Időt és erőfeszítést igénylő formalitás – sokan így kezelik a jelentéseket, hivatalos és magyarázó megjegyzéseket, és gyakran nem látják a különbséget közöttük. Általánosan elfogadott, hogy a jelentések és a magyarázó megjegyzések a fegyelmi szankciók alkalmazásához kapcsolódnak. Valójában nem csak erre használják. Megmondjuk, milyen helyzetben érdemes egy adott feljegyzést készíteni, és hogyan kell helyesen csinálni.
Miért van szükség jegyzetekre?
Mindenekelőtt minden megjegyzés információ és referencia dokumentum az operatív irányításhoz. Segítségükkel információcsere zajlik a vállalaton belül (például a különböző osztályok között, vagy a fiókok, képviseletek és a központi iroda között). A jegyzetekben szereplő információk nem tartalmaznak megrendeléseket, de egyesek elfogadásának alapjául szolgálhatnak vezetői döntést, de csak akkor lehet figyelembe venni.
De ezek megírása egyáltalán nem egyszerű. Hiszen a szabályozási jogi aktusok sem fogalommeghatározásokat, sem jegyzetkészítési szabályokat nem tartalmaznak. Próbáljuk meg magunk megfogalmazni őket.
Miben különböznek egymástól a hangjegyek?
Az érthetőség kedvéért a főbb különbségeket a táblázatban mutatjuk be.
| Jellemzők | Memorandum | Szerviz emlékeztető | Magyarázó levél |
| A jegyzet lényege |
|
|
Kifejti minden esemény, tény, cselekmény, esemény indokait, ideértve a munkafegyelem megsértését, az utasítások be nem tartása, a megállapított munkaszabályoktól való eltérés, a külső események normál helyzetek(baleset, közlekedési baleset, lopás stb.). Igény esetén írásos magyarázatot kell készíteni a munkavállalóra való kiszabáshoz fegyelmi eljárás, magyarázó jegyzetként is kiadható és Művészet. 192, 1. rész art. 193. Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve; Rostrud levele 2011.01.06., 1493-6-1. |
| Fókusz | A vezetőség címe:
|
Vezetők vagy alkalmazottak közötti levelezés egy szintű vezetés, beosztásuk szerint nem egymásnak alárendelve, a hatáskörükbe tartozó kérdésekben | Beosztott tisztviselő magyarázata (magyarázata) felettesének |
| A jegyzetek típusai cél szerint |
|
|
|
| Szerkezet | I. szakasz- a megírására okot adó okok, tények vagy események ismertetése; II- szükség esetén elemzi a jelenlegi helyzetet és bemutatja a probléma megoldási lehetőségeit; szakasz III- a konkrét megállapítások, vélemények, kérések vagy konkrét intézkedésekre vonatkozó javaslatok leírása, amelyeket a kezdeményező véleménye szerint meg kell tenni |
I. szakasz- az írás indokaként szolgáló tények ismertetése; II- a jelenlegi helyzetet magyarázó okok leírása. Nem tartalmaz következtetéseket és javaslatokat |
|
| A jegyzetek típusai a hozzáférhetőség foka szerint |
|
||
| Példák a jegyzetekre | Javaslat bónuszokra egy adott alkalmazott számára | Tájékoztatás a biztonsági szolgálatnak arról, hogy be kell engedni az épületbe a szabadnapon dolgozó alkalmazottakat | Magyarázat a gyártási és műszaki osztálynak az alapanyagok gyártási szabványokhoz képesti túlfogyasztásának okairól (M-29 számú nyomtatvány melléklete) jóváhagyott A Szovjetunió Központi Statisztikai Hivatalának 1982. november 24-i 613. sz. |
Adózási szempontból mindenféle megjegyzés fontos.
Egyes esetekben a jegyzet más dokumentumokkal együtt elsődleges dokumentumként szolgálhat az adóelszámolás során felmerülő költségek alátámasztására és dokumentálására. 1. záradék art. 252 Az Orosz Föderáció adótörvénykönyve, Például:
- Memo saját hirdetési szolgáltatás, mely szerint a reklámvideók tényleges felhasználási ideje nem haladta meg a 12 hónapot, segített a cégnek bebizonyítani, hogy a videók nem immateriális javak, és a költségeket egy összegben leírni. A Moszkvai Régió Szövetségi Monopóliumellenes Szolgálatának 2012. március 16-i, A40-100845/10-4-498 sz.;
- az autó futásteljesítményének ellenőrzéséhez a GPS-navigátor leolvasásával (a kilométer-számláló helyett) és az üzemanyagköltségek felismerésével Memo a közlekedési osztály vezetőjének a művezetőtől, hogy az utazás előtti ellenőrzés a kilométer-számláló meghibásodását, ill. 1. záradék art. 252, al. 5 p 1 art. 254 Az Orosz Föderáció adótörvénykönyve. E jelentés (vagy más dokumentum) alapján utasítást adnak ki arra vonatkozóan, hogy az autót bekapcsolt navigátor mellett kell üzemeltetni, és a leolvasott adatokat rögzíteni kell a fuvarlevélben. A Szövetségi Adószolgálat 2010. július 16-i levele, ШС-37-3/6848;
- magyarázó levél Hasznos lehet:
- <или>gyermek után személyi jövedelemadó-kedvezményben részesülni alp. 4. bekezdés 1. cikk 218 Az Orosz Föderáció adótörvénykönyve, ha nincs 2-NDFL igazolás az előző munkahelyéről. Ha egy személy hosszú ideig nem dolgozik, és újra munkát kap, magyarázatra van szüksége a jövedelem hiányáról, foglalkoztatási előzmények valamint írásbeli levonási kérelem A Szövetségi Adószolgálat 2009. július 30-i levele: 3-5-04/1133@;
- <или>hogy megoldja a nyaralás alatti utazási költség kifizetésének kérdését. Ha egy munkavállaló több helyen bonyolítja le, vagy áthaladás közben áthalad a megállóhelyeken, a munkavállaló magyarázó megjegyzése és úti okmányai szükségesek. Az Egészségügyi és Szociális Fejlesztési Minisztérium 2009. február 20-i levele 194-13..
Egyértelmű, hogy ha a jegyzet elsődleges dokumentum, akkor annak tartalmaznia kell egy ilyen dokumentum minden részletét 2. cikk Az 1996. november 21-i 129-FZ törvény 9. §-a.
Hogyan írjunk helyesen jegyzeteket
Sok alkalmazott nehezen ír jegyzeteket, mert ez szokatlan munka számukra. A feladat megkönnyítése érdekében biztosítson szerkesztési szabályokat, valamint jegyzetlapokat a helyiben normatív aktus, például az irodavezetési utasításokban, és ismertesse meg az alkalmazottakkal. Például egy utasítás töredéke így nézhet ki.
Az Alpha LLC megrendelésével jóváhagyva
2011. december 27-én kelt 123. sz
Útmutató az Alpha LLC irodavezetéséhez
4.10. Megjegyzések (jelentések, hivatalos, magyarázó)
4.10.4. Minden feljegyzés készül, amely a következő adatokat tartalmazza:
- a szerkezeti egység neve - a jegyzet szerzője;
- a dokumentum típusának megnevezése - jelentés, hivatalos vagy magyarázó megjegyzés;
- dokumentum kelte - aláírás dátuma ( Arab számok sorrendben: nap, hónap, év);
- címzett - f. És. O. és annak a személynek a pozíciója, akinek a feljegyzés címzett (datív esetben);
- a szöveg címe, amely „O” vagy „Névjegy” előszóval kezdődik;
- megjegyzés az alkalmazás jelenlétéről (ha van ilyen), például: „Melléklet: 1 példány. 3 literre.”;
- a fordító aláírása (a fordító beosztása; személyes aláírás és annak átirata (teljes név)).
4.10.5. A szöveg egyes szám első személyben íródott.
A jegyzet szövege nem tartalmazhat üdvözletet vagy végső kívánságokat.
4.10.6. A jelentések, hivatalos és magyarázó megjegyzések nyomtatványait az Utasítás 15., 16., 17. számú melléklete tartalmazza.
Ha egy alkalmazottnak jegyzetet kell írnia, adjon neki egy kész űrlapot, vagy ami még jobb, mintát. Adjunk példákat a különböző hangjegyek kialakítására.
Alfa Korlátolt Felelősségű Társaság
Könyvelés
vezérigazgatónak
Alpha LLC
I.I. Stasov
HR osztály vezetője
S.V. Klimova
A magyarázó megjegyzésben meghatározott okok,
tiszteletlennek tekintendő.
Alkalmazzon fegyelmi eljárást
hozzászólás formájában T.I. Bogdanova
Főkönyvelő
POKOL. Zharova
Tegyen intézkedéseket a gázturbinás motor helyreállítására
30.08.2012
MAGYARÁZÓ LEVÉL
kelt 2012.08.30. 12. sz
Az eredeti gázvám-nyilatkozat elvesztésének okairól
A 2012. 04. 20-i 0007/5. sz., a franciaországi Bonduelle-lel kötött szerződés alapján történő szállításra vonatkozó eredeti vámáru-nyilatkozat 2012. 08. 29-én elveszett egy tétel zöldborsóról (Customs post Gatchinsky) a dokumentum fénymásolásakor. .
