Formalumas, reikalaujantis laiko ir pastangų – taip daugelis žmonių traktuoja ataskaitas, oficialius ir aiškinamuosius raštus ir dažnai nemato skirtumo tarp jų. Visuotinai pripažįstama, kad ataskaitos ir aiškinamieji raštai yra susiję su drausminių nuobaudų taikymu. Tiesą sakant, jie naudojami ne tik tam. Mes jums pasakysime, kokioje situacijoje tikslinga surašyti konkretų užrašą ir kaip tai padaryti teisingai.
Kodėl reikia užrašų?
Visų pirma, visi užrašai yra informacija ir informaciniai dokumentai, skirti operatyviniam valdymui. Jų pagalba keičiamasi informacija įmonės viduje (pavyzdžiui, tarp skirtingų padalinių arba tarp filialų, atstovybių ir centrinės buveinės). Užrašų informacijoje nėra įsakymų, tačiau gali tapti kai kurių priėmimo pagrindu valdymo sprendimas, bet galima tik į tai atsižvelgti.
Tačiau rašyti juos visai nėra lengva. Juk norminiuose teisės aktuose nėra nei sąvokų apibrėžimų, nei pastabų surašymo taisyklių. Pabandykime patys juos suformuluoti.
Kuo natos skiriasi viena nuo kitos?
Aiškumo dėlei lentelėje pateikiame pagrindinius skirtumus.
| Charakteristikos | Memorandumas | Paslaugos atmintinė | Aiškinamasis raštas |
| Užrašo esmė |
|
|
Paaiškina bet kokio įvykio, fakto, veiksmo, incidento priežastis, įskaitant darbo drausmės pažeidimą, nurodymų nevykdymą, nukrypimus nuo nustatytų darbo taisyklių, įvykius už ribų. normalios situacijos(nelaimingas atsitikimas, eismo įvykis, vagystė ir kt.). Jei pageidaujama, rašytiniai paaiškinimai, kuriuos reikia surašyti dėl darbuotojo paskyrimo drausminė nuobauda, taip pat gali būti išduoti kaip aiškinamieji raštai ir Art. 192, 1 dalis str. 193 Rusijos Federacijos darbo kodeksas; Rostrudo raštas 2011-01-06 Nr. 1493-6-1 |
| Fokusas | Adresas vadovybei:
|
Vadovų ar darbuotojų susirašinėjimas vienas valdymo lygis, nepavaldūs vienas kitam pagal pareigas, savo kompetencijos klausimais | Žemesnio pareigūno paaiškinimas (paaiškinimas) aukštesniajam |
| Užrašų rūšys pagal paskirtį |
|
|
|
| Struktūra | I skyrius- motyvų, faktų ar įvykių, dėl kurių jis buvo parašytas, pareiškimas; II skyrius- jei reikia, išanalizuoti esamą situaciją ir pateikti galimus problemos sprendimo būdus; III skyrius- konkrečių išvadų, nuomonių, prašymų ar pasiūlymų dėl konkrečių veiksmų, kurių, autoriaus nuomone, turėtų būti imtasi, aprašymas |
I skyrius- faktų, kurie buvo jo parašymo priežastis, pareiškimas; II skyrius- priežasčių, paaiškinančių esamą situaciją, aprašymas. Sudėtyje nėra išvadas ir pasiūlymus |
|
| Užrašų tipai pagal prieinamumo laipsnį |
|
||
| Užrašų pavyzdžiai | Pasiūlymas dėl priedų konkrečiam darbuotojui | Informacija saugos tarnybai apie būtinybę leisti į pastatą darbuotojus, kurie dirbs poilsio dieną | Paaiškinimas gamybiniam ir techniniam skyriui dėl pagrindinių medžiagų pertekliaus, palyginti su gamybos standartais, priežasčių (formos Nr. M-29 priedas) patvirtino TSRS centrinės statistikos valdybos 1982 m. lapkričio 24 d. instrukcija Nr. 613 |
Mokesčių tikslais svarbūs visų rūšių užrašai.
Kai kuriais atvejais pažyma kartu su kitais dokumentais gali būti pagrindinis dokumentas, pagrindžiantis ir įforminantis išlaidas mokesčių apskaitoje. 1 punktas str. 252 Rusijos Federacijos mokesčių kodeksas, Pavyzdžiui:
- atmintinę nuosava reklamos paslauga, pagal kurią faktinis reklaminių vaizdo įrašų naudojimo laikotarpis neviršijo 12 mėnesių, padėjo įmonei įrodyti, kad vaizdo įrašai nėra nematerialusis turtas ir išlaidas nurašyti kaip vienkartinę sumą. Maskvos srities federalinės antimonopolinės tarnybos 2012 m. kovo 16 d. nutarimas Nr. A40-100845/10-4-498;
- norėdami patvirtinti automobilio ridą naudodami GPS navigatoriaus rodmenis (vietoj odometro) ir atpažindami degalų sąnaudas, turite atmintinę transporto skyriaus viršininkui iš meistro, kad prieš kelionę patikrinimas parodė odometro gedimą ir 1 punktas str. 252, sub. 5 p. 1 str. 254 Rusijos Federacijos mokesčių kodeksas. Remiantis šiuo pranešimu (ar kitu dokumentu) bus išduotas nurodymas dėl būtinybės valdyti automobilį su įjungtu navigatoriumi ir įrašyti jo rodmenis į važtaraštį. 2010 m. liepos 16 d. Federalinės mokesčių tarnybos raštas Nr. ШС-37-3/6848;
- aiškinamąjį raštą Tai gali būti naudinga:
- <или>gauti gyventojų pajamų mokesčio nuolaidą už vaiką subp. 4 pastraipos 1 str. 218 Rusijos Federacijos mokesčių kodeksas, jei nėra 2-NDFL pažymėjimo iš ankstesnės darbovietės. Kai žmogus ilgą laiką nedirbo ir vėl įsidarbina, jam reikia paaiškinimo apie pajamų trūkumą, darbo istorija ir rašytinį prašymą dėl išskaitos 2009 m. liepos 30 d. Federalinės mokesčių tarnybos laiškas Nr. 3-5-04/1133@;
- <или>išspręsti kelionės atostogų atostogų išlaidų apmokėjimo klausimą. Jei darbuotojas ją vykdo keliose vietose arba eidamas pro sustojimo punktus, reikalingas darbuotojo aiškinamasis raštas ir jo kelionės dokumentai. Sveikatos apsaugos ir socialinės plėtros ministerijos 2009 m. vasario 20 d. raštas Nr. 194-13.
Aišku, kad jei pastaba yra pirminis dokumentas, tada jame turi būti visi tokio dokumento duomenys 2 punktas str. 1996 m. lapkričio 21 d. įstatymo Nr. 129-FZ 9 str.
Kaip teisingai rašyti pastabas
Daugeliui darbuotojų sunku rašyti užrašus, nes tai jiems neįprastas darbas. Kad būtų lengviau atlikti užduotį, pateikite rengimo taisykles, taip pat pastabų formas vietinėje svetainėje norminis aktas, pavyzdžiui, biuro valdymo instrukcijose ir supažindinti darbuotojus. Pavyzdžiui, instrukcijos fragmentas gali atrodyti taip.
Patvirtinta Alpha LLC įsakymu
2011-12-27 Nr.123
„Alpha LLC“ biuro valdymo instrukcijos
4.10. Pastabos (ataskaitos, oficialios, aiškinamosios)
4.10.4. Kiekvienas užrašas surašomas, nurodant šią informaciją:
- struktūrinio padalinio pavadinimas - pastabos autorius;
- dokumento rūšies pavadinimas - ataskaita, tarnybinis ar aiškinamasis raštas;
- dokumento data – pasirašymo data ( Arabiški skaitmenys iš eilės: diena, mėnuo, metai);
- adresatas - f. Ir. O. ir asmens, kuriam skirtas raštelis, pareigos (datatyvo atveju);
- teksto pavadinimas, kuris turėtų prasidėti prielinksniu „O“ arba „Apie“;
- pastaba apie programos buvimą (jei tokia yra), pvz.: „Priedas: 1 kopija. už 3 l.“;
- rengėjo parašas (sudarytojo pareigos; asmeninis parašas ir jo nuorašas (pilnas vardas)).
4.10.5. Tekstas rašomas vienaskaitos pirmuoju asmeniu.
Pastabos tekste neturi būti sveikinimų ar paskutinių linkėjimų.
4.10.6. Ataskaitų, tarnybinių ir aiškinamųjų raštų formos pateiktos Instrukcijų prieduose Nr.15, 16, 17.
Kai darbuotojui reikia parašyti pastabą, duokite jam paruoštą formą, o dar geriau – pavyzdį. Pateiksime skirtingų užrašų dizaino pavyzdžių.
Ribotos atsakomybės bendrovė "Alfa"
Apskaita
generaliniam direktoriui
Alpha LLC
I.I. Stasovas
Personalo skyriaus vadovas
S.V. Klimova
Aiškinamajame rašte nurodytos priežastys,
būti laikomas nepagarbiu.
Taikyti drausmines nuobaudas
komentaro forma T.I. Bogdanova
Vyriausiasis buhalteris
PRAGARAS. Žarova
Imkitės priemonių dujų turbinos varikliui atkurti
30.08.2012
AIŠKINAMASIS RAŠTAS
2012-08-30 Nr.12
Dėl originalios dujų muitinės deklaracijos praradimo priežasčių
2012-08-29 žaliųjų žirnelių partijos (Muitinės postas Gatchinsky) muitinės deklaracijos pradinė tiekimo pagal sutartį su Bonduelle, Prancūzija, 2012-04-20 Nr. 0007/5, buvo prarasta kopijuojant šį dokumentą. .
Biuro kopijavimo aparatas nėra skirtas automatiniam lengvo popieriaus tankio dokumentų kopijavimui. Originalus GTD, turintis kalkinio popieriaus tankį, buvo automatiškai nukopijuotas kartu su kitais dokumentais, kurių popieriaus tankis didesnis. Dėl to įvyko strigtis ir originalus dujų turbinos variklis įstrigo tarp kopijavimo aparato ritinėlių. Bandant jį išgauti, dokumentas buvo suplėšytas į mažas, nepakeičiamas ir neįskaitomas dalis.
Su dokumentu buvo susipažinta:
30.08.2012
| Vyriausiasis buhalteris |
Daugelis darbuotojų apie vidinius organizacijos dokumentus žino tik iš nuogirdų – atmintinės painiojamos su oficialiais dokumentais ir surašomos neteisingai. Taip sutrinka pagrindinė tokių dokumentų funkcija – oficialus bendravimas kolektyvo viduje, o tai lemia koordinuoto darbo negalėjimą. Dėl to ir tampa aktuali tema atmintinės rengimas, jo skirtumai ir panašumai su kitais darbais, rašymo specifikacijos.
Terminija
Pareigūnų ir struktūrinių padalinių bendravimo priemonė. Kartais apibrėžiamas kaip dokumentas apie kokios nors užduoties/darbo atlikimą, nors jis gali turėti kitokį pobūdį. Pavyzdžiai, kurie bus aptarti šiame straipsnyje, tiksliai atspindi galimą atmintinės turinį.
Oficialiai valdymo dokumentų klasifikatoriuje nėra informacijos apie tokį dokumentą kaip vidinę atmintinę. Pavyzdys, kaip jį parašyti, nepateiktas, tačiau tai nekeičia fakto, kad toks dokumentas yra paplitęs darbovietėje dėl daugelio priežasčių.
Naudojimo priežastys
Atmintinė yra žinoma kaip dažnai naudojamas patvirtinantis dokumentas. Jai tenka pareiga užtikrinti komunikaciją tarp darbo sistemos elementų, tai yra darbuotojų. Kodėl toks dokumentas toks populiarus? Daugelį darbo klausimų galima ir reikia išspręsti be vadovaujančių pareigybių įsikišimo – tai įrodo padalinių savarankiškumą ir efektyvumą kaip visuma.
Ypatumai
Skirtumas nuo minėtos atmintinės yra tas, kad pastarasis reiškia kreipimąsi į aukštesnius rangus, o atmintinė, kurios pavyzdys bus aptartas toliau, sudaro ryšį horizontaliu lygiu. Tai gali būti kreipimasis į kito skyriaus administratorių arba kito skyriaus vedėją. Bet kuriuo atveju, kol minėti asmenys turi lygiavertes pareigas, galime kalbėti apie atmintinę. Kai atsiranda nelygybė, kai kurie čia pateikti pavyzdžiai gali būti dviprasmiški, to priežastys bus aptartos vėliau.
Atmintinių tema
Paprastai atmintinės rašomos paramos klausimais: informaciniais, ekonominiais, logistikos ar organizaciniais. Dažnai pastaboje gali būti koks nors prašymas ar pasiūlymas. Kiekvienas iš konstrukciniai elementai Paprastai viena iš temų yra prioritetinė ir koreliuoja su sritimi, kurioje veikia pats elementas.
Dekoras
Atmintinės parengimas atliekamas taip pat, kaip ir ataskaitos rengimas. Todėl keičiasi tik turinys. Oficialių užrašų rengimą reglamentuoja GOST. Tai leidžia išlaikyti vienodumą kuriant visus valdymo dokumentus.
Pavyzdys, kaip rašyti atmintinę:
Informacijos ir techninis skyrius ( puslapio viršuje, kairėje pusėje)
Apsaugos tarnybos vadovas ( viršuje, su dešinioji pusė ) Liubčenka R. L.
PASLAUGOS PASTABA
14.09.2015 № 11
Penktadienį 2015-09-17 bus pakeista materialinė techninė bazė. Atsižvelgiant į tai, prašau suteikti prieigą šiems organizacijos PE „AMIR“ darbuotojams atlikti šiuos darbus:
- Andeenko Sergejus Genadjevičius.
- Miškovas Levas Georgijevičius.
Skyriaus vedėjas ( Iš kairės pusės) _tapyba_ Antipovas R. D. ( dešinėje pusėje)
Atmintinės dizainas yra tipiškas lapo formatas - A4.
Privalumai
Iš esmės kalbos pranešimo analogas, atmintinė turi daug privalumų, palyginti su įprasta darbo komunikacija:
- išsaugojimas raštu;
- oficiali dokumentacija;
- patogumas perduodant sudėtingą informaciją;
- galimybė perduoti vieną pranešimą keliems žmonėms vienu metu.
Logiškos to pasekmės yra šios:
- gebėjimas patvirtinti / paneigti teiginį;
- aiškus užduoties išdėstymas ir tikslus jos įgyvendinimas;
- savalaikis vykdymas;
- efektyvumą.
Charakteris
Atmintinės rašymas gali būti tokio pobūdžio:
- informacinis (pranešimas, pranešimas, nurodymas ir kt.);
- iniciatyvus (prašymas);
- ataskaitų teikimas.
Atmintinė, kurios pavyzdys buvo pateiktas aukščiau, yra informacinio pobūdžio, nes vieno skyriaus vadovas praneša kitam apie būsimą darbą, be to, pateikia paprastus nurodymus, ką jis privalo daryti.
Paskutiniai du punktai dažnai yra greta: ataskaitinis užrašas yra atsakas į iniciatyvą (prašymą).
Struktūra
Pažiūrėkime, kaip teisingai parašyti atmintinę pagal pateiktą pavyzdį. Taigi, šiame dokumente turi būti:
- adresato duomenys (į tokiu atvejušį vaidmenį atliko apsaugos vadovas);
- dokumento pavadinimas (atitinkamas užrašas buvo prieš pat tekstą);
- dokumento data;
- tekstas;
- rekvizitai ir adresato (informacijos skyriaus vedėjo) parašas.
Tekstas savo ruožtu taip pat gali būti paskirstytas pagal struktūrą. Tiesa, tai daug labiau sąlygiška:
- Pirmoje dalyje apibrėžiamas rašymo pagrindas ir motyvas. Atmintinėje, kurios pavyzdys buvo pateiktas aukščiau, prašymas paaiškinamas jau pirmame sakinyje.
- Antroji dalis atspindi esmę: pavyzdyje ji pateikiama po žodžių „ryšium su...“.
- Trečioji dalis yra paskutinė. Jame gali būti fakto konstatavimas, pasiūlymas arba prašymas.
Vidinė atmintinė, kurios pavyzdys padeda suprasti registracijos taisykles, sujungia antrą ir trečią dalis į vieną. Padalijimas tampa labiau pastebimas sudėtingose atmintinėse. Trečioji dalis būtinai pateikiama atsakymo dokumentuose.
Stilizavimas
Nors šiam darbui, kaip ir visiems kitiems vadybos darbams, leidžiamas laisvas formatas, norint žinoti, kaip teisingai parašyti atmintinę, reikia laisvai reikšti savo mintis verslo stilius, nes sudarant bet kokią dokumentaciją naudojamasi būtent juo.
Rūšys
Biuro atmintinės neturi aiškios klasifikacijos, tačiau tuo pat metu jas galima grubiai suskirstyti į tipus.
Pavyzdžiui, yra atmintinė:
- apie paaukštinimą;
- pirkimui;
- apie nurašymą ir kt.
Kiekvienas tipas turi savo rašymo specifikacijas. Dėl geresnis supratimas Taip pat bus pateikti pavyzdžiai, kaip parašyti atmintinę.
Apie skatinimą
Atmintinės apie darbo užmokesčio didinimą gali prireikti darbuotojams, manantiems, kad už savo darbą gauna nepakankamą piniginį atlygį. Logiška, kad pirmiausia jie kreipsis į savo viršininką – parašys atmintinę.
Tokio tipo atmintinę surašo darbuotojo skyriaus vadovas, adresuotas skyriaus vedėjui. Kartais tai daro ir personalo skyrius. Tada iš pradžių mes kalbame apie apie bendravimą tarp darbuotojo, norinčio gauti didesnį atlyginimą, skyriaus ir personalo skyriaus. Atmintinėje turi būti nurodytos darbo užmokesčio didinimo priežastys (darbo apimties pokyčiai, darbuotojų kvalifikacija ir kt.).
Pavyzdys pateikiamas žemiau.
Medžiagų apskaitos skyrius
Privačios įmonės „Agro Darina“ generalinis direktorius Aninnikovas G.L.
PASLAUGOS PASTABA
09.04.2013 № 45
Sankt Peterburgas
Dėl darbo užmokesčio didinimo Furmanets G.V.
Furmanets Galina Viktorovna nuo 2011 m. kovo 4 d. dirba privačioje įmonėje „Agro Darina“ kaip vadovaujanti materialinių vertybių apskaitos skyriaus specialistė. Ji yra kvalifikuota savo amato meistrė, pasižyminti dideliu produktyvumu, punktuali, pareiginga ir darbšti. Per savo darbą ji negavo nei vienos drausminės nuobaudos. Dėl to, kas išdėstyta pirmiau, prašau padidinti darbo užmokesčio Furmanetai Galinai Viktorovnai nuo 23 000 iki 25 000 rublių.
Materialinių vertybių apskaitos skyriaus vedėjas_parašas_Galkinas S. A.
Paaukštinimas reiškia ne tik atlyginimo padidinimą, bet ir perėjimą į aukštesnes pareigas. Atmintinę dėl paaukštinimo rašo ir skyriaus vedėjas.
Tai svarbi pastaba: ta pati atmintinė direktoriui, tai yra, pavaldinio raštelis viršininkui laikomas atmintiniu.
- kelti savo kvalifikaciją;
- gavimo Aukštasis išsilavinimas(pirma sekundė);
- stažas ir darbo patirtis;
- už išskirtines paslaugas.
Priežastys turi būti nurodytos tiesiogiai atmintinėje. Pavyzdžiui, kitą.
Logistikos skyrius
„PP Netflix“ generalinis direktorius Lyashenko S. Yu.
PASLAUGOS PASTABA
19.02.2001 № 15
Apie Yu paaukštinimą O. Belousova.
Julija Olegovna Belousova nuo 1999 m. sausio 7 d. dirba „Netflix“ logistikos skyriaus administratore. Ji yra kvalifikuota savo srities specialistė. Darbuotojas yra darbštus ir atsakingas, išsiskiria aukštu efektyvumu ir ištverme stresinės situacijos. 2001 m. vasario 15 d. įgijo „Apskaitos ir audito“ magistro laipsnį. Atsižvelgiant į tai, kas išdėstyta pirmiau, rekomenduoju Juliją Olegovną Belousovą paaukštinti į vyresniosios administratorės pareigas.
Logistikos skyriaus vadovas_parašas_Elchaninovas P.L.
Pirkimui
Pirkimas reiškia bet kokios įrangos remontą arba keitimą. Vidinį įsigijimo memorandumą surašo skyrius, kuriam reikia atnaujinti savo materialinę ir techninę bazę.
Atmintinė, kurios pavyzdys pateiktas žemiau, buvo surašytas dėl kompiuterio pirkimo.
Žmogiškųjų išteklių departamentas
„Epam LLC“ IT skyriaus vadovui D. M. Penkovui.
PASLAUGOS PASTABA
12.11.2009 № 4
Apie kompiuterių remontą (keitimą)
Noriu informuoti, kad nuo 2009 m. lapkričio 6 d. Personalo skyriaus darbuotoja Tatjana Evgenievna Mashkina, vyresnioji administratorė, nuolat patiria savo asmeninio kompiuterio gedimus.
Dėl aukščiau nurodytos priežasties prašau kuo greičiau suremontuoti arba pakeisti šį kompiuterį.
Personalo skyriaus vadovas _parašas_ Chistenko V.T.
Atostogos
Atmintinė čia reiškia atostogas ne ta prasme, kad vykstama į užtarnautą poilsį, o kaip darbuotojo iškvietimas iš atostogų, parašytas skyriaus, kuriame yra registruotas atitinkamas darbuotojas, vedėjas. Jame nurodoma atšaukimo priežastis. Dokumentas pateikiamas įmonės/organizacijos vadovui, jis savo ruožtu turi parašyti atsakymą – sutikimą arba atsisakymą.
Žemiau pateikiamas tokio atmintinės pavyzdys kartu su atsakymu.
Aš neprieštarauju
Personalo skyriui parengti reikiamus dokumentus__Sergeev 2014-03-21
PE „Aukro“ generalinis direktorius Sergejevas V.P.
PASLAUGOS PASTABA
21.03.2014 № 1
Atsižvelgdamas į Buhalterinės apskaitos ir audito skyriaus vyresniosios buhalterės Tatjanos Viktorovnos Morozovos ligą, siūlau kviesti buhalterę Pavlą Sergeevną Matveychuk iš atostogų nuo 2014 m. kovo 22 d.
Apskaitos ir audito skyriaus vedėja _parašas_ Marinina R. A.
Pažymėtina, kad ne tik rašant ir gaunant rezoliuciją dėl atmintinės, reikia gauti ir paties darbuotojo sutikimą atšaukti iš atostogų. Tai taip pat turi būti oficialiai patvirtinta. Todėl atmintinė yra tik pirmasis šio proceso etapas.
Apie premijas
Premijos atmintinė rašoma, kai viršininkas nori apdovanoti darbuotoją už produktyvų darbą. Darbuotojo požiūriu premijavimo procesas yra paprastas, tačiau viršininkui, ypač jei organizacija neturi premijų ir nori apsieiti be jo, jis tampa daug imlesnis. Bet bet kuriuo atveju vienas iš šio proceso etapų bus atmintinės rašymas.
Visų pirma, šiuo atžvilgiu turite išstudijuoti įmonės specifikaciją - kiekviena įmonė turi savo premijų sąlygas. Tai gali būti nurodyti atvejai, kai darbuotojui negali būti skiriama priemoka (drausminės nuobaudos, administraciniai pažeidimai ir kt.), priedų šaltiniai ir panašiai. Kruopščiai išstudijavę, galite tiesiogiai pereiti prie rašymo.
Premijų memorandume būtinai turi būti nurodytos priežastys, kodėl skyriaus vedėjas mano, kad darbuotojas turi būti apdovanotas. Jei premijos sąlygoje yra aiškios sąlygos, nurodančios, kokia paskata už ką turi būti taikoma, procesas yra daug supaprastintas. Apie tokių ir tokių punktų įgyvendinimą viršininkas gali tik pranešti direktoriui. Tada tai yra pranešimas. Kitu atveju skyriaus vadovas siūlo tik atlyginti darbuotoją ir pats nustato premijos dydį - vėlgi, atsižvelgdamas į organizacijos materialinio skatinimo sistemą.
Įdomu tai, kad atmintinės apie premijas dažnai priskiriamos ataskaitoms – kadangi jos rašomos aukštesnio rango vardu. Panaši dilema kyla su pastabomis apie atšaukimą iš atostogų, paaukštinimo ir pan.
Dėl nurašymo
Serviso pažymos nėra būtinos, kai turtas yra sugadintas arba pasenusi materialinė techninė bazė. Šio tipo dokumentas yra glaudžiai susijęs su įsigijimo pažymomis ir yra panašus specifikacijoje: pavyzdžiui, panašų užrašą skyriaus vedėjas su aukščiau nurodyta problema surašo skyriui, kuris dirba su sugadintu turtu (kaip pavyzdyje apie kompiuterį : kreipimasis nukeliavo į informacijos skyrių).
Žemiau pateikiamas tokio atmintinės pavyzdys.
Informacinis ir techninis skyrius
„Troyanda LLC“ kontrolės ir audito skyriaus vadovui D. D. Sukhorukovui.
PASLAUGOS PASTABA
22.01.2006 № 42
Apie kompiuterių eksploatavimo nutraukimą
Informuoju, kad šiuo metu informacinių technologijų skyriui priklausantis elektroninis kompiuteris yra pasenęs ir negali atlikti skaičiavimų, kurių talpa būtų pakankama visam šio skyriaus funkcionalumui.
Dėl aukščiau nurodytos priežasties prašau nurašyti minėtą turtą kaip pasenusį ir pranešti apie būtinybę papildyti materialinę techninę bazę.
Informacijos ir techninio skyriaus vedėjas _parašas_ Chaščenka V.T.
Atmintinių skirstymas pagal tipą
Visi aukščiau pateikti pavyzdžiai gali būti suskirstyti į du tipus:
- atmintinė darbuotojui, direktoriui;
- atmintinę bet kuriam skyriui.
Dilema, kurią sukelia pirmasis taškas, jau buvo paminėta šiame straipsnyje. Nepaisant to, kad yra daug informacijos, kaip parašyti atmintinę režisieriui, taip pat pavyzdžių ir rašymo pavyzdžių, iš esmės tai nėra visiškai tiesa. Šis principas gali būti taikomas tik įmonių organizacijos, kur visi skyriai lygūs, bet nėra pagrindinio viršininko. Tada užrašų rašymas tarp skyrių automatiškai tampa oficialia funkcija, o ne ataskaita. Visais kitais atvejais primygtinai rekomenduojama rašant pastabas apie darbuotojo atšaukimą iš atostogų, apie jo premijas, atleidimą, paaukštinimą, naudoti dokumento pavadinimą „Memorandumas“. Kiti rašymo reikalavimai išlieka tie patys.
Visi kiti pavyzdžiai yra klasifikuojami kaip vidinės atmintinės skyriams - apie nurašymus, įsigijimus ir pan. Jie suteikia teisingesnį supratimą apie vidinių atmintinių esmę: komunikaciją tarp lygiaverčių skyrių, kuriam nereikia vadovybės įsikišimo.
Sandėliavimas
Biuro užrašai, tiesiogiai susiję su atskirais darbuotojais, saugomi jų asmens bylose. Visa kita siunčiama į įmonės archyvą.
Vidinių atmintinių originalų gali prireikti, kai organizaciją tikrina aukštesnės institucijos: jie duoda Detali informacija apie vidinę įmonės veiklą, struktūrinių elementų sąveiką.
Taip pat atmintinės, kaip ir oficialūs dokumentai, gali būti įrodymas ar paneigimas nagrinėjant bet kurią bylą.
Kaip ir kiti patvirtinamieji dokumentai, atmintinės gali būti laikomos savotišku įmonės išorinės dokumentacijos priedu.
Dažnas atmintinių naudojimas yra kriterijus vertinant bendrą įmonės ir jos darbuotojų nuotaiką sociologams, rinkodaros specialistams ir psichologams. darbininkų organizacija rėmeliai.
Pusiau dalykiškas, pusiau laisvas atmintinių rašymo stilius aiškiai atspindi situacinius santykius darbo komandoje. Dokumentacija ypač įdomi ne tarp padalinių, o tarp konkrečių skyrių darbuotojų – ji retesnė, todėl ir vizualesnė.
Oficiali atmintinė yra viena iš populiariausių dokumentų rūšių šiuolaikiniame biuro darbe. Ji atlieka sąveikos tarp įmonės vadovybės, struktūrinių padalinių ir organizacijos darbuotojų funkciją. Rašant atmintinę reikia laikytis tam tikrų jo turinio ir dizaino taisyklių. Laikydamiesi šių reikalavimų, visada galėsite efektyviai perteikti informaciją kolegoms ir pavaldiniams.
Iš šio straipsnio sužinosite:
Kodėl reikalingos atmintinės?
Atmintinė priklauso informacijos ir informacinių dokumentų grupei. Pagrindinis šios grupės tikslas – informacijos mainai tarp įmonės padalinių ir darbuotojų. Poreikis sukurti tokius oficialus laiškas pasitaiko keliais atvejais:
kai reikia skubiai pranešti tam tikram pareigūnui apie problemą;
teikti pasiūlymus, kaip išspręsti šią problemą;
koordinuoti planuojamus veiksmus;
Be to, tokio laiško tikslas gali būti prašyti informacijos, duoti nurodymus arba pranešti. Jis reikalingas, kai darbuotojui reikia paaiškinti ar derinti verslo klausimų aspektus su kolegomis ar vadovybe. Tais atvejais, kai žodinio bendravimo nepakanka ir pranešimas turi būti dokumentuotas, surašomas oficialus rašytinis dokumentas.
Atkreipkite dėmesį, kad tokio tipo dokumentai nėra įtraukti į visos Rusijos valdymo dokumentų klasifikatorių (OKUD). Jame esančioje informacijoje negali būti nurodymų ar įsakymų. Galiojantys teisės aktai nenumato konkrečių reikalavimų tokiems oficialiems dokumentams. Jų registravimo tvarka turėtų būti atsižvelgta į organizacijos specifiką. Paprastai tai yra įtvirtinta įmonės lokaliniame norminiame akte, reglamentuojančiame biuro procesus. Pavyzdžiui, toks veiksmas galėtų būti.
Kuo skiriasi oficialus, memorandumas ir aiškinamasis raštas?
|
|
Dokumentas surašytas m laisva forma, laikantis Bendrosios taisyklės oficialios dokumentacijos rengimas. Gairės, kaip parašyti darbo laišką bet kuriam darbuotojui, gali būti vietinis norminis aktas, pavyzdžiui, nurodymai dėl darbo biure. Tarp visuotinai priimtų reikalavimų yra šios struktūros laikymasis: Pareiškimas dėl jo sudarymo priežasčių, faktų ir įvykių, dėl kurių jis buvo parašytas; Analizė probleminė situacija(jei yra) ir siūlo išeitis; Konkrečių išvadų teikimas, prašymų formulavimas ir konkrečių veiksmų siūlymas; Kalbant apie informacijos pateikimo stilių, rekomenduojama vartoti, vengti per daug žodingumo ir nenaudoti sudėtingų kalbos modelių. Šių taisyklių laikymasis leidžia trumpai ir iš esmės pristatyti situacijos esmę. |
Tekste nenaudojami sveikinimai ar paskutiniai linkėjimai. Laiškas baigiasi žodžiais: „Manau... (būtina, tinkama ir pan.)“, „Siūlau...“, „Prašau... (išryškinti, nukreipti ir pan. arba padaryti reikiamas išvadas) “
Kaip parašyti darbo laišką?
Kaip ir bet kuris kitas oficialus dokumentas, oficialus dokumentas surašomas A4 formato lape. Jis gali būti parašytas ranka arba atspausdintas kompiuteryje. Bet kuriuo atveju autoriaus parašas turi būti rašytas ranka.
| Turinys | Lauko pavadinimas |
| Pilnas asmens vardas, pavardė ir pareigos, struktūrinio padalinio pavadinimas. (Jei oficialus dokumentas skirtas pareigūnui, pavardė rašoma po inicialų. Adresato pareigos nurodomos datatyvine, struktūrinio padalinio pavadinimas – vardininko). |
Kelionės tikslas |
| Pilnas rengėjo pavadinimas ir pareigos, struktūrinio padalinio pavadinimas. (Jei rašant dalyvavo grupė žmonių, rengėjas yra iniciatyvinės grupės atstovas arba skyriaus vedėjas. Darbuotojų sąrašas gali būti pateiktas paskutinė pastraipa. Lapas su sudarytojų parašais surašomas kaip priedas). |
Parengė |
| Ataskaita, oficiali arba aiškinamoji. | Dokumento pavadinimas |
| Išeinantis numeris ir raidės žymėjimas dokumento tipas | Registracijos numeris |
| Pasirašymo data arabiškais skaitmenimis sekančia seka: diena, mėnuo, metai. | data |
| Prasideda prielinksniu „O“ arba „Apie“, apima santrauka. (Pavadinime nenaudojamos žodinės konstrukcijos, geriau vartoti žodinį daiktavardį prielinksnio atvejis). |
Teksto pavadinimas |
| Atskleidžiant esmę probleminis klausimas arba situacijos aprašymas, išvados ir pasiūlymai. (Leidžiama naudoti tekstą ir lentelę arba jų derinį). |
Tekstas |
| Pastaba apie tekste paminėto priedo buvimą surašoma taip: Priedas: 3 lapams. 1 egzemplioriuje. (Jei yra tekste neįvardytų programų, turite nurodyti jų pavadinimus, lapų skaičių ir kopijų skaičių). |
Programų sąrašas |
| Sudarytojo pareigos, asmeninis parašas ranka ir jo dekodavimas: pavardė, vardas, patronimas. | Kompiliatoriaus parašas |
Atmintinės sudarymas pagal GOST: pavyzdys su paaiškinimais
Šiuo metu Rusijos teisės aktuose nėra nė vieno teisės akto, reglamentuojančio oficialaus rašto turinio ir jo vykdymo reikalavimus. Anksčiau tarnautojas galėdavo atskirti darbo laiškus, vadovaudamasis apibrėžimais Trumpas žodynas dokumentų rūšys ir atmainos (sukūrė Visos Sąjungos Dokumentų valdymo ir archyvavimo reikalų mokslinio tyrimo instituto Pagrindinis archyvas):
Pareigūnas – informuoja apie tam tikro darbo atlikimą, siunčiamas vieno pareigūno kitam;
Ataskaita – skirta vyresniajai vadovybei, išdėstoma problema su rengėjo išvadomis ir pasiūlymais;
Dabartiniame visos Rusijos valdymo dokumentacijos klasifikatoriuje OK 011-93, patvirtintame 1993 m. gruodžio 30 d. Rusijos valstybinio standarto N 299 (OKUD) dekretu, atmintinė nėra nepriklausoma. Ten tik minima ataskaita. Kartu minima dėl darbo drausmės pažeidimo ir turi savo vieningos formos kodą N 0286041. Pažymima, kad protokolą surašo padalinio vadovas informuojant organizacijos vadovą apie konkrečią padėtis, skatinanti priimti valdymo sprendimą.
Tačiau oficialių oficialių laiškų rašymas yra plačiai naudojamas biuro praktikoje. Siekiant užtikrinti vienodumą rengiant oficialią dokumentaciją, rekomenduojama vadovautis „Vieningos dokumentacijos sistemos reikalavimais dokumentų rengimui“.
Šis GOST įpareigoja tarnautoją naudoti oficialaus oficialaus laiško formą teisingam jo įforminimui ir nustato tokių formų reikalavimus:
standartinės formos formatas - A4 (210 x 297 mm) ir A5 (148 x 210 mm);
medžiaga - Baltas popierius arba šviesus popierius;
paraštės: dešinė - ne mažiau kaip 10 mm, kairė, viršuje, apačioje - mažiausiai 20 mm.
Rašant oficialų laišką kompiuteriu, rekomenduojama naudoti Times New Roman šriftą, kurio taško dydis nuo 12 iki 14 taškų, o tarpai tarp eilučių – 1-1,5 taško. Paslaugos tekstas turi būti atspausdintas originalia forma: be dėmių ar taisymų. Formatuojant tekstą keliuose puslapiuose, kiekvienas iš jų turi būti sunumeruotas, pradedant nuo antrojo puslapio. Numeravimui naudojami arabiški skaitmenys be žodžio puslapio ir skyrybos ženklų. Skaičius dedamas dešinėje viršutinio lauko pusėje.
Privaloma informacija apie teisingas dizainas atmintinė (žr. pavyzdį):
- struktūrinio padalinio pavadinimas; — 1
- dokumento tipo pavadinimas; — 2
- sukūrimo data; — 3
- registracijos identifikacinis numeris; — 4
- teksto pavadinimas; — 5
- tekstas; — 6
- adresato duomenys; — 7
- sudarytojo parašas ranka (nurodantis pareigas); — 8
- vizos patvirtinimas; — 9
- rezoliucija. — 10
Atmintinės pavyzdys
Kaip parašyti atmintinę elektronine forma?
Kaip užregistruoti oficialius darbo laiškus?
Viena iš pagrindinių biuro darbo funkcijų – užtikrinti greitą paiešką organizacijos dokumentų bazėje. Ši funkcija yra susijusi su dokumentacijos perdavimu iš kūrėjo vykdytojui. Siekiant palengvinti paiešką tarp daugybės oficialių dokumentų, dažniausiai naudojamos registracijos formos.
Atmintinė yra vertingos organizacinės informacijos nešiklis. Jame išdėstytas klausimas reikalauja, kad įmonės vadovybė priimtų tam tikrą administracinį sprendimą. Sprendimas gali būti įforminamas vadovo ar jo įgalioto atstovo nutarimu. Vadinasi, tarnybiniai dokumentai turi būti registruojami kartu su kitais vidaus dokumentais.
Dokumentacija, vadovaujantis organizacijoje priimta tvarka. Darbo laiško surašymo taisyklėse yra priskirto identifikavimo numerio pavyzdys. Paprastai jam priskirti naudojama chronologinė dokumentacijos tvarka, tipo ir struktūrinio vieneto raidinis žymėjimas. Taigi, pavyzdžiui, vidiniam dokumentui gali būti suteiktas numeris 0204-SZ-OP. Tai leidžia manyti, kad jo serijos numeris žurnale yra 204, tai yra įmonės pardavimo skyriuje išduotas aptarnavimo dokumentas.
Registracijos numeris gali būti suteiktas tiek rengimo vietoje, tiek gavimo vietoje. Tai turi būti nustatyta pagal galiojančias biuro valdymo instrukcijas.
Išorinio atmintinės peržiūra: patvirtinimas ir sprendimas
Minimalus vidinių atmintinių svarstymo laikotarpis nustatomas organizacijos vidaus taisyklėse. Suinteresuotosios šalys išstudijuoja dokumentą ir įdeda patvirtinimo vizas. Priėmęs valdymo sprendimą jame nagrinėjamu klausimu, bendrovės vadovas priima galutinį sprendimą šiuo klausimu. Tai paskutinis peržiūros procedūros etapas.
Išorinės oficialios korespondencijos peržiūros tvarka šiek tiek skiriasi. Skirtingai nuo vidinių dokumentų, šio tipo dokumentai surašomi ant firminio blanko ir tiesiogiai pasirašomi įmonės vadovo. Visas gavėjos organizacijos pavadinimas naudojamas pagal chartiją.
Šis dokumentas taip pat pateikiamas svarstyti visoms suinteresuotoms šalims, kurios jame (arba atskirame prašymo lape) klijuoja vizas. Vizą, kaip taisyklė, sudaro vizos pareigūno parašas ir pareigų pavadinimas, nuorašas (pavardė ir inicialai) ir pasirašymo data. Jei oficialaus įdarbinimo laiško originalą planuojama deponuoti gavėjoje organizacijoje, viza turi būti užklijuota paskutinio puslapio kitoje pusėje. Jei originalas grąžinamas autoriui, patvirtinimo ženklas turėtų būti kopijos priekinės pusės apačioje. Įmonės nuožiūra (jei tai įrašyta vietiniuose teisės aktuose) indosamentas gali būti daromas lapas po lapo, t.y. ant kiekvieno lapo, įskaitant priedus, dedami ženklai.
Jei adresatas turi pastabų, kurias nori pareikšti įteikimo laiško sudarytojui, tai galima padaryti atskirame lape, kuris pasirašomas ir vėliau pridedamas prie pagrindinio dokumento.
Paskutinis svarstymo etapas, kaip ir vidaus tarnybos atveju, yra administracinio sprendimo priėmimas vadovui priėmus vieną ar kitą. Rezoliucija gali būti rašoma tiesiai ant originalo arba surašyta atskirame lape. Jame pateikiama informacija apie vykdytojus (pavardės, inicialai ir pareigos), įsakymo turinys (jei toks yra), įvykdymo terminai, vadovo parašas ir nutarimo data.
Pridedami dokumentai:
Testas „Viskas apie pastabas“.
1. Atmintinės rengimą reglamentuoja:
- GOST
- Vietos taisyklės
2. Kaip vadinasi atmintinė aukštesniam pareigūnui?
- Pranešimas
- Aiškinamasis
- Aiškinamasis
3. Į atmintinės turinį neįeina:
- Prašymai ir pasiūlymai
- Užsakymai ir užsakymai
- Sudarytojo išvados apie probleminę situaciją
4. Vadovo sprendimas aptarnavimo vadove išdėstytu klausimu vadinamas:
- Rezoliucija
- Įsakymas
5. Kokia įrašų tvarka naudojama žurnale?
- Chronologinis
- Abėcėlinis
- Savavališkas
Iš pirmo žvilgsnio atrodo, kad esminio skirtumo tarp oficialaus, memorandumo ir aiškinamojo rašto nėra, nes Šie dokumentai yra panašios paskirties – jie visi yra informacinio pobūdžio. Nepaisant to, tai skirtingi dokumentai, kurie skiriasi turiniu, tikslu ir rengimo tikslais. Be to, juose nėra nurodymų, o pateikiama informacija, skatinanti adresatą priimti galutinį sprendimą svarstomu klausimu.
Kokie yra pareigūno, pranešimo, aiškinamojo rašto ypatumai? Kaip teisingai paruošti kiekvieną dokumentą ant popieriaus? Į šiuos ir kitus klausimus pabandysime atsakyti iš praktinės pusės.
ATASKAITA
Memorandumas(kodas 0286041 pagal OKUD) yra informacinis ir informacinis dokumentas, skirtas vadovui, skyriaus vedėjui ir kitiems įgaliotiems asmenims. Jame detaliai išdėstomos visos problemos su sudarytojo išvadomis ir pasiūlymais ir siekiama paskatinti vadovybę priimti tam tikrą sprendimą.
Teisės aktuose nėra „memorandumo“ kaip savarankiškos sąvokos apibrėžimo.
Memorandumas surašomas tiek vadovo rašytiniu ar žodiniu nurodymu, tiek pačių darbuotojų iniciatyva (pavyzdžiui, tais atvejais, kai, norint išspręsti kokį nors gamybinį ar ūkinį klausimą, atsiranda būtinybė informaciją pateikti raštu aukštesnei vadovybei). Tokio dokumento pagalba galima pateikti pasiūlymą tobulinti techninę gamybos procesų pusę, išreikšti nesutikimą su aukštesnio vadovo priimtu sprendimu, taip pat išsakyti savo požiūrį, jei kiltų nesutarimų su kolegomis. Todėl rengiant memorandumą autoriui pirmiausia svarbu aiškiai suformuluoti savo poziciją, o vėliau pateikti įtikinamus argumentus jos naudai.
Atmintinių tipai
- iniciatyviems;
- informaciniai;
- ataskaitų teikimas.
Iniciatyva surašomas memorandumas, kurio tikslas – paskatinti adresatą priimti tam tikrą sprendimą, todėl atmintinės tekste išdėstytos faktinės aplinkybės, konkrečių pasiūlymų, rekomendacijos ar išvados.
Informacija reguliariai rengiama ataskaita, kurioje pateikiama informacija apie darbų atlikimo detales, rezultatus ar būdus.
Ataskaitų teikimas ataskaitoje informuojama apie darbų atlikimą, jo etapą, nurodymų, įsakymų vykdymą ir kt.
Priklausomai nuo adresato ataskaitos skirstomos į:
- išoriniams;
- vidinis.
Išorinis atmintinė adresuotas konkrečios įstaigos vadovui, surašytas ant bendrojo organizacijos firminio blanko, pasirašytas vadovo ir paprastai turintis šiuos duomenis:
- įmonės pavadinimas;
- data;
- indeksas;
- sudarymo vieta;
- adresatas;
- teksto pavadinimas;
- tekstas;
- vadovo parašas;
- atlikėjo pavardė, telefono numeris.
Išorinis atmintinė pateikiama pagrindinės organizacijos vadovui (1 pavyzdys).
1 pavyzdys
Išorinis atmintinė
ATASKAITA
10.02.2014 № 12/05-14
Dėl papildomų pritraukimo
darbo išteklių
Gerbiamas Andrejus Vasiljevičius!
Kadangi Maskvos skyriaus administracinio aparato formavimo etape trūksta kandidatų, būtina pritraukti darbo išteklių iš papildomų šaltinių iki 2014 m. balandžio 14 d. Pokalbiai su naujais kandidatais turi būti atliekami iki 2014-04-21.
Išlaidų apmokėjimas už papildomos paslaugos bus vykdoma pagal 2014-02-14 Paslaugų sutarties Nr.04/56 4.5 p.
Personalo skyriaus vadovas Semenovas IN. Semenovas
Byloje Nr.03-13
Odintsova 2014-10-02
Vidinė atmintinė siunčiamas už įstaigos ribų, pavyzdžiui, aukštesnei organizacijai, surašytas ant standartinio A4 formato popieriaus lapo, tačiau nurodant visus reikalingus duomenis, esančius pagal GOST 6.30-2003 „Vieningos dokumentų sistemos. Vieninga organizacinės ir administracinės dokumentacijos sistema. Reikalavimai dokumentų surašymui“ (2 pavyzdys).
Privaloma vidinio memorandumo informacija:
- struktūrinio padalinio pavadinimas;
- dokumento tipo pavadinimas (ATASKAITA);
- data;
- registracija (išeinantis numeris);
- teksto pavadinimas;
- tekstas;
- pažymėkite apie programos buvimą (jei yra);
- Kelionės tikslas;
- sudarytojo parašas (nurodant pareigas, inicialus, pavardę).
2 pavyzdys
Vidinė atmintinė
ATASKAITA
07.04.2014 № 6
Apie vadovo padarytą pravaikštą
Pardavimų skyrius
Noriu atkreipti jūsų dėmesį, kad šiandien, 2014-07-04, pardavimų vadovė Valentina Ivanovna Petrova nebuvo savo darbo vietoje visą darbo dieną nuo 10:00 iki 18:30.
Jokia informacija ar dokumentai, patvirtinantys V. I. Petrovos neatvykimo priežastį, nebuvo pateikti.
Dėl pažeidimo siūlau V. I. Petrovą atleisti. už pravaikštas.
Pardavimų skyriaus vadovas Ignatjevas O.A. Ignatjevas
Byloje Nr.02-10
Sidorova 2014-07-04
Ataskaitos detalių registravimas
Rengiant memorandumą, naudojamas ir kampinis (3 pavyzdys), ir išilginis antraštės dalies detalių išdėstymas (4 pavyzdys).
3 pavyzdys
Kampinė detalių vieta memorandume
vardas
struktūrinis vienetas Kelionės tikslas
ATASKAITA
______________ № ________
Antraštė
4 pavyzdys
Išilginis detalių išdėstymas ataskaitoje
Struktūrinio padalinio pavadinimas
ATASKAITA
_____________ № _________
Antraštė
Dokumento tipo pavadinimas yra parašyta didžiosiomis raidėmis(ATASKAITA) ir gali būti centre arba nuo kairiosios paraštės krašto.
data Ir numerį atmintinės rašomos vienoje eilutėje. Data parašyta arabiškais skaitmenimis ( 21.04.2014 ) arba raidinis ir skaitmeninis metodas ( 2014 m. balandžio 21 d.).
pastaba
Išorinio memorandumo data yra jo patvirtinimo ir išsiuntimo adresatui data, vidinio memorandumo data. - parengimo ir pasirašymo data.
Registracijos numeris vidinėje atmintinėje pažymima arba rengimo vietoje, arba gavimo vietoje - priklausomai nuo organizacijoje veikiančios dokumentų registravimo sistemos.
Jei ataskaitą turi peržiūrėti suinteresuotos šalys, ji pažymima vizos patvirtinimas, o priėmus sprendimą - rezoliucija lyderis.
Rezoliucijos priėmimas yra paskutinis ataskaitos svarstymo etapas.
pastaba
Vidinį atmintinę peržiūrėjusio vadovo nutarimas bus pagrindas imtis bet kokių priemonių, išduoti dokumentus, rengti renginius.
Antraštėį tekstą trumpai atskleidžia dokumento turinį. Jis suformuluotas pagal bendrąsias dokumentų antraščių sudarymo taisykles: naudojant prielinksnį o/o o žodinis daiktavardis, pavyzdžiui, prielinksnio atveju Apie pravaikštas Lazarenko O.O.
Tekstas memorandumą sudaro dvi arba trys semantinės dalys:
- pirmoje - teigdamasdalys- nurodo priežastis, faktus ar įvykius, kurie buvo jo parašymo priežastis;
- antroje - analizuojamoji dalis- yra esamos situacijos analizė ir pateikiama galimi variantai sprendimai;
- trečioje - santrauka dalis- pateikiamos išvados ir pasiūlymai dėl konkrečių veiksmų, kurių, rengėjo nuomone, reikia imtis.
Gali trūkti antrosios ataskaitos dalies. Šiuo atveju memorandumo tekste pateikiamas pagrindimas, išvados ir rengėjo pasiūlymai.
Jei atmintinėje yra priedas, pažymėti apietaikymas tai daroma prieš pasirašant.
Pastaba, nurodanti pastabos tekste nurodytos programos buvimą, suformatuota taip:
Paraiška: už 3 l. 1 egzemplioriuje.
Jei pastaboje yra priedas, kuris tekste neįvardytas, nurodykite jo pavadinimą, lapų ir kopijų skaičių.
Priedas: Regioninio skolinimo skyriaus nuostatai 5 puslapiams. 1 egzemplioriuje.
Vidinė atmintinė ženklas sudarytojas (jei pateikiamas padalinio vadovui) ir padalinio vadovas (jei pateikiamas organizacijos vadovui); išorinė atmintinė ženklai Organizacijos vadovas.
pastaba
Jei memorandumas sudarytas iš dviejų ar daugiau puslapių, antrasis ir paskesni puslapiai turi būti sunumeruoti. Serijos numeriai parašyti arabiškais skaitmenimis dešinėje puslapio viršutinės paraštės pusėje.
PASLAUGOS PASTABA
Paslaugos atmintinė yra ataskaitos tipas. Tai rašytinė informacinė žinutė, plačiai naudojama šiuolaikinių valdymo struktūrų praktikoje skirtingi lygiai ir organizacinės bei teisinės formos. Biuro atmintinės suteikia tiesioginį ryšį tarp valdymo objektų horizontaliu lygiu.
Beje
Oficialus atmintinė yra dokumentas, kuris neturi oficialaus statuso. Tai nėra numatyta OKUD.
Atmintinės rengiamos įvairiose situacijose. Tipiški šio dokumento tikslai::
- informacijos užklausa;
- nurodymų išdavimas;
- kartu su kitu pranešimu (pridedamas raštelis);
- skelbimai (pranešimai).
Atmintinės tekste pateikiama informacija apie jos rengimo priežastis pasiūlymo, prašymo, prašymo forma. Tai gali būti informacija apie personalo judėjimą, susitikimus, pasikeitimus Firmos kultūraįmonės ir kt. Tarnybiniai raštai surašomi ant standartinio A4 formato popieriaus lapo.
Atmintinę pasirašo specialistas arba skyriaus vadovas. Atmintinės data yra jo parengimo ir pasirašymo data.
Teisės aktai nenumato griežtų reikalavimų oficialių atmintinių rengimui ir įforminimui, todėl jų vykdymo tvarka, atsižvelgiant į organizacijos specifiką, turėtų būti fiksuota lokaliniame norminiame akte, pavyzdžiui, tarnybos instrukcijose. dirbti. Atmintinės formatas turėtų būti skirtas supaprastinti ir paspartinti vidinės komunikacijos procesus.
Atmintinės dizaino pavyzdys pateiktas 5 pavyzdyje .
5 pavyzdys
Paslaugos atmintinė
Šeštadienį, 2014-04-19, nuo 9.00 iki 16.00 val., Sever LLC personalo skyrius atliks signalizacijos įrengimo montavimo darbus.
Prašau leisti atlikti darbus šiems Energoset įmonės darbuotojams:
1. Simakin I.P.
2. Ivanovas P.N.
Administracinių operacijų vadovas Sviridovas N.N. Sviridovas
Byloje Nr.02-14
Iljina 2014-04-16
AIŠKINAMASIS RAŠTAS
Aiškinamasis raštas- tai vidinis dokumentas, paaiškinantis bet kokių veiksmų, fakto, atvejo, incidento priežastis, sudarytas organizacijos darbuotojo ir pateiktas aukštesniam pareigūnui.
Pagal 1 str. 193 Darbo kodeksas Rusijos Federacijoje, prieš taikydamas drausminę nuobaudą, darbdavys turi paprašyti darbuotojo raštiško paaiškinimo. Darbuotojas drausminio nusižengimo priežastis ir aplinkybes nurodo aiškinamajame rašte. Vadovas, remdamasis aiškinamuoju raštu, priima sprendimą dėl drausminės nuobaudos skyrimo darbuotojui. Be to, šis dokumentas yra vienas iš pagrindų darbdaviui įvertinti padaryto nusižengimo sunkumą ir aplinkybes, kuriomis jis buvo padarytas.
OKUD OK 011-93 šis dokumentas minimas tik vieną kartą - aiškinamasis raštas apie darbo drausmės pažeidimą (kodas 0286091), kuris priklauso 0286000 klasei „Dokumentai drausminėms nuobaudoms įregistruoti“.
Aiškinamųjų raštų rūšys ir jų ypatybės
- parengtas paaiškinant atskiras atlikto darbo nuostatas (projektas, ataskaita, plėtra);
- surašomas esant įprastoms situacijoms, drausmės pažeidimams, nusižengimams ir pan.
Aiškinamąjį raštą darbuotojas surašo ranka vienu egzemplioriumi ant standartinio A4 formato popieriaus lapo ir adresuojamas to paprašiusiam asmeniui. Jį taip pat galima įvesti kompiuteriu, naudojant organizacijos priimtą trafareto formą. Aiškinamojo rašto forma, taip pat įforminimo būdas (rašoma ranka ar kompiuteriu), teisiškai nenustatyti.
Aiškinamąjį raštą gali surašyti struktūrinis padalinys arba konkretus pareigūnas.
Pastaba kaip įrodymas
Darbdavys, reikalaudamas iš darbuotojo ranka surašyto aiškinamojo rašto, taip apsisaugo nuo darbuotojo neteisėtų veiksmų darbo ginčo metu. Tai neleidžia pakeisti originalaus dokumento.
Jei įmonė naudoja šablonines formas, tada teksto pabaigoje galite padaryti pastabą:Paaiškinimas buvo surašytas asmeniškai, naudojant asmeninį kompiuterį. Data. Parašas.
Atskirų ataskaitos detalių registravimas
Siekiant suvienodinti informaciją ir informacinius dokumentus, pagal GOST 6.30-2003 reikalavimus turėtų būti surašytas ir įvykdytas aiškinamasis raštas.
Data aiškinamajame rašte nurodoma jo parengimo data.
Tekstas aiškinamajame rašte turi būti:
Faktų, kurie buvo jo parašymo priežastis, aprašymas;
Argumentai, paaiškinantys esamą situaciją.
Pastabos tekstas turi būti įtikinamas ir jame turi būti nepaneigiamų įrodymų.
Įsiregistravus parašų nurodomos pareigos, asmeninis parašas, inicialai ir pavardė.
Kaip programos Gali būti pateikti dokumentai, pateisinantys dokumento rengėjo veiksmus ir patvirtinantys tam tikras aplinkybes.
Teksto sandara aiškinamasis raštas nuo pranešimo skiriasi tuo, kad jame nėra išvadų ir pasiūlymų (6 pavyzdys).
pastaba
Jei įmonė yra parengusi ir patvirtinusi standartines aiškinamųjų raštų formas, naudojamas skirtingos situacijos, tai nereiškia, kad darbuotojai privalo surašyti pažymas pagal patvirtintas formas. Gali galioti ir ne pagal formą surašytas dokumentas.
6 pavyzdys
Aiškinamasis raštas
Taikyti drausmines nuobaudas
papeikimo Aleksandrovai I. I. forma.
Išduokite įsakymą personalo skyriui.
Smolkinas 2014-04-17
UAB „SV“ direktoriui
A.V. Smolkinas
AIŠKINAMASIS RAŠTAS
14.04.2014 № 14
Apie nebuvimą darbe
Aš, Aleksandrova Irina Igorevna, buhalterė, 2013-04-14 nuo 9.00 val. iki 15.30 val. dėl asmeninių aplinkybių nebuvau darbo vietoje.
Patvirtinančių dokumentų neturiu.
Buhalteris Aleksandrova I.I. Aleksandrova
REGISTRACIJAATASKAITOS, OFICIALŪS, AIŠKINAMOJI PASTABOS
Viena iš organizacijos dokumentų tvarkymo tarnybos funkcijų – užtikrinti operatyvią reikiamos informacijos, susijusios su perduodamų dokumentų reklamavimu rangovui, paiešką. Kad šiuos duomenis būtų lengviau rasti, naudojamos įvairios registracijos formos.
Ataskaitos, oficialūs ir aiškinamieji raštai pagal savo funkcinę paskirtį yra tam tikros informacijos nešėjai. Kadangi pažymoje nurodytam klausimui spręsti reikalingas raštiškas organizacijos vadovo ar kito įgalioto pareigūno nutarimas, dokumentai turi būti registruojami.
Primename, kad yra trys dokumentų registravimo formos: žurnalas, kortelė ir automatinis. Organizacija turi teisę pasirinkti efektyviausią ir tinkamiausią registracijos formą.
▪ žurnalo registracijos forma - labiausiai paplitęs, bet ne visada patogus, nes visų joje esančių dokumentų registracija eina į chronologinė tvarka, o ieškant konkretaus dokumento specialistas turi peržvelgti visus žurnalo lapus. Informacijos paiešką apsunkina ir tai, kad iniciatyvinį dokumentą galima registruoti, pavyzdžiui, viename žurnale, o atsakymą į jį – kitame. Įstatyme nenumatytų privalomų registracijos formų (žurnalų). Rekomenduojama žurnalo forma parodyta 7 pavyzdyje.
7 pavyzdys
Ataskaitų ir aiškinamųjų raštų žurnalo fragmentas
|
Dokumento data |
Registracijos numeris |
Dokumento tipas, santrauka |
Kas pasirašė dokumentą |
Vykdytojas |
Perkelta į |
Kvito kvitas (parašas, data) |
Pažymėkite siunčiant dokumentą į failą |
|
07.04.2014 |
03-10/14 |
Atšaukus kasininkę O. R. Švetsą iš atostogų. |
Personalo skyriaus vadovas |
Žmogiškųjų išteklių skyriaus inspektorius |
Žmogiškųjų išteklių departamentas |
Smirnova V.A. |
Byloje Nr.03-14 Smirnova 2014-07-04 |
▪ Kortelės registracijos forma Palyginti su žurnalo versija, ji yra patogesnė ir pritaikyta. Atliekant paiešką klasifikatoriuje sukurtos dokumentų registravimo ir kontrolės kortelės leidžia optimizuoti dokumentų paieškos procesą ir sutrumpinti registravimo proceso laiką. Akivaizdus pranašumas kortelės registracija yra tai, kad keli darbuotojai vienu metu gali tvarkyti registraciją;
▪ Automatinė (elektroninė) registracijos forma apima specialių programinė įranga. Informacija apie dokumentą įrašoma į elektroninę registracijos ir kontrolės kortelę, saugomą duomenų bazėje. Kartu su registracija galima atsispausdinti registracijos ir kontrolės kortelę.
Paprastai ataskaitose ir aiškinamuosiuose raštuose yra sudėtingas registracijos indeksas, kuris suformuluotas taip pat, kaip ir siunčiamo dokumento rodyklė. Registracijos numerį sudaro bylos indeksas pagal bylų nomenklatūrą (įskaitant struktūrinio padalinio indeksą ir bylos numerį pagal šio padalinio bylų nomenklatūrą) ir dokumento eilės numeris kalendoriniais metais.
pastaba
Dokumentų registravimo ir apskaitos organizacijoje klausimai turėtų atsispindėti biuro darbo instrukcijose. Instrukcijose turėtų būti:
1) neregistruotų dokumentų sąrašas.
2) registruotų dokumentų grupių sąrašas, prie kiekvienos grupės turi būti nurodyta:
Registracijos vieta;
Registracijos laikas ir tvarka;
Registracijos numerio sudarymo taisyklė;
Registracijos forma;
Rekvizitų, kurie įrašomi į formą, sąrašas, jų pildymo taisyklės;
Dokumentų judėjimo fiksavimo po registracijos taisyklės;
Registracijos principas (vienkartinė ar pakartotinė registracija perduodant dokumentą į kitą skyrių);
3) pakartotinio dokumento gavimo organizacijoje tvarka (gaunamiems dokumentams).
Ataskaitų, oficialių ir aiškinamųjų raštų saugojimo terminai
Saugojimo terminai nustatomi Standartinių administracinių archyvinių dokumentų, sudarytų vykdant valstybės įstaigų ir įstaigų veiklą, sąraše. Vietinė valdžia ir organizacijos, nurodant saugojimo terminus, patvirtintus Rusijos kultūros ministerijos 2010 m. rugpjūčio 25 d. įsakymu Nr. 558. Pagal nurodytą Sąrašą atmintinių saugojimo terminai gali būti 1 metai, 3 metai, 5 metai, 75 metai. , visam laikui. Aiškinamieji užrašai turėtų būti saugomi nuolat.
Mūsų patarimas
Rengiant užrašus būtina laikytis vienodo stiliaus, o pagrindinis dokumentų tekstas turi atitikti verslo etikos taisykles ir nustatytus dokumentų įforminimo reikalavimus. Nemalonų įspūdį palieka aplaidžiai surašyti ir įvykdyti dokumentai su gramatinėmis klaidomis. Neskubėkite siųsti dokumento gavėjui, o atidžiai jį perskaitykite, ištaisydami gramatines ar rašybos klaidas, jei tokių yra.
Vidinė atmintinė yra speciali dokumento forma, naudojama įmonės vidinėje aplinkoje ir skirta greitai išspręsti esamas gamybos problemas. Paprastai šis dokumentas sudaromas siekiant pateikti naują pasiūlymą ir išspręsti iškilusius sunkumus, taip pat patvirtinti arba susitarti dėl tam tikrų veiksmų.
Svarbu, kad savo atmintinėje specialistas parodytų save savo srityje. Jei darbuotojas dokumento pagalba perkelia atsakomybę už atliktus veiksmus kitam asmeniui arba pašalina ją nuo savęs, nepasiūlydamas išeities iš susidariusios situacijos, tuomet reikėtų pagalvoti apie šio specialisto profesinius įgūdžius.
Šio dokumento paskirtis ir rūšys
Paslaugos pastabos skirstomos pagal paskirtį ir prieinamumo laipsnį.
Pagal tikslą, tai yra pagal perduodamos informacijos tipą, paryškinkite šias pastabas:
- Pastabos, kurios prisideda prie sprendimų priėmimo, yra prašymai ar reikalavimai apsvarstyti bet kurį specialisto klausimą ar pasiūlymą;
- Informaciniai užrašai – tai dokumento rūšis, kurioje yra informacija, kurią darbuotojas nori perduoti vadovybei;
- Ataskaitų raštai – tokie dokumentai dažniausiai rengiami vadovybės prašymu ir juose pateikiama išsami informacija apie bet kokį praeitą procesą.
Pagal prieinamumo laipsnį, tai yra dėl atvirumo viešam žiūrėjimui, pastabos yra:
- Atviras – dokumentai, prieinami visiems arba daugumai organizacijos darbuotojų;
- Konfidencialu – užrašai, prieinami tik siauram arba ribotam žmonių ratui.
Kai kuriais atvejais atmintinė pridedama kartu su daugybe kitų pastabų. Pavyzdžiui, jei pagal raštelį reikia išduoti atitinkamą įsakymą, tada jis surašomas. O jei sprendžiami klausimai dėl atskaitingų asmenų lėšų panaudojimo, tuomet turi būti surašytas aiškinamasis raštas.
Norėdami įvertinti atmintinių tikslą, turite tai žinoti didelės įmonės Klaidos rengiant tokį dokumentą gali lemti didžiulio laiko praradimą, taip pat nenuoseklų darbą tarp skyrių.
Atmintinė yra tam tikras komunikacijos tarp skyrių, struktūrų ar dirbtuvių būdas. Paprastai jį surašo vieno skyriaus darbuotojas ar vadovas, adresuotas kito skyriaus vadovui.
Sąveika tarp skyrių yra pagrindinis poreikis visos organizacijos darbe. Jei jis nutrūksta ar sustoja, vadinasi, organizacija dirba neefektyviai, vadinasi, yra didelė galimybė sumažinti pelną ir, galbūt, padidinti nuostolius.
Forma ir turinys
Kalbant apie atmintinių turinį, dažniausiai jie apima gamybinio pobūdžio klausimus, materialines ar technines problemas, ekonominius, taip pat su informacine pagalba susijusius klausimus.
Paprastas atmintinių naudojimo pavyzdys būtų sugedęs kopijavimo aparatas skyriuje. Darbuotojas gali išsiųsti atmintinę medžiagų skyriaus vedėjui su prašymu skirti pinigų naujai įrangai, taip pat rašyti atmintinę į techninį skyrių su prašymu suremontuoti esamą kopijavimo aparatą.
Savaip forma atmintinės neturi konkretaus visuotinai priimto standarto. Tačiau kiekviena organizacija ir, be to, kiekvienas skyrius turi savo atmintinių rašymo standartą, kurio turėtų laikytis šio skyriaus darbuotojai.
Toliau pateikiamas atmintinės rašymo pavyzdys.
Vyriausiasis buhalteris ___________________
PASLAUGOS PASTABA
Dėl spausdintuvo gedimo rinkodaros skyriuje prašau skirti _____ rublių. į banko sąskaitą naujai įrangai įsigyti.
Rinkodaros direktorius:________________________________.
"___________ 2016 m
Ši atmintinių rašymo forma kiekvienoje įmonėje gali skirtis, todėl neturėtumėte jos be jokių abejonių laikytis.
Jei dar neužregistravote organizacijos, tada lengviausias būdas padarykite tai naudodami internetines paslaugas, kuris padės nemokamai sugeneruoti visus reikalingus dokumentus: Jei jau turite organizaciją ir galvojate, kaip supaprastinti ir automatizuoti apskaitą bei atskaitomybę, tuomet į pagalbą ateis šios internetinės paslaugos, kurios visiškai pakeis buhalteriu jūsų įmonėje ir sutaupysite daug pinigų bei laiko. Visos ataskaitos generuojamos automatiškai ir pasirašomos Elektroninis parašas ir automatiškai siunčiamas internetu. Tai idealiai tinka individualiems verslininkams ar LLC, naudojantiems supaprastintą mokesčių sistemą, UTII, PSN, TS, OSNO.
Viskas vyksta keliais paspaudimais, be eilių ir streso. Išbandykite ir būsite nustebinti kaip lengva pasidarė!
Tinkamo dizaino taisyklės
Turite pradėti savo atmintinę su esamos problemos ar situacijos paaiškinimu. Reikia pabrėžti, dėl ko būtent buvo parašytas užrašas. Po to reikia surašyti, kokio atsakymo tikimasi gauti iš šio kreipimosi, įvardinti tikslų prašymą ir, jei reikia, sumą, kurią planuojama realizuoti.
Parašasšiame dokumente yra asmuo, kuris rašo pastabą. Labai dažnai jį pasirašo skyriaus vedėjas.
Jei įmonė to reikalauja, tada po parašu įklijuojamos asmenų vizos kurie domisi šiuo prašymu. Surašyti inicialai, pavardės, parašai ir datos. Kai kuriais atvejais pozicijos pridedamos. Viza yra tam tikras asmens sutikimas su atmintinės turiniu.
Kad prireikus būtų galima remtis sudaryta atmintine, ji turi būti užregistruota įmonėje.
Atmintinės sudarymas elektronine forma
Toks dokumentas gali būti surašytas elektronine forma, jei tokia forma yra priimtina įmonėje, kuri turi būti nurodyta organizacijoje. Tokiu atveju tai neabejotinas orumasįmonėms, nes supaprastėja raštelio išsiuntimas ir žymiai sutrumpėja jo svarstymo laikas.
Turite žinoti, kad užrašo rengimas elektronine forma mažai kuo skiriasi nuo popierinio šablono.
Galima laikyti vienu elektroninio raštelio niuansu, kad jame nėra adresato vardo ir pavardės. Tai parašyta adreso eilutėje. Jei užrašas išsiųstas tam tikram asmeniui, tada temos eilutėje turite įrašyti jo vardą ir pavardę.
Siunčiant laišką elektroniniu būdu, skyriaus parašas dažniausiai jau būna automatiškai įterpiamas, o tai gali ženkliai sutaupyti rašymo laiko.
Siunčiant pastabą reikia prašyti perskaityti kvitą laiškus. Tai reikalinga kaip įrodymas įvairiais atvejais, kad jūs tikrai esate tam tikras laikas atsiuntė atmintinę.
Tam tikri rengimo niuansai
Nors atmintinė yra visuotinai priimtas dokumentas, neturintis konkrečių standartų, jo sudėtis turi įvairių ypatybių, kurios atsiranda priklausomai nuo atmintinės rašymo tikslo. Toliau apžvelgsime šias funkcijas.
Pirkimui
Atmintinė dėl įsigijimo rašoma konkretaus skyriaus vadovui.
Jame nurodytas, ką reikia įsigyti, kokiu kiekiu ir kokiais tikslais.
Vienam darbuotojui
Atmintinė, kuri rašoma konkrečiam darbuotojui, yra atmintinė.
Jis surašytas pagal visas taisykles su vieninteliu skirtumu: atmintinė rašoma iš žemesnio rango darbuotojo aukštesnio rango viršininkui.
Norėdami pakeisti seną įrangą
Tokio dokumento ypatumas yra tas, kad būtina išvardinti visas tokios įrangos keitimo priežastis, kad jos būtų laikomos tinkamomis ir prašymas pakeisti būtų įvykdytas.
Dėl premijų
Pastaboje turi būti nurodytos visos priežastys, kodėl premija gali būti išmokėta. Tai gali būti per ilgos darbo valandos, didelis atliktų darbų kiekis arba darbas legalių atostogų metu. 
Apie skatinimą
Šioje pastaboje turite išvardyti galimo padidėjimo priežastis. Tai gali būti atsakomybės didinimas, darbo kokybė ar papildomų paslaugų teikimas.
Apie per mažą mokėjimą
Tokiame užraše reikia nurodyti sumą, kuri dėl kokių nors priežasčių nebuvo sumokėta papildomai. Galimos priežastys taip pat turėtų būti nurodyta. Galbūt vertėtų nurodyti, kieno kaltė dėl lėšų nemokėjimo.
Apie gedimą
Rašydami pastabą apie gedimą, turite įvardyti sugedusią įrangą ir nurodyti, kokio tipo gedimas įvyko ir kodėl įranga sugedo.
Nepateikus ar neperdavus dokumentų
Visų pirma, čia reikia nurodyti dokumento pavadinimą, taip pat laikotarpį, per kurį dokumentas turi būti perduotas.
Taigi, stebėdami visus šiuos niuansus, galite kompetentingai sudaryti atmintinę, kuri padės išspręsti bet kokią svarbią problemą.
Dokumento svarba
Norint įvertinti atmintinių svarbą, verta suprasti, kad tokio tipo dokumentai padės išvengti daug didelių nesusipratimų tarp skyrių, prastovos.
Apskaitos ir mokesčių tikslais atmintinė vaidina svarbų vaidmenį, nes ji finansinius klausimus kurie reikalauja ypatingas dėmesys ir stebint menkiausius niuansus.
Atmintinės taip pat yra veiksminga atsisakymo forma bet kur. Šis dokumentas reiškia visiškas nebuvimas neigiamas tonas. Kritika galima, bet ji neturėtų būti nukreipta į vieną asmenį ar skyrių.
Taigi atmintinė yra universali priemonė daugeliui problemų išspręsti. Teisingai surašytas dokumentas užtikrins efektyvų ir vaisingą organizacijos darbą.
Darbo su biuro užrašais elektroninėje dokumentų valdymo sistemoje pavyzdys pateikiamas šiame vaizdo įraše: