік:
- СДЗ = ЗП / 12 / 29,3, де:
- ЗП – заробітня платаспівробітника за останні 12 місяців, за винятком виплат за лікарняними листами, переробки з виробничої необхідності, період вимушених простоїв;
- 12 – кількість місяців на рік;
- 29,3 – середня кількість днів на місяці (таке середньомісячне число було запроваджено у ТК у квітні 2014 р. і залишається актуальним зараз).
У випадку, якщо один або кілька місяців були відпрацьовані не повністю, розрахунок провадиться за зовсім іншою формулою:
- СДЗ = КПМ × 29,3 + НП1 + НП2 + ... де:
- КПМ – кількість повних місяців,
- НП – кількість відпрацьованих днів у неповному місяці (-ах).
Для сезонних працівниківта осіб, які уклали терміновий трудовий договір тривалістю до 2 місяців, кількість доби оплачуваної відпустки, що належать, зазначена в ст. 291 ТК РФ і становить 2 доби за один відпрацьований місяць. Про кількість відпускної доби, що належить відшкодуванню деяким іншим категоріям працівників, зазначено в ч.4 Трудового Кодексу.
Як отримати компенсацію
Для того, щоб отримати грошове відшкодування невикористаної доби оплачуваного відпочинку, необхідно звернутися до бухгалтерії за місцем роботи з письмовою заявою. На його підставі видається наказ про виплату компенсації, видається працівнику під підпис, оформляються відповідні записи до кадрових документах- Особистій картці, графіку відпусток.
Заява
Форму заяви на надання виплати за невикористану відпустку не затверджено на державному рівні. Співробітник у довільному вигляді складає документ із зазначенням основних необхідних реквізитів:
- у шапці: ПІБ, посада керівника, працівника;
- по центру: "заява";
- з червоний стоки, зразковий текст: «Прошу виплатити мені грошову компенсацію замість невикористаних днів…»;
- кількість днів;
- розрахунковий період;
- дата, підпис співробітника із розшифровкою.
Наказ керівника про заміну відпустки грошовою компенсацією
Прийнявши від працівника заяву, керівник візує її, видає наказ для бухгалтерії та відділу кадрів. Якщо за ведення кадрового діловодства відповідає безпосередньо директор, йому рекомендується перевірити зазначені у заяві працівника дані, щоб уникнути фінансових помилок під час розрахунку. Уніфікованої форми наказу немає, він створюється за типовими нормами організації, із зазначенням необхідних цього випадку відомостей – ПІБ співробітника, кількість невикористаної доби тощо.
Зразковий варіант (зразок оформлення документа):
Товариство з обмеженою відповідальністю «Весна»
ТОВ «Весна»
№137-лс від 01.10.2017 р.
м Москва
Про заміну частини щорічної відпустки грошовою компенсацією
Відповідно до ст. 126 ТК РФ
НАКАЗУЮ:
Старшому технологу Макарової І.А. замінити грошовою компенсацією частину додаткової відпустки за період 12.03.2016 до 11.03.2017 у розмірі 2 (двох) календарних днів.
Підстава: особиста заява Макарової І.А. від 29.09.2017р.
Директор ТОВ «Весна» (підпис) Крючков Д.С.
З наказом ознайомлено:
Старший технолог (підпис) Макарова І.А.
Коли виплачується
Грошова компенсація за невикористану відпустку без звільнення сплачується у дату нарахування зарплати за поточний місяць. При припинення трудового договору перерахування провадиться в останній робочий день або в день пред'явлення працівником вимог щодо його розрахунку. Недотримання термінів виплати або ухилення від виконання законного зобов'язання, пов'язаного з оплатою невикористаної доби, тягне за собою накладення на роботодавця санкцій, встановлених:
- Податковим Кодексом;
- Кодексом про адміністративні правопорушення.
Оподаткування та страхові внески
Оподаткування компенсації за невикористану відпустку під час звільнення регулюється Податковим Кодексом РФ. Стаття 226 зобов'язує роботодавця перерахувати ПДФО не пізніше одного робочого дня, наступного за датою звільнення працівника. У будь-якій ситуації – при звільненні або продовженні трудової діяльності – з виплаченої суми відраховуються обов'язкові страхові внескиу ФСС та ПФР (ФЗ №212, п.2, ч.1, ст.9).
У бухгалтерських документах організації (малого підприємства), що не має фонду оплати відпусток, відшкодування невикористаної доби відображається як стаття витрат (ст. 225 НК РФ), тому впливає на виплату податку на прибуток організаціями, що застосовують систему оподаткування «доходи мінус витрати» та не впливає на тих, хто використовують як об'єкт оподаткування, лише доходи.
Що робити, якщо компенсаційна виплата не нарахована або не виплачена вчасно
Затримка строків нарахування компенсації за невикористані дні або її відсутність є підставою для звернення до трудової інспекції та суду. Кодексом про адміністративні правопорушення для роботодавця передбачено штрафи у розмірі:
- 10-20 тис. рублів - для посадових осіб;
- 30–50 тис. – для юридичних осіб;
- 1–5 тис. – для підприємців, які провадять діяльність без утворення юрособи.
За повторення аналогічних порушень покарання посилюється:
- 20-30 тис. рублів або усунення від діяльності на 1-3 роки - для посадових осіб;
- 10–30 тис. – для тих, хто не є юрособою;
- 30–50 тис. – для юридичних.
Подавши на роботодавця до суду, працівник має право претендувати на отримання невиплаченої компенсації, недоплати, відшкодування моральної шкоди, витрат на юридичні послуги, пов'язані з судовим розглядом. Звернутися з позовною заявою до відповідних інстанцій про стягнення доплати з роботодавця працівник має право до закінчення 3 місяців з дати звільнення.
Відео
Наказ про виплату компенсації за невикористану відпустку складається на співробітника у разі заяви, що надійшла від неї. Він видається тоді, коли термін належної відпустки було збільшено через перенесення з попереднього року.
ФАЙЛИ
Законодавча база
Про виплати за невикористану відпустку йдеться у 126, 127 статтях Трудового кодексу. Причому друга стосується грошових виплат під час звільнення. Такі ситуації трапляються частіше. І наказ про цю компенсацію зазвичай не видається окремо. Розпорядження просто є одним із пунктів наказу про звільнення, при цьому сама причина звільнення не важлива, вона не може бути приводом для відмови в праві отримання грошової виплати.
Взагалі, згідно існуючим нормам, компенсація покладена тільки в тому випадку, коли минулого року працівник «недогуляв» будь-яко взагалі не брав відпустку і залишок (або всі 28 днів) були перенесені на наступний рік і «прикріплені» до відпускних днів наступного періоду.
Винятки із правил
Якщо в компанії є неповнолітній співробітник, йому не можна компенсувати дні відпустки. Також категорично заборонено оформляти такі компенсації вагітним жінкам.
Раніше ця норма стосувалася і співробітників, які виконують свої обов'язки у шкідливих (3 клас) та небезпечних (4 клас небезпеки умов праці) умовах. У деяких категорій відпустка, до речі, має бути збільшеною.
Так от, якщо співробітник, який працює у шкідливих умовах праці, бажає отримати компенсацію за невикористану відпустку, то її заяву можна виконати, тільки якщо днів відпустки набирається 28 плюс додатковий тиждень. Тобто на все, що перевищує 35 днів.
Чому може утворитися невикористана відпустка
На практиці відпустка може бути не використана в повному обсязіпо деяким причинам:
- Хвороба співробітника під час відпустки. При цьому свій стан працівник повинен буде підтвердити наявністю лікарняного листа.
- Якщо під час відпустки працівник здавав сесію на навчанні заочно. Відповідно до закону, роботодавець зобов'язаний відпускати зі служби працівника з цією метою. Оскільки людина перебуває у відпустці і фактично не використовує дні, вона має право продовжити відпустку цей термін чи отримати компенсацію. Це стосується й інших випадків, коли працівник виконує державні обов'язки (наприклад, дає свідчення тощо).
- Інші причини, передбачені чинним законодавством.
У кожному разі керуватися під час перегляду терміну чи компенсації необхідно інтересами як працівника, і роботодавця. У більшості випадків адекватні люди приходять до компромісу щодо цього питання досить швидко. Якщо такого не трапляється, слід звернутися до Трудового кодексу.
Підстави
Для того, щоб видання наказу про виплату компенсації за невикористану відпустку було оформлено юридично грамотно (і мало силу), потрібна підстава. Єдиною можливою підставою є заява самого співробітника. Саме він має виявити бажання отримати компенсацію, якщо якісь дні відпустки були не використані.
Елементи наказу
Наказ можна оформляти як у стандартному аркуші А4, і на спеціальному бланку організації. Суть останнього в тому, що у верхній частині прописані реквізити компанії, керівник якої підписує документ.
Наказ складається із трьох розділів:
- Стандартні для цього документа шапки. У ній наказ нумерується, прописуються реквізити та назва організації (якщо цього не зроблено раніше), зазначається дата підписання. Після цього можна переходити до суті.
- Основна частина. Тіло наказу у переважній більшості випадків включає посилання на закон (126 статтю ТК), слово «Наказую» та вказівку на заміну обумовленої у заяві працівника кількості днів на матеріальні кошти.
- Заключна частина. Принципово важливо, щоб висновок містив посилання на заяву працівника (із зазначенням числа його прийняття в роботу). Також наприкінці потрібен підпис керівника, за наявності – друк організації.
Де реєструється, скільки зберігається
Наказ відноситься до вказівок з особового складу. І, наприклад, разом із наказом про надання основної відпустки реєструється в журналі реєстрації наказів з особового складу.
Що стосується часу зберігання, то у звичайному випадку воно становить 5 років. Якщо ж мова йдепро виконання своїх обов'язків співробітником у шкідливих умовах праці, термін зберігання документа збільшується до 75 років.
При використанні частини відпустки
Якщо працівник використав деяку частину відпустки, а за решту хоче отримати компенсацію, то бухгалтеру (або іншому) відповідальній особі) необхідно буде оформити одразу 2 документи за підписом керівника установи. Наказ про надання основної відпустки (складається у формі Т-6) плюс наказ про виплату компенсації – окремо.
Розрахунок компенсації
Для того, щоб не помилитися з конкретною сумоювиплати, бухгалтеру (чи іншому виробляє розрахунки працівнику) потрібно звіритися з формулою. Вона досить проста: кількість компенсованих днів відпустки перемножується на суму, яку в середньому отримував співробітник за 1 трудовий день. При обчисленні останньої враховується заробітна оплатаза 12 попередніх місяців роботи.
Все, що конкретний співробітник заробив за 12 місяців, ділиться на 12, а потім - на 29,3 (середня кількість днів на місяці).
Однак якщо частина днів була пропущена через хворобу (і є лікарняні листи), то застосовуються уточнююча формула, що бере до уваги і цей параметр. Наприклад, замість 12 місяців співробітник фактично відпрацював 10 та 3 дні. Тоді замість 12 слід підставляти 10+3.
Ці та інші нюанси процесу проведення розрахунків розглянуті у Положенні, яке затверджено Постановою Уряду №922 від 24 грудня 2017 року.
У будь-якому випадку якщо відпустка переноситься, то вона повинна бути використана не пізніше наступного року (або має бути компенсація за неї). Інший стан справ суперечить закону. Наказ про виплату компенсації за невикористану відпустку є легальним способом юридично грамотно оформити виплати з боку роботодавця співробітнику.