Якщо при нарахуванні заробітної плати було допущено арифметичну помилку, внаслідок якої співробітник отримав велику суму, він повинен повернути різницю. Працівник може повернути гроші сам або написати заяву з проханням, щоб суму утримав сам роботодавець із наступної зарплати.
Працівник повертає гроші сам
Співробітник може здати гроші в касу організації (Дебет 50 Кредит) або перерахувати їх на розрахунковий рахунок (Дебет Кредит).
Якщо співробітнику було нараховано одну суму, а виплачено велику, то за оборотами все стане на свої місця, коли працівник відшкодує цю різницю.
У разі коли помилка полягала саме в арифметичному підрахунку зарплати в нарахуванні, потрібно зробити такі проводки:
- Дебет 20 ( , …) Кредит – сторнувати надмірне нарахування заробітної плати
- Дебет 73 Кредит - списати суму надлишку на інші розрахунки зі співробітниками
Після того, як виправлені суми із зарплати, не забудьте усунути помилкові суми і за ПДФО (сторнувати нарахування податку за дебетом та Кредитом 68 ПДФО), і за страховими внесками (запис за рахунком 20 ( , 25…) і кредитом 69 рахунків)
Організація помилково нарахувала та виплатила (за мінусом прибуткового податку) співробітнику зарплату у розмірі 30 000 руб. за травень, замість 000 руб.. Працівник повернув гроші до каси.
Проведення:
| Рахунок Дт | Рахунок Кт | Опис проводки | Сума проведення | Документ-основа |
| Нараховано зарплату співробітнику | 30 000 | |||
| 68 ПДФО | Утримано податок ПДФО | 3900 | Відомість щодо нарахування заробітної плати | |
| 50 | Виплачено заробітну плату за травень | 100 | Видатковий касовий ордер | |
| Сторновано суму надлишку із зарплати | — 2000 | Відомість щодо нарахування заробітної плати | ||
| 68 ПДФО | Сторнований ПДФО | -260 | Відомість щодо нарахування заробітної плати | |
| 73 | Суму надлишку перенесено на інші розрахунки зі співробітником | 1740 | Відомість щодо нарахування заробітної плати | |
| 50 | 73 | Співробітник повернув гроші до каси | 1740 | Прибутковий касовий ордер |
Роботодавець утримує гроші
За заявою співробітнику зайво виплачену зарплату, роботодавець може утримати сам. Для цього роблять записи:
- Дебет Кредит 73 – утримана із зарплати зайво видана сума
У місяці помилкового нарахування роблять записи, що сторнують, з нарахування зарплати, податків і внесків.
Працівник написав заяву на утримання із зарплати за червень (за нарахуванням 24 780 руб.) Надміру виплаченої суми у розмірі 3500 руб. за травень.
Проведення:
| Рахунок Дт | Рахунок Кт | Опис проводки | Сума проведення | Документ-основа |
Тема: «Особливості нарахування, виплати та утримання заробітної плати»
Тривалість: 7 годин
Вартість: 8900 рублів
Компанія-організатор:
Школа «СКБ Контур»,
тел. (495) 660-06-17,
school.kontur.ru
Чи зобов'язаний працівник повернути переплату
Усі ситуації, коли гроші, надмірно виплачені співробітнику, легко можна утримати із зарплати з ініціативи компанії, перераховані у статті 137 ТК РФ. Назву найчастіші.
Насамперед, утримати з працівника ви маєте право раніше видані йому гроші, які він не повернув чи не відпрацював. Наприклад, не прозвітував про отримані на господарські гроші або не подав авансовий звіт, повернувшись з відрядження. Крім того, якщо співробітник звільняється, з нього можна утримати невідпрацьований аванс із зарплати, а також надмірно отримані відпускні. Щоправда, у деяких випадках невідпрацьовані відпускні не можна утримати. Скажімо, у разі скорочення.
Інша ситуація – переплатили працівникові через його неправомірні дії, що підтверджено рішенням суду. Наприклад, при працевлаштуванні він надав вам фальшивий диплом про вищу освіту.
