Tänapäeval peaks igaüks oskama kirju kirjutada. See on ju iga haridusega inimese jaoks paratamatu. Kõigil pole annet kirju kirjutada. Kuid põhireegleid teades saate arendada oskust kirjutada häid ja huvitavaid kirju. Eriti kui need reeglid on üsna lihtsad. Sellest artiklist saate teada, kuidas äri- ja isiklikke kirju õigesti kirjutada. Teeme asja korda erinevaid valikuid tähed ja olulised punktid nende disainis.
Kuidas ärikirju õigesti kirjutada
Ametlik või ärikiri on tavaliselt mõeldud ärisuhete säilitamiseks ettevõtete ja nende töötajate või klientide vahel. Ärikirjal on palju sorte. Näiteks:
- Tänukiri
- Soovituskiri
- Kaaskiri
- Garantiikiri
- Kiri presidendile
- Teenuskiri
- Infokiri
- Õnnitluskiri
- Nõudekiri
- Kaebuse kiri
- Kutsekiri
Peamiselt saadame seda või teist ärikirja kõrgemal seisvatele isikutele või sooviga, s.o. Need on selgelt suunatud kirjad, mis on saadetud kindla eesmärgiga. Eesmärk on tagada, et kirjast saadakse õigesti aru. Näiteks otsustame, kuidas tänukirja õigesti kirjutada, et oleks aru saada, et täname; mõtleme, kuidas ametlikke kirju õigesti kirjutada, et need oleksid kasulikud, et adressaat neist õigesti aru saaks. Seetõttu on väga oluline osata kirja õigesti kirjutada. Ärikirjade kirjutamise näidise leiate lingilt Professionaalsed ärikirjade mallid.
Allpool vaatleme ärikirjade kirjutamise põhireegleid.
Kiri ei tohiks olla näotu
Kas olete kunagi mõelnud, kuidas e-kirju õigesti kirjutada? Ärimehe meilipostkast on sageli täidetud erinevat tüüpi rämpspostiga. Ametliku kirja kirjutamisel on teie esimene prioriteet see, et seda märgataks ja seda ei saadeta rämpsposti kausta.
Kõigepealt peaksite tegema päringud ettevõtte kohta, kuhu soovite oma kirja saata. Teil peab olema oma partneri kohta maksimaalne teave. Kui ettevõtte andmed on teada, võite alustada kirja kirjutamist. Igal ettevõtjal on hea meel, kui kiri on suunatud temale isiklikult, mitte näiteks selle ettevõtte kaubandusosakonnale, kus ta töötab. Adressaadi poole nimepidi pöördumine näitab ennekõike teie austust inimese vastu ja muidugi paneb teda positiivseid emotsioone, mis lihtsalt ei saa teda oma isikule armsaks teha. Lõppude lõpuks, kuidas saate potentsiaalse partneriga vestlust alustada ärilisi ettepanekuid, kui te pole leidnud aega tema perekonnanime, eesnime ja isanime kohta.
Kui teil ei õnnestunud adressaadi nime teada saada, ärge mingil juhul kirjutage: „Uv. geen. direktor!”, „Uv. kaubanduslik rež. ettevõtted! Ärikirjas pole sellistel lühenditel kohta. Sõnad nagu “kallis”, “härra”, “osakonnajuhataja” jne tuleb kirjutada täismahus. Muidu ei saa lugupidamisest juttugi olla.
Kirjal peab olema pealkiri
Pealkiri on vajalik kirja sisu lühidalt paljastamiseks. Nii saab adressaat kirja probleemideta töödelda ja sorteerida. Iga ametlik organisatsioon saab iga päev kümneid kirju absoluutse kohta erinevaid küsimusi. Seetõttu pole mingit võimalust, et teie kirjale tähelepanu pööratakse. Nii et kui teie päis sisaldab kasulikku teavet, siis võib see potentsiaalset partnerit huvitada. Kas saate nüüd aru, miks on oluline ametlikke kirju õigesti kirjutada?
Kuidas jätta endast hea mulje
Proovige lisada oma kirjale sissejuhatus, mis väljendab adressaadile komplimenti. Näiteks kui õnnelik oleksite, kui teil oleks au töötada nii hea seltskonnaga.
Mida vältida
Vältige juhtlauseid
Fraasi “Kui olete meie pakkumisest huvitatud, siis võtke minuga ühendust telefoni teel...” asemel on parem kirjutada “Pakkumise arutamiseks on teil võimalus meiega telefoni teel ühendust võtta...”. Suunav fraas võib inimese psühholoogiliselt teie vastu pöörata. Selline fraas võib adressaadile näidata teie enesekindluse puudumist ja ülbust. Ja kui kirjutad soovituskirja, siis oleks õige “soovitada” ja mitte peale suruda, et mitte jätta muljet, et surud peale, see ei meeldi kellelegi.
Valige õiged tegusõnad
Kasutage täiuslikke tegusõnu. Näiteks loodud, valminud, tehtud, arendatud, suurendatud jne. Kuid sellised verbid nagu esinema, osalema, töötama, tootma ei räägi tulemuste saavutamisest. Seda on võõrkeelsete tähtede kirjutamisel raske arvestada, seega tundke eelnevalt huvi konkreetse keele reeglite vastu, et teada saada näiteks, kuidas ingliskeelset tähte õigesti kirjutada.
Kasutage kirjaplanki
Kirjaplangi kasutamine on nõutav isegi siis, kui saadate kirja kuni meili. Mis on kirjaplank? Kirjaplangil peab olema teie ettevõtte nimi, aadress, telefon, faks, ettevõtte logo ja juhi allkiri. See punkt on õige õigekirja jaoks oluline garantiikiri, sest nii näitad, et oled avatud ja vastutustundlik oma ettevõtte suhtes.
Saada kiri posti teel
Ärikirja saatmisel on parem loobuda faksist ja e-kirjast. Ideaalne variant oleks saata kuller kirjaga, et ta saaks selle isiklikult juhatajale üle anda. Seetõttu hoolitsege kindlasti kaubamärgiga ümbriku eest. Muide, kui saadate dokumente mis tahes ametikoha saamiseks, ärge olge laisk, et uurida, kuidas kaaskirja õigesti kirjutada, tööandja hindab seda.
Kuidas kirjutada õigesti isiklikke kirju
Isiklik kiri võib olla kiri sõbrale või kallimale, kiri aadressile inglise keel kirjasõbrale välismaale, armastuskirja või meili sotsiaalne võrgustik. Adressaadil on alati hea meel teie kirja saada, kui see on õigesti ja huvitavalt kirjutatud. Kirjavahetuse teel suheldes võid kasutada häid sõnu, mida sul oli vestluse ajal sageli piinlik oma lähedastele öelda. Isiklikke kirju on palju lihtsam kirjutada kui ametlikke, kuid see ei tähenda, et te ei pea teadma, kuidas sõbrale või kallimale kirja kirjutada.
Austa vastuvõtjat
Kui saadate kirja posti teel, ärge kasutage tekstiks märkmikust rebitud paberit. Eelistage paberit hea kvaliteediga. Ja ärge unustage aadressi õigesti kirjutada!
Põhireeglid
Kiri peaks algama pöördumisega. Asetage oma sõnum rea keskele. Põhitekst kirjutatud aadressi alla 2 cm taandega lehe vasakust servast sama kaugele. Püüdke säilitada seda distantsi kogu kirja vältel. Kui lehed saavad otsa, võtke teine tühi leht paber. Ärge kirjutage paberi mõlemale poolele!
Vältige parandusi
Pidage meeles, et läbikriipsutatud jooned või parandused võivad muuta teie kirjutise äärmiselt lohakaks. Seetõttu ei tohiks alustuseks olla laisk ja kirjutada mustand.
Registreerimine
Kirja tekst peab olema loetav ja mitte väga väike. Kasutage kogu kirjas sama pasta või tinti. Kindlasti jätke lõppu oma allkiri. Pärast allkirja pane vajadusel järelkiri (P.S.). Tähed on volditud tekstiga sees!
Pärast kirja kirjutamist
Te ei tohiks kellelegi kirja kirjutada halb tuju. Kui negatiivsed emotsioonid on juba paberil, siis ära seda kirja saada. Parem kirjutage see järgmisel päeval ümber. Armastuskirja korrektne kirjutamine tähendab ju adressaadini meeldivate positiivsete emotsioonide edastamist, mitte tema tuju negatiivsete väljaütlemistega rikkumist.
1. Kiri trükitakse valgele paberile või heledale paberile formaadis A4 (210 x 297 mm) või A5 (148 x 210 mm).
2. Lehel peavad olema vähemalt järgmised väljad:
20 mm - vasak;
10 mm - parem;
20 mm - ülemine;
20 mm - madalam.
Kirja kuupäev on selle allkirjastamise kuupäev. Kuupäev kirjutatakse araabia numbritega järjestuses: kuu päev, kuu, aasta. Kuu päev ja kuu on koostatud kahes paaris Araabia numbrid, eraldatud punktiga; aasta - neli araabia numbrit.
4. Väljuv number.
Kirja registreerimis- (väljaminev) number koosneb selle järjekorranumbrist, mida saab omal äranägemisel täiendada indeksiga (näiteks suunapea initsiaalid). Kahe või enama osakonna ühiselt koostatud kirja registreerimisnumber koosneb iga osakonna kirja registreerimisnumbritest, mis on eraldatud kaldkriipsuga.
6. Adressaat
Toetuse saajaks võivad olla organisatsioonid, nende struktuuriüksused, ametnikud või üksikisikud. Kirja adresseerimisel ametnikule märgitakse eeskirjad ENNE perekonnanime. Organisatsiooni ja selle struktuuriüksuse nimi märgitakse nimetavas käändes.
Näiteks:
LLC "Ettevõtte nimi"
Planeerimisosakond
Daatiivi käändes näidatakse selle isiku asukoht, kellele kiri on adresseeritud, Näiteks:
Peadirektor
LLC "Ettevõtte nimi"
A.A. Ivanov
LLC "Ettevõte "Nimi"
Planeerimisosakond
B.B. Petrov
Kirjas ei tohi olla rohkem kui neli adressaati. Sõna “Koopia” ei märgita teise, kolmanda, neljanda adressaadi ette. Kell rohkem adressaadid moodustavad kirja meililisti.
Rekvisiit "Adressaat" võib sisaldada postiaadress. Postiaadressi elemendid märgitakse postiteenuste osutamise eeskirjadega kehtestatud järjekorras.
Kui adresseerite kirja organisatsioonile, märkige selle nimi ja seejärel postiaadress, Näiteks:
LLC "Ettevõte "Nimi"
Yaroslavsky Ave., 12, Jaroslavl, 150001
Kirja adresseerimisel üksikisikule märkida saaja perekonnanimi ja initsiaalid, seejärel postiaadress, Näiteks:
Sidorov V.V.
St. Svobody, 5, apt. 12,
Jaroslavl, 150 000
7. Kirja tekst
Kirja tekst on koostatud tabelina, sidusa tekstina või nende struktuuride kombinatsioonina.
Tabeli veergudel ja ridadel peavad olema pealkirjad, mis on väljendatud nimisõnaga nimetavas käändes. Veergude ja ridade alampealkirjad peavad olema pealkirjadega kooskõlas. Kui tabel on trükitud rohkem kui ühele lehele, peavad tabeli veerud olema nummerdatud ja järgmistele lehtedele trükkida ainult nende veergude numbrid.
Seotud tekst koosneb tavaliselt kahest osast. Esimene osa näitab kirja kirjutamise põhjused, põhjused, eesmärgid, teine (lõplik) - otsused, järeldused, taotlused, ettepanekud, soovitused. Tekst võib sisaldada ühte viimast osa (näiteks taotlus ilma selgitusteta).
Teiste organisatsioonide dokumentide alusel koostatud kirja tekstis märgitakse nende andmed: dokumendi nimi, organisatsiooni nimi - dokumendi autor, dokumendi kuupäev, dokumendi registreerimisnumber, nimetus teksti.
Kirjas kasutatakse järgmisi esitusvorme:
Esimene inimene mitmuses ("palun saatke", "saatke kaalumiseks");
Esimene inimene ainsuses ("Pean seda vajalikuks", "palun tõstke esile");
ainsuse kolmas isik ( "ühiskond ei vaidle vastu", "Nimi" LLC peab seda võimalikuks").
8. Taotlus
Väljastatakse märge kirja tekstis nimetatud manuse olemasolu kohta järgmiselt:
Kasutamine: 5 l kohta. 2 eksemplaris.
Kui kirjal on tekstis nimetamata manus, siis märkida selle nimi, lehtede arv ja eksemplaride arv; kui taotlusi on mitu, on need nummerdatud, Näiteks:
Lisa: 1. Üürileping 5 l. 2 eksemplaris.
2. Üleandmise ja vastuvõtmise akt 1 liitri kohta. 2 eksemplaris.
Kui taotlused on köidetud, siis lehtede arvu ei märgita.
Kui kirjale on lisatud muu dokument, millel on ka manus, väljastatakse märge manuse olemasolu kohta järgmiselt:
Lisa: Vene Föderatsiooni Siseministeeriumi kiri 05.05.2007 N 02-6/172 ja selle lisa, ainult 3 lehekülge.
Kui taotlust ei saadeta kõigile dokumendis märgitud aadressidele, väljastatakse märge selle kättesaadavuse kohta järgmiselt:
Kasutamine: 3 l kohta. 5 eksemplaris. ainult esimesele aadressile.
9. Allkiri
Detail “Allkiri” sisaldab: kirjale alla kirjutanud isiku ametikoha nimetust (täis, kui kiri ei ole koostatud kirjaplangile, ja lühendatult kirjaplangil koostatud kirja puhul) ja allkirja ärakirja ( initsiaalid, perekonnanimi), Näiteks:
Kui kirjale on alla kirjutanud mitu ametnikku, asetatakse nende allkirjad üksteise alla ametikohale vastavas järjestuses, Näiteks:
Kui dokumendile kirjutavad alla mitu võrdsel positsioonil olevat isikut, asetatakse nende allkirjad samale tasemele, Näiteks:
10. Trüki
Pitseri jäljend tõendab ametniku allkirja õigsust FINANTSvahenditega seotud fakte fikseerivate isikute õigusi tõendavatel dokumentidel, samuti muudel autentse allkirja tõendamist ANTAVAtel dokumentidel.
11. Esineja
Täitja kohta käiv märk sisaldab dokumendi täitja initsiaale ja perekonnanime ning tema telefoninumbrit. Esiküljele asetatakse märge esineja kohta või tagakülg viimane leht dokument alumises vasakus nurgas, Näiteks:
Pidev kirjavahetus ja meilid on nüüdseks muutunud igapäevaseks sõpradega suhtlemise vahendiks, kuid kirja kirjutamine on traditsioonilisem, tõhusal viisil, mis võib tuua naeratuse teie sõbra näole. Kui kirjutate meili vanamoodsal viisil, jääb kirjutamise vorm endiselt samaks: sõbrale saadetud kiri peaks sisaldama tervitust, küsimusi sõbrale, värskendust teie elust ja sobivat lõppu.
Sammud
Kirja algus
Põhiosa
- "Kuidas läheb?" või "Kuidas sul läheb?" - kõige levinumad viisid kirja alustamiseks. Esitage küsimus, et kiri tunduks osana pikemast vestlusest. Kui soovite kirjale vastust, täitke see küsimustega.
- Saate kasutada kirja esimest lõiku, et küsida adressaadilt tema elu kohta rohkem. Näiteks: "Ma loodan, et see meeldib väikesele Yulenkale lasteaed. Ma ei suuda uskuda, et ta on nii palju kasvanud!"
- Tähed algavad sageli viitega aastaajale. Mõelge, kuidas alustada väikeseid vestlusi, mis kasvavad sügavateks vestlusteks. Näiteks: "Ma loodan, et sügis ei kahjusta teie tuju. Piirkonna puud on nii ilusaks muutunud. Ma arvan ikka, et talv tuleb külm."
-
Jagage uudiseid ja üksikasju oma elust. Nüüd on käes kirja põhiosa ja selle kirjutamise eesmärk. Miks sa selle kirjavahetuse alustasid? Kas soovite vana sõbraga uuesti suhelda, väljendada, kui väga te teda igatsete, või tänada teda abi eest? Olge aus, avatud ja püüdke oma mõtted paberil selgelt edasi anda.
- Kirjutage sellest, mis teie elus toimub. Sõltumata kirja olemusest hinnatakse teie kirja, kuid lood teie elust lähendavad teie adressaati ja teid. Nii on kiri tõhusam ja avatum. Rääkige meile, mis juhtus, milliseid emotsioone kogesite ja millised on teie tulevikuplaanid.
- Ära kirjelda oma elu liiga detailselt, muidu läheb sõbraliku kirja eesmärk kaotsi. Vältige ajalehe pühade malli - teie sõber hakkab kohe kirja lugema lõpust, kui loetlete kõik oma teened. Pole vaja basseini sukelduda enda probleemid, kuid olge endast rääkides realistlik.
-
Valige teemad, mis on teie sõbraga otseselt seotud. Mida su sõber tegi? viimane kord millal sa temaga kohtusid? Võib-olla läks ta oma hingesugulasest lahku? Võib-olla oli tal jalgpallimeeskonnas raske aeg? Kohanege, viidates tuttavatele teemadele ja esitades küsimusi, et näidata oma huvi oma sõbra ettevõtte vastu.
- Saate arutada teemasid, mis teid mõlemaid huvitavad. Esitage oma vaated kunstile, poliitikale, hiljutistele sündmustele või muudele eluvaldkondadele, mida soovite oma sõbraga arutada.
- Võite soovitada vaadata filme või lugeda raamatuid, mis teie sõbrale võiksid meeldida. Väärtusliku info vahetamine kirja teel on alati teretulnud.
Alusta meeldivatest asjadest. Esimene osa sõbralik kiri on tavaliselt soe ja rõõmsameelne isiksus. See võib anda kogu kirjale tooni, andes adressaadile teada, mis järgmiseks tuleb, ja muutes kirja tõsisemaks või asjalikumaks. Kirjutage mõnerealine tervitus, rääkige nali või kirjutage ilmast.
Kirja täitmine
-
Sulgege arutelu. Kirjutage viimane lõik, edastades oma parimad soovid oma sõbrale või kallimale. Viimane lõik tavaliselt emotsionaalselt kergem, kuid see peab vastama kirja üldisele atmosfäärile. Lõpetage oma kiri positiivse noodiga, et sõber tunneks end paremini.
- Korrake uuesti kirja eesmärki. Näiteks kui kutsusite sõbra peole, kirjutage: "Loodan, et tulete!" Kui soovite lihtsalt oma sõbrale head aega soovida, kirjutage umbes nii: "Head uut aastat!"
- Inspireeri oma sõpra tagasi kirjutama. Kui soovid vastust, kirjuta: “Loodan kiiret vastust” või: “Palun kirjuta vastus!”
-
Kirjutage lõpp. See peaks edastama teie kirja meeleolu olenevalt selle toonist: ametlik või mitteametlik. Nagu tervituse, määrab ka lõpu teie suhte olemus adressaadiga. Lõpeta kiri oma nimega.
- Kui soovite kirja ametlikult lõpetada, kirjutage: "Lugupidamisega", "Lugupidamisega" või "Parimate soovidega".
- Kui kiri on kirjutatud mitteametlikul toonil, kasutage selliseid fraase nagu "Sinu...", "Hoolitse enda eest" või "Hüvasti".
- Kui kiri on isiklik, kirjutage "Armastan", "Armastan sind väga" või "Igatsen sind".
-
Mõelge järelsõnale. Tavaliselt kasutatakse sõbraliku kirja lõpus meetodina järelsõna (lat. post scriptum (P.S.) – “pärast kirjutatut”). lisateavet, millele ei tasu põhiosas eraldi lõiku pühendada. Saate ka lisada huvitav nali või lihtsalt järelsõna välja jätta. Igal juhul veenduge, et järelkiri vastaks kirja toonile ja tekitaks adressaadis tunde, et soovite neid näha.
ÄRIKIRJA TEKSTI STRUKTUUR
ÄRIKIRJA KIRJUTAMISE PÕHIREEGLID
Ärikirjadel on koostamise ja vormistamise reeglid, mis tulenevad nende kuulumisest teabe- ja viitedokumentide hulka. Kirja koostamisel peab autor põhjalikult läbi mõtlema, mis eesmärgil ta kirja koostab ja mida ta selle kaalumise tulemusena ootab. Ta peab enda jaoks selgelt selgeks tegema, mida adressaat teab kirja teemast, millele saab lähtepunktiks toetuda ja millist uut informatsiooni adressaadile veel ei tea, mille nimel kirja koostatakse. Argumendi iseloom ja teksti koostis sõltuvad kirja eesmärgist. Eristada saab järgmisi kirjade ettevalmistamise ja koostamise etappe:
Vaatame neid etappe. Teema olemuse uurimine hõlmab: selle teema kohta piisava teabe kogumist, vajadusel probleemi sisulise seadusandluse uurimist, varasemate selleteemaliste pöördumiste ja neile saadud vastuste analüüsimist. Seejärel hakkavad nad kirja teksti koostama.
Ärikirja teksti ülesehitus
Kirja teksti kirjutamine on töömahukas protsess. Tähtis ülesanne kirja koostamisel on selle infoküllastus, st sellesse kaasamine vajalik kogus teavet. Kirjutamine võib olla ühe- või mitmeaspektiline. Üks kirja aspekt moodustab tavaliselt kogu kirja sisu ja enamasti on need kirjad, mis ei vaja vastust. Mitme aspektiga kirjade tekst võib koosneda järgmistest aspektidest: lõigud, klauslid, alapunktid, lõigud. Iga aspekti esitlus peab algama lõiguga. Ärikirjavahetust iseloomustab kalduvus koostada valdavalt mitmemõõtmelisi kirju. Kiri koostatakse tavaliselt järgmise skeemi järgi: sissejuhatus, põhiosa, järeldus. Sissejuhatav osa sisaldab: linki dokumendile, selle üksikuid punkte, mis olid kirja koostamise aluseks; faktiväide, milles on märgitud kirja koostamise eesmärk (põhjus). Dokumendile viidates märgitakse selle andmed järgmises järjestuses: dokumendi liigi nimetus, autor, kuupäev, dokumendi registreerimisnumber, pealkiri, näiteks: Vastavalt valitsuse määrusele Venemaa Föderatsioon 27. juuni 2004 nr 620 “Näidiseeskirjade kinnitamise kohta...” Põhiosa sisaldab sündmuse kirjeldust, hetkeolukorda, nende analüüsi ja esitatud tõendeid. Just selles osas on vaja veenda, tõestada, et koosolekul (konverentsil, ümarlaud) osalemine on vajalik, et toodetud tooted või osutatavad teenused oleksid parimad, et taotlus tuleb täita jne. Kirja kokkuvõte kujutab endast järeldusi taotluste, ettepanekute, seisukohtade, keeldumiste, meeldetuletuste jms kujul. Kiri võib sisaldada ainult ühte viimast osa. Kirja põhiküsimused peavad olema selgelt sõnastatud ja paigutatud järjestusse, mis on tajumiseks kõige optimaalsem. Peale mustandi koostamist ja kirjutamist tuleb teenistuskiri redigeerida. Ärikiri algab peaaegu alati aadressiga. See väike osa tekstist on suhtluseesmärgil äärmiselt oluline. Õigesti valitud sõnum ei tõmba mitte ainult adressaadi tähelepanu, vaid annab ka kirjavahetusele õige tooni ning aitab luua ja hoida ärisuhteid. Pöördumise tähtsuse määrab kirja autor. Erilist tähelepanu väärib aadressi järel kirjavahemärki. Aadressi järel olev koma annab kirjale juhusliku iseloomu, hüüumärk aga rõhutab olulisust ja vormilist stiili. Teksti kirjutaja peab arvestama järgmiste teguritega:
1. Adressaadi sotsiaalne positsioon tema enda suhtes;
2. tutvuse aste, suhte iseloom;
3. Suhtlusolukorra formaalsus/mitteametlikkus;
4. Etteantud kõnerühmas kehtivad etiketiõigused.
Trükituna on pöördumine keskele:
Kallis Mihhail Petrovitš!
Kirja tekst võib lõppeda palve täitmise ootuse väljendamisega (garantiid, esindused, kutsed, meeldetuletused), aga ka viisakusvalemiga, näiteks:
Tänan osutatud abi eest ja kinnitan, et teie edastatud teave seda ka tehakse suur väärtus vastastikku kasuliku koostöö arendamisel.
Kasutan võimalust ja tänan kutse eest...
Avaldan lootust viljakale koostööle ja aktiivsele osalemisele probleemide lahendamisel, meie edasiste programmitegevuste väljatöötamisel ja elluviimisel.
Viisakusvalem asub enne atribuuti “signature”, trükitud lõigust ja eraldatud positsioonist komaga. Ametinimetus kirjutatakse suurtähtedega või väiketäht sõltuvalt sellest, kuidas ametikoht on organisatsiooni asutamis- või reguleerivates dokumentides märgitud. Kui kiri väljastatakse ametniku kirjaplangil, siis atribuudil “allkiri” ametikoha nime ei märgita.
Ametlikus kirjavahetuses kasutatakse ametlikku äristiili.
Äristiil on kombinatsioon kõne tähendab, mille ülesanne on teenida ametlike ärisuhete sfääri.
Iseärasused äristiil, sellele omased eripärad, seda tüüpi keele stiilinormid kujunesid ärisuhtluse tingimuste mõjul. Need tingimused on järgmised:
1. Ärisuhtluses osalejad – peamiselt juriidilised isikud- organisatsioonid, asutused, ettevõtted, mida esindavad juhid ja muud nende nimel tegutsevad ametiisikud;
2. Organisatsioonide vaheliste infosuhete olemus ja sisu on üsna rangelt reguleeritud;
3. Ärisuhtluse teemaks on organisatsiooni tegevused: juhtimis-, tootmis-, majandus-,
teaduslik, tehniline jne;
4. Valdav enamus juhtimisdokumente on suunatud konkreetsele saajale;
5. Enamik organisatsioonide tegevuses tekkivaid ja kirjalikku dokumenteerimist nõudvaid olukordi on seotud korduvate sarnaste olukordadega.
Arvestatud ärisuhtluse tingimused moodustavad teatud nõuded juhtimisteave. Juhtimisvaldkonna tõhusa infovahetuse tagamiseks peavad teabel olema teatud omadused.
See peaks olema:
1. Ametlik olemus, mis rõhutab suhte ärilist alust, nende mitteisiklikku olemust ning viitab ka teatud distantsile, mis eksisteerib ärisuhtluses osalejate vahel;
2. Adresseeritud, kuna juhtimisdokument on alati mõeldud konkreetsele saajale, ametnikule, organisatsioonile, organisatsioonide rühmale;
3. Ajakohane, kuna dokument peab sisaldama täpselt seda infot, milles vaja läheb hetkel aega tõhustada juhtimisotsus või
muuks kasutuseks juhtimistegevuses;
4. Objektiivne ja usaldusväärne, kuna tulemuslik juhtimistegevus eeldab sündmuste, faktide ja nähtuste erapooletut ja erapooletut hindamist;
5. Veenev, põhjendatud, kuna ärisuhtluse ülesanne on julgustada adressaati tegema (või mitte tegema)
teatud toimingud;
6. Täielik ja piisav juhtimisotsuste tegemiseks. Vajalikuks võib osutuda teabe puudumine
lisaks küsida teavet, luua kirjavahetust,
põhjustada põhjendamatut aja- ja rahakaotust.
Äristiilis on kombinatsioon konkreetsed märgid, eristades seda teistest keelestiilidest – teaduslikust, ajakirjanduslikust, kõnekeelest ja ilukirjanduslikust keelest.
Äristiili peamised nõuded on järgmised:
Standardimine ärikõne hõlmab kõiki keeletasandeid – sõnavara, morfoloogiat ja süntaksit. Tänaseks on ärikõnesse kogunenud tohutult palju termineid, fraase ja valemeid. Valmiskonstruktsioonide kasutamine võimaldab vältida aja raiskamist tüüpolukordi iseloomustavate definitsioonide otsimisele. Ärikõne standardimine suurendab oluliselt dokumentide teabesisu, hõlbustab oluliselt nende tajumist, mis aitab üldiselt optimeerida dokumendivoogu.
Esitluse neutraalne toon on ametliku ärisuhtluse norm, mis väljendub esitluse kõige rangemas ja vaoshoitumas. Esitluse tooni neutraalsus välistab ekspressiivsete ja emotsionaalselt laetud tekstide kasutamise võimaluse. keelelised vahendid(kõnekeelne sõnavara ja vahesõnad) kujundlikud vahendid ja sõnad, mida kasutatakse ülekantud tähenduses. Kirja tekstis sisalduv teave on oma olemuselt ametlik. Seetõttu tuleks dokumentides minimeerida isiklikku, subjektiivset elementi. Dokumendikeelest jäetakse välja sõnad, millel on hääldatud emotsionaalne varjund (deminutiivse sufiksiga sõnad, liialdus- või taandussufiksitega sõnad).
Siiski ei saa eeldada, et ametlik dokument on täiesti emotsioonideta.
Enamiku dokumentide eesmärk on adressaati huvitada, veenda ja julgustada tegutsema autori soovitud suunas. Juhtimisdokument ei saavuta oma eesmärki, kui sellel puuduvad emotsionaalsed varjundid, kuid emotsionaalsus peaks olema varjatud ja saavutatud mitte keele, vaid sisu kaudu. See peaks olema peidetud välise rahuliku, neutraalse esitlustooni taha. Esitluse täpsus eeldab dokumendi sisu ühemõttelist mõistmist.
Teksti selguse ja täpsuse määrab eelkõige korrektsus kompositsiooniline struktuur tekst, loogikavigade puudumine, läbimõeldus ja sõnastuse selgus - stabiilsed fraasid, kujundlike väljendite puudumine.
Teksti lakooniline esitus saavutatakse keeleliste vahendite säästliku kasutamisega, välistades kõne liiasuse - lisatähendust kandvad sõnad ja väljendid.
Teksti ülevaatlikkuse ehk lühiduse nõue on otseselt seotud teksti mahu vähendamisega. Lühiduse nõue sunnib dokumendi teemat selgemalt sõnastama, säästlikult kasutama keelt, välistama tarbetud, vajalikku infot mittekandvad sõnad, põhjendamatud kordused ja mittevajalikud detailid.
Kiri peab olema veenev, olenemata sellest, kellele see on saadetud, ja sisaldama täpsed kuupäevad, vaieldamatud faktid ja järeldused.
Üks ärikõne tunnuseid on keeleliste valemite laialdane kasutamine - stabiilsed (malli) fraasid, mida kasutatakse muutmata kujul. Konkreetse tegevuse motiveerimiseks kasutatakse järgmisi väljendeid:
Teatame, et alates... kuni...;
- Teatame, et seisuga...;
- Saadame teile kokkulepitud...;
- Palume teil kaaluda...,
- Kontrollimisel tuvastati, et....;
- Rahalise abi puudumise tõttu...;
- Raske majandusliku olukorra tõttu...;
- Vastavalt teie kirjale...;
- Ühise töö tegemiseks...;
- Vastavalt protokollile...;
- Meie kokkuleppe kinnituseks...;
- Vastutuse tugevdamiseks... jne.
Keelelised valemid on korduvates olukordades kasutatavate keeleliste vahendite ühendamise tulemus. Lisaks tüüpilise sisu väljendamisele toimivad keelevalemid sageli teksti juriidiliselt oluliste komponentidena, ilma milleta ei ole dokumendil piisavat juriidilist jõudu:
Tagame laenu tagasimakse summas...,
- Garanteerime makse. Meie pangaandmed...,
- Juhtimine rakendamise üle on määratud...
Termin on sõna või fraas, millele on omistatud konkreetne või eriline mõiste. Terminite kogum konkreetses teadmisvaldkonnas või ametialane tegevus koostab terminoloogiat ehk terminisüsteemi.
Terminite kasutamine rangelt fikseeritud tähenduses tagab teksti ühemõttelise mõistmise, mis on väga oluline ärisuhtlus.
Juhtimisdokumentatsioonis kasutatavad terminid on valdkonna terminoloogia, mis peegeldab selle sisu ainevaldkond, millele on pühendatud dokumendi sisu, samuti terminid, mis on välja kujunenud dokumentatsiooni toetamise valdkonnas.
Mõistekasutuse korrektsus ja stabiilsus praktikas saavutatakse terminoloogiasõnastike ja standardite kasutamisega, mis loovad rangelt üheselt mõistetava mõistete ja terminite süsteemi ning aitavad korrastada terminoloogiat. Juhtimise dokumentatsioonitoe valdkonnas kasutatavad mõisted on kirjas GOST R 51141-98 “Kontoritöö ja arhiveerimine. Mõisted ja määratlused".
Termini kasutamisel tuleb tagada, et see oleks saajale arusaadav. Kui kirja autoril on selles kahtlusi, tuleb teha üks järgmistest:
Andke mõiste ametlik definitsioon;
Dešifreerige termini tähendus neutraalse sõnavara abil;
Eemaldage termin või asendage see üldarusaadava sõna või väljendiga.
Terminite kasutamise raskused on tingitud ka sellest, et terminisüsteem on pidevas muutumises: sisu juba muutub olemasolevaid kontseptsioone, tekivad uued, mõned mõisted vananevad ja neid tähistavad mõisted langevad kasutusest välja.
Polüsemantiliste terminite (sünonüümterminite) kasutamisel tuleb arvestada, et ühes dokumendis saab terminit kasutada ainult ühes selle tähenduses. Näiteks mõisted “leping”, “leping”, “leping” on sünonüümid, kuid erinevad nende rakenduspraktikast. Tööõiguses me räägime O tööleping(leping); tsiviilõiguses - kahe- ja mitmepoolseid tehinguid nimetatakse lepinguteks; sisse väliskaubandustegevus Mõistet “leping” kasutatakse sagedamini mitmete muude valdkondade kokkulepped fikseeritakse lepingutes.
Veel üks ärikõne tunnusjoon. Ärikõnes kasutatakse lühendeid. Sõnalühendeid on kahte peamist tüüpi:
1. Leksikaalsed (lühendid) - keerulised lühendatud sõnad, mis on moodustatud osa nende moodustavate tähtede eemaldamisest sõnade osadest: SRÜ, LLC, hädaolukordade ministeerium, tuumaelektrijaam, GOST, GUM, Roskomzem, pearaamatupidaja, juht, asetäitja, eriüksused.
2. Graafika - kirjas kasutatavate sõnade lühendid: gr-n, tchk, zh-d, kv. m jne.
Tähtedes tuleks kasutada ainult ametlikult aktsepteeritud lühendeid, nimetusi ja termineid. Asutuste, organisatsioonide ja ametikohtade nimed, ametinimetused, mõõtühikud, geograafilised nimed ja teised peavad täpselt vastama ametlikele nimedele.
Ärikõne teine tunnusjoon on sõnade järjestikuse allutusega konstruktsioonide kasutamine genitiivis või instrumentaalkäändes:
- Pakume Teile lahendusvariante (millised?) elamute ja administratiivhoonete kütte-, ventilatsiooni- ja sanitaarseadmete rekonstrueerimiseks.
- Jagame täielikult vajadust (mida?) võimaliku koostöö konkreetsete küsimuste edasiseks aruteluks.
- Vastavalt Vene Föderatsiooni presidendi kinnitatud põhitegevuste loetelule (mida?) Suure Isamaasõja võidu 60. aastapäeva tähistamise ettevalmistamiseks ja läbiviimiseks...
Vastavalt personali graafikule...
Ärikõnet iseloomustab fraaside kasutamine verbaalsete nimisõnadega. Ärikõnes kasutatakse tegusõnade asemel konstruktsioone verbaalsetest nimisõnadest, millel on tegu tähendusega: abistama (ja mitte abistama), abistama (ja mitte aitama), koristama (ja mitte koristama), toetama. (ja mitte toetama), remonti tegema (mitte parandama).
Kirjutamisel on oluline esituse lihtsus ja lihtsate, tavaliste lausete ülekaal. Äristiili tunnuseks on valdav lihtsate tavalausete kasutamine, üheosalised (ühe põhiliikmega - subjekt või predikaat) või kaheosalised (kahe põhiliikmega - subjekt ja predikaat) koos isoleeritud fraasidega (osalause, määrlause, eraldi määratlused), sissejuhatavad sõnad ja soovitusi, näiteks:
- Seoses ühisettevõtte "MIO" põhikapitali sissemakstud linnavara kasutamise äärmiselt madala efektiivsusega, samuti mootorsõidukipargi ebapiisava töökoormuse ja kahjumlikkusega, palume lahendada linnavara võõrandamise küsimus. linna osa linnahalli finants- ja majandusjuhtimiseks.
Soovitav on koostada kiri ühes küsimuses. Kui teil on vaja organisatsiooniga samaaegselt ühendust võtta mitmes erinevas küsimuses, on soovitatav kirjutada igaühe jaoks eraldi kiri.
Ühe kirja tekstis saate väljendada taotlusi või muid küsimusi, kui need antakse täitmiseks ühele isikule.
Ärikirjavahetus sisaldab lisaks traditsioonilistele keelevalemitele võõrsõnu ja väljendeid. Praktikas mängivad nad keeleliste valemite rolli. Mõned neist on hästi tuntud, mõned vähem levinud. Tuleb meeles pidada, et kasutamine võõrsõnad hõngu kergelt vanamoodsalt, kuid samas jätab see neid sõnu teadvast partnerist hea mulje ja võimaldab välist lugejat segadusse ajada.
Õpetlik;
Kaasnev;
Garantii;
Informatiivne;
Aitäh;
Palju õnne;
Samuti on soovikirjad, palvekirjad, teavituskirjad, vastuskirjad, kutsekirjad jne. Igal kirjatüübil on koostamisel ja kujundamisel oma eripärad.
Kutsekirjad
Kutsekirjad koos pakkumisega osaleda seminaridel, koosolekutel ja muudel üritustel on enamasti adresseeritud organisatsiooni juhile, konkreetsele ametnikule, kuid võib olla suunatud ka kogu meeskonnale. Kirjadel on märgitud osalemistingimused, ürituste koht ja aeg ning vajadusel riietumisstiil. Tavaliselt sisaldab kiri üksikasju “manus”, mis annab teada ürituse programmi.
Garantiikirjad
Garantiikirjad koostatakse teatud lubaduste või tingimuste kinnitamiseks ja on adresseeritud organisatsioonile või üksikisikule. Garanteerida saab tehtud tööde eest tasumist, kvaliteeti, toodete tarneaega, kauba eest tasumist, renti jms. Sellistes kirjades kasutatakse tüüpväljendeid: “firma garanteerib, meie garanteerime, palume saata meile sularahas. (garantii liik), garanteerime makse, garanteerime tarneajad, garanteerime toodete kvaliteedi...”
Tavaliselt on kirjas märgitud maksetagatisi pakkuva organisatsiooni makseandmed.
Soovitav on kirja tekst kooskõlastada õigusteenistusega. Lisaks organisatsiooni juhi allkirjale saab anda pearaamatupidaja allkirja. Allkiri on kinnitatud pitseriga.
Palvekirjad
Ettevõtete, organisatsioonide ja asutuste nimel taotlusi esitatakse väga palju olukordi. Selle kirja tekst on tavaliselt üles ehitatud järgmisel kujul: sisu põhiosa sisaldab põhjust, mis ajendas teid taotlust esitama; taotluse enda avaldus; lõpuosa avaldab lootust oodatud tulemusele. Taotlusi väljendatakse tavaliselt sõnadega “küsin, me küsime”;
Palun abi...;
Palun saatke meie aadressile...;
Palun osale...;
Palun teavitage...;
palun võlg likvideerida...;
Palun tegutsege...
Käesoleva kirja põhieesmärk on veenda, tõendada nõude täitmise vajalikkust, seetõttu esitab kirja tekst veenvaid tõendeid, lisab arvutused, hinnangud ja muud alused, mis vormistatakse “manuses”.
Vasta kirjadele
Vastuskirja tekst algab tavaliselt päringu kordamisega. Järgmisena märgitakse taotluse läbivaatamise tulemused, motiveeritakse keeldumist (kui tegemist on keeldumiskirjaga) ja märgitakse keeldumine ise.
Ärikirjas sisalduva teabe olemus eeldab enamasti alternatiivsust vastuskirjas oodatavale informatsioonile, s.t ärikirjavahetuses toimib sisulistes aspektides paralleelsuse põhimõte, mis kajastub vastuse kirjavahetuse keeles. See tähendab:
1. Algkirja ja selle teema lingi olemasolu vastuskirjas;
2. Sama keelelise väljendusvahendi (eeskätt terminoloogia) kasutamine mõlemas kirjas;
3. Mõlema kirja teabemahtude ja sisu aspektide võrreldavus;
4. Teatud järjestuse järgimine sisu aspektide esitamisel.
Vastuskirjade tekstid peavad vastama juhtide otsustes fikseeritud ülesannetele.
Esimene ja põhireegel on, et ära viivita oma vastamisega, ära pane korrespondendit ootama. Kui asjaolud on sellised, et te ei saa määratud tähtaja jooksul vastata, teavitage sellest adressaati, samuti tähtajast, mille jooksul saate lõpliku vastuse anda. Palun vabandage viivituse pärast, näidates ära selle objektiivse põhjuse.
Vastuskirjas on märgitud selle dokumendi number ja kuupäev, millele vastus antakse. Neid andmeid ei kanta kirja teksti, vaid blanketil selleks ettenähtud kohta või vormistamata dokumendi päise ette.
Keeldumiste esitamiseks kasutatakse järgmisi vorme:
- Teie ettepanek lükatakse tagasi järgmistel põhjustel...
Teile saadetud ühistegevuse lepingu kavand lükatakse tagasi järgmistel põhjustel...
- Meil on kahju, kuid meie ettevõte ei saa teie pakkumist vastu võtta...
Tänukirjad
IN viimasel ajal Tänukirjad on leidnud laialdast kasutamist ärikirjavahetuses.
Tänukirjad on reeglid head kombed suhted partnerite vahel. Partnerlussuhetes tuleb osata mitte ainult küsida, vaid ka tänada osutatud teenuste eest, mis tahes ürituste ühise läbiviimise, õnnitluste saatmise, vastuvõtu korraldamise jms eest.
Kirja saab koostada kirjaplangile või värvilisele kirjaplangile) tänukiri. Kui kiri on koostatud kirjaplangil, registreeritakse see ettenähtud korras. Tänukirja plangile koostatud kiri ei kuulu registreerimisele; Kuna kiri on olemuselt isiklik, ei ole soovitatav sellesse lisada atribuuti "esineja". Kirjade tekstid kasutavad standardset esitusviisi:
- avaldan tänu...;
- Olen siiralt tänulik...;
- Märgime tänuga...;
- Aitäh...;
- Tänan teid...
Saatekirjad koostatakse adressaadi teavitamiseks võimalike dokumentide saatmisest. Kirja tekst koosneb kahest osast: teade saadetava materjali kohta ja täpsustav info (manused). Tavaliselt on kaaskirja tekst väga lühike, mahub A5 formaadile ja sellel ei ole iseseisvat pealkirja. Kaaskirjad algavad tavaliselt sõnadega:
- saadan infot...; - Meil on hea meel teile pakkuda (soovitada)...;
- Pakume teile...;
- Oleme kindlad, et tunnete huvi meie toodete kõrge kvaliteedi vastu...;
- Teatame, et...;
- Teatame, et...;
- Loodame edasisele koostööle...