Kiekvienam biurui reikia biuro reikmenų. Atsakingas asmuo, išsiaiškinęs darbuotojų poreikius, kas mėnesį arba kas ketvirtį paraišką jų įsigijimui surašo. Prašymas įsigyti kanceliarinių prekių, kurių pavyzdys nėra patvirtintas įstatymų leidybos lygmeniu, gali būti surašytas savavališkai.
Kas taikoma raštinės reikmenims: sąrašas
Raštinės reikmenys skirstomi į du tipus:
1993 m. Goskomstato nutarimu Nr. 17 buvo patvirtintas konkretus sąrašas raštinės reikmenys. 2014 m. buvo priimta visos Rusijos produktų klasifikacija pagal rūšis ūkinė veikla OKPD 2, kuriame yra atskiri raštinės reikmenys skirtinguose skyriuose.
Užklausų dėl raštinės reikmenų rūšys
Gali būti raštinės reikmenų paraiškos pavyzdys skirtingų tipų, priklausomai nuo prašymo formos:
- išorinis;
- vidinis.
Kai reikia pateikti išorinį tiekėjo prašymą, surašomas pirmo tipo prašymas. Paprastai tokiais atvejais dokumento formą galima rasti su tiekėju sudarytos sutarties prieduose.
Vidinės užklausos taip pat gali būti dviejų tipų:
- kanceliarinėms prekėms įsigyti;
- biuro reikmenų išdavimas iš sandėlio.
Jeigu reikiamų gaminių sandėlyje nėra, surašoma pažyma, kurioje prašoma leisti įsigyti reikalingų kanceliarinių prekių. Kaip priedas, prie jo pridedama skaičiuoklė su būtinų priedų sąrašu.
Kaip pateikti vidinį prašymą dėl kanceliarinių prekių – pavyzdys
Atsakingas asmuo nustato darbuotojų poreikius kanceliarinėms prekėms. Jei reikia, atliekamas auditas. Po to, remiantis surinkta informacija apie skyrių, surašomas prašymas. Tai reiškia dokumentą, kuriame yra rašytinis prašymas atsakingas asmuo tiekimo skyriaus vedėjui.
Paprastai prašymui keliami šie reikalavimai:
- Priklausomai nuo organizacijos politikos, forma gali būti pildoma laisvai arba ant įmonės firminio blanko.
- Kanceliarinių prekių sąrašas turi būti sudarytas lentelės forma su antrašte ir pagrindine dalimi. Pagrindinėje lentelės dalyje yra priedo pavadinimas, kiekis ir matavimo vienetas. Jei reikia, galite pridėti straipsnį.
- Turi būti užrašyti skyriaus vedėjo, kuriam reikalingas kabinetas, duomenys ir pilnas vardas, pavardė, dėl kurio kreipiamasi.
Kai kurios organizacijos reikalauja, kad prašymas būtų pateiktas atmintinės forma. Paraiška ir atmintinė iš esmės yra du skirtingi dokumentai, atliekantys vieną informacinę funkciją. Tačiau kartais jie surašomi kaip vienas dokumentas arba prie atmintinės pridedamas priedas su reikalingų kanceliarinių prekių sąrašu.
Vidinis raštinės reikmenų atmintinė pirkti: sudarymo taisyklės
Paslaugos atmintinė raštinės reikmenims, kurių pavyzdys taip pat nėra oficialiai dokumentuotas, gali būti surašytas laisva forma. Tačiau jame turi būti privaloma informacija:
- Dešinėje viršutinis kampas parašyti pareigas ir vardą, pavardę, kurio vardu surašytas dokumentas.
- Kieno užrašas?
- Dokumento pavadinimas.
- Dokumento tikslas. Pavyzdžiui, „medžiagoms įsigyti“.
- Registracijos data ir registracijos numeris.
- Pagrindinėje dokumento dalyje yra prašymas.
- Data.
- Atsakingo asmens viza ir iššifravimas.
Į atmintinę leidžiama įtraukti lentelę su būtinomis kanceliarinėmis prekėmis arba išduoti kaip atskirą priedą.
Raštinės reikmenų aptarnavimo atmintinė, pavyzdys pirkti:
Kaip gali atrodyti užklausa raštinės reikmenims: gavimo iš sandėlio pavyzdys
Prašymas išleisti raštinės reikmenis iš sandėlio yra skaičiuoklės dokumentas. Jame turi būti nurodyti reikalingų daiktų pavadinimai ir jų kiekis. Paprastai programos įvedamos kompiuteriu ir išvedamos kaip dokumentas.
Taikymo pavyzdys:
Kadangi įstatymas nenustato konkrečios šio dokumento formos, organizacija gali jį patvirtinti individualiai.
Paraiškos raštinės reikmenims pavyzdys priklauso nuo to, kam jis pateikiamas. Jei pateikiate tiekėjo prašymą dėl pristatymo, forma turi būti paimta iš sutarties priedo. Visais kitais atvejais organizacijos tokios dokumentacijos formą tvirtina savarankiškai.
Pagrindinę dokumentų, užtikrinančių keitimąsi informacija tarp organizacijų ir struktūrinių padalinių, apimtį sudaro: pažymas, ataskaitas ir aiškinamuosius raštus, ataskaitos, ataskaitos, aktai, laiškai, telefono žinutės. Šiuose dokumentuose esanti informacija gali paskatinti imtis veiksmų arba į ją gali būti tik atsižvelgiama. Pažvelkime į sudėties ir dizaino skirtumus atmintinės, atmintinės Ir sertifikatus.
Ataskaitos Ir atmintinės– Tai, kaip taisyklė, yra vidiniai organizacijos dokumentai. Jie yra pagalbinio pobūdžio organizacinių ir administracinių dokumentų atžvilgiu. IN Trumpas žodynas SSRS Pagrindinio archyvo VNIIDAD, TsGADA 1974 m. parengtų dokumentų rūšys ir atmainos pateikiami šių dokumentų apibrėžimai, iš kurių matyti kai kurie jų paskirties skirtumai:
- Memorandumas- vadovybei adresuotas dokumentas, kuriame nurodomi visi klausimai, susiję su autoriaus išvadomis ir pasiūlymais.
- Paslaugos atmintinė- vieno pareigūno kitam kitam pareigūnui siunčiama pastaba apie bet kokio darbo atlikimą.
Memorandumas
Memorandumas(vieningos formos kodas 0286041 pagal OKUD) yra sudarytas siekiant informuoti vadovybę apie esamą situaciją, įvykusius faktus ir kt. ir paskatinti jus priimti sprendimą.
Ataskaitos taip pat gali būti tik informacinio pobūdžio. Tokiuose užrašuose dažniausiai pateikiama informacija apie bet kokio darbo eigą. Ataskaitose atsiskaitoma apie užduočių, planų, nurodymų ir darbų įgyvendinimą. Taigi, atmintinės suteikia valdymo objektų sujungimas vertikaliu lygiu- iš apačios į viršų, tai yra, siunčiama iš žemesnio pareigūno aukštesniam pareigūnui.
Priklausomai nuo gavėjo atmintinės gali būti:
- vidinis , tie. siunčiami struktūrinio padalinio ar įstaigos vadovui, ir
- išorinis – skirtas aukštesnėms institucijoms.
Vidinė atmintinė
Vidinės atmintinės sudarytas ant standartinio popieriaus lapo, tačiau nurodant visas reikalingas detales, esančias pagal GOST 6.30-2003 „Vieningos dokumentacijos sistemos. Vieninga organizacinės ir administracinės dokumentacijos sistema. Reikalavimai dokumentų surašymui“. Tokios detalės apima:
- struktūrinio padalinio pavadinimas;
- dokumento tipas (ATASKAITA);
- data;
- registracijos numeris;
- teksto pavadinimas;
- tekstas;
- paskirties vieta;
- sudarytojo parašas (nurodantis pareigas).
Bet kokios informacijos ir informacinio dokumento tekstas formatuojamas Times New Roman šriftu, 14 dydžio, su 1,5 tarpais.
Pageidautina kasoje memorandumą naudokite kampinį antraštės detalių išdėstymą (tačiau šis reikalavimas nėra griežtas). Antraštės išdėstymo pavyzdžiai vidinė atmintis dviem būdais:
Į vidinė atmintis viršutiniame kairiajame kampe yra struktūrinio padalinio pavadinimas – dokumento autorius.
Rašomas dokumento tipo pavadinimas didžiosiomis raidėmis(ATASKAITOS PASTABA) ir gali būti centre arba nuo kairiosios paraštės krašto (atsižvelgiant į pasirinktą dokumento antraštės dalies išdėstymo būdą) su 2 eilučių tarpu.
Data ir indeksas memorandumą parašyti vienoje eilutėje. Data išduodama Arabiški skaitmenys, pavyzdžiui, 2006 02 02, arba raidinis ir skaitinis, pavyzdžiui, 2006 m. vasario 2 d. išorinė atmintinė tai data, kai jis pasirašomas ir paprastai išsiunčiamas. Data vidinė atmintis bus surašymo ir pasirašymo data.
Registracijos numeris įjungtas vidinė atmintis klijuojamas arba sudarymo, arba gavimo vietoje, priklausomai nuo organizacijoje veikiančios registracijos sistemos. Svarstant memorandumą suinteresuotiems asmenims, prie jo tvirtinamos patvirtinimo vizos, o priėmus sprendimą – vadovo nutarimas. Rezoliucijos priėmimas yra paskutinis svarstymo etapas memorandumą.
Memorandumas gali turėti pavadinimą, trumpai atskleidžiantį dokumento turinį. Pranešimo pavadinimas suformuluotas pagal bendrosios taisyklės dokumentų antraščių sudarymas: naudojant prielinksnį „o“ ir žodinį daiktavardį in prielinksnio atvejis. Pavyzdžiui: „apie O. V. Koroleva vertimą. į buhalteriją“.
IN ataskaitos tekstas dvi dalys aiškiai išsiskiria. Pirmoje dalyje pateikiami faktai, dėl kurių buvo parengtas dokumentas, o antrojoje – konkrečios išvados, prašymai ir pasiūlymai. Atmintinės tekstas gali susidėti iš trijų dalių. Tokiu atveju pirmoje dalyje (pareiškime) bus išdėstytos priežastys, faktai ar įvykiai, kurie buvo priežastis jį parašyti, antroje dalyje – esamos situacijos analizė, galimi variantai sprendimus, o trečioje – išvados ir pasiūlymai dėl konkrečių veiksmų, kurių, rengėjo nuomone, reikia imtis. memorandumą. Memorandumas gali būti pateikta teksto ir lentelės forma arba abiejų deriniu.
Jei yra paraiška, prieš pasirašant apie tai daroma pastaba:
Išorinis atmintinė
Išorinis atmintinė surašytas ant bendros formos ir pasirašytas organizacijos vadovo. Šiuo atveju pagal organizacijos įstatus naudojamas visas arba sutrumpintas pagrindinės organizacijos pavadinimas. Žemiau yra autoriaus organizacijos pavadinimas.
Paslaugos atmintinė
Visos Rusijos valdymo dokumentų klasifikatoriuje (OKUD) nėra tokio tipo dokumento kaip „ Paslaugos atmintinė“ Tačiau tokio tipo dokumentai yra plačiai naudojami valdymo praktikoje. Šiuo atžvilgiu siūlome išleisti „ Paslaugos atmintinė» pagal GOST 6.30-2003 „USD. USORD. Reikalavimai dokumentų rengimui“ siekiant valdymo dokumentacijos rengimo vienodumo.
Paslaugos pastabos, skirtingai nei atmintinės, užtikrinti ryšį tarp valdymo objektų horizontaliu lygiu, y., surašo darbuotojo ar skyriaus vedėjo, adresuotas kito skyriaus vedėjui ar specialistui. Reikėtų prisiminti, kad atmintinės dažniausiai siunčiami iš vieno vadovo pas kitą arba iš vieno darbuotojo pas kitą tik tuo atveju, jei jų oficialus statusas yra lygiavertis, kitu atveju taip ir bus atmintinę.
kaip taisyklė, atmintinės sudaromos logistikos, informacinės, organizacinės ir ekonominės paramos klausimais. Paslaugos pastabos– tai savotiškas struktūrinių padalinių atitikimas. Juose paprastai pateikiamas konkretus prašymas ar pasiūlymas. Surašomi tarnybiniai raštai tas pats kaip ir ataskaitos.
Atmintinės pavyzdys:
Nuoroda
Informaciniai atmintinės dažnai pakeičiami dokumentu, pvz., pažyma, ir atvirkščiai, o tai yra neteisėta. Pažyma – tai dokumentas, kuriame aprašomi ir patvirtinami tam tikri faktai ar įvykiai, įskaitant biografinio ar oficialaus pobūdžio; skirtingai nuo atmintinių, tai nereikalauja iš vadovo jokių veiksmų.
Atsižvelgiant į sertifikato sudarymo tikslus, gali būti:
- analitinis,
- pranešti arba
- informaciniai.
Analitinė informacija yra informacijos apie problemą ar problemą, kurią reikia išspręsti. Paprastai analitinės ataskaitos turėti daug teksto (iki 3 puslapių). Analitinis pagalbos tekstas susideda iš trijų dalių. Pirmoje dalyje pateikiamas rinkimo pagrindas, antrojoje – situacijos ar problemos analizė, trečioje – išvados ir pasiūlymai.
Ataskaitų teikimo pažymos yra apibendrinta informacija apie veiklos rezultatus, todėl atskaitomybės pažymos pavadinime nurodomas laikotarpis, su kuriuo susijusi pažymoje esanti informacija, pvz.: Pažyma apie įmonės dokumentų srauto apimtį 2006 m. .
Informaciniai paklausimai yra sudaryti siekiant informuoti vadovybę apie reikalų būklę ir gali turėti, pavyzdžiui, tokią antraštę: Pažyma apie darbo eigą pagal sutartį su Luna OJSC. Jie sudaromi pagal pageidavimą ir pateikiami per nurodytą terminą.
Sertifikatai, priklausomai nuo adresato, gali būti:
- išorinis ir
- vidinis.
Išorinės nuorodos yra surašyti ant bendrojo organizacijos firminio blanko, pasirašyti organizacijos vadovo ir juose yra tokie pat duomenys kaip ir atmintinėse.
Vidaus paklausimai surašytas standartiniame popieriaus lape, panašaus į vidinį atmintinę, pasirašytas struktūrinio padalinio vadovo ir (arba) specialisto rengėjo.
Informacijos ir ataskaitų sertifikatų tekstai gali būti suformatuotas lentelės pavidalu ir apima skyrius bei poskyrius (žr. vidinio sertifikato pavyzdį 6 pavyzdyje).
Rengiantis pažymos projektas būtina atidžiai redaguoti jo turinį, atsižvelgiant į:
- faktų ir informacijos išsamumas ir patikimumas;
- teisingas grįžtamojo ryšio priemonių (adreso, telefono ir kt.) formatavimas;
- pasimatymų tikslumas;
- atitikties pasirašymo lygiui.
Visa tai būtina, kad sertifikatas nekeltų papildomų klausimų, juo labiau vėlesnių aiškinamasis susirašinėjimas.
Biografinio ar oficialaus pobūdžio pažymos yra skirtos bet kokiems juridiniams faktams patvirtinti, pavyzdžiui, patvirtinimas apie eitas pareigas, informacija apie darbo užmokesčio, gyvenamoji vieta ir kt. Jei situacijos, kurioms išduodami sertifikatai, yra tipiškos, organizacija sukuria vieningų šablonų formas.
Tekstas biografinė informacija prasideda asmens, apie kurį teikiama informacija, pavardės, vardo, tėvavardžio nurodymu vardine raide. Jokio sertifikato tekste neturėtų būti archajiškų posakių, kuriuose yra nereikalingų žodžių, tokių kaip „tikras sertifikatas“, „tikrai veikia“ ir kt. Pažymos pabaigoje nurodomas institucijos, kurioje ji teikiama, pavadinimas. Pažymą pasirašo ją surašę asmenys ir atsako už pateiktus duomenis. Priklausomai nuo pažymėjimo tikslo, tai gali būti organizacijos vadovas ir vyriausioji buhalterė arba organizacijos vadovas ir žmogiškųjų išteklių skyriaus vadovas. Tokie sertifikatai turi būti patvirtinti organizacijos antspaudu.
Oficialaus pažymėjimo pavyzdys:
Gana didelis procentas gyventojų yra susijęs su darbu įvairaus dydžio ir veiklos rūšies organizacijose. Atlikdami savo pareigas darbuotojai reguliariai reikalingas bendravimas su vadovybe išspręsti tam tikrus klausimus.
Kadangi su tokio tipo verslo korespondencija gali susidurti kiekvienas, atidžiau pažvelkime į pagrindinius klausimus: kada ir kaip surašomas atmintinė, kuo skiriasi oficialus vadovybės dokumentas?
Mieli skaitytojai! Mūsų straipsniuose kalbama apie tipinius teisinių problemų sprendimo būdus, tačiau kiekvienas atvejis yra unikalus.
Jei norite sužinoti kaip tiksliai išspręsti savo problemą – susisiekite su internetiniu konsultantu dešinėje arba skambinkite nemokama konsultacija:
Kokiais atvejais rašomas atmintinė?
Oficiali atmintinė yra vienas iš vidinio dokumentų srauto elementų. Jos pagalba įmonės darbuotojai gali kuo greičiau ir efektyviau išspręsti gamybos problemas ir situacijas.
Paslaugos atmintinė skirtas verslo problemoms ir problemoms spręsti susiję su konkretaus darbuotojo ar viso skyriaus darbu. Tokiu atveju problemos sprendimas gali priklausyti ir nuo kito įmonės darbuotojo, ir nuo visiškai kito struktūrinio padalinio.
Pagrindinis skirtumas nuo ataskaitos yra tas, kad jis naudojamas verslo komunikacija tarp darbuotojų ar lygiavertį statusą turinčių struktūrinių padalinių organizacijoje. Kitaip tariant, jokio tiesioginio pavaldumo.
Atmintinės sudarymas turi papildomų privalumų. Šis dokumentasįrodo, kad jį sudaręs darbuotojas nurodė problemą, esančią jo atsakomybės srityje.
Jei specialistas negaliu pats to išsiaiškinti Su iškilusia problema jis gali surašyti atmintinę ir pateikti klausimą svarstyti kitiems specialistams. Tokiu atveju jis galės atleisti save nuo atsakomybės už nekokybišką ar nesavalaikį užduoties svarstymą.
Kai kuriais atvejais, remiantis atmintine, surašomas įsakymas dėl būtinybės atlikti tam tikrą veiksmą.
Kas turi būti dokumento tekste?
Nors tiksli užpildymo forma minėta verslo laiškas neapibrėžtas, galima nustatyti kelis pagrindinius dalykus, privaloma nurodyti dokumente. Į detalių sąrašą įtraukta:
- Antraštė, kurioje rašoma išsami informacija apie gavėją, pvz., vardas ir pavardė ir pareigos.
- Oficialaus dokumento pavadinimas.
- Parašymo data ir numeris.
- Pavadinimas, iš kurio iškart aiškėja susirašinėjimo tema.
- Dokumento „kūnas“, kuriame iš pradžių aprašoma esama situacija, po kurios autorius nurodo savo prašymą.
- Darbuotojo, surašiusio oficialų pranešimą, pareigos, jo parašas ir visas autoriaus vardas.
Dažnai užrašo tekstas prasideda žodžiais „Norėčiau atkreipti jūsų dėmesį...“, po kurių ateina pagrindinė informacija. Tačiau tai nėra privaloma taisyklė.
Kaip teisingai komponuoti ir rašyti?
Dokumento pradžia turėtų būti organizacijos ir kompiliatoriaus duomenys oficialus raštas
. Pats dokumento pavadinimas rašomas viduryje. Pagrindinis tekstas turėtų prasidėti žemiau ir nuo raudonos linijos. Kaip minėjome anksčiau, problemos esmė perteikiama laisva forma. Dokumentas užpildomas iki parengimo ir pasirašymo datos.
Jei pagrindinis atmintinės tekstas turėtų būti didelis, tai reikia suskirstyti į keletą pastraipų:
- pagrindinės problemos aprašymas;
- prašymas;
- skyrius ir pažymą surašiusių darbuotojų pavardės, jei yra kolektyvinis kreipimasis.
Pastaruoju atveju Raktą ant dokumento pasirašo skyriaus vedėjas, paduodant įteikimo dokumentą. Prie pagrindinio dokumento papildomai pridedamas prašymas su visų darbuotojų parašais.
Atmintinė, kaip ir bet kuris kitas dokumentas, turi būti parašytas A4 formato lape. Taip pat reikalingas „gyvas“ parašas pagamintas rankomis.
Atmintinė rašoma kartu su serijos numeriu ir parašymo data.
Jei pageidaujama, dokumentą galima sudaryti redaktoriuje kompiuteryje ir vėliau atspausdinti, tačiau parašą turi padaryti ir pats rengėjas.
Užrašų dizaino ypatybės (su pavyzdžiais)
Priklausomai nuo to, kokia pažyma surašoma, keičiasi dokumento įforminimo niuansai ir situacijos, kada ją reikėtų surašyti.
Įmonės direktoriui arba vadovybei
Šiam vadovui rašomos įvairios atmintinės, todėl pakalbėkime, kaip geriausia jas perteikti. Patartina dokumentą sudaryti dviem originaliomis versijomis.
Pagal taisykles dokumentas perduodamas sekretorei, iš kurio nebus blogai gauti pažymą apie dokumento priėmimą svarstyti. Po to laukite valdžios sprendimo.
Komandiruotės atveju: pratęsimas ir atšaukimas
Atmintinė yra patvirtinimas, kad komandiruotas darbuotojas yra savo vietoje, be to įrašo atvykimo ir grįžimo iš komandiruotės datas. Šis dokumentas gali būti išduotas, jei:
- darbuotojas keliauja nuomojama, asmenine ar tarnybine transporto priemone;
- Darbuotojas neturi kelionę ir gyvenamąją vietą patvirtinančių dokumentų.
Atsiliepimas iš atostogų
Dažnai pasitaiko atvejų, kai dėl gamybinių priežasčių vadybininkai turi būti atšauktas vienas iš darbuotojų.
Esant tokiai situacijai, atmintinės direktorius tampa skyriaus, kuriame registruotas kasmetinių mokamų atostogų darbuotojas, vedėju.
Organizacijos vadovas turi susipažinti su pateiktu dokumentu ir nurodykite savo sutikimą arba atsisakymą patenkinti prašymąįrašytas dokumente.
Remiantis Rusijos Federacijos darbo kodekso 99 straipsniu, atšaukti darbuotoją iš atostogų galima tik gavus asmeninį jo sutikimą.
Taip pat pagal Rusijos Federacijos darbo kodekso 125 straipsnį draudžiama atšaukti iš atostogų:
- nėščios moterys;
- nepilnamečiai darbuotojai;
- darbuotojai, susiję su pavojingomis ar kenksmingomis darbo sąlygomis.
Atostogose
Be atostogų, organizacijų darbuotojai tam tikromis sąlygomis gali gauti vadinamąjį „laisvą laiką“, t.y. pailsėti nuo darbo. Kadangi V Darbo kodeksas ši koncepcija konfiskuota, vartojami apibrėžimai „papildomas poilsio laikas“ arba „kitas poilsio laikas“.
Dokumentas, kuriuo darbuotojas išreiškia savo pageidavimus savo vadovams, gali būti pareiškimas arba atmintinė.
Darbuotojas turi teisę į atostogų laiką, kai:
- dirbo viršvalandžius;
- dirbo savaitgaliais ar švenčių dienomis;
- turėjo viso viršvalandžių pamaininio darbo metu;
- aktyviai dalyvavo donorų judėjime ir kraujo donorystėje;
- darbuotojas;
- link atostogų.
Apie darbo grafiko keitimą ar darbo laiko nukėlimą
Kiekvienas darbuotojas gali turėti gerų priežasčių, pagal kurią jis gali kreiptis į vadovybę su prašymu pakeisti darbo grafiką.
Jei iniciatyva pasireiškia būtent iš darbuotojo pusės, kas gali dokumentuoti koregavimo poreikį, jis surašo įmonės vadovui adresuotą memorandumą.
Tais atvejais, kai priežastis tikrai pagrįsta, darbdavys neturi teisės atsisakyti darbuotojo pagal Rusijos Federacijos darbo kodekso 93 straipsnį.
Dokumente turi būti nurodytas dabartinis ir pageidaujamas tvarkaraštis.
Dėl įrangos įsigijimo
Šią atmintinę parašė skyrius, kuriam reikia įsigyti naują arba pakeisti seną įrangą.
Pavyzdys galėtų būti ūkio ar personalo skyriaus kreipimasis į skyriaus vedėją informacinės technologijos prašydamas skubiai pakeisti sugedusį kompiuterį.
Atmintinės dėl kompiuterio pirkimo forma: .
Apie renginių vedimą
Vidaus atmintinės dėl renginių organizavimo klausimų sprendimo, turi savo specifiką. Jie taip pat dažnai naudojami švietimo įstaigose.
Pastaboje reikės nurodyti pagrindinę informaciją apie būsimą renginį, o prireikus – ir už jo įgyvendinimą atsakingų asmenų kontaktinius duomenis.
Apie informacijos suteikimą
Vienas iš dažniausiai naudojamų tipų atmintinės. Jis naudojamas prašymui gauti tam tikrą informaciją ir yra pagrįstas tokiu principu:
- turi būti nustatyta pagrindinė idėja ir suformuota užklausa;
- pateikti informaciją, kurios gavėjas gali reikalauti;
- prisiminti pagrindinę užklausos mintį ir pateikti papildomos informacijos.
Apie darbuotojo nubaudimą
Šis dokumentas naudojamas tais atvejais, kai darbuotojo elgesys darbo vietoje ar netinkamas požiūris į darbo pareigas. reikalauja atitinkamų nuobaudų.
Atmintinės autorius turi kuo geriau pateikti faktus. objektyviai ir neemociškai, suteikite vadovybei galimybę susidoroti su incidentu.
Apie naujo darbuotojo poreikį
Dokumentas surašomas, kai to reikalauja vienas iš įmonės struktūrinių padalinių naujas darbuotojas. Tada skyriaus vedėjas turi teisę pateikti šis elementas vidinis verslo susirašinėjimas vadovybei.
Jame jis turi nurodyti objektyvių priežasčių, pagal kurią šį sprendimą bus objektyvus ir priimtinas.
Atmintinė apie naujo darbuotojo įdarbinimą: .
Už viršvalandinį darbą
Dažna tokių dokumentų rengimo priežastis yra avarinių situacijų buvimas, sąlygomis, kurioms pasibaigus darbo laikui reikės įtraukti darbuotojus į klausimo sprendimą.
Atmintinę surašo pamainos ar skyriaus vadovas, adresuotas tiesioginiam vadovui. Dokumento tekste nurodytos prašymo priežastys ir tų, kurie planuojami dirbti viršvalandžius, sąrašas.
Pritraukiant viršvalandžių darbas darbuotojas:.
Dėl naujo struktūrinio padalinio sukūrimo
Naujų struktūrinių padalinių kūrimo klausimas gali būti išspręstas ir atmintinėje išreikšto prašymo pagalba. Šio veiksmo tikslai yra paryškinti dokumento turinyje. Tarp jų:
- darbo standartizacijos lygio didinimas;
- efektyvesnis tam tikrų problemų sprendimas;
- gerinimas su personalu ir dėl kitų priežasčių.
Kai kuriose situacijose atmintinės gali pakeisti pareiškimus, veikiant „švelniau“. Dažniausiai jie naudojami vidinius procesus susiję su gamybos organizavimu.
Jei įmonė palaiko elektroninę dokumentų valdymo sistemą, vidinių atmintinių dizainas praktiškai nesiskiria nuo popierinės versijos. Pagrindinis skirtumas yra laikmena perkeliami tarp įmonės struktūrinių padalinių.
Toliau pateiktame vaizdo įraše atskleidžiami kai kurie darbo su pastabomis aspektai elektronine forma:
Bet kurioje organizacijoje susidaro situacija, kai darbuotojams reikia pranešti vadovybei apie iškilusias problemas, paaiškinti susidariusias aplinkybes ar pasiūlyti darbo problemų sprendimo būdus. Tam ir naudojamas šis dokumentas. Šiame straipsnyje mes išsamiai išanalizuosime, kaip teisingai parašyti atmintinę, pavyzdį galite atsisiųsti nemokamai.
Jie yra:
- Ataskaitos. Rašoma, jei darbuotojas pateikia kokį nors pasiūlymą ar kreipiasi pagalbos pašalinti pažeidimus ar nesutarimus su kitu darbuotoju.
- Aiškinamasis. Dažniausiai dėl incidento, turinčio neigiamas pasekmes, rašomas aiškinamasis tekstas, kuriame nurodomos pažeidimo priežastys.
- Analitinis arba informacinis. Juose pateikiama darbo problemos ar koncepcijos analizė, išvados ir pasiūlymai remiantis gauta informacija.
Kūrimo priežastis – darbuotojų iniciatyva, tačiau gali būti žodinis ar rašytinis vadovo nurodymas.
Reikalavimai dokumentams
Išsiaiškinkime, kaip parašyti atmintinę, sukursime pavyzdį biudžetinė organizacija. Naudojamų pirminių apskaitos dokumentų sąraše vyriausybines agentūras 2015 m. kovo 30 d. Rusijos finansų ministerijos įsakymo Nr. 52n priede Nr. 1, nėra vieningos šio dokumento surašymo formos. Jie parašyti laisva forma švarus šiferis A4 popierius. Jei reikia, šakotos struktūros organizacijoje galima sukurti šią formą.
Atmintinės formoje (pavyzdyje) turi būti pateikti reikalingi duomenys, kad vartotojai būtų greitai orientuoti į dokumento esmę, šaltinį, datos aktualumą ir serijos numerį. Šio dokumento registracija neprivaloma. Tačiau organizacija gali nuspręsti juos užregistruoti, pavyzdžiui, kontrolės tikslais.
Atmintinės forma
Svarbios savybės ir formuluotė
Verslo elgesys, ypač tarp valdžios pareigūnų, turi būti etiškas. Atmintinė „Norėčiau atkreipti jūsų dėmesį...“ neatitinka reikalaujamų aukštų etikos standartų. Rašykite apie pažeidimą darbo reglamentus Ataskaitoje galite tiesiog praleisti frazę „Atkreipiu jūsų dėmesį“ ir iškart pradėti pristatyti faktus bei įvykio esmę. Pavyzdžiui: „Vakar, 2018 m. rugpjūčio 15 d., pamoka buvo sutrikdyta klasėje dėl...“.
Dažnai kyla klausimas, ar institucija priėmė elektroninis dokumentų valdymas, kaip parašyti atmintinę, pavyzdžio formatas tas pats, o kuo jis skiriasi nuo popierinio? Registracija elektronine forma esminių skirtumų neturi. Siunčiant per paštu galite paprašyti pranešimo, kad gavėjas jį perskaitė.
Žingsnis po žingsnio sudarymas
Darbo su atmintine taisyklė susideda iš kelių žingsnių:
- Darbuotojas sukuria paslaugų pažymą.
- Derina su tiesioginiu vadovu ir suinteresuotomis šalimis, pavyzdžiui, su specialistais, kurie dalyvaus atliekant darbus.
- Tada jis pateikiamas svarstyti adresatui nurodytame skyriuje ar skyriuje.
- Adresatas susipažįsta su turiniu ir priima sprendimą, prireikus duodamas nurodymus.
- Dokumentas siunčiamas vykdyti, o apie rezultatą pranešama autoriui.
Jeigu direktorius neparašė atsisakymo, tik jo teigiamas nutarimas yra pagrindas imtis kokių nors priemonių ar atlikti darbus.
Panagrinėkime situaciją, kai direktoriaus pavaduotojas surašo pažymą, skirtą įstaigos vadovui. Prieš sudarydamas įrangos tiekimo sutartį, jis turi gauti leidimą trečiųjų šalių įmonių darbuotojams patekti į mokyklos patalpas. Perskaitęs direktorius gali pareikšti savo nutarimą, kad būtina sudaryti asmenų, kuriems reikia patekti, sąrašą arba duoti nurodymą rengti laikinus leidimus.
Mes jums pasakėme, kaip parašyti atmintinę, pateikiame pavyzdį viešojo sektoriaus darbuotojams.
Biudžetinės organizacijos pavyzdys
Kaip ir kiek laikyti
Dokumentai organizacijoje, užpildyti biuro darbu, yra talpinami archyve įvairiems saugojimo laikotarpiams, atsižvelgiant į jų tipą ir tipą. 2019 m. išlieka aktualus dokumentų rūšių, nurodančių saugojimo terminus, sąrašas iš Rusijos Federacijos kultūros ministerijos 2010 m. rugpjūčio 25 d. įsakymo Nr. 558 su 2016-02-16 pakeitimais.
Aiškinamieji, atmintinės ir kiti oficialūs raštai saugomi kartu su kitais valstybinių organizacijų veiklos metu sukurtais dokumentais – korespondencija, aktais, prašymais išduoti leidimus, prašymais dėl pažymėjimų praradimo ir kt. Jų saugojimo archyve terminas yra 5 metai.
Atmintinė yra viena iš rašytinės komunikacijos formų įmonėse. Šis verslo susirašinėjimo įrankis ypač populiarus daug padalinių turinčiose įmonėse skirtingų lygių o suvaldyti viską gana sunku. Tačiau net ir mažose įmonėse žmonės dažnai domisi, kaip teisingai parašyti atmintinę. Tokios ataskaitos pavyzdys gali būti skirtingas, priklausomai nuo to, kokiu tikslu ji sudaryta.
Ataskaitų sudarymo priežastys ir tikslai
Bet kuris darbuotojas gali parašyti atmintinę. Paprastai visada yra dvi dalys. Pirmajame vadovybei pranešama apie bet kokį faktą ar incidentą, o antrajame – darbuotojo prašymai, pasiūlymai ir bet kokie kiti prašymai aukštesniam kolegai.
Verta paimti už rankenos, jei:
- buvo padaryti pažeidimai, dėl kurių atsirado kokių nors nenumatytų veiksmų arba kurie galėjo juos sukelti;
- būtinas valdymo įsikišimas, pavyzdžiui, nepakanka materialinių ir techninių išteklių projektui užbaigti;
- vienas iš darbuotojų nepasirodė darbe arba pasirodė apsvaigęs nuo narkotikų/toksinių/alkoholinių gėrimų;
- buvo pasiūlyta apdovanoti tam tikrus darbuotojus už išskirtinius rezultatus ar kitus pasiekimus;
- būtina ką nors išsiųsti į komandiruotę;
- reikalaujama grąžinti darbuotoją iš atostogų ar teisėtos poilsio dienos;
- bet kokia kita situacija, dėl kurios negalima priimti sprendimo be lyderio.
Kaip parašyti atmintinę (pavyzdys pagal GOST)
Įmonės turi galimybę įvesti daugybę skirtingų rašytinių komunikacijos formų apie bet kokius organizacinio ir finansinio pobūdžio incidentus ar problemas, kurioms reikalingas vyresniosios vadovybės įsikišimas. Tačiau vieningų tokių pranešimų formų nėra.
Kalbant apie paslaugų ataskaitą, tai yra ataskaitos tipas. Kaip tokia, šio dokumento forma taip pat nėra patvirtinta, tačiau ji turi atitikti GOST 6.30-2003 „Vieningos dokumentų sistemos. Vieninga organizacinės ir administracinės dokumentacijos sistema. Reikalavimai dokumentų surašymui“. Tai yra, jame turi būti ši informacija:
- organizacijos ar struktūrinio padalinio pavadinimas, taip pat asmens, kuriam siunčiamas kreipimasis, nuoroda;
- dokumento pavadinimas;
- tekstas – ką tiksliai reikia pranešti vadovybei;
- data, parašas ir būtinai ataskaitos autoriaus pareigos.
Mes nustatėme privalomus reikalavimus, dabar pažiūrėkime, kaip rašomas atmintinė.
1 pavyzdys
Toks detalių išdėstymas dokumente vadinamas kampiniu. Bet juos ant lapo galima dėti ir kitais būdais.
2 pavyzdys
Nuotraukoje parodytas išilginis detalių išdėstymas. Ir abu variantai bus teisingi.
Bet net jei jūsų įmonėje įprasta dokumentus rengti visiškai kitaip, nesijaudinkite, tai taip pat bus teisinga, nes pareigūnai nenumatė privalomos formos.
3 pavyzdys
Paslaugos atmintinė – rašymo pavyzdys
Rašyti antraštę beveik niekada niekam nėra sunku. Būtina patikslinti, kieno adresu bus siunčiamas dokumentas, jo pareigos ir pavardė, inicialai (galimi pilni vardai ir viduriniai vardai). Be to, turime nurodyti iniciatorių, o jei kreipiasi darbuotojų grupė, turi būti nurodytos jų pareigos ir vardai ir pavardės.
Kas toliau? Kur prasideda atmintinė? „Norėčiau atkreipti jūsų dėmesį...“ yra patogiausias ir dažniausiai pasitaikantis variantas. Tai patogu darbuotojui, nes jis gali iš karto pereiti prie savo žinutės temos, o vadovui – sutrumpina laiško studijavimo laiką.
Pats tekstas turėtų būti trumpas, išsamus, su privalomu konkrečių datų, laikų, aplinkybių ir informacijos sąrašu. Taip vadovams bus lengviau atkreipti dėmesį, patikrinti ir reaguoti į pavaldinio kreipimąsi.
Būtina pasirašyti dokumentą, nurodyti rengimo datą, jei yra priedų, nurodyti jų buvimą ir surašyti.
Belieka pridurti, kad bet koks dokumentas turi būti surašytas standartiniame A4 lape. Jei ataskaitos tekstas yra didelis ir netelpa į vieną lapą, turite naudoti kitą. Rašyti ant nugaros nerekomenduojama, nors tai priimtina. Jei lapų yra daugiau nei vienas, visi kiti turi būti sunumeruoti. Be to, patartina visus lapus susegti taip, kad jie sudarytų bendrą dokumentą.
Elektroninės ataskaitos. Ar taip atsitinka?
Įmonių, kurios pereina prie elektroninio dokumentų valdymo, skaičius nuolat auga. Todėl būtina pasakyti keletą žodžių apie elektronines ataskaitas. Žinoma, jie gali ir jau egzistuoja, o jų dizaino taisyklės praktiškai nesiskiria. Nebent vartotojai nurodo adresatą ir siuntėją, nes pranešimų siuntimo programos tai daro automatiškai.
Čia svarbu prisiminti, kad vidinės dalykinės korespondencijos dokumentai pačioje įmonėje turi būti kažkaip atskirti nuo bendros laiškų krūvos, kad būtų aišku, kur yra asmeninė, o kur oficiali medžiaga. Jau yra specialių programų, kurios leidžia automatiškai siųsti, registruotis apskaitos žurnale, siųsti atsakymus ir rezoliucijas į ataskaitas. Šiuo atveju už viską elektroninius dokumentus yra pažymėtas elektroninis parašas tiek siuntėjas, tiek gavėjas – priėmus sprendimus.
Jeigu bendra sistema ne, tada apeliaciją galima rašyti įmonės el. paštu, kurį dažniausiai tikrina sekretorė. Jis turės persiųsti laišką galutiniam adresatui. Norėdami užtikrinti pristatymą, siųsdami turite nustatyti kvito pranešimus.