Esmapilgul tundub, et ametlikel, memorandumitel ja seletuskirjadel pole olulist vahet, sest Need dokumendid on oma eesmärgi poolest sarnased – kõik on oma olemuselt informatiivsed. Sellegipoolest on tegemist erinevate dokumentidega, mis erinevad sisu, sihtimise ja koostamise eesmärkide poolest. Lisaks ei sisalda need juhiseid, vaid annavad teavet, mis sunnib adressaati tegema arutatavas küsimuses lõplikku otsust.
Millised on ametniku, aruande, seletuskirja tunnused? Kuidas iga dokumenti paberil õigesti ette valmistada? Püüame neile ja teistele küsimustele vastata praktilisest vaatenurgast.
ARUANNE
Memorandum(OKUD järgi kood 0286041) on juhile, osakonnajuhatajale ja teistele volitatud isikutele suunatud teabe- ja viitedokument. See kirjeldab üksikasjalikult kõiki küsimusi koos koostaja järelduste ja ettepanekutega ning selle eesmärk on ärgitada juhtkonda tegema teatud otsust.
Õigusaktis puudub mõiste “memorandum” kui iseseisva mõiste definitsioon.
Memorandum koostatakse nii juhi kirjalikul või suulisel korraldusel kui ka töötajate endi initsiatiivil (näiteks juhtudel, kui tootmis- või majandusküsimuse lahendamiseks tekib vajadus esitada teave kirjalikult kõrgemale juhtkonnale). Sellise dokumendi abil saab teha ettepaneku tootmisprotsesside tehnilise poole parandamiseks, väljendada mittenõustumist kõrgema juhi tehtud otsusega ning ka kolleegidega lahkarvamuste tekkimisel oma seisukohta avaldada. Seetõttu on memorandumi koostamisel ennekõike oluline, et autor sõnastaks selgelt oma seisukoha ning seejärel esitaks selle kasuks veenvad argumendid.
Memode tüübid
- algatusvõimelistele;
- informatiivne;
- aruandlus.
Initsiatiiv koostatakse memorandum eesmärgiga ärgitada adressaati teatud otsust tegema, mistõttu on memo tekst välja toodud asjaolud, sisaldab konkreetseid ettepanekuid, soovitused või järeldused.
Teave koostatakse regulaarselt aruanne, mis sisaldab teavet tööde teostamise üksikasjade, tulemuste või meetodite kohta.
Aruandlus aruanne teavitab töö lõpetamisest, selle etapist, juhiste, korralduste jms täitmisest.
Olenevalt adressaadilt aruanded jagunevad:
- välistele;
- sisemine.
Väline memo adresseeritud konkreetse asutuse juhile, vormistatud organisatsiooni üldplangile, allkirjastatud juhataja poolt ja mis sisaldab tavaliselt järgmisi üksikasju:
- organisatsiooni nimi;
- kuupäev;
- indeks;
- koostamise koht;
- adressaat;
- teksti pealkiri;
- tekst;
- juhi allkiri;
- esineja perekonnanimi, telefoninumber.
Välismemorandum esitatakse kõrgema organisatsiooni juhile (näide 1).
Näide 1
Väline memo
ARUANNE
10.02.2014 № 12/05-14
Täiendava ligimeelitamisel
tööjõuressursse
Kallis Andrei Vassiljevitš!
Kandidaatide puudumise tõttu Moskva filiaali haldusaparaadi moodustamise etapis on vaja meelitada tööjõuressursse täiendavatest allikatest kuni 14. aprillini 2014. Vestlused uute kandidaatidega tuleb läbi viia hiljemalt 21.04.2014.
Kulude tasumine eest lisateenused teostatakse vastavalt 14.02.2014 Teenuslepingu nr 04/56 punktile 4.5.
Personaliosakonna juhataja Semenov IN. Semenov
Juhtumil nr 03-13
Odintsova 10.02.2014
Sisemine memo saadetakse väljapoole asutust, näiteks kõrgemale organisatsioonile, koostatud standardsele A4-formaadis paberilehele, kuid märkides ära kõik vajalikud üksikasjad, mis asuvad vastavalt standardile GOST 6.30-2003 “Ühtsed dokumentatsioonisüsteemid. Organisatsiooni- ja haldusdokumentatsiooni ühtne süsteem. Nõuded dokumentide vormistamisele“ (näide 2).
Sisememorandumi kohustuslikud üksikasjad on järgmised:
- struktuuriüksuse nimetus;
- dokumendiliigi nimetus (ARUANNE);
- kuupäev;
- registreerimine (väljaminev number);
- teksti pealkiri;
- tekst;
- märkige rakenduse olemasolu kohta (kui see on olemas);
- sihtkoht;
- koostaja allkiri (näidates ametikohta, initsiaalid, perekonnanime).
Näide 2
Sisemine memo
ARUANNE
07.04.2014 № 6
Juhi poolt toime pandud töölt puudumisest
müügiosakond
Juhin teie tähelepanu, et täna, 04.07.2014 puudus müügijuht Valentina Ivanovna Petrova kogu tööpäeva jooksul kella 10.00-18.30 oma töökohalt.
V. I. puudumise põhjuse õigsust kinnitavaid andmeid ega dokumente ei esitatud.
Seoses rikkumisega teen ettepaneku vallandada V.I. töölt puudumise eest.
Müügiosakonna juhataja Ignatjev O.A. Ignatjev
Juhtumil nr 02-10
Sidorova 07.04.2014
Aruande üksikasjade registreerimine
Memorandumi koostamisel kasutatakse nii päiseosa detailide nurgelist (näide 3) kui ka pikisuunalist paigutust (näide 4).
Näide 3
Memorandumis detailide nurkne asukoht
Nimi
struktuuriüksus Sihtkoht
ARUANNE
______________ № ________
Pealkiri
Näide 4
Detailide pikipaigutus aruandes
Struktuuriüksuse nimetus
ARUANNE
_____________ № _________
Pealkiri
Dokumendi tüübi nimi on kirjutatud suurte tähtedega(ARUANNE) ja võib asuda keskel või vasakpoolse välja piirilt.
Kuupäev Ja number memod on kirjutatud ühele reale. Kuupäev antakse välja Araabia numbrid (21.04.2014 ) või tähtnumbriline meetod ( 21. aprill 2014.).
Pange tähele
Välismemorandumi kuupäev on selle kinnitamise ja adressaadile saatmise kuupäev, sisememorandumi kuupäev - koostamise ja allkirjastamise kuupäev.
Registreerimisnumber sisememorandumile märgitakse see kas koostamise või vastuvõtmise kohas - olenevalt organisatsioonis toimivast dokumentide registreerimise süsteemist.
Kui aruandega peavad tutvuma huvitatud isikud, märgitakse see ära viisa kinnitamine ja pärast otsuse tegemist - resolutsioon juht.
Otsuse vastuvõtmine on aruande läbivaatamise viimane etapp.
Pange tähele
Sisememorandumiga tutvunud juhi otsus on aluseks meetmete võtmisel, dokumentide väljastamisel või ürituste läbiviimisel.
Pealkiri tekstile paljastab lühidalt dokumendi sisu. See on koostatud vastavalt üldreeglid dokumentide pealkirjade kirjutamine: eessõna kasutamine o/o ja verbaalne nimisõna sisse eessõna kääne, Näiteks Töölt puudumise kohta Lazarenko O.O.
Tekst memorandum koosneb kahest või kolmest semantilisest osast:
- esimesel - märkidesosad- esitab põhjused, faktid või sündmused, mis olid selle kirjutamise põhjuseks;
- teises - analüüsiv osa- sisaldab hetkeolukorra analüüsi ja annab võimalikud variandid lahendused;
- kolmandas - kokkuvõtlik osa- sisaldab järeldusi ja ettepanekuid konkreetseteks tegevusteks, mida koostaja hinnangul on vaja teha.
Aruande teine osa võib puududa. Sel juhul sisaldab memorandumi tekst koostaja põhjendust, järeldusi ja ettepanekuid.
Kui memol on lisa, märgi umbesrakendus tehakse enne allkirjastamist.
Märkus, mis näitab märkuse tekstis nimetatud rakenduse olemasolu, on vormindatud järgmiselt:
Kasutamine: 3 l kohta. 1 eksemplaris.
Kui märkmel on lisa, mida tekstis ei nimetata, siis märkida selle nimi, lehtede ja koopiate arv.
Lisa: Piirkondliku laenuosakonna määrustik 5 lk. 1 eksemplaris.
Sisemine memo märk koostaja (kui see esitatakse üksuse juhile) ja üksuse juht (kui esitatakse organisatsiooni juhile); väline memo märgid organisatsiooni juht.
Pange tähele
Kui memorandum on koostatud kahele või enamale lehele, tuleb teine ja järgnevad leheküljed nummerdada. Seerianumbrid kirjutatakse araabia numbritega lehe ülemise veerise paremale küljele.
TEENINDUSMÄRKUS
Teenindusmemo on teatise tüüp. See on kirjalik teabesõnum, mida kasutatakse laialdaselt tänapäevaste juhtimisstruktuuride praktikas erinevad tasemed ning organisatsioonilised ja juriidilised vormid. Office'i memod pakuvad otsesuhtlust haldusobjektide vahel horisontaalsel tasandil.
Muide
Ametlik memo on dokument, millel puudub ametlik staatus. See pole OKUD-s ette nähtud.
Memosid koostatakse väga erinevates olukordades. Selle dokumendi tüüpilised eesmärgid hõlmavad järgmist:
- teabenõue;
- juhiste väljaandmine;
- teise sõnumiga kaasnev (kaaskiri);
- teadaanded (teated).
Tekst memo sisaldab teavet selle koostamise põhjuste kohta ettepaneku, taotluse, avalduse vormis. See võib olla teave personali liikumise, koosolekute, muudatuste kohta ettevõtte kultuur ettevõtted jne. Teenuslehed koostatakse tavalisele A4 paberilehele.
Märgukirjale kirjutab alla spetsialist või osakonnajuhataja. Memo kuupäev on selle koostamise ja allkirjastamise kuupäev.
Seadusandlus ei näe ette rangeid nõudeid ametlike märgukirjade koostamisele ja täitmisele, mistõttu tuleks nende täitmise kord, arvestades organisatsiooni eripära, fikseerida kohalikus normatiivakt, näiteks kontoritöö juhendis. Memo formaat peaks täitma sisekommunikatsiooni protsesside lihtsustamise ja kiirendamise eesmärki.
Memo näidiskujundus on esitatud näites 5 .
Näide 5
Teenindusmemo
Laupäeval, 19.04.2014 kell 9.00-16.00 teostab Sever OÜ personaliosakond paigaldustöid signalisatsiooni paigaldamisel.
Ma palun teil lubada juurdepääs töö tegemiseks järgmised töötajad Energoseti ettevõte:
1. Simakina I.P.
2. Ivanov P.N.
Haldustoimingute juht Sviridov N.N. Sviridov
Juhtumil nr 02-14
Iljina 16.04.2014
SELGITAV MÄRKUS
Selgitav märkus- see on organisatsiooni töötaja poolt koostatud ja kõrgemale ametnikule esitatud sisedokument, mis selgitab mis tahes tegevuse, fakti, juhtumi, juhtumi põhjuseid.
Vastavalt Art. 193 Töökoodeks Venemaa Föderatsioon enne kasutamist distsiplinaarkaristus tööandja peab nõudma töötajalt kirjalikku selgitust. Töötaja teatab seletuskirjas distsiplinaarsüüteo põhjustest ja asjaoludest. Seletuskirja alusel teeb juht otsuse töötaja suhtes distsiplinaarkaristuse kohaldamiseks. Lisaks on see dokument üheks aluseks, mille alusel saab tööandja hinnata toimepandud süüteo raskust ja selle toimepanemise asjaolusid.
OKUD OK 011-93-s mainitakse seda dokumenti ainult üks kord - seletuskiri töödistsipliini rikkumise kohta (kood 0286091), mis kuulub klassi 0286000 "Ditsiplinaarkaristuste registreerimise dokumentatsioon".
Selgitavate märkuste liigid ja nende omadused
- koostatud tehtud töö (projekt, aruanne, arendus) üksikute sätete selgitamiseks;
- koostatakse toimumisel tavalisi olukordi, distsipliini rikkumised, üleastumised jne.
Seletuskirja kirjutab töötaja käsitsi ühes eksemplaris A4-tüüpi paberilehele ja adresseerib seda soovinud isikule. Selle saab sisestada ka arvutis, kasutades organisatsiooni poolt aktsepteeritud šabloonvormi. Seletuskirja vorm, samuti täitmise viis (käsitsi või arvutis) ei ole juriidiliselt kehtestatud.
Seletuskirja võib koostada struktuuriüksus või konkreetne ametnik.
Märkus tõendina
Tööandja nõuab töötajalt seletuskiri, mis on kirjutatud käsitsi, kaitstes sellega end töötaja õigusvastase tegevuse eest töövaidluse ajal. See takistab originaaldokumendi asendamist.
Kui ettevõte kasutab mallivorme, saate teksti lõppu teha märkuse:Seletus koostati isiklikult personaalarvuti abil. Kuupäev. Allkiri.
Aruande üksikute detailide registreerimine
Teabe ja viitedokumentide ühtlustamiseks tuleks koostada ja täita seletuskiri vastavalt GOST 6.30-2003 nõuetele.
Kuupäev seletuskirjas on selle koostamise kuupäev.
Tekst selgitav märkus peab sisaldama:
Selle kirjutamise põhjuseks olnud faktide kirjeldus;
Argumendid, mis selgitavad hetkeolukorda.
Märkme tekst peab olema veenev ja sisaldama ümberlükkamatuid tõendeid.
Registreerimisel allkirjad märgitakse ametikoht, isiklik allkiri, initsiaalid ja perekonnanimi.
Nagu rakendusi Esitada võib dokumente, mis õigustavad dokumendi koostaja tegevust ja kinnitavad teatud asjaolusid.
Teksti ülesehituselt erineb seletuskiri aruandest selle poolest, et see ei sisalda järeldusi ja ettepanekuid (näide 6).
Pange tähele
Kui ettevõttes on välja töötatud ja heaks kiidetud erinevates olukordades kasutatavad seletuskirja tüüpvormid, ei tähenda see, et töötajad peavad koostama märkmeid kinnitatud vormide järgi. Kehtida võib ka vormikohaselt vormistamata dokument.
Näide 6
Selgitav märkus
Rakenda distsiplinaarkaristust
noomituse vormis Alexandrova I.I.
Esitage personaliosakonnale korraldus.
Smolkin 17.04.2014
OÜ "SV" direktorile
A.V. Smolkin
SELGITAV MÄRKUS
14.04.2014 № 14
Töölt puudumisest
Mina, raamatupidaja Aleksandrova Irina Igorevna, puudus 14.04.2013 kell 9.00-15.30 isiklikel asjaoludel.
Mul ei ole tõendavaid dokumente.
Raamatupidaja Aleksandrova I.I. Aleksandrova
REGISTREERIMINEARUANDED, AMETLIK, SELGITAVAD MÄRKUSED
Organisatsiooni dokumendihaldusteenuse üks funktsioone on tagada töövõtjale üleantud dokumentide reklaamimisega seotud vajaliku teabe kiire otsimine. Nende andmete leidmise hõlbustamiseks kasutatakse erinevaid registreerimisvorme.
Aruanded, ametlikud ja selgitavad märkused on oma funktsionaalse eesmärgi poolest teatud teabe kandjad. Kuna märkuses märgitud küsimus nõuab kirjalikku otsust organisatsiooni juhi või muu volitatud ametniku resolutsiooni vormis, tuleb dokumendid registreerida.
Tuletame meelde, et dokumentide registreerimiseks on kolm vormi: ajakiri, kaart ja automatiseeritud. Organisatsioonil on õigus valida kõige tõhusam ja sobivaim registreerimisviis.
▪ Ajakirja registreerimisvorm - kõige levinum, kuid mitte alati mugav, sest kõigi selles sisalduvate dokumentide registreerimine läheb kronoloogiline järjekord, ja konkreetse dokumendi otsimisel peab spetsialist läbi vaatama kõik ajakirja lehed. Infootsingu teeb keeruliseks ka see, et algatusdokumendi saab registreerida näiteks ühes ajakirjas, sellele vastuse aga teises. Kohustuslikke registreerimisvorme (ajakirju) seadusega ette nähtud ei ole. Logiraamatu soovitatav vorm on näidatud näites 7.
Näide 7
Fragment aruannete ja seletuskirjade logist
|
Dokumendi kuupäev |
Registreerimisnumber |
Dokumendi tüüp kokkuvõte |
Kes dokumendile alla kirjutas |
Teostaja |
Üle kantud |
Kviitung (allkiri, kuupäev) |
Märkige dokumendi saatmisel faili |
|
07.04.2014 |
03-10/14 |
Kassapidaja O. R. Shvetsi puhkuselt tagasi kutsumisel. |
Personaliosakonna juhataja |
HR inspektor |
personaliosakond |
Smirnova V.A. |
Asjas nr 03-14 Smirnova 04.07.2014 |
▪ Kaardi registreerimisvorm Võrreldes ajakirja versiooniga on see mugavam ja kohandatud. Klassifikaatoris otsimisel loodud dokumentide registreerimis- ja kontrollkaardid võimaldavad optimeerida dokumendiotsingu protsessi ja vähendada registreerimisprotsessi aega. Ilmselge eelis kaardi registreerimine on see, et registreerimist saavad korraga teha mitu töötajat;
▪ Automaatne (elektrooniline) registreerimisvorm hõlmab spetsiaalsete kasutamist tarkvara. Teave dokumendi kohta kantakse andmebaasi salvestatavale elektroonilisele registreerimis- ja kontrollkaardile. Samaaegselt registreerimisega saab printida registreerimis- ja kontrollkaardi.
Tavaliselt on aruannetel ja selgitavatel märkustel keeruline registreerimisindeks, mis on koostatud samamoodi nagu väljamineva dokumendi register. Registreerimisnumber koosneb kohtuasjade nomenklatuuri järgsest juhtumiindeksist (sealhulgas struktuuriüksuse indeksist ja asja numbrist vastavalt selle üksuse asjade nomenklatuurile) ning kalendriaastasisesest dokumendi järjekorranumbrist.
Pange tähele
Organisatsioonis dokumentide registreerimise ja arvestuse küsimused peaksid kajastuma kontoritöö juhendis. Juhised peaksid sisaldama järgmist:
1) registreerimata dokumentide loetelu.
2) registreeritud dokumendirühmade loetelu ja iga rühma kohta tuleb märkida:
Registreerimiskoht;
Registreerimise aeg ja kord;
Registreerimisnumbri loomise reegel;
registreerimise vorm;
Ankeedile sisestatavate andmete loetelu, nende täitmise reeglid;
Registreerimisjärgse dokumentide liikumise fikseerimise reeglid;
Registreerimise põhimõte (ühekordne või korduv registreerimine dokumendi üleandmisel teise osakonda);
3) organisatsioonile dokumendi uuesti kättesaamise kord (saabuvate dokumentide puhul).
Aruannete, ametlike ja seletuskirjade säilitusajad
Säilitamistähtajad kehtestatakse valitsusasutuste ja -organite tegevuse käigus tekkivate vormiliste haldusarhiividokumentide loetelus. kohalik omavalitsus ja organisatsioonid, märkides säilitusajad, kinnitatud Venemaa Kultuuriministeeriumi 25. augusti 2010. aasta korraldusega nr 558. Vastavalt täpsustatud nimekirjale võivad memode säilitusajad olla 1 aasta, 3 aastat, 5 aastat, 75 aastat , jäädavalt. Selgitavaid märkusi tuleks pidevalt säilitada.
Meie nõuanne
Märkmete koostamisel on vaja kinni pidada ühtsest stiilist ning dokumentide põhitekst peab vastama ärieetika reeglitele ja dokumentide vormistamisele kehtestatud nõuetele. Ebameeldiva mulje jätavad lohakalt koostatud ja vormistatud grammatiliste vigadega dokumendid. Ärge kiirustage dokumenti adressaadile saatma, vaid lugege seda hoolikalt korrektuuriga, parandades, kui neid on, grammatilisi või kirjavigu.
Selgitav märkus. Näidis. Õige ülesehitus, juhised, seletused kirjutamiseks. Kuidas teksti õigesti kirjutada? Standardvorm, vorm. Näited. Täitmiseks kasutatav mall. (10+)
Selgitav märkus. Struktuur, näide, mall, näidis
| Kõige olulisem: Soovitan kirjutada seletuskiri võimalikult üksikasjalikult. See annab mitmeid eeliseid. Esiteks, Näitate, et probleem on lahendatud, tagajärjed on hinnatud ja juhtumi mõju leevendamiseks on võetud meetmeid. Teiseks, vormilistel põhjustel võib üksikasjalik märkus probleemi lõpetada. Kolmandaks, detailne märge vähendab isikliku kontakti tõenäosust juhtkonnaga: kui märkus sisaldab kogu infot, siis pole vaja helistada. Ja isiklik kontakt sellises olukorras on tavaliselt ebasoovitav. Lisage oma selgitavasse märkusse kindlasti järgmised jaotised:
|
Seletuskirja mall, mida soovitasin oma töötajatel kasutada. Näited jaotiste täitmisest. Võtke aluseks, täiendage ja laiendage. Soovitan teil oma seletuskiri üksikasjalikult kirjutada. See annab mitmeid eeliseid. Esiteks näitate, et probleemiga on tegeletud, tagajärgi on hinnatud ja intsidendi mõju leevendamiseks on võetud meetmeid. Teiseks võib vormilistel põhjustel probleemi lõpetada üksikasjalik märkus. Kolmandaks vähendab detailne märge juhtkonnaga isikliku kontakti sattumise tõenäosust: kui märkus sisaldab kogu infot, siis pole vaja helistada. Ja isiklik kontakt sellises olukorras on tavaliselt ebasoovitav.
Seletuskirja kirjutamine on palju mugavam, kui teil on mall, mis määrab dokumendi struktuuri. Postitasin selle malli, laadige see alla. Peate täitma minu näidise oma tekstiga.
Veel üks näpunäide. Püüdke tekstis järgida rangelt ametlikku stiili (tutvuge selle omadustega lingil), vältige emotsionaalseid märkusi ja kasutage neutraalseid sõnu. See, mis on töökirjavahetuses vastuvõetav, ei pruugi sellises märkuses olla vastuvõetav. Kui olukord on raske, siis parim väljapääs Rõhk võib olla formaalsusel.
Loe ka:
- Tehnoloogiad õitsenguks
- Karjäär
- Nõuanded juhatajale
- Isiklik edu ja harmoonia
- Aktiivne vaba aeg
[Kellele. Ametikoht, perekonnanimi, nimi, isanimi, isik, kellele märge saadetakse]
[Kellelt. Seletuskirja koostaja ametikoht, perekonnanimi, nimi, isanimi]
Selgitav märkus
Juhtumi olemus
Kirjeldage lühidalt sündmuse olemust, millele seletuskiri on pühendatud. Peegeldage teavet mahus, mis on piisav, et saaja saaks orienteeruda ja mõistab, millega sündmus on seotud. me räägime. Kui kirjeldus on keeruline, siis lisage lingid teabeallikatele, kust saab vajadusel lisaandmeid.
Näiteks: 20.12.2010 Hilinesin ja olin kontoris 30 minutit ettenähtud ajast hiljem.
Näiteks: 01/11/2014 Kliendi kontolt varastati raha. Üksikasjad juhtumi materjalides nr _______ kuupäevaga ___________.
Näiteks: 01/10/2009 Viirus hävitas uurimisrühma kahenädalase töö tulemused.
Põhjused, mis põhjustasid sündmused, millele märkus on pühendatud
Põhjuste kirjeldus, mis viisid sündmusteni, millele märkus on pühendatud.
Näiteks: Hilinemise põhjuseks oli vajadus viia laps kooli ja rääkida õpetajaga enne esimest tundi.
Näiteks: kaotuse põhjus sularaha olid kuriteokoosseisude pahatahtlikud tegevused, kes võltsisid maksedokumentidele allkirju.
Näiteks: Viiruse leviku põhjuseks oli litsentseerimata viirusetõrjetarkvara kasutamine, mida ei uuendata õigeaegselt ja mis ei saa õigeaegselt uute viiruste allkirju.
Tagajärjed
Juhtumi tagajärgede hindamine või teave selle vajaduse kohta üksikasjalik analüüs lisaajal.
Näiteks: Hilinemine tõi kaasa ajalise nihke dokumentide koostamisel. Kuid see ei mõjutanud ettevõtte tööd. Huvitatud osakonnad said dokumendid õigeaegselt kätte.
Näiteks: Ettevõte võib olla sunnitud hüvitama kliendile kahju. Selles küsimuses tuleb teha otsus.
Näiteks: Töötulemused lähevad kaotsi. Tähtajad nihkuvad nädala võrra edasi, mis on vajalik töö kordamiseks. Tööde teostamise kulud suurenevad.
Meetmed tagajärgede vähendamiseks ja kordumise vältimiseks.
Tegevused jagunevad kahte rühma: sammud konkreetse sündmuse tekitatud kahju minimeerimiseks ja sammud selliste sündmuste kordumise tõenäosuse minimeerimiseks.
Näiteks: Dokumentide õigeaegse vormistamise tagamiseks jäin pärast tööd hiljaks ja koostasin need.
Töödistsipliini rikkumiste ärahoidmiseks teen edaspidi ettepaneku kehtestada mulle paindlik töögraafik, mis võimaldaks mul vahetu juhi nõusolekul kiireloomulise töö puudumisel mõnikord hommikuti hiljaks jääda, eeldusel, et töötan. hilinemine õhtul pärast ametliku tööaja lõppu. Vajan seda töögraafikut, kuna minu perekondlike kohustuste hulka kuulub suhtlemine oma lapse õpetajatega.
Näiteks: juhtunuga seoses võeti ühendust õiguskaitseorganitega. Kriminaalasi on algatatud. Sissetungijate otsimine käib.
Selliste juhtumite kõrvaldamiseks teen ettepaneku täiustada klientide tellimuste kontrollimise protseduure.
Näiteks: tõstetakse üles kataloogide koopiad. Nende materjalide põhjal saab töö tulemused taastada kaks korda kiiremini, kui need saadi ehk nädalaga. Plaanides ja eelarves on tehtud muudatusi. Klientidega on kokku lepitud uued tingimused.
Selliste juhtumite kõrvaldamiseks osteti litsentsitud viirusetõrje.
[Kuupäev, allkiri]
Näide – selgitav märkus pärast salaostja kontrollimist
Tanklamüüjate vahetuse nr 3 juhatajale I. I. Ivanovile.
vanemmüüjalt Petrova I.V.
Selgitav märkus
12. augustil 2016 kontrollis müüjate tööd salaostja. Salaostlejat teenindades ei tervitanud ma teda, ei teavitanud teda käimasolevast reklaamikampaaniast ega jätnud hüvasti.
Sel päeval oli ostjaid suur. Selle tulemusena tegin oma töös ülalkirjeldatud puudused.
Mõistan, et viisakas suhtlemine klientidega on vajalik selleks, et külastajatest saaks meie püsiklient ning kampaaniatest teavitamine aitab paremini rahuldada külastajate vajadusi ja suurendab meie sissetulekuid.
Seoses juhtumiga kohustun rakendama järgmisi meetmeid:
- Koostage memo kõigi toimingute loendiga, mida peaksin ostjaga suhtlemisel tegema.
- Asetage meeldetuletus kohta, kus ma seda näen.
- Kontrollige juhiseid iga kord enne töö alustamist.
- Tehke selles õigeaegselt muudatusi erinevate kampaaniate läbiviimisel.
Petrova I. I. Kuupäev, allkiri
Veel näiteid
Tõelised näited minu praktikast:
- Selgitav märkus võtmekohtumisele hilinemise kohta
Loe ka:
- Edu tehnoloogiad – kuidas olla edukas kõigis oma ettevõtmistes, sealhulgas:
- Karjäär – kuidas karjääri teha, karjääris edasi liikuda
- Nõuanded juhile – kuidas olla edukas juht
- Isiklik edu ja harmoonia – kuidas õnnestuda suhtlemisel ja veenmisel, vältida konflikte, juhtida kõike ja mitte väsida
- Aktiivne puhkus – kuidas ja kus seda veeta vaba aeg kasu ja naudinguga
Paraku leitakse artiklites perioodiliselt vigu, neid parandatakse, artikleid täiendatakse, arendatakse ja koostatakse uusi. panna (rongi) alaealiste asjade inspektor. Koostati protokoll. IN õppeasutus selgitust nõuda. Palun öelge mulle, kuidas õigesti kirjutada.
Dokumentide vastuvõtmise kviitung. Näide, mall, näidis, kujundusnõuanded...
Kuidas dokumentide üleandmisel õigesti kviitungit väljastada. Näide, mall, näidis...
Planeerimine. Samm-sammult tegevuskava – struktuur. Koosta, kirjuta...
Kuidas plaani koostada. Ürituste planeerimine, sammud...
Õitsemise, edu tehnoloogiad...
Kuidas saada edu tööl ja isiklikes asjades? Mis eristab edukaid inimesi?...
Tööandja peab andma igale üleastumise toime pannud töötajale enne karistuse kohaldamist võimaluse selgitusi anda. Seletuskirja töövea kohta (näidis on toodud artiklis) koostab töötaja kahe päeva jooksul alates selle kirjutamise nõude esitamise kuupäevast.
Tööandja tegevus, kui töötaja on toime pannud rikkumise
Esimese asjana peab tööandja töötajapoolset rikkumist tuvastades selle rikkumise fikseerima.
Sellise kinnitusena saate kasutada:
- komisjoni otsus (näiteks kui töötaja pani toime süüteo, mille tagajärjeks oli ettevõtte vara kahjustamine);
- tegutsema (näiteks arstlikust läbivaatusest keeldumisel);
- osakonnajuhataja aruanne (näiteks juhul, kui tema alluv plaani ei täitnud).
Kehtestatud karistuse kohaldamise kord näeb ette töötajalt selgituste andmise kohustusliku nõude. Nendel eesmärkidel on tööandja kohustatud paluma töötajal kirjutada talle seletuskiri. Selline nõue on kehtestatud aastal vabas vormis. See ei pea olema kirjalik, näiteks kui töötaja on valmis ennast selgitama. Aga neid on konfliktsituatsioonid. Sellistel juhtudel on tööandjal soovitatav nõuda kirjalikku selgitust.
Kui töötaja keeldub selgitustest, on juhtkonnal kahe päeva pärast õigus koostada selle kohta akt. Seletusele või selgituste andmata jätmise aktile tuginedes peab juhtkond andma korralduse enda valitud distsiplinaarