Iga päev peetakse suur hulk ärikohtumisi ja läbirääkimisi täielikult erinevad tasemed. Ja pole vahet, mis see on: maailma korporatsioonide juhtide kohtumine eesmärgiga sõlmida miljoni dollari suurune tehing või ärivestlus kahe väikeettevõtja vahel koostöö teemal - mis tahes läbirääkimistel on oluline osata Õige neid ellu viima, mitte juhuslikult tegutsema. Ilma ärikohtumise hoolika ettevalmistuseta ja selle ajal õige käitumisstrateegiata on ebatõenäoline, et saavutate läbirääkimistel soovitud tulemust.
Ärikohtumiste läbiviimine on üsna delikaatne asi ja isegi kui olete alles alustamas äritegevust, ei teeks teile paha õppida mõningaid äriläbirääkimiste korraldamise nüansse.
Kuidas korraldada ärikohtumist
Järgige ärikohtumisel mõnda lihtsat reeglit ja siis: esiteks tunnete end läbirääkimistel enesekindlamalt; teiseks paistate vestluspartneri(te) silmis tõsise ja mõtliku inimesena, kellega saate hakkama saada; ja kolmandaks suurendate oma võimalusi saavutada läbirääkimistel soovitud tulemus.
1. Selged eesmärgid
Läbirääkimisteks valmistumise käigus on vaja koostada konkreetne nimekiri kaalumist vajavatest ja lahendamist vajavatest probleemidest. Ja läbirääkimiste endi ajal ei tohiks te sellest loendist kõrvale kalduda, vastasel juhul võite kaotada vestluse põhilõnga ja seetõttu oma eesmärki mitte saavutada. Mida suuremaid probleeme tuleb läbirääkimistel käsitleda, seda tõsisem peaks olema nendeks valmistumine, sest iga teema läbivaatamisele tuleb valida optimaalne aeg.
2. Minimaalne "vesi"
See reegel kehtib mitte ainult äriläbirääkimiste kohta partneritega, vaid ka töökohtumiste ja tööl toimuvate äriliste vestluste kohta. Sageli hakkavad inimesed (eriti kui nad on väljaspool tööd sõbralikes suhetes) süvenema teemadesse, mis pole läbirääkimiste eesmärgiga täiesti seotud. Ja selle tulemusel selgub, et kohtumine justkui toimus, justkui räägiti millestki, kuid lõpuks ei tulnud midagi. Seetõttu proovige end võimalikult palju kõrvale juhtida vestlustest teemal "kuidas te oma sünnipäeva tähistasite" või "kuidas teie perel läheb" ja keskenduge ainult tööteema. Kõik muud vestlused on tööst vabal ajal.
3. Ainult tähtsad inimesed
Harva äriläbirääkimised viivad läbi kaks inimest näost näkku. Need on pigem erijuhtumid. Enamasti on läbirääkimistel kohal mitu inimest mõlemalt poolelt – nõustajad, kolleegid, partnerid, assistendid. Võtke läbirääkimistele kaasa mitu inimest, kes avaldavad oma arvamust, annavad nõu ja aitavad teil otsuseid langetada. õige otsus- see on mõistlik, kuid te ei tohiks assistentide arvuga üle pingutada. Esiteks võib koosolekuruumis viibiv suur hulk inimesi tekitada tunde, et nad on ülerahvastatud ja hajutada teie keskendumisvõimet. Teiseks inimesed, kes ei ole antud probleemiga eriti seotud, kui nad räägivad, siis on see tõenäoliselt kas teemaväline või lihtsalt ei huvita kedagi (te ei kuula disaineri arvamust, kuidas ettevõtlikkust välja tuua kriisist välja?). Seetõttu võtke läbirääkimistele kaasa ainult neid, keda seal tõesti vaja on.
4. Täpsus ja reeglid
Hilinemise harjumus on kahjuks paljude inimeste probleem. Ja ärilised ka. Hilinejate ootamine tähendab läbirääkimiste alguse edasilükkamist. Ootamise aeg on raisatud. Tõeliselt asjalik inimene peab lihtsalt väärtustama oma aega, nii et kas "koolitage" oma alluvaid nii, et nad alati õigel ajal kohale jõuaksid, või alustage lihtsalt ilma hilinejateta. Muide, parim viis oma alluvate hilinemise harjumuse lõplikuks peatamiseks on olla neile eeskujuks õigeaegselt tööle jõudmisel ja kõikidel tööüritustel.
5. Sõna kõigile
Kui võtsite arvesse reeglit, et läbirääkimistel viibivad ainult tähtsad inimesed (vt punkt 3), siis ärikohtumisel huvitab teid kõigi arvamus läbirääkimisruumi seinte vahel. Andke neile võimalus seda arvamust avaldada. Lubage oma kõne ajal kohalolijatel kommenteerida ja teha konstruktiivseid kommentaare, kuid ärge muutke seda farsiks. Kui lõplik otsus on enam-vähem selgunud, küsige kõigilt uuesti, mida nad hetkeolukorrast arvavad. Kokkuvõtteks proovige arvesse võtta kõigi läbirääkimistel osalejate arvamusi.
6. Piiramine
Oskus ärikohtumisel käituda on iga inimese jaoks vajalik omadus. Te ei tohiks olla ülemäära entusiastlikud iga teile kasuliku otsuse suhtes. Ärge ärrituge ja pabistage, kui miski ei lähe nii, nagu soovite. Saate näidata oma rahulolu või rahulolematust, kuid tehke seda vaoshoitult ja väärikalt. Samuti reageerige rahulikult ja enesekindlalt oma vastaste "rünnakutele".
7. Ettekanded
Iga ärikohtumise jaoks on asjakohane teha lühike esitlus, milles kirjeldate kokkuvõtlikud sätted ja koosoleku eesmärk. See on kasulik nii teie kui ka vestluspartneri poolele: te ei jää millestki ilma ega unusta midagi oluline detail, ja vestluspartneril on teavet lihtne tajuda, kui see on esitatud visuaalsel kujul.
8. Järeldus
Koosoleku lõpus tuleb kindlasti teha järeldus, mis sisaldab arutlusel olnud küsimusi ja nendes küsimustes tehtud otsuseid. Kui teatud teemad jäid mingil põhjusel tõstatamata (puudus nende eest vastutajad, ei jätkunud aega, polnud vajalikku infot jne), siis on vaja nende küsimuste käsitlemine teatud päevale edasi lükata ning aega ja teavitage sellest kõiki osalejaid.
1. Tööläbirääkimistele tuleks tulla sobivas äririietuses. Mõned kaasaegsed ettevõtted võivad soovida tavapärastel tööpäevadel vabalt riietuda (eriti töötajate puhul, kellel pole otsest kontakti klientide või partneritega), kuid kui osalete ärikohtumisel, olge lugupidav ja riietuge sobivalt.
2. Kui läbirääkimiste teema on väga ulatuslik, on parem jagada need mitmeks etapiks, millest igaühe jooksul käsitlete eraldi teemat. Sel juhul on vaja õigesti prioritiseerida ja korraldada etappide jada kõige optimaalsemal kujul.
3. Ära raiska oma aega. Kui näete, et koosolek ebaõnnestub kiiresti, on parem see lõpetada, ootamata "ametlikku" lõppu. Märke, et läbirääkimised enam ei õnnestu, võib olla palju: vestluskaaslane on lõpetanud küsimuste esitamise ja vestlusaktiivsuse säilitamise, vestluskaaslane on selgelt väsinud ja tal pole tuju konstruktiivseks vestluseks, vestluskaaslane on hakanud sarkastiliselt käituma, ja nii edasi. Olenevalt läbirääkimiste ja koostöö teema olulisusest selle konkreetse partneriga, kas aja kokkusaamine või lõpeta see täielikult.
4. Kui teine pool hakkab sinult liiga palju provokatiivseid ja keerulisi küsimusi esitama, tähendab see ainult üht: nad ei usu täielikult seda, mida sa räägid. Võite tunduda ebaveenv. Seetõttu tasub muuta oma suhtlusstiili või tegeleda oma keha ja hääle mitteverbaalsete ilmingutega.
Positiivsete suhete loomiseks partneritega on oluline kinni pidada enamast kui ainult õigusraamistikust. Üks edu saladusi on läbirääkimised kehtestatud tavade ja reeglite järgi. Kõik need ärietiketi standardid on välja töötatud paljude aastate jooksul. Ja äriinimestel ja diplomaatidel pole kombeks neid hooletusse jätta.
Iga inimene osaleb aeg-ajalt läbirääkimistel - tööotsingutel, lepingute sõlmimisel, kauba müümisel või teenuse osutamises kokkuleppimisel vestlustel. Läbirääkimiste eesmärk on arvamuste vahetamine ja kavandatud tulemuse saavutamine.
Sõltumata sellest, millisel tasemel läbirääkimised toimuvad, olgu selleks siis ülemuse ja alluva tööküsimuste arutamine, äripartnerite või isegi riigipeade kohtumine, näeb ärietikett ette kolm läbirääkimiste põhietappi:
- Ettevalmistus;
- läbirääkimisprotsess;
- kokkuleppele jõudmist.
Läbirääkimiste ettevalmistamine
Läbirääkimisprotsessi edukuse määrab suuresti selle ettevalmistamine.
See sisaldab nii organisatsioonilisi kui ka sisukomponente. Kuna igapäevaelus, ettevõtluses ja riikidevahelises sfääris tekivad sageli vastuolulised olukorrad, jäävad etiketi järgimise küsimused alati aktuaalseks. Kehtestatud normide rikkumine toob kaasa negatiivsed tagajärjed.
Eksimuste vältimiseks tasub arvestada, et ärikohtumiste ja läbirääkimiste etikett eeldab läbirääkijatelt viisakust ja taktitunnet, riietumisstiili järgimist, samuti positiivset suhtumist ja heatahtlikkust. Vastuvõttev pool peab võtma initsiatiivi. Vestluse alustamine, ebamugavate pauside täitmine ja üldiselt vestluse juhtimine on tema eesõigus. Külalisi tuleb kohelda kui partnereid, mitte vaenlasi.
