(!KALBA: Atmintinės pavyzdinis vyriausiajam buhalteriui. Kaip parašyti atmintinę, jo pavyzdžiai

Sudarant protokolą apie įžeidimo ar šlykštaus elgesio darbo vietoje faktą, reikia atsižvelgti į keletą savybių ir niuansų. Kadangi įžeidimas yra administracinis teisės pažeidimas, gerai surašytas dokumentas leis nemandagų asmenį patraukti atsakomybėn.

Pagal įstatymą už įžeidimą – garbės pažeminimą ar nepadoraus pavidalo išreiškimą – kaltam piliečiui skiriama bauda. Už įvairaus pobūdžio grasinimus baudžiama ne tik finansinėmis, bet ir fizinėmis sankcijomis: pataisos darbais, asmens valios ar galimybių suvaržymu.

Pranešimas prieš bendradarbį dėl ko nors įžeidimo darbo vietoje arba niekšiško elgesio pirmiausia skirtas informaciniams ir informaciniams tikslams. Dokumento sudarymas padeda vadovybei gauti vertingos informacijos apie grubius, įžeidžiančius ir reikalavimų neatitinkančius darbuotojo veiksmus. Pranešimo turinyje turėtų būti ne tik situacijos aprašymas, bet ir prašymas imtis priemonių, kad panašios apraiškos nepasikartotų ateityje. Memorandumo pavyzdys šlykštus elgesys darbuotojo ir įžeidimų darbo vietoje siūlome atsisiųsti šiame straipsnyje žemiau.

Memorandumo rengimas

Įžeidžiamo kolegos elgesio fakto registracija vyksta A4 formato popieriaus lape. Būtina įtraukti informaciją:

• struktūrinio padalinio, kuriame buvo atskleistas įžeidimo ir šmaikštaus elgesio faktas, pavadinimas;
• dokumento pavadinimas - Memorandumas;
• dabartinė ataskaitos data ir numeris;
• adresato duomenys: pavardės ir inicialai, asmens, kuriam skirtas dokumentas, pareigos;
• antraštė: „Dėl priekabiavimo darbo vietoje“ arba „Dėl...“;
• dokumento turinys, įskaitant informaciją apie įvykį, informaciją apie kaltą asmenį, taip pat konkretų prašymą imtis atsakomųjų priemonių dėl netinkamo ir šmaikštaus darbuotojo elgesio;
• išvada, kurioje nurodyta oficiali vieta, vardas, pavardė, adresato parašas.

Norėdami parašyti atmintinę apie niekšišką darbuotojo elgesį ir įžeidimą, naudokite šį pavyzdį:

Apskaitos skyrius
NIRK LLC vadovui
G. A. Kravčenka

Memorandumas
02.04.2016 №11

Apie priekabiavimą darbo vietoje

Atkreipiu jūsų dėmesį į tai, kad 2016 m. balandžio 1 d. buhalteris Maksimas Viktorovičius Sumetsas vartojo necenzūrinius, įžeidžiančio pobūdžio žodžius, nurodė socialinė padėtis ir tiesiogiai grasino.
Prašau apsvarstyti galimybę M. V. patraukti administracinėn atsakomybėn.

Apskaitos skyriaus auditorius (parašas) Fiodorovas F. F.

Kiti atmintinių pavyzdžiai:

Toliau galite nemokamai atsisiųsti ataskaitų pavyzdžius.

Verta atsižvelgti į tai, kad nesiėmus priemonių užkirsti kelią darbuotojų įžeidimui ar viešam pažeminimui, baudžiama administracinėmis baudomis.

Teisingas dizainas

Pranešimo apie įžeidimą darbo vietoje pavyzdys – (darbuotojas įžeidžia kitą tos pačios organizacijos darbuotoją).

Pranešimo apie organizacijos darbuotojo įžeidimą įmonės klientą pavyzdys -

Švietimo tikslais. Jei anksčiau buvo galima trenkti liniuote ar išspirti mokinį iš pamokos, tai dabar mokytojas neturi teisės nieko panašaus daryti. Nors ar tėviškas diržas, naudojamas šiam tikslui, mums rimtai pakenkė? Bet jie žinojo, kad to padaryti negali.

Mokytojas tapo praktiškai bejėgis, mokiniai tuo pasinaudoja ir mano, kad mokytojas turi „susitvarkyti“. Vaikas klasėje gali pasirodyti girtas, neatlikti užduočių arba trukdyti kitiems mokiniams. Bet jokiuose dokumentuose ar darbo aprašymas nesakoma, kad mokytojas turi nustatyti discipliną klasėje, susidoroti ir pan. Mokytojas turi suteikti programos suteikiamas žinias ir ugdyti naudodamasis mokyklinio kurso numatytomis priemonėmis. Ką tada daryti?

Beveik prieš metus rašiau savo mintis, kodėl klasėje gali trūkti drausmės. Tai labai geras straipsnis tėvams dar kartą atminkite, kad išsilavinimas daugiausia priklauso nuo tėvų, bet ne nuo mokyklos. Dar kartą atkreipkite į tai dėmesį – . Kitais atvejais mokytojui belieka viena – pranešti direktoriui apie esamą situaciją. Patartina tai padaryti raštu, nes tai bus įrodymas tėvams, kad jiems ir jų vaikui pareikšti reikalavimai nėra nepagrįsti.

Dabar pereikime prie straipsnio klausimo – kaip parašyti ataskaitą, skirtą mokyklos direktoriui. Ją dažniausiai rašo mokytojai ir kiti mokyklos darbuotojai.

Kodėl jie rašo ataskaitą direktoriui?

Siekiant pranešti apie esamą situaciją vienoje ar keliose klasėse, apie drausmę, apie mokyklos taisyklių pažeidimus ir kitus nusižengimus.

Kokiais atvejais jie rašo ataskaitą?

Jei susiduriate su:

• drausmės pažeidimas klasėje;
• vieno ar kelių mokinių neatvykimas į pamokas dėl nepateisinamos priežasties;
• pakartotinis vėlavimas į pamokas;
• mokyklos įstatų nesilaikymas;
• vaikas, pasirodantis mokykloje apsvaigęs nuo narkotikų, alkoholio ir pan. (tokiais atvejais gali būti kviečiama policija) ;
• įžeidinėja tave;
• kovoti;
• prastas vaiko pasirodymas dalyke (negebėjimas duoti teigiamo pažymio)
• ir tt

Situacijose, pažymėtose pusjuodžiu šriftu, turite kuo greičiau parašyti ataskaitą, kad sumažintumėte pasekmes ir sumažintumėte savo atsakomybę. Taip pat turi būti pranešta apie bet kokias klasei kylančias problemas, kad jis galėtų greitai susisiekti su tėvais.

Kas peržiūri ataskaitą?

Ataskaita įrašoma į gaunamų korespondencijos knygą, todėl ji yra privaloma svarstyti.

Ataskaita teikiama atsižvelgiant į situaciją, tačiau jei bus kalbama apie drausmės pažeidimą, jis bus perduotas direktoriaus pavaduotojui auklėjimo darbui, socialiniam mokytojui, psichologui ir klasės auklėtojui.

Per kiek laiko reikia imtis veiksmų gavus pranešimą?

Viskas priklauso nuo situacijos. Paprastai artimiausiu metu, nes vėlavimas sprendžiant problemas gali sukelti pražūtingų rezultatų, kurių niekas nenori.

Kaip parašyti ataskaitą?

Ataskaita rašoma kaip įprasta , ant A4 lapo (galite naudoti net sąsiuvinį) ranka arba kompiuteriu Pavyzdys jums.

Sėkmės priimant sprendimą mokyklos problemos! Komentuoti ir patinka. Prenumeruokite naujus straipsnius naudodami formą!

Pagarbiai Tatjana Ivanova.

Vienas iš informacijos ir informacinių dokumentų, naudojamų organizacijoje, rūšių yra memorandumas. Nepaisant daugelio bendrų bruožų su kitų rūšių tokiomis (oficialiomis ar aiškinamosiomis pastabomis), ataskaita taip pat turi tam tikrų ypatybių. Kas jie yra, taip pat pagal kokius kriterijus klasifikuojama ataskaita - daugiau apie tai vėliau straipsnyje.

Memorandumas yra dokumentas, kuriuo galima adresuoti įmonės ar jos struktūrinio padalinio vadovą. Dokumento surašymo tikslas – paskatinti adresatą (tai yra vadovybę) imtis tam tikrų veiksmų.

Dokumento sudarymas gali padėti išspręsti šias problemas:

• savo požiūrio išreiškimas kilus konfliktams ar nesutarimams su kolegomis ar vadovybe;
• siūlymų tobulinti įmonės veiklą teikimas;
• nesutikimo su vadovybės veiksmais ar sprendimais išreiškimas;
• gauti informacijos apie bet kokius ginčytinus ar neaiškius klausimus.

Raštas gali būti surašytas iniciatyva:

• vadovas (žodžiu arba raštu);
• pavaldiniai.

Atmintinės gali būti klasifikuojamos pagal kelis skirtingus kriterijus:

1. Atsižvelgiant į dokumento turinį, išskiriami:

• iniciatyvinis memorandumas - jo rengimo tikslas yra paskatinti adresatą veikti, todėl jame pateikiami ne faktai, o konkrečios rekomendacijos ar pasiūlymai;
• informacinis užrašas - jis yra reguliaraus pobūdžio ir skirtas informuoti adresatą apie atliktus darbus, taip pat apie taikytus metodus ir būdus;
• ataskaitinis raštas – surašomas baigus darbus ir jame yra informacija apie atliktus veiksmus ir pasiektą rezultatą.

2. Priklausomai nuo to, kam bus skirtas dokumentas, jis gali būti dviejų tipų V:

• interjeras;
• išorės.

Kiekvienos rūšies memorandumui rengti (jos dizainui ir turiniui) keliami tam tikri reikalavimai.

Išorinis ir vidinis atmintinė

Pagrindinė atmintinių klasifikacija grindžiama adresatu, kuriam jie sudaromi. Be to, jie skirstomi į du tipus:

1. Vidinė atmintinė- jis naudojamas vienoje įmonėje ar organizacijoje (pavyzdžiui, siunčiamas generalinis direktorius arba skyrių vedėjai). Šis dokumentas gali būti sudarytas ant įprasto A4 formato popieriaus lapo ir jame yra šie duomenys:

• struktūrinio padalinio, iš kurio atstovo surašytas dokumentas, pavadinimas;
• dokumento tipo žymėjimas didžiosiomis raidėmis (memorandumas);
• adresato nurodymas (jo pareigos ir pavardė su inicialais datyviu atveju);
• dokumento teksto pavadinimas (pavyzdžiui, atmintinė apie pravaikštas ar priedus);
• pagrindinis dokumento tekstas – su pasiūlymais, rekomendacijomis ar klausimais;
• pažymos data;
• parašas.

Užpildytas dokumentas pasirašomas jo rengėjo ir išsiunčiamas adresatui. Pasirašydamas autorius turi nurodyti savo pareigas, pavardę ir inicialus.

2. Išorinis atmintinė— šį dokumentą išeina už vienos įmonės ribų ir dažniausiai siunčiamas aukštesnėms institucijoms. Jame turi būti ši informacija:

• įmonės, kuriai siunčiamas dokumentas, pavadinimas;
• dokumento tipo nuoroda;
• sudarymo vieta;
• adresato nurodymas (dažniausiai tai yra įmonės vadovas);
• teksto pavadinimas;
• pagrindinis užrašo tekstas;
• atlikėjo pavardė ir pareigos;
• jo telefono numeris.

Skirtingai nuo vidinio memorandumo, išorinis turi būti surašytas ant specialaus, ant kurio nurodomi ir antspauduojami įmonės rekvizitai. Taip pat dokumentą turi pasirašyti organizacijos vadovas.

Memorandumo rengimas

Kadangi memorandumas yra oficialus dokumentas, kuris turi juridinę galią, į jo dizainą reikia žiūrėti rimtai. Galime pabrėžti pagrindines pastabos rašymo taisykles:

• pateikimo stilius yra informacinis, todėl dokumente neturėtų būti jokių jausmų ar emocijų apraiškų;
• visi faktai ar rekomendacijos apie bylą turi būti pateikti, tačiau kuo išsamiau, nurodant visas detales;
• pažyma turi būti surašyta laikantis visų reikalavimų, nes dėl akivaizdžių klaidų ar privalomos informacijos trūkumo dokumentas gali būti pripažintas negaliojančiu.

Kalbant apie dokumento turinį, tada, be reikalingų rekvizitų (organizacijos pavadinimo, atsakingų asmenų, jų vardų ir pareigų) nurodymo, pagrindinė dalis memorandumas yra tekstinis, kuriame detaliai išdėstomas dokumento rengimo tikslas. Ji galima suskirstyti į tris dalis:

1. Pareiškimo dalis- čia išsamiai aprašyti visi įvykusios bylos faktai ir aplinkybės.
2. Analitinė dalis— jame nurodytos pasekmės, kilusios dėl pirmoje dalyje aprašytų aplinkybių.
3. Rekomendacijos dalis- čia sudarytojas pateikia adresatui bet kokius patarimus ar rekomendacijas dėl sprendimo ginčytinus klausimus, gerinant įmonės veiklą ir kt.

Priklausomai nuo memorandumo tipo ir paskirties, dokumente gali trūkti kai kurių nurodytų dalių. Pastaba gali būti sudaryta trimis formomis:

• tekstas;
• lentelės;
• kombinuotas (dviejų ankstesnių parinkčių derinys).

Dokumentas spausdinamas kompiuteriu laikantis visuotinai priimtų taisyklių (šriftas, tarpai, paraštės). Išsamios informacijos vieta gali būti dokumento centre arba išilgai kairiojo krašto.

Atmintinių pavyzdys

Norėdami gauti vizualesnį vaizdą, pristatome Ataskaitos pildymo pavyzdys:

Memorandumas dėl premijų

Premijų ataskaita yra skatinamojo pobūdžio darbuotojui ir skirta paskatinti vyresniąją vadovybę atlyginti darbuotojui už jo atliktą darbą ar kitus nuopelnus. Dokumente gali būti nurodyta rekomenduojama paskatinimo rūšis, parinkta remiantis darbo teisės aktais arba įmonės vidaus dokumentais.

Atmintinė apie praleistą laiką

Pranešimas apie pravaikštas, kaip ir bet kuris kitas darbo drausmės pažeidimas, turi savo rengimo specifiką, nes mes kalbame apie apie tam tikras asmuo, kuris. Norėdami teisingai sudaryti memorandumą, turite atsižvelgti į du svarbūs punktai:

1. Pravaikštomis laikomas ilgas (daugiau nei trys valandos) darbuotojo nebuvimas darbo vietoje. Jei darbuotojas nedalyvavo bent keliomis minutėmis trumpiau, pažeidimas bus laikomas neatvykimu – tokiu atveju pakaks paaiškinimo.
2. Prieš surašydami ataskaitą, turite pareikalauti iš darbuotojo rašytinių paaiškinimų ar bet kokių patvirtinančių dokumentų. Po to jų suteikimo ar nebuvimo faktas turi būti pažymėtas pastaboje.

Pranešimas apie vagystę

Kadangi vagystė yra pažeidimas, kuris yra darbuotojo pagrindas, protokolas dėl šio fakto gali būti surašytas būtent dėl ​​jo atleidimo. Kad ši procedūra būtų atlikta teisėtai, būtina:

• gauti iš darbuotojo raštišką pareiškimą, kuriame jis pripažįsta, kad vagystė buvo įvykdyta;
• pateikti dokumentus, patvirtinančius, kad darbuotojas padarė teisės pažeidimą.

Kai kuriais atvejais gali įsitraukti teisėsauga, nes vagystė yra rimtas nusikaltimas.

Pranešimas apie drausmės pažeidimą

Dokumentas, sudarytas siekiant pranešti apie darbo drausmės pažeidimus, yra grynai vidinis ir neperžengia konkrečios organizacijos ribų. Ataskaitoje apie darbuotoją būtina aiškiai nurodyti jo padarytą nusižengimą, taip pat nurodyti, kad darbuotojas privalėjo tinkamai paaiškinti savo veiksmus.

Verta atkreipti dėmesį į pagrindinius dalykus, susijusius su atmintinės dizainu:

• Šis dokumentas yra informacinio pobūdžio, todėl jo stilius turėtų būti kiek įmanoma neutralesnis ir be emocinių atspalvių.
• Memorandumas gali būti adresuotas vadovui tiek organizacijos viduje, tiek už jos ribų. Kiekvienu iš šių atvejų dokumentas turi savo redagavimo ypatybes.
• Priklausomai nuo tipo, atmintinės rašymo tikslas gali būti informuoti, išreikšti nesutikimą ar pateikti tam tikras rekomendacijas adresatui.

Jei darbuotojas ilgą laiką nebūna savo vietoje, tai laikoma drausmine pažeidimu. Paprastai už tai administracija gali skirti nuobaudą – darbuotojo atleidimą iš darbo už pravaikštas. Tačiau prieš tai labai svarbu tinkamai dokumentuoti tokį neatvykimą, o pirmas žingsnis yra surašyti darbuotojo neatvykimo į darbo vietą aktą.

Atmintinė darbuotojui yra dokumentas, surašytas nusižengusiam darbuotojui, siekiant perduoti vadovybei informaciją apie jo drausmines nuobaudas.

Kartu su šia forma atsakingi asmenys taip pat surašo darbuotojo neatvykimo į darbo vietą aktą, kuriame tiksliai fiksuojamas neatvykimo į darbo vietą laikas, priemonės, kurių buvo imtasi darbuotojo buvimo vietai nustatyti ir kita informacija.

Abu šiuos dokumentus perdavęs vadovui, jis gali išstudijuoti įvykio aplinkybes ir kartu su darbuotoju priimti sprendimą dėl išankstinio darbo nutraukimo dėl pravaikštos.

Tačiau tokiam žingsniui reikia visiškai ir tiksliai įforminti visus patvirtinamuosius dokumentus, todėl geriausia ataskaitą rengti ne „atgaline data“, o iš karto, kai tik šis pažeidimas aptinkamas.

Pirmiausia turite įsitikinti, kad tai nėra priverstinis neatvykimas, pavyzdžiui, dėl ligos. Todėl pirmiausia turite pabandyti susisiekti su darbuotoju ir išsiaiškinti neatvykimo priežastį. Ir jei nepavyko užmegzti ryšio arba darbuotojas negali patikimai paaiškinti priežasties, tęskite.

Įstatyme nėra privalomas reikalavimas dėl ataskaitos rengimo. Šioje situacijoje tai tik dar vienas dokumentas, patvirtinantis neatvykimą į darbą, taip pat perduodantis informaciją vadovybei. Jei įmonė maža, ji gali būti nesudaryta, nes direktorius dažniausiai turi galimybę matyti ir kontroliuoti darbinė veikla kiekvienas jo pavaldinys.

Kita vertus, registruotis pageidautina tuo atveju, kai darbuotojas pas save nebuvo ilgiau nei keturias valandas, o administracija nori jį atleisti iš darbo už darbo drausmės pažeidimą.

Ataskaitoje gali būti ne tik informacija apie darbuotojo padarytą pažeidimą, bet ir vadovybei rekomenduotas bausmės laipsnis. Tai svarbu didelėse įmonėse, kai administracija gali ne visus darbuotojus pažinti iš matymo arba tiesioginis viršininkas nori sušvelninti jam skirtą bausmę. Šioje situacijoje užrašas padės teisingai įvertinti situaciją ir parinkti adekvačią bausmę.

Dėmesio! Informacija apie galimą bausmę turėtų būti tik patariamojo pobūdžio, nes galutinį sprendimą dėl atleidimo turi priimti vadovas ir jis gali priimti sprendimą neatsižvelgdamas į pavaldinių nuomonę.

Pažymos surašymo svarba išauga, jei, be drausminės atsakomybės, vadovybė nori patraukti darbuotoją ir finansiškai. Ataskaita bus įtraukta į patvirtinamųjų dokumentų paketą ir joje gali būti visa reikalinga informacija.

bukhproffi

Svarbu! Ataskaita yra informacinis dokumentas, todėl jo parengimo nepakanka tinkamai pagrįsti atleidimą iš darbo dėl pravaikštų. Pagrindinė forma, kurioje bus fiksuojamas darbuotojo nebuvimas, yra.

Kas turėtų rašyti ataskaitą?

Įstatymai nenustato, kuriam darbuotojui suteikiama teisė surašyti kito pravaikštos protokolą. Teoriškai tai gali padaryti bet kas. Praktikoje būtina laikytis pavaldumo principo.

Šiuo atžvilgiu ataskaitas paprastai rengia tiesioginis išvykusio asmens vadovas. Jis geriausiai pažįsta savo pavaldinius ir būtent jis pirmiausia turėtų pabandyti išsiaiškinti, kodėl vienas iš darbuotojų nepasirodė darbe.

Jei vadovas yra neaktyvus, bet kuris kitas darbuotojas gali parašyti pastabą. Pavyzdžiui, įsibrovėlio nebuvimas turėjo įtakos kito skyriaus darbui (reguliuotojas nepasirodė ir dėl to sustojo dirbtuvės ar mašinos darbas). Esant tokiai situacijai, „nukentėjusioji“ gali pateikti pranešimą vadovui.

Jei įmonė nedidelė ir nėra suskirstytos į skyrius, tada personalo pareigūnas arba už valdymą atsakingas specialistas gali surašyti ataskaitą – juk pagal savo pareigų pobūdį jis turi fiksuoti kiekvieno pasirodymą ar neatvykimą. darbuotojo surašytuose dokumentuose.

Memorandumo pavyzdys

Kaip parašyti atmintinę apie darbuotojo nebuvimą darbo vietoje

Toks dokumentas paprastai surašomas bet kokia forma, tačiau laikantis rengimo taisyklių verslo laiškas. Jame turi būti keletas detalių. Ataskaitą galima užpildyti ir atsispausdinti kompiuteriu arba rašyti rašikliu ant popieriaus lapo.

Lapo viršuje dešinėje užrašykite direktoriaus pareigas arba asmenį, kuriam siunčiama ataskaita, įmonės pavadinimą, vardą ir pavardę. Visa informacija rašoma datatyvo raide.

Kitoje eilutėje po antrašte galite trumpai atspindėti ataskaitos turinį, pavyzdžiui, „Dėl S. A. Ivanovo neatvykimo į darbą“.

Po to turite papasakoti pasakojimą apie įvykį. Tai turėtų būti data ir laikas, kada buvo nustatyta, kad darbuotojas nepasirodė pas jį, bendra nedarbingumo trukmė, skyriaus, kuriame dirbo, pavadinimas, asmens duomenys.

Toliau turite aprašyti priemones, kurių ėmėsi ataskaitos rengėjas, kad sužinotų dabartinę darbuotojo vietą. Pavyzdžiui, čia galite parašyti, kad buvo skambinama į mobilųjį, fiksuotąjį telefoną, buvo siunčiami laiškai į el.

Toliau reikia apibūdinti, kokių rezultatų pavyko pasiekti, ar pavyko išsiaiškinti nebuvimo darbe priežastis. Čia taip pat galite aprašyti, ar darbuotojas galėjo pasiaiškinti, ar atsisakė, ar turi patvirtinančius dokumentus ir pan.

Jei bandymai susisiekti nieko nedavė, tai taip pat turėtų atsispindėti ataskaitoje. Toliau galite apibūdinti, ar įmonei buvo padaryta žala dėl jo nebuvimo darbo vietoje. Jei atsakymas yra teigiamas, galite nurodyti šios žalos mastą.

Toliau protokolo autorius gali patarti, kokių priemonių reikėtų taikyti pažeidėjui. Tai gali būti papeikimas arba atleidimas. Patartina pagrįsti, kodėl rekomenduojama tai daryti. Toje pačioje pastraipoje galite nurodyti informaciją, ar šiam darbuotojui anksčiau buvo skirta drausminė nuobauda.

Tai užbaigia dokumento rengimą. Turite šiek tiek atsitraukti, įdėti savo parašą ir sudarymo datą.

Bet kurios įmonės dokumentų srautas yra popierių rinkinys skirtingo pobūdžio, susistemintas tam tikru būdu. Vienas iš dokumentų yra atmintinė.

Bendrosios dokumento charakteristikos ir paskirtis

Pirmiausia reikia pažymėti, kad memorandumas yra verslo popierius, kuris yra informacinio ir kartu rekomendacinio pobūdžio. Jį ketinama teikti įmonės vadovui arba tiesioginiam vadovui. Šį dokumentą gali sudaryti bet kas dėl dviejų priežasčių:

1. Paties darbuotojo iniciatyva.
2. Vadovybės nurodymu.

Bet kokiu atveju tokiame popieriuje yra išsamią informaciją dėl konkretaus, atskiro klausimo. Iš esmės tai yra darbuotojo nuomonė, išreikšta raštu. Pasitaiko atvejų, kai vadovas, norėdamas priimti sprendimą, turi žinoti savo pavaldinių nuomonę dėl bylos aplinkybių. Tada darbuotojas privalo parašyti pagrįstą atsakymą ir pabaigai formoje pridėti savo asmeninę nuomonę konkrečių pasiūlymų ir rekomendacijas. Atitinkamai toks užrašas tampa konkretaus asmens privačia nuomone.

Nesusipainiokite

Pradėdami rengti dokumentą, turite tiksliai žinoti, ką tiksliai reikia pateikti. Kai kurios rūšys yra labai panašios viena į kitą ir jas galima lengvai supainioti. Pavyzdžiui, yra trijų tipų verslo pastabos: oficialios, ataskaitinės ir aiškinamosios. Tuo pačiu metu tarp jų yra trys reikšmingi skirtumai, kurie neleidžia išmanantis žmogus padaryti šią klaidą. Šie dokumentai skiriasi:

1. Pagal adresatą, tai yra pagal asmenį, kuriam jie skirti. Skirtingai nuo oficialaus rašto, aiškinamasis raštas rašomas tiesioginiam vadovui, be to, memorandumas gali būti surašytas tiesiogiai įmonės direktoriui.

2. Apie pateikiamos informacijos temą ir semantinį krūvį. Aiškinamojo teksto tema yra aiški tiesiai iš pavadinimo. Oficialus laiškas yra verslo susirašinėjimo tarp įmonės struktūrinių padalinių dalis. Pranešimo tema gali būti skirtinga:

• periodinės ataskaitos;
• vienkartinis informacijos teikimas dominančiu klausimu.

3. Jei įmonėje naudojami oficialūs ir aiškinamieji, tai atmintinė gali būti tiek vidinio, tiek išorinio pobūdžio. Pirmuoju atveju jis skirtas įmonės direktoriui, o antruoju – aukštesnei institucijai.

Kada surašomas dokumentas?

Memorandumas yra būtina priemonė. Jis sudaromas, kai esama situacija tampa nekontroliuojama ir gresia įmonei rimtais nemalonumais. Kitaip tariant, reikalų padėtis turi būti kritinė. Šiuo metu darbuotojas atkreipia vadovybės dėmesį į informaciją ir išsamiai išdėsto jam žinomus faktus. Tai gali kelti grėsmę plano įgyvendinimui arba laukiamo pelno gavimui. Dokumentu siekiama atkreipti vadovų dėmesį į iškilusią problemą ir bandyti taisyti esamą situaciją. Kiekvienas specialistas turi savo būdą, kaip išspręsti situaciją. Pranešime jis išsamiai aprašo savo versiją ir išdėsto savo mintis šiuo klausimu. Kad būtų lengviau suvokti informaciją, šis dokumentas yra sudarytas visiškai laisva forma. Šis stilius leidžia absoliučiai bet kuriam darbuotojui išreikšti savo požiūrį konkrečiu, individualiu klausimu, nebijant būti nesuprastam kitų.

Dokumento surašymo priežastys

Yra keletas priežasčių, kodėl memorandumas gali būti sudarytas. Žinoma, visais įmanomais atvejais galima sukurti pavyzdį arba unikalų šabloną. Tačiau bet kokia konkrečia priežastis reikalauja individualaus pateikimo būdo. Priežastys gali būti labai įvairios:

• vėlavimas į darbą;
• neatvykimas į darbą;
• nutylėjimas;
• konfliktas tarp darbuotojų;
• pažyma apie patikrinimo rezultatus;
• atkreipti dėmesį į informaciją apie klaidą;
• grėsmė, kad nepavyks atlikti suplanuotos užduoties;
• informacija apie nepriimtiną darbuotojo elgesį.

Priežasčių yra daug ir kiekviena iš jų reikalauja individualaus požiūrio ir konkrečios procedūros. Gavęs informaciją iš pirmų lūpų, viršininkas turi ją nuodugniai ištirti ir priimti kompetentingą sprendimą. Dažnai reikia gauti papildomos informacijos iš kitų problemos dalyvių. Jie bus priversti pateikti vadovybei paaiškinimus dėl iškeltos problemos.

Jei kas nors ką nors pažeidė

Gamybos sąlygų pažeidimai nėra neįprasti. Be jų neįmanomas darbo procesas ir bendravimas tarp žmonių. Dažniausias pranešimas apie pažeidimą Darbuotojo elgesys darbo vietoje visada yra dviprasmiškas. Bet koks nukrypimas nuo visuotinai priimta norma dažniausiai suvokiamas kaip pažeidimas ir atitinkamai baudžiamas. Teisę skirti nuobaudą turi tik įmonės vadovas, todėl kiti darbuotojai, įskaitant tiesioginį vadovą, gali tik informuoti jį apie tai, kas atsitiko, ir pasiūlyti savo pasirinkimą, kaip paveikti aplaidų kolegą. Tokios ataskaitos sudarymo algoritmas yra toks.

1. Tarnybos arba skyriaus pavadinimas. Nurodyta viršutinėje kairėje lapo dalyje.
2. Adresatas (įmonės vadovas). Nurodyta viršuje dešinėje.
3. Dokumento pavadinimas. Jis parašytas tiesiai apačioje didžiosiomis raidėmis ant raudonos linijos.
4. Dokumento numeris.
5. Surinkimo vieta.
6. Pavadinimas.
7. Dokumento tekstas: Visas vardas ir pažeidėjo pareigas, pažeidimo datą, pažeidimo pobūdį, įvykio priežastis, siūlymą skirti nuobaudą.
8. Pareigos, pilnas vardas ir dokumentą surašiusio darbuotojo parašas.

Jei kaltas kolega

Memorandumą apie darbuotoją gali surašyti tiesioginis vadovas ar kolega. Dažniau jos rengimo priežastys yra neigiamos: pažeidimas, netinkamas elgesys, netinkamas elgesys. Šiuo atveju užrašu siekiama sustabdyti tai, kas įvyko, ir neleisti, kad tai pasikartotų ateityje. Gavęs tokį dokumentą vadovas turi suprasti situaciją ir priimti sprendimą. IN šiuo atveju Nuo jo priklauso, ar darbuotojui bus skirta kokia nors nuobauda, ​​ar ne.

Jei neigiamas incidentas įvyko pirmą kartą, galite apsiriboti įspėjimu ir ugdančiu pokalbiu. Jei pažeidimas patenka į sistemą, bus baudžiama pagal darbo įstatymus. Vadovas privalo pateikti vizą, kurioje tai bus įrašyta priimtas sprendimas. Ataskaitos apie darbuotojus gali būti rengiamos ir dėl kitų priežasčių. Pavyzdžiui, skyriaus vedėjas turi teisę rašyti direktoriui skirtą pažymą, kad pavaldinys būtų apdovanotas už sąžiningą darbą ar gerai atliktą užduotį. Kompiliavimo principas tas pats, tik tekstas teigiamas.

Ar sunku parašyti ataskaitą?

Rašyti atmintinę nėra sunku. Jei reikia, rašto pavyzdį visada galima gauti iš sekretorės. Pro jo rankas pereina daug panašių dokumentų. Svarbiausia yra aiškiai išdėstyti to, kas atsitiko, esmę. Perskaitęs tokį dokumentą, vadovas turėtų aiškiai suprasti, ką norėjo pasakyti šio „pranešimo“ sudarytojas. Faktai turi būti aprašyti chronologine seka, žingsnis po žingsnio, kad bendras vaizdas susidarytų kaip aiškus ir aiškus vaizdas.

Taip pat reikia atsiminti, kad vidiniam naudojimui ataskaita dažniausiai surašoma ant įprasto A4 (arba A5) formato popieriaus lapo. Jei informacija teikiama aukštesnei organizacijai, tekstas turi būti atspausdintas ant įmonės firminio blanko. Toks dokumentas turi būti pateiktas vadovui pasirašyti. Dėl to jį pasirašys du įmonės atstovai: pirmasis – sudarytojas, antrasis – direktorius. Informacija gali būti patvirtinta papildoma informacija. Paprastai jie pateikiami su pagrindiniu dokumentu sunumeruotų priedų pavidalu.

Kad viskas būtų gerai

Kad informacija būtų išgirsta, reikia mokėti parašyti atmintinę. Toks dokumentas paprastai susideda iš trijų pagrindinių dalių.

1. Priežastis parašyti tokį užrašą. Čia būtina aiškiai apibūdinti situaciją ir išvardyti visus žinomus faktus.
2. Sudarytojo nuomonė apie tai, kas vyksta. Būtina visapusiškai išanalizuoti situaciją ir pasiūlyti savo problemos sprendimą.
3. Bendra išvada ir konkretūs žingsniai.

Informacija turi būti pateikiama kuo trumpiau ir aiškiau, kad gavėjas skaitydamas neprarastų proto. Priešingu atveju pateikti faktai gali būti neteisingai interpretuojami, o priimtas sprendimas neduos norimų rezultatų. Tekste nereikėtų reikšti savo spėlionių ar iškraipyti tikrovės. Ši technika prieštarauja taisyklėms. Iškilus tokiam poreikiui, adresatas pats paklaus iniciatoriaus nuomonės, kad suprastų, kas atsitiko, ir priimtų galutinį sprendimą.

Veiksmų seka

Naudodamiesi pavyzdžiu, galime apsvarstyti konkretų tarnybinių pareigų nevykdymo atvejį. Tiesioginis vadovas surašo darbuotojo memorandumą, kurį pateikia įmonės vadovybei. Pirmiausia darbuotojui suteikiama laiko ištaisyti savo klaidas. Priešingu atveju atitinkamos tarnybos vadovas, dalyvaujant 3 liudytojams, konstatuoja, kad darbuotojas neįvykdė užduoties per siūlomą terminą. Tada pažeidėjas turi parašyti visapusišką paaiškinimą, nurodydamas priežastis.

Darbuotojas negali to daryti. Tokiu atveju jis praranda paskutinę galimybę apsiginti. Aiškinamasis raštas perduotas peržiūrėti vadovui. Savo galutinį sprendimą jis išreiškia rezoliucijos forma. Informacija siunčiama personalo skyriui surašyti inkaso orderį. Bausmės dydis nustatomas pagal įstatymą. Jei nusikaltimas pasirodė gana rimtas ir, be to, pasikartojo, rezultatas gali būti atleidimas iš darbo pagal atitinkamą straipsnį.