І нарешті, найпоширеніша ситуація, яку ми й розглянемо докладно, – співробітнику виплатили більше грошей через помилку бухгалтера чи збій у комп'ютерній програмі. Тут відразу ж зазначу: компанія має право утримати переплату, тільки якщо допущена рахункова помилка. Такий самий порядок діє і щодо відпускних.
РОЗРАХУВАТИ ЗАРПЛАТУ
Електронний сервіс «Розрахунок зарплати» допоможе перевірити та уточнити суму допомоги. Крім того, за його допомогою ви легко розрахуєте суми відпускних, відрядних, премій тощо.Проте в жодному нормативному документі не сказано про те, що таке лічильна помилка. Насправді такий вважають будь-яку неточність, допущену в арифметичних розрахунках. Наприклад, бухгалтер неправильно склав чи помножив цифри. А якщо ви використовували невірний алгоритм розрахунку відпускних або, скажімо, врахували зайві виплати, така помилка вже не є рахунковою. Тепер представимо таку ситуацію - зарплату співробітнику перерахували двічі за той самий період. Так от, і така помилка до рахункових не відноситься, так як зарплата була вірна (ухвала Верховного суду РФ від 20 січня 2012 р. № 59-В11-17). Так само, якщо в наказі вказано одного співробітника, а виплату нарахували, наприклад, його однофамільцю, зажадати отримані кошти компанія не зможе.
Зрозуміло, співробітник може відшкодувати будь-яку переплату за власним бажанням. Зазвичай співробітники так і чинять, щоб уникнути конфлікту зі своїм роботодавцем. Якщо працівник уже встиг витратити гроші, можна домовитися з ним, що компанія поступово утримуватиме у нього переплату.
При цьому не забувайте, що загальний розмір всіх утримань при кожній виплаті заробітної плати не може перевищувати 20 відсотків і лише у виняткових випадках - 50 відсотків (ст. 138 ТК РФ).
Водночас сам співробітник може розпоряджатися своєю заробітною платою, як хоче. Для цього достатньо написати заяву до бухгалтерії компанії. Положення статті 138 ТК РФ тут діють. Тобто в цьому випадку можна утримувати на що завгодно і скільки завгодно. Представники Роструда наголосили на цьому в листі від 16 вересня 2012 р. № ПР/7156-6-1 .
ПИТАННЯ УЧАСНИКА
– Замість лікарняних видали працівникові зарплату. Як виправити таку помилку?
– Насамперед, зробіть перерахунок. А саме замість зарплати розрахуйте допомогу за ті дні, коли працівник хворів.
Якщо раптом виявиться, що сума лікарняного листа більша, ніж зарплата за ці дні, просто доплатіть працівникові різницю. Але набагато вірогідніша зворотна ситуація. Тобто співробітнику ви видали більше, ніж потрібно. У такому разі суму надлишку зарахуйте до майбутніх нарахувань. Але лише за письмовою згодою самого працівника.
Складніша справа, якщо працівник вже звільнився з компанії. Адже роботодавець має право утримувати кошти лише із заробітної плати працівників. Тут же виходить, що утримувати вже нема з чого. Працівник звільнився, а отже зарплату в організації отримувати вже не буде.
У такому разі у роботодавця залишається один шлях для стягнення зайвих грошей – звернення до суду. Зрозуміло, якщо працівник не згоден повернути переплату добровільно, а організація має право, відповідно до трудового законодавства, вимагати повернення грошей.
Наприклад, якщо йдеться про надмірно виплачені відпускні, борг доведеться пробачити. Справа в тому, що суд буде на боці працівників. І не важливо, що на сьогоднішній день втратила чинність норма законодавства, яка раніше забороняла роботодавцям стягувати невідпрацьовані відпускні в судовому порядку (абз. 3 п. 2 Правил, затверджених НКТ СРСР 30 квітня 1930 р. № 169).
У будь-якому випадку заборгованість по відпускних, що виникла, не можна вважати безпідставним збагаченням. Адже це можна говорити лише разі недобросовісності із боку працівника чи рахункової помилки (п. 3 ст. 1109 ДК РФ). Ось приклади справ, вирішених на користь працівників – ухвали Московського обласного суду від 15 грудня 2011 р. у справі № 33–25971 та Московського міського суду від 8 серпня 2011 р. у справі № 33–23166 .
Як відобразити переплату в бухобліку
Усі виправлення у бухгалтерському обліку необхідно зробити у тому періоді, у якому виявлено помилку. Для цього просто сторнуйте надмірно нараховану суму. Також сторнуйте і суму ПДФО. Адже працівник повинен повернути вам лише ту суму, яку ви перерахували йому. Проведення будуть такі:
ДЕБЕТ 20 (23, 25, 26, 29, 44 …) КРЕДИТ 70
– сторнована надмірно нарахована сума заробітної плати;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субрахунок «Розрахунки з бюджетом з ПДФО»
– сторнована сума надмірно утриманого ПДФО;
ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 70
– переплату повернуто до каси (якщо працівник вибрав такий спосіб повернути борг).
А якщо працівник просить утримати зайві гроші зі своєї зарплати, то достатньо перших двох проводок. При цьому проводки із внесків сторнувати необов'язково. Просто коли їх розраховуватимете за підсумками місяця, не забудьте відняти з бази суму переплати.
Які документи потрібно оформити
Підставою для виправлення документів та перерахунку буде службова записка (див. зразок нижче. – Прим. ред.). Опишіть у ній, яку помилку допущено і що треба зробити, щоб її виправити.
Далі проінформуйте про переплату самого працівника (див. зразок повідомлення нижче. – Прим. ред.). Вкажіть у цьому листі суму, яку ви просите повернути, а також назвіть причину, через яку працівник отримав зайві гроші. Співробітника ознайомте із листом під підпис.
ПРО ЛЕКТОРІ
В'ячеслав Володимирович Шинкарьов закінчив 1997 року Уральський державний університет ім. А. М. Горького, математико-механічний факультет за спеціальністю "математика". А з 1996 року по сьогодні працює в компанії ЗАТ «ПФ „СКБ Контур“». Займає зараз посаду керівника групи розробки програми «Контур-Зарплата». Паралельно працює консультантом на порталі «Бухгалтерія Онлайн».
Якщо працівник не погодиться вносити готівку, але не заперечує, щоб переплату відняли із зарплати, керівник видає наказ про утримання (див. зразок нижче. – Прим. ред.). Співробітник повинен поставити підпис на наказі, вказавши, що він не заперечує підставу та суму утримань (лист Роструда від 9 серпня 2007 р. № 3044-6-0).
Причому письмове підтвердження необхідне навіть у тому випадку, якщо компанія має законне право утримати з працівника переплату.
При цьому ви маєте право утримувати гроші в тому числі і з авансу із зарплати за першу половину місяця. І найкраще саме так і робити. Справа в тому, що при розрахунку утримань лише один раз після закінчення місяця ви можете зіткнутися з тим, що зарплати працівника за мінусом ПДФО і вже виплаченого авансу може виявитися недостатньо для стягнення всієї суми. Або друга частина виплати виявиться значно меншою за першу. Адже з авансу із зарплати утримувати ПДФО не потрібно.
ПИТАННЯ УЧАСНИКА
– Чи доведеться перераховувати податки та внески?
– У нашому випадку йдеться про переплату працівникові, який продовжує працювати у вашій компанії. Отже, потрібно просто зменшити її суму поточні нарахування на користь даного працівника. Це стосується і податку на прибуток, і внесків у фонди, і ПДФО. Справа в тому, що помилки у розрахунку бази тут немає. Отже, уточнювати звіти за минулі періоди не потрібно.
Конспект підготував Сергій Шилкін
Зірка
за правильну відповідь
Неправильно
Правильно!
Компанія виплатила співробітникові більше відпускних, ніж йому належало. Помилка не є лічильною, але працівник погоджується, щоб надлишок утримали з його зарплати. Чи обов'язково в цьому випадку застосовувати обмеження у 20 відсотків:
Співробітник має право розпоряджатися своєю заробітною платою на свій розсуд. Якщо він напише заяву до бухгалтерії компанії, утримати з неї можна і понад 20 відсотків. принесе дублікат листка лікарні з вірними відомостями.
Працівник обов'язково має підтвердити свою згоду на утримання переплати письмово.
Якщо працівник своєчасно не повернув до каси залишок невикористаних коштів, слід керуватися ст. 137 Трудового кодексу, якою передбачено випадки утримання із заробітної плати працівника для погашення його заборгованості роботодавцю.
Рішення роботодавець приймає та оформляє, як правило, у формі наказу чи розпорядження, хоча уніфікованої форми такого наказу нормативними правовими актами не встановлено.
Щодо згоди працівника на утримання сум із заробітної плати, слід отримати його письмову згоду.
Утримання із заробітної плати зайво виплачених сум за загальним правилом під забороною. Але все ж таки воно здійснюється в обмеженому переліку випадків, прямо передбачених ТК РФ. Розглянемо, як і за яких обставин можна повернути надмірно видану працівникові суму.
Коли роботодавець має право утримувати надмірно виплачені суми?
Відповідно до ч. 2 ст. 137 ТК РФ право відрахування боргу із зарплати співробітника виникає у роботодавця:
- якщо працівник із якоїсь причини не відпрацював отриману передоплату (аванс);
- з метою відшкодувати невитрачену частину передоплати на відрядження, переїзд до іншої місцевості тощо;
- у разі виправлення помилок, допущених бухгалтерією у розрахунках з оплати праці;
- для відшкодування отриманої оплати працівником, винним у невиконанні норм праці чи просте;
- при звільненні з метою відшкодування відпускних за невідпрацьований період отриманої раніше відпустки.
У всіх випадках (крім першого) термін у роботодавця на ухвалення рішення про відрахування із зарплати становить 1 місяць.
За загальним правилом (ч. 4 ст. 137 ТК РФ) утримання надмірно виплаченої зарплати не допускається. Однак є деякі винятки. Розглянемо їх.
Повернення внаслідок неточності у розрахунках
Для утримання надмірно виплаченої заробітної плати з цієї підстави важливо розуміти, що під зарплатою розуміється винагорода за працю, тому що щодо інших виплат вищезазначена заборона не діє.
З інформацією про те, як відрізнити виплати, що включаються до складу заробітної плати, від інших видів винагород, можна ознайомитись у статті .
Неточність у розрахунках є підставою для повернення зайво виплаченої заробітної плати, якщо особою, яка здійснювала її обчислення, допущено помилку. Наприклад, при складанні сум премії (200 руб.) та окладу (10 000 руб.) замість 200 було введено до розрахунку 2 000 (тобто зазначений зайвий нуль), і т.п.
Перерахунок за наявності провини у недотриманні встановлених норм праці чи просте
Для застосування зазначеної основи важливо знати:
- що таке недотримання норм праці (ст. 155 ТК РФ);
- що розуміється під простоєм (ч. 3 ст. 72.2 ТК РФ).
Відповідно до ст. 160 ТК РФ під нормами праці розуміються різні (тимчасові, кількісні тощо) нормативи, передбачені у даного роботодавця.
Із ч. 3 ст. 155 ТК РФ слідує: якщо співробітник не виконав норматив зі своєї вини, йому виплачується частина зарплати, що відповідає виконаній частині нормативу.
Відповідно до ч. 3 ст. 72.2 ТК РФ під простоєм розуміється тимчасове припинення праці з різних причин.
На підставі ч. 3 ст. 157 ТК РФ вина співробітника у простої є для роботодавця підставою йому не платити.
Приклади, коли співробітник винен у простій:
- потрапив у ДТП, порушивши ПДР;
- відмовився від навчання правилам безпеки праці та був усунений від роботи.
Подібні випадки можуть спричинити перерахунок зарплати.
Вчинення незаконних дій, що спричинили зайву виплату
Це одна із найскладніших підстав для роботодавця, тому що конкретних критеріїв неправомірних дій законодавство не містить. Отже, такими можуть бути визнані будь-які протиправні дії, що спричинили отримання зарплати більшому розмірі, ніж це належить. Протиправність має бути підтверджена у судовому порядку. Тому для того, щоб використати цю підставу, роботодавцю слід мати відповідні докази.
Наприклад, якщо співробітник підробив документи, що підтверджують факт провадження ним трудової діяльності, роботодавець буде вправі вимагати повернення неправомірно отриманої заробітної плати.
У кожному даному випадку відповідні критерії протиправності дій працівника підлягають розгляду судом з урахуванням усіх обставин справи.
Як здійснити повернення надмірно виплаченої заробітної плати?
Щоб правильно оформити утримання, роботодавцю слід:
- Видати розпорядчий акт (наприклад, наказ) від імені керівництва про стягнення відповідних сум із зарплати працівника, вказавши у ньому підстави та загальні розміри такого утримання.
- Ознайомити працівника із цим актом під розписку.
- При кожній виплаті зарплати вручати працівникові розрахунковий листок із зазначенням підстав та конкретних розмірів утримання із цієї виплати (ст. 136 ТК РФ).
Щоб не порушити під час утримання із зарплати право працівника на оплату праці, необхідно враховувати обмеження, встановлені ст. 138 ТК України.
Розмір утримань визначається із суми, що залишилася після відрахування ПДФО.
Граничні розміри утримань такі:
- за загальним правилом максимальна сума всіх утримань становить не більше 20 відсотків (за ініціативою роботодавця та за відсутності заперечень працівника);
- у випадках, відображених у федеральних законах, може бути утримано 50 відсотків;
- в окремих випадках, передбачених ч. 3 ст. 138 ТК РФ (стягнення аліментів, відшкодування шкоди та інших.), утримання може становити 70 відсотків.
Останні 2 пункти застосовуються за рішенням суду або внаслідок виконавчого провадження.
Можливі ситуації, коли працівник самостійно виявляє бажання, щоби з його заробітку утримували більше, ніж обмежено законом. І тут від нього знадобиться заява з ім'ям роботодавця.
Підсумки
Утримання із зарплати зайво виплачених сум заборонено, за винятком низки підстав. Відповідні підстави перераховано до ч. 4 ст. 137 ТК України. При утриманні необхідно дотримуватись обмежень, встановлених ст. 138 ТК України.
14.12.2018
Іноді при оплаті праці бухгалтер може припуститися помилки і недоплатити або переплатити зарплату.
У першому випадку завжди можна здійснити доплату.
А ось надмірно виплачену суму можна стягнути лише в обмеженій кількості.
Також закон запроваджує обмеження на можливість утримання залежно від того, з якої причини було здійснено переплату.
Що робити, якщо працівникові переплатили?
На практиці переплата із заробітної плати може бути здійснена з низки причин.
Якщо бухгалтер допустив її, є три варіанти виходу із ситуації:
- Поговорити зі співробітником та попросити добровільно внестинадмірно виплачену суму до каси підприємства. Особливо такий спосіб раціональний, коли виплату тільки було здійснено, і гроші ще не було витрачено.
- Здійснити утриманняпереплаченої суми з письмового. Можна встановити певні розміри утримань на обумовлений період, але не більше ніж 20% від щомісячної зарплати.
- Подати позовну заявудо судової інстанції з метою примусового стягнення зайво переплаченої суми. Цей варіант використовують, якщо співробітник не бажає повертати зайві суми та згоди на утримання не написав.
Копія документа надсилається на ознайомлення працівнику. Після цього співробітник вносить до каси підприємства зайву суму, дає згоду на утримання або роботодавець подає позов до суду.
Читайте також:
Чи можна утримати суму переплати із заробітної плати працівника?
Законодавець досить суворий до питання стягнення надмірно сплачених працівникові сум.
Ст. 137 ТК РФ містить перелік випадків щодо утворення переплати, коли допускається утримання зайво сплачених грошей:
- при відшкодуванні невідпрацьованого авансу;
- повернення невитрачених сум відрядження;
- при допущенні лічильних помилок;
- при надмірно сплачених відпускних (крім випадків п. 1 та 2 ст. 77 та п. 1, 2, 5, 6,7 ст. 83 ТК РФ);
- переплату здійснено через неправомірні дії працівника, визнаних судом;
- якщо органом праці доведено порушення норм.
За інших обставин стягнути надмірно переплачену суму із заробітної плати роботодавець із працівника не зможе.
У ТК РФ не можна визначити конкретного поняття лічильної помилки. Але згідно з листом від 01.10.2012 № 1286-6-1 лічильною визнається помилка, допущена внаслідок арифметичних підрахунків.
Наведемо конкретні приклади у формі таблиці:
На практиці більшість ситуацій вирішуються мирно. Співробітник, який отримав недозволену суму, самостійно вносить переплачені гроші до каси підприємства або погоджується на утримання із заробітної плати.
В якому розмірі можна виконати стягнення?
Ст. 138 ТК РФ встановлює обмеження на розміри утримань із заробітної плати у розмірі 20%. Тому період стягнення боргу може затягтися кілька місяців, залежно від суми заборгованості.
Приклад:
Припустимо, співробітнику переплатили зарплату на 10 тис. руб.
Його щомісячний дохід становить 20 тис. руб.
20% від 20 тис. складає 4 тис.
Більше, ніж ця сума, згідно із законом із співробітника стягнути не можна навіть за його згоди.
Тому за такої зарплати весь борг буде стягнуто при утриманні за 3 місяці (4000+4000+2000).
По згоді сторін допускається встановити і менший розмір утриманняіз заробітної плати.
Наприклад, співробітник та роботодавець дійшли згоди про щомісячні утримання із зарплати у розмірі 10% у рахунок погашення заборгованості, яка утворилася при переплаті внаслідок лічильної помилки бухгалтера.
Якщо співробітник бажає повертати борг великими платежами, він може отримувати зарплату і потім самостійно вносити суму заборгованостіу розмірі, що перевищує встановлені законом 20%.
Як правильно оформити?
Для юридичного фіксування рахункової помилки та переплати рекомендується оформляти спеціальний акт. Він складається у 2 екземплярах.
Документ підписує кожен із членів комісії, до її складу можна включити: бухгалтера, головного бухгалтера та інших осіб підприємства.
Один екземпляр документа залишається в організації, другий разом із повідомленням необхідно вручити працівникові під підпис.
У повідомленні зазначається сума зайво виплаченої суми, необхідність її повернути та строки.
Якщо працівник відмовився виплачувати борг або промовчав у відповідь на повідомлення, стягнути заборгованість із заробітної плати роботодавець має право лише через судовий орган.
Лист Роструда від 09.08.2007 № 3044-6-0 говорить, згоду на утримання надміру переплачених сум із зарплати оформляється працівником письмово.
Протягом місяця роботодавець видає заборгованостііз заробітної плати.
Він містить інформацію:
- постановки завдання бухгалтеру утримати суму боргу із зарплати співробітника;
- особисті дані працівника;
- розмір утримань;
- з якого місяця будуть утримуватись кошти;
- основи;
- підпис керівника;
- Дата.
Із наказом працівника необхідно ознайомити під підпис.
Тільки після здійснення таких маніпуляцій роботодавець має право проводити утримання зайвих сум.
За необхідності звільнитися між працівником та роботодавцем укладається угода про строки та розміри виплати заборгованостіу добровільному порядку.
Якщо боржник не здійснює належні платежі, з цим документом роботодавець вправі звернутися до судуіз дозволом на стягнення через пристави.
Якщо працівник звільнився і після цього роботодавець виявив, що переплатив суму співробітнику, то організація пише повідомлення з вимогою внести борг, інакше буде звернення до судової інстанції.
При зверненні до суду оформляється позовна заява, до неї прикладається пакет документів:
- трудовий договір із співробітником;
- документи з розрахунку та виплати зарплати;
- акт про виявлену помилку;
- повідомлення з підтвердженням про вручення звільненому співробітнику.
Якщо частину заборгованості вже було виплачено, необхідно додатково додати довідку із залишком заборгованостіна момент звернення до суду.
По завершенні судового розгляду суд видає постанову про стягнення заборгованості чи відмову у задоволенні позову.
Якщо рішення позитивне, то постанова надсилається приставам для відкриття виконавчого провадженнята стягнення суми заборгованості.
Висновки
За темою стягнення із зарплати надміру сплачених сум можна зробити кілька основних висновків:
- Утримання можна проводити у розмірі не більше 20% на місяць із заробітної плати.
- Роботодавець повинен отримати згоду працівника та видати відповідний наказ по підприємству.
- У разі відмови від виплати боргу роботодавець має право звернутися до суду для вирішення питання.
- Ст. 137 ТК РФ встановлює певні ситуації з переплат, за яких допускається утримання із зарплати та стягнення через суд суми заборгованості.
Розрахунок заробітної плати - процедура трудомістка і копітка. Незважаючи на повсюдну автоматизацію цього процесу, бухгалтер не застрахований від помилок. Трапляються і збої у роботі комп'ютерної техніки, наслідком можуть стати неправильні розрахунки, видача працівникам завищених сум зарплати.
Виявивши помилку, бухгалтер найчастіше здійснює автоматичне вирахування з нарахувань наступного місяця за розрахунками з працівником, роблячи відповідні проводки у бухгалтерському обліку. Чи правомірний такий «простий» вихід із становища? У яких випадках утримати надлишок виплаченої зарплати організація немає права? Чи несе бухгалтер відповідальність за помилки під час розрахунків заробітної плати? Розбираємось у статті.
Повернення можливе не завжди
Одночасно слід зазначити, що «автоматичні» відрахування зайво виплачених працівникові сум із зарплати наступного місяця чи невидача йому частини зарплати готівкою з каси за тих-таки умовах незаконні.
Дозвіл неприємної для бухгалтера ситуації слід починати з отримання заяви працівника, у якому він просити утримати надмірно отриману суму або зобов'язується внести її готівкою добровільно.
Обійтися без письмової згоди можна лише у випадках, описаних у ТК РФ (ст. 137):
- наявність лічильної помилки, тобто. такої помилки, яку можна зарахувати до арифметичної;
- розрахунок зроблений на основі хибних відомостей, отриманих від працівника (наприклад, фальшиві документи на відрахування по);
- розрахунок зроблений на основі хибних відомостей з первинних документів щодо розрахунку зарплати (наприклад, за документами норматив випуску продукції було виконано, а фактично — ні).
Як правило, такі ситуації, зокрема, подання працівником неправдивих відомостей, що впливають на розрахунок «зарплатних» сум, вирішуються в судовому порядку (див. ТК РФ, та сама стаття).
Якщо працівник письмово висловив свою згоду погасити переплату, роботодавець може утримати її лише протягом місяця після завершення терміну, визначеного для повернення авансів, заборгованостей, неправильно нарахованих сум виплат.
Рахункова помилка та судова практика
Наявність лічильної (арифметичної) помилки – найчастіший аргумент роботодавця при утриманні надмірно виплачених сум оплати праці. Однак судова практика у цій сфері найчастіше складається не на користь організацій.
Приклад:Мособлсуд у своєму ухвалі №33-19764 від 12-10-10 р. висловив думку, що переплата не може бути лічильною помилкою, а є наслідком неправильного застосування роботодавцем законодавства з праці. На думку суддів, переплату не можна віднести і до сум необґрунтованого збагачення (ДК РФ, ст. 1109). Працівник повертати надмірно виплачені йому кошти не зобов'язаний. Крім того, не всі суди визнають збій у роботі бухгалтерської програми лічильною помилкою.
Приклад:Свердловський облсуд ухвалою у справі №33-7642/2016 від 21-04-16 р. не визнав технічну помилку лічильною, а Самарський облсуд у ухвалі №33-302/2012 від 18-01-12 р. – визнав.
Судова практика з питань застосування ст. 137 ТК однозначно свідчить про те, що лічильною помилкою не можна визнати:
- оплату більш тривалої відпустки, порівняно з належним працівником згідно із законом;
- виплату більшого розміру преміальних;
- помилкову виплату подвійної заробітної плати у період.
Про це свідчать численні рішення судів усіх інстанцій до Верховного включно (ухвала №59-В11-17 від 20-01-12 р.).
На замітку!Роструд у своєму листі №3044-6-0 від 09-08-07 р. висловлює точку зору, згідно з якою навіть за наявності безперечної рахункової помилки необхідна письмова згода співробітника на погашення різниці, що виникла за його рахунок.
Документальне оформлення повернення зайвих виплат
Виявивши факт помилки, бухгалтер зобов'язаний повідомити його керівництву фірми. Далі складається акт, у якому фіксуються факт переплати, сума, період нарахування та інші суттєві відомості. Членами комісії, які підписують акт, можуть бути: бухгалтер-розрахунок, головний бухгалтер, касир та ін.
Другий екземпляр документа або його копія надсилається співробітнику, щодо якого сталася помилка. До акту додається офіційний лист повідомлення про необхідність погашення зайво виплаченої суми у визначений строк.
Якщо працівник не заперечує, то на підставі його заяви сума гаситься готівкою або безготівковим утриманням із заробітної плати на інших, погоджених з адміністрацією, умовах. Часто таке погашення відбувається на виплат. Відповідно до ст. 138 ТК РФ утримання за загальним правилом можливе у вигляді трохи більше 20% з кожної зарплати. При цьому слід враховувати, що у працівника, крім зазначеної суми до погашення, можуть бути інші утримання.
Якщо працівник погоджується у письмовій формі погасити борг готівкою до каси чи внести добровільно з цього приводу фірми, але термін цей минув, а борг не погашено, то протягом наступного місяця керівник видає наказ відрахування суми боргу із зарплати работника. Якщо працівник сповіщення проігнорував або погасити переплату відмовляється, роботодавець може звернутися до суду.
Питання з працівником, який при звільненні отримав «на руки» більше за закон, вирішується таким же порядком, як зазначено вище. У повідомленні доцільно одразу вказати на можливість звернення до суду за непогашення заборгованості. Звільнені співробітники здебільшого добровільно гасити переплату відмовляються.
Відповідальність бухгалтера
Бухгалтер може нести матеріальну відповідальність згідно із законом, якщо погасити переплату за рахунок коштів співробітника не вдалося. Підставою для притягнення лічильного працівника до відповідальності може бути акт, який фіксує (ТК РФ, ст. 247):
- величину матеріальних збитків;
- причину виникнення збитків.
Розмір збитку бухгалтером може бути погашений подвійно:
- якщо є договір матеріальної відповідальності з ним – погашення відбувається повністю;
- якщо договір матеріальної відповідальності відсутня - погашення відбувається у розмірі середньомісячних трудових виплат (ТК РФ, ст. 244, 248).
Якщо бухгалтер не згоден погасити суму помилки добровільно або минув місячний термін, про який йшлося вище, питання про стягнення вирішується виключно судом.
На замітку! Повна матеріальна відповідальність бухгалтера може бути зафіксована у трудовому договорі із ним.
Проведення
При виявленні надмірно нарахованої та виплаченої суми слід пам'ятати, що частина цієї суми становить податок на доходи. Таким чином, зайва виплата «розбивається» на дві самостійні суми та відображається різними проводками.
Спочатку переплату в цілому сторнують, застосовуючи ті ж проводки, якими вона нараховувалася:
Дт20, 23, 26 Кт70 – сторнона суму переплати (аналогічно сторнують виплати до Фондів з переплати).
Потім сторнують ПДФО: Дт70 Кт68/ПДФО – сторноіз суми переплати (13%).
Суму, що залишилася, зайво виплачену працівнику, відображають на рахунку 73 з відкриттям відповідного субрахунку: Дт 73 Кт 70.
Працівник добровільно гасить заборгованість внесенням коштів у касу чи утриманням із зарплати. Можливе і внесення коштів на розрахунковий рахунок фірми: Дт50,51,70 Кт73.
Якщо борг з якоїсь причини стягнути неможливо, робляться такі проводки:
- Дт76 Кт 73;
- Дт 91/2 Кт 76.
Підсумки
- Зайві нарахування та виплати із заробітної плати без проблем можна повернути організації, лише маючи письмову згоду працівника, щодо якого допущено переплату, і лише за дотримання місячного строку після того, що встановлено працівнику на добровільне погашення.
- В інших випадках повернення може оспорюватись, у тому числі й у судовому порядку, незважаючи на законодавчо прописану можливість повернення боргу. Виявлена помилка у виплатах має бути зафіксована актом, який підписується внутрішньою комісією організації. З актом необхідно ознайомити працівника.
- Бухгалтер, який припустився помилки, несе матеріальну відповідальність за неї відповідно до закону.
- Кореспонденції рахунків, що застосовуються для обліку переплат із зарплати, є сторнувальними записами раніше зроблених проводок. Надмірно виплачена на руки сума відбивається на Дп 73 рахунки. Її погашення працівником відбивається на Дп відповідних рахунків, залежно від способу погашення. Якщо збиток повернути неможливо, він переноситься на Дп 76, а потім фіксується Дт 91/2.