(!LANG:Ecm este un program de automatizare a fluxului de lucru al șefului-revizor. oportunități ample de adaptare a sistemului la nevoile organizației, inclusiv de către specialiștii clientului. creșterea eficienței interacțiunii între diverse departamente

• BOSS-Referent- Sistem de clasă ECM bazat pe platforma IBM Lotus
• BOSS-Referent 2010- Sistem de clasă ECM bazat pe Microsoft SharePoint Server 2010
• BOSS Referent 4J- sistem managementul documentelor electroniceși automatizare de birou pe platforma JBOSS
• BOSS-Referent.bpm: flux de lucru financiar- sistem de procesare și stocare centralizată a documentelor financiare

Numar de angajati Site-ul web

www.boss-referent.ru

Companie BOSS-Referent este o companie rusă care dezvoltă sisteme de management al informațiilor corporative: automatizări de birou și sisteme electronice de gestionare a documentelor, sisteme ECM.

istoria companiei

BOSS-Referent a fost fondat în 2008 ca o filială a unui important integrator de sisteme IT Co. Drepturile de finalizare și vânzare a sistemului BOSS-Referent, creat în 1996 pe platforma IBM Lotus, au fost transferate filialei. Înainte de aceasta, deținătorul dreptului de autor al produsului era compania Aplana, care face parte și din grupul de companii IT. În 2010, mai multe sisteme ECM au fost introduse sub marca BOSS-Referent. Pe platforma IBM FileNet, sistemul BOSS-Referent.bpm: management financiar și pe platforme de la alți producători: BOSS-Referent 2010 pe platforma Microsoft SharePoint și BOSS-Referent 4J pe platforma JBOSS.

Profilul Companiei

În prezent, compania este responsabilă de producția, dezvoltarea și promovarea de marketing a produselor sub marca BOSS-Referent, suport pentru parteneri și utilizatori ai soluției. Distribuția și implementarea sistemului se realizează de către partenerii companiei.

Produse software: BOSS-Referent, BOSS-Referent 2010, BOSS-Referent 4J, BOSS-Referent.bpm: management financiar

Module suplimentare: AWP-head, iReferent

Produse software

BOSS-Referent

Un sistem de clasă ECM conceput pentru a automatiza fluxul de documente intern al companiei și pentru a construi sisteme corporative de management al conținutului. Creat pe platforma IBM Lotus orientată spre documente.

Sarcini de rezolvat:

• lucra cu contracte
• controlul asupra executării ordinelor managerilor
• lucrează cu aplicații
• fluxul de lucru al proiectului și munca în echipă
• lucrează cu apelurile cetățenilor
• arhivarea documentelor electronice
• integrarea cu portaluri cu informații despre serviciile publice

BOSS-Referent are suficient nivel inalt funcționalitate în toate domeniile de lucru cu documente, scalabilitate și stabilitate în muncă. În același timp, implementarea este rapidă, iar interfața permite angajaților să se implice rapid în muncă. Sistemul este axat pe organizațiile mari și are mari oportunități de adaptare la nevoile companiei. La construirea unui EDMS în companii distribuite geografic, toți participanții primesc un sistem complet funcțional. Schema de licențiere este simplă și transparentă.

BOSS-Referent 2010

Un sistem de clasă ECM dezvoltat pe baza platformei Microsoft SharePoint Server 2010. Este poziționat ca un sistem de un nou nivel de interacțiune cu utilizatorul. Prioritatea în acest sistem este acordată confortului de a lucra cu acesta pentru toate categoriile de utilizatori care utilizează un client universal.

BOSS-Referent 2010 susține posibilitatea lucrului colectiv cu documente și informații nestructurate, control asupra fluxurilor de informații, inclusiv pe cele generate folosind tehnologiile Enterprise 2.0. Partea client poate fi integrată cu alte aplicații corporative. În același timp, accesul la datele lor este asigurat printr-o singură interfață.

Sarcini de rezolvat:

• procesarea unor cantități mari de informații într-un format convenabil
• asigurarea controlului asupra executării instrucţiunilor
• posibilitatea de lucru în echipă eficient (tehnologii web 2.0, mobilitate)
• organizarea de discuții și chat-uri pe documente și subiecte

BOSS Referent 4J

Un sistem electronic de gestionare a documentelor conceput pentru a automatiza activitatea biroului și a controla disciplina performanței. Pe parcursul dezvoltării sale, s-au luat în considerare pe cât posibil cerințele autorităților pentru funcționalitatea EDMS. BOSS-Referent 4J a fost creat pe platforma software gratuită JBoss de către RedHat.

Acesta este unul dintre puținele sisteme de pe piața rusă, care este creat pe o platformă open source și vine cu open source. SGBD-ul sistemului are și o sursă deschisă. Acest lucru poate fi important pentru organizațiile care fac afirmații mari cu privire la securitatea informațiilor interne și la prevenirea scurgerii acestora.

Sistemul este o aplicație web. Lucrările se desfășoară prin intermediul browserelor web Explorer sau FireFox.

Sarcini de rezolvat:

• controlul asupra executării comenzilor
• lucra cu contracte
• lucrează cu documente de reglementare
• integrarea EDMS cu sistemul de management electronic interdepartamental al documentelor
• lucrează cu apelurile cetățenilor
• crearea bazei pentru un sistem informatic integrat, cum ar fi „guvernarea electronică”

BOSS-Referent.bpm: management financiar

Sistem de procesare și stocare centralizată a documentelor financiare. A fost dezvoltat pe platforma FileNet a IBM Corporation. Rezolvă sarcinile de automatizare și simplificare a activității contabilității centralizate.

Sarcini de rezolvat:

• livrarea documentelor financiare de la departamentele aflate la distanta catre departamentul central de contabilitate
• arhivă centralizată unică copii electronice documente financiare
• accesul angajatului la documentele financiare din diverse sisteme contabile

Functii:

• Introducerea documentației financiare primare
• Prelucrarea documentelor in departamentul central de contabilitate
• Plasarea în depozitul electronic de documente
• Sincronizarea datelor cu sistemele contabile
• Migrarea datelor la EDMS
• Căutare text integral

Poziția pe piață

Potrivit unui studiu realizat de DSS Consulting, BOSS-Referent este una dintre primele cinci companii care dezvoltă EDMS. În ceea ce privește numărul total de implementări și dinamica proiectelor noi, se situează pe locul 5. După numărul de locuri de muncă pe locul 3. Conform dinamicii creșterii locurilor de muncă pe locul 2.

Majoritatea licențelor vândute de BOSS-Referent reprezintă proiecte în curs de desfășurare în Serviciul Fiscal Federal al Rusiei (FTS) și MTS, precum și în Serviciul Federal inregistrare de stat, cadastru si cartografie (Rosreestr). Sistemul BOSS-Referent aparține clasei de sisteme suplimentare pe platforme. Potrivit DSS, de câțiva ani sistemul BOSS-Referent ocupă primul loc în această clasă.

Principalii clienți ai BOSS-Referent sunt autoritățile federale și regionale, întreprinderile de stat, companiile din complexul de combustibil și energie și industria chimică.

Principalii utilizatori ai sistemului

• Serviciul Fiscal Federal al Rusiei
• NK Rosneft
• Bashneft
• PhosAgro
• GazpromNeft
• Serviciul Federal de Înregistrare de Stat, Cadastru și Cartografie (Rosreestr)
• Serviciul Federal de Supraveghere a Resurselor Naturale (Rosprirodnadzor)
• Guvernul Regiunii Voronezh
• Administrația regiunii Pskov
• Centru multifuncțional pentru furnizarea de servicii de stat și municipale (MBU „MFC”), Volgograd

Rețea afiliată

Biroul BOSS-Referent este situat în Moscova. Firma nu are o structură de sucursală. Partenerii BOSS-Referent sunt prezenți în aproape toate regiunile Rusiei, precum și în Ucraina și Kazahstan.

Critica de produs

Principala critică cade asupra celui mai vechi produs al companiei - BOSS-Referent pentru Lotus.

Printre deficiențe, se remarcă lipsa de lucru offline și o interfață ușor depășită. remarcat prejudecata către platformă de către utilizatori. Gestionarea extrem de incomodă a drepturilor de acces la documente în condițiile fluctuației normale a personalului, lipsa drepturilor de acces la grup. Probleme cu lansarea de noi versiuni de software, suport de garanție slab.

Nu a fost posibil să găsiți recenzii negative pentru alte sisteme. Poate că acest lucru se datorează faptului că au fost introduse recent.

Legături

• „BOSS-Referent” ajută la îmbunătățirea sistemului de comunicare
• Politică nouă pentru „BOSS-Referent”, BYTE Nr. 9 (278), 29 mai 2007
• Optimizarea costurilor pentru EDMS: antreprenorii știu cum să economisească

Scopul sistemului BOSS-Referent

Sistemul BOSS-Referent este conceput pentru a automatiza fluxul de lucru de management și munca de birou. Consumatorii săi sunt companii comerciale, întreprinderi unitare ale statului federal, organisme guvernamentale Autoritățile.

Principalele rezultate ale implementării sistemului sunt:

• - Cresterea manevrabilitatii organizatiei. Un nou nivel de disciplină performantă.
• - Suport pentru reglementările interacțiunii intra-corporate. Creșterea vitezei de luare a deciziilor.
• - Crearea condițiilor pentru schimbul de cunoștințe și informații. Îmbunătățirea proceselor, produselor și serviciilor organizației.

Avantajele sistemului BOSS-Referent

• - Mijloace de creare a unui singur spațiu de informare și management pentru organizații de orice complexitate: distribuite, multinivel, funcționale și de design.
• - Suport pentru rute complexe de aprobare a documentelor.
• - Dezvoltarea solutiei. Automatizați rapid procesele de afaceri cu fluxuri de lucru pentru documente încorporate, care sunt personalizate și personalizabile.
• - Funcționare fiabilă, performanță ridicată, ușurință în administrare și scalare, acces Web.
• - Disponibilitatea instrumentelor de securitate a informațiilor. Posibilitatea construirii unui sistem de gestionare a documentelor electronice semnificative din punct de vedere juridic pe baza BOSS-Referent.
• - Ușurință de dezvoltare de către utilizatori.
• - Utilizarea cu succes a sistemului de către companii și organizații de top din Rusia.

Funcționalitatea sistemului

Sistemul BOSS-Referent asigură automatizarea proceselor:

• - suport de documentare pentru luarea deciziilor, inclusiv realizarea unui proiect de document, aprobarea, aprobarea si transmiterea acestuia la arhiva;
• - controlul disciplinei executive, inclusiv procesele de formare a instrucțiunilor și controlul implementării acestora;
• - Gestionarea corespondenței primite și trimise.

Aceste funcții pot fi implementate în organizații și companii care au o structură de proiectare pe mai multe niveluri, distribuită geografic și funcțional.

Funcții automate

• - Suport documentativ pentru luarea deciziilor:
• - Automatizarea reglementărilor aprobate și gestionarea modificărilor acestora.
• - Mentinerea activitatii utilizatorilor finali in conformitate cu reglementarile.
• - Subșirul de reglementări în timpul utilizării lor „din mers”.
• - Controlul trecerii documentelor în conformitate cu reglementările: date, vize, versiuni și revizuiri ale documentelor.
• - A sustine scheme complexe potrivire: paralelă, secvenţială, cu tranziţii în funcţie de condiţii.
• - Lucrul cu versiuni și revizuiri ale documentelor.
• - Prelucrarea documentelor de intrare si iesire:
• - Înregistrarea corespondenței primite sub diferite forme. Legarea documentelor „prin întrebare”.
• - Impunerea rezoluțiilor. Redirecționarea documentelor în cadrul organizației prin rute personalizabile.
• - Suport pentru numere de înregistrare complexe.
• - Asigurarea functionarii mai multor birouri.
• - Controlul executării disciplinei.
• - Acces rapid la documentele legate de comenzile noi și create anterior.
• - Formarea instructiunilor, ajustarea listei executorilor si a termenelor de executare a instructiunilor.
• - Monitorizarea calendarului și lucrul la implementarea instrucțiunilor.
• - Monitorizarea si statistica executarii comenzilor si procesarii documentelor.
• - Suport pentru structuri organizatorice complexe ale companiilor si organizatiilor.
• - Mentinerea datelor despre companiile subordonate, diviziile si angajatii organizatiilor.
• - Sprijin pentru mecanisme de mandatari, delegare de autoritate și combinații.
• - Gestionarea drepturilor angajatilor de a crea, aproba, semna, inregistra documente etc.

Structura funcțională a sistemului BOSS-Referent

Caracteristici suplimentare

Raport „Generator de rapoarte sMan

Raportul „Generatorul de rapoarte sMan pentru Lotus Notes (dezvoltat de Aplana) asigură pregătirea de rapoarte complexe pentru utilizatorii oricărei aplicații Lotus Notes și, în special, pentru utilizatorii sistemului electronic de gestionare a documentelor BOSS-Referent.

Raportul „sMan poate fi conectat la orice bază de date Lotus Notes de orice design. Funcționează cu parametri arbitrari atunci când generează rapoarte și efectuează procesarea automată a macrocomenzilor. Generatorul de rapoarte vă permite să stocați rapoarte eșantioane pentru reutilizarea lor ulterioară, precum și să exportați rapoarte către MS Excel, MS Word, HTML și PlainText.

Pentru potențialii parteneri și utilizatori ai programului Report „sMan, Aplana oferă posibilitatea de a lucra cu acesta în modul de testare timp de o lună.

Sisteme de scanare și recunoaștere a textului

Sistemul BOSS-Referent este integrat cu sistemele de scanare și recunoaștere a textului ABBYY FineReader (versiunea 4.0 sau SE 7.0) și CuneiForm (versiunea 10 și superioară). Prezența integrării vă permite să organizați o conversie automată rapidă a documentelor din hârtie în format electronic și o intrare convenabilă în sistem.

BOSS-Referent oferă trei opțiuni pentru utilizarea instrumentelor de scanare în sistemele electronice de gestionare a documentelor și automatizări de birou:

• - Utilizarea unui scaner de pe desktop pentru a organiza scanări individuale. Se recomandă utilizarea în organizațiile cu o cantitate mică de documente primite.
• - Utilizarea scanerelor de rețea pentru grupuri de lucru
• - Utilizarea unei linii de scanare în flux, care oferă o conversie automată rapidă a documentelor în formă electronică într-un mod de streaming continuu. O astfel de scanare se realizează folosind tehnologia codurilor de bare și este recomandată pentru utilizarea în organizațiile cu un volum mare de corespondență de intrare, cu o structură distribuită geografic a aparatului de conducere, în birourile centrale ale ministerelor și departamentelor.

Fax Server Extra Fax

Integrarea sistemului BOSS-Referent cu serverul de fax ExtraFax (de către Extracomm Technologies Inc.) oferă posibilitatea de a trimite și primi faxuri și e-mailuri, de a direcționa mesajele primite, de a calcula costurile de trafic folosind sistemul de facturare încorporat și, de asemenea, de a efectua multe funcții utile pentru lucrul cu faxuri.

Utilizatorii pot accesa serverul ExtraFax printr-un client Lotus Notes standard, orice browser web sau „tipărește documente pe fax” din orice aplicație Windows folosind driverul ExtraFax Print-to-Fax.

Setările site-ului client, care pot fi efectuate prin clientul standard Notes și prin Internet, vă permit să selectați antetele de fax, precum și să trimiteți mesaje pe o bază programată și prioritară. Când imprimați documente din aplicațiile Windows, agendele de adrese de pe serverul Domino pot fi folosite pentru a selecta o destinație.

Foarte ușor de utilizat: un singur mecanism pentru trimiterea de faxuri și e-mailuri, posibilitatea de a trimite documente dintr-un mediu Windows către un fax cu un singur clic pe butonul din dreapta al mouse-ului, precum și notificări trimise automat despre rezultatele trimiterii de faxuri. Dirijarea mesajelor primite, configurarea antetelor de fax individuale și colective și un sistem de facturare încorporat vă permit să organizați lucrul de grup cu faxuri. Programul oferă o oportunitate de a diferenția drepturile de acces cu faxurile - pentru lucrul cu faxuri (crearea, citirea, ștergerea, redirecționarea etc.) și pentru trimiterea de faxuri prin linii la distanță lungă sau internaționale.

Compoziția sistemului

Un sistem electronic de gestionare a documentelor construit pe baza BOSS-Referent poate fi reprezentat condiționat ca o combinație de mai multe straturi:

• - „hardware” (servere, stații de lucru client, rețele etc.) și o platformă (sistem de operare de rețea Windows/Linux/Sun și protocoale de transport) care combină tot „hardware-ul” într-un singur complex
• - Tehnologia IBM Lotus - o platformă tehnologică care este un „supliment” pe un sistem de operare în rețea
• - sistemul BOSS-Referent, care este o aplicație Lotus Domino formată din baze de date în format nsf.

Caracteristici tehnologice

1. Sprijin pentru activitatea organizațiilor distribuite geografic

Arhitectura sistemului vă permite să implementați sistemul pe mai multe structuri independente de servere Lotus și, în special, să organizați lucrul la cea mai complexă configurație a serverelor Lotus Domino R6.5X - într-o topologie de „stea cu două niveluri”. Două servere radiale care aparțin aceluiași server părinte și „văd” pot face schimb de pachete de informații direct.

2. Suport pentru distribuție reală

Trăsătură distinctivă a sistemului este de a sprijini procedurile de flux de documente de management și munca de birou în organizațiile distribuite geografic.

• - Sistemul trimite automat: a) tuturor participanților la procesul de aprobare o copie a proiectului de document convenit, b) persoanei responsabile cu pregătirea documentului (luând o decizie) vize și comentarii ale participanților la aprobare, documente aditionale.
• - După finalizarea aprobării, sistemul actualizează starea documentului și informează toți participanții la procesul de aprobare despre acesta.
• - Etapa de familiarizare se încheie cu trimiterea automată a documentului (și a tuturor copiilor acestuia) către bazele de arhivă.

În orice moment, toți angajații care lucrează la o schiță de document au copiile sale actuale, au informații despre starea documentului și pot vizualiza și informații legate de problemă - comentarii, instrucțiuni etc. formate în timpul coordonării.

3. Eficiența și fiabilitatea transmiterii datelor

La transferul de date într-o structură distribuită, sunt utilizate mecanisme fundamental noi pentru interacțiunea configurațiilor de sistem instalate în diferite teritorii (servere). În BOSS-Referent v.3, mecanismul de replicare este folosit doar pentru a sincroniza datele de referință și dicționar. Pentru a transfera date funcționale, formând adesea mănunchiuri de documente (vorbim despre un set de fișiere, instrucțiuni, vize de aprobare, familiarizare etc., legate de un anumit card de document), un mecanism de transfer direct de date este utilizat printr-o conexiune priză în un pachet XML.

Acest mecanism, care stă la baza proceselor de aprobare și familiarizare a documentelor într-un mediu distribuit, asigură: 1) livrarea garantată și economică (numai către serverele necesare) a pachetelor de documente către toți participanții la lucrul asupra documentului, 2) reducerea sarcina pe canalele de transmisie a datelor și 3) simplificare semnificativă a administrării sistemului: nu trebuie să efectuați setări complexe pentru drepturile de acces la server și setările de replicare.

4. Sprijin pentru structuri organizatorice complexe

Sistemul acceptă mecanisme bine gândite pentru combinarea posturilor, delegarea autorității și substituțiile. Mecanismul de combinare a pozițiilor este cheia utilizării EDMS în organizațiile în care, pe lângă unitățile funcționale, există formațiuni de proiectare. Pentru fiecare angajat este specificată o listă de roluri de procesare a documentelor (aprobare, coordonare etc.), în timp ce utilizatorul poate avea diferite roluri în unitatea funcțională în care lucrează și în proiectele la care participă. La procesarea unui anumit document, utilizatorul primește și procesează documente în conformitate cu rolul său în departamentul specificat în document.

5. Lucrul cu versiuni și revizuiri ale documentelor

Cardurile de documente și fișierele atașate sunt stocate în baze de date diferite. Acest lucru a făcut posibilă implementarea mecanismului de lucru cu versiuni și revizuiri ale documentelor, care este utilizat pe scară largă în etapele de aprobare, semnare și aprobare a documentelor.

6. Flexibilitatea sistemului

Instrumentele de sistem, inclusiv mecanismul fluxului de lucru, vă permit să modificați rapid modelele de flux de documente existente, precum și să implementați rapid fluxul de lucru pentru noile procese de afaceri legate de procesarea documentelor. Cu ajutorul blocurilor de construcție, sistemul poate fi implementat rapid, de exemplu, procesarea documentelor necesare pentru a decide asupra oportunității deținerii promoțiilor, emiterea unui împrumut (în bănci) etc.

7. Reziliență

BOSS-Referent acceptă lucrul într-un cluster de software Domino, care constă din două servere - principalul și cel de rezervă. În cazul defecțiunii serverului principal pe care lucrează utilizatorii, aceștia sunt comutați automat pe serverul de rezervă (când bazele de date sunt deschise din nou). Când serverul principal este restaurat, administratorul comută înapoi utilizatorii.

8. Performanță

Performanța ridicată a sistemului într-o situație de creștere dinamică a volumelor de date este asigurată de mecanismul de arhivare, care transferă documentul în arhiva de pe serverul unde a fost creat, salvând în același timp automat copia de arhivă pe alte servere. Performanța ridicată este obținută și datorită stocării separate a cardurilor de documente „ușoare” și a fișierelor atașate acestora, precum și a accesului la cele mai recente instrumente software.

9. Acces web

Pentru organizațiile care nu folosesc Lotus ca standard corporativ, o modalitate alternativă de acces la funcționalitatea sistemului este oferită folosind Internet Explorer versiunea 5 și o versiune ulterioară. Aceste organizații vor trebui doar să achiziționeze licențe CAL Lotus Notes pentru instalare pe stațiile de lucru ale administratorilor de sistem.

10. Ușurință în administrare

Platforma Lotus Domino/Notes vă permite să rafinați simultan sistemul și să-l replicați în structurile secundare ale organizației. Există mecanisme care vă permit să actualizați sistemul în toate birourile unei organizații distribuite geografic peste noapte. Pentru a facilita întreținerea listelor de angajați, sistemul a fost integrat cu directoare LDAP.

Trimiteți-vă munca bună în baza de cunoștințe este simplu. Utilizați formularul de mai jos

Buna treaba la site">

Studenții, studenții absolvenți, tinerii oameni de știință care folosesc baza de cunoștințe în studiile și munca lor vă vor fi foarte recunoscători.

postat pe http://www.allbest.ru/

ASOCIAȚIA ORGANIZĂRII EDUCAȚIONALE PROFESIONALE

„COLEGIUL REGIONAL FINANCIAR ȘI ECONOMIC”

LUCRARE DE CURS

disciplina: „Sisteme electronice de gestionare a documentelor”

pe subiect: "Sistem electronic de gestionare a documentelor Boss-Referent»

Completat de un student în anul I

Specialitate: 230701 Informatică aplicată (pe industrie)

Mysina Anastasia Nikolaevna

• Introducere
• 1. Caracteristicile EDMS Boss-Referent
• 1.1 Managementul electronic al documentelor: esență și relevanță
• 1.2 Descrierea EDMS a referentului șefului
• 1.3 Avantajele și dezavantajele EDMS BOSS-Referent
• 2. Analiza experienței de implementare a EDMS BOSS-Referent
• 2.1 Practica implementării BOSS-Referent în Serviciul Fiscal Federal Federația Rusă
• 2.2 Experiență de utilizare a BOSS-Referent în Rosnedvizhimost
• Concluzie
• Bibliografie

Introducere

Introducerea unui sistem electronic de gestionare a documentelor este relevantă pentru orice agenție guvernamentală, mai ales în lumina programului de stat de creare a „guvernului electronic”.

Introducerea sistemului va crește nivelul de control asupra îndeplinirii atribuțiilor lor de către angajați, disciplina de performanță va crește și, în același timp, organizația va dobândi:

- transparenta circulatiei documentelor;

- un singur spațiu informațional, care conectează informațional departamentele Departamentului și contractorii;

- disponibilitate garantată a informațiilor și acces instantaneu la acestea;

- schimb accelerat de documente și termene limită din cauza absenței necesității de reproducere fizică și deplasare a documentelor;

- a gestionat și controlat fluxurile de informații și, ca urmare, creșterea capacității de gestionare a organizației în ansamblu.

Ideea principală a metodologiei pentru alegerea unui model de implementare eficient pentru EDMS este de a analiza caracteristicile cerințelor, de a studia capacitățile membrilor echipei de dezvoltare și ale echipei de utilizatori și, de asemenea, depinde de tipul de proiect și riscuri posibile.

Metodologia de alegere a software-ului pentru un sistem electronic de gestionare a documentelor se bazează pe o comparație a cerințelor unui viitor sistem cu funcționalitatea unui anumit software, pe analiza comparativă, precum și pe satisfacerea cerințelor EDMS în sine față de hardware și tehnic. infrastructură.

Scopul acestei lucrări este de a studia sistemul de management electronic al documentelor Boss-Referent.

Pentru a atinge acest obiectiv, este necesar să se rezolve o serie de sarcini:

- descrieți Șef-Referent EDMS;

- luați în considerare utilizatorii sistemului electronic de gestionare a documentelor BOSS-Referent;

- identificați avantajele și dezavantajele EDMS BOSS-Referent;

- să analizeze practica implementării BOSS-Referent în Serviciul Fiscal Federal al Federației Ruse;

- evaluați experiența utilizării BOSS-Referent în Rosnedvizhimost.

Obiectul de studiu este sistemul electronic de management al documentelor Boss-Referent.

Subiectul cercetării este automatizarea suportului de documentare.

1. Caracteristicile EDMS Boss-Referent

1.1 Managementul electronic al documentelor: esență și relevanță

referent managementului documentelor electronice

Practica mondială, susținută de o serie de studii, arată că atunci când decid să implementeze un EDMS, organizațiile sunt de obicei influențate de trei factori: dorința de a-și crește eficiența, optimizarea proceselor de afaceri și asigurarea conformității cu cerințele legale. Piața rusă nu face excepție în acest sens. Apropo, relevanța tranziției la gestionarea electronică a documentelor a companiilor ruse este în mare măsură alimentată de legea „Cu privire la datele cu caracter personal” (nr. 152-FZ), care a intrat în vigoare, care impune cerințe serioase privind stocarea, colectarea. , transferul și prelucrarea datelor clienților. Creșterea volumului de informații stocate și necesitatea asigurării protecției lor fiabile fac și mai evidentă alegerea companiilor în favoarea sistemelor informaționale.

În același timp, să nu uităm de specificul tradițional inerent muncii de birou rusești. Proiecte de documente, jurnale de familiarizare, jurnale de transfer, instrucțiuni pentru documente și proiecte, sarcini pentru instrucțiuni, controlul execuției, procese variabile de aprobare a documentelor - toate aceste caracteristici ale fluxului de documente rusești ar trebui să fie luate în considerare în EDMS. În același timp, este necesar ca sistemul să îndeplinească cerințele managerilor în același timp, contribuind la creșterea eficienței manageriale, precum și a nevoilor angajaților, creând conditiile necesare pentru a îmbunătăți productivitatea și serviciile pentru clienți.

Managerul modern se așteaptă de la EDMS, desigur, principalul lucru, și anume, să crească eficiența întreprinderii. Astăzi, nu toate companiile se pot lăuda cu eficiența și transparența proceselor lor de afaceri. Nu este neobișnuită situația în care nu este clar cine este responsabil pentru îndeplinirea anumitor funcții, angajații efectuează numeroase operațiuni de rutină, se creează o cantitate imensă de documente pe hârtie și se pierd informații.

EDMS permite nu numai eficientizarea muncii de birou, economisirea timpului și consumabilelor, dar contribuie și la o organizare mai clară a proceselor de afaceri ale companiei, crescând adesea semnificativ eficiența acesteia.

Angajatul de la EDMS se așteaptă, în primul rând, la reducerea componentei de rutină și la comoditatea lucrului cu documente, posibilitatea de a nu pierde timpul căutând informațiile necesare. Un factor important este ușurința de utilizare a EDMS, „prietenia” interfeței sale. Sistemul ar trebui să fie clar și de înțeles pentru un angajat obișnuit care trebuie să lucreze cu el zilnic.

Luați în considerare beneficiile SED. Prin urmare, principalele avantaje ale managementului electronic al documentelor includ:

1. Creșterea transparenței și gestionabilității afacerii prin îmbunătățirea accesului la informații și controlul mai clar asupra proceselor. Pentru a crește transparența proceselor de afaceri pentru management și pentru a reduce probabilitatea de fraudă, orice sistem electronic de gestionare a documentelor are un modul care arată clar procesele de acceptare și modificare a tuturor documentelor din sistem.

2. Depozitarea fiabilă și prevenirea pierderii documentelor, inclusiv ca urmare a forței majore, ceea ce înseamnă reducerea riscurilor juridice și economice.

3. Reducerea costurilor. Introducerea managementului electronic al documentelor permite reducerea costurilor de stocare a documentelor, precum și a consumabilelor care sunt utilizate în gestionarea documentelor pe hârtie.

4. Monitorizarea executării instrucțiunilor prin raportare flexibilă, care permite conducerii să analizeze numărul de documente procesate, agreate și restante, și să ia măsuri pentru corectarea situației.

5. Creșterea productivității angajaților. Prin reducerea numărului de operațiuni de rutină, economisirea de timp și îmbunătățirea confortului muncii, crește și productivitatea angajaților. În plus, organizarea corectă a managementului documentelor electronice face posibilă eliminarea erorilor asociate așa-numitului factor uman.

6. Căutare rapidă. Capacitatea de a găsi rapid și ușor documentele necesare este unul dintre principalele avantaje ale EDMS.

7. Munca colectivă cu documente. Automatizarea fluxului de lucru permite mai multor utilizatori să lucreze cu același fișier în același timp, precum și să caute într-o singură bază de date de documente.

8. Diferențierea accesului la documente. Fiecare utilizator al sistemului vede doar acele documente la care i se permite accesul.

9. Accelerarea procesului de coordonare și aprobare a documentelor.

Rețineți că atunci când alegeți un EDMS, este important să acordați atenție flexibilității sistemului, capacității de a-l personaliza pentru sarcini specifice de afaceri, precum și potențialului de dezvoltare ulterioară. Acestea din urmă pot include: stabilirea proceselor de afaceri pentru coordonarea documentelor financiare, integrarea cu 1C și alte sisteme contabile, coduri de bare, crearea unei arhive de documentație primară, integrarea cu sistemul semnături digitale, scanarea în flux și recunoașterea documentelor cu crearea automată a cardurilor etc.

Relevanța gestiunii electronice a documentelor este determinată de cerințele obiective ale vremii, cum ar fi creșterea fluxului de informații și dinamism mediul informațional, și este din ce în ce mai confirmată de declarațiile conducerii țării. În calitate de președinte al Federației Ruse D.A. Medvedev la o reuniune a Prezidiului Consiliului de Stat de la Petrozavodsk: „Gestionarea electronică a documentelor ar trebui să devină o realitate în 2010”. Desigur, este imposibil să spunem că „ordinea” președintelui a fost încă pe deplin implementată, dar multe companii ruse au văzut deja în propria lor practică eficacitatea EDS ca instrument de reducere a riscurilor și de a obține avantaje competitive pe piață.

Desigur, cu toate avantajele evidente ale EDMS, nu este încă posibilă trecerea completă la gestionarea electronică a documentelor, atât din punctul de vedere al legislației Federației Ruse, conform căreia hârtia este considerată în continuare principala formă de document, și datorită realităților obiective ale vieții. Cu toate acestea, oportunitatea de a obține un instrument de management eficient necesar dezvoltării afacerilor în condiții moderne este disponibilă astăzi companiilor rusești.

1. 2 Descrierea referentului șef EDMS

Utilizarea EDMS BOSS-Referent în proces de management conduce la optimizarea circulatiei documentelor corporative, accelerarea procesului decizional de catre conducerea organizatiei si imbunatatirea calitatii managementului, imbunatatirea disciplinei executive si eficienta personalului. Sistemul de gestionare a documentelor electronice Boss-Referent are rezultate în decurs de 6 luni până la 2 ani.

Programul BOSS-Referent ajută la organizarea fluxului de documente conform standardelor sistemului de management al calității și este un asistent de încredere în rezolvarea sarcinilor manageriale.

Utilizarea sistemului:

- permite refuzarea fluxului de lucru pe hârtie în măsura maximă;

- ajuta la optimizarea muncii cu contracte, aplicatii;

- organizeaza un management eficient de proiect;

- Îmbunătățește controlul asupra executării sarcinilor și instrucțiunilor din partea conducerii.

La introducerea sistemului de management electronic al documentelor BOSS-Referent în structurile de stat și de putere, se creează o bază pentru stabilirea schimbului de informații cu utilizatorii externi pe tipul de „guvernare electronică” și organizarea activității portalurilor. servicii publice. Produsul software BOSS-Referent asigură transparența activităților și îmbunătățește calitatea serviciilor oferite de stat. Sistemul face posibilă reducerea cheltuielilor bugetare pentru întreținerea organelor guvernamentale, creșterea productivității și eficienței managementului și un control mai bun al disciplinei executive. În organizațiile private, crearea unui sistem crește eficiența decizii de management, productivitatea personalului prin reducerea timpului de prelucrare a documentelor și căutarea informațiilor necesare.

EDMS BOSS-Referent are o serie de avantaje incontestabile, și anume:

- crearea unui singur domeniu informaţional în organizaţiile cu o structură largă de ramură;

- implementare rapida cu adaptare la cerintele organizatiei cu implicarea specialistilor clienti in rezolvarea acestor probleme;

- o interfață convenabilă și accesibilă permite personalului organizației să stăpânească munca din sistem fără stres într-un timp scurt;

- munca eficientă a utilizatorilor se realizează prin intermediul clientului Lotus și web;

- funcționarea fiabilă a sistemului, suport și administrare în toate filialele dintr-un singur centru în regim 24/7;

- reducerea traficului la lucrul într-un mediu distribuit;

- oportunități ample de creștere a sistemului în ceea ce privește numărul de utilizatori, tipuri de documente, site-uri;

- nivel ridicat de protecție a informațiilor;

- experienta bogata si de succes in implementare, profesionalismul dezvoltatorilor;

- preț atractiv și accesibil cu o calitate înaltă a sistemului.

Crearea unui sistem electronic de gestionare a documentelor într-o companie include achiziționarea numărului necesar de licențe, lucrări de configurare și implementare a sistemului, instruirea personalului, organizarea suportului și întreținerea sistemului. Partenerii BOSS-Referent vând licențe utilizatorilor finali. Este necesar să achiziționați licențe pentru programul BOSS-Referent și licențe pentru platforma IBM Lotus Notes/Domino în funcție de numărul de utilizatori din sistem.

Ca urmare a introducerii unui sistem electronic de management al documentelor, organizația are posibilitatea de a pune lucrurile în ordine în fluxul documentelor, de a reduce timpul de procesare a documentelor și de a îmbunătăți controlul asupra execuției documentelor. Eficiența luării deciziilor de către conducerea companiei crește datorită căutării rapide a informațiilor necesare. In competitie aspect important este siguranța informațiilor pe care EDMS BOSS-Referent o oferă în totalitate. Crearea unui spațiu informațional unic îmbunătățește interacțiunea dintre autorități, face activitățile structurilor de stat mai transparente.

Un sistem electronic de management al documentelor construit pe baza sistemului de management al documentelor BOSS-Referent poate fi reprezentat condiționat ca o combinație de mai multe straturi.

Sistemul BOSS-Referent constă din următoarele module:

Hardware server, stații de lucru client, rețele locale, modemuri, imprimante, scanere, surse de alimentare neîntreruptibile și alte mijloace tehnice.

Figura 1 - Straturi ale sistemului de documentație de management BOSS-Referent

Sistem de operare: sistem de operare de rețea Windows, Linux, altele și protocoale de transport care combină tot hardware-ul într-un singur complex.

Lotus Notes/Domino este o platformă software de aplicație care este un supliment pentru un sistem de operare în rețea și include instrumente pentru stocarea documentelor, replicarea (sincronizarea) datelor, căutarea full-text, e-mailul și alte mecanisme importante.

BOSS-Referent - aplicate module software interconectate care funcționează în mediul Lotus Notes/Domino și susțin procesele de afaceri de management și, parțial, fluxul de lucru funcțional.

Suport organizațional și de reglementare: regulamente, reguli de lucru, instrucțiuni pentru utilizatori și administratorii de sistem etc.

BOSS-Referent include un set de subsisteme interconectate concepute pentru a crea un sistem electronic de gestionare a documentelor și automatizare de birou.

Figura 2 - Structura managementului documentelor electronice „BOSS-Referent”

Sistemul electronic de management al documentelor BOSS-Referent este un exemplu excelent al modului în care specialiștii cu înaltă calificare abordează sarcinile care le sunt atribuite. A fost dezvoltat de BOSS-Referent pentru a automatiza fluxul de lucru de management și munca de birou. Înființată în 1996, astăzi BOSS-Referent EDMS este unul dintre liderii de pe piața rusă a soluțiilor de clasă ECM (Enterprise Content Management). Dintre toate locurile de muncă EDMS instalate în 2008, 25%, adică fiecare 4, au fost implementate pe sistemul BOSS-Referent (conform datelor sondajului de piață EDMS publicat de DSS Consulting).

Cel mai mare EDMS din Rusia a fost construit pe platforma BOSS-Referent din Serviciul Fiscal Federal al Federației Ruse (FTS) - peste 85.000 de utilizatori, iar în compania MTS - sistemul reunește peste 25.000 de angajați.

Faptele de mai sus explică destul de pe deplin de ce, atunci când căutați pe internet combinația cuvintelor „referent șef”, aproape imediat după ce ați descris profesia unui referent sau secretar asistent și istoria originii cuvântului „șef”, împreună cu articole. despre cum să interacționați cu acești aceiași șefi în activități profesionale, puteți găsi link-uri către acest produs.

Ecranul principal oferă vizual utilizatorului o idee despre starea actuală a lucrurilor. Angajatul poate evalua cu ușurință numărul și esența sarcinilor imediate, volumul de corespondență și documente primite de el pentru procesare și, dacă dorește, poate trece la un anumit document, scrisoare sau sarcină. Noile sarcini nu îl vor lăsa singur pe lucrător până când nu sunt finalizate.

Figura 3 - Ecranul principal al programului

Unul dintre obiectivele programului este de a menține locul de muncă curat și ordonat. De obicei, un utilizator lucrează cu câteva zeci de documente. Pentru a limita numărul de documente afișate se folosesc butoane radio care lucrează împreună, care nu schimbă radical contextul, ci rafinează vizualizarea curentă a listei de documente.

Figura 4 - Ecranul de comandă

Utilizatorii sistemului electronic de gestionare a documentelor BOSS-Referent sunt autoritățile federale și regionale, întreprinderile unitare de stat, companiile comerciale, inclusiv atât holdinguri cu o structură mare de sucursale, cât și organizațiile mici.

Automatizarea gestiunii documentelor cu ajutorul BOSS-Referent duce la o creștere a productivității angajaților, facilitând accesul la informații pentru luarea deciziilor de management, îmbunătățirea disciplinei de performanță, și, în consecință, la o îmbunătățire generală a calității managementului.

Sarcini de management rezolvate de EDMS BOSS-Referent:

- organizeaza munca eficienta cu contracte;

- faceți fluxul intern al documentelor corporative cât mai fără hârtie posibil;

- automatizarea fluxului de lucru al autorităților federale sau regionale;

- sa asigure controlul calitatii asupra executarii comenzilor managerilor;

- îmbunătățirea eficienței lucrului cu aplicații;

- stabilirea managementului documentelor in cadrul sistemului de management al calitatii.

Nu este surprinzător că interogările „referent șef” sunt adesea introduse în motoarele de căutare de către reprezentanții atât ai organizațiilor comerciale, cât și ai structurilor guvernamentale.

Implementarea EDMS BOSS-Referent oferă următoarele rezultate:

- imbunatatirea calitatii serviciilor publice;

- imbunatatirea disciplinei performante, cresterea controlabilitatii;

- creșterea transparenței și deschiderii activităților;

- reducerea costurilor de asigurare a muncii organelor guvernamentale;

- crearea bazei unui sistem informatic integrat precum „guvernarea electronică” (managementul documentelor interdepartamentale, EAR, arhive, portaluri ale serviciilor publice).

Perioada de rambursare a sistemului este de la șase luni la 2 ani.

1.3 Avantajele și dezavantajele EDMS BOSS-Referent

Beneficii pentru companiile comerciale:

- cresterea controlabilitatii;

- răspuns prompt la schimbări;

- Cresterea competitivitatii companiei pe piata.

Avantajele BOSS-Referent EDMS sunt determinate de capacitățile largi ale platformei IBM Lotus, arhitectura de înaltă tehnologie și experiența bogată de implementare. Se pot distinge următoarele avantaje ale soluției în comparație cu concurenții:

Avantaje:

- implementarea rapida si automatizarea rapida a proceselor de procesare a documentelor;

- învățare ușoară de către utilizatori a elementelor de bază ale lucrului cu sistemul datorită faptului că interfața este convenabilă și intuitivă;

- posibilitatea lucrului cu drepturi depline a utilizatorilor cu sistemul atât prin clientul Lotus, cât și prin web;

- oportunități ample de adaptare a sistemului la nevoile organizației, inclusiv de către specialiștii clientului;

- posibilitatea construirii unui spațiu informațional cu adevărat unificat în organizațiile care au o structură distribuită geografic;

- reducerea traficului atunci când se lucrează într-un mediu distribuit datorită implementării principiului „documentul se livrează numai acolo unde este necesar pentru lucru”;

- asigurarea fiabilității și toleranței la erori a sistemului 24 de ore din 24, 7 zile pe săptămână;

- ușurința întreținerii sistemului și posibilitatea administrării EDMS în toate ramurile dintr-un singur punct;

- asigurarea unui grad ridicat de securitate a datelor;

- una dintre cele mai bune oferte de pe piata in ceea ce priveste raportul pret/calitate;

- eficacitatea și beneficiile sistemului sunt confirmate de experiența multor implementări de succes.

Printre deficiențe, se remarcă lipsa de lucru offline și o interfață ușor depășită. Există o atitudine părtinitoare față de platformă din partea utilizatorilor. Gestionarea extrem de incomodă a drepturilor de acces la documente în condițiile fluctuației normale a personalului, lipsa drepturilor de acces la grup. Probleme cu lansarea de noi versiuni de software, suport de garanție slab.

2. Analiza experienței de implementare a EDMS BOSS-Referent

2.1 Practica de implementare a BOSS-Referent în Serviciul Fiscal Federal al Federației Ruse

IT Co. Group și partenerii săi au implementat un număr semnificativ de proiecte pentru a crea sisteme electronice de gestionare a documentelor bazate pe platforma BOSS-Referent la întreprinderi din diverse industrii, scale și forme de proprietate.

Serviciul Fiscal Federal al Federației Ruse este cel mai mare departament din structura organelor de stat ale țării noastre. În fiecare an, Serviciul Fiscal Federal primește și procesează peste 200 de mii de documente de la cetățeni, persoane juridice și agenții guvernamentale. În acest sens, una dintre sarcinile principale ale Serviciului Fiscal Federal este crearea unui sistem de management al documentelor.

Pachetul software BOSS-Referent, dezvoltat de IT Co. pe platforma Lotus Domino/Notes, a fost ales ca bază pentru sistemul departamental de gestionare a documentelor electronice al Serviciului Fiscal Federal. Proiectul comun al IT Co. și Centrul principal de calcul de cercetare al Serviciului Federal de Taxe din Rusia (GNIVTS) pentru a crea un EDMS se desfășoară în trei etape.

În prezent, numărul de utilizatori ai sistemului depășește 88 de mii, iar după finalizarea proiectului, peste 120 de mii de oameni vor lucra în sistem. Deja astăzi, sistemul electronic de gestionare a documentelor al Serviciului Fiscal Federal al Rusiei este cel mai mare din țara noastră.

La jumătatea anului 2008, sistemul departamental de gestionare a documentelor electronice al Serviciului Fiscal Federal al Rusiei include peste 800 de organizații. Inclusiv: Oficiul Central al Serviciului Fiscal Federal, peste 80 de departamente teritoriale ale Serviciului Fiscal Federal, 7 inspecții ale Serviciului fiscal federal pentru districtele federale ale Federației Ruse, 9 inspecții interregionale pentru marii contribuabili, peste 750 de district și inspectoratele municipale ale Serviciului Federal de Taxe.

Indicatorii cantitativi ai fluxului de documente în 2007 sunt impresionanți. Numărul de scrisori primite și trimise livrate și înregistrate folosind EDMS în biroul central a fost de: 185.000 de documente primite și, respectiv, 235.000 de ieșire. De exemplu, pentru administrația teritorială a Serviciului Fiscal Federal din Republica Tatarstan, aceste cifre sunt egale: 113.000 și 132.000 de documente.

Figura 5 - Sistemul electronic de gestionare a documentelor al Serviciului Fiscal Federal

Sistemul electronic de gestionare a documentelor al Serviciului Fiscal Federal este conceput pentru a automatiza principalele procese de gestionare a documentelor în Oficiul Central, Departamente (UFTS) și Inspecții Interregionale (MRI) ale Serviciului Fiscal Federal al Rusiei, IFTS (Inspectoratul Serviciului Fiscal Federal ) din Rusia și să asigure interacțiunea lor eficientă între ele în procesul de lucru.

EDMS al Serviciului Fiscal Federal al Rusiei este format din trei niveluri, între care se realizează interacțiunea informațiilor:

Nivelul 1: EDMS CA FTS

Nivelul 2: SED UFTS (IRM) ("SED-Region")

Nivelul 3: SED IFTS.

Familia de produse Lotus Notes/Domino este utilizată ca componente de bază ale FTS EDMS.

Sistemul Notes/Domino menține un sistem ierarhic pe mai multe niveluri de certificate pentru utilizatori și servere. Proiectul folosește un singur sistem de certificate pentru întreaga organizație, ținând cont de structura organizatorică pe trei niveluri și de distribuția teritorială a diviziilor. În conformitate cu această schemă, infrastructura Lotus Notes/Domino se bazează pe un singur certificat rădăcină - FTS. Prin analogie cu certificatul biroului central al CA/FTS, a fost creat un certificator de nivel 1 de tip CodeUFTS/FTS pentru fiecare FTS - de exemplu, R05/FTS.

Fiecare FTS (MRI) are propriul său domeniu Note. Toate serverele UFNS sunt instalate ca primele servere din domeniile lor. Serverele din inspecțiile regiunii sunt setate ca servere secundare în aceleași domenii.

Toate serverele FNS (MRI) au propria lor agendă de adrese Lotus Notes (Domino Directory).

Catalogul unificat al Serviciului Fiscal Federal este furnizat de:

Replicarea tuturor agendelor pe serverul central Hub (push);

Utilizarea bazei de date Directory Catalog și a sarcinii standard Lotus Notes Dircat;

Replicarea bazei de date Directory Catalog în regiuni (pull).

Acest lucru face posibilă efectuarea unui schimb arbitrar de corespondență și interacțiune între diferite FTS, RMN, IFTS.

Caracteristica principală a Serviciului Fiscal Federal este un sistem de birouri pe trei niveluri. Nu numai șeful de departament, ci și adjuncții săi, precum și șefii de departamente au propriul birou. În acest sens, la nivelurile Asiei Centrale și departamentelor funcționează o structură cu mai multe birouri, ceea ce face posibilă asigurarea lucrului cu documente diverse grupuri numai acelor utilizatori care au drepturi de acces adecvate. Angajații inspecțiilor raionale lucrează cu baze de date „Cancelaria – IFTS”, create special pentru fiecare inspecție. EDMS generează automat registre săptămânale ale documentelor livrate și înregistrate în departamentele de servicii fiscale, care sunt transferate publicului țintă. Registre similare vin de la inspecțiile raionale către departamentul relevant.

În EDMS al Serviciului Fiscal Federal este implementată posibilitatea de arhivare a documentelor DB „Cancelaria”. Arhivele departamentelor regionale, inspecțiile și Asia Centrală sunt autonome.

A fost dezvoltat un sistem special pentru funcționarii fiscali învățământ la distanță, care ia în considerare toate caracteristicile EDMS al Serviciului Fiscal Federal și este modulul acestuia.

2 .2 Experiență în utilizarea BOSS-Referent în Rosnedvizhimost

Agenția Federală de Cadastru Imobiliar (Rosnedvizhimost) este organul executiv federal responsabil cu gestionarea proprietății de stat și furnizarea de servicii publice în domeniul menținerii cadastrului imobiliar de stat, implementarea statului. înregistrare cadastrală imobiliare, activități cadastrale, evaluarea cadastrală de stat a terenurilor, gospodărirea terenurilor și monitorizarea de stat a terenurilor, precum și funcțiile de control funciar de stat.

Construcția EDMS din Rosnedvizhimost a fost realizată în două direcții: automatizarea circulației documentelor în biroul central al departamentului și introducerea sistemelor electronice de gestionare a documentelor la nivel regional - în Birourile Rosnedvizhimost pentru subiectele Federației și cadastrale. camere.

La jumătatea anului 2015, EDMS din Rosnedvizhimost includea peste 220 de organizații ale departamentului (Oficiul central, administrațiile teritoriale din Rosnedvizhimost pentru subiecții Federației, Camere federale cadastrale pentru subiecții Federației) situate în fusurile orare din Chukotka la Kaliningrad, numărul de utilizatori activi ai sistemului electronic de gestionare a documentelor a depășit 2000 .

Aproape încă din primele zile de implementare, Agenția a primit un instrument puternic care asigură executarea necondiționată a tuturor instrucțiunilor guvernamentale. Sistemul permite tuturor directorilor să monitorizeze execuția instrucțiunilor în mod independent. Un rezultat foarte important al introducerii EDMS este eliminarea problemei stocării documentelor, inclusiv a corespondenței curente.

Sistemul este implementat și funcționează pe servere dedicate. Aceasta înseamnă că fiecare subiect al federației a implementat un sistem regional de gestionare a documentelor electronice pe baza sa de servere și în rețeaua de abonați, dar toate aceste EDMS regionale sunt integrate în sistem comun. Adică, a fost construită o structură ierarhică care permite angajaților departamentelor teritoriale să desfășoare în mod independent munca în EDMS.

Sistemul include componente software care permit automatizarea în maximum a următoarelor procese principale de producție:

- înregistrarea documentației de intrare și de ieșire (bază de date complexă pe mai multe niveluri „Office”);

- distribuirea documentelor;

- prelucrarea contestațiilor cetățenilor, precum și monitorizarea executării deciziilor luate cu privire la acestea (baza de date „Declarații ale cetățenilor”);

- controlul asupra executării instrucțiunilor date de conducerea Agenției, conform documentelor primite (DB „Instrucțiuni”, DB „Oficiul șefului”);

- înregistrarea, stocarea comenzilor, instrucțiunilor, instrucțiunilor conducerii etc. (DB „Documente organizatorice și administrative”);

- aprobarea proiectelor de documente si transmiterea acestora spre aprobare si inregistrare ulterioara;

- lucrarea cu documente „De uz oficial;

- căutarea documentelor.

Fiecare administrație teritorială are la dispoziție un set similar de baze de date pentru desfășurarea lucrărilor independente de menținere a documentației suport pentru administrație.

S-au lucrat pentru optimizarea procesului de înregistrare a documentelor și de conversie a acestora din format hârtie în format electronic. A fost conectat un complex software și hardware specializat, care vă permite să scanați simultan volume mari de documentație, atașând automat imaginile documentelor pe cardurile de înregistrare EDMS.

Pe parcursul implementării proiectului au fost organizate și desfășurate sesiuni de instruire pentru toate categoriile de utilizatori, inclusiv pentru cei din direcțiile teritoriale. Acesta a fost un factor pozitiv suplimentar pentru începerea activității lor în sistem și adaptarea la noile condiții de lucru cu documente.

Suportul tehnic este realizat central de către grupul departamental de administrare EDMS de la sediul Agenției.

În acest moment, pare interesantă dezvoltarea sistemului în următoarele domenii:

1. Automatizarea proceselor de organizare a întâlnirilor, gestionarea deciziilor și raportarea acestora.

2. Automatizarea proceselor de stocare și gestionare a documentelor de proiect în diviziile structurale ale Agenției.

3. Interacțiunea EDMS cu alte sisteme de control automatizate și gestionarea publicării serviciilor furnizate de sistem și documente.

4. Posibilitatea controlului cap la cap asupra executării documentelor în Administrațiile Teritoriale și primirea rapoartelor în Oficiul Central. Aceasta va oferi mecanisme suplimentare de obținere a informațiilor despre stadiul actual al documentelor care sunt trimise spre executare către Direcțiile Teritoriale ale Agenției și instrucțiunile create cu privire la acestea.

5. Posibilitatea monitorizării automate a EDMS-TU de la sediul central (colectare de informații statistice). Disponibilitatea datelor structurate privind indicatorii cantitativi de lucru cu documente în EDMS ale organizațiilor subordonate. Abilitatea de a genera rapoarte statistice.

Concluzie

Creșterea volumelor de informații, cum ar fi corespondența de intrare/ieșire/internă, faxuri, contracte, aplicații, instrucțiuni și alte documente de lucru, au devenit de multă vreme parte integrantă a proceselor de afaceri și necesită procesare și comandă regulată - generare, sortare, analiză, coordonare și aprobare.

EDMS facilitează procesarea documentelor, asigură relevanța informațiilor stocate și reduce semnificativ timpul necesar pentru căutarea datelor necesare.

Selectarea EDMS optimă ar trebui să țină cont de sarcinile de rezolvat și de caracteristicile întreprinderii sau organizației. În prezent, este posibil să se implementeze atât EDMS complexe care acoperă toate domeniile de lucru de birou în organizații mari și structuri de holding distribuite, cât și sisteme mai simple și necomplicate pentru întreprinderile mici și mijlocii.

Principalele funcții ale sistemului electronic de gestionare a documentelor

- înregistrarea și stocarea corespondenței, inclusiv a corespondenței electronice și a documentației interne a angajaților;

- optimizarea proceselor de coordonare si aprobare a documentelor;

- asigurarea arhivării fiabile, operaționale și pe termen lung a documentației cu un mecanism personalizabil pentru arhivarea automată a documentelor;

- unificarea si standardizarea formularelor si modelelor de documente;

- mentinerea unei liste de clienti, urmarirea istoricului interactiunii cu acestia;

- crearea unui singur spațiu de informare și asigurarea posibilității de lucru complet funcțional a angajaților în birou și în modul de acces la distanță;

- Planificarea evenimentelor generale si personale.

Marele avantaj al EDMS este capacitatea de a converti nu numai documentele, ci și procesele de comunicare ale angajaților în formă electronică, ceea ce face posibilă accelerarea și simplificarea organizării întâlnirilor și discuțiilor, schimbul de informații relevante și strategice și coordonarea acțiunilor angajaților indiferent de locație (alte birouri, alte orașe).

Etapele implementării sistemului electronic de management al documentelor:

- examinarea reglementărilor existente pentru menținerea documentației, cerințelor și funcționalității EDMS

- punerea in functiune cu instalare software

- instruire privind lucrul cu sistemul pentru angajați-utilizatori

- suport in timpul functionarii de proba

Introducerea unui EDMS modifică calitativ procesul de flux de lucru într-o organizație și oferă următoarele avantaje:

- reducerea timpului de căutare a documentelor necesare datorită căutării end-to-end în baza de date corporativă;

- reducerea intensității muncii și creșterea eficienței interacțiunii între diverse departamente;

- cresterea eficientei interactiunii intre diverse departamente;

- îmbunătățirea sistemului de administrare și control al procesului de prelucrare a documentației;

- reducerea timpului de livrare a informatiilor de management: comenzi, instructiuni, misiuni;

- reducerea riscului de pierdere a documentelor;

- posibilitatea luării prompte a deciziilor datorită completitudinii și relevanței informațiilor furnizate;

- reducerea numărului de documente pe hârtie din fluxul de lucru al companiei prin scanarea întregii documentații de intrare și de ieșire;

- cresterea securitatii stocarii documentatiei prin introducerea accesului autorizat la sistem, tinand cont de rolurile de acces si de drepturile angajatului la aceste informatii.

Un exemplu de EDMS este sistemul BOSS-Referent considerat în această lucrare. După cum se poate observa din exemplele prezentate, o serie de instituții (Serviciul Fiscal Federal, Rosnedvizhimost) l-au implementat deja în practică și au putut evalua rezultatele asociate cu optimizarea practică a fluxului de documente.

Listă literatură

1. Baykova I.Yu. Fluxul de documente și munca de birou: cum să organizați munca cu documente. - M.: Eksmo, 2014. - 483 p.

2. Bardaev E.A., Kravchenko V.B. Managementul documentelor. - M.: Academia, 2012. - 291 p.

3. Basakov M.I. Munca de birou și corespondența în întrebări și răspunsuri: Manual pentru studenții universităților și colegiilor economice - ed. a 5-a, revizuită. Si in plus. // Seria „Manuale școlare și ghid de studiu” - Rostov n/a: editura „Phoenix”, 2013. - 320 p.

4. Bobyleva M.P. Probleme de analiză a fluxului de lucru al organizației în contextul utilizării sistemelor automatizate. - 2012. - Nr. 8. - str. 50-56

5. Bobyleva M.P. Pe drumul către managementul informațiilor (probleme de evaluare a activităților serviciilor de management al documentelor în contextul automatizării managementului documentelor) // Deloproizvodstvo. - 2014. - Nr. 2. - Cu. 67-69

6. Bykova T.A., Kuznetsova T.V., Sankina L.V. Suport documentar al conducerii (munca de birou): Proc. indemnizatie. - Ed. a II-a. M.: INFRA-M, 2012. - 260 p.

7. Vigera A.M., Dorofeeva O.P., Gubskaya E.K. Afaceri de secretariat. Seria „Curs de pregătire”. Rostov n/a: Phoenix, 2011. - 270 p.

8. Grinberg, A. S. Documentation support of management [Resursa electronică]: un manual pentru studenții care studiază în domeniile „Economie” și „Management”, specialitățile „Informatică”, „Documentarea și Managementul documentației”, „Automatizare și management” / A. S. Grinberg et al. - M. : UNITI-DANA, 2012. - 391 p.

9. Documente (Organizarea și tehnologia managementului documentelor); Manual pentru universități / Kuznetsova T.V., Sankina L.V., Bykova T.A. si etc.; Sub redacția prof. T.A. Kuznețova. - M.: UNITI-DANA, 2013. - 359 p.

10. Suport documentar al activităților organizației. Baranovsky V.P. Tutorial. - M.: Asociaţia Autorilor şi Editorilor „Tandem”. Editura Ekmos, 2005. - 276 p.

11. Suport documentativ al conducerii (munca de birou): Proc. aşezare / T.A. Bykova și alții - ed. a 2-a, revizuită. si suplimentare - M.: NITs Infra-M, 2013. - 304 p.

12. Kuznetsov S.L. Sisteme automatizate controlul inregistrarii si executiei // Afaceri de secretariat. - 2011. - Nr. 4. - Cu. 48-49

13. Kuznetsov S.L. Tehnologii moderne de suport de documentare pentru management - M .: MPEI; 2012. - 361 p.

14. Kuznetsov, I. N. Lucrări de birou [ Resursa electronica] : Manual educațional și de referință / I. N. Kuznetsov. - Ed. a VI-a, revizuită. si suplimentare - M. : Corporația de editare și comerț „Dashkov and Co”, 2013. - 520 p.

15. Kunyaev, N. N. Munca de birou confidențială și managementul securizat al documentelor electronice [Resursa electronică]: manual / N. N. Kunyaev, A. S. Demushkin, A. G. Fabrichnov; sub total ed. N. N. Kunyaeva. - M.: Logos, 2011. - 452 p.

16. Guvernare electronică. Gestionarea electronică a documentelor. Termeni și definiții: Manual / S.Yu. Kabașov. - M.: NITs INFRA-M, 2013. - 320 p.

17. Strastenko V.V. STC IRM. De ce ai nevoie de automatizarea afacerii? - Mod de acces: http://www.mdi.ru/library/analit/avtom.html

18. Privire de ansamblu asupra sistemelor electronice de management al documentelor. - Mod de acces: http://www.ixbt.com/soft/sed.shtml

19. Management electronic document - Sisteme de management document. - Mod de acces: http://www.IT.ru/

20. Sisteme automate de management al întreprinderii. - Mod de acces: http://www.cmdsoft.ru/

21. Resursa electronica: Centrul de Tehnologie Informatica: Sistem electronic de gestionare a documentelor N-System. - Mod de acces: http://www.cland.ru/

Găzduit pe Allbest.ru

Documente similare

Sisteme software de automatizare de birou. Evaluarea eficacității implementării sistemelor electronice de management al documentelor. Analiza serviciului de muncă de birou în ZAO Tekhnoliga. Crearea unui sistem electronic de management al documentelor bazat pe EDMS „BOSS-Referent”.

lucrare de termen, adăugată 03.04.2015


Esența și spivvіdnoshnja pentru a înțelege „referent”, „secretar-referent” și „ajutor al unui kerіvnik”. Calificările altui referent asistent. Documente normative pentru profesia de referent în Ucraina. Documente care reglementează activitatea referentului din spatele cordonului.

lucrare de termen, adăugată 22.03.2015


Analiza sistemelor moderne de automatizare de birou în organizarea și managementul documentelor electronice, caracteristici ale clasificării acestora. Probleme de automatizare a managementului documentelor electronice. Beneficiile implementării unui sistem electronic de management al documentelor.

lucrare de termen, adăugată 15.01.2013


Esența și semnificația managementului documentelor electronice, impactul acestuia asupra îmbunătățirii eficienței în procesul de management al întreprinderii. Determinarea unei scheme paralele sau secvenţiale de prelucrare a documentelor. Clasificarea programelor de gestionare a documentelor electronice.

lucrare de termen, adăugată 22.04.2014


Concepte și principii de bază ale managementului documentelor electronice, avantajele implementării acestuia. Portable Document Format (PDF) ca format de document electronic portabil, independent de platformă, portabil. Semnătura digitală electronică: scop și aplicare.

prezentare, adaugat 31.01.2016


Concepte și definiții ale managementului documentelor electronice (în text legi federale). Necesitatea întreprinderilor mici în sistemul electronic de management al documentelor (EDMS). Clasificarea funcțiilor EDMS, cerințe de bază pentru aceasta. Atributele și detaliile documentelor.

prezentare, adaugat 21.03.2015


Clasificarea problemelor introducerii instrumentelor electronice de gestionare a documentelor: știință excesivă, rezistență mediului și inginerie inversă, personalizare, subproiect. Conservatorismul angajaților și al managementului. Acordarea de forță juridică unui document electronic.

rezumat, adăugat 17.05.2011


Caracteristicile tehnice, specificul, intervalul de timp și complexitatea implementării unui sistem electronic de gestionare a documentelor într-o întreprindere. Analiza problemelor de natură psihologică ce decurg din motivarea și recalificarea personalului asociată cu introducerea EDMS.

lucrare de termen, adăugată 12.04.2014


Esența și tipurile de gestionare a documentelor electronice; principiile organizării sale. Reguli de executare a documentelor administrative și de referință. Conceptul și natura fondului arhivistic. Reglementarea managementului documentelor electronice în organizație.

lucrare de termen, adăugată 16.10.2014


Caracteristicile subsistemului de management al informaţiei. Concept și tipologie documente normative organizatii. Studiul fluxului de documente la întreprinderea SRL „Uzina de construcție de locuințe cu panouri mari”. Modalități de implementare a managementului electronic al documentelor „Delo”.

Acest sistem a fost dezvoltat de IT Co. (http://www.it.ru). Aparține categoriei de sisteme axate pe susținerea managementului organizației, a muncii eficiente a angajaților și a acumularii de cunoștințe și, în același timp, a dezvoltat și servicii suplimentare.

Aplicația principală este crearea unui sistem corporativ care acoperă activitățile angajaților la locurile lor de muncă și sprijină procesele de management de afaceri. Sprijină munca de birou, managementul organizațional, coordonarea documentelor. Caracteristica sa distinctivă este că, fiind un sistem de gestionare a documentelor cu drepturi depline, are deja toate funcționalitățile necesare pentru implementarea muncii de birou. Încă de la început, conține concepte, roluri și funcții inerente organizațiilor cu o structură ierarhică complexă din Rusia. O altă trăsătură distinctivă a sistemului BOSS-Referent: implementează funcțiile unui sistem CRM, controlul contractelor, contabilitatea inventarului, scanarea și recunoașterea în flux (sistemul FineReader este integrat în BOSS-Referent), o conferință electronică și un buletin.

Sistemul este implementat pe platforma LotusNotes. Datorită acestui fapt, pe lângă funcțiile „BOSS-Referent”, utilizatorii au la dispoziție toată bogăția funcționalității mediului LotusNotes în sine, inclusiv e-mail, replicare a datelor, posibilitatea de a lucra de la distanță etc. „BOSS-Referent” este cel mai deschis sistem în toate sensurile - vine cu texte sursă complete. Este însoțit suplimentar de un set de instrumente pentru dezvoltatori cu o descriere completă a funcțiilor interfeței de programare a aplicației.

1.1. Scopul sistemului „șef-referent”.

Sistemul BOSS-Referent este conceput pentru a automatiza fluxul de lucru de management și munca de birou. Consumatorii săi sunt companii comerciale, întreprinderi unitare ale statului federal, autorități ale statului.

Principalele rezultate ale implementării sistemului sunt:

Creșterea capacității de gestionare a organizației. Un nou nivel de disciplină performantă.

Suport pentru reglementările interacțiunii intra-corporate. Creșterea vitezei de luare a deciziilor.

Crearea condițiilor pentru schimbul de cunoștințe și informații. Îmbunătățirea proceselor, produselor și serviciilor organizației.

Avantajele sistemului BOSS-Referent

Mijloace de creare a unui singur spațiu de informare și management pentru organizații de orice complexitate: distribuite, pe mai multe niveluri, funcționale și de design.

Suport pentru rute complexe de aprobare a documentelor.

Dezvoltarea soluției. Automatizați rapid procesele de afaceri cu fluxuri de lucru pentru documente încorporate, care sunt personalizate și personalizabile.

Funcționare fiabilă, performanță ridicată, ușurință în administrare și scalare, acces Web.

Disponibilitatea instrumentelor de securitate a informațiilor. Posibilitatea construirii unui sistem de gestionare a documentelor electronice semnificative din punct de vedere juridic pe baza BOSS-Referent.

Ușurință în utilizare de către utilizatori.

Utilizarea cu succes a sistemului de către companii și organizații de top din Rusia.

Funcționalitatea sistemului

Sistemul BOSS-Referent asigură automatizarea proceselor:

Suport documentar pentru luarea deciziilor, inclusiv realizarea unui proiect de document, aprobarea, aprobarea și trimiterea acestuia la arhivă;

Controlul disciplinei executive, inclusiv procesele de formare a instrucțiunilor și controlul implementării acestora;

Gestionarea corespondenței de intrare și de ieșire.

Aceste funcții pot fi implementate în organizații și companii care au o structură de proiectare pe mai multe niveluri, distribuită geografic și funcțional.

Funcții automate

Documentare suport pentru luarea deciziilor:

Automatizarea reglementărilor aprobate și gestionarea modificărilor acestora. Reguli- un document care enumeră și descrie în ordine etapele (pașii) pe care un participant sau un grup de participanți trebuie să le parcurgă pentru a finaliza un proces de afaceri, indicând de obicei termenele limită necesare pentru parcurgerea etapelor (pașilor).

Menținerea activității utilizatorilor finali în conformitate cu reglementările.

Un subșir al regulilor așa cum sunt folosite din mers.

Control asupra trecerii documentelor în conformitate cu reglementările: date, vize, versiuni și revizuiri ale documentelor.

Suport pentru scheme complexe de potrivire: paralele, secvențiale, cu tranziții condiționate.

Lucrați cu versiuni și revizuiri ale documentelor.

Prelucrarea documentelor de intrare și de ieșire:

Înregistrarea corespondenței primite sub diferite forme. Legarea documentelor „prin întrebare”.

Impunerea rezoluțiilor. Redirecționarea documentelor în cadrul organizației prin rute personalizabile. Rezoluţie(lat. rezoluție - decizie, permisiune) - o decizie luată de un oficial sau de un organism consultativ, o organizație internațională.

Suport pentru numere de înregistrare complexe.

Asigurarea functionarii mai multor birouri.

Controlul disciplinei de performanță.

Acces rapid la documentele legate de comenzile noi și create anterior.

Formarea instrucțiunilor, ajustarea listei executorilor și a termenelor de executare a instrucțiunilor.

Controlul termenelor limită și lucrul la executarea comenzilor.

Monitorizarea și statistica executării instrucțiunilor și procesării documentelor. Monitorizarea- procesul de observare și înregistrare a datelor pe orice obiect la intervale de timp care sunt inseparabil adiacente între ele, timp în care valorile datelor nu se modifică semnificativ.

Sprijin pentru structuri organizatorice complexe ale companiilor și organizațiilor.

Mentinerea datelor despre companiile subordonate, diviziile si angajatii organizatiilor.

Sprijin pentru mecanisme de persoane de încredere, delegare de autoritate și combinații.

Gestionarea drepturilor angajaților de a crea, aproba, semna, înregistra documente etc.

Structura funcțională a sistemului BOSS-Referent

Sisteme de scanare și recunoaștere a textului

Sistemul BOSS-Referent este integrat cu sistemele de scanare și recunoaștere a textului ABBYY FineReader (versiunea 4.0 sau SE 7.0) și CuneiForm (versiunea 10 și mai recentă). . FineReader- un sistem optic de recunoaștere a caracterelor dezvoltat de o companie rusă ABBYY. Cuneiform(ing. cuneiform cuneiform - cuneiform), Cognitive OpenOCR este un sistem deschis distribuit gratuit de recunoaștere optică a textului de către compania rusă Cognitive Technologies. Prezența integrării vă permite să organizați o conversie automată rapidă a documentelor din hârtie în format electronic și o intrare convenabilă în sistem. Integrare- refacerea, reaprovizionarea, raliul, unificarea structurilor politice, economice, statale și publice din regiune, țară, lume.

BOSS-Referent oferă trei opțiuni pentru utilizarea instrumentelor de scanare în sistemele electronice de gestionare a documentelor și automatizări de birou:

Utilizarea unui scaner de pe desktop pentru a organiza scanări personalizate. Se recomandă utilizarea în organizațiile cu o cantitate mică de documente primite.

Utilizarea scanerelor de rețea pentru grupuri de lucru

Utilizarea unei linii de scanare în flux, care oferă o conversie automată rapidă a documentelor în formă electronică într-un mod de streaming continuu. O astfel de scanare se realizează folosind tehnologia codurilor de bare și este recomandată pentru utilizarea în organizațiile cu un volum mare de corespondență de intrare, cu o structură distribuită geografic a aparatului de conducere, în birourile centrale ale ministerelor și departamentelor.

3 Modulul funcțional „Oficiu” Ciclul complet de lucru cu corespondența de intrare și de ieșire: Utilizarea șabloanelor de fișe de document Înregistrarea corespondenței Trimiterea documentelor în vederea examinării, luarea de rezoluții Formarea fișelor de familiarizare Monitorizarea locației originalului hârtiei a documentului Execuție, familiarizare, trimitere „la dosar” Scanarea documentelor și procesarea documentelor primite prin și de la serverul de fax Rezervarea numerelor pentru documentele trimise Suport pentru forme de flux de lucru centralizate, descentralizate și mixte

4 Crearea AC al unui document de intrare creați o contraparte nouă din cardul documentului verificați documentul pentru reînregistrare specificați jurnalul de înregistrare pentru acest tip de document specificați termenul limită și rezoluția de intrare 1) imprimați un autocolant sau card cu cod de bare 2 ) atașați o imagine a documentului scanat: de pe un disc local de pe un scaner (obișnuit sau scanați cu cod de bare)

5 Înregistrare Suport pentru numere de înregistrare complexe. Configurați șabloane de numerotare pentru toate tipurile de documente. Abilitatea de a utiliza mai multe formate pentru un singur contor. Pe document sunt aplicate o ștampilă de înregistrare, un număr și un cod de bare. Este posibil să utilizați o expediție RK simplificată.

6 Revizuire Posibilitatea de revizuire a documentului de către mai mulți angajați. Abilitatea de a utiliza rute standard pentru documentele primite. Capacitatea de a crea proiecte de rezoluție și de a utiliza șabloane de rezoluție pune un document sub control prin specificarea tipului de control selectați un controler sau unitate de control adăugați o clauză de rezoluție manual sau dintr-o vizualizare a șablonului / modificați o schiță de rezoluție creată anterior

7 Alineatul hotărârii Se indică executorul responsabil și codecuvenitorii, subiectul, termenul, persoana care controlează. Se creează instrucțiuni pentru punctele de control ale rezoluției, pentru punctele de necontrol - documentul este trimis spre revizuire. remediați transferul originalului creați o comandă cu control periodic

8 Ordine Executorul primește o notificare despre primirea unui ordin de executare. Autorul și controlorul comenzii pot: ajusta termenul limită modifica executanții anulează instrucțiunile Autorul, controlorul, executanții primesc notificări despre încălcarea termenelor limită.

9 Executarea ordinelor Executorul ordinului poate: să creeze un nou ordin pe baza ordinului său (lanțul de ordine), dacă este necesar, să introducă un raport de execuție pentru co-executori prin crearea document nou preluarea unui raport din ordinul unui co-executor sau ordinul copilului plasarea unui atașament un link către un document pregătit anterior doar un comentariu asupra execuției loc un raport despre executarea ordinului

10 Controlul execuției Autorul și controlorul comenzii pot aproba comanda sau o pot returna spre revizuire. Controlul disciplinei performanței: rapoarte privind disciplina performanței (generator de rapoarte ReportsMan). comanda este executată comanda este întârziată comanda este în curs de executare controlorul poate aproba comanda direct în cardul de documente

12 Pregătirea ieșirii 1. Completați câmpurile cardului câmpurile obligatorii sunt marcate cu pictograma unele dintre câmpuri pot fi completate implicit valoarea este introdusă direct în câmp

13 Pregătirea expedierii 2.Plasați documentul introduceți textul în câmpul „Conținut” adăugați un atașament de pe discul local din baza de date Șabloane din scaner Un atașament poate fi atașat la șablonul de card în prealabil. Dimensiunea atașamentului poate fi limitată de administratorul de sistem.

15 Pregătirea ieșirii 3. Generați o rută schimbând o rută existentă Ruta poate fi setată: 1) „greu” - nu puteți schimba aprobatorii și ordinea aprobării 2) „flexibil” - puteți șterge și adăuga aprobatori 3) puteți adăuga altele noi, dar nu le puteți șterge pe cele implicite. Parametrii sunt configurați pentru fiecare etapă de negociere.

21 Aprobarea documentului Aprobare suplimentară și Delegare Add. aprobare – o ramură suplimentară de aprobare. Viza coordonatorului principal este aplicată în document, indiferent de deciziile adiționalului. coordonatori. Delegare - viza salariatului căruia i s-a delegat avizul este atașată în document.

28 Modulul „Contestațiile cetățenilor” Ciclul complet de procesare a contestațiilor orale și scrise: Înregistrarea contestațiilor Considerare Formarea rezoluțiilor, executarea Pregătirea cu aprobarea răspunsului la contestație Formarea cererilor aferente către organizații externe Înregistrarea răspunsurilor la solicitările organizațiilor externe

30 Autorii contestațiilor Lucrul cu autorii contestațiilor: Capacitatea de a conecta cartea de referință „Clasificatorul adreselor rusești” (KLADR) Informații complete despre autor: numele complet, adresa, locul de muncă, statutul social, beneficiile etc. EDMS BOSS-Referent a trecut de certificarea FSTEC necesară pentru certificarea în ceea ce privește clasa de protecție a datelor cu caracter personal la nivelurile 2-4.

31 Suport pentru procesele decizionale Tipuri de documente prelucrate în procesul decizional: Componenta documentară a procesului decizional este automatizată în sistemul BOSS-Referent. Aplicația ORD notificare Proiectul contractului de document de ieșire Procesele de afaceri din modulul de luare a deciziilor sunt implementate folosind procese standard de luare a deciziilor.

32 Modulul funcțional „Luarea deciziilor” În baza de date Luarea deciziilor se realizează: Formarea rutei de deplasare a documentelor Modificarea rutei „din mers” Controlul mișcării documentelor Înregistrarea documentelor (inclusiv înregistrarea automată) Rezervarea numerelor pentru contracte, ORD și redactarea documentelor de ieșire, familiarizarea și trimiterea prin corespondență Formarea instrucțiunilor pentru documente și controlul executării acestora 37 Serviciul de notificare Utilizatorul este informat despre toate evenimentele din sistem, precum și despre acțiunile care trebuie efectuate în sistem, prin intermediul notificărilor care sosesc: Notificările sunt împărțite în: Sarcini Mesaje informative din baza de date Cabinet (afișate în Calendar pe pagina de start) către o cutie poștală Lotus Notes sau alt sistem de e-mail