Koha ja aja määramine
Ärietikett nõuab, et kuupäev ja täpne aeg läbirääkimistes leppisid selle osalejad eelnevalt kokku. Olles need oma partneriga kokku leppinud, ei saa te hiljaks jääda. See loob negatiivse kuvandi ja demonstreerib lugupidamatu suhtumine. Kui hilinemist ei olnud mingil põhjusel võimalik vältida, tuleb vabandada.
Tööläbirääkimisi ei tohiks ajastada varahommikul või hilja või lõunapausi ajal. Parimaks valikuks peetakse päeva esimest poolt. Lisaks ei planeerita tõsiseid ärikohtumisi tavaliselt aasta viimastele nädalatele, mil paljud on hõivatud töö kokkuvõtete tegemisega ja rahaasjad. Koosoleku koht, näiteks mitteametlik keskkond või kontori koosolekuruum, valitakse nii, et see kajastaks üldist kontseptsiooni.
Läbirääkimisteks vajalike andmete kogumine ja analüüs
Läbirääkimisteks valmistumine eeldab nende teema põhjalikku uurimist.
Etiketi järgi peaks koosolekul osalejate arv mõlemal poolel ja nende staatus olema proportsionaalsed. Igal delegatsioonil peab olema juht – inimene, kes teeb lõplikud otsused.
Kohtumise eel tasub läbi mõelda, millistest infomaterjalidest võiks kasu olla, et oluline info oleks kaasatud trükitud vorm oli iga osaleja jaoks alati käepärast. Samuti tuleb eelnevalt ette valmistada lepingute projektid.
Läbirääkimisplaani koostamine, eesmärkide määratlemine
Äriläbirääkimiste etikett ei hõlma ainult organisatsiooniliste küsimuste lahendamist, vaid ka sisulise poole väljatöötamist.
Esiteks on vajalik hoolikas infovalik, peamiste probleemide ja kokkulepete saavutamise viiside väljaselgitamine. Läbirääkimisteks valmistudes on soovitatav koostada nimekiri mõlema poole huvidest, jaotades need olulisematest vähemtähtsatele.
Läbirääkimisprotsessi läbiviimiseks tasub valida sobivaim variant, samuti tegevuskava ebaõnnestumise korral. See suurendab võimalusi selle teema üle arutlemist ka tulevikus jätkata.
Lõpuks peate ettevalmistuse käigus tuvastama probleemid ja püüdma neid mõista. Näiteks võib uue tehingu ettevalmistamine võtta kaua aega, kuid otsus selle sõlmimiseks tuleb teha kiiresti ja viivitamatult ellu viia. Ärikohtumise plaan peaks hõlmama nii palju kui võimalik jooksvad küsimused, mitte ainult läbirääkimiste aja ja koha kindlaksmääramisega.
Läbirääkimised
Äriläbirääkimiste pidamine sobib järgmisesse skeemi:
- koosoleku algus;
- teabevahetus;
- argumentatsioon ja vastuargumentatsioon;
- otsing ja otsuste tegemine;
- viimane osa.
Selle protsessi edukus on kindlaks määratud vestluspartnerite oskus esitada küsimusi ja kuulda vastuseid, samuti vastavus ärietiketi standarditele. Kõik koosolekul osalejad peavad olema täpsed, ausad, korrektsed ja taktitundelised.
Külaliste tutvustus ja istumine
Kõik vastuvõtva poole liikmed peavad kogunema määratud ajal läbirääkimisprotsessiks ettevalmistatud ruumi. Tavaliselt vastutavad külaliste tervitamise eest töötajad, kes üritusel ei osale.
Esimesena tervitab kokkutulnuid ja tutvustab end vastuvõtva delegatsiooni juht, seejärel külalisdelegatsiooni juht. Seejärel kutsub omanik kõiki istet võtma. Ta on esimene, kes seda teeb. Ülejäänud osalejad istuvad kohale paigutatud siltide alusel. Enamasti asuvad mõlemad üksteise vastas, keskel. Iga delegatsiooni esindajad istuvad pika laua kõrval.
Kui kõik läbirääkijad on kohad sisse võtnud, võib võõrustaja juht alustada oma meeskonna tutvustamist. Pärast seda läheb ärietiketi järgi kord külaliste pea peale.
Kui koosolekul on vähem kui kümme osalejat, toimub vahetus. Igaüks annab oma kaardi vastaspoolele.
Küsimuste loetelu määratlemine ja päevakorra koostamine
Vestluse alustamine ja läbiviimine on vastuvõtva poole juhi kohustus. Tema ülesanne on vältida pikaajalisi pause, mida võib valesti tõlgendada kui signaali vestluse lõpetamiseks.
Etiketi järgi ei tohiks probleemi kohe algusest arutama hakata. Esiteks on kombeks abstraktsetel teemadel fraase vahetada. Näiteks saate esile tõsta oma olemasolevat viljaka koostöö kogemust või vähemalt rääkida ilmast. Ja selliseid teemasid nagu religioon, rahvusküsimused, spordieelistused on parem mitte puudutada. Need võivad tekitada lahkarvamusi. Seejärel liigub võõrustajate juht edasi läbirääkimiste peateema juurde ning saab anda sõna teistele osalejatele ja ekspertidele.
Ärietikett sisaldab koosoleku protokollid. Selleks kasutage helisalvestit. Kuid selle läbiviimiseks on vaja mõlemat osapoolt teavitada ja saada nende heakskiit.
Arutelu vastuolulistel teemadel
Läbirääkimisprotsessid ei lõpe alati edukalt, osalejate huvid ei lange sageli kokku. Pooled ei pruugi kokku leppida peamises aruteluteemas ega konkreetsetes ettepanekutes ja teesides. Sel juhul lepitakse kokku järgmises läbirääkimistevoorus, et teha paus ja jätkata igale probleemile lahenduste otsimist.
Millal iganes vastuolulisi küsimusi Etikett nõuab rahu säilitamist.
Läbirääkimiste lõpetamine
Kohtumise lõpus on vaja õhkkonda veidi puhastada. Pärast ürituse ametliku osa läbimist võib korraldajapoolne juht pakkuda oma joped seljast. Aga läbirääkimiste lõpetamise initsiatiiv peaks jääma külaliste juhile.
Kohtumisel kokkulepete saavutamine
Probleemi konkreetse lahenduse arutamisel püüavad läbirääkimisprotsessis osalejad saavutada konkreetseid tulemusi. Igasuguseid lepinguid ja kokkuleppeid saab aktsepteerida ainult nn läbirääkimiste ruumis. Need on vastuvõetavad lahendused, milles vastased võivad kokku leppida.
Kokkuleppeid saab sõlmida järgmist tüüpi otsuste alusel:
- kompromiss– kaasates vastastikused järeleandmised;
- asümmeetriline– mille puhul ühe poole mööndused ületavad oluliselt vastaste järeleandmisi;
- põhimõtteliselt uus– mõlemat poolt maksimaalselt rahuldav.
Teeme kohtumisest kokkuvõtte
Ärikohtumised lõppevad reeglina ühe või teise otsuse vastuvõtmisega. Läbirääkimiste etikett nõuab selle dokumenteerimist. Mõlema poole volitatud esindajad allkirjastavad lõppdokumendid ja saavad nende koopiad.
Koosoleku tulemuste põhjal on vaja koostada kirjalik aruanne. Selle saab saata partneritele kinnitamiseks.
Kõiki saavutatud kokkuleppeid tuleb austada, olenemata sellest, kas need olid suulised või kirjalikud. Kõige olulisem reegelärietikett – pea oma sõna.
Läbirääkimiste tulemuste analüüs
Läbirääkimised loetakse lõppenuks alles siis, kui nende tulemust on täielikult analüüsitud, kõik meetmed kokkulepete elluviimiseks kasutusele võetud ning tehtud järeldused, mis aitavad valmistuda järgmisteks sündmusteks.
Analüüs viiakse läbi selleks, et võrrelda läbirääkimiste eesmärki ja nende lõpptulemust, määrake tulemustest tulenevad toimingud.
Vastastikuse mõistmise saavutamiseks on oluline rangelt järgida üldtunnustatud normidärietikett ja ka teada rahvuslikud jooned ja käitumispsühholoogia. Selleks tuleb ürituseks valmistudes tutvuda selle maa kultuuriga, kust külalised tulevad.
Näiteks läbirääkimised välispartneritega nõuavad kõige vahetumat dialoogi. Etiketis hinnatakse vaikust sageli rohkem kui öeldud sõna. Seetõttu jätavad jaapanlased laused ütlemata, kuni nad on kindlad, kuidas vestluskaaslane neid tajub.
Tere! Selles artiklis räägime sellest, kuidas kliendiga kohtumist kokku leppida.
Täna õpid:
- Mida öelda tulevasele kliendile, et ta kindlasti tahaks sinuga kohtuda;
- Milliseid vigu ei tohiks retsepti väljakirjutamisel teha isiklik kohtumine;
- Olemasolevad tehnikad, mis aitavad isegi algajal esimese kohtumise teha.
Erinevus hea ja tavalise juhi vahel
Selleks kasutage järgmisi juhiseid.
- Enne kliendinumbri valimist istuge toolile, nõjatuge taha, lõdvestuge, olge kannatlik, viisakas ja naeratage omaette. Vahel on inimese naeratus ka eemalt tunda. Seetõttu laadige optimismi ja asuge aktiivselt tegutsema.
- Helistage ja tutvustage end ettevõtte nimel. Märkige oma perekonnanimi, eesnimi ja isanimi, samuti oma ametikoht. Lühidalt, öelge meile, mida te täpselt teete.
- Pärast seda teatage oma kõne eesmärk. Klient peab selgelt aru saama, mida sa temalt tahad. Kuid te ei pea kõiki oma trumpe korraga välja panema. Huvitage oma vestluskaaslast millegi vastu ja öelge talle, et ta õpib isiklikult rohkem teada.
- Rääkige meile, milliste kuulsate ettevõtetega teete koostööd. Võib-olla mängib teie kätes suurettevõtete usaldus teie ettevõtte vastu.
- Määrake koosoleku alguseks oma kuupäev ja kellaaeg. Vestluspartnerile peaks jääma mulje, et tema otsustab, millal täpselt kohtumine toimub. Sa annad talle tegelikult valikuvabaduse.
- Jäta kliendiga hüvasti, unustamata tänada teda tähelepanu eest.
Siin on näide koosoleku seadistamise dialoogist:
— Tere, minu nimi on Ivanov Ivan Sergejevitš, olen Morozko ettevõtte müügijuht. Tegeleme külmutatud toiduainete müügiga. Kas saaksite anda mulle paar minutit oma ajast?
- Tere, ma kuulan sind.
— Ivan Sergejevitš, ma helistan, et kokku leppida kohtumine. Minu esindatud ettevõttel on teile väga huvitav pakkumine.
- Mida sa täpsemalt mõtled? Kas me saame seda telefoni teel arutada?
— Meie ettevõttel on teile personaalne pakkumine, mida kasutades optimeerite oma toodete valmistamise kulusid. Saan seda teile isikliku suhtluse käigus täpsemalt selgitada. Mõned linna kuulsamad restoranid (näiteks Celentano ja Bavaria) on meie pakkumise juba vastu võtnud ja jäid oma valikuga rahule.
- See on ahvatlev, aga ma ilmselt mõtlen sellele.
— Kohtume homme kell 16.00 või ülehomme kell 9.00, räägin teile üksikasjalikult meiega tehtava koostöö tingimustest. See on informatiivsem kui telefonivestlus. Kas teil on mugav homme kohtuda?
— Võib-olla, jah, ainult võimaluse korral minu kabinetis.
- Tore, siis homme kell 16.00 olen teiega. Täname teid aja eest ja näeme varsti!
Võimalikud raskused kliendiga rääkimisel
Tööülesannete täitmisel puutub iga inimene kokku mitmete raskustega, millest tuleb üle saada. Müügiagendid ja juhid peavad suutma vastuväiteid käsitleda.
Vaatleme peamisi probleemseid olukordi.
|
Probleemne olukord |
Halduri toimingud |
|
Seda ütleb sekretär või mõni muu töötaja õige inimene ametist väljas |
Juhataja küsib, millal on parim aeg tagasi helistada |
|
Sekretär huvitab, mille pärast müügiagent helistab |
Siin tuleb vastata varjatult, kuid nii, et sekretäri arvates on juhi kõne väga oluline ja seda ei saa ignoreerida. Näiteks "Ma helistan teabe pärast, mille Vassili Petrovitš mulle edastas" |
|
Klient ei soovi kohtuda ja palub saata talle info meili või faksi teel |
Juht selgitab, et ta saab seda teha, kuid kliendil kulub arvutuste mõistmiseks palju aega ja sel juhul ei pruugita teavet täielikult tajuda. Kliendil on mõistlik pühendada koosolekule paar minutit aega, mitte kulutada tunde ettepanekuga iseseisvalt tutvuda. |
|
Klient väidab, et ta on hõivatud ega saa rääkida |
Müügiagendi vastus võib olla: "Muidugi, ma saan aru, öelge mulle, millal mulle tagasi helistada." |
|
Vestluskaaslast huvitab küsimuse rahaline pool |
Juhataja vastab, et sortiment on suur ja kauba hind sõltub sellest, milliseid esemeid klient valib. Sellepärast peavad nad kohtuma |
|
Klient väidab, et on praeguste tarnijatega rahul |
Helistaja palub kulutada 5 minutit aega, et klient saaks aru, kas praeguste tarnijate koostöötingimused on tõesti tema pakkumisest tulusamad |
|
Klient on närvis ja ütleb, et juhi pakkumine pole talle huvitav |
Juhataja ei nõua vestluse jätkamist, vaid palub luba mõne nädala pärast tagasi helistada |
On mitmeid tõhusaid tehnikaid, mis aitavad kiiresti ja lihtsalt klienti eelseisva kohtumise olulisuses veenda.
- Rindi tehnika- selle olemus on järgmine: säilitate pidevalt huvi oma vestluskaaslase vastu, avaldamata kogu teavet täielikult. Võite kasutada järgmist väljendit: "Selleks, et saaksin teile kõike üksikasjalikumalt rääkida ja kogu teabe teile edastada, peame kohtuma."
- Toote ümberhindamine– pead oma toodet ümber hindama ja edasi arendama uus tehnoloogia tema ettepanekud. Proovige asendada igav fraas "Ma tahaksin teiega kohtuda" väljendiga "Meie ettevõte arvutab ja pakub reaalseid võimalusi teie toodete maksumuse vähendamiseks." Näiteks kui müüte kaupu restoranidele ja kohvikutele, ärge öelge, et pakute kliendile teatud tooteid osta. Kindlasti on klientidel juba tarnijad. Paku teenust konkreetsete roogade maksumuse hindamiseks. Olles analüüsi teinud, näitate, et kui nad ostavad teilt tooteid, siis klient säästab. Seetõttu on parem teiega koostööd teha.
Siin on mõned näpunäited, mis aitavad vestluse ajal raskusi vältida:
- Säilitage huvi, kuid ärge looge intriigi.
- Ärge lubage kliendile tema kasumit mitu korda suurendada. See tekitab usaldamatust.
- Ärge kasutage fraase: "Me tahaksime ...", "Me võiksime teiega ...", sest klienti huvitab ainult tema kasu, mitte teie soov.
- Nõudke isiklikku kohtumist, sest kliendil on raskem teile silma vaadata ja koostööst keelduda.
Järeldus
Õige koosolekukutse on esimene samm õige koosoleku läbiviimise suunas, mis eeldab pikka ja tulemuslikku koostööd. Telefonivestluse põhiülesanne on veenda vestluspartnerit isikliku kohtumise vajalikkuses. Selleks peate klienti huvitama ja õppima, kuidas vastuväidetega töötada.
Ärikohtumise ettevalmistamiseks peate:
- sõnastada vestluse teema;
- määrab koosoleku eesmärgi;
- koostada asjakohane teave;
- töötada välja formuleeringud, mõisted, hinnangud;
- valmistada ette argumente ja vastuargumente;
- määrata vestluses osalejate koosseis;
- vali kohtumise koht ja aeg, arvestades ettenähtavaid üllatusi.
Ärikohtumisel on oluline üles näidata selliseid omadusi nagu kannatlikkus, taktitunne, diplomaatia, läbinägelikkus, rahulikkus ja enesekindlus. Ärikohtumisel on peamine luua usalduslik vastastikune mõistmine. Peate suutma oma partnerit või partnereid võita ilma oma tundeid vähendamata enesehinnang. Selleks tervitage oma partnereid naeratuse ja pilguga, nime ja isanime järgi, käepigistuse ja kerge kummardusega, püsti tõustes ning sotsiaalset ja füüsilist distantsi vähendades.
Pärast kohtumist tuleb külaliste visiitkaardid ette panna. Soovitav on aru saada, kellele milline visiitkaart kuulub, ja koosoleku ajal külaliste nimed õigesti hääldada. Kui teie partneri nimi on keeruline, peate kohe alguses paluma tal oma nime korrata ja mitte seda vestluse ajal moonutada.
Parem on alustada vestlust üldiste fraasidega. Vastuse läbimõtlemiseks, eriti kui vestluspartneri arvamus on selgitamisel, peate andma talle piisavalt aega vastuse läbimõtlemiseks. Küsimusi esitatakse igal juhul sõbralikult ja vahetult, vastuseid kuulatakse, õigesti tõlgendatakse ja kontrollitakse. Väärtuslik teave salvestatakse.
Vestluskaaslase kaastunde saavutamine on teie ametialane kohustus. Sinu jaoks on ta inimene, mis tähendab, et ta on seda teinud iga õigus eneseaustuse, tunnustuse, oma arvamuse, valikuvabaduse ja teenustest keeldumise eest. Tema rahulolu tuleneb subjektiivsest muljest, seega mida rohkem tema partneri vajadusi rahuldatakse, seda suurem on tema rahulolu sinuga kohtumisest. Partneriga suhtlemise edukus sõltub sellest, kui täielikult on tema eesmärgid ja ootused täidetud. Vestluses peaks teie partner nägema teie soovi oma seisukohta mõista.
Püüdke keskenduda oma partneri soovitud lõpptulemusele, mis on loomulikult kooskõlas teie kavatsustega. Uuri välja, mida ta tahab. Esitage oma argumendid ja ettepanekud partneri huvide vaatenurgast, paljastage nende tähtsus ja kasu tema jaoks. Eeldage ainult oma partneri häid kavatsusi ja väljendage oma huvi teie suhte väljavaadete vastu. Enda tunnete väljendamisel võtke arvesse vestluskaaslase emotsionaalset seisundit. Kui teil pole võimalust oma partnerile vajalikke kaupu või teenuseid pakkuda, olete igal juhul kohustatud rahuldama tema tunnustuse ja lugupidamise vajaduse.
Tema vastu austust avaldades saate vastutasuks tema austuse, hea kuvandi tema silmis, usalduse, kokkuleppele orienteerituse, garantii mitte silmitsi seista tema agressiooniga, soovi teiega edaspidi ühendust võtta. Samuti saavutate tööl enesega rahulolu, enesehinnangu ja professionaalsuse tunde.
Kui te vestluse ajal teatud teemat puudutada ei soovi, on üsna asjakohane viidata isiklikele asjaoludele või teavitada vestluspartnerit, et ettevõtte otsus selles küsimuses ei kuulu veel avalikustamisele. Seetõttu võite vastata umbes nii: "Praegu ei ole mul kahjuks õigust seda teemat arutada. Loodan, et saate minust õigesti aru."
Vestluses proovige vältida juhtivad küsimused, st. küsimusi, mis pakuvad vastust, millega oleksite väga rahul. Esitage üks küsimus korraga ja hoidke seda neutraalselt. Ärge seadke kahtluse alla oma partneri usaldusväärsust. Kui te ei tea, kuidas küsimusele vastata, võite otse öelda: "Kahjuks ma ei tea seda." Siiski reeglid head kombed nõuda mõtte jätkamist ja lisada, et suure tõenäosusega võid nimetada isiku, kes sellele küsimusele vastab. Edaspidi ühendate vestluspartneri isiklikult või telefoni teel töötajaga, kellel on teave.
Vestlused religioonist ja poliitikast ajal äriline vestlus nad ei juhi. Oleks naiivne eeldada, et kohtumise ajal saate vestluspartneri üle kavaldada vaid erinevate nippide ja nippide abil, sundides teda tegema liigseid järeleandmisi.
Reeglina ei saa te üheski vestluses hakkama ilma kannatliku ja sihipärase argumentatsioonita, seega ei tohiks te vestluse ajal kasutada ajafaktorit vestluskaaslase survestamiseks, näiteks sundida teda enne kohtumist kaua ootama, kuni olete valmis. tasuta; Te ei tohiks oma vestluskaaslast "survestada" tähtaegadega, s.t. seada kokkulepete täitmiseks sihilikult ebareaalseid tähtaegu ning saavutada ka endale eeliseid simuleerides “arusaamatust”, lolli ajamist ja lõputuid tõendite nõudmisi.
Kui teie partner on kohtumiseks hästi valmistunud ja suudab oma väiteid loogiliselt argumenteerida, ilma igasugustele trikkidele järele andmata, peate võtma reegliks, et analüüsida täpselt enda ja partneri huvide suhet. Nii et ärge laskuge vestlusse ilma hoolikalt läbimõeldud plaanita.
Alustage kõige olulisematest, põhiküsimustest, püüdes nendes kokkuleppele jõuda. Pärast seda peaksite liikuma selliste küsimuste arutamise juurde, milles saab suhteliselt lihtsalt ja ilma palju aega kokku leppida. Alles siis on soovitatav peatuda võtmeküsimusi koosolekud, mis nõuavad üksikasjalikku arutelu. Ärge rahulduge osaliste õnnestumistega, kasutage tõhusaid argumente, hoiduge kinnitustest ja tühjadest lubadustest.
Vestluse käigus võivad tekkida häired, raskused, lahkhelid, ajutised pinged jne. Kui kõik ei lähe nii, nagu tahaksite, pole vaja enesetunnet kaotada; Kui plaanitud tulemust ei saavutatud, väljenda oma emotsioone hoolikalt. Tuleb meeles pidada, et äripartnerite suhteline positsioon, nendevaheline kaugus, asend üksteise suhtes, orientatsioon ruumis - kõik see on ärikontakti loomisel oluline.
On inimesi, kes tungivad pidevalt kellegi teise eluruumi puudutuse või laia žestiga. Kõneleja võib patsutada vestluskaaslase õlale või seljale; raputada, raputada või hoida kätt; katsu oma varrukat või pane käsi õlale jne. Selliseid tegevusi peetakse tüütuks ja kohatuks. On vaja austada ja austada teise inimese isikliku ruumi suveräänsust.
Peamised teabeallikad teie vestluskaaslase kohta pole mitte ainult tema sõnad, vaid ka helid, žestid, poosid, suhtluskaugus ja näoilmed. Näoilmed on näolihaste liigutused, mis peegeldavad inimese emotsionaalset seisundit. Just näoilmed annavad tõest teavet selle kohta, mida suhtluspartner parasjagu kogeb. Teadlased usuvad, et näoliigutused kannavad endas enam kui 70% teabest ning tema silmad ja pilk võivad öelda rohkem kui sõnad, mõnikord neid isegi asendades.
Näiteks kui pilk on pööratud, nägu on pööratud küljele, pea on langetatud, silmalaud on suletud või vestluskaaslasel on silmad nihkunud, näitavad need märgid, et inimene kogeb häbitunnet. . Kui kulmud on kerkinud, otsmikul on kortsud, silmad pärani ja ovaalse kujuga suu veidi lahti, on vestluskaaslane üllatunud. Viha väljenduvad langetatud kulmud, kõverad kortsud otsmikul, ahenenud silmad, suletud huuled ja kokkusurutud hambad. Kokkusurutud hambad ja tihedalt kokku surutud huuled viitavad kindlale käitumisele ja sihikindlusele. Helendavad silmad ja kõrgendatud huulenurgad viitavad rõõmsatele tunnetele.
Selleks, et ärikohtumine oleks tulemuslik, pead mõistma ka äripartneri kehakeelt ja poosi. Seega näitab pinges poos kõrget ärevust. Sel juhul on vaja vestluskaaslast lõdvestada, tema tähelepanu kõrvale juhtida, neutraalsetel teemadel rääkida, pingeid maandada ja alles siis edasi minna teema olemuse juurde. Kui vestluskaaslane istub sirgelt tõstetud peaga, kuid pingevabalt, näitab see usaldust. Loobunud kehahoiak viitab sisemisele suhtumisele enesekaitsesse. Kui inimene pöördub vestluskaaslasest eemale ja kallutab pea alla, tähendab see usaldamatust ja kahtlust. Vestluskaaslasele lähenemine väljendab soovi pakkumine vastu võtta. Kui inimene eemaldub või kaldub kõrvale, viitab see huvi puudumisele vestluse teema vastu.
Kui vestluskaaslane väldib kohtumisel teemat, mida kavatsesite arutada, võib teil tekkida soov vestlust kohe mitte lõpetada, vaid seda oluliselt lühendada. Sel juhul võite öelda, et teil on mõne minuti pärast planeeritud kohtumine, seetõttu on vestlusteema arutelu lõpuleviimiseks tehtud ettepanek liikuda edasi küsimuse lahendamise juurde. Kui vestluskaaslane räägib asjata ja võtab teie aega, paluge tal vestlus järgmisele korrale edasi lükata, viidates sellele, et olete hõivatud, ja tõuske toolilt. Või võib teie sekretär tulla teie kontorisse ja öelda, et peate mõne minuti pärast järgmisel koosolekul olema.
Ärikohtumist korraldades püüdke liikuda kontaktsuhete poole. Te mõlemad kulutate oma aega ja vaeva, kuid vastutasuks saate mõningaid hüvesid. Vestluses rõhuta positsioonide võrdsust, otsi ühtsust huvides ja arvamustes, käitu enesekindlalt, rahulikult ja sõbralikult, ilma sinu jaoks ebasoovitavate agressioonide ja järeleandmisteta. Lisaks on oluline kohtumine oskuslikult lõpetada, s.t. võtke vestlus kokku, töötage välja ühine otsus ning viige see õigeaegselt ja korrektselt lõpule.
ÄRIKOOSOLEKUD TEISTES ORGANISATSIOONIDES
Kas mul on oma eesmärgid soovitud tulemuse osas selged, s.t. mida sa tahad vestluse lõpus saada?
Kuidas seda tulemust hinnata, s.t. Kuidas saate teada, kas olete saavutanud selle, mida soovite või mitte?
Millised on minu eeldused teise inimese eesmärkide kohta?
Milliseid vahendeid pean oma eesmärkide saavutamiseks kasutama?
Milline positsioon partneri suhtes on teie eesmärgi saavutamiseks optimaalne?
Kuidas ma oma positsiooni oma partnerile edastan?
Kuidas ma tunnen ära tema hoiakud, positsiooni ja tõekspidamised?
Milliseid takistusi võin kohata?
Kuidas end kaitsta ja nende takistuste tekkimise tõenäosust vähendada?
Kuidas lahendada vastuolusid, kui need tekivad?
Kuidas häälestada ennast taluma inimest, kui ta on ebameeldiv, ning arvestada loomulikke erinevusi tulevase töö tajumisel ja hindamisel?
Milliseid meetodeid kasutada oma partneri mõjutamiseks?
Millist argumentatsiooni peaksin kasutama?
Kuidas käituda, kui tekib vastasseis, manipuleerimine ja partneri poolt kasutatakse ebaausaid taktikaid?
Kui palju peaksite oma positsioone avalikustama?
Kuidas kontrollida vestluse õhkkonda?
Kuidas ennast juhtida, kui partner põhjustab ärritust?
Mida ei tohiks vestluses kunagi lubada?
Millised on teie partneri huvid ja kuidas saate neid mõista?
Pidage meeles, et meeldivast inimesest on keerulisem keelduda, nii et proovige teid vastuvõtvale inimesele meeldida, käituge targalt ja eetiliselt, ärge andke mõistmise illusioonile, selgitage ja eraldage teiega rääkiva inimese kõne mõte, usu edusse. Eduka ärikohtumise tagamiseks on soovitatav järgida järgmisi reegleid.
Esiteks peate arvestama, et teil on üks võimalus esmamulje jätmiseks. Teadlased on tõestanud, et 90% teabest inimese kohta moodustub temaga suhtlemise esimese 90 sekundi jooksul. Mõnikord võib olla väga raske muuta muljet, mida ärisuhtluspartner endast esimesel kohtumisel jätab. Ärimees, kes töötab oma kuvandi kallal esimesel ärikohtumisel, peaks pühenduma erilist tähelepanu teie välimus ja emotsionaalne seisund.
Välimuse mulje kujuneb selliste näitajate alusel nagu füüsilised andmed (nägu, juuksed, pikkus, kehaehitus, rüht); eneseesitlus (oskus end esitleda, koondada tajujate tähelepanu oma tugevatele külgedele ja neutraliseerida puudusi).
Emotsionaalne seisund kujuneb paljude tegurite mõjul. Emotsioonid, tunded, kogemused võivad peegelduda inimese tegudes. Teatavasti jätavad positiivse esmamulje inimesed, kes kiirgavad positiivseid emotsioone: naeratav, rõõmsameelne, sõbralik. Suletus, ettevaatlikkus, ilmne või varjatud ärevus ei aita loomulikult kaasa vastastikuse mõistmise loomisele. Kui ilmute esimest korda oma suhtluspartneri ette, peaksid teie kõnnak, kehahoiak ja kehahoiak näitama energiat, dünaamilisust ja enesekindlust.
Ole täpne. Ole kohtumiseks õigel ajal. Hilinemine on lubamatu, sest see viitab vastutustundetusele, kuna sunnid oma äripartnerit ootama ja raiskad oma isiklikku aega. Kui pidite asjaolude tõttu viibima, helistage teid ootavale inimesele.
Mõelge oma kostüümile eelnevalt läbi. Enda esitlemisel on väga oluline äriline kuvand, puhtus ja korralikkus parim pool. Kui lähete äripartneriga kohtumisele lohakas või ebasobivas riietuses, võib teie ärialane kompetents kahtluse alla seada. Enne vastuvõtualasse sisenemist kontrolli veelkord, et lips on paigas, jope nööbitud, jalanõud poleeritud, juuksed hästi kammitud jne. Arvatakse, et hoolimatu välimus viitab lugupidamatusest vestluskaaslase vastu.
Koosolekule saabudes teatage oma nimi sekretärile või muule külastajate vastuvõtmise eest vastutavale töötajale ja teavitage määratud koosoleku toimumise aega. Andke oma visiitkaart, kui see on olemas, sekretärile, et see oma juhile viia. Kui sekretär pole palunud teil lahti riietuda, küsige temalt, kuhu saate oma mantli riputada.
Kui vastuvõtu ootamine venib pikemaks, võite kokku leppida aja kokkuleppimise mõneks muuks päevaks. Olenemata sellest, kui ärritunud olete oma ülemuse käitumisest, peate oma sekretäriga viisakalt käituma. Kui teil lubatakse siseneda kellegi kontorisse, kellega teil on kohtumine kokku lepitud, tuleb kõigepealt ennast tutvustada, kui te üksteist varem ei tundnud. Looge kontakti pilgu ja naeratuse kaudu.
Kui te üksteist juba tunnete, siis tervitage ja suruge kätt. Pilk, naeratus, käepigistus annavad suhtluspartnerile teada sinu sõbralikkusest ja koostöövalmidusest. Ütled tervituse ja esimesed fraasid. Siin on olulised sõbralik, lugupidav intonatsioon ja muud teie hääle kõla omadused. Hääl on omamoodi indiviidi visiitkaart. Ärisuhtluses on vali hääl kohatu: avalikes kohtades pole kombeks kõva häälega rääkida. Valjuhäälne kõne on tavaliselt emotsionaalne, kuid hästi käituvad inimesed ei anna äritegevuses oma emotsioonidele vaba voli. Liiga vaikne hääl ei sobi ka ärilises suhtluses. Vaikse hääle omanikku peetakse tavaliselt arglikuks, ebakindlaks inimeseks. Pidev küsitlemine tekitab ärritust. Liiga kiire kõnekiirus näitab, et inimene on põnevil. Väite sisu järgimine nõuab pingutust, see väsib kiiresti. Kui inimene räägib lakkamatult, tajutakse teda närvilise, kiirustava inimesena. Liiga aeglane kõnekiirus viitab sellele, et kõnelejal on raskusi sõnade leidmisega või ta ei taha mingil põhjusel rääkida. Tuleb meeles pidada, et hääl paljastab palju psühholoogilised omadused inimene. Seetõttu peab äriinimene oma positiivse kuvandi säilitamiseks õppima ennast kuulama nii väljaöeldud sõnade kui ka nende kõla vaatenurgast.
Ärikohtumise ajal on parem välistada teatud poosid ja žestid, et mitte saata partnerile negatiivseid signaale, näiteks žestid ning kahtlustavad ja salajased poosid, mis väljenduvad kokku pandud kätes, seljatoe kehas, ristatud jalgades. , ettepoole kallutatud pea ja külgpilk. Närvilisuse žestid hõlmavad köhimist, kurgu puhastamist ja sagedast suitsetamist. Ebakindluse žestid on põimunud sõrmed, samas pöidlad närviliselt liigutades või peopesast pigistades või kaela küljes kratsides.
Sellest, et vestluskaaslasel on igavus, annavad märku sellised žestid nagu mehhaaniline paberile joonistamine, käega lauale või jalaga põrandale koputamine. Rippuvad silmalaugud, kõrva sügamine, prillide eemaldamine ja demonstratiivne kõrvale panemine on žestid, mis viitavad soovimatusele kuulata. Sellest, et vestluskaaslane valetab, võivad viidata sellised žestid nagu kaela sügamine, särgikrae tõmbamine, silmalau hõõrumine, nina puudutamine, käega suu katmine ja köhimine.
Punkti juurde jõudes öelge oma võõrustajale otse ja selgelt, mis teid tema juurde tõi. Kui olete lõpetanud, andke talle võimalus väljendada seda, mida ta vajalikuks peab, ja kuulake teda tähelepanelikult. Püüdke vestluspartnerit mitte katkestada. Väljendage seda, mida peate vajalikuks, kui teid vastuvõttev töötaja kirjeldab oma nägemust probleemist. Kui teil on vaja oma vestluskaaslast milleski veenda või veenda, tehke seda õigeaegselt ja taktitundeliselt. Käituge enesekindlalt ja väärikalt. Enesekindlust takistavad hirmud ja hirmud tagajärgede ees, suhtluspartneri vaenulikkuse ja negatiivsete reaktsioonide ootus, aga ka enda alahindamine, kui ei tunne õigust võtta kindlat seisukohta ning nõuda õiget ja ausat suhtumist. enda poole.
Lahendust otsides ärge peatuge esimese vastuvõetava variandi juures. Kui sulle esitatakse palju küsimusi, siis tead väga hästi vastuste reegleid. Mida rohkem on küsija emotsioonidest üle ujutatud, seda rahulikum ja lahedaverelisem peaks olema. Mida lahedam küsimus teile esitatakse, seda lühem on teie vastus. Kui küsija kasutab oma küsimuses eitavaid, valesid sõnu või oletusi, ei ole vaja neid vastuses korrata.
Informatiivsetele küsimustele oma arvamuse, positsiooni kohta annate oma vastuse sisuliselt. Vastate keerukatele probleemsetele küsimustele, kui probleemile on läbimõeldud lahendus. Siin pole vaja improviseerida, sest hätta on lihtne sattuda. Sa ei vasta provokatiivse iseloomuga küsimustele või suunad vestluse küsijale või küsimuse olemusele või vastad naljaga.
Tundes, et koosoleku aeg on lõpusirgel, tõuske püsti, tänage vestluse, teile kulutatud aja eest, jätke hüvasti ja jätke kontorist lahkudes hüvasti sekretäriga.
ETIKETI JÄLGIMINE ETTEVÕTLUSKESKKONNAPELLUS
Kui organisatsioonis on kolleegidevahelised suhted sõbralikud või sõbralikud, siis üksteise poole pöördumine "sina" on norm. Ja "sina" tekib pingelistes või formaalsetes suhetes. Kui juht pöördub mõne alluva poole sõnaga "sina" ja teiste poole "sina", siis jääb mulje, et tal on alluvate seas lähedasi kaaslasi. Või näitab juht oma “sina”-ga, et mõned alluvad on tema jaoks vähem olulised ja lugupidava “sina”-ga rõhutab ta neid teistele kõrgem väärtusäri jaoks. Mõlemal juhul on sellise suhtumise tagajärjed töötajatesse negatiivsed. Kui aga kohe alguses pöördute kõigi alluvate poole sõnaga "sina", siis näitab see teie eiramist ametliku etiketi vastu ja viib tuttavlikkuseni.
„Teie” poole pöördumine mitte ainult ei näita suhtluskultuuri, vaid on ka vahend ametliku distantsi ja töödistsipliini hoidmiseks. Mõnes organisatsioonis on töötajaid, keda kutsutakse eesnime järgi, samas kui teiste poole pöördutakse ainult perekonnanime järgi. Värskelt tööle võetud töötajad peaksid hoolikalt jälgima oma kolleegide suhtlusstiili ja järgima nende eeskuju.
Abi ja abi osutamine. Mõnikord võib kolleegidelt abi küsimine osutuda väga keeruliseks, sest kellelegi ei meeldi laisad inimesed ja laisklased, kes igal sammul ütlevad, et nad armastavad tööd teha, kuid tegelikult ei suuda ühtki ülesannet täita ja tüütavad oma küsimustega pidevalt teisi. Kui aga saad mõnda töötajat kiireloomulises töös aidata, võid kindel olla, et hätta jäädes tuleb ta sulle appi. Tänage kindlasti inimest, kes teid aitas raske hetk, isegi kui pakutav teenus oli ebaoluline.
Abi osutamine füüsiliste või rahaliste raskuste korral võib olla üsna lihtne. Psühholoogilise abi osutamine on palju keerulisem. Isegi väga häid nõuandeid ei ole alati võimalik rakendada. Väga oluline on sõbralik toetus: kaastunne, empaatia, eriti kui inimene kaotab usu endasse. Veelgi olulisem on aga aidata inimesel endasse uskuda, oma probleemidega toime tulla, teha õige valik, st. aidake taktitundeliselt. Sageli keelduvad inimesed abist, kartes kaotada eneseaustuse enda või teiste silmis.
Abi pakkudes oleks õige, kui ütlete: „Ma tean ja usun, et saate probleemiga hakkama. Keegi ei saa teid selles paremini aidata kui teie ise. Teie ees olev test on tõesti suurepärane, kuid kui soovite, võite saada tugevamaks. Ma tahan sind aidata, aga ainult selleks, et saaksid ennast paremini aidata. Kes teab, võib-olla vahetame kunagi sina ja mina rollid ja vajan samasugust abi sinult.
DIREKTORI JUHEND
Praktikas annavad juhid oma alluvatele juhiseid peamiselt kahel kujul: korralduste ja palvetega. Neid vorme ei kasutata aga alati vastavalt olukorrale. Seal, kus on vaja käsku, kõlab mõnikord paluv toon, ja kus saab viisaka palve teha, kuulatakse käsku.
Igapäevatingimustes on tellimisleht vajalik ekstreemsetes oludes, näiteks kui on oht mõne olulise ülesande täitmata jätmisel, ohutusreeglite rikkumisel vms. Kuid jäikadest juhiste vormidest ei tohiks saada peamist juhtimismeetodit. Aja jooksul lakkavad alluvad ähvardavale toonile reageerimast ja korralduste efektiivsus väheneb.
Käsk on vajalik juhiste andmisel, mis kuuluvad alluva otseste kohustuste hulka. Tellimuse toon peaks alati olema viisakas. Muidugi on pingelistes olukordades nende sõnul raske hoiduda ebaviisakast. Kuid kogemus kinnitab, et igas olukorras on võimalik säilitada ametlike suhete asjalik toon ilma tootmist kahjustamata. Kui juhised ei kuulu alluva tööülesannete hulka, tuleks need anda päringu vormis. Sellist juhiste vormi tajuvad alluvad sooviga ja neid täidetakse meelsamini, seetõttu ütleb üks ametietiketi reeglitest, et alluvatele juhiseid andes tuleb igas olukorras säilitada meelerahu ja olla viisakas.
Stiimulid JA KARISTUSED
Preemiad ja karistused on töö stimuleerimise kõige olulisemad vahendid. Sisemise tasu annab töö ise, kus on vajalik asjakohane eesmärgi seadmine ja vastavate tingimuste loomine. Töö toob kaasa saavutustunde, sisu, sooritatavate ülesannete olulisuse, enesehinnangu, sõpruse, suhtlemise kolleegidega jne. Ettevõte pakub väliseid hüvesid: edutamine, palk, isikliku staatuse ja prestiiži sümbolid, kiitus, lisapuhkuseaeg, kulude tasumine, isiklik auto jne.
Oma eesmärgi poolest ei ole preemiad ja karistused võrreldavad, kuid kogemused näitavad, et preemiad on suurem mõju inimeste töötegevusele kui karistusele. Mis tahes auastmega juht peab ergutusmeetmeid kasutama sagedamini ja oskuslikumalt. Karistusmeetmeid ei lükata ka tagasi, kuid järgida tuleb elementaarseid eetikastandardeid ja ametlikku etiketti. Ei ole mõistlik kohelda erinevas vanuses, soost ja temperamendiga töötajaid sarnaste tegude eest samade karistusnormidega. Näiteks on parem, kui naine või kogenud inimene teeb märkuse viisakas vorm. Kergemeelne noormees või flegmaatik võidakse karmimalt karistada.
ÄRISUHTLUSSTIILI KUJUMINE ORGANISATSIOONIS
Ametlike suhete etiketireeglid ütlevad, et juht peab tundma oma alluvaid ning suhtuma neisse hoole ja tähelepanuga, märkama nende igat kordaminekuid nende töös ja selle eest premeerima. Kui on vaja karistada ametlike tegematajätmiste eest, tuleb olla taktitundeline ja õiglane. Väljendus- ja karistusvormi valikul tuleb arvestada töötaja temperamendi, soo ja vanusega.
Ärietiketi reegleid järgides tõstab mis tahes auastmega inimkeskne juht tööviljakust, parandades inimestevahelisi suhteid, rõhutab vastastikust abi, kaasab personali otsuste tegemisse, välistab väiklase järelevalve ja loob kõrge tööviljakuse, arvestab töötajate vajadustega, ja edendab neid. professionaalset kasvu ja aitab nende probleeme lahendada. Ta teab, kuidas väärtustada oma alluvate aega; range ja nõudlik, kuid mitte valiv ja julm, oskab kritiseerida ja kriitikat vastu võtta, karistada ja julgustada, oskab rääkida, vestelda ja kuulata; näitab inimeste vastu siirast huvi; ta naeratab, alustab vestlust sellest, mis huvitab vestluskaaslast, mitte teda ennast.
Tõhusate suhete loomine organisatsioonis pole kunagi lihtne. Kontorietiketi reeglite tundmine eemaldab palju takistusi. Näiteks üks parimaid viise inimese mõjutamiseks on rääkida temaga sellest, mida ta tahab, ja püüda aidata tal saavutada seda, mida ta tahab. Süüdistamise asemel peate püüdma inimest mõista, mis on palju kasulikum kui kriitika, kuna see arendab inimeses võimet kohelda teid sallivalt, empaatiliselt ja lahkuselt.
Alati on vaja arvestada teiste inimeste vaatenurka, nende püüdlusi ja plaane ning vajadusel olla võimalik muuta inimese arvamust, põhjustamata temas nördimust või pahameelt. Soovitu saavutamiseks ei tohiks inimesele tema vigadest otse näkku rääkida; enne kritiseerimist on parem rääkida oma puudustest; Tellimuste asemel on parem esitada küsimusi; Parem on alustada vestlust vestluspartneri kiituse ja imetlusega, kuid ainult siiralt ja eesmärgi nimel, millega ta ise rahul on.
IN ametlikud suhted- Ja ärietikett see rõhutab, et igaühe jaoks on oluline arendada ja säilitada oma väärikustunnet, on vaja alati anda inimesele võimalus oma mainet säilitada. Käsu ja autokraatia ühtsuse põhimõte mõnes organisatsioonis loob eeldused nii ametnike väärkohtlemiseks, alandavateks harjumusteks kui ka serviilsuseks.
Ametlike suhete etiketireeglid soovitavad väärtustada iseseisvaid inimesi, vältida pealetükkivaid talitusi, mitte alandada inimese väärikust ebaviisaka kriitilise veaotsinguga ning mitte lasta kriitikal üle minna lihtsaks tüliks; ärge kiusake taga konstruktiivse kriitika pärast - kõik see aitab tugevdada ettevõtte töötajate psühholoogilist mikrokliimat.
Tihti tunnevad inimesed piinlikkust, sest neil pole päris selget, kuidas oleks töökeskkonnas kõige parem käituda, näiteks kas mees peaks ukse lahti tegema ja naisel enne mööda minema vms. Läänes võivad naised väga valusalt reageerida igale naiselikkust rõhutavale tähelepanumärgile.
Eelkutsutud külastajatele tuleb määratud ajal asutuse fuajees vastu tulla sekretär või abiametnik, kes saadab nad kontorisse. Oleks üsna ebaviisakas, kui kutsutud peaksid ise õige kontori otsima. Asutuse sissepääsu juures tervitab direktor ainult väga austatud külalisi.
Ettevõtluskeskkonnas ei tohiks naine ja mees käituda samamoodi kui töövälises keskkonnas. Ärikohtumine- see ei ole kohting ja naine ei tohiks oodata, kuni mees tõmbab talle tooli, et aidata tal istuda, ja mees ei peaks tundma selleks kohustust. Sel juhul saab naine enda eest hoolitseda, nagu ka tema kaaslane. Nii mees kui naine suruvad kätt; Teenuses pole reegleid, mis määraksid, kes peaks esimesena käe andma. Klienti või külastajat tervitades peavad toolilt tõusma nii mehed kui naised, sõltumata soost.
Ärilise suhtlusstiili kujunemine organisatsioonis oleneb igast töötajast endast. Kõigiks puhkudeks on võimatu retsepte pakkuda. Vali optimaalne lahendusühes või teises olukorras on see ülesanne, mille igaüks ise lahendab ja iga kord uuesti. Ta teeb otsuseid teadmiste, oskuste, oma isikliku potentsiaali põhjal, juhindudes etiketi nõuetest.
ÄRIKÜLALISTE VASTUVÕTT
Tavaliselt kuuluvad sekretäri tööülesannete hulka juhataja, tema külaliste, koosolekul osalejate jms ettevalmistamine. joogid ja võileivad. Sõltuvalt saadaolevatest seadmetest (veekeetja, kohvimasin, röster, mikrolaineahi jne) võib roogade loetelu ja nende valmistamise meetodid erineda. Elektriseadmeid ei saa kasutada, kui pole tutvunud selle tööreeglitega.
MÕNTE JOOKIDE JA VÕILEIVADE VALMISTAMISE RETSEPTID
Tee on teepuu kuivatatud lehed, millest valmistatakse erinevate tehnoloogiliste toimingutega erinevat tüüpi viimistletud musta või rohelist teed. Erinevalt mustast, roheline tee Seda toodetakse ilma täiendava kuumtöötluseta, nii et see säilitab oma loomuliku värvi ja suure hulga vitamiine.
Tees sisalduvad parkained ja valkained, eeterlikud õlid ja vitamiinid määravad tee värvi, maitse, aroomi, bakteritsiidsed ja muud omadused. Tee kvaliteet sõltub eelkõige toorainest, millest see on valmistatud. Kõrgeimate hinnete saamiseks kasutatakse teepuu noorimaid ja õrnemaid võrseid, mis kogutakse käsitsi igal aastaajal varahommikul iga ala kohta.
Tee maitset mõjutavad suuresti selle töötlemise tehnoloogia teetehases, samuti säilitusaeg ja korrektsus pärast tootmist. Tee säilitab oma kasulikud omadused mitte kauem kui kaks aastat. Pärast seda perioodi muutub selle kokkutõmbumine kibeduseks, aroom tuhmub ja leotis muutub ilusa ja heleda asemel tumedaks. Teed ostes ei tasu tähelepanu pöörata pakenditel olevatele siltidele, kuna need ei vasta sageli sisule.
Kui teed valmistatakse tervetest lehtedest, on teelehed suured, kui need on valmistatud lõigatud lehtedest, on teelehed väikesed. Peen tee valmib kiiremini ja täiuslikumalt, annab tugevama ja tumedama infusiooni, kuid on vähem aromaatne. Tee tuleks hoida hermeetiliselt suletud portselanist, klaasist või metallist anumates, kuna tee imab kergesti niiskust ja lõhnu. Tee aroomi võib rikkuda, kui läheduses on kala, sibul ja küüslauk.
Tee keetmiseks vajate fajansi või portselanist teekannu ja keevat vett. Vett keedetakse ainult üks kord. Vett ei tohiks pikka aega keeta ega kuumutada, kui see on juba jahtunud. Teekannu tuleb kuumutada või loputada keeva veega. Valage teelehed kuuma ja kuiva teekannu kiirusega 1 tl klaasi vee kohta, valage keeva veega mitte rohkem kui 3/4 teekannust ja laske sellel tõmmata umbes viis minutit. Tee tuleks valada tassidesse ilma keeva veega lahjendamata. Kui teed valmistatakse suurele hulgale inimestele, lisatakse teekannule järk-järgult keev vesi. Eraldi saate pruulida naistepuna-, piparmündi-, vaarika- ja sõstralehti. Valmistatakse ka kottides teed (üks kott ühe või kahe tassi kohta) ning tee sisse ei jää teelehti. Neile, kellele valmistatud tee tundub liiga kange, võib serveerida väikese tassi kuum vesi. Tee võib serveerida külma piima, moosi, mee või sidruniviiluga.
Jäätee sidruniga. Sidruniga jäätee valmistamiseks tuleb keeta 50 g teed 1 liitris keevas vees, lisada 3/4 tassi suhkrut, 1/2 sidruni koor, katta ja lasta 10 minutit seista, seejärel kohe kurnata. Jahutage veidi, valage kõrgetesse klaasidesse, pange igasse sidruniviil ilma kooreta ja teradeta, pange külmkappi, serveerige väga külmalt.
Kohv on kofeiini sisaldavatest kohviubadest valmistatud toniseeriv jook. Kohvi on mitut tüüpi, mis erinevad infusioonitugevuse ja aroomi poolest. Kohvi müüakse toores või röstitud ubades, naturaalselt jahvatatud või siguriga, samuti lahustuv. Toores terad ei sobi joogi valmistamiseks, need on eelnevalt röstitud. Kohvi säilitatakse hermeetiliselt suletud plekk- või klaasnõus, mistõttu on see väga vastuvõtlik võõrastele lõhnadele. Jahvatatud kohv kihiseb kiiresti ning kaotab oma maitse ja aroomi, mistõttu on soovitatav oad vahetult enne kohvi valmistamist jahvatada.
Kohvi valmistamisel tuleb järgida järgmisi reegleid. Kasutage eelsoojendatud kohvikannu ja keevat vett, kuid mitte keedetud vett ega uuesti keedetud vett. Vett tuleb võtta poolteist korda rohkem kui valmiskohvi, kuna vesi aurustub ja lisaks jääb kohvipaksusse palju vett.
Kui kasutate elektrilist kohvimasinat, peate seda käsitsema rangelt vastavalt juhistele ja võtma kohvi ainult ettenähtud proportsioonides. Kohvi tuleb valmistada nii, et selle valmimise ajaks saaks selle kohe tassidesse valada. Pikaajaline leotamine muudab kohvi kibedaks. Jahtunud kohvi ei soojendata uuesti.
Ühe kangusega musta kohvi valmistamiseks peate võtma 1 tl jahvatatud kohviube klaasi vee kohta; Kahekordse kangusega kohvi valmistamiseks võtke 2-3 teelusikatäit kohvi klaasi kohta. Ühe kangusega kohvi valmistamiseks vala kohv kuumutatud kohvikannu, vala peale keev vesi, lase keema, kuid ära keeda, ja lase 5 minutit seista. püsti tõusta. Kahekordse kangusega kohv aetakse kaks korda keema. Kõigepealt valmistatakse ühe kangusega kohv ja kui see on settinud, valatakse sisse teine portsjon kohvi, keedetakse, eemaldatakse, lastakse settida ja alles siis serveeritakse.
Türgi kohv valmistatakse spetsiaalses pika käepideme, laia põhja ja pealt kitseneva vasest anumas. Selliseid roogasid nimetatakse "türgiks". Kõigepealt keedetakse türklases vesi ja suhkur, seejärel valatakse keevasse vette kohv. Kui kohv hakkab kerkima, võetakse Turk tulelt, pärast settimist kuumutatakse uuesti, kuni vaht tõuseb ja eemaldatakse kohe. Kui paks on settinud, valatakse kohv tassidesse. Küpsetusprotsessi kiirendamiseks võite lisada 1 lusikatäie külma keedetud vett. Ühe kohvitassi (50 g) kohvi valmistamiseks läheb vaja 1 tl jahvatatud kohvi ja 2-3 tükki suhkrut.
Võileivad. Edukad mitmekesised ja maitsvad suupisted Külaliste kohtumiseks või kiireks toiduvalmistamiseks kasutatakse võileibu. Neid ei pea küpsetama ja need rahuldavad ka kõige keerukamaid maitseid. Võileivad võivad olla avatud või suletud. Avatud on need, mis valmistatakse ühest leivaviilust, ja kinnised on sellised, kus toode, millega võileib valmib, asetatakse kahe leivaviilu vahele. Kunstiliselt kaunistatud võileibu või võileibu tootega, mida saab teise leivaviilu raskuse all külgedele määrida, tuleks valmistada ainult lahtiselt.
Võileibade valmistamiseks lõigatakse leib vajaliku kujuga viiludeks. Kõige sagedamini valmistatakse võileibu ristkülikukujuliselt, 8 cm pikkused, 5 laiused ja 1-2 cm paksused. Võileibu serveeritakse salvrätikuga kaetud tasasel alusel või kandikul. Need valmistatakse hiljemalt tund enne serveerimist ja hoitakse jahedas.
Protokollikülastused, ärikohtumised, vestlused ja läbirääkimised on rahvusvahelise ärisuhtluse levinumad vormid.
Pooled lepivad külastuse päeva ja kellaaja eelnevalt kokku. Külastaja täpne saabumisajast kinnipidamine on kohustuslik ja range protokolli reegel. Selle reegli rikkumist peetakse lugupidamatuse ilminguks visiidil viibiva isiku suhtes ja seega kõige enam negatiivses mõttes võib mõjutada tulevasi suhteid selle inimesega. Mitte ühele ametlik üritus
Hiline saabumine ei ole lubatud (saabumise aeg on märgitud kutsel või muul viisil). Arvesse ei võeta nn objektiivseid asjaolusid - raskused maja leidmisel, kus külaskäigule vastuvõtja asub, liiklusummikutest tingitud hilinemised, auto äkiline rike jms. Hilinemise põhjuseks on külastaja hoolimatus ja see jätab alati ebameeldiva järelmaitse. Sellega seoses on soovitav eelnevalt täpsustada aadress (kuni autojuhi eelsõiduni vastavasse majja, minna külla, arvestades linnatänavate ummikuid sõidukitega jne. Ei ole taunitav Saabuge mõni minut varem, oodake selle maja lähedal, kus külastus toimub, ja jõudke täpselt määratud ajal sissepääsu juurde. Mõnikord võib see olla äriline ülikond, muudel juhtudel - tavaline ülikond, kuid segaülikond ei tohiks olla tume.
Oluline on külaline õigesti istuda. Elutuba on soovitatav paigutada spetsiaalsesse koosolekuruumi. Välisdelegatsiooni juht istub vastuvõtva delegatsiooni juhi vastas. Külalisi ei saa istutada oma töölaua taha ega näoga päikeselise poole.
Viimase abinõuna peate aknakardinad alla laskma. Külaline istub pärast seda, kui tema peremees on maha istunud. Sõltuvalt kohalikust tavast pakutakse külastuse ajal kohvi või teed, kergeid jooke ja veini.
Protokollivisiit kestab tavaliselt 10-15 minutit, kuid mõlema poole huvi korral võib see kesta kauemgi. Kõrge ametniku juurde visiidile minnes on kasulik personalilt eelnevalt küsida, kui palju on inimesel vaba aega. Initsiatiiv külastusest lahkuda jääb külalisele. Erandiks on visiidid riigipea juurde. Mõnes riigis, eriti monarhilise süsteemiga, ei ole tavaks esitada riigipeale küsimusi olek.
positsioonid. Vajadusel tehke ametlik avaldus. Viimast loetakse rangelt vastavalt tekstile, kuna iga sõna selles on põhimõttelise tähtsusega. Rahvusvahelises praktikas peetakse seda tavaliseks ja laialdaselt kasutatavaks. Tekst ametlik avaldus edastatakse seejärel vestluskaaslasele.
Läbirääkimistel on väga oluline saavutada oma vestluskaaslase täielik mõistmine. Ebaselgete punktide puhul tuleb küsida lisaselgitust. Ärivestluse käigus üle antud memo või mõni muu dokument tuleks kohe pärast kättesaamist hoolikalt läbi lugeda.
Ametlikus vestluses on vaja pidevalt säilitada vastastikuse huvi vaimu, kuna kõik püüavad vestluskaaslaselt teada saada, mis on talle veel teadmata. Vestlust ei saa muuta viktoriiniks, kui üks inimene kogu aeg küsib ja teine ainult vastab. Vestluses peaks mõlemal osapoolel olema võimalus väljendada kõike, mida nad vajalikuks peavad. Inimestevaheliste suhete struktuur on oluline
vastastikuse mõistmise saavutamiseks. Tuntud on järgmised suhtetüübid: ekvivalentne (kui partnerite positsioonid langevad täielikult kokku); transitiivne (kui külg "A" jagab külje "C" ja külje "C" asukohta ning külg "B" jagab samuti külje "C" asukohta); sümmeetriline (kui on ühine seisukoht ainult põhiküsimustes). Kohalolek või puudumine usaldussuhted pakub partnerite vahel
Rahvusvaheliste läbirääkimiste praktika näitab, et sümmeetriliste ja võrdväärsete suhete korral toimub küsimuste arutamine maksimaalse efektiivsusega. Transitiivsete suhete puhul on võimalik ka arutlusel olevate küsimuste positiivne lahendus. Läbirääkimisprotsessi edukale läbiviimisele aitab kaasa vastastikune soov kokkuleppele jõuda, partneri hea tundmine ja usaldus tema vastu. Igasugused läbirääkimised on inimlik suhtlus, mille käigus osalejad teavitavad teineteist oma seisukohast, mõjutades partnerit oma intellekti ja emotsionaalse-tahteliste omadustega.
Esialgne ettevalmistus - eelduseks edukad läbirääkimised panganduspoliitika ning finants- ja majandusprobleemide üle. Sellise ettevalmistamise käigus on vaja kindlaks teha:
koosolekul osalejate kvalifikatsioonitase;
Koosolekul osalejate võõrkeeleoskuse tase;
Teave nende sotsiaalsete, kultuuriliste, ideoloogiliste, emotsionaalsete ja vanuseliste omaduste kohta.
Kõige edukamad läbirääkimised toimuvad reeglina sarnaste huvidega inimeste vahel. Ligikaudu sama kvalifikatsioonitasemega läbirääkijate omavahelisi vestlusi iseloomustab reeglina kõige adekvaatsem infovahetus.
Vajadusel peaksid läbirääkijad vestluse ajal alustama arutelu ja kaitsma oma huve. Tõendiks töötaja ebapiisava kvalifikatsiooni kohta on rutakas väide: "Tean sellest panga (ettevõtte, ettevõtte) juhtkonnale." Sellise avalduse tegemisega ei tasu kiirustada, sest teatud vaoshoitust, järjekindlust ja paindlikkust näidates saate oma panga (ettevõtte) huve piisavalt kaitsta. Siiski ei saa välistada juhtumeid, mil tuleks anda täpselt sama vastus, mis ülalpool.
Sõbralik, viisakas suhtumine inimestesse, tähelepanelikkus ja seltskondlikkus, oskus vestlust alustada ja hoida, oskus olla atraktiivne – need on vajalikud omadused, mis aitavad igal läbirääkijal sõbralikke ja professionaalseid kontakte luua.
Vastavalt rahvusvahelisele etiketile peetakse äriläbirääkimisi ainult rahulikul toonil, isegi kui arutlusteema on ebameeldiv. Tõstetud vestlused, isiklikud solvangud ja nördimusavaldused on vastuvõetamatud. Protokolli üks funktsioone on just aidata säilitada normaalseid läbirääkijate vahelisi suhteid ning kõrvaldada arutelust kõik, mis asjaga otseselt seotud ei ole. Komplimentaarne fraas: "Palun võtke vastu minu kõrgeim lugupidamine teile". sügav tähendus ja on lahutamatu
lahutamatu osa
diplomaatiline protokoll.
Mitmepoolsete läbirääkimiste pidamine või
rahvusvahelised konverentsid – kõige raskemad ja
vastutav küsimus välissuhete osakondadele ja
erinevate pankade või ettevõtete protokolliteenused. Sellised
läbirääkimised (konverentsid) toimuvad suure hulgaga
osalejad ja ettevalmistustööd nõuavad kulusid
suur pingutus. On vaja hoolikalt kaaluda ja
korraldada programmi selge rakendamine
ettevalmistavad toimingud:
Välismaalastega kohtumise kord; Meid tervitajate isiklik koosseis;;
aastal akrediteeritud välisriikide institutsioonide esindajate osalemine
Venemaa Föderatsioon
Ajakirjanduse, televisiooni ja raadio esindajate osalemine;
Lillede esitlus;
tervituskõned;
Majutus hotellis;
Programmi äriline osa (läbirääkimised, koosolekud, vestlused);
Vastuvõttud, hommiku-, lõunasöögid jne;
Reisida mööda riiki; Lõplik ärasaatmine. Sellistel koosolekutel ja konverentsidel peetavate läbirääkimiste eesmärgiks võivad olla mitmesugused finants- ja majandusprobleemid; kokkulepete, kokkulepete või lepingute sõlmimine; nende rakendamise tulemuste ülevaatamine; muude vastastikust huvi pakkuvate küsimuste arutamine jne. Mõnel juhul kaaluvad kahe- või mitmepoolsetel läbirääkimistel osalejad ühte probleemi kõigis selle aspektides. Muudel juhtudel eristab läbirääkimisi nende mitmekesisus.
Delegatsiooni juht vastutab kõigi delegatsiooni liikmete ja igaühe tegevuse eest eraldi. Seetõttu peab delegatsiooni juht läbirääkimiste teemast täielikult aru saama, tundma hästi iga töötajat, tema ameti- ja isikuomadusi. Ainult selliste tingimuste täitmisel suudab delegatsiooni juht edukalt täita oma ülesandeid ja tagada koosolekul osalejate maksimaalse efektiivsuse. Suur tähtsus on ka delegatsiooni tugipersonali õigel valikul. Sellise personali hulka kuuluvad tõlkijad, stenograafid, autojuhid, majapidamistöötajad jne.
Edukateks läbirääkimisteks peab delegatsiooni liikmetel olema entsüklopeediline haridustase, kõrge professionaalsus, oraatorioskused ja eelolevaks koosolekuks põhjalik ettevalmistus. Ilmselgelt laiaulatuslike oskustega seltskondlik töötaja
majanduslik väljavaade, mis suudab kiiresti hinnata mis tahes probleemi olemust, sobib paremini pankadevaheliste läbirääkimiste pidamiseks kui kitsa profiiliga spetsialist. Kodukorra tundmine, pretsedentide tundmine, organisatsiooniliste küsimuste tulemusliku lahendamise viisid, dokumentidega töötamise oskus, võõrkeeled- ka kõik need omadused. ärikohtumisel osaleja jaoks vajalik. Edukaks tööks on oluline võõrkeelte oskus, nii et salong võimaldab teil kiiresti äritutvusi sõlmida ja esindajatega edukalt suhelda välisajakirjandus
. Kahepoolsetel ja eriti mitmepoolsetel läbirääkimistel ja konverentsidel on võõrkeelte oskusel eriline roll, kuna dokumentide väljatöötamine toimub reeglina ühes võõrkeeles, näiteks inglise keeles. Läbirääkimiste teema ja võõrkeelte tundmine võimaldab teil leida kõigi läbirääkimistel osalejate jaoks kõige täpsemad ja vastuvõetavad sõnastused.
Eelseisvad läbirääkimised hõlmavad
põhitõdede eelnev ettevalmistamine
dokumendid jne. muud töömaterjalid. Kohtumisel arutatakse mitut liiki dokumente.
Memod on kasulik abimaterjal koosolekuteemaliste vestluste jaoks. Memosid kasutatakse koosoleku eelõhtul peetavate konsultatsioonide ja läbirääkimiste ajal.
Toimiku koostamine erinevate teemade kohta, mis on eelseisval koosolekul kaalumiseks kavandatud, on ettevalmistava töö lahutamatu osa. Toimiku põhjal koostatakse kõnede tekstid, materjalid vestlusteks läbirääkimispartneritega, dokumendid, tõendid jms.
Toimik koosneb ametlikest tõenditest ja dokumentidest partneri kohta, ajaleheväljalõigetest, ajakirjadest ja muudest materjalidest, mis sisaldavad teavet välispartneri kohta. Läbirääkimiste käigus tehtava töö tulemuslikkuse määrab suurel määral koostatud toimikute kvaliteet.
Enne läbirääkimiste algust on väga oluline eelnevalt välja selgitada osalejate seisukohad ja puudub võimalus enda omasid täpsustada. Selle probleemi lahendamine toimub teleksi või telefaksi kirjavahetuse, kahepoolsete kohtumiste ja konsultatsioonide käigus. Seda tööd tehakse läbirääkimisteks ettevalmistamise kõigis etappides. Algstaadiumis on rõhk läbirääkimispartnerite seisukohtade selgitamisel. Kohtumise eelõhtul, kui ametikohad on kindlaks määratud, keskendutakse põhitähelepanu oma seisukoha põhjendatud esitlusele.
Pärast koosoleku pidamises kokkuleppe saavutamist määravad pooled kindlaks koosoleku toimumise koha ja läbirääkimiste kestuse. Läbirääkimised on soovitatavad, kui osapooled mõistavad, et probleemi lahendamine on võimalik ainult ühisel jõul ja kui pooled püüavad lahendada vastastikused huvid.
Vastastikune mõistmine, tahe ja partnerlus on edukate läbirääkimiste jaoks hädavajalikud, kuid kõige olulisem neist kolmest on tahe. Ilma vastastikuse mõistmise tahteta ei saavutata kokkulepet.
Sõltuvalt osapoolte tõelisest suhtumisest tulemuse saavutamisse jagunevad läbirääkimised kolme kategooriasse. Esimene on see, kui üks osapooltest on huvitatud kokkuleppe takistamisest (või näitab üles ükskõiksust).
läbirääkimisprotsessi kiire edu on võimalik. Sama tulemus on tõenäoline, kui üks osa läbirääkijatest käsitleb neid kolmanda kategooria läbirääkimistena ja teine osa teise kategooria läbirääkimistena. Edu on ebatõenäoline, kui kõik osalejad peavad läbirääkimisi teise kategooriasse kuuluvaks. Kui keegi osalejatest liigitab läbirääkimised kolmandasse kategooriasse, on positiivseid tulemusi peaaegu võimatu saavutada.
Läbirääkimiste õnnestumiseks on eriti oluline, et ühe või teise osaleja algselt välja öeldud maksimaalsed nõudmised ei hirmutaks teisi. Esimesel etapil on oluline teada läbirääkijate seisukohti võimalikult täielikult ja põhjalikult. Kui selles etapis jõuavad osalejad arvamuste vahetuse tulemusena järeldusele, et põhiküsimustes on nende ühised huvid vastuoludest ülekaalus, siis tekivad tingimused (väljavaated) läbirääkimiste jätkamiseks. Teise etapi ülesanne on määrata kindlaks tulevase lepingu, kokkuleppe või kokkuleppe parameetrid. Selles etapis on oluline erimeelsused lahendada võtmeküsimusi ja saavutada põhiprobleemi lahendamisel mõlemale poolele vastuvõetav lähenemisviis. Kolmandas ja viimases etapis keskenduvad osalejad lõplike kokkulepete väljatöötamisele kõigis tulevase lepingu või lepingu küsimustes. Selles etapis on läbirääkimised eriti intensiivsed ning nõuavad spetsialistide ja ekspertide aktiivset osalust. Lepingu punktide vormistamisel kaasatakse töösse juristid.
Läbirääkimiste endi käigus võib ette tulla ettenägematuid asjaolusid, mis nõuavad lepingutingimuste täiendavat läbitöötamist, aga ka teatud kohandusi seisukohtades. Sellistel juhtudel tuleks üles näidata mitte ainult järjekindlust, vaid ka paindlikkust, valmisolekut vastastikusteks järeleandmisteks ja vastuvõetavateks kompromissideks. Loomulikult peab otsitav kompromiss olema mõlemale poolele vastuvõetav ja mõlemale poolele kasulik. Mõlemad pooled peaksid kompromissist kasu saama
teatud kasu. Läbirääkimiste edenemist soodustav mööndus on alati õigustatud. Jäik, sirgjooneline, kompromisse välistav lähenemine ei võimalda läbirääkimistel positiivseid tulemusi saavutada.
Edukad läbirääkimised on võimalikud ainult siis, kui arvestate mitte ainult enda põhihuvide, vaid ka partneri huvidega. Just sellel alusel tekib usaldus ja vastastikune mõistmine, mis on nii vajalikud tasakaalustatud ja kokkulepitud lahenduse leidmiseks mistahes keerulistes küsimustes.