(!LANG:โปรแกรม Ecm สำหรับปรับเวิร์กโฟลว์ของ Boss-reviewer ให้เป็นอัตโนมัติ มีโอกาสมากมายในการปรับระบบให้เข้ากับความต้องการขององค์กร รวมถึงโดยผู้เชี่ยวชาญของลูกค้า เพิ่มประสิทธิภาพการโต้ตอบระหว่างแผนกต่างๆ

• BOSS-ผู้อ้างอิง- ระบบคลาส ECM ที่ใช้แพลตฟอร์ม IBM Lotus
• BOSS-อ้างอิง 2010- ระบบคลาส ECM ที่ใช้ Microsoft SharePoint Server 2010
• BOSS ผู้อ้างอิง 4J- ระบบ การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และสำนักงานอัตโนมัติบนแพลตฟอร์ม JBOSS
• BOSS-Referent.bpm: เวิร์กโฟลว์ทางการเงิน- ระบบประมวลผลและจัดเก็บเอกสารทางการเงินแบบรวมศูนย์

จำนวนพนักงาน เว็บไซต์

www.boss-referent.ru

บริษัท BOSS-ผู้อ้างอิงเป็นบริษัทรัสเซียที่พัฒนาระบบการจัดการข้อมูลองค์กร: ระบบสำนักงานอัตโนมัติและระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์, ระบบ ECM

ประวัติบริษัท

BOSS-Referent ก่อตั้งขึ้นในปี 2551 โดยเป็นบริษัทในเครือของผู้รวมระบบรายใหญ่ IT Co. สิทธิ์ในการสรุปผลและขายระบบ BOSS-Referent ซึ่งสร้างขึ้นในปี 2539 บนแพลตฟอร์ม IBM Lotus ได้ถูกโอนไปยังบริษัทย่อย ก่อนหน้านี้ เจ้าของลิขสิทธิ์ผลิตภัณฑ์คือบริษัท Aplana ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของกลุ่มบริษัทไอทีด้วย ในปี 2010 มีการแนะนำระบบ ECM อีกหลายระบบภายใต้แบรนด์ BOSS-Referent บนแพลตฟอร์ม IBM FileNet ระบบ BOSS-Referent.bpm: การจัดการด้านการเงินและบนแพลตฟอร์มจากผู้ผลิตรายอื่น: BOSS-Referent 2010 บนแพลตฟอร์ม Microsoft SharePoint และ BOSS-Referent 4J บนแพลตฟอร์ม JBOSS

ข้อมูลบริษัท

ปัจจุบันบริษัทมีหน้าที่รับผิดชอบในการผลิต พัฒนา และส่งเสริมการตลาดของผลิตภัณฑ์ภายใต้แบรนด์ BOSS-Referent การสนับสนุนพันธมิตรและผู้ใช้โซลูชัน การกระจายและการใช้งานระบบดำเนินการโดยพันธมิตรของบริษัท

ผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์: BOSS-ตัวอ้างอิง, BOSS-ตัวอ้างอิง 2010, BOSS-ตัวอ้างอิง 4J, BOSS-ตัวอ้างอิง.bpm: การจัดการด้านการเงิน

โมดูลเพิ่มเติม: หัว AWP, iReferent

ผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์

BOSS-ผู้อ้างอิง

ระบบระดับ ECM ที่ออกแบบมาเพื่อทำให้โฟลว์เอกสารภายในของบริษัทเป็นอัตโนมัติ และสร้างระบบการจัดการเนื้อหาขององค์กร สร้างขึ้นบนแพลตฟอร์มของ IBM Lotus เชิงเอกสาร

งานที่ต้องแก้ไข:

• ทำงานตามสัญญา
• ควบคุมการดำเนินการตามคำสั่งของผู้จัดการ
• ทำงานกับแอพพลิเคชั่น
• เวิร์กโฟลว์โครงการและการทำงานเป็นทีม
• ทำงานกับการอุทธรณ์ของพลเมือง
• การจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
• บูรณาการกับพอร์ทัลที่มีข้อมูลเกี่ยวกับบริการสาธารณะ

BOSS-ผู้อ้างอิงมีเพียงพอ ระดับสูงทำงานครบทุกด้านด้วยเอกสาร ความสามารถในการปรับขนาดและความเสถียรในการทำงาน ในขณะเดียวกัน การนำไปใช้งานก็รวดเร็ว และอินเทอร์เฟซช่วยให้พนักงานมีส่วนร่วมในงานได้อย่างรวดเร็ว ระบบมุ่งเน้นไปที่องค์กรขนาดใหญ่และมีโอกาสที่ดีในการปรับตัวให้เข้ากับความต้องการของบริษัท เมื่อสร้าง EDMS ในบริษัทที่กระจายตามภูมิศาสตร์ ผู้เข้าร่วมทุกคนจะได้รับระบบที่ใช้งานได้อย่างสมบูรณ์ รูปแบบใบอนุญาตนั้นเรียบง่ายและโปร่งใส

BOSS-อ้างอิง 2010

ระบบคลาส ECM ที่พัฒนาบนพื้นฐานของแพลตฟอร์ม Microsoft SharePoint Server 2010 มันถูกจัดวางให้เป็นระบบของการโต้ตอบกับผู้ใช้ในระดับใหม่ ลำดับความสำคัญในระบบนี้มีให้เพื่อความสะดวกในการใช้งานสำหรับผู้ใช้ทุกประเภทที่ใช้ไคลเอนต์สากล

BOSS-Referent 2010 สนับสนุนความเป็นไปได้ของการทำงานร่วมกันกับเอกสารและข้อมูลที่ไม่มีโครงสร้าง ควบคุมกระแสข้อมูล รวมถึงที่สร้างขึ้นโดยใช้เทคโนโลยี Enterprise 2.0 ส่วนลูกค้าสามารถรวมเข้ากับแอปพลิเคชันอื่นๆ ขององค์กรได้ ในเวลาเดียวกัน การเข้าถึงข้อมูลของพวกเขามีให้ผ่านอินเทอร์เฟซเดียว

งานที่ต้องแก้ไข:

• การประมวลผลข้อมูลจำนวนมากในรูปแบบที่สะดวก
• สร้างความมั่นใจในการควบคุมการปฏิบัติตามคำสั่ง
• ความเป็นไปได้ของการทำงานเป็นทีมที่มีประสิทธิภาพ (เทคโนโลยี web 2.0, ความคล่องตัว)
• องค์กรของการอภิปรายและสนทนาในเอกสารและหัวข้อ

BOSS ผู้อ้างอิง 4J

ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ออกแบบมาเพื่อทำงานอัตโนมัติของสำนักงานและควบคุมวินัยการปฏิบัติงาน ในระหว่างการพัฒนา ข้อกำหนดของหน่วยงานสำหรับการทำงานของ EDMS ถูกนำมาพิจารณาให้มากที่สุด BOSS-Referent 4J สร้างขึ้นบนแพลตฟอร์มซอฟต์แวร์ฟรี JBoss โดย RedHat

นี่เป็นหนึ่งในไม่กี่ระบบในตลาดรัสเซีย ซึ่งสร้างขึ้นบนแพลตฟอร์มโอเพ่นซอร์สและมาพร้อมกับโอเพ่นซอร์ส DBMS ของระบบยังมีโอเพ่นซอร์สอีกด้วย นี่อาจมีความสำคัญสำหรับองค์กรที่เรียกร้องอย่างมากเกี่ยวกับความปลอดภัยของข้อมูลภายในและการป้องกันการรั่วไหล

ระบบเป็นเว็บแอปพลิเคชัน งานจะดำเนินการผ่านเว็บเบราว์เซอร์ Explorer หรือ FireFox

งานที่ต้องแก้ไข:

• ควบคุมการดำเนินการตามคำสั่ง
• ทำงานตามสัญญา
• ทำงานกับเอกสารกำกับดูแล
• การรวม EDMS เข้ากับระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนก
• ทำงานกับการอุทธรณ์ของพลเมือง
• การสร้างพื้นฐานสำหรับระบบสารสนเทศแบบบูรณาการ เช่น "รัฐบาลอิเล็กทรอนิกส์"

BOSS-Reference.bpm: การจัดการทางการเงิน

ระบบประมวลผลและจัดเก็บเอกสารทางการเงินแบบรวมศูนย์ ได้รับการพัฒนาบนแพลตฟอร์ม FileNet ของ IBM Corporation แก้ปัญหาการทำงานอัตโนมัติและทำให้งานการบัญชีแบบรวมศูนย์ง่ายขึ้น

งานที่ต้องแก้ไข:

• จัดส่งเอกสารทางการเงินจากหน่วยงานทางไกลไปยังแผนกบัญชีกลาง
• ไฟล์เก็บถาวรแบบรวมศูนย์เดียว สำเนาอิเล็กทรอนิกส์เอกสารทางการเงิน
• พนักงานเข้าถึงเอกสารทางการเงินจากระบบบัญชีต่างๆ

ฟังก์ชั่น:

• การป้อนข้อมูลเอกสารทางการเงินเบื้องต้น
• การประมวลผลเอกสารในแผนกบัญชีกลาง
• ตำแหน่งในการจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
• การซิงโครไนซ์ข้อมูลกับระบบบัญชี
• การย้ายข้อมูลไปยัง EDMS
• ค้นหาข้อความแบบเต็ม

ตำแหน่งทางการตลาด

จากการศึกษาของ DSS Consulting พบว่า BOSS-Referent เป็นหนึ่งในห้าบริษัทชั้นนำที่พัฒนา EDMS ในแง่ของจำนวนการใช้งานทั้งหมดและการเปลี่ยนแปลงของโครงการใหม่นั้น อยู่ในอันดับที่ 5 โดยจำนวนงานในอันดับที่ 3 ตามพลวัตของการเติบโตของงานในอันดับที่ 2

ใบอนุญาตส่วนใหญ่ที่ขายโดยบัญชีอ้างอิงของ BOSS สำหรับโครงการที่กำลังดำเนินการอยู่ใน Federal Tax Service of Russia (FTS) และ MTS รวมถึงใน บริการของรัฐบาลกลางการลงทะเบียนของรัฐ ที่ดินและการทำแผนที่ (Rosreestr) ระบบอ้างอิง BOSS อยู่ในคลาสของระบบเสริมบนแพลตฟอร์ม จากข้อมูลของ DSS ระบบ BOSS-Referent ได้ครองอันดับหนึ่งในคลาสนี้มาหลายปีแล้ว

ลูกค้าหลักของ BOSS-Referent คือหน่วยงานของรัฐบาลกลางและระดับภูมิภาค รัฐวิสาหกิจ บริษัทเชื้อเพลิงและพลังงานเชิงซ้อน และอุตสาหกรรมเคมี

ผู้ใช้หลักของระบบ

• บริการภาษีของรัฐบาลกลางของรัสเซีย
• NK Rosneft
• Bashneft
• PhosAgro
• GazpromNeft
• บริการของรัฐบาลกลางสำหรับการจดทะเบียนของรัฐ Cadastre และการทำแผนที่ (Rosreestr)
• บริการของรัฐบาลกลางสำหรับการกำกับดูแลทรัพยากรธรรมชาติ (Rosprirodnadzor)
• รัฐบาลของภูมิภาค Voronezh
• การบริหารภูมิภาคปัสคอฟ
• ศูนย์มัลติฟังก์ชั่นสำหรับการให้บริการของรัฐและเทศบาล (MBU "MFC"), Volgograd

เครือข่ายพันธมิตร

สำนักงานอ้างอิง BOSS ตั้งอยู่ในมอสโก บริษัทไม่มีโครงสร้างสาขา พันธมิตรผู้อ้างอิง BOSS มีอยู่ในเกือบทุกภูมิภาคของรัสเซีย เช่นเดียวกับในยูเครนและคาซัคสถาน

วิจารณ์สินค้า

คำวิจารณ์หลักตกอยู่ที่ผลิตภัณฑ์ที่เก่าแก่ที่สุดของบริษัท - BOSS-Referent for Lotus

ท่ามกลางข้อบกพร่อง เราสามารถสังเกตเห็นการขาดงานออฟไลน์และอินเทอร์เฟซที่ล้าสมัยเล็กน้อย เข้าใจแล้ว อคติสู่แพลตฟอร์มโดยผู้ใช้ การจัดการสิทธิ์การเข้าถึงเอกสารไม่สะดวกอย่างยิ่งในเงื่อนไขการหมุนเวียนพนักงานตามปกติ การขาดสิทธิ์การเข้าถึงแบบกลุ่ม ปัญหาเกี่ยวกับการเปิดตัวซอฟต์แวร์เวอร์ชันใหม่ การสนับสนุนการรับประกันที่ไม่ดี

ไม่สามารถหาบทวิจารณ์เชิงลบสำหรับระบบอื่นได้ บางทีนี่อาจเป็นเพราะว่าพวกเขาเพิ่งเปิดตัว

ลิงค์

• "BOSS-Referent" ช่วยปรับปรุงระบบการสื่อสาร
• นโยบายใหม่สำหรับ "BOSS-Referent", BYTE No. 9 (278), 29 พฤษภาคม 2550
• การเพิ่มประสิทธิภาพต้นทุนสำหรับ EDMS: ผู้รับเหมารู้วิธีประหยัด

วัตถุประสงค์ของระบบอ้างอิง BOSS

ระบบ BOSS-Referent ได้รับการออกแบบมาเพื่อทำให้ขั้นตอนการจัดการและงานในสำนักงานเป็นไปโดยอัตโนมัติ ผู้บริโภคของบริษัทคือบริษัทการค้า รัฐวิสาหกิจรวมของรัฐบาลกลาง หน่วยงานราชการเจ้าหน้าที่.

ผลลัพธ์หลักของการใช้งานระบบคือ:

• - การเพิ่มความสามารถในการจัดการขององค์กร ระดับใหม่ของการปฏิบัติวินัย
• - รองรับกฎระเบียบของการปฏิสัมพันธ์ภายในองค์กร เพิ่มความรวดเร็วในการตัดสินใจ
• - การสร้างเงื่อนไขในการแลกเปลี่ยนความรู้และข้อมูล ปรับปรุงกระบวนการ ผลิตภัณฑ์ และบริการขององค์กร

ข้อดีของระบบอ้างอิง BOSS

• - หมายถึงการสร้างข้อมูลเดียวและพื้นที่การจัดการสำหรับองค์กรที่มีความซับซ้อน: แบบกระจาย หลายระดับ การทำงานและการออกแบบ
• - รองรับเส้นทางการอนุมัติเอกสารที่ซับซ้อน
• - การพัฒนาโซลูชัน ทำให้กระบวนการทางธุรกิจเป็นอัตโนมัติอย่างรวดเร็วด้วยเวิร์กโฟลว์เอกสารในตัวที่ปรับแต่งได้และปรับแต่งได้
• - การทำงานที่เชื่อถือได้ ประสิทธิภาพสูง ง่ายต่อการบริหารจัดการและปรับขนาด การเข้าถึงเว็บ
• - ความพร้อมของเครื่องมือรักษาความปลอดภัยข้อมูล ความเป็นไปได้ในการสร้างระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่มีนัยสำคัญทางกฎหมายบนพื้นฐานของ BOSS-Referent
• - ความง่ายในการพัฒนาโดยผู้ใช้
• - การใช้ระบบอย่างประสบความสำเร็จโดยบริษัทและองค์กรชั้นนำในรัสเซีย

การทำงานของระบบ

ระบบอ้างอิง BOSS ให้กระบวนการอัตโนมัติ:

• - การสนับสนุนเอกสารประกอบการตัดสินใจ รวมถึงการสร้างร่างเอกสาร การอนุมัติ การอนุมัติ และส่งไปยังที่เก็บถาวร
• - การควบคุมระเบียบวินัยของผู้บริหาร รวมถึงกระบวนการสร้างคำสั่งและการควบคุมการนำไปปฏิบัติ
• - การจัดการกับจดหมายขาเข้าและขาออก

ฟังก์ชันเหล่านี้สามารถนำไปใช้ในองค์กรและบริษัทที่มีโครงสร้างการออกแบบเชิงหน้าที่หลายระดับ กระจายตามภูมิศาสตร์ และใช้งานได้

ฟังก์ชั่นอัตโนมัติ

• - เอกสารประกอบการตัดสินใจ:
• - ระบบอัตโนมัติของกฎระเบียบที่ได้รับอนุมัติและการจัดการการเปลี่ยนแปลง
• - รักษาการทำงานของผู้ใช้ปลายทางตามระเบียบ
• - สตริงย่อยของข้อบังคับระหว่างการใช้งาน "ทันที"
• - ควบคุมการผ่านของเอกสารตามระเบียบ: วันที่ วีซ่า รุ่นและการแก้ไขเอกสาร
• - สนับสนุน แผนงานที่ซับซ้อนการจับคู่: ขนาน, ตามลำดับ, พร้อมการเปลี่ยนตามเงื่อนไข
• - การทำงานกับเวอร์ชันและการแก้ไขเอกสาร
• - การประมวลผลเอกสารขาเข้าและขาออก:
• - การลงทะเบียนจดหมายโต้ตอบที่ได้รับในรูปแบบต่างๆ การเชื่อมโยงเอกสาร "ตามคำถาม"
• - การกำหนดมติ การส่งต่อเอกสารภายในองค์กรผ่านเส้นทางที่ปรับแต่งได้
• - รองรับหมายเลขทะเบียนที่ซับซ้อน
• - ดูแลการทำงานของหน่วยงานต่างๆ
• - การควบคุมการปฏิบัติวินัย
• - เข้าถึงเอกสารที่เกี่ยวข้องกับคำสั่งซื้อใหม่และที่สร้างไว้ก่อนหน้านี้ได้อย่างรวดเร็ว
• - การก่อตัวของคำสั่ง การปรับรายชื่อผู้ดำเนินการ และกำหนดเวลาในการดำเนินการตามคำสั่ง
• - การตรวจสอบเวลาและการทำงานเกี่ยวกับการปฏิบัติตามคำแนะนำ
• - การติดตามและสถิติการดำเนินการตามคำสั่งและการประมวลผลเอกสาร
• - รองรับโครงสร้างองค์กรที่ซับซ้อนของบริษัทและองค์กร
• - รักษาข้อมูลของบริษัทรอง หน่วยงาน และพนักงานขององค์กร
• - การสนับสนุนกลไกของทรัสตี การมอบอำนาจและการรวมกัน
• - การจัดการสิทธิ์ของพนักงานในการสร้าง อนุมัติ ลงนาม ลงทะเบียนเอกสาร ฯลฯ

โครงสร้างการทำงานของระบบอ้างอิง BOSS

คุณลักษณะเพิ่มเติม

รายงาน "ตัวสร้างรายงาน sMan

ตัวสร้างรายงาน "sMan รายงานสำหรับ Lotus Notes (พัฒนาโดย Aplana) จัดเตรียมรายงานที่ซับซ้อนสำหรับผู้ใช้แอปพลิเคชัน Lotus Notes และโดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับผู้ใช้ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ BOSS-Referent

รายงาน "sMan สามารถเชื่อมต่อกับฐานข้อมูล Lotus Notes ของการออกแบบใด ๆ ได้ ทำงานร่วมกับพารามิเตอร์ที่กำหนดเองเมื่อสร้างรายงานและดำเนินการประมวลผลแมโครอัตโนมัติ ตัวสร้างรายงานช่วยให้คุณสามารถเก็บรายงานตัวอย่างสำหรับการนำกลับมาใช้ใหม่ในภายหลัง รวมทั้งส่งออกรายงานไปยัง MS Excel, MS Word, HTML และข้อความธรรมดา

สำหรับผู้มีโอกาสเป็นพันธมิตรและผู้ใช้โปรแกรมรายงาน "sMan นั้น Aplana ให้โอกาสในการทำงานกับมันในโหมดทดสอบเป็นเวลาหนึ่งเดือน

ระบบสแกนและจดจำข้อความ

ระบบ BOSS-Referent ถูกรวมเข้ากับ ABBYY FineReader (เวอร์ชัน 4.0 หรือ SE 7.0) และ CuneiForm (เวอร์ชัน 10 ขึ้นไป) และระบบการจดจำข้อความ การมีการรวมเข้าด้วยกันทำให้คุณสามารถจัดระเบียบการแปลงเอกสารอัตโนมัติอย่างรวดเร็วจากกระดาษเป็นแบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์และการเข้าสู่ระบบที่สะดวก

BOSS-Referent มีสามตัวเลือกสำหรับการใช้เครื่องมือสแกนในการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และระบบสำนักงานอัตโนมัติ:

• - การใช้เครื่องสแกนเดสก์ท็อปเพื่อจัดระเบียบการสแกนแต่ละรายการ ขอแนะนำให้ใช้ในองค์กรที่มีเอกสารขาเข้าจำนวนเล็กน้อย
• - การใช้เครื่องสแกนเครือข่ายสำหรับเวิร์กกรุ๊ป
• - การใช้สายการสแกนแบบสตรีมมิ่งทำให้สามารถแปลงเอกสารเป็นรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ได้อย่างรวดเร็วในโหมดสตรีมมิ่งแบบต่อเนื่อง การสแกนดังกล่าวดำเนินการโดยใช้เทคโนโลยีบาร์โค้ดและแนะนำให้ใช้ในองค์กรที่มีการติดต่อเข้ามาเป็นจำนวนมาก โดยมีโครงสร้างแบบกระจายตามภูมิศาสตร์ของอุปกรณ์การจัดการ ในสำนักงานกลางของกระทรวงและหน่วยงานต่างๆ

แฟ็กซ์เซิร์ฟเวอร์ Extra Fax

การบูรณาการระบบ BOSS-Referent กับเซิร์ฟเวอร์แฟกซ์ ExtraFax (โดย Extracomm Technologies Inc.) ทำให้สามารถส่งและรับแฟกซ์และอีเมล กำหนดเส้นทางข้อความขาเข้า คำนวณต้นทุนการรับส่งข้อมูลโดยใช้ระบบการเรียกเก็บเงินในตัว และยังดำเนินการ ฟังก์ชันที่มีประโยชน์มากมายสำหรับการทำงานกับแฟกซ์

ผู้ใช้สามารถเข้าถึงเซิร์ฟเวอร์ ExtraFax โดยใช้ไคลเอ็นต์ Lotus Notes มาตรฐาน เว็บเบราว์เซอร์ใดๆ หรือ "พิมพ์เอกสารไปยังแฟกซ์" จากแอปพลิเคชัน Windows ใดๆ โดยใช้ไดรเวอร์ ExtraFax Print-to-Fax

การตั้งค่าไซต์ไคลเอ็นต์ ซึ่งสามารถทำได้ผ่านไคลเอ็นต์ Notes มาตรฐานและทางอินเทอร์เน็ต ช่วยให้คุณสามารถเลือกส่วนหัวของแฟกซ์ รวมทั้งส่งข้อความตามกำหนดเวลาและตามลำดับความสำคัญ เมื่อพิมพ์เอกสารจากแอปพลิเคชัน Windows คุณสามารถใช้สมุดที่อยู่บนเซิร์ฟเวอร์ Domino เพื่อเลือกปลายทางได้

ใช้งานง่ายมาก: กลไกเดียวสำหรับการส่งแฟกซ์และอีเมล ความสามารถในการส่งเอกสารจากสภาพแวดล้อม Windows ไปยังแฟกซ์ด้วยการคลิกเพียงปุ่มเดียวของเมาส์ รวมถึงส่งการแจ้งเตือนเกี่ยวกับผลลัพธ์ของการส่งแฟกซ์โดยอัตโนมัติ การกำหนดเส้นทางของข้อความขาเข้า การตั้งค่าส่วนหัวของแฟกซ์ส่วนบุคคลและส่วนรวม และระบบการเรียกเก็บเงินในตัวทำให้คุณสามารถจัดระเบียบการทำงานเป็นกลุ่มด้วยแฟกซ์ได้ โปรแกรมให้โอกาสในการแยกแยะสิทธิ์การเข้าถึงด้วยแฟกซ์ - สำหรับการทำงานกับแฟกซ์ (การสร้าง, การอ่าน, การลบ, การส่งต่อ ฯลฯ ) และสำหรับการส่งแฟกซ์ผ่านสายทางไกลหรือระหว่างประเทศ

องค์ประกอบของระบบ

ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่สร้างขึ้นบนพื้นฐานของ BOSS-Referent สามารถแสดงแบบมีเงื่อนไขเป็นการรวมกันของหลายชั้น:

• - "ฮาร์ดแวร์" (เซิร์ฟเวอร์ ไคลเอ็นต์เวิร์กสเตชัน เครือข่าย ฯลฯ) และแพลตฟอร์ม (ระบบปฏิบัติการเครือข่าย Windows/Linux/Sun และโปรโตคอลการขนส่ง) ที่รวม "ฮาร์ดแวร์" ทั้งหมดไว้ในคอมเพล็กซ์เดียว
• - เทคโนโลยี IBM Lotus - แพลตฟอร์มเทคโนโลยีที่เป็น "ส่วนเสริม" บนระบบปฏิบัติการเครือข่าย
• - ระบบอ้างอิง BOSS ซึ่งเป็นแอปพลิเคชัน Lotus Domino ที่ประกอบด้วยฐานข้อมูลในรูปแบบ nsf

คุณสมบัติทางเทคโนโลยี

1. การสนับสนุนงานขององค์กรกระจายตามภูมิศาสตร์

สถาปัตยกรรมของระบบช่วยให้คุณสามารถปรับใช้ระบบบนโครงสร้างอิสระหลายตัวของเซิร์ฟเวอร์ Lotus และโดยเฉพาะอย่างยิ่ง จัดระเบียบงานบนการกำหนดค่าที่ซับซ้อนที่สุดของเซิร์ฟเวอร์ Lotus Domino R6.5X - ในโทโพโลยี "ดาวสองระดับ" เซิร์ฟเวอร์รัศมีสองเซิร์ฟเวอร์ที่เป็นของเซิร์ฟเวอร์หลักเดียวกันและ "ดู" สามารถแลกเปลี่ยนแพ็กเก็ตข้อมูลได้โดยตรง

2. รองรับการกระจายสินค้าจริง

คุณสมบัติที่โดดเด่นของระบบเพื่อรองรับขั้นตอนการบริหารงานเอกสารและงานสำนักงานในองค์กรกระจายตามภูมิศาสตร์

• - ระบบจะส่งโดยอัตโนมัติ: ก) สำเนาร่างเอกสารที่ตกลงกันให้ผู้เข้าร่วมในกระบวนการอนุมัติทุกคน b) ให้กับผู้รับผิดชอบในการจัดเตรียมเอกสาร (การตัดสินใจ) วีซ่าและความคิดเห็นของผู้เข้าร่วมในการอนุมัติ เอกสารเพิ่มเติม
• - หลังจากการอนุมัติเสร็จสิ้น ระบบจะอัปเดตสถานะของเอกสารและแจ้งให้ผู้เข้าร่วมในกระบวนการอนุมัติทราบทั้งหมด
• - ขั้นตอนการทำความคุ้นเคยสิ้นสุดลงด้วยการส่งเอกสารอัตโนมัติ (และสำเนาทั้งหมด) ไปยังฐานเก็บถาวร

พนักงานทุกคนที่ทำงานในเอกสารฉบับร่างจะมีสำเนาที่เป็นปัจจุบัน มีข้อมูลเกี่ยวกับสถานะของเอกสาร และดูข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับปัญหาได้ตลอดเวลา เช่น ความคิดเห็น คำแนะนำ ฯลฯ

3. ประสิทธิภาพและความน่าเชื่อถือของการส่งข้อมูล

เมื่อถ่ายโอนข้อมูลในโครงสร้างแบบกระจาย กลไกพื้นฐานใหม่สำหรับการโต้ตอบของการกำหนดค่าระบบที่ติดตั้งในอาณาเขต (เซิร์ฟเวอร์) ที่แตกต่างกันจะถูกนำมาใช้ ใน BOSS-Referent v.3 กลไกการจำลองแบบจะใช้เพื่อซิงโครไนซ์ข้อมูลอ้างอิงและพจนานุกรมเท่านั้น ในการถ่ายโอนข้อมูลการทำงาน มักจะสร้างชุดเอกสาร (เรากำลังพูดถึงชุดของไฟล์ คำแนะนำ วีซ่าอนุมัติ การทำความคุ้นเคย ฯลฯ ที่เกี่ยวข้องกับการ์ดเอกสารเฉพาะ) กลไกการถ่ายโอนข้อมูลโดยตรงจะใช้ผ่านการเชื่อมต่อซ็อกเก็ตใน แพ็คเกจ XML

กลไกนี้ซึ่งรองรับกระบวนการอนุมัติและทำความคุ้นเคยของเอกสารในสภาพแวดล้อมแบบกระจาย ให้: 1) การจัดส่งที่รับประกันและประหยัด (เฉพาะเซิร์ฟเวอร์ที่จำเป็น) ของชุดเอกสารให้กับผู้เข้าร่วมทั้งหมดในการทำงานกับเอกสาร 2) ลด โหลดบนช่องทางการรับส่งข้อมูลและ 3) การจัดการระบบที่เข้าใจง่าย: คุณไม่จำเป็นต้องทำการตั้งค่าที่ซับซ้อนสำหรับสิทธิ์การเข้าถึงเซิร์ฟเวอร์และการตั้งค่าการจำลองแบบ

4. รองรับโครงสร้างองค์กรที่ซับซ้อน

ระบบสนับสนุนกลไกที่รอบคอบในการรวมตำแหน่ง การมอบอำนาจ และการเปลี่ยนตัว กลไกของการรวมตำแหน่งเป็นกุญแจสำคัญในการใช้ EDMS ในองค์กรที่นอกเหนือจากหน่วยงานแล้วยังมีรูปแบบการออกแบบอีกด้วย สำหรับพนักงานแต่ละคน รายการของบทบาทการประมวลผลเอกสารจะถูกระบุ (การอนุมัติ การประสานงาน ฯลฯ) ในขณะที่ผู้ใช้สามารถมีบทบาทที่แตกต่างกันในหน่วยงานที่เขาทำงานและในโครงการที่เขาเข้าร่วม เมื่อประมวลผลเอกสารเฉพาะ ผู้ใช้จะได้รับและประมวลผลเอกสารตามบทบาทของตนในแผนกที่ระบุในเอกสาร

5. การทำงานกับเวอร์ชันและการแก้ไขเอกสาร

การ์ดเอกสารและไฟล์แนบจะถูกจัดเก็บไว้ในฐานข้อมูลต่างๆ ทำให้สามารถใช้กลไกการทำงานกับเวอร์ชันและการแก้ไขเอกสารได้ ซึ่งใช้กันอย่างแพร่หลายในขั้นตอนของการอนุมัติ การลงนาม และการอนุมัติเอกสาร

6. ความยืดหยุ่นของระบบ

เครื่องมือระบบ ซึ่งรวมถึงกลไกเวิร์กโฟลว์ ช่วยให้คุณปรับเปลี่ยนรูปแบบการไหลของเอกสารที่มีอยู่ได้อย่างรวดเร็ว รวมทั้งนำเวิร์กโฟลว์ไปใช้อย่างรวดเร็วสำหรับกระบวนการทางธุรกิจใหม่ที่เกี่ยวข้องกับการประมวลผลเอกสาร ด้วยความช่วยเหลือของหน่วยการสร้าง ระบบสามารถดำเนินการได้อย่างรวดเร็ว เช่น การประมวลผลเอกสารที่จำเป็นในการตัดสินใจเกี่ยวกับความเหมาะสมในการดำเนินการส่งเสริมการขาย การออกเงินกู้ (ในธนาคาร) เป็นต้น

7. ความยืดหยุ่น

BOSS-Referent รองรับการทำงานในคลัสเตอร์ซอฟต์แวร์ Domino ซึ่งประกอบด้วยเซิร์ฟเวอร์สองเครื่อง - เซิร์ฟเวอร์หลักและสำรอง ในกรณีที่เกิดความล้มเหลวของเซิร์ฟเวอร์หลักที่ผู้ใช้ทำงาน พวกเขาจะถูกสลับไปยังเซิร์ฟเวอร์สำรองโดยอัตโนมัติ (เมื่อเปิดฐานข้อมูลอีกครั้ง) เมื่อเซิร์ฟเวอร์หลักถูกกู้คืน ผู้ดูแลระบบจะสลับกลับผู้ใช้

8. ประสิทธิภาพ

ประสิทธิภาพของระบบสูงในสถานการณ์ของการเติบโตแบบไดนามิกของปริมาณข้อมูลมีให้โดยกลไกการเก็บถาวร ซึ่งจะโอนเอกสารไปยังไฟล์เก็บถาวรบนเซิร์ฟเวอร์ที่สร้างเอกสาร ในขณะที่บันทึกสำเนาไฟล์เก็บถาวรบนเซิร์ฟเวอร์อื่นโดยอัตโนมัติ ประสิทธิภาพสูงยังเกิดขึ้นได้ด้วยการจัดเก็บการ์ดเอกสารและไฟล์ "เบา" แยกต่างหาก รวมถึงการเข้าถึงเครื่องมือซอฟต์แวร์ล่าสุด

9. การเข้าถึงเว็บ

สำหรับองค์กรที่ไม่ได้ใช้ Lotus เป็นมาตรฐานองค์กร มีวิธีอื่นในการเข้าถึงฟังก์ชันการทำงานของระบบโดยใช้ Internet Explorer เวอร์ชัน 5 ขึ้นไป องค์กรเหล่านี้จะต้องซื้อ Lotus Notes CAL สำหรับการติดตั้งบนเวิร์กสเตชันของผู้ดูแลระบบเท่านั้น

10. ความสะดวกในการบริหาร

แพลตฟอร์ม Lotus Domino/Notes อนุญาตให้คุณปรับแต่งระบบพร้อมกันและทำซ้ำไปยังโครงสร้างย่อยขององค์กร มีกลไกที่อนุญาตให้คุณอัปเดตระบบในสำนักงานทั้งหมดขององค์กรที่มีการกระจายทางภูมิศาสตร์ในชั่วข้ามคืน ระบบได้รวมเข้ากับไดเรกทอรี LDAP เพื่ออำนวยความสะดวกในการบำรุงรักษารายชื่อพนักงาน

ส่งงานที่ดีของคุณในฐานความรู้เป็นเรื่องง่าย ใช้แบบฟอร์มด้านล่าง

การทำงานที่ดีไปที่ไซต์">

นักศึกษา นักศึกษาระดับบัณฑิตศึกษา นักวิทยาศาสตร์รุ่นเยาว์ที่ใช้ฐานความรู้ในการศึกษาและการทำงานจะขอบคุณอย่างยิ่ง

โพสต์เมื่อ http://www.allbest.ru/

สมาคมองค์กรการศึกษามืออาชีพ

"วิทยาลัยการเงินและเศรษฐกิจระดับภูมิภาค"

หลักสูตรการทำงาน

สาขาวิชา: "ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์"

ในหัวข้อ: "Boss-Reference ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์»

จบโดยนักศึกษาชั้นปีที่ 1

ความชำนาญพิเศษ: 230701 สารสนเทศประยุกต์ (ตามอุตสาหกรรม)

Mysina Anastasia Nikolaevna

• บทนำ
• 1. ลักษณะของ EDMS Boss-Referent
• 1.1 การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์: สาระสำคัญและความเกี่ยวข้อง
• 1.2 คำอธิบายของ Boss Referent EDMS
• 1.3 ข้อดีและข้อเสียของ EDMS BOSS-Referent
• 2. การวิเคราะห์ประสบการณ์การใช้ EDMS BOSS-Referent
• 2.1 แนวปฏิบัติในการใช้ BOSS-Referent ใน Federal Tax Service สหพันธรัฐรัสเซีย
• 2.2 ประสบการณ์การใช้ BOSS-Referent ใน Rosnedvizhimost
• บทสรุป
• บรรณานุกรม

บทนำ

การแนะนำระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์มีความเกี่ยวข้องกับหน่วยงานของรัฐใด ๆ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในแง่ของโครงการของรัฐในการสร้าง "รัฐบาลอิเล็กทรอนิกส์"

การแนะนำระบบจะเพิ่มระดับการควบคุมการปฏิบัติตามหน้าที่ของพนักงาน วินัยในการปฏิบัติงานจะเพิ่มขึ้น และในขณะเดียวกันองค์กรจะได้รับ:

- ความโปร่งใสในการเคลื่อนย้ายเอกสาร

- พื้นที่ข้อมูลเดียว หน่วยงานที่เชื่อมโยงข้อมูลของกรมและผู้รับเหมา

- รับประกันความพร้อมของข้อมูลและเข้าถึงได้ทันที

- เร่งการแลกเปลี่ยนเอกสารและกำหนดเวลาเนื่องจากไม่จำเป็นต้องทำซ้ำทางกายภาพและเคลื่อนย้ายเอกสาร

- กระแสข้อมูลที่มีการจัดการและควบคุม ส่งผลให้ความสามารถในการจัดการขององค์กรโดยรวมเพิ่มขึ้น

แนวคิดหลักของวิธีการในการเลือกแบบจำลองที่มีประสิทธิภาพสำหรับการนำ EDMS ไปใช้คือการวิเคราะห์ลักษณะของข้อกำหนด ศึกษาความสามารถของสมาชิกของทีมพัฒนาและชุมชนผู้ใช้ และยังขึ้นอยู่กับประเภทของโครงการและ ความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น

วิธีการในการเลือกซอฟต์แวร์สำหรับระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์นั้นอิงจากการเปรียบเทียบข้อกำหนดสำหรับระบบในอนาคตกับการทำงานของซอฟต์แวร์เฉพาะ การวิเคราะห์เปรียบเทียบ และการปฏิบัติตามข้อกำหนดของ EDMS เองสำหรับฮาร์ดแวร์และโครงสร้างพื้นฐานทางเทคนิค

งานนี้มีวัตถุประสงค์เพื่อศึกษาระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ Boss-Reference

เพื่อให้บรรลุเป้าหมายนี้ จำเป็นต้องแก้ไขงานหลายอย่าง:

- อธิบาย EDMS Boss-Referent;

- พิจารณาผู้ใช้ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์อ้างอิง BOSS

- ระบุข้อดีและข้อเสียของ EDMS BOSS-Referent

- เพื่อวิเคราะห์การปฏิบัติตาม BOSS-Referent ใน Federal Tax Service ของสหพันธรัฐรัสเซีย

- ประเมินประสบการณ์การใช้ BOSS-Referent ใน Rosnedvizhimost

วัตถุประสงค์ของการศึกษาคือระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ Boss-Reference

หัวข้อของการวิจัยคือระบบอัตโนมัติของการสนับสนุนเอกสาร

1. ลักษณะของ EDMS Boss-Referent

1.1 การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์: สาระสำคัญและความเกี่ยวข้อง

เอกสารอ้างอิงการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

แนวปฏิบัติของโลกที่ได้รับการสนับสนุนจากการศึกษาจำนวนหนึ่งแสดงให้เห็นว่าเมื่อตัดสินใจใช้ EDMS องค์กรมักจะได้รับอิทธิพลจากปัจจัยสามประการ ได้แก่ ความปรารถนาที่จะเพิ่มประสิทธิภาพ เพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทางธุรกิจ และรับรองการปฏิบัติตามข้อกำหนดทางกฎหมาย ตลาดรัสเซียก็ไม่มีข้อยกเว้นในเรื่องนี้ อย่างไรก็ตาม ความเกี่ยวข้องของการเปลี่ยนผ่านไปสู่การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ของบริษัทรัสเซียนั้นส่วนใหญ่มาจากกฎหมายว่าด้วยข้อมูลส่วนบุคคล (หมายเลข 152-FZ) ซึ่งมีผลบังคับใช้ซึ่งกำหนดข้อกำหนดที่ร้ายแรงเกี่ยวกับการจัดเก็บ การรวบรวม การถ่ายโอนและการประมวลผลข้อมูลลูกค้า การเพิ่มขึ้นของปริมาณข้อมูลที่จัดเก็บและความต้องการเพื่อให้แน่ใจว่ามีการป้องกันที่เชื่อถือได้ทำให้การเลือกบริษัทสนับสนุนระบบข้อมูลชัดเจนยิ่งขึ้น

ในเวลาเดียวกัน อย่าลืมเกี่ยวกับลักษณะเฉพาะที่มีอยู่ในงานสำนักงานของรัสเซีย เอกสารฉบับร่าง บันทึกการทำความคุ้นเคย บันทึกการโอน คำแนะนำสำหรับเอกสารและโครงการ งานสำหรับคำแนะนำ การควบคุมการดำเนินการ กระบวนการอนุมัติเอกสารแบบแปรผัน - ควรคำนึงถึงคุณลักษณะทั้งหมดของโฟลว์เอกสารรัสเซียเหล่านี้ใน EDMS ในขณะเดียวกันก็จำเป็นที่ระบบจะต้องตรงตามข้อกำหนดของผู้จัดการไปพร้อม ๆ กัน ส่งผลให้ประสิทธิภาพในการบริหารจัดการเพิ่มขึ้น ตลอดจนความต้องการของพนักงาน เงื่อนไขที่จำเป็นเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานและการบริการลูกค้า

ผู้จัดการสมัยใหม่คาดหวังจาก EDMS สิ่งสำคัญคือการเพิ่มประสิทธิภาพขององค์กร ทุกวันนี้ ไม่ใช่ทุกบริษัทที่สามารถอวดประสิทธิภาพและความโปร่งใสของกระบวนการทางธุรกิจได้ สถานการณ์ที่ไม่ชัดเจนว่าใครมีหน้าที่รับผิดชอบในการปฏิบัติหน้าที่บางอย่าง พนักงานดำเนินการงานประจำจำนวนมาก มีการสร้างเอกสารที่เป็นกระดาษจำนวนมาก และข้อมูลจะสูญหายไม่ใช่เรื่องแปลก

EDMS ไม่เพียงแต่ทำให้งานในสำนักงานคล่องตัวขึ้นเท่านั้น ประหยัดเวลาและวัสดุสิ้นเปลือง แต่ยังช่วยให้องค์กรมีกระบวนการทางธุรกิจที่ชัดเจนขึ้น ซึ่งมักจะเพิ่มประสิทธิภาพอย่างมาก

พนักงานจาก EDMS คาดหวังอย่างแรกเลย การลดส่วนประกอบประจำวันและความสะดวกในการทำงานกับเอกสาร โอกาสที่จะไม่ต้องเสียเวลาค้นหาข้อมูลที่จำเป็น ปัจจัยสำคัญคือความง่ายในการใช้งาน EDMS ซึ่งเป็น "ความเป็นมิตร" ของอินเทอร์เฟซ ระบบควรมีความชัดเจนและเข้าใจได้สำหรับพนักงานทั่วไปที่ต้องทำงานด้วยทุกวัน

พิจารณาถึงประโยชน์ของ SED ดังนั้น ข้อดีหลักของการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ได้แก่:

1. เพิ่มความโปร่งใสและความสามารถในการจัดการของธุรกิจโดยการปรับปรุงการเข้าถึงข้อมูลและการควบคุมกระบวนการที่ชัดเจนยิ่งขึ้น เพื่อเพิ่มความโปร่งใสของกระบวนการทางธุรกิจสำหรับการจัดการและลดโอกาสในการฉ้อโกง ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ใดๆ มีโมดูลที่แสดงกระบวนการยอมรับและเปลี่ยนแปลงเอกสารทั้งหมดในระบบอย่างชัดเจน

2. การจัดเก็บและป้องกันการสูญหายของเอกสารที่เชื่อถือได้ รวมถึงผลจากเหตุสุดวิสัย ซึ่งหมายถึงการลดความเสี่ยงทางกฎหมายและเศรษฐกิจ

3. การลดต้นทุน การแนะนำการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ช่วยลดค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บเอกสาร รวมถึงวัสดุสิ้นเปลืองที่ใช้ในการจัดการเอกสารที่เป็นกระดาษ

4. ตรวจสอบการปฏิบัติตามคำสั่งผ่านการรายงานที่ยืดหยุ่น ซึ่งช่วยให้ฝ่ายบริหารสามารถวิเคราะห์จำนวนเอกสารที่ดำเนินการ ตกลงและค้างชำระ และใช้มาตรการเพื่อแก้ไขสถานการณ์

5. การเพิ่มผลผลิตของพนักงาน การลดจำนวนการปฏิบัติงานประจำ ประหยัดเวลา และปรับปรุงความสะดวกในการทำงาน ทำให้ผลิตภาพของพนักงานเพิ่มขึ้นด้วย นอกจากนี้ การจัดองค์กรที่ถูกต้องของการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ทำให้สามารถขจัดข้อผิดพลาดที่เกี่ยวข้องกับปัจจัยมนุษย์ที่เรียกว่า

6. ค้นหาด่วน ความสามารถในการค้นหาเอกสารที่จำเป็นอย่างรวดเร็วและง่ายดายเป็นหนึ่งในข้อดีหลักของ EDMS

7. รวมงานกับเอกสาร ระบบอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์ช่วยให้ผู้ใช้หลายคนสามารถทำงานกับไฟล์เดียวกันได้ในเวลาเดียวกัน เช่นเดียวกับการค้นหาผ่านฐานข้อมูลเอกสารเดียว

8. ความแตกต่างของการเข้าถึงเอกสาร ผู้ใช้ระบบแต่ละคนจะเห็นเฉพาะเอกสารที่เขาได้รับอนุญาตให้เข้าถึงเท่านั้น

9. เร่งกระบวนการประสานงานและอนุมัติเอกสาร

โปรดทราบว่าเมื่อเลือก EDMS สิ่งสำคัญคือต้องใส่ใจกับความยืดหยุ่นของระบบ ความสามารถในการปรับแต่งให้เหมาะกับงานทางธุรกิจเฉพาะ ตลอดจนศักยภาพในการพัฒนาต่อไป หลังอาจรวมถึง: ตั้งค่ากระบวนการทางธุรกิจสำหรับการประสานงานเอกสารทางการเงิน, บูรณาการกับ 1C และระบบบัญชีอื่น ๆ , บาร์โค้ด, การสร้างที่เก็บถาวรของเอกสารหลัก, บูรณาการกับระบบ ลายเซ็นดิจิทัล, การสแกนแบบสตรีมมิ่งและการรับรู้เอกสารด้วยการสร้างการ์ดอัตโนมัติ ฯลฯ

ความเกี่ยวข้องของการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ถูกกำหนดโดยข้อกำหนดวัตถุประสงค์ของเวลา เช่น การเติบโตของกระแสข้อมูลและพลวัต สภาพแวดล้อมข้อมูลและได้รับการยืนยันมากขึ้นเรื่อยๆ จากคำกล่าวของผู้นำประเทศ ในฐานะประธานาธิบดีแห่งสหพันธรัฐรัสเซีย D.A. เมดเวเดฟในการประชุมของรัฐสภาแห่งรัฐในเปโตรซาวอดสค์: "การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ควรกลายเป็นความจริงในปี 2010" แน่นอนว่ายังไม่สามารถพูดได้ว่า "คำสั่ง" ของประธานาธิบดีได้รับการดำเนินการอย่างเต็มที่แล้ว แต่ บริษัท รัสเซียหลายแห่งได้เชื่อมั่นในแนวทางปฏิบัติของตนเองเกี่ยวกับประสิทธิภาพของ EDS เป็นเครื่องมือในการลดความเสี่ยงและเพิ่มความได้เปรียบในการแข่งขัน ตลาด.

แน่นอนว่าด้วยข้อดีที่ชัดเจนของ EDMS ยังไม่สามารถเปลี่ยนไปใช้การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้อย่างสมบูรณ์ทั้งจากมุมมองของกฎหมายของสหพันธรัฐรัสเซียตามที่กระดาษยังคงถือว่าเป็นรูปแบบหลักของ เอกสารและเนื่องจากความเป็นจริงในชีวิตตามวัตถุประสงค์ อย่างไรก็ตาม โอกาสในการได้รับเครื่องมือการจัดการที่มีประสิทธิภาพซึ่งจำเป็นสำหรับการพัฒนาธุรกิจในสภาพที่ทันสมัยนั้นมีให้สำหรับบริษัทรัสเซียในปัจจุบัน

1. 2 คำอธิบายของ EDMS Boss-Referent

การใช้ EDMS BOSS- อ้างอิงใน กระบวนการจัดการนำไปสู่การเพิ่มประสิทธิภาพของการเคลื่อนย้ายเอกสารขององค์กร การเร่งการตัดสินใจโดยฝ่ายบริหารขององค์กรและการปรับปรุงคุณภาพการจัดการ การปรับปรุงวินัยของผู้บริหารและประสิทธิภาพของบุคลากร ระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ Boss-Referent จ่ายภายใน 6 เดือน ถึง 2 ปี

โปรแกรม BOSS-Referent ช่วยจัดระเบียบการไหลของเอกสารตามมาตรฐานของระบบการจัดการคุณภาพและเป็นผู้ช่วยที่เชื่อถือได้ในการแก้ปัญหาการจัดการ

การใช้งานระบบ:

- อนุญาตให้ปฏิเสธเวิร์กโฟลว์กระดาษในระดับสูงสุด

- ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานกับสัญญา แอปพลิเคชัน

- จัดระเบียบการจัดการโครงการที่มีประสิทธิภาพ

- ปรับปรุงการควบคุมการปฏิบัติงานและคำสั่งจากฝ่ายบริหาร

เมื่อแนะนำระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์อ้างอิง BOSS ในโครงสร้างของรัฐและรัฐบาล จะมีการสร้างพื้นฐานสำหรับการสร้างการแลกเปลี่ยนข้อมูลกับผู้ใช้ภายนอกตามประเภทของ "รัฐบาลอิเล็กทรอนิกส์" และจัดระเบียบการทำงานของพอร์ทัล บริการสาธารณะ. ผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์ BOSS-Referent ช่วยให้มั่นใจถึงความโปร่งใสของกิจกรรมและปรับปรุงคุณภาพของบริการที่รัฐจัดให้ ระบบนี้ทำให้สามารถลดค่าใช้จ่ายด้านงบประมาณสำหรับการบำรุงรักษาหน่วยงานของรัฐ เพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลของการจัดการ และควบคุมวินัยของผู้บริหารได้ดีขึ้น ในองค์กรเอกชน การสร้างระบบช่วยเพิ่มประสิทธิภาพ การตัดสินใจของผู้บริหาร, ผลผลิตของพนักงานโดยลดเวลาในการประมวลผลเอกสารและค้นหาข้อมูลที่จำเป็น

EDMS BOSS-Referent มีข้อดีหลายประการที่ปฏิเสธไม่ได้ กล่าวคือ:

- การสร้างเขตข้อมูลเดียวในองค์กรที่มีโครงสร้างสาขากว้าง

- การดำเนินการอย่างรวดเร็วพร้อมการปรับให้เข้ากับความต้องการขององค์กรโดยมีส่วนร่วมของผู้เชี่ยวชาญของลูกค้าในการแก้ไขปัญหาเหล่านี้

- อินเทอร์เฟซที่สะดวกและเข้าถึงได้ช่วยให้พนักงานขององค์กรสามารถควบคุมงานในระบบได้ในเวลาอันสั้น

- งานที่มีประสิทธิภาพของผู้ใช้ดำเนินการผ่านไคลเอนต์ Lotus และเว็บ

- การทำงานที่เชื่อถือได้ของระบบ การสนับสนุน และการบริหารงานในทุกสาขาจากศูนย์เดียวในโหมด 24/7

- ลดปริมาณการรับส่งข้อมูลเมื่อทำงานในสภาพแวดล้อมแบบกระจาย

- โอกาสที่เพียงพอสำหรับการเติบโตของระบบในแง่ของจำนวนผู้ใช้ ประเภทของเอกสาร ไซต์

- การปกป้องข้อมูลระดับสูง

- ประสบการณ์การใช้งานที่หลากหลายและประสบความสำเร็จ ความเป็นมืออาชีพของนักพัฒนา

- ราคาน่าดึงดูดและราคาไม่แพงพร้อมระบบคุณภาพสูง

การสร้างระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในบริษัทนั้นรวมถึงการจัดซื้อใบอนุญาตตามจำนวนที่กำหนด งานในการติดตั้งและใช้งานระบบ การฝึกอบรมบุคลากร การสนับสนุนการจัดระเบียบและการบำรุงรักษาระบบ พันธมิตรผู้อ้างอิง BOSS ขายใบอนุญาตให้กับผู้ใช้ปลายทาง จำเป็นต้องซื้อใบอนุญาตสำหรับโปรแกรม BOSS-Referent และใบอนุญาตสำหรับแพลตฟอร์ม IBM Lotus Notes/Domino ตามจำนวนผู้ใช้ในระบบ

อันเป็นผลมาจากการแนะนำระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ องค์กรได้รับโอกาสในการจัดวางสิ่งต่าง ๆ ให้เป็นระเบียบในการไหลของเอกสาร ลดเวลาสำหรับการประมวลผลเอกสาร และปรับปรุงการควบคุมการดำเนินการของเอกสาร ประสิทธิภาพของการตัดสินใจโดยฝ่ายบริหารของบริษัทเพิ่มขึ้นเนื่องจากการค้นหาข้อมูลที่จำเป็นอย่างรวดเร็ว ในการแข่งขัน ด้านที่สำคัญคือความปลอดภัยของข้อมูลที่อ้างอิงจาก EDMS BOSS การสร้างพื้นที่ข้อมูลเดียวช่วยเพิ่มปฏิสัมพันธ์ระหว่างหน่วยงาน ทำให้กิจกรรมของโครงสร้างของรัฐมีความโปร่งใสมากขึ้น

ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่สร้างขึ้นบนพื้นฐานของระบบการจัดการเอกสารอ้างอิง BOSS สามารถแสดงแบบมีเงื่อนไขได้หลายชั้นรวมกัน

ระบบอ้างอิง BOSS ประกอบด้วยโมดูลต่อไปนี้:

ฮาร์ดแวร์เซิร์ฟเวอร์ ไคลเอ็นต์เวิร์กสเตชัน เครือข่ายท้องถิ่น โมเด็ม เครื่องพิมพ์ สแกนเนอร์ เครื่องสำรองไฟ และวิธีการทางเทคนิคอื่นๆ

รูปที่ 1 - เลเยอร์ของระบบเอกสารการจัดการอ้างอิง BOSS

ระบบปฏิบัติการ: ระบบปฏิบัติการเครือข่าย Windows, Linux, อื่นๆ และโปรโตคอลการขนส่งที่รวมฮาร์ดแวร์ทั้งหมดไว้ในระบบเดียว

Lotus Notes/Domino เป็นแพลตฟอร์มซอฟต์แวร์แอปพลิเคชันที่เป็นส่วนเสริมของระบบปฏิบัติการเครือข่ายและรวมถึงเครื่องมือสำหรับการจัดเก็บเอกสาร การจำลองข้อมูล (การซิงโครไนซ์) การค้นหาข้อความแบบเต็ม อีเมล และกลไกที่สำคัญอื่นๆ

BOSS-Referent - ใช้โมดูลซอฟต์แวร์ที่เชื่อมต่อถึงกันซึ่งทำงานในสภาพแวดล้อมของ Lotus Notes/Domino และสนับสนุนกระบวนการทางธุรกิจของการจัดการและในบางส่วนคือเวิร์กโฟลว์การทำงาน

การสนับสนุนองค์กรและกฎระเบียบ: ข้อบังคับ กฎการทำงาน คำแนะนำสำหรับผู้ใช้และผู้ดูแลระบบ ฯลฯ

BOSS-Referent ประกอบด้วยชุดของระบบย่อยที่เชื่อมต่อถึงกันซึ่งออกแบบมาเพื่อสร้างระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และระบบอัตโนมัติในสำนักงาน

รูปที่ 2 - โครงสร้างของการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ "BOSS-Referent"

ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่อ้างอิง BOSS เป็นตัวอย่างที่ยอดเยี่ยมของวิธีการที่ผู้เชี่ยวชาญที่มีคุณสมบัติสูงเข้าถึงงานที่ได้รับมอบหมาย ได้รับการพัฒนาโดย BOSS-Referent เพื่อทำให้เวิร์กโฟลว์การจัดการและงานในสำนักงานเป็นแบบอัตโนมัติ ก่อตั้งขึ้นในปี 1996 วันนี้ BOSS-Referent EDMS เป็นหนึ่งในผู้นำในตลาดรัสเซียของโซลูชันระดับ ECM (การจัดการเนื้อหาสำหรับองค์กร) จากงาน EDMS ทั้งหมดที่ติดตั้งในปี 2008 นั้น 25% นั่นคือ ทุกๆ 4 ถูกนำไปใช้ในระบบ BOSS-Referent (ตามข้อมูลการสำรวจตลาด EDMS ที่เผยแพร่โดย DSS Consulting)

EDMS ที่ใหญ่ที่สุดในรัสเซียสร้างขึ้นบนแพลตฟอร์ม BOSS-Referent ใน Federal Tax Service ของสหพันธรัฐรัสเซีย (FTS) ซึ่งมีผู้ใช้มากกว่า 85,000 ราย และในบริษัท MTS ระบบดังกล่าวมีพนักงานมากกว่า 25,000 คนรวมกัน

ข้อเท็จจริงข้างต้นอธิบายได้ครบถ้วนว่าทำไมเมื่อค้นหาอินเทอร์เน็ตเพื่อหาคำผสม "ผู้อ้างอิงเจ้านาย" เกือบจะในทันทีหลังจากอธิบายอาชีพของผู้อ้างอิงหรือผู้ช่วยเลขานุการและประวัติความเป็นมาของคำว่า "เจ้านาย" พร้อมกับบทความ เกี่ยวกับวิธีการโต้ตอบกับเจ้านายเดียวกันเหล่านี้ในกิจกรรมระดับมืออาชีพ คุณสามารถค้นหาลิงก์ไปยังผลิตภัณฑ์นี้

หน้าจอหลักทำให้ผู้ใช้เห็นภาพสถานะปัจจุบันของกิจการ พนักงานสามารถประเมินจำนวนและสาระสำคัญของงานที่ทำทันที ปริมาณของจดหมายและเอกสารที่เขาได้รับสำหรับการประมวลผล และหากต้องการ ให้ย้ายไปยังเอกสาร จดหมาย หรือการมอบหมายที่เฉพาะเจาะจง งานใหม่จะไม่ปล่อยให้ผู้ปฏิบัติงานอยู่ตามลำพังจนกว่าจะเสร็จสิ้น

รูปที่ 3 - หน้าจอหลักของโปรแกรม

เป้าหมายประการหนึ่งของโครงการคือทำให้สถานที่ทำงานสะอาดและเป็นระเบียบเรียบร้อย โดยทั่วไปแล้ว ผู้ใช้จะทำงานกับเอกสารหลายสิบฉบับ ในการจำกัดจำนวนเอกสารที่แสดง จะมีการใช้ปุ่มตัวเลือกที่ทำงานร่วมกัน ซึ่งไม่ได้เปลี่ยนบริบทอย่างรุนแรง แต่ปรับมุมมองปัจจุบันของรายการเอกสาร

รูปที่ 4 - หน้าจอการสั่งซื้อ

ผู้ใช้ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่อ้างอิง BOSS คือหน่วยงานของรัฐบาลกลางและระดับภูมิภาค รัฐวิสาหกิจที่รวมกันเป็นหนึ่ง บริษัทการค้า รวมถึงการถือครองที่มีโครงสร้างสาขาขนาดใหญ่ และองค์กรขนาดเล็ก

ระบบอัตโนมัติของการจัดการเอกสารด้วยความช่วยเหลือของ BOSS-Referent นำไปสู่การเพิ่มผลิตภาพของพนักงาน การอำนวยความสะดวกในการเข้าถึงข้อมูลเพื่อการตัดสินใจในการจัดการ การปรับปรุงระเบียบวินัยด้านประสิทธิภาพ และผลที่ตามมาคือการปรับปรุงคุณภาพการจัดการโดยทั่วไป

งานการจัดการแก้ไขโดย EDMS BOSS-อ้างอิง:

- จัดระเบียบงานที่มีประสิทธิภาพพร้อมสัญญา

- ทำให้การไหลของเอกสารภายในองค์กรเป็นแบบไร้กระดาษมากที่สุด

- ทำให้เวิร์กโฟลว์ของหน่วยงานของรัฐบาลกลางหรือระดับภูมิภาคเป็นไปโดยอัตโนมัติ

- เพื่อให้แน่ใจว่ามีการควบคุมคุณภาพในการดำเนินการตามคำสั่งของผู้จัดการ

- ปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานกับแอพพลิเคชั่น

- สร้างการจัดการเอกสารภายในระบบการจัดการคุณภาพ

ไม่น่าแปลกใจที่คำค้นหา "ผู้อ้างอิงเจ้านาย" มักถูกป้อนลงในเครื่องมือค้นหาโดยตัวแทนจากทั้งองค์กรการค้าและโครงสร้างของรัฐบาล

การใช้งาน EDMS BOSS-Referent ให้ผลลัพธ์ดังต่อไปนี้:

- การปรับปรุงคุณภาพการบริการสาธารณะ

- การปรับปรุงวินัยการปฏิบัติงานเพิ่มความสามารถในการควบคุม

- เพิ่มความโปร่งใสและการเปิดกว้างของกิจกรรม

- ลดต้นทุนการสร้างความมั่นใจในการทำงานของหน่วยงานของรัฐ

- การสร้างพื้นฐานสำหรับระบบข้อมูลแบบบูรณาการเช่น "รัฐบาลอิเล็กทรอนิกส์" (การจัดการเอกสารระหว่างแผนก, EARs, หอจดหมายเหตุ, พอร์ทัลบริการสาธารณะ)

ระยะเวลาคืนทุนของระบบคือตั้งแต่หกเดือนถึง 2 ปี

1.3 ข้อดีและข้อเสียของ EDMS BOSS-Referent

ประโยชน์สำหรับบริษัทการค้า:

- เพิ่มความสามารถในการควบคุม

- ตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงทันที

- การเพิ่มขีดความสามารถในการแข่งขันของบริษัทในตลาด

ข้อดีของ BOSS-Referent EDMS พิจารณาจากความสามารถอันกว้างขวางของแพลตฟอร์ม IBM Lotus สถาปัตยกรรมไฮเทค และประสบการณ์การใช้งานที่หลากหลาย ข้อได้เปรียบต่อไปนี้ของโซลูชันเมื่อเปรียบเทียบกับคู่แข่งสามารถแยกแยะได้:

ข้อดี:

- การดำเนินการอย่างรวดเร็วและระบบอัตโนมัติที่รวดเร็วของกระบวนการประมวลผลเอกสาร

- ผู้ใช้เรียนรู้พื้นฐานการทำงานกับระบบได้ง่ายเนื่องจากอินเทอร์เฟซสะดวกและใช้งานง่าย

- ความเป็นไปได้ของการทำงานเต็มรูปแบบของผู้ใช้กับระบบทั้งผ่านไคลเอนต์ Lotus และผ่านเว็บ

- โอกาสมากมายในการปรับระบบให้เข้ากับความต้องการขององค์กร รวมถึงโดยผู้เชี่ยวชาญของลูกค้า

- ความเป็นไปได้ในการสร้างพื้นที่ข้อมูลที่เป็นหนึ่งเดียวอย่างแท้จริงในองค์กรที่มีโครงสร้างการกระจายทางภูมิศาสตร์

- ลดทราฟฟิกเมื่อทำงานในสภาพแวดล้อมแบบกระจายเนื่องจากการปฏิบัติตามหลักการ "เอกสารจะถูกส่งไปยังที่ที่จำเป็นสำหรับการทำงานเท่านั้น"

- รับประกันความน่าเชื่อถือและความทนทานต่อข้อผิดพลาดของระบบตลอด 24 ชั่วโมง 7 วันต่อสัปดาห์

- ความง่ายในการบำรุงรักษาระบบและความเป็นไปได้ในการจัดการ EDMS ในทุกสาขาจากจุดเดียว

- รับรองความปลอดภัยของข้อมูลในระดับสูง

- หนึ่งในข้อเสนอที่ดีที่สุดในตลาดในแง่ของอัตราส่วนราคา / คุณภาพ

- ประสิทธิภาพและประโยชน์ของระบบได้รับการยืนยันจากประสบการณ์การใช้งานที่ประสบความสำเร็จมากมาย

ท่ามกลางข้อบกพร่อง เราสามารถสังเกตเห็นการขาดงานออฟไลน์และอินเทอร์เฟซที่ล้าสมัยเล็กน้อย มีทัศนคติที่ลำเอียงต่อแพลตฟอร์มในส่วนของผู้ใช้ การจัดการสิทธิ์การเข้าถึงเอกสารไม่สะดวกอย่างยิ่งในเงื่อนไขการหมุนเวียนพนักงานตามปกติ การขาดสิทธิ์การเข้าถึงแบบกลุ่ม ปัญหาเกี่ยวกับการเปิดตัวซอฟต์แวร์เวอร์ชันใหม่ การสนับสนุนการรับประกันที่ไม่ดี

2. การวิเคราะห์ประสบการณ์การใช้ EDMS BOSS-Referent

2.1 แนวทางปฏิบัติของ BOSS-Referent ใน Federal Tax Service ของสหพันธรัฐรัสเซีย

IT Co. Group และพันธมิตรได้ดำเนินโครงการจำนวนมากเพื่อสร้างระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์โดยอิงจากแพลตฟอร์ม BOSS-Referent ที่องค์กรในอุตสาหกรรม ระดับ และรูปแบบการเป็นเจ้าของที่หลากหลาย

Federal Tax Service ของสหพันธรัฐรัสเซียเป็นแผนกที่ใหญ่ที่สุดในโครงสร้างของหน่วยงานของรัฐในประเทศของเรา ทุกปี Federal Tax Service ได้รับและดำเนินการเอกสารมากกว่า 200,000 ฉบับจากพลเมือง นิติบุคคล และหน่วยงานรัฐบาล ในเรื่องนี้งานหลักอย่างหนึ่งของ Federal Tax Service คือการสร้างระบบการจัดการเอกสาร

แพ็คเกจซอฟต์แวร์ BOSS-Referent ที่พัฒนาโดย IT Co. บนแพลตฟอร์ม Lotus Domino/Notes ได้รับเลือกให้เป็นพื้นฐานสำหรับระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ของแผนกของ Federal Tax Service โครงการร่วมของ IT Co. และศูนย์คอมพิวเตอร์วิจัยหลักของ Federal Tax Service of Russia (GNIVTS) เพื่อสร้าง EDMS ดำเนินการในสามขั้นตอน

ปัจจุบันจำนวนผู้ใช้ระบบเกิน 88,000 และหลังจากเสร็จสิ้นโครงการ มากกว่า 120,000 คนจะทำงานในระบบ วันนี้ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ของ Federal Tax Service ของรัสเซียเป็นระบบที่ใหญ่ที่สุดในประเทศของเรา

ณ กลางปี ​​2551 ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ของแผนกของ Federal Tax Service ของรัสเซียประกอบด้วยองค์กรมากกว่า 800 แห่ง รวมถึง: สำนักงานกลางของ Federal Tax Service, หน่วยงานอาณาเขตมากกว่า 80 แห่งของ Federal Tax Service, 7 การตรวจสอบของ Federal Tax Service สำหรับเขตสหพันธรัฐของสหพันธรัฐรัสเซีย, การตรวจสอบระหว่างภูมิภาค 9 แห่งสำหรับผู้เสียภาษีรายใหญ่, มากกว่า 750 เขตและ ผู้ตรวจการเมืองของ Federal Tax Service

ตัวชี้วัดเชิงปริมาณของการไหลของเอกสารในปี 2550 นั้นน่าประทับใจ จำนวนจดหมายเข้าและส่งออกที่ส่งและลงทะเบียนโดยใช้ EDMS ในสำนักงานกลางคือ: เอกสารขาเข้า 185,000 ฉบับและเอกสารขาออก 235,000 ฉบับตามลำดับ ตัวอย่างเช่น สำหรับการบริหารอาณาเขตของ Federal Tax Service ในสาธารณรัฐตาตาร์สถาน ตัวเลขเหล่านี้มีค่าเท่ากัน: เอกสาร 113,000 และ 132,000

รูปที่ 5 - ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ของ Federal Tax Service

ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ของ Federal Tax Service ได้รับการออกแบบมาเพื่อทำให้กระบวนการจัดการเอกสารหลักเป็นไปโดยอัตโนมัติใน Central Office, Departments (UFTS) และ Interregional Inspections (MRI) ของ Federal Tax Service of Russia, IFTS (Inspectorate of the Federal Tax Service) ) ของรัสเซียและให้แน่ใจว่ามีปฏิสัมพันธ์ที่มีประสิทธิภาพระหว่างกันในกระบวนการทำงาน

EDMS ของ Federal Tax Service ของรัสเซียประกอบด้วยสามระดับซึ่งจะมีการโต้ตอบกับข้อมูล:

ระดับ 1: EDMS CA FTS

ระดับที่ 2: SED UFTS (MRI) ("SED-ภูมิภาค")

ระดับ 3: SED IFTS

ผลิตภัณฑ์ตระกูล Lotus Notes/Domino ใช้เป็นส่วนประกอบพื้นฐานของ FTS EDMS

ระบบ Notes/Domino รักษาระบบใบรับรองแบบลำดับชั้นหลายระดับสำหรับผู้ใช้และเซิร์ฟเวอร์ โครงการนี้ใช้ระบบใบรับรองเดียวสำหรับทั้งองค์กร โดยคำนึงถึงโครงสร้างองค์กรสามระดับและการแบ่งเขตแดนของหน่วยงาน ตามรูปแบบนี้ โครงสร้างพื้นฐานของ Lotus Notes/Domino จะใช้ตัวรับรองรากเดียว - FTS โดยการเปรียบเทียบกับใบรับรองของสำนักงานกลางของ CA / FTS ใบรับรองระดับ 1 ของประเภท CodeUFTS / FTS ได้ถูกสร้างขึ้นสำหรับแต่ละ FTS - ตัวอย่างเช่น R05 / FTS

แต่ละ FTS (MRI) มีโดเมน Notes ของตัวเอง เซิร์ฟเวอร์ UFNS ทั้งหมดได้รับการติดตั้งเป็นเซิร์ฟเวอร์แรกในโดเมนของตน เซิร์ฟเวอร์ในการตรวจสอบภูมิภาคถูกกำหนดเป็นเซิร์ฟเวอร์ที่สองในโดเมนเดียวกัน

เซิร์ฟเวอร์ FNS (MRI) ทั้งหมดมีสมุดที่อยู่ Lotus Notes (Domino Directory) ของตนเอง

แคตตาล็อกรวมของ Federal Tax Service ให้บริการโดย:

การจำลองสมุดที่อยู่ทั้งหมดไปยังเซิร์ฟเวอร์ฮับกลาง (พุช);

การใช้ฐานข้อมูล Directory Catalog และงานมาตรฐานของ Lotus Notes Dircat

การจำลองแบบของฐานข้อมูล Directory Catalog ไปยังภูมิภาค (ดึง)

ทำให้สามารถดำเนินการแลกเปลี่ยนจดหมายและการโต้ตอบระหว่าง FTS, MRI, IFTS ต่างๆ ได้ตามอำเภอใจ

คุณสมบัติหลักของ Federal Tax Service คือระบบสำนักงานสามระดับ ไม่เพียงแต่หัวหน้าแผนกเท่านั้น แต่ยังรวมถึงเจ้าหน้าที่และหัวหน้าแผนกด้วย มีสำนักงานเป็นของตัวเองด้วย ในเรื่องนี้โครงสร้างสำนักงานหลายแห่งดำเนินการในระดับเอเชียกลางและแผนกต่างๆ ซึ่งทำให้มั่นใจได้ว่าสามารถทำงานกับเอกสารได้ กลุ่มต่างๆเฉพาะผู้ใช้ที่มีสิทธิ์การเข้าถึงที่เหมาะสมเท่านั้น พนักงานตรวจสอบเขตจะทำงานร่วมกับฐานข้อมูล "Chancery - IFTS" ซึ่งสร้างขึ้นเฉพาะสำหรับการตรวจสอบแต่ละครั้ง EDMS จะสร้างการลงทะเบียนเอกสารรายสัปดาห์ที่จัดส่งและลงทะเบียนในแผนกบริการภาษีโดยอัตโนมัติ ซึ่งจะถูกโอนไปยังกลุ่มเป้าหมาย ทะเบียนที่คล้ายกันมาจากการตรวจสอบเขตไปยังแผนกที่เกี่ยวข้อง

ใน EDMS ของ Federal Tax Service มีความเป็นไปได้ในการเก็บถาวรเอกสารของ DB "Chancery" จดหมายเหตุของหน่วยงานระดับภูมิภาค การตรวจสอบ และเอเชียกลางเป็นเอกสารอิสระ

ระบบได้รับการพัฒนาโดยเฉพาะสำหรับเจ้าหน้าที่ภาษี การเรียนทางไกลซึ่งคำนึงถึงคุณลักษณะทั้งหมดของ EDMS ของ Federal Tax Service และเป็นโมดูล

2 .2 ประสบการณ์การใช้ BOSS-Referent ใน Rosnedvizhimost

หน่วยงาน Cadastre อสังหาริมทรัพย์ของรัฐบาลกลาง (Rosnedvizhimost) เป็นหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลางที่รับผิดชอบในการจัดการทรัพย์สินของรัฐและให้บริการสาธารณะในด้านการบำรุงรักษาที่ดินของรัฐ ทะเบียนที่ดิน อสังหาริมทรัพย์, กิจกรรมเกี่ยวกับที่ดิน, การประเมินมูลค่าที่ดินของรัฐ, การจัดการที่ดินและการตรวจสอบที่ดินของรัฐตลอดจนหน้าที่ของการควบคุมที่ดินของรัฐ

การก่อสร้าง EDMS ของ Rosnedvizhimost ดำเนินการในสองทิศทาง: ระบบอัตโนมัติของการไหลของเอกสารในสำนักงานกลางของแผนกและการแนะนำระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในระดับภูมิภาค - ในแผนกของ Rosnedvizhimost ในหน่วยงานที่เป็นส่วนประกอบของสหพันธ์ และห้องที่ดิน

ณ กลางปี ​​​​2558 EDMS ของ Rosnedvizhimost รวมมากกว่า 220 องค์กรของแผนก (สำนักงานกลาง, การบริหารดินแดนของ Rosnedvizhimost สำหรับวิชาของสหพันธ์, Federal Cadastral Chambers สำหรับอาสาสมัครของสหพันธ์) ซึ่งตั้งอยู่ในเขตเวลาจาก Chukotka สำหรับคาลินินกราดจำนวนผู้ใช้ที่ใช้งานอยู่ของระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เกิน 2,000 .

เกือบตั้งแต่วันแรกของการดำเนินการ หน่วยงานได้รับเครื่องมืออันทรงพลังที่รับรองการดำเนินการตามคำสั่งของรัฐบาลอย่างไม่มีเงื่อนไข ระบบช่วยให้ผู้บริหารทุกคนตรวจสอบการปฏิบัติตามคำสั่งได้อย่างอิสระ ผลลัพธ์ที่สำคัญมากของการแนะนำ EDMS คือการกำจัดปัญหาในการจัดเก็บเอกสาร รวมถึงการโต้ตอบในปัจจุบัน

ระบบถูกปรับใช้และทำงานบนเซิร์ฟเวอร์เฉพาะ ซึ่งหมายความว่าแต่ละหัวข้อของสหพันธ์ได้ปรับใช้ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระดับภูมิภาคบนฐานเซิร์ฟเวอร์และเครือข่ายสมาชิก แต่ EDMS ระดับภูมิภาคทั้งหมดเหล่านี้ถูกรวมเข้ากับ ระบบทั่วไป. กล่าวคือ มีการสร้างโครงสร้างแบบลำดับชั้นที่ช่วยให้พนักงานของแผนกอาณาเขตสามารถดำเนินงานใน EDMS ได้อย่างอิสระ

ระบบประกอบด้วยส่วนประกอบซอฟต์แวร์ที่ช่วยให้กระบวนการผลิตหลักดังต่อไปนี้เป็นไปโดยอัตโนมัติในขอบเขตสูงสุด:

- การลงทะเบียนเอกสารขาเข้าและขาออก (ฐานข้อมูลที่ซับซ้อนหลายระดับ "Office");

- การแจกจ่ายเอกสาร

- การประมวลผลคำอุทธรณ์ของพลเมืองรวมถึงการตรวจสอบการดำเนินการตัดสินใจที่ทำกับพวกเขา (ฐานข้อมูล "คำชี้แจงของพลเมือง");

- ควบคุมการดำเนินการตามคำสั่งที่ได้รับจากฝ่ายบริหารของหน่วยงานตามเอกสารที่เข้ามา (DB "คำสั่ง", DB "Office of the Head");

- การลงทะเบียน การจัดเก็บคำสั่ง คำแนะนำ คำแนะนำของฝ่ายบริหาร ฯลฯ (DB "เอกสารองค์กรและการบริหาร");

- การอนุมัติร่างเอกสารและการยื่นขออนุมัติและการลงทะเบียนในภายหลัง

- ทำงานกับเอกสาร "สำหรับการใช้งานอย่างเป็นทางการ

- ค้นหาเอกสาร

การบริหารดินแดนแต่ละแห่งมีชุดฐานข้อมูลที่คล้ายกันสำหรับการทำงานอิสระในการบำรุงรักษาเอกสารสนับสนุนสำหรับการบริหาร

ได้ดำเนินการปรับปรุงขั้นตอนการลงทะเบียนเอกสารให้เหมาะสมและแปลงจากกระดาษเป็นรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ มีการเชื่อมต่อคอมเพล็กซ์ซอฟต์แวร์และฮาร์ดแวร์เฉพาะทาง ซึ่งช่วยให้คุณสแกนเอกสารจำนวนมากพร้อมๆ กัน แนบรูปภาพเอกสารกับบัตรลงทะเบียน EDMS โดยอัตโนมัติ

ในระหว่างการดำเนินโครงการ มีการจัดและดำเนินการฝึกอบรมสำหรับผู้ใช้ทุกประเภท รวมทั้งผู้ที่อยู่ในการบริหารดินแดน นี่เป็นปัจจัยบวกเพิ่มเติมสำหรับการเริ่มทำงานในระบบและปรับให้เข้ากับเงื่อนไขใหม่สำหรับการทำงานกับเอกสาร

การสนับสนุนด้านเทคนิคมีให้จากส่วนกลางโดยกลุ่มการบริหาร EDMS ของแผนกจากสำนักงานใหญ่ของหน่วยงาน

ในขณะนี้ ดูเหมือนว่าน่าสนใจที่จะพัฒนาระบบในด้านต่อไปนี้:

1. ระบบอัตโนมัติของกระบวนการจัดการประชุม การจัดการการตัดสินใจ และการรายงาน

2. ระบบอัตโนมัติของกระบวนการจัดเก็บและจัดการเอกสารโครงการในแผนกโครงสร้างของหน่วยงาน

3. การทำงานร่วมกันของ EDMS กับระบบควบคุมอัตโนมัติอื่น ๆ และการจัดการสิ่งพิมพ์ของบริการที่จัดทำโดยระบบและเอกสาร

4. ความเป็นไปได้ของการควบคุมแบบ end-to-end ในการดำเนินเอกสารในการบริหารดินแดนและรับรายงานจากสำนักงานกลาง สิ่งนี้จะให้กลไกเพิ่มเติมในการรับข้อมูลเกี่ยวกับสถานะปัจจุบันของเอกสารที่ส่งไปยังหน่วยงานอาณาเขตของหน่วยงานและคำแนะนำที่สร้างขึ้น

5. ความเป็นไปได้ของการตรวจสอบอัตโนมัติของ EDMS-TU จากสำนักงานกลาง (การรวบรวมข้อมูลทางสถิติ) ความพร้อมใช้งานของข้อมูลที่มีโครงสร้างเกี่ยวกับตัวชี้วัดเชิงปริมาณของการทำงานกับเอกสารใน EDMS ขององค์กรรอง ความสามารถในการสร้างรายงานทางสถิติ

บทสรุป

ปริมาณข้อมูลที่เพิ่มขึ้น เช่น ขาเข้า / ขาออก / การติดต่อภายใน แฟกซ์ สัญญา แอปพลิเคชัน คำแนะนำและเอกสารการทำงานอื่น ๆ ได้กลายเป็นส่วนสำคัญของกระบวนการทางธุรกิจมาเป็นเวลานานและต้องมีการประมวลผลและการสั่งซื้อเป็นประจำ - การสร้างการเรียงลำดับการวิเคราะห์การประสานงานและ การอนุมัติ.

EDMS อำนวยความสะดวกในการประมวลผลเอกสาร รับรองความเกี่ยวข้องของข้อมูลที่จัดเก็บ และลดเวลาที่ใช้ในการค้นหาข้อมูลที่จำเป็นอย่างมาก

การเลือก EDMS ที่เหมาะสมควรคำนึงถึงงานที่จะแก้ไขและลักษณะขององค์กรหรือองค์กร ในปัจจุบัน สามารถใช้ EDMS ที่ซับซ้อนได้ครอบคลุมทุกด้านของงานสำนักงานในองค์กรขนาดใหญ่และโครงสร้างการถือครองแบบกระจาย รวมไปถึงระบบที่ง่ายกว่าและไม่ซับซ้อนสำหรับองค์กรขนาดเล็กและขนาดกลาง

หน้าที่หลักของระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

- การลงทะเบียนและการจัดเก็บจดหมายโต้ตอบ รวมถึงจดหมายอิเล็กทรอนิกส์และเอกสารภายในของพนักงาน

- เพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการประสานงานและอนุมัติเอกสาร

- รับรองการจัดเก็บเอกสารถาวรที่เชื่อถือได้ ใช้งานได้จริงในระยะยาวด้วยกลไกที่ปรับแต่งได้สำหรับการเก็บถาวรเอกสารอัตโนมัติ

- การรวมและสร้างมาตรฐานของแบบฟอร์มและเทมเพลตเอกสาร

- รักษารายชื่อลูกค้า ติดตามประวัติการโต้ตอบกับพวกเขา

- การสร้างพื้นที่ข้อมูลเดียวและรับรองความเป็นไปได้ในการทำงานเต็มรูปแบบของพนักงานในสำนักงานและในโหมดการเข้าถึงระยะไกล

- การวางแผนงานทั่วไปและส่วนตัว

ข้อได้เปรียบที่ยิ่งใหญ่ของ EDMS คือความสามารถในการแปลงเอกสารไม่เพียงเท่านั้น แต่ยังรวมถึงกระบวนการสื่อสารของพนักงานให้เป็นรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งทำให้สามารถเร่งความเร็วและทำให้การจัดประชุมและการอภิปรายง่ายขึ้น การแลกเปลี่ยนข้อมูลที่เกี่ยวข้องและเชิงกลยุทธ์ และ การประสานงานการดำเนินการของพนักงานโดยไม่คำนึงถึงสถานที่ (สำนักงานอื่นเมืองอื่น ๆ )

ขั้นตอนการดำเนินการตามระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์:

- การตรวจสอบกฎระเบียบที่มีอยู่สำหรับการรักษาเอกสาร ข้อกำหนด และการทำงานของ EDMS

- การว่าจ้างด้วยการติดตั้งซอฟต์แวร์

- อบรมการทำงานกับระบบสำหรับพนักงาน-ผู้ใช้

- รองรับระหว่างการทดลองใช้งาน

การนำ EDMS มาใช้ในเชิงคุณภาพเปลี่ยนกระบวนการเวิร์กโฟลว์ในองค์กรและให้ข้อดีดังต่อไปนี้:

- ลดเวลาในการค้นหาเอกสารที่จำเป็นเนื่องจากการค้นหาแบบ end-to-end ในฐานข้อมูลองค์กร

- ลดความเข้มข้นของแรงงานและเพิ่มประสิทธิภาพการปฏิสัมพันธ์ระหว่างแผนกต่างๆ

- เพิ่มประสิทธิภาพการปฏิสัมพันธ์ระหว่างแผนกต่างๆ

- การปรับปรุงระบบการบริหารและควบคุมกระบวนการประมวลผลเอกสาร

- ลดเวลาการส่งมอบข้อมูลการจัดการ: คำสั่ง, คำแนะนำ, การมอบหมาย;

- ลดความเสี่ยงในการสูญหายของเอกสาร

- ความเป็นไปได้ของการตัดสินใจในทันทีเนื่องจากความครบถ้วนและความเกี่ยวข้องของข้อมูลที่ให้ไว้

- ลดจำนวนเอกสารที่เป็นกระดาษในเวิร์กโฟลว์ของบริษัทโดยการสแกนเอกสารขาเข้าและขาออกทั้งหมด

- เพิ่มความปลอดภัยในการจัดเก็บเอกสารโดยแนะนำการเข้าถึงระบบโดยคำนึงถึงบทบาทการเข้าถึงและสิทธิ์ของพนักงานในข้อมูลนี้

ตัวอย่างหนึ่งของ EDMS คือระบบอ้างอิง BOSS ที่พิจารณาในบทความนี้ ดังที่เห็นได้จากตัวอย่างที่นำเสนอ สถาบันหลายแห่ง (Federal Tax Service, Rosnedvizhimost) ได้ดำเนินการแล้วในทางปฏิบัติและสามารถประเมินผลลัพธ์ที่เกี่ยวข้องกับการปรับการไหลของเอกสารให้เหมาะสมในทางปฏิบัติ

รายการวรรณกรรม

1. Baykova I.Yu. การไหลของเอกสารและงานในสำนักงาน: วิธีจัดระเบียบงานกับเอกสาร - M.: Eksmo, 2014. - 483 p.

2. Bardaev E.A. , Kravchenko V.B. การจัดการเอกสาร. - อ.: อคาเดมี่, 2555. - 291 น.

3. Basakov M.I. การทำงานในสำนักงานและการโต้ตอบในคำถามและคำตอบ: หนังสือเรียนสำหรับนักศึกษามหาวิทยาลัยเศรษฐกิจและวิทยาลัย - ฉบับที่ 5 ฉบับปรับปรุง และพิเศษ // ซีรีส์ "ตำราและคู่มือการศึกษา" - Rostov n / a: สำนักพิมพ์ "Phoenix", 2013. - 320 p.

4. Bobyleva M.P. ประเด็นการวิเคราะห์เวิร์กโฟลว์ขององค์กรในบริบทของการใช้ระบบอัตโนมัติ เอกสาร - 2555. - ลำดับที่ 8 - หน้า. 50-56

5. Bobyleva M.P. ระหว่างทางสู่การจัดการข้อมูล (ประเด็นการประเมินกิจกรรมของบริการการจัดการเอกสารในบริบทของการจัดการเอกสารอัตโนมัติ) // Deloproizvodstvo - 2557. - ครั้งที่ 2 - กับ. 67-69

6. Bykova T.A. , Kuznetsova T.V. , Sankina L.V. เอกสารสนับสนุนผู้บริหาร (งานสำนักงาน): Proc. เบี้ยเลี้ยง. - ครั้งที่ 2 ม.: INFRA-M, 2555. - 260 น.

7. Vigera A.M. , Dorofeeva O.P. , Gubskaya E.K. ธุรกิจเลขา. ซีรีส์ "หลักสูตรฝึกอบรม". Rostov n / a: Phoenix, 2011. - 270 p.

8. Grinberg, A. S. การสนับสนุนเอกสารการจัดการ [ทรัพยากรอิเล็กทรอนิกส์]: หนังสือเรียนสำหรับนักศึกษามหาวิทยาลัยที่กำลังศึกษาอยู่ในสาขา "เศรษฐศาสตร์" และ "การจัดการ", "สารสนเทศ" พิเศษ, "เอกสารและเอกสารสนับสนุนการจัดการ", "ระบบอัตโนมัติและการควบคุม " / A. S. Grinberg et al. - M. : UNITI-DANA, 2012. - 391 p.

9. เอกสาร (องค์กรและเทคโนโลยีการจัดการเอกสาร); หนังสือเรียนสำหรับมหาวิทยาลัย / Kuznetsova T.V. , Sankina L.V. , Bykova T.A. และอื่น ๆ.; ภายใต้กองบรรณาธิการของ ศ. ที.เอ. คุซเนตโซว่า - ม.: UNITI-DANA, 2556. - 359 น.

10. เอกสารสนับสนุนกิจกรรมขององค์กร Baranovsky V.P. กวดวิชา. - ม.: สมาคมนักเขียนและสำนักพิมพ์ "ตีคู่". สำนักพิมพ์ Ekmos, 2005. - 276 p.

11. เอกสารสนับสนุนผู้บริหาร (งานสำนักงาน): Proc. การตั้งถิ่นฐาน / T.A. Bykova และคนอื่นๆ - ฉบับที่ 2, ปรับปรุง และเพิ่มเติม - M.: NITs Infra-M, 2556. - 304 p.

12. Kuznetsov S.L. ระบบอัตโนมัติทะเบียนและควบคุมการดำเนินการ // ธุรกิจเลขานุการ. - 2554. - ครั้งที่ 4 - กับ. 48-49

13. Kuznetsov S.L. เทคโนโลยีสมัยใหม่ของการสนับสนุนเอกสารสำหรับการจัดการ - M.: MPEI; 2555. - 361 น.

14. Kuznetsov, I. N. งานสำนักงาน [ ทรัพยากรอิเล็กทรอนิกส์] : คู่มือการศึกษาและการอ้างอิง / I. N. Kuznetsov. - ครั้งที่ 6 ปรับปรุง และเพิ่มเติม - M. : Publishing and Trade Corporation "Dashkov and Co", 2556. - 520 p.

15. Kunyaev, N. N. งานในสำนักงานที่เป็นความลับและการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ปลอดภัย [ทรัพยากรอิเล็กทรอนิกส์]: ตำราเรียน / N. N. Kunyaev, A. S. Demushkin, A. G. Fabrichnov; ต่ำกว่าทั้งหมด เอ็ด N.N. Kunyaeva. - ม.: โลโก้, 2554. - 452 น.

16. รัฐบาลอิเล็กทรอนิกส์. การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ข้อกำหนดและคำจำกัดความ: ตำรา / S.Yu. คาบาชอฟ - M.: NITs INFRA-M, 2013. - 320 p.

17. Strastenko V.V. เอสทีซี ไออาร์เอ็ม ทำไมคุณถึงต้องการระบบอัตโนมัติทางธุรกิจ? - โหมดการเข้าถึง: http://www.mdi.ru/library/analit/avtom.html

18. ภาพรวมของระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ - โหมดการเข้าถึง: http://www.ixbt.com/soft/sed.shtml

19. การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ - ระบบการจัดการเอกสาร - โหมดการเข้าถึง: http://www.IT.ru/

20. ระบบการจัดการองค์กรอัตโนมัติ - โหมดการเข้าถึง: http://www.cmdsoft.ru/

21. ทรัพยากรอิเล็กทรอนิกส์: ศูนย์เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์: N-System ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์. - โหมดการเข้าถึง: http://www.cland.ru/

โฮสต์บน Allbest.ru

เอกสารที่คล้ายกัน

ระบบซอฟต์แวร์สำนักงานอัตโนมัติ การประเมินประสิทธิผลของการนำระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ไปใช้ การวิเคราะห์บริการงานสำนักงานใน ZAO Tekhnoliga การสร้างระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ตาม EDMS "BOSS-Referent"

ภาคเรียนที่เพิ่ม 03/04/2015


สาระสำคัญและspivvіdnoshnjaเพื่อทำความเข้าใจ "ผู้อ้างอิง", "ผู้อ้างอิงเลขานุการ" และ "ผู้ช่วยของkerіvnik" คุณสมบัติของผู้ช่วยผู้อ้างอิงอื่น เอกสารเชิงบรรทัดฐานสำหรับอาชีพของผู้อ้างอิงในยูเครน เอกสารที่ควบคุมกิจกรรมของผู้อ้างอิงที่อยู่เบื้องหลังวงล้อม

ภาคเรียนที่เพิ่ม 03/22/2015


การวิเคราะห์ระบบสำนักงานอัตโนมัติที่ทันสมัยในองค์กรและการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ คุณสมบัติของการจัดหมวดหมู่ ปัญหาระบบอัตโนมัติของการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ประโยชน์ของการนำระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ไปใช้

ภาคเรียนที่เพิ่ม 01/15/2013


สาระสำคัญและความสำคัญของการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ผลกระทบต่อการปรับปรุงประสิทธิภาพในกระบวนการจัดการองค์กร การกำหนดโครงร่างแบบขนานหรือแบบต่อเนื่องสำหรับการประมวลผลเอกสาร การจำแนกโปรแกรมการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

ภาคเรียนที่เพิ่ม 04/22/2014


แนวคิดพื้นฐานและหลักการของการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ข้อดีของการนำไปปฏิบัติ Portable Document Format (PDF) ในรูปแบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์แบบพกพาที่ไม่ต้องพึ่งพาแพลตฟอร์ม ลายเซ็นดิจิทัลอิเล็กทรอนิกส์: วัตถุประสงค์และการใช้งาน

การนำเสนอ, เพิ่ม 01/31/2016


แนวคิดและคำจำกัดความของการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (ในข้อความ กฎหมายของรัฐบาลกลาง). ความต้องการขององค์กรขนาดเล็กในระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (EDMS) การจำแนกประเภทของฟังก์ชัน EDMS ข้อกำหนดพื้นฐานสำหรับมัน คุณสมบัติและรายละเอียดของเอกสาร

การนำเสนอ, เพิ่ม 03/21/2015


การจำแนกปัญหาของการแนะนำเครื่องมือการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์: วิทยาศาสตร์ที่มากเกินไป การต่อต้านสิ่งแวดล้อมและวิศวกรรมย้อนกลับ การปรับแต่ง งานที่อยู่ภายใต้โครงการ อนุรักษ์นิยมของพนักงานและผู้บริหาร มอบอำนาจทางกฎหมายให้กับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

บทคัดย่อ เพิ่ม 05/17/2011


ลักษณะทางเทคนิค ลักษณะเฉพาะ กรอบเวลาและความซับซ้อนของการนำระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ไปใช้ในองค์กร การวิเคราะห์ปัญหาทางจิตวิทยาที่เกิดจากแรงจูงใจและการฝึกอบรมบุคลากรที่เกี่ยวข้องกับการแนะนำ EDMS

ภาคเรียนที่เพิ่ม 12/04/2014


สาระสำคัญและประเภทของการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ หลักการขององค์กร กฎสำหรับการดำเนินการของเอกสารการบริหารและการอ้างอิง แนวคิดและลักษณะของกองทุนจดหมายเหตุ ระเบียบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในองค์กร

กระดาษภาคเรียนเพิ่ม 10/16/2014


ลักษณะของระบบย่อยการจัดการข้อมูล แนวคิดและการจัดประเภท เอกสารกฎเกณฑ์องค์กรต่างๆ ศึกษาการไหลของเอกสารที่องค์กร LLC "โรงงานก่อสร้างบ้านแผงใหญ่" วิธีการใช้การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ "Delo"

ระบบนี้พัฒนาโดย IT Co. (http://www.it.ru) อยู่ในหมวดของระบบที่เน้นสนับสนุนการบริหารองค์กร การทำงานที่มีประสิทธิภาพของพนักงาน และการสะสมความรู้ และในขณะเดียวกันก็มีการพัฒนาบริการเพิ่มเติม

แอปพลิเคชั่นหลักคือการสร้างระบบองค์กรที่ครอบคลุมกิจกรรมของพนักงานในที่ทำงานและสนับสนุนกระบวนการทางธุรกิจการจัดการ รองรับการทำงานในสำนักงาน การจัดการองค์กร การประสานงานด้านเอกสาร คุณลักษณะที่โดดเด่นของมันคือเนื่องจากเป็นระบบการจัดการเอกสารที่ครบถ้วน มีฟังก์ชันที่จำเป็นทั้งหมดสำหรับการใช้งานในสำนักงานอยู่แล้ว ตั้งแต่เริ่มต้น เนื้อหานี้มีแนวคิด บทบาทและหน้าที่ที่มีอยู่ในองค์กรที่มีโครงสร้างลำดับชั้นที่ซับซ้อนในรัสเซีย คุณสมบัติที่โดดเด่นอีกอย่างของระบบ BOSS-Referent: ใช้ฟังก์ชันของระบบ CRM, การควบคุมสัญญา, การบัญชีสินค้าคงคลัง, การสแกนสตรีมและการรับรู้ (ระบบ FineReader รวมอยู่ใน BOSS-Referent) การประชุมทางอิเล็กทรอนิกส์และกระดานข่าว

ระบบถูกนำมาใช้บนแพลตฟอร์ม LotusNotes ด้วยเหตุนี้ นอกเหนือจากฟังก์ชัน "BOSS-Referent" แล้ว ผู้ใช้ยังมีฟังก์ชันการทำงานของสภาพแวดล้อม LotusNotes อย่างเต็มที่ รวมทั้งอีเมล การจำลองข้อมูล ความสามารถในการทำงานจากระยะไกล เป็นต้น "BOSS-Referent" เป็นระบบที่เปิดกว้างที่สุดในทุกแง่มุม - มาพร้อมกับข้อความต้นฉบับแบบเต็ม นอกจากนี้ยังมาพร้อมกับชุดเครื่องมือของนักพัฒนาพร้อมคำอธิบายแบบเต็มของฟังก์ชันของอินเทอร์เฟซการเขียนโปรแกรมแอปพลิเคชัน

1.1. วัตถุประสงค์ของระบบ "ผู้อ้างอิง"

ระบบ BOSS-Referent ได้รับการออกแบบมาเพื่อทำให้ขั้นตอนการจัดการและงานในสำนักงานเป็นไปโดยอัตโนมัติ ผู้บริโภคของบริษัทคือบริษัทการค้า รัฐวิสาหกิจรวมของรัฐบาลกลาง หน่วยงานของรัฐ

ผลลัพธ์หลักของการดำเนินการตามระบบคือ:

เพิ่มความสามารถในการจัดการขององค์กร ระดับใหม่ของการปฏิบัติวินัย

รองรับกฎระเบียบของการปฏิสัมพันธ์ภายในองค์กร เพิ่มความรวดเร็วในการตัดสินใจ

การสร้างเงื่อนไขในการแลกเปลี่ยนความรู้และข้อมูล ปรับปรุงกระบวนการ ผลิตภัณฑ์ และบริการขององค์กร

ข้อดีของระบบอ้างอิง BOSS

หมายถึงการสร้างข้อมูลเดียวและพื้นที่การจัดการสำหรับองค์กรที่มีความซับซ้อน: แบบกระจาย หลายระดับ การทำงานและการออกแบบ

รองรับเส้นทางการอนุมัติเอกสารที่ซับซ้อน

การพัฒนาโซลูชัน ทำให้กระบวนการทางธุรกิจเป็นอัตโนมัติอย่างรวดเร็วด้วยเวิร์กโฟลว์เอกสารในตัวที่ปรับแต่งได้และปรับแต่งได้

การทำงานที่เชื่อถือได้ ประสิทธิภาพสูง ง่ายต่อการบริหารจัดการและปรับขนาด การเข้าถึงเว็บ

ความพร้อมใช้งานของเครื่องมือรักษาความปลอดภัยข้อมูล ความเป็นไปได้ในการสร้างระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่มีนัยสำคัญทางกฎหมายบนพื้นฐานของ BOSS-Referent

ใช้งานง่ายโดยผู้ใช้

การใช้ระบบอย่างประสบความสำเร็จโดยบริษัทและองค์กรชั้นนำในรัสเซีย

การทำงานของระบบ

ระบบอ้างอิง BOSS ให้กระบวนการอัตโนมัติ:

เอกสารสนับสนุนสำหรับการตัดสินใจ รวมถึงการสร้างร่างเอกสาร การอนุมัติ การอนุมัติ และส่งไปยังที่เก็บถาวร

การควบคุมระเบียบวินัยของผู้บริหาร รวมถึงกระบวนการสร้างคำสั่งและการควบคุมการนำไปปฏิบัติ

การจัดการจดหมายขาเข้าและขาออก

ฟังก์ชันเหล่านี้สามารถนำไปใช้ในองค์กรและบริษัทที่มีโครงสร้างการออกแบบเชิงหน้าที่หลายระดับ กระจายตามภูมิศาสตร์ และใช้งานได้

ฟังก์ชั่นอัตโนมัติ

เอกสารประกอบการตัดสินใจ:

ระบบอัตโนมัติของกฎระเบียบที่ได้รับอนุมัติและการจัดการการเปลี่ยนแปลง ข้อบังคับ- เอกสารที่แสดงรายการและอธิบายตามลำดับขั้นตอน (ขั้นตอน) ที่ผู้เข้าร่วมหรือกลุ่มผู้เข้าร่วมต้องทำเพื่อดำเนินการตามกระบวนการทางธุรกิจให้เสร็จสิ้น ซึ่งมักจะระบุถึงกำหนดเวลาที่จำเป็นสำหรับการเสร็จสิ้นขั้นตอน (ขั้นตอน)

รักษาการทำงานของผู้ใช้ปลายทางตามระเบียบ

สตริงย่อยของกฎที่ใช้ได้ทันที

ควบคุมการผ่านของเอกสารตามระเบียบ: วันที่ วีซ่า รุ่นและการแก้ไขเอกสาร

รองรับรูปแบบการจับคู่ที่ซับซ้อน: ขนาน, ตามลำดับ, พร้อมการเปลี่ยนแบบมีเงื่อนไข

ทำงานกับเวอร์ชันและการแก้ไขเอกสาร

การประมวลผลเอกสารขาเข้าและขาออก:

การลงทะเบียนจดหมายโต้ตอบที่ได้รับในรูปแบบต่างๆ การเชื่อมโยงเอกสาร "ตามคำถาม"

การกำหนดมติ การส่งต่อเอกสารภายในองค์กรผ่านเส้นทางที่ปรับแต่งได้ ปณิธาน(lat. ความละเอียด - การตัดสินใจอนุญาต) - การตัดสินใจโดยเจ้าหน้าที่หรือหน่วยงานที่ปรึกษาซึ่งเป็นองค์กรระหว่างประเทศ

รองรับหมายเลขทะเบียนที่ซับซ้อน

รับรองการดำเนินงานของสำนักงานหลายแห่ง

การควบคุมวินัยการปฏิบัติงาน

เข้าถึงเอกสารที่เกี่ยวข้องกับคำสั่งซื้อใหม่และที่สร้างไว้ก่อนหน้านี้ได้อย่างรวดเร็ว

การก่อตัวของคำสั่ง การปรับรายชื่อผู้ดำเนินการ และกำหนดเวลาในการดำเนินการตามคำสั่ง

ควบคุมกำหนดเวลาและดำเนินการตามคำสั่ง

การตรวจสอบและสถิติการดำเนินการตามคำสั่งและการประมวลผลเอกสาร การตรวจสอบ- กระบวนการสังเกตและบันทึกข้อมูลบนวัตถุใด ๆ ในช่วงเวลาที่อยู่ติดกันอย่างแยกไม่ออก ในระหว่างที่ค่าข้อมูลจะไม่เปลี่ยนแปลงอย่างมีนัยสำคัญ

รองรับโครงสร้างองค์กรที่ซับซ้อนของบริษัทและองค์กร

การรักษาข้อมูลของบริษัทรอง หน่วยงาน และพนักงานขององค์กร

การสนับสนุนกลไกของบุคคลที่เชื่อถือได้ การมอบอำนาจและการรวมกัน

การจัดการสิทธิ์ของพนักงานในการสร้าง อนุมัติ ลงนาม ลงทะเบียนเอกสาร ฯลฯ

โครงสร้างการทำงานของระบบอ้างอิง BOSS

ระบบสแกนและจดจำข้อความ

ระบบ BOSS-Referent ถูกรวมเข้ากับ ABBYY FineReader (เวอร์ชัน 4.0 หรือ SE 7.0) และ CuneiForm (เวอร์ชัน 10 ขึ้นไป) การสแกนและการจดจำข้อความ . FineReader- ระบบการรู้จำอักขระด้วยแสงที่พัฒนาโดยบริษัทรัสเซีย แอบบี้. CuneiForm(อังกฤษ. cuneiform cuneiform - cuneiform), Cognitive OpenOCR เป็นระบบเปิดที่แจกจ่ายอย่างอิสระของการรู้จำข้อความด้วยแสงโดย บริษัท Cognitive Technologies ของรัสเซีย การมีการรวมเข้าด้วยกันทำให้คุณสามารถจัดระเบียบการแปลงเอกสารอัตโนมัติอย่างรวดเร็วจากกระดาษเป็นแบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์และการเข้าสู่ระบบที่สะดวก บูรณาการ- การฟื้นฟู การเติมเต็ม การชุมนุม การรวมตัวกันของโครงสร้างทางการเมือง เศรษฐกิจ รัฐ และสาธารณะภายในภูมิภาค ประเทศ โลก

BOSS-Referent มีสามตัวเลือกสำหรับการใช้เครื่องมือสแกนในการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และระบบสำนักงานอัตโนมัติ:

การใช้เครื่องสแกนเดสก์ท็อปเพื่อจัดระเบียบการสแกนส่วนบุคคล ขอแนะนำให้ใช้ในองค์กรที่มีเอกสารขาเข้าจำนวนเล็กน้อย

การใช้เครื่องสแกนเครือข่ายสำหรับเวิร์กกรุ๊ป

การใช้สายการสแกนแบบสตรีมมิ่ง ให้การแปลงเอกสารเป็นรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์อย่างรวดเร็วโดยอัตโนมัติในโหมดการสตรีมแบบต่อเนื่อง การสแกนดังกล่าวดำเนินการโดยใช้เทคโนโลยีบาร์โค้ดและแนะนำให้ใช้ในองค์กรที่มีการติดต่อเข้ามาเป็นจำนวนมาก โดยมีโครงสร้างแบบกระจายตามภูมิศาสตร์ของอุปกรณ์การจัดการ ในสำนักงานกลางของกระทรวงและหน่วยงานต่างๆ

3 โมดูลการทำงาน "สำนักงาน" รอบการทำงานเต็มรูปแบบด้วยการโต้ตอบขาเข้าและขาออก: การใช้เทมเพลตของการ์ดเอกสาร การลงทะเบียนการติดต่อ การส่งเอกสารเพื่อประกอบการพิจารณา, การลงมติ การสร้างแผ่นความคุ้นเคย การตรวจสอบตำแหน่งของกระดาษ ต้นฉบับของเอกสาร การดำเนินการ, การทำความคุ้นเคย, การส่ง "ไปยังไฟล์" การสแกนเอกสารและการประมวลผลเอกสารที่ได้รับผ่านและจากเซิร์ฟเวอร์แฟกซ์ การสำรองหมายเลขสำหรับเอกสารขาออก รองรับรูปแบบเวิร์กโฟลว์แบบรวมศูนย์ กระจายอำนาจ และผสม

4 การสร้าง AC ของเอกสารขาเข้า สร้างคู่สัญญาใหม่จากบัตรเอกสาร ตรวจสอบเอกสารสำหรับการลงทะเบียนใหม่ ระบุบันทึกการลงทะเบียนสำหรับเอกสารประเภทนี้ ระบุวันครบกำหนดและความละเอียดที่เข้ามา 1) พิมพ์สติกเกอร์หรือบัตรที่มีบาร์โค้ด 2) แนบภาพที่สแกนของเอกสาร: (ปกติหรือสแกนด้วยบาร์โค้ด)

5 การสนับสนุนการลงทะเบียนสำหรับหมายเลขการลงทะเบียนที่ซับซ้อน ตั้งค่าเทมเพลตการกำหนดหมายเลขสำหรับเอกสารทุกประเภท ความสามารถในการใช้หลายรูปแบบสำหรับตัวนับเดียว มีตราประทับการลงทะเบียน หมายเลข และบาร์โค้ดติดอยู่กับเอกสาร เป็นไปได้ที่จะใช้การสำรวจ RK แบบง่าย

6 ทบทวนความเป็นไปได้ในการตรวจสอบเอกสารโดยพนักงานหลายคน ความสามารถในการใช้เส้นทางมาตรฐานสำหรับเอกสารขาเข้า ความสามารถในการสร้างความละเอียดแบบร่างและใช้เทมเพลตความละเอียดทำให้เอกสารอยู่ภายใต้การควบคุมโดยการระบุประเภทของการควบคุม เลือกตัวควบคุมหรือหน่วยควบคุมเพิ่มส่วนคำสั่งความละเอียดด้วยตนเองหรือจากมุมมองเทมเพลต / เปลี่ยนความละเอียดแบบร่างที่สร้างไว้ก่อนหน้านี้

7 ย่อหน้าของมติ ระบุผู้บริหารที่รับผิดชอบและผู้บริหารร่วม หัวข้อ วาระ ผู้มีอำนาจควบคุม คำแนะนำถูกสร้างขึ้นสำหรับจุดควบคุมของความละเอียด สำหรับจุดที่ไม่มีการควบคุม - เอกสารจะถูกส่งไปตรวจสอบ แก้ไขการโอนต้นฉบับ สร้างคำสั่งที่มีการควบคุมเป็นระยะ

8 คำสั่ง ผู้ดำเนินการได้รับการแจ้งเตือนเกี่ยวกับการรับคำสั่งให้ดำเนินการ ผู้เขียนและผู้ควบคุมคำสั่งสามารถ: ปรับกำหนดเวลาเปลี่ยนนักแสดงยกเลิกคำแนะนำ ผู้เขียนผู้ควบคุมนักแสดงได้รับการแจ้งเตือนเกี่ยวกับการละเมิดกำหนดเวลา

9 การดำเนินการตามคำสั่ง ผู้ดำเนินการตามคำสั่งสามารถ: สร้างคำสั่งใหม่ตามคำสั่งของเขา (ห่วงโซ่ของคำสั่ง) หากจำเป็น ให้ป้อนรายงานการดำเนินการสำหรับผู้ดำเนินการร่วมด้วยการสร้าง เอกสารใหม่การรับรายงานจากคำสั่งของผู้บริหารร่วมหรือคำสั่งย่อย แนบไฟล์แนบ ลิงค์ไปยังเอกสารที่เตรียมไว้ก่อนหน้านี้ เพียงแสดงความคิดเห็นในการดำเนินการ จัดทำรายงานการดำเนินการตามคำสั่ง

10 การควบคุมการดำเนินการ ผู้เขียนและผู้ควบคุมคำสั่งสามารถอนุมัติคำสั่งหรือส่งคืนเพื่อแก้ไข การควบคุมวินัยการปฏิบัติงาน: รายงานวินัยประสิทธิภาพ (ตัวสร้างรายงาน ReportsMan) คำสั่งถูกดำเนินการ คำสั่งที่ค้างชำระ คำสั่งที่กำลังดำเนินการ ผู้ควบคุมสามารถอนุมัติคำสั่งโดยตรงในเอกสารการ์ด

12 การเตรียมการขาออก 1. กรอกข้อมูลในฟิลด์ของการ์ดที่จำเป็น ฟิลด์ที่ทำเครื่องหมายด้วยไอคอน ฟิลด์บางฟิลด์สามารถกรอกตามค่าเริ่มต้น ค่าจะถูกป้อนลงในฟิลด์โดยตรง

13 เตรียมเอกสารส่งออก 2.วางเอกสาร ป้อนข้อความในช่อง "เนื้อหา" เพิ่มไฟล์แนบจากดิสก์ภายในเครื่องจากฐานข้อมูล เทมเพลตจากเครื่องสแกน สามารถแนบไฟล์แนบกับเทมเพลตการ์ดล่วงหน้าได้ ขนาดไฟล์แนบสามารถถูกจำกัดโดยผู้ดูแลระบบ

15 การเตรียมขาออก 3. สร้างเส้นทางโดยการเปลี่ยนเส้นทางที่มีอยู่ สามารถกำหนดเส้นทางได้: 1) "ยาก" - คุณไม่สามารถเปลี่ยนผู้อนุมัติและลำดับการอนุมัติ 2) "ยืดหยุ่น" - คุณสามารถลบและเพิ่มผู้อนุมัติได้ 3) คุณสามารถเพิ่มรายการใหม่ได้ แต่ไม่สามารถลบรายการเริ่มต้นได้ มีการกำหนดค่าพารามิเตอร์สำหรับแต่ละขั้นตอนการเจรจา

21 การอนุมัติเอกสาร การอนุมัติเพิ่มเติมและการมอบหมาย เพิ่ม การอนุมัติ – สาขาการอนุมัติเพิ่มเติม วีซ่าของผู้ประสานงานหลักจะติดอยู่ในเอกสารโดยไม่คำนึงถึงการตัดสินใจเพิ่มเติม ผู้ประสานงาน การมอบหมาย - วีซ่าของพนักงานที่ได้รับมอบหมายการอนุมัติจะติดอยู่ในเอกสาร

28 โมดูล "การอุทธรณ์ของพลเมือง" การประมวลผลคำอุทธรณ์ด้วยวาจาและลายลักษณ์อักษรแบบเต็ม: การลงทะเบียนคำอุทธรณ์ การพิจารณา การก่อตัวของมติการดำเนินการ การเตรียมการด้วยการอนุมัติการตอบสนองต่อการอุทธรณ์ การก่อตัวของคำขอที่เกี่ยวข้องกับองค์กรภายนอก การลงทะเบียนการตอบสนองต่อคำร้องขอจากองค์กรภายนอก

30 ผู้เขียนคำอุทธรณ์ ทำงานกับผู้อุทธรณ์: ความสามารถในการเชื่อมต่อหนังสืออ้างอิง "ตัวแยกประเภทที่อยู่ของรัสเซีย" (KLADR) ข้อมูลที่สมบูรณ์เกี่ยวกับผู้เขียน: ชื่อเต็ม ที่อยู่ สถานที่ทำงาน สถานะทางสังคม ผลประโยชน์ ฯลฯ EDMS BOSS-Referent ผ่านการรับรอง FSTEC ที่จำเป็นสำหรับการรับรองในแง่ของคลาสการป้องกันข้อมูลส่วนบุคคลที่ระดับ 2-4

31 สนับสนุนกระบวนการตัดสินใจ ประเภทของเอกสารที่ประมวลผลในกระบวนการตัดสินใจ: ส่วนประกอบเอกสารของกระบวนการตัดสินใจเป็นแบบอัตโนมัติในระบบอ้างอิง BOSS ใบสมัคร ORD บันทึกร่างข้อตกลง เอกสารขาออก กระบวนการทางธุรกิจในโมดูลการตัดสินใจดำเนินการโดยใช้กระบวนการตัดสินใจมาตรฐาน

32 โมดูลการทำงาน "การตัดสินใจ" ในฐานข้อมูล การตัดสินใจดำเนินการ: การก่อตัวของเส้นทางการเคลื่อนไหวของเอกสาร การเปลี่ยนเส้นทาง "ทันที" การควบคุมการเคลื่อนไหวของเอกสาร การลงทะเบียนเอกสาร (รวมถึงการลงทะเบียนอัตโนมัติ) การสำรองหมายเลขสำหรับสัญญาใบสำคัญแสดงสิทธิและร่าง เอกสารขาออก การทำความคุ้นเคยและการส่งจดหมาย การก่อตัวของคำสั่งสำหรับเอกสารและการควบคุมการดำเนินการ 37 บริการแจ้งเตือน ผู้ใช้จะได้รับแจ้งเกี่ยวกับเหตุการณ์ของระบบทั้งหมดตลอดจนเกี่ยวกับการดำเนินการที่ต้องทำในระบบโดยใช้การแจ้งเตือนที่ได้รับ : การแจ้งเตือนแบ่งออกเป็น: งาน ข้อความแสดงข้อมูลในฐานข้อมูล Cabinet (แสดงในปฏิทินในหน้าเริ่มต้น) ไปยังกล่องจดหมาย Lotus Notes หรือระบบเมลอื่น