Az irodai fénymásoló nem alkalmas könnyű papírsűrűségű dokumentumok automatikus másolására. Az eredeti, pauszpapír sűrűségű GTD-t a rendszer automatikusan másolta más, nagyobb papírsűrűségű dokumentumokkal együtt. Ennek eredményeként elakadás történt, és az eredeti gázturbinás motor beszorult a másolóhengerek közé. Kibontásakor a dokumentum apró, pótolhatatlan és olvashatatlan részekre szakadt.
A dokumentumot a következők ismerhették meg:
30.08.2012
| Főkönyvelő |
Sok alkalmazott csak hallomásból tud a szervezet belső dokumentumairól - a feljegyzéseket összetévesztik a hivatalos dokumentumokkal, és helytelenül állítják össze. Ez megzavarja az ilyen dokumentumok fő funkcióját - a csapaton belüli hivatalos kommunikációt, ami az összehangolt munka ellehetetlenítéséhez vezet. Ezért válik belőle aktuális kérdés feljegyzés megfogalmazása, különbségei és hasonlóságai más dolgozatokkal, specifikációk írása.
Terminológia
Kommunikációs eszköz a tisztviselők és a szerkezeti egységek között. Néha egy feladat/munka elvégzéséről szóló dokumentumként definiálják, bár ennek eltérő természete lehet. A cikkben tárgyalt minták pontosan tükrözik a feljegyzés lehetséges tartalmát.
Hivatalosan a vezetői dokumentumok osztályozója belső feljegyzésként nem tartalmaz információkat az ilyen papírokról. Nem adunk példát a megírására, de ez nem változtat azon a tényen, hogy egy ilyen dokumentum számos okból elterjedt a munkahelyeken.
A használat okai
A feljegyzés gyakran használt alátámasztó dokumentum. Felelőssége a munkarendszer elemei, azaz a munkavállalók közötti kommunikáció biztosítása. Miért olyan népszerű egy ilyen dokumentum? Számos munkakérdést meg lehet és kell is megoldani vezetői beosztások beavatkozása nélkül – ez bizonyítja az osztályok önállóságát és hatékonyságát önállóan és rendszer egészében.
Sajátosságok
A különbség a fent említett feljegyzéstől az, hogy az utóbbi magasabb rangokhoz való felhívást jelent, és egy feljegyzés, amelyre az alábbiakban egy példát tárgyalunk, horizontális szinten alkot kapcsolatot. Ez lehet fellebbezés egy másik osztály adminisztrátorához vagy egy másik osztály vezetőjéhez. Bármely esetben, amíg az említett személyek egyenértékű beosztással rendelkeznek, feljegyzésről beszélhetünk. Egyenlőtlenség esetén az itt bemutatott példák egy része kétértelmű lehet, ennek okait később tárgyaljuk.
A feljegyzések tárgya
A feljegyzések jellemzően támogatási kérdésekről készülnek: információs, gazdasági, logisztikai vagy szervezeti. Egy jegyzet gyakran tartalmazhat valamilyen kérést vagy javaslatot. Mindegyikének szerkezeti elemekÁltalában az egyik téma prioritást élvez, és összefügg azzal a területtel, ahol maga az elem működik.
Dekoráció
A feljegyzés elkészítése ugyanúgy történik, mint a jelentés elkészítése. Ezért csak a tartalom változik. A hivatalos feljegyzések elkészítését a GOST szabályozza. Ez lehetővé teszi az egységesség fenntartását az összes irányítási dokumentum kialakításában.
Példa az írásra Memo:
Információs és műszaki osztály ( az oldal tetején, a bal oldalon)
biztonsági szolgálat vezetője ( tetején, azzal jobb oldal ) Ljubcsenko R. L.
SZERVIZ MEGJEGYZÉS
14.09.2015 № 11
2015.09.17-én pénteken az anyagi és műszaki bázis cseréje megtörténik. Ezzel kapcsolatban arra kérem Önt, hogy biztosítson hozzáférést a PE „AMIR” szervezet alábbi alkalmazottai számára ezen munkák elvégzéséhez:
- Andeenko Sergey Gennadievich.
- Mishkov Lev Georgievich.
Osztályvezető ( A bal oldalról) _festmény_ Antipov R. D. ( a jobb oldalon)
A feljegyzés kialakítása tipikus lapformátumot – A4-et – feltételez.
Előnyök
Lényegében a beszédüzenet analógja, a feljegyzés számos előnnyel rendelkezik a szokásos munkahelyi kommunikációval szemben:
- írásos megőrzés;
- hivatalos dokumentáció;
- kényelem összetett információk átvitele esetén;
- az a képesség, hogy egy üzenetet egyszerre több embernek továbbítson.
Ennek logikus következményei a következők:
- egy állítás megerősítésének/cáfolatának képessége;
- a feladat egyértelmű megfogalmazása és pontos végrehajtása;
- időben történő végrehajtás;
- hatékonyság.
karakter
A feljegyzés írása a következő jellegű lehet:
- tájékoztató jellegű (üzenet, értesítés, utasítás stb.);
- proaktív (kérés);
- jelentés.
A feljegyzés, amelyre a fenti példát közöltük, tájékoztató jellegű, hiszen az egyik osztály vezetője értesíti a másikat a soron következő munkákról, emellett egyszerű utasításokat ad arra vonatkozóan, hogy mit kell tennie.
Az utolsó két pont gyakran egymás mellett van: a jelentési jegyzet válasz a kezdeményezésre (kérésre).
Szerkezet
Nézzük meg, hogyan kell helyesen írni egy feljegyzést a megadott példa alapján. Tehát ennek a dokumentumnak tartalmaznia kell:
- címzett adatai (be ebben az esetben ezt a szerepet a biztonsági vezető töltötte be);
- a dokumentum neve (a megfelelő felirat közvetlenül a szöveg előtt volt);
- dokumentum kelte;
- szöveg;
- a címzett adatai és aláírása (az információs osztály vezetője).
A szöveg pedig a szerkezet szerint is elosztható. Igaz, ez sokkal feltételesebb:
- Az első rész meghatározza az írás alapját és indítékát. A feljegyzés, amelynek mintáját fentebb bemutattuk, már az első mondatban kifejti a kérést.
- A második rész a lényeget tükrözi: a példában a „val kapcsolatban...” szavak után következik.
- A harmadik rész az utolsó. Tartalmazhat tényállítást, javaslatot vagy kérést.
Egy belső feljegyzés, amelyre egy példa segít a regisztráció szabályainak megértésében, egyesíti a második és a harmadik részt. A megosztottság észrevehetőbbé válik az összetett feljegyzésekben. A harmadik rész szükségszerűen megjelenik a válaszdokumentumokban.
Stilizáció
Bár ez a dolgozat szabad formátumban engedélyezett, csakúgy, mint az összes többi vezetői dolgozat, ahhoz, hogy megfelelően tudjon írni egy feljegyzést, szabadon kell kifejeznie gondolatait üzleti stílus, mert bármilyen dokumentáció összeállításakor ő az, akit felhasználnak.
Fajták
Az irodai jegyzeteknek nincs egyértelmű besorolása, ugyanakkor nagyjából típusokra oszthatók.
Például van egy feljegyzés:
- az előléptetésről;
- megvásárolható;
- a leírásról stb.
Minden típusnak megvan a maga írási specifikációja. Mert jobb megértés Példákat adunk arra is, hogyan kell feljegyzést írni.
A promócióról
A béremelésről szóló feljegyzés szükséges lehet azoknak az alkalmazottaknak, akik úgy vélik, hogy munkájukért nem kapnak elegendő pénzbeli javadalmazást. Logikus, hogy először a főnökükhöz fordulnak - feljegyzést írnak.
Az ilyen típusú feljegyzést az alkalmazotti osztályvezető ír az osztályvezetőnek címezve. Néha a HR osztály is ezt csinálja. Aztán kezdetben arról beszélünk a magasabb fizetést kívánó alkalmazott osztálya és a HR osztály közötti kommunikációról. A feljegyzésben szerepeltetni kell a béremelés okait (munka volumenének változása, munkavállalói képzettség stb.).
Az alábbiakban egy mintát mutatunk be.
Anyagszámviteli osztály
Az „Agro Darina” magánvállalkozás vezérigazgatója Aninnikov G.L.
SZERVIZ MEGJEGYZÉS
09.04.2013 № 45
Szentpétervár
A béremelésről Furmanets G.V.
Furmanets Galina Viktorovna 2011. március 4. óta dolgozik az „Agro Darina” magánvállalkozásnál, mint az anyagi javak számviteli osztályának vezető szakembere. Szakképzett mestere, magas termelékenységet mutat, pontos, előzékeny és szorgalmas. Munkája során egyetlen fegyelmi büntetést sem kapott. A fentiekkel kapcsolatban kérem, hogy növelje bérek Furmanecs Galina Viktorovnának 23 000 rubelről 25 000 rubelre.
Az anyagi javak számviteli osztályának vezetője_aláírás_Galkin S. A.
Az előléptetés nem csak fizetésemelést jelent, hanem magasabb pozícióba való átmenetet is jelenthet. Az előléptetésről szóló feljegyzést szintén az osztályvezető írja.
Ez egy fontos megjegyzés: ugyanaz a feljegyzés az igazgatónak, vagyis egy beosztott feljegyzése a főnöknek feljegyzésnek minősül.
- képesítésének javítása;
- fogadása felsőoktatás(első perc);
- szolgálati idő és munkatapasztalat;
- kiemelkedő szolgáltatásokért.
Az okokat közvetlenül a feljegyzésben kell feltüntetni. Például a következőt.
Logisztikai részleg
A PP Netflix vezérigazgatója Lyashenko S. Yu.
SZERVIZ MEGJEGYZÉS
19.02.2001 № 15
Yu promóciójáról O. Belousova.
Julia Olegovna Belousova 1999. január 7. óta dolgozik a Netflixnél a logisztikai osztály adminisztrátoraként. Szakterületén képzett szakember. A munkavállaló hatékony és felelősségteljes, nagy hatékonysággal és kitartással tűnik ki stresszes helyzetek. 2001. február 15-én mesterdiplomát szerzett „Számvitel és könyvvizsgálat” szakon. A fentiekkel összefüggésben Julia Olegovna Belousovát ajánlom vezető adminisztrátori pozícióba való előléptetésre.
A logisztikai osztály vezetője_aláírás_Elchaninov P.L.
Megvásárolható
A vásárlás bármely berendezés javítását vagy cseréjét jelenti. Belső beszerzési jegyzőkönyvet ír az a részleg, amelynek anyagi és technikai bázisát korszerűsíteni kell.
A feljegyzés, melynek mintáját az alábbiakban mutatjuk be, számítógép vásárlásához készült.
Emberi Erőforrások Minisztériuma
Az Epam LLC informatikai osztályának vezetőjének, D. M. Penkovnak.
SZERVIZ MEGJEGYZÉS
12.11.2009 № 4
A számítógép javításáról (csere)
Szeretném tájékoztatni, hogy 2009. november 6-tól a HR osztály alkalmazottja, Tatyana Evgenievna Mashkina, vezető rendszergazda személyi számítógépe rendszeres összeomlásokat tapasztal.
A fenti ok miatt arra kérem, hogy a lehető leggyorsabban javítsa meg vagy cserélje ki ezt a számítógépet.
HR osztály vezetője _aláírás_ Chistenko V.T.
Vakáció
A feljegyzés itt nem a megérdemelt pihenés értelmében szabadságot jelent, hanem a munkavállaló szabadságáról való visszahívását, amelyet annak az osztálynak a vezetője írt, ahol a megfelelő alkalmazottat bejegyezték. Jelzi a visszavonás okát. A dokumentumot a cég/szervezet vezetőjének kell benyújtani, akinek viszont választ kell írnia - hozzájárulást vagy elutasítást.
Az alábbiakban egy példa látható egy ilyen feljegyzésre a válasszal együtt.
Nem bánom
HR osztály a szükséges dokumentumok elkészítésére__Sergeev 2014.03.21
A PE „Aukro” vezérigazgatója Szergejev V.P.
SZERVIZ MEGJEGYZÉS
21.03.2014 № 1
Tekintettel a számviteli és könyvvizsgálati osztály vezető könyvelőjének, Tatyana Viktorovna Morozova betegségére, javaslatot teszek Pavel Sergeevna Matveychuk könyvelő felhívására 2014. március 22-től.
A számviteli és ellenőrzési osztály vezetője _aláírás_ Marinina R. A.
Megjegyzendő, hogy a feljegyzéshez szükséges állásfoglalás megírása és kézhezvétele mellett magának a munkavállalónak a hozzájárulását is be kell szerezni a szabadságról való visszahíváshoz. Ezt hivatalosan is dokumentálni kell. Ezért a feljegyzés ennek a folyamatnak csak az első szakasza.
A bónuszokról
Bónuszjegyzetet írnak, amikor a főnök meg akarja jutalmazni az alkalmazottat a produktív munkájáért. A munkavállaló szempontjából a bónusz folyamat egyszerű, de a főnök számára, különösen, ha a szervezetnek nincs bónusza, és inkább nélkülözi, sokkal munkaigényesebbé válik. De ennek a folyamatnak az egyik szakasza mindenképpen egy feljegyzés írása lesz.
Először is tanulmányoznia kell a vállalkozás specifikációit ebben a tekintetben - minden vállalatnak megvannak a saját bónuszfeltételei. Ezek meghatározott esetek lehetnek, amikor a munkavállaló nem részesülhet jutalomban (fegyelmi szankció, adminisztratív szabálysértés stb.), bónuszforrások és hasonlók. Alapos tanulmányozás után közvetlenül folytathatja az írást.
A jutalomjegyzéknek feltétlenül tartalmaznia kell azokat az indokokat, amelyek miatt az osztályvezető úgy véli, hogy a munkavállalót jutalmazni kell. Ha a bónuszzáradék egyértelmű záradékokat tartalmaz, amelyek jelzik, hogy mihez milyen ösztönző jár, akkor a folyamat jelentősen leegyszerűsödik. Az ilyen-olyan pontok végrehajtásáról a főnök csak az igazgatót értesítheti. Akkor ez egy figyelmeztetés. Egy másik esetben az osztályvezető csak felajánlja a munkavállaló jutalmazását, és maga határozza meg a bónusz mértékét - ismét figyelembe véve a szervezet anyagi ösztönző rendszerét.
Érdekes, hogy a bónuszokról szóló feljegyzéseket gyakran jelentésnek minősítik – hiszen magasabb rang nevében írják őket. Hasonló dilemma merül fel a nyaralásról, előléptetésről stb.
Leírásra
Szervizjegyzet nem szükséges, ha az ingatlan megsérül, vagy az anyagi és műszaki bázis elavult. Ez a fajta dokumentum szorosan kapcsolódik a beszerzési jegyzetekhez, és specifikációjukban is hasonló: például a fenti problémával küzdő osztály vezetője hasonló megjegyzést ír a sérült vagyonnal dolgozó osztálynak (mint a számítógéppel kapcsolatos példában: a fellebbezés az információs osztályhoz érkezett).
Az alábbiakban egy ilyen emlékeztető minta látható.
Információs és műszaki osztály
A Troyanda LLC ellenőrzési és audit osztályának vezetőjének, D. D. Sukhorukovnak.
SZERVIZ MEGJEGYZÉS
22.01.2006 № 42
A számítógépek leszereléséről
Tájékoztatom Önöket, hogy jelenleg az informatikai osztály tulajdonában lévő elektronikus számítógép elavult és nem képes az osztály teljes működéséhez elegendő kapacitással számításokat végezni.
A fenti ok kapcsán kérem, hogy a fenti ingatlant elavultként írják le, és az anyagi és műszaki bázis feltöltésének szükségességét jelezzék felénk.
Az információs és műszaki osztály vezetője _aláírás_ Csascsenko V.T.
Jegyzetek felosztása típus szerint
A fenti példák mindegyike két típusra osztható:
- feljegyzés az alkalmazottnak, igazgatónak;
- feljegyzés bármely osztálynak.
Az első pont által okozott dilemmát ebben a cikkben már említettük. Annak ellenére, hogy rengeteg információ található arról, hogyan kell feljegyzést írni a rendezőnek, valamint példák és írásminták, ez lényegében nem teljesen igaz. Ez az elv csak akkor alkalmazható vállalati szervezetek, ahol minden osztály egyenlő, de nincs főfőnök. Ekkor az osztályok közötti feljegyzések írása automatikusan hivatalos funkcióvá válik, nem pedig jelentés. Minden más esetben erősen ajánlott, hogy a munkavállaló szabadságáról való visszahívásáról, bónuszairól, elbocsátásáról, előléptetéséről szóló megjegyzések írásakor használja a dokumentum címét: „Memorandum”. A többi írási követelmény változatlan marad.
Az összes többi mintát az osztályokhoz intézett belső feljegyzések közé sorolják - leírásokról, felvásárlásokról stb. Helyesebb képet adnak a belső feljegyzések lényegéről: az egyenértékű osztályok közötti kommunikációról, amely nem igényel vezetői beavatkozást.
Tárolás
Az egyes alkalmazottakhoz közvetlenül kapcsolódó irodai feljegyzések a személyes aktáikban tárolódnak. Az összes többi a cég archívumába kerül.
Eredeti feljegyzésekre lehet szükség, ha egy szervezetet felsőbb hatóságok ellenőriznek: adnak részletes információk a vállalat belső tevékenységéről, a szerkezeti elemek kölcsönhatásáról.
Emellett a feljegyzések, akárcsak a hivatalos dokumentumok, bizonyítékok vagy cáfolatok lehetnek bármely ügyben.
Más igazoló dokumentumokhoz hasonlóan a feljegyzések egyfajta mellékletnek tekinthetők a vállalat külső dokumentációjához.
A feljegyzések gyakori használata a szociológusok, marketingszakemberek és pszichológusok számára kritériumként szolgál a vállalat és alkalmazottai általános hangulatának felméréséhez. munkásszervezet keretek.
A félig üzleti, félig szabad jegyzetírás stílusa egyértelműen tükrözi a munkacsoporton belüli helyzeti viszonyokat. A dokumentáció különösen nem az osztályok, hanem az osztályok meghatározott alkalmazottai között érdekes - kevésbé gyakori, ezért vizuálisabb.
A hivatalos feljegyzés a modern irodai munka egyik legnépszerűbb dokumentumtípusa. A vállalat vezetése, strukturális részlegei és a szervezet alkalmazottai közötti interakció funkcióját látja el. A feljegyzés megírásához bizonyos szabályok betartása szükséges a tartalmára és kialakítására vonatkozóan. Ezen követelmények betartásával mindig hatékonyan tud információt közvetíteni kollégái és beosztottai felé.
Ebből a cikkből megtudhatja:
Miért van szükség emlékeztetőkre?
A feljegyzés az információk és referenciadokumentumok csoportjába tartozik. Ennek a csoportnak a fő célja a vállalat részlegei és alkalmazottai közötti információcsere. Az ilyenek létrehozásának szükségessége hivatalos levél több esetben fordul elő:
ha azonnal értesíteni kell egy bizonyos tisztviselőt egy problémáról;
javaslatokat tenni a probléma megoldására;
a tervezett intézkedések összehangolására;
Ezen túlmenően egy ilyen levél célja lehet információkérés, utasítások kiadása vagy értesítés küldése. Erre akkor van szükség, ha egy alkalmazottnak el kell magyaráznia vagy egyeztetnie kell az üzleti kérdések szempontjait a kollégáival vagy a vezetőséggel. Azokban a helyzetekben, amikor a szóbeli kommunikáció nem elegendő, és az üzenetet dokumentálni kell, hivatalos írásos dokumentum készül.
Felhívjuk figyelmét, hogy ez a fajta dokumentáció nem szerepel a Vezetési Dokumentáció Összoroszországi Osztályozásában (OKUD). Az abban szereplő információk nem tartalmazhatnak utasításokat vagy utasításokat. A jelenlegi jogszabályok nem írnak elő konkrét követelményeket az ilyen hivatalos papírokra. A regisztrációs eljárás során figyelembe kell venni a szervezet sajátosságait. Főszabály szerint a társaság helyi, a hivatali folyamatokat szabályozó jogszabályában rögzítik. Ilyen cselekedet például lehet.
Mi a különbség a hivatalos, a memorandum és a magyarázó megjegyzések között?
|
|
A dokumentum ben készült szabad forma, ragaszkodva Általános szabályok hivatalos dokumentáció elkészítése. Egy helyi szabályozási aktus, például az irodai munkára vonatkozó utasítás lehet iránymutatás arra vonatkozóan, hogyan írjon álláslevelet bármely alkalmazott számára. Az általánosan elfogadott követelmények között szerepel a következő szerkezet betartása: Összeállításának indokai, tények és események, amelyek az írást elindították; Elemzés problémás helyzet(ha elérhető), és javaslatot tesz a kiutakra; Konkrét következtetések ismertetése, kérések megfogalmazása és konkrét intézkedések javaslata; Az információmegjelenítés stílusát illetően javasolt a használata, kerülni a túlzott bőbeszédűséget, és nem alkalmazni az összetett beszédmintákat. E szabályok betartása lehetővé teszi a helyzet lényegének rövid és lényegi bemutatását. |
A szöveg nem tartalmaz üdvözletet vagy végső kívánságokat. A levél a következő szavakkal zárul: „Úgy tartom... (szükségesnek, megfelelőnek stb.)”, „Javaslom...”, „Kérlek... (kiemelje ki, irányítsa stb. vagy vonja le a szükséges következtetéseket) ”
Hogyan írjunk álláslevelet?
Mint minden más hivatalos dokumentum, a hivatalos dokumentum is A4-es lapra készül. Lehet kézzel írva vagy számítógépre nyomtatva. A kezdeményező aláírását minden esetben kézzel kell írni.
| Tartalom | Mező neve |
| A személy teljes neve és beosztása, a szerkezeti egység neve. (Ha hivatalos iratot tisztviselőnek címeznek, a vezetéknév a kezdőbetűk után kerül. A címzett beosztása datívusban, a szerkezeti egység neve - névelőben szerepel). |
Rendeltetési hely |
| Az összeállító teljes neve és beosztása, a szerkezeti egység neve. (Ha az írásban személyek csoportja vett részt, az összeállító a kezdeményező csoport képviselője, vagy az osztályvezető. A dolgozók névsorát a sz. utolsó bekezdés. Az összeállítók aláírásával ellátott ív mellékletként kerül elkészítésre). |
Összeállította |
| Jelentés, hivatalos vagy magyarázó. | A dokumentum címe |
| Kimenő szám be és betűjelölés dokumentum típusa | Regisztrációs szám |
| Az aláírás dátuma arab számokkal a következő sorrendben: nap, hónap, év. | dátum |
| Az „O” vagy „About” előszóval kezdődik, magában foglalja összefoglaló. (A címben nem szerepelnek igei szerkezetek, jobb, ha igei főnevet használunk prepozíciós eset). |
Cím a szöveghez |
| A lényeg feltárása problémás kérdés vagy a helyzet leírása, következtetések és javaslatok. (Szöveges és táblázatos megjelenítés, illetve ezek kombinációja megengedett). |
Szöveg |
| A szövegben említett melléklet meglétére vonatkozó megjegyzés az alábbiak szerint készül: Melléklet: 3 lapra. 1 példányban. (Amennyiben a szövegben nem nevesített pályázatok vannak, meg kell adni a nevét, a lapok számát és a példányszámot). |
Alkalmazások listája |
| A fordító pozíciója, személyes kézírásos aláírása és dekódolása: vezetéknév, keresztnév, apanév. | A fordító aláírása |
Jegyzet készítése a GOST szerint: minta magyarázatokkal
Jelenleg az orosz jogszabályok egyetlen olyan jogi aktust sem tartalmaznak, amely szabályozná a hivatalos levél tartalmára és annak végrehajtására vonatkozó követelményeket. Korábban az ügyintéző definíciók alapján tudott különbséget tenni az álláslevelek között Rövid szótár dokumentumok típusai és fajtái (az Összszövetségi Okmánykezelési és Levéltári Tudományos Kutatóintézet Főlevéltára fejlesztette):
Hivatalos - tájékoztat bizonyos munkák elvégzéséről, amelyeket az egyik tisztviselő küld a másiknak;
Jelentés - a felső vezetésnek címezve, ismerteti a kérdést az összeállító következtetéseivel és javaslataival;
Az 1993. december 30-i N 299 orosz állami szabvány (OKUD) rendeletével jóváhagyott, az OK 011-93 irányítási dokumentáció jelenlegi összoroszországi osztályozójában a feljegyzés önálló típusként nem érhető el. Csak a jelentésről van szó. Ugyanakkor megemlítik a munkafegyelem megsértésével kapcsolatban, és saját egységes formanyomtatvány kódja N 0286041. Megjegyzendő, hogy a jegyzőkönyvet azért készíti, hogy az egység vezetője tájékoztassa a szervezet vezetőjét egy konkrét esetről. vezetői döntés meghozatalának ösztönzése érdekében.
A hivatalos hivatalos levelek írását azonban széles körben alkalmazzák a hivatali gyakorlatban. A hatósági dokumentáció elkészítésének egységessége érdekében javasolt az „Egységes szervezeti és adminisztratív dokumentációs rendszer” előírásainak betartása.
Ez a GOST kötelezi a jegyzőt, hogy a hivatalos hivatalos levél formáját használja a helyes végrehajtáshoz, és követelményeket állapít meg az ilyen nyomtatványokra:
szabványos formátum - A4 (210 x 297 mm) és A5 (148 x 210 mm);
anyag - fehér papír vagy világos színű papír;
margók: jobb - legalább 10 mm, bal, felső, alsó - legalább 20 mm.
Hivatalos levél számítógépen írásakor javasolt a Times New Roman betűtípus használata, 12-14 pontos pontmérettel és 1-1,5 pontos sortávolsággal. A szolgáltatás szövegét eredeti formájában kell kinyomtatni: foltok és javítások nélkül. Több oldal szövegének formázásakor a második oldaltól kezdve mindegyiket számozni kell. A számozáshoz az arab számokat az oldal szó és az írásjelek nélkül használjuk. A szám a felső mező jobb oldalán található.
Kötelező adatok a helyes kialakítás feljegyzés (lásd a mintát):
- a szerkezeti egység neve; — 1
- a dokumentumtípus neve; — 2
- létrehozás dátuma; — 3
- regisztrációs azonosító szám; — 4
- a szöveg címe; — 5
- szöveg; — 6
- címzett adatai; — 7
- a fordító kézzel írott aláírása (a pozíció megjelölésével); — 8
- vízum jóváhagyása; — 9
- felbontás. — 10
Példa emlékeztetőre
Hogyan írjunk feljegyzést elektronikus formában?
Hogyan kell regisztrálni a hivatalos állásleveleket?
Az irodai munka egyik fő funkciója a gyors keresés biztosítása a szervezet dokumentumbázisában. Ez a funkció a dokumentációnak a kibocsátótól a végrehajtóhoz történő továbbításához kapcsolódik. A hivatalos iratok hatalmas skálája közötti keresés megkönnyítése érdekében általában regisztrációs űrlapokat használnak.
A feljegyzés értékes szervezeti információ hordozója. Az abban megfogalmazott kérdéskör megköveteli a társaság vezetőségének bizonyos adminisztratív döntését. A döntést a vezető vagy meghatalmazottja állásfoglalásával is meg lehet formálni. Következésképpen a szolgáltatási okmányokat az egyéb belső dokumentumokkal együtt regisztrálni kell.
Dokumentáció, a szervezetben elfogadott eljárásrend szerint. Az álláslevél elkészítésének szabályai a hozzárendelt azonosító szám mintáját tartalmazzák. A hozzárendeléshez általában a dokumentáció időrendi sorrendjét, a típus és szerkezeti egység betűjelét kell használni. Így például egy belső dokumentumhoz hozzárendelhető a 0204-SZ-OP szám. Ez arra utal, hogy a naplóban szereplő sorszáma 204, ez a cég értékesítési osztályán kiállított szervizdokumentum.
A regisztrációs szám a készítés helyén és az átvétel helyén is hozzárendelhető. Ezt a mindenkori irodavezetési utasításnak kell meghatároznia.
Külső feljegyzés áttekintése: jóváhagyás és határozat
A belső feljegyzések elbírálásának minimális időtartamát a szervezet belső szabályzata határozza meg. Az érdeklődők áttanulmányozzák a dokumentumot, majd jóváhagyó vízumot tesznek rá. Az abban tárgyalt kérdésben vezetői döntést követően a társaság vezetője meghozza végső állásfoglalását ebben a kérdésben. Ez a felülvizsgálati eljárás utolsó szakasza.
A külső hivatalos levelezés áttekintésének eljárása kicsit más. A belső dokumentációtól eltérően az ilyen típusú dokumentációt fejléces papírra állítják össze, és közvetlenül a vállalkozás vezetője írja alá. A fogadó szervezet teljes nevét az alapszabálynak megfelelően használjuk.
Ezt a dokumentumot megfontolásra benyújtják minden érdekelt félnek, aki vízumot ragaszt rá (vagy külön kérvényezőlapra). A vízum általában a vízumtiszt aláírásából és beosztásának nevéből, egy átiratból (vezetéknév és kezdőbetűk) és az aláírás dátumából áll. Ha az eredeti hivatalos megbízólevelet a fogadó szervezetnél tervezik letétbe helyezni, a vízumot az utolsó oldal hátoldalának alján kell elhelyezni. Ha az eredetit visszaküldik a kibocsátónak, a jóváhagyási jelet a másolat elülső oldalának alján kell elhelyezni. A cég belátása szerint (ha a helyi szabályozás rögzíti) a záradékolás történhet laponként, pl. jelöléseket helyeznek el minden lapon, beleértve a mellékleteket is.
Ha a címzettnek észrevétele van, amelyet a kézbesítési levél összeállítójával szeretne közölni, azt külön lapon megteheti, amelyet aláírva csatolnak a főirathoz.
A mérlegelés utolsó szakasza, akárcsak egy belső szolgáltatás esetében, a vezető általi adminisztratív döntés meghozatala az egyik vagy másik meghozatala után. Az állásfoglalás közvetlenül az eredetire írható, vagy külön lapra készíthető. Tartalmazza a végrehajtók adatait (vezetéknevek, kezdőbetűk és beosztások), a megbízás tartalmát (ha van), a teljesítési határidőket, a vezető aláírását és a határozat keltét.
Csatolt dokumentumok:
Teszt „Mindent a jegyzetekről”.
1. A feljegyzés elkészítését a következők szabályozzák:
- GOST
- Helyi előírások
2. Mi a neve a magasabb tisztviselőnek írt feljegyzésnek?
- Jelentés
- Magyarázó
- Magyarázó
3. A feljegyzés tartalma nem tartalmazza:
- Kérések és javaslatok
- Megrendelések és megrendelések
- Az összeállító következtetései a problémahelyzetről
4. A vezetőnek a szervizkönyvben meghatározott kérdésben hozott döntése neve:
- Felbontás
- Rendelés
5. Milyen sorrendben szerepelnek a bejegyzések a naplóban?
- Időrendi
- Betűrendes
- Tetszőleges
Első pillantásra úgy tűnik, nincs lényeges különbség a hivatalos, a feljegyzés és a magyarázó jegyzetek között, mert Ezek a dokumentumok céljukat tekintve hasonlóak – mind tájékoztató jellegűek. Mindazonáltal különböző dokumentumokról van szó, amelyek tartalmukat, céljukat és az elkészítési célokat tekintve eltérőek. Ezen túlmenően nem tartalmaznak utasításokat, hanem olyan információkat adnak, amelyek a címzettet végső döntés meghozatalára késztetik a vizsgált kérdésben.
Mik a hivatalos, jelentés, magyarázó jegyzet jellemzői? Hogyan kell helyesen elkészíteni az egyes dokumentumokat papíron? Ezekre és más kérdésekre igyekszünk gyakorlati szempontból válaszolni.
JELENTÉS
Memorandum(OKUD szerinti 0286041 kód) a vezetőnek, osztályvezetőnek és más felhatalmazott személyeknek címzett tájékoztató és referencia dokumentum. Részletesen ismerteti az összeállító következtetéseivel és javaslataival kapcsolatos kérdéseket, és célja, hogy a vezetést egy bizonyos döntés meghozatalára ösztönözze.
A jogszabályban nem szerepel a „memorandum” önálló fogalom meghatározása.
A feljegyzés mind a vezető írásbeli vagy szóbeli utasítására, mind a munkavállalók kezdeményezésére készül (például olyan esetekben, amikor bármilyen termelési vagy gazdasági kérdés megoldásához szükségessé válik az információ írásbeli bemutatása). felső vezetésnek). Egy ilyen dokumentum segítségével javaslatot tehet a termelési folyamatok technikai oldalának javítására, kifejezheti egyet nem értését egy felettes vezető döntésével, és véleményét is kifejezheti, ha nézeteltérések merülnek fel a kollégákkal. Ezért a memorandum elkészítésekor mindenekelőtt fontos, hogy a szerző egyértelműen megfogalmazza álláspontját, majd meggyőző érvekkel szolgáljon mellette.
A feljegyzések típusai
- kezdeményezőknek;
- információs;
- jelentés.
Kezdeményezés feljegyzés készül azzal a céllal, hogy a címzettet bizonyos döntés meghozatalára késztesse, ezért a feljegyzés szövege rögzíti a tényállást, tartalmazza konkrét javaslatokat, ajánlásokat vagy következtetéseket.
Információ rendszeresen jelentés készül, amely információkat tartalmaz a munkavégzés részleteiről, eredményeiről vagy módszereiről.
Jelentés a jelentés tájékoztat a munka befejezéséről, annak szakaszáról, utasítások, utasítások végrehajtásáról stb.
Attól függően a címzetttől A jelentések a következőkre oszlanak:
- külsőekre;
- belső.
Külső emlékeztető egy adott intézmény vezetőjének címezve, a szervezet általános fejléces papírján, a vezető aláírásával, és általában a következő adatokat tartalmazza:
- cégnév;
- dátum;
- index;
- összeállítás helye;
- címzett;
- a szöveg címe;
- szöveg;
- vezető aláírása;
- az előadó vezetékneve, telefonszáma.
Külső feljegyzést nyújtanak be a szülői szervezet vezetőjének (1. példa).
1. példa
Külső emlékeztető
JELENTÉS
10.02.2014 № 12/05-14
További vonzásról
munkaerő-források
Kedves Andrej Vasziljevics!
A moszkvai fiók adminisztratív apparátusának kialakításának szakaszában a jelöltek hiánya miatt szükséges munkaerő-források további forrásokból 2014. április 14-ig. Az új jelöltekkel az interjúkat 2014.04.21-ig kell lefolytatni.
Költségfizetés a további szolgáltatások 2014.02.14-én kelt 04/56 számú Szolgáltatási szerződés 4.5 pontja szerint kerül végrehajtásra.
HR osztály vezetője Semenov BAN BEN. Semenov
számú ügyben a 03-13
Odincova 2014.02.10
Belső feljegyzés az intézményen kívülre, például egy magasabb szervezetre küldve, szabványos A4-es papírlapra készítve, de minden szükséges adatot feltüntetve a GOST 6.30-2003 „Egységes dokumentációs rendszerek” szerint. A szervezeti és adminisztratív dokumentáció egységes rendszere. A dokumentumok elkészítésének követelményei" (2. példa).
A belső memorandum kötelező részletei a következők:
- a szerkezeti egység neve;
- a bizonylattípus neve (JELENTÉS);
- időpontja;
- regisztráció (kimenő szám);
- a szöveg címe;
- szöveg;
- jelölje meg az alkalmazás jelenlétét (ha van);
- rendeltetési hely;
- a kezdeményező aláírása (beosztás, kezdőbetűk, vezetéknév feltüntetésével).
2. példa
Belső feljegyzés
JELENTÉS
07.04.2014 № 6
A menedzser által elkövetett hiányzásokról
értékesítési osztály
Szeretném felhívni a figyelmüket, hogy ma, 2014.07.04-én Valentina Ivanovna Petrova értékesítési vezető egész munkanapon 10:00-18:30 között távol volt a munkahelyéről.
Nem nyújtottak be olyan információkat vagy dokumentumokat, amelyek megerősítenék V. I. távollétének okát.
A jogsértéssel kapcsolatban javaslom V.I. hiányzásért.
Értékesítési Osztály vezetője Ignatiev O.A. Ignatiev
A 02-10
Sidorova 2014.07.04
A jelentés részleteinek regisztrációja
A memorandum elkészítésekor a fejléc rész részleteinek szögletes (3. példa) és hosszirányú elrendezését (4. példa) egyaránt alkalmazzák.
3. példa
A részletek szögletes elhelyezkedése a memorandumban
Név
szerkezeti egység Rendeltetési hely
JELENTÉS
______________ № ________
Cím
4. példa
A részletek hosszirányú elrendezése a jelentésben
Szerkezeti egység neve
JELENTÉS
_____________ № _________
Cím
A dokumentumtípus neve meg van írva nagybetűvel(JELENTKEZÉS) és a bal oldali mező közepén vagy a szélétől is elhelyezhető.
dátumÉs szám a feljegyzések egy sorba vannak írva. A dátum arab számokkal van írva ( 21.04.2014 ) vagy alfanumerikus módszer ( 2014. április 21.).
jegyzet
A külső feljegyzés kelte a záradékolás és a címzettnek történő megküldésének napja, a belső feljegyzés kelte - elkészítésének és aláírásának dátuma.
Regisztrációs szám belső emlékeztetőn vagy a készítés helyén, vagy az átvétel helyén - a szervezetben működő iratnyilvántartási rendszertől függően - meg van jelölve.
Ha a jelentést az érdekelt feleknek át kell tekinteniük, azt meg kell jelölni vízum jóváhagyásaés a döntés meghozatala után - felbontás vezető.
Az állásfoglalás elfogadása a jelentés mérlegelésének utolsó szakasza.
jegyzet
A belső feljegyzést áttekintő vezető állásfoglalása lesz az alapja az intézkedések megtételének, dokumentumok kiállításának, rendezvények lebonyolításának.
Cím a szöveghez röviden feltárja a dokumentum tartalmát. A dokumentumok címsorának összeállításának általános szabályai szerint fogalmazódik meg: az elöljárószó használatával o/oés például egy igei főnév az elöljáróban A hiányzásról Lazarenko O.O.
Szöveg egy memorandum két vagy három szemantikai részből áll:
- az elsőben - kijelentvealkatrészek- megjelöli azokat az okokat, tényeket vagy eseményeket, amelyek megírásának indokaként szolgáltak;
- a másodikban - elemző rész- tartalmazza a jelenlegi helyzet elemzését és biztosítja lehetséges opciók megoldások;
- a harmadikban - összefoglaló rész- következtetéseket és javaslatokat tartalmaz konkrét intézkedésekre, amelyeket az összeállító véleménye szerint meg kell tenni.
A jelentés második része hiányozhat. Ebben az esetben a memorandum szövege tartalmazza az összeállító indoklását, következtetéseit és javaslatait.
Ha a feljegyzésnek van függeléke, megjelölni kbAlkalmazás aláírás előtt történik.
A megjegyzés szövegében megnevezett alkalmazás jelenlétét jelző megjegyzés formátuma a következő:
Jelentkezés: 3 l-re. 1 példányban.
Ha a jegyzetnek van olyan melléklete, amely nincs megnevezve a szövegben, akkor tüntesse fel a nevét, a lapok és a másolatok számát.
Melléklet: A Területi Hitelezési Osztály szabályzata 5 oldalra. 1 példányban.
Belső feljegyzés jel az összeállító (ha bemutatják az osztályvezetőnek) és az osztályvezető (ha bemutatják a szervezet vezetőjének); külső feljegyzés jelek A szervezet vezetője.
jegyzet
Ha a memorandum két vagy több oldalra készül, akkor a második és az azt követő oldalakat számozni kell. A sorozatszámok az oldal felső margójának jobb oldalán találhatók arab számokkal.
SZERVIZ MEGJEGYZÉS
Szerviz emlékeztető egyfajta jelentés. Ez egy írott információs üzenet, amelyet a legtöbb modern irányítási struktúrák gyakorlatában széles körben használnak különböző szinteken valamint szervezeti és jogi formák. Az Office jegyzetek közvetlen kommunikációt biztosítanak a felügyeleti objektumok között vízszintes szinten.
Apropó
A hivatalos feljegyzés olyan dokumentum, amely nem rendelkezik hivatalos státusszal. Az OKUD nem rendelkezik róla.
A feljegyzések sokféle helyzetben készülnek. A dokumentum tipikus céljai közé tartozik:
- információkérés;
- utasítások kiadása;
- egy másik üzenet kísérése (kísérőlevél);
- közlemények (közlemények).
A feljegyzés szövege javaslat, kérelem, pályázat formájában tartalmaz tájékoztatást az elkészítésének indokairól. Ezek lehetnek információk a személyi mozgásokról, értekezletekről, változásokról vállalati kultúra cégek stb. A szolgáltatási jegyzeteket szabványos A4-es papírlapra készítik.
A feljegyzést szakember vagy osztályvezető írja alá. A feljegyzés dátuma a megszövegezésének és aláírásának dátuma.
A jogszabály nem ír elő szigorú követelményeket a hatósági feljegyzések elkészítésére és lebonyolítására, ezért azok végrehajtásának rendjét a szervezet sajátosságait figyelembe véve helyi jogszabályban, például a hivatali utasításban kell rögzíteni. munka. A feljegyzés formátumának a belső kommunikációs folyamatok egyszerűsítését és felgyorsítását kell szolgálnia.
Az 5. példában egy emlékeztető mintatervét mutatunk be .
5. példa
Szerviz emlékeztető
2014.04.19-én, szombaton 9:00-16:00 óra között a Sever LLC HR osztálya riasztórendszer telepítési munkákat végez.
Kérem, hogy az Energoset cég alábbi munkatársai számára engedélyezze a munkavégzést:
1. Simakin I.P.
2. Ivanov P.N.
Adminisztratív műveletek vezetője Szviridov N.N. Szviridov
számú ügyben a 02-14
Iljina 2014.04.16
MAGYARÁZÓ LEVÉL
Magyarázó levél- ez egy belső dokumentum, amely ismerteti bármely intézkedés, tény, eset, incidens okait, amelyet a szervezet alkalmazottja állított össze és bemutat egy magasabb tisztségviselőnek.
Az Art. első része szerint 193 Munka Törvénykönyve Az Orosz Föderációban a fegyelmi szankció alkalmazása előtt a munkáltatónak írásbeli magyarázatot kell kérnie a munkavállalótól. A munkavállaló a fegyelmi vétség okait, körülményeit a magyarázó jegyzetben beszámol. Az indoklás alapján a vezető határozatot hoz a munkavállalóval szembeni fegyelmi büntetés alkalmazásáról. Ezen túlmenően ez a dokumentum az egyik alapja annak, hogy a munkáltató értékelje az elkövetett jogsértés súlyosságát és az elkövetés körülményeit.
Az OKUD OK 011-93-ban ezt a dokumentumot csak egyszer említik - egy magyarázó megjegyzést a munkafegyelem megsértésére (kód: 0286091), amely a 0286000 osztályba tartozik „A fegyelmi szankciók nyilvántartásba vételéhez szükséges dokumentáció”.
A magyarázó megjegyzések típusai és jellemzőik
- az elvégzett munka (projekt, jelentés, fejlesztés) egyes rendelkezéseinek magyarázata céljából készült;
- szabályos helyzetek, fegyelemsértések, kötelességszegések stb.
A magyarázó megjegyzést a munkavállaló egy példányban, egy szabványos A4-es papírlapra írja kézzel, és annak címezi, aki azt kérte. Számítógépen is beírható a szervezet által elfogadott sablonos űrlap segítségével. A magyarázó jegyzet formája, valamint a végrehajtás módja (kézírásos vagy számítógépes) jogilag nem rögzített.
Indoklást szerkezeti egység vagy meghatározott tisztségviselő készíthet.
Jegyzet bizonyítékként
A munkáltató azáltal, hogy a munkavállalótól saját kezűleg írt magyarázó feljegyzést kér, ezzel megvédi magát a munkavállaló munkaügyi vita során elkövetett jogsértő magatartásától. Megakadályozza az eredeti dokumentum cseréjét.
Ha a cég sablon űrlapokat használ, akkor a szöveg végére megjegyzést tehet:A magyarázatot személyesen, személyi számítógép segítségével állították össze. Időpontja. Aláírás.
A jelentés egyes részleteinek regisztrációja
Az információk és a referenciadokumentumok egységesítése érdekében magyarázó megjegyzést kell készíteni és végrehajtani a GOST 6.30-2003 követelményeinek megfelelően.
Dátum a magyarázó megjegyzés az elkészítésének dátuma.
Szöveg a magyarázó megjegyzésnek tartalmaznia kell:
Az írás indokaként szolgáló tények leírása;
Érvek, amelyek megmagyarázzák a jelenlegi helyzetet.
A feljegyzés szövegének meggyőzőnek kell lennie, és megcáfolhatatlan bizonyítékot kell tartalmaznia.
Regisztráció után aláírásokat feltüntetik a beosztást, a személyes aláírást, a kezdőbetűket és a vezetéknevet.
Mint alkalmazások Olyan dokumentumokat lehet benyújtani, amelyek igazolják a dokumentumkészítő tevékenységét, és megerősítenek bizonyos körülményeket.
A szöveg szerkezetét tekintve a magyarázó jegyzet abban különbözik a jelentéstől, hogy nem tartalmaz következtetéseket és javaslatokat (6. példa).
jegyzet
Ha a vállalat kidolgozta és jóváhagyta a magyarázó megjegyzések szabványos formáit különböző helyzetekben, ez nem jelenti azt, hogy az alkalmazottaknak a jóváhagyott nyomtatványok szerint feljegyzéseket kell készíteniük. Érvényes lehet a nem forma szerinti okirat is.
6. példa
Magyarázó levél
Alkalmazzon fegyelmi eljárást
Alexandrova I. I. megrovása formájában.
Adjon ki megbízást a HR osztálynak.
Smolkin 2014.04.17
Az LLC "SV" igazgatójának
A.V. Smolkin
MAGYARÁZÓ LEVÉL
14.04.2014 № 14
A munkából való távolmaradásról
Én, Alexandrova Irina Igorevna könyvelő 2013. április 14-én 9.00 órától 15.30 óráig személyes okok miatt távol voltam a munkahelyéről.
Nincsenek alátámasztó okmányaim.
Könyvelő Alexandrova I.I. Alexandrova
BEJEGYZÉSJELENTÉSEK, HIVATALOS, MAGYARÁZÓ JEGYZETEK
A szervezet iratkezelési szolgálatának egyik feladata, hogy biztosítsa a szükséges információk gyors felkutatását az átadott dokumentumok vállalkozó részére történő népszerűsítéséhez. Az adatok könnyebb megtalálása érdekében különféle regisztrációs űrlapokat használnak.
A jelentések, hivatalos és magyarázó megjegyzések funkcionális céljuknál fogva bizonyos információk hordozói. Mivel a feljegyzésben megjelölt kérdéshez a szervezet vezetőjének vagy más meghatalmazott tisztségviselőjének állásfoglalása formájában meghozott írásbeli döntés szükséges, a dokumentumokat nyilvántartásba kell venni.
Emlékeztetjük Önöket, hogy a dokumentumok regisztrációjának három formája van: magazin, kártya és automatizált. A szervezetnek joga van kiválasztani a leghatékonyabb és legmegfelelőbb regisztrációs formát.
▪ naplóbejegyzési űrlap - a leggyakoribb, de nem mindig kényelmes, mert a benne lévő összes dokumentum regisztrációja a címre megy időrendben, és egy adott dokumentum keresésekor a szakembernek át kell néznie a folyóirat összes lapját. Az információkeresést az is nehezíti, hogy egy kezdeményezési dokumentumot például az egyik folyóiratban, a rá adott választ pedig egy másikban lehet regisztrálni. A törvény nem rendelkezik kötelező regisztrációs űrlapokról (magazinokról). A napló ajánlott formája a 7. példában látható.
7. példa
A jelentések és magyarázó jegyzetek naplójának töredéke
|
Dokumentum kelte |
Regisztrációs szám |
Dokumentumtípus, összefoglaló |
Aki aláírta a dokumentumot |
Végrehajtó |
Szállítva |
Átvételi elismervény (aláírás, dátum) |
Jelölje meg a dokumentum fájlba küldésekor |
|
07.04.2014 |
03-10/14 |
O.R. Shvets pénztáros visszahívásáról a nyaralásról. |
HR osztály vezetője |
Humán erőforrás osztály felügyelője |
Emberi Erőforrások Minisztériuma |
Smirnova V.A. |
Smirnova 03-14 számú ügyben 2014.07.04 |
▪ Kártya regisztrációs űrlap A magazin verzióhoz képest kényelmesebb és adaptáltabb. Az osztályozóban történő kereséskor létrejövő dokumentumok nyilvántartási és ellenőrző kártyái lehetővé teszik a dokumentumkeresési folyamat optimalizálását és a regisztrációs folyamat időtartamának csökkentését. Nyilvánvaló előny a kártyaregisztráció az, hogy egyidejűleg több alkalmazott is kezelheti a regisztrációt;
▪ Automatizált (elektronikus) regisztrációs űrlap speciális használatát foglalja magában szoftver. A dokumentummal kapcsolatos információk az adatbázisban tárolt elektronikus regisztrációs és ellenőrző kártyára kerülnek. A regisztrációval egyidejűleg regisztrációs és ellenőrző kártya nyomtatható.
Jellemzően a jelentések és a magyarázó megjegyzések összetett regisztrációs indexszel rendelkeznek, amely ugyanúgy készül, mint a kimenő dokumentumok indexe. Az iktatószám az ügynómenklatúra szerinti ügyindexből (beleértve a szerkezeti egység tárgymutatóját és ezen egység ügynévsora szerinti ügyszámot) és az irat naptári éven belüli sorszámából áll.
jegyzet
A szervezetben a dokumentumok nyilvántartásával és elszámolásával kapcsolatos kérdéseket tükrözni kell az irodai munkára vonatkozó utasításokban. Az utasításoknak tartalmazniuk kell:
1) a nem iktatott dokumentumok listája.
2) a nyilvántartott iratcsoportok listája, és minden csoportnál fel kell tüntetni a következőket:
A regisztráció helye;
A regisztráció ideje és eljárása;
Regisztrációs szám létrehozásának szabálya;
A regisztrációs űrlap;
Az űrlapon feltüntetett adatok listája, kitöltésük szabályai;
Az iratok nyilvántartásba vétele utáni mozgásának rögzítésének szabályai;
Regisztráció elve (egyszeri vagy ismételt regisztráció, amikor egy dokumentumot áthelyeznek egy másik osztályra);
3) a dokumentumnak a szervezethez történő újbóli átvételének eljárása (a beérkező dokumentumok esetében).
A jelentések, hivatalos és magyarázó megjegyzések tárolási ideje
A tárolási időket a kormányzati szervek és szervek tevékenysége során keletkezett szabványos adminisztratív irattári dokumentumok jegyzéke határozza meg. önkormányzatés szervezetek, feltüntetve a tárolási időszakokat, az Oroszországi Kulturális Minisztérium 2010. augusztus 25-i, 558. számú rendeletével jóváhagyva. A megadott listának megfelelően a feljegyzések tárolási időtartama 1 év, 3 év, 5 év, 75 év lehet. , véglegesen. A magyarázó megjegyzéseket folyamatosan meg kell őrizni.
A mi tanácsunk
A jegyzetek elkészítésekor be kell tartani az egységes stílust, a dokumentumok törzsszövegének meg kell felelnie az üzleti etikai szabályoknak és a bizonylat-végrehajtásra vonatkozó megállapított követelményeknek. Kellemetlen benyomást keltenek a hanyagul összeállított és nyelvtani hibákat tartalmazó dokumentumok. Ne rohanjon elküldeni a dokumentumot a címzettnek, hanem gondosan lektorálja, javítsa ki a nyelvtani vagy elírási hibákat, ha vannak.
A belső feljegyzés egy speciális dokumentumforma, amelyet egy vállalat belső környezetében használnak, és az aktuális termelési problémák gyors megoldására szolgál. Ez a dokumentum jellemzően új javaslat bevezetése és a felmerült nehézségek megoldása, valamint bizonyos intézkedések jóváhagyása vagy megállapodása céljából készült.
Fontos, hogy feljegyzésében a szakember a szakterületén mutassa meg magát. Ha egy alkalmazott egy dokumentum segítségével áthárítja a felelősséget a megtett intézkedésekért egy másik személyre, vagy eltávolítja azt magától anélkül, hogy kiutat kínálna a helyzetből, akkor gondolnia kell ennek a szakembernek a szakmai készségeire.
A dokumentum célja és típusai
Az irodai feljegyzések a cél és a hozzáférhetőség foka szerint vannak felosztva.
A cél szerint, vagyis a továbbított információ típusának megfelelően, emelje ki a következő megjegyzéseket:
- Megjegyzések, amelyek hozzájárulnak a döntéshozatalhoz, olyan kérések vagy követelések, amelyek egy szakember bármely kérdésének vagy javaslatának mérlegelésére irányulnak;
- Az információs feljegyzések olyan típusú dokumentumok, amelyek olyan információkat tartalmaznak, amelyeket a munkavállaló továbbítani szeretne a vezetőség felé;
- Jelentéstételi megjegyzések - az ilyen dokumentumokat leggyakrabban a vezetőség kérésére készítik, és részletes információkat tartalmaznak bármely múltbeli folyamatról.
Az elérhetőség foka szerint, azaz a nyilvános megtekintésre való nyitottsággal, a megjegyzések a következők:
- Nyitott – dokumentumok, amelyek a szervezet összes vagy legtöbb alkalmazottja számára hozzáférhetők;
- Bizalmas – a jegyzetek csak egy szűk vagy korlátozott kör számára érhetők el.
Egyes esetekben egy emlékeztetőt számos egyéb megjegyzéssel együtt csatolnak. Például, ha egy feljegyzés alapján kell megfelelő megbízást kiadni, akkor azt elkészítik. És ha az elszámoltatható személyek pénzeszközök felhasználásával kapcsolatos kérdések megoldódnak, akkor magyarázó megjegyzést kell készíteni.
A feljegyzések céljának értékeléséhez ezt tudnod kell nagyvállalatok Az ilyen dokumentumok elkészítésének hibái hatalmas időveszteséghez, valamint az osztályok közötti következetlen munkához vezethetnek.
A feljegyzés egyfajta kommunikációs mód az osztályok, struktúrák vagy műhelyek között. Általában az egyik osztály alkalmazottja vagy vezetője készíti el egy másik osztály vezetőjének címezve.
Az osztályok közötti interakció az a fő szükséglet az egész szervezet munkájában. Ha megszakad vagy leáll, akkor a szervezet nem működik hatékonyan, ami azt jelenti, hogy jelentős lehetőség nyílik a profit csökkentésére, esetleg a veszteségek növelésére.
Forma és tartalom
Ami a feljegyzések tartalmát illeti, leggyakrabban termelési jellegű kérdéseket, anyagi vagy műszaki problémákat, gazdasági kérdéseket, valamint információs támogatással kapcsolatos kérdéseket érintenek.
A feljegyzések használatának egyszerű példája egy elromlott fénymásoló egy osztályon. A munkavállaló feljegyzést küldhet az anyagosztály vezetőjének új berendezésekre való pénz elkülönítésére, illetve a műszaki osztálynak is írhat egy emlékeztetőt egy meglévő fénymásoló javítási kérelmével.
A maga módján forma a feljegyzéseknek nincs konkrét általánosan elfogadott szabványa. Mindazonáltal minden szervezetnek, sőt minden részlegnek megvan a saját szabványa a feljegyzések írásához, amelyet az osztály dolgozóinak be kell tartaniuk.
Az alábbiakban egy emlékeztető írási példát mutatunk be.
Főkönyvelő ___________________
SZERVIZ MEGJEGYZÉS
A marketing osztályon történt nyomtató meghibásodása miatt _____ rubel elkülönítését kérem. bankszámlára új felszerelés vásárlásához.
Marketing igazgató:________________________________.
"___________ 2016
A jegyzetírásnak ez a formája vállalkozásonként eltérő lehet, ezért ezt nem szabad kétségtelenül követni.
Ha még nem regisztrált szervezetet, akkor legegyszerűbb módja használja ezt online szolgáltatások, amely segít ingyenesen előállítani az összes szükséges dokumentumot: Ha már van szervezete, és azon gondolkodik, hogyan lehetne egyszerűsíteni és automatizálni a könyvelést és a jelentéskészítést, akkor az alábbi online szolgáltatások jönnek a segítségére, amelyek teljesen felváltják a könyvelő a cégében, és sok pénzt és időt takaríthat meg. Minden jelentés automatikusan generálódik és aláírt Elektronikus aláírásés automatikusan online elküldésre kerül. Ideális egyéni vállalkozók vagy LLC-k számára az egyszerűsített adórendszerben, UTII, PSN, TS, OSNO.
Minden néhány kattintással történik, sorok és stressz nélkül. Próbáld ki, és meg fogsz lepődni milyen könnyű lett!
A megfelelő tervezés szabályai
El kell indítania a feljegyzést az aktuális probléma vagy helyzet magyarázatával. Hangsúlyozni kell, hogy pontosan mi volt az oka a jegyzet megírásának. Ezek után fel kell sorolni, hogy erre a fellebbezésre milyen válasz várható, meg kell nevezni a pontos kérelmet és szükség esetén a megvalósítani tervezett összeget.
Aláírás ezen a dokumentumon az a személy szerepel, aki a jegyzetet írja. Nagyon gyakran az osztályvezető írja alá.
Ha a cég igényli, akkor aláírás alatt személyek vízumát rögzítik akiket érdekel ez a kérés. A kezdőbetűk, vezetéknevek, aláírások és dátumok szerepelnek. Egyes esetekben a pozíciók hozzáadódnak. A vízum egyfajta beleegyezése a személynek a feljegyzés tartalmához.
Ahhoz, hogy az összeállított feljegyzésre szükség esetén hivatkozni lehessen, azt a vállalkozásnál be kell jegyezni.
Feljegyzés készítése elektronikus formában
Az ilyen dokumentum elektronikus formában is elkészíthető, ha a vállalkozásnál ilyen forma elfogadható, amelyet a szervezetben fel kell tüntetni. Ebben az esetben az kétségtelen méltóság vállalkozások számára, mivel leegyszerűsödik a feljegyzés küldése, és jelentősen lerövidül az elbírálás ideje.
Tudnia kell, hogy a jegyzet elektronikus formában történő megfogalmazása nem sokban különbözik a papírsablontól.
Az elektronikus feljegyzés egyik árnyalatának tekinthető, hogy nem tartalmazza a címzett nevét. A címsorba van írva. Ha elküldik a jegyzetet egy bizonyos személyhez, akkor a tárgysorba be kell írnia a kereszt- és vezetéknevét.
Az elektronikus levélküldésnél legtöbbször már automatikusan bekerül a tanszéki aláírás, amivel jelentősen megtakarítható az írási idő.
Jegyzet küldésekor kérni kell visszaigazolást olvasni leveleket. Erre különböző esetekben szükség van bizonyítékként, hogy valóban benne vagy pontos idő emlékeztetőt küldött.
A megfogalmazás bizonyos árnyalatai
Bár a feljegyzés egy általánosan elfogadott dokumentum, amely nem rendelkezik meghatározott szabványokkal, összetétele különféle jellemzőket tartalmaz, amelyek a feljegyzés megírásának céljától függően merülnek fel. Az alábbiakban ezeket a funkciókat nézzük meg.
Megvásárolható
A beszerzésről feljegyzést írnak egy adott osztály vezetőjének.
Benne jelzett, mit kell megvásárolni, milyen mennyiségben és milyen célra.
Alkalmazottonként
Egy adott alkalmazottnak írt feljegyzés emlékeztető.
Valamennyi szabály szerint készül, azzal a különbséggel, hogy a feljegyzést alacsonyabb beosztású alkalmazottról magasabb beosztású főnökre írják.
A régi berendezések cseréjére
Az ilyen dokumentumok sajátossága, hogy fel kell sorolni az ilyen berendezések cseréjére vonatkozó összes okot, hogy azokat megfelelőnek ítéljék meg, és a csere iránti kérelmet teljesítsék.
A bónuszokért
A megjegyzésben fel kell sorolni az összes okot, amelyek miatt a bónusz kifizetésére kerülhet sor. Ez lehet túlzott munkaidő, nagy mennyiségű elvégzett munka vagy törvényes szabadságon végzett munka. 
A promócióról
Ebben a megjegyzésben fel kell sorolnia a lehetséges növekedés okait. Ez lehet a felelősség növekedése, a munka minőségének növekedése vagy további szolgáltatások nyújtása.
Az alulfizetésről
Egy ilyen megjegyzésben fel kell tüntetni azt az összeget, amelyet valamilyen okból nem fizettek ki. Lehetséges okok is fel kell tüntetni. Érdemes lenne elmondani, hogy kinek a hibája áll a források nem fizetése mögött.
A bontásról
Amikor feljegyzést ír a meghibásodásról, meg kell neveznie a meghibásodott berendezést, és jeleznie kell, hogy milyen típusú meghibásodás történt, és miért hibásodott meg a berendezés.
A dokumentumok benyújtásának vagy átadásának elmulasztása esetén
Itt először is meg kell adni a dokumentum nevét, valamint azt az időkeretet, amelyen belül a dokumentumot át kell adni.
Így mindezen árnyalatok betartásával hozzáértően feljegyzést készíthet, amely segít bármilyen fontos kérdés megoldásában.
A dokumentum fontossága
A feljegyzések fontosságának megértéséhez érdemes megérteni, hogy az ilyen típusú dokumentumok segít elkerülni sok nagyobb félreértés az osztályok között, munkaleállás.
Számviteli és adózási szempontból a feljegyzés fontos szerepet játszik, mert az pénzügyi kérdések amelyek megkövetelik speciális figyelemés a legapróbb árnyalatokat is megfigyelve.
A feljegyzések is az elutasítás hatékony formája bármiben. Ez a dokumentum arra utal teljes hiánya negatív hangnem. Kritika lehetséges, de nem szabad egyetlen személyre vagy osztályra irányulnia.
Így a feljegyzés sok probléma megoldásának univerzális eszköze. A helyesen összeállított dokumentum biztosítja a szervezet hatékony és eredményes munkáját.
Az alábbi videó egy példát mutat be az irodai jegyzetekkel egy elektronikus dokumentumkezelő rendszerben végzett munkára: