표준 편지. 비즈니스 편지 작성 방법: 비즈니스 편지의 유형, 디자인 규칙, 스타일 및 샘플

비즈니스 서신의 텍스트 구조

비즈니스 편지 작성에 대한 기본 규칙

비즈니스 서신에는 초안 작성 및 형식 지정에 대한 특정 규칙이 있으며 정보 및 참조 문서에 속하므로 요구 사항이 적용됩니다. 편지를 작성할 때 저자는 편지를 쓰는 목적과 그 고려의 결과로 무엇을 기대하는지 자세히 생각해야 합니다. 그는 수취인이 편지의 주제에 대해 무엇을 알고 있는지, 무엇을 출발점으로 신뢰할 수 있는지, 편지를 작성하기 위해 수취인에게 아직 알려지지 않은 새로운 정보가 무엇인지 명확하게 명확히해야합니다. 논증의 성격과 텍스트의 구성은 편지의 목표 설정에 따라 달라집니다. 편지를 준비하고 작성하는 단계는 다음과 같습니다.

이러한 단계를 살펴보겠습니다. 문제의 본질을 연구하는 데에는 필요한 경우 이 문제에 대한 충분한 정보를 수집하고, 문제의 본질에 관한 법률을 연구하고, 이 문제에 대한 이전 항소와 그에 대한 응답을 분석하는 것이 포함됩니다. 그런 다음 그들은 편지의 텍스트를 작성하기 시작합니다.

비즈니스 서신의 텍스트 구조

편지의 텍스트를 작성하는 것은 노동집약적인 과정입니다. 편지를 작성할 때 중요한 작업은 정보 포화, 즉 포함입니다. 필요한 수량정보. 글쓰기는 단일 측면일 수도 있고 다중 측면일 수도 있습니다. 편지의 한 측면은 일반적으로 전체 편지의 내용을 구성하며 대부분 응답이 필요하지 않은 편지입니다. 다중 측면 문자의 텍스트는 섹션, 절, 하위 조항, 단락 등의 측면으로 구성될 수 있습니다. 각 측면의 표현은 한 단락으로 시작해야 합니다. 비즈니스 서신은 주로 다차원적인 편지를 작성하는 경향이 있습니다. 편지는 일반적으로 서론, 주요 부분, 결론의 구성표에 따라 구성됩니다. 입문부분다음을 포함합니다: 문서에 대한 링크, 편지 작성의 기초가 된 개별 요점; 편지를 작성하는 목적(이유)을 나타내는 사실 진술입니다. 문서를 참조할 때 해당 데이터는 문서 유형 이름, 작성자, 날짜, 문서 등록 번호, 제목 등의 순서로 표시됩니다. 예: 정부 법령에 따름 러시아 연방 2004년 6월 27일자 No. 620 "모델 규정 승인 시..." 주요 부분에는 사건에 대한 설명, 현재 상황, 분석 및 제공된 증거가 포함되어 있습니다. 이 부분에서 회의(컨퍼런스, 둥근 테이블) 참여가 필요하고, 생산된 제품이나 수행된 서비스가 최고인지, 요청이 이행되어야 하는지 등이 필요합니다. 편지의 결론은 요청, 제안, 의견, 거부, 알림 등의 형태로 결론을 나타냅니다. 편지에는 마지막 부분이 하나만 포함될 수 있습니다. 편지의 주요 질문은 명확하게 공식화되고 인식에 가장 적합한 순서로 배열되어야 합니다. 초안을 작성하고 작성한 후 서비스 편지를 편집해야 합니다. 비즈니스 서신은 거의 항상 주소로 시작됩니다. 텍스트의 이 작은 부분은 의사소통 목적으로 매우 중요합니다. 올바르게 선택한 메시지는 수신자의 관심을 끌 뿐만 아니라 서신에 대한 올바른 분위기를 설정하고 비즈니스 관계를 구축하고 유지하는 데 도움이 됩니다. 항소의 중요성은 편지 작성자에 의해 결정됩니다. 항소를 통해 청취자를 확보할 수 있습니다. 특별한 관심주소 뒤에 구두점을 붙여야 합니다. 주소 뒤의 쉼표는 편지에 캐주얼한 느낌을 주고, 느낌표는 의미와 형식적인 스타일을 강조합니다. 초안 작성자는 다음 요소를 고려해야 합니다.

1. 자신과 관련된 수취인의 사회적 지위
2. 지인의 정도, 관계의 성격

3. 의사소통 상황의 형식적/비공식적 성격;
4. 특정 음성 그룹에서 유효한 에티켓 권한입니다.

인쇄되면 항소가 중앙에 위치합니다.

미하일 페트로비치님께!

편지의 텍스트는 요청이 이행될 것이라는 기대(보증, 진술, 초대, 알림) 표현과 공손 공식으로 끝날 수 있습니다. 예를 들면 다음과 같습니다.
제공된 도움에 대해 감사를 표하며 귀하가 제공하는 정보가 훌륭한 가치상호 이익이 되는 협력의 발전에 있습니다.
이 기회를 빌어 초대해 주셔서 감사하다는 말씀을 전하고 싶습니다.
문제 해결, 추가 프로그램 활동 개발 및 실행에 있어 유익한 협력과 적극적인 참여를 희망합니다.
공손 공식은 "서명" 속성 앞에 위치하며 단락에서 인쇄되고 위치와 쉼표로 구분됩니다. 직위는 대문자로 기재하거나 소문자조직의 구성 문서 또는 규제 문서에 직위가 어떻게 명시되어 있는지에 따라 다릅니다. 서신이 공무원의 레터헤드에 발행된 경우 "서명" 속성에 직위 이름이 표시되지 않습니다.

공식 서신에서는 공식적인 비즈니스 스타일이 사용됩니다.
비즈니스 스타일은 조합입니다 말하기 수단, 그 기능은 공식적인 비즈니스 관계 영역에 서비스를 제공하는 것입니다.
특징 비즈니스 스타일, 고유한 특징, 이러한 유형의 언어의 문체 규범은 비즈니스 커뮤니케이션이 이루어지는 조건의 영향을 받아 형성되었습니다. 이러한 조건은 다음과 같습니다.
1. 비즈니스 커뮤니케이션 참가자 - 주로 법인- 관리자 및 그들을 대신하여 활동하는 기타 공무원이 대표하는 조직, 기관, 기업
2. 조직 간 정보 관계의 성격과 내용은 매우 엄격하게 규제됩니다.
3. 비즈니스 커뮤니케이션의 주제는 관리, 생산, 경제, 조직의 활동입니다.
과학, 기술 등;
4. 대부분의 관리 문서는 특정 수신자에 초점을 맞추고 있습니다.
5. 조직 활동에서 발생하고 서면 문서가 필요한 대부분의 상황은 반복되는 유사한 상황과 관련됩니다.
고려되는 비즈니스 커뮤니케이션 조건은 다음에 대한 특정 요구 사항을 형성합니다. 경영정보. 경영 분야에서 효과적인 정보 교환을 보장하려면 정보에 특정 속성이 있어야 합니다.

다음과 같아야 합니다.
1. 관계의 비즈니스 기반, 비개인적 성격을 강조하고 비즈니스 커뮤니케이션 참가자 사이에 존재하는 특정 거리를 나타내는 공식적 성격.
2. 관리 문서는 항상 특정 수신자, 공무원, 조직, 조직 그룹을 대상으로 하기 때문에 해결되었습니다.
3. 문서에는 필요한 정보가 정확히 포함되어 있어야 하므로 최신 상태여야 합니다. 지금은효과적인 복용 시간 경영 결정또는
기타 관리 활동에 사용;
4. 효과적인 관리 활동에는 사건, 사실 및 현상에 대한 공정하고 공정한 평가가 필요하므로 객관적이고 신뢰할 수 있습니다.
5. 비즈니스 커뮤니케이션의 임무는 수취인이 수행하도록(또는 수행하지 않도록) 장려하는 것이므로 설득력 있고 합리적입니다.
특정 행동;
6. 경영 결정을 내리는데 완전하고 충분합니다. 정보가 부족하여 필요할 수 있습니다.
추가로 정보를 요청하고, 서신을 생성하고,
정당하지 못한 시간과 금전적 손실을 초래합니다.
비즈니스 스타일에는 다음과 같은 조합이 있습니다. 특정 징후, 과학, 저널리즘, 구어체, 소설 언어 등 다른 스타일의 언어와 구별됩니다.
비즈니스 스타일의 주요 요구 사항은 다음과 같습니다.

표준화 비즈니스 연설어휘, 형태론, 구문 등 모든 수준의 언어를 다룹니다. 현재까지 비즈니스 연설에는 수많은 용어, 문구 및 공식이 축적되어 있습니다. 기성 구조를 사용하면 표준 상황을 특징짓는 정의를 검색하는 데 시간을 낭비하지 않아도 됩니다. 비즈니스 연설의 표준화는 문서의 정보 내용을 크게 증가시키고 인식을 크게 촉진하여 일반적으로 문서 흐름을 최적화하는 데 도움이 됩니다.
프레젠테이션의 중립적 어조는 공식적인 비즈니스 커뮤니케이션의 표준이며 프레젠테이션의 가장 엄격하고 절제된 성격으로 나타납니다. 프레젠테이션 톤의 중립성은 표현력이 풍부하고 감정이 풍부한 텍스트를 사용할 가능성을 배제합니다. 언어적 수단(구어체 어휘 및 감탄사) 비유적인 의미와 비유적인 의미로 사용되는 단어. 편지 내용에 포함된 정보는 본질적으로 공식적인 정보입니다. 이러한 이유로 문서에는 개인적이고 주관적인 요소가 최소한으로 유지되어야 합니다. 뚜렷한 감정적 의미가 있는 단어(소형 접미사가 있는 단어, 과장 또는 축소 접미사가 있는 단어, 감탄사)는 문서 언어에서 제외됩니다.
그러나 공식 문서에 감정이 전혀 없다고 가정할 수는 없습니다.
대부분의 문서의 목적은 수신자의 관심을 끌고, 설득하고, 저자가 원하는 방향으로 행동하도록 격려하는 것입니다. 감정적 배음이 없으면 관리 문서는 목표를 달성할 수 없지만 감정은 언어가 아닌 내용으로 숨겨지고 달성되어야 합니다. 외부의 차분하고 중립적인 표현 톤 뒤에 숨겨져 있어야 합니다. 프레젠테이션의 정확성은 문서 내용에 대한 명확한 이해를 전제로 합니다.
텍스트의 명확성과 정확성은 주로 정확성에 의해 결정됩니다. 구성 구조텍스트, 논리적 오류 없음, 표현의 사려 깊음 및 명확성 - 안정적인 문구, 비유적 표현 없음.
텍스트의 간결한 표현은 추가 의미를 전달하는 단어 및 표현과 같은 음성 중복을 제외하고 언어 수단을 경제적으로 사용하여 달성됩니다.
텍스트의 간결성 또는 간결성에 대한 요구 사항은 텍스트의 양을 줄이는 것과 직접적인 관련이 있습니다. 간결성에 대한 요구로 인해 우리는 문서의 주제를 보다 명확하게 공식화하고, 언어를 자제하고, 필요한 정보를 전달하지 않는 불필요한 단어, 정당하지 않은 반복 및 불필요한 세부 사항을 제거해야 합니다.
편지는 누구에게 보내든 설득력이 있어야 하며 다음 내용을 포함해야 합니다. 정확한 날짜, 논쟁의 여지가 없는 사실과 결론.
비즈니스 연설의 특징 중 하나는 언어 공식이 널리 사용된다는 것입니다. 즉, 안정적인(템플릿) 문구가 변경되지 않고 사용됩니다. 특정 행동에 동기를 부여하기 위해 다음 표현이 사용됩니다.

우리는 당신에게 그 사실을 알려드립니다...부터...;
- 현재로서는...;
- 합의된 내용을 보내드립니다...;
- 다음과 같은 문제를 고려해주시기 바랍니다.
- 검사 결과....;
- 재정적 지원이 부족해서...;
- 어려운 경제 상황으로 인해...;
- 당신의 편지에 따르면...;
- 공동 작업을 수행하기 위해...;
- 프로토콜에 따라...;
- 계약을 확인하여...;
- 책임감을 강화하기 위해서... 등등.

언어적 공식은 반복되는 상황에서 사용되는 언어적 수단이 통일된 결과입니다. 일반적인 내용을 표현하는 것 외에도 언어 공식은 텍스트의 법적으로 중요한 구성 요소로 작용하는 경우가 많으며, 이 구성 요소가 없으면 문서에 충분한 법적 효력이 없습니다.

대출금 상환을 보장합니다...,
- 우리는 지불을 보장합니다. 우리 은행 정보...,
- 이행에 대한 통제권을 위임받았습니다.

용어는 특정 또는 특별한 개념이 부여된 단어나 구입니다. 특정 지식 분야의 용어 집합 또는 전문적인 활동용어 또는 용어 체계를 구성합니다.
엄격하게 고정된 의미의 용어를 사용하면 텍스트를 명확하게 이해할 수 있으며 이는 매우 중요합니다. 비즈니스 커뮤니케이션.
관리 문서에 사용되는 용어는 해당 문서의 내용을 반영하는 업계 용어입니다. 주제 영역, 문서의 내용과 문서 지원 분야에서 개발된 용어가 관련되어 있습니다.
실제로 용어 사용의 정확성과 안정성은 개념과 용어의 엄격하고 모호하지 않은 시스템을 확립하고 용어를 간소화하는 데 도움이 되는 용어 사전과 표준을 사용하여 달성됩니다. 관리를 위한 문서 지원 분야에서 사용되는 용어는 GOST R 51141-98 "사무 및 보관"에 기록되어 있습니다. 용어 및 정의."

용어를 사용할 때는 수신자가 이해할 수 있는지 확인해야 합니다. 편지 작성자가 이에 대해 의문이 있는 경우 다음 중 하나를 수행해야 합니다.

용어에 대한 공식적인 정의를 제공하십시오.

중립적인 어휘를 사용하여 용어의 의미를 해독합니다.

용어를 제거하거나 일반적으로 이해되는 단어나 표현으로 바꾸십시오.

용어 사용의 어려움은 용어 시스템이 끊임없이 변화하고 있다는 사실 때문이기도 합니다. 내용은 이미 변화하고 있습니다. 기존 개념, 새로운 개념이 나타나고 일부 개념은 구식이 되며 이를 나타내는 용어는 더 이상 사용되지 않습니다.
다의미적 용어(동의어)를 사용할 때, 한 문서에서는 용어가 해당 의미 중 하나로만 사용될 수 있다는 점을 고려해야 합니다. 예를 들어, "계약", "계약", "합의"라는 용어는 동의어이지만 적용 방식이 다릅니다. 노동법에서는 우리 얘기 중이야영형 고용 계약(계약); 민법에서는 2개 이상의 다자간 거래를 계약이라고 합니다. ~에 대외 무역 활동"계약"이라는 용어가 더 일반적으로 사용됩니다. 다른 여러 영역의 계약은 계약에 기록됩니다.

비즈니스 연설의 또 다른 특징. 비즈니스 연설에는 약어가 사용됩니다. 단어 약어에는 두 가지 주요 유형이 있습니다.
1. 어휘 (약어) - CIS, LLC, 비상 상황부, NPP, GOST, GUM, Roskomzem, 수석 회계사, 책임자, 대리인, 특수 부대와 같은 단어 부분에서 구성 문자의 일부를 제거하여 형성된 복잡한 약어입니다.
2. 그래픽 - 서면에 사용되는 단어의 약어: gr-n, tchk, zh-d, kv. 엠 등

편지에는 공식적으로 승인된 약어, 지정 및 용어만 사용해야 합니다. 기관, 단체 및 직위의 명칭, 직위, 측정단위, 지명나머지는 공식 명칭과 정확히 일치해야 합니다.

비즈니스 연설의 또 다른 특징은 속격이나 도구의 경우 단어가 순차적으로 종속되는 구성을 사용한다는 것입니다.
- 주거용 건물 및 관리 건물의 난방, 환기 및 위생 설비 재건축을 위한 솔루션 옵션(무엇?)을 제공합니다.
- 우리는 가능한 협력의 구체적인 문제에 대한 추가 논의의 필요성(무엇?)을 충분히 공유합니다.
- 위대한 애국 전쟁 승전 60주년 기념 행사 준비 및 개최를 위해 러시아 연방 대통령이 승인한 주요 활동 목록(무엇입니까?)에 따르면...

채용일정에 따라..

비즈니스 연설은 동사 명사와 함께 문구를 사용하는 것이 특징입니다. 비즈니스 연설에서는 동사 대신 행동 의미를 지닌 동사 명사의 구성이 사용됩니다. 돕다 (돕지 않음), 지원 제공 (도움 아님), 청소 (청소 아님), 지원 제공 (지원하지 않음), 수리함(수리 아님).
표현의 단순성과 간단하고 일반적인 문장의 우세는 글쓰기에 중요합니다. 비즈니스 스타일의 특징은 간단한 공통 문장, 한 부분(주요 구성원 1명 - 주제 또는 술어) 또는 두 부분(주요 구성원 2개 - 주제 및 술어)과 분리된 문구(분사, 부사, 술어)를 주로 사용하는 것입니다. 별도의 정의), 소개 단어및 제안 사항은 다음과 같습니다.
- 합작회사 "MIO"의 수권자본에 기여한 도시부동산의 이용효율이 극히 낮고, 차량의 업무량이 부족하고 수익성이 낮기 때문에 양도문제를 해결해 주시기 바랍니다. 시청의 재정 및 경제 관리에 대한 시의 몫입니다.

한 가지 문제에 대한 편지를 준비하는 것이 좋습니다. 여러 가지 다른 문제로 동시에 조직에 연락해야 하는 경우 각 문제에 대해 별도의 편지를 작성하는 것이 좋습니다.
한 편지의 텍스트에서 실행을 위해 한 사람에게 전송되는 경우 요청이나 기타 질문을 표현할 수 있습니다.
비즈니스 서신에는 전통적인 언어 공식 외에도 외국어와 문구가 포함되어 있습니다. 실제로는 언어 공식의 역할을 합니다. 그 중 일부는 잘 알려져 있고 일부는 덜 일반적입니다. 사용된다는 점을 염두에 두어야 합니다. 외국어약간 구식의 냄새가 나지만 동시에 이 단어를 아는 파트너에게 좋은 인상을 남기고 외부 독자를 혼란스럽게 만듭니다.

유익하다;

따르는;

보증;

정보 제공;

감사해요;

축하해요;

또한 요청서, 요청서, 통지서, 응답서, 초청장 등이 있습니다. 각 유형의 편지는 초안 작성 및 디자인에 있어서 고유한 특성을 가지고 있습니다.

초대장

세미나, 회의 및 기타 행사에 참여하겠다는 제안이 담긴 초대장은 일반적으로 조직의 책임자, 특정 공무원에게 전달되지만 전체 팀에게 전달될 수도 있습니다. 문자에는 참가 조건, 행사 장소 및 시간, 필요한 경우 복장 규정이 명시되어 있습니다. 편지에는 일반적으로 이벤트 프로그램에 대해 알려주는 세부 정보 "첨부 파일"이 포함되어 있습니다.

보증서

보증서는 특정 약속이나 조건을 확인하기 위해 작성되며 조직이나 개인에게 전달됩니다. 수행된 작업에 대한 대금, 품질, 제품 배송 시간, 상품 대금, 임대료 등을 보장할 수 있습니다. 이러한 편지는 다음과 같은 표준 표현을 사용합니다. (보증 유형), 우리는 지불을 보장하고, 배송 시간을 보장하고, 제품의 품질을 보장합니다...”
편지에는 일반적으로 지불 보증을 제공하는 조직의 지불 세부 사항이 표시됩니다.
편지의 내용을 법률 서비스와 조정하는 것이 좋습니다. 조직장의 서명 외에도 수석 회계사의 서명을 발급받을 수 있습니다. 서명은 인감으로 인증됩니다.

요청서

기업, 조직, 기관을 대신하여 요청을 하게 되는 상황은 엄청나게 많습니다. 이 편지의 텍스트는 일반적으로 다음 형식으로 구성됩니다. 내용의 주요 부분에는 요청을 하게 된 이유에 대한 설명이 포함되어 있습니다. 요청 자체에 대한 진술; 마지막 부분은 예상되는 결과에 대한 희망을 표현합니다. 요청은 일반적으로 "나는 묻습니다, 우리는 묻습니다"라는 단어로 표현됩니다.
도움을 주세요...;
저희 주소로 보내주세요...;
꼭 참여해주세요...;
알려주세요...;
빚을 청산해달라고 부탁하는데...;
조치를 취해주세요...

이 편지의 주요 목적은 요청을 이행해야 할 필요성을 설득하고 증명하는 것입니다. 따라서 편지의 텍스트는 설득력 있는 증거를 제공하고 "첨부 파일"로 공식화되는 계산, 추정 및 기타 근거를 첨부합니다.

답장 편지

응답 편지의 텍스트는 일반적으로 요청의 반복으로 시작됩니다. 다음으로, 요청에 대한 고려 결과가 명시되고, 거절 동기가 부여되며(거절 편지인 경우) 거절 자체가 명시됩니다.
비즈니스 서신에 있는 정보의 성격은 일반적으로 응답 서신에서 예상되는 정보에 대한 대안성을 의미합니다. 즉, 비즈니스 서신에서 평행성의 원칙은 응답 서신의 언어에 반영되는 내용 측면에서 작동합니다. 그것은 다음을 의미합니다:
1. 원래 편지와 그 주제에 대한 링크가 응답 편지에 존재합니다.
2. 두 문자 모두에서 동일한 언어적 표현 수단(주로 용어)을 사용합니다.
3. 두 편지의 정보량과 내용 측면의 비교;
4. 콘텐츠의 측면을 제시할 때 특정 순서를 준수합니다.

응답 편지의 텍스트는 관리자의 결의문에 기록된 업무와 일치해야 합니다.
첫 번째이자 기본 규칙은 답변을 지연하지 말고 특파원을 기다리게 만들지 않는 것입니다. 정해진 기한 내에 답변을 제공할 수 없는 상황인 경우, 수취인에게 이에 대해 알리고 최종 답변을 제공할 수 있는 기간도 알려주십시오. 지연에 대해 사과하고 객관적인 이유를 명시하십시오.
응답 편지에는 응답이 제공된 문서의 번호와 날짜가 표시됩니다. 이 데이터는 편지 텍스트에 입력되지 않고 양식의 지정된 위치 또는 양식에 작성되지 않은 문서 제목 앞에 입력됩니다.

거절 표현에는 다음과 같은 형태가 사용됩니다.
- 귀하의 제안은 다음과 같은 이유로 거부되었습니다.

귀하에게 발송된 공동 행동에 관한 합의 초안은 다음과 같은 이유로 거부됩니다...
- 죄송합니다. 저희 회사는 귀하의 제안을 받아들일 수 없습니다...

감사의 편지

안에 최근에감사 편지는 비즈니스 서신에서 널리 사용되었습니다.
감사 편지는 규칙입니다 좋은 매너파트너 간의 관계. 파트너십에서는 제공된 서비스, 공동 이벤트 개최, 축하 메시지 보내기, 리셉션 조직 등에 대해 요청하는 것뿐만 아니라 감사할 수도 있어야 합니다.

편지는 레터헤드나 컬러 레터헤드에 작성할 수 있습니다) 감사 편지. 편지가 레터헤드에 작성되면 규정된 방식으로 등록됩니다. 감사 편지 형식으로 작성된 편지는 등록 대상이 아니며 "서명" 세부 사항에 스탬프가 부착될 수 있습니다. 편지는 성격상 개인적인 것이므로 '수행자' 속성을 포함하지 않는 것이 좋습니다. 편지의 텍스트는 표준 표현 형식을 사용합니다.
- 감사의 마음을 전합니다...;
- 진심으로 감사드립니다...;
- 감사의 마음으로 메모합니다...;
- 감사합니다...;
- 고마워요...

자기 소개서

수취인에게 문서 발송에 대해 알리기 위해 표지가 작성됩니다. 편지의 텍스트는 전송되는 자료에 대한 메시지와 명확한 정보(첨부 파일)의 두 부분으로 구성됩니다. 일반적으로 자기 소개서의 텍스트는 매우 짧고 A5 형식에 맞으며 독립적인 제목이 없습니다. 자기 소개서는 일반적으로 다음으로 시작됩니다.
- 정보를 보내고 있습니다...; - 우리는 당신에게 제안(추천)하게 된 것을 기쁘게 생각합니다...;
- 우리는 당신에게 제안합니다...;
- 우리는 귀하가 우리 제품의 높은 품질에 관심을 가질 것이라고 확신합니다...;
- 알려드립니다...;
- 알려드립니다...;
- 앞으로도 많은 협력을 바랍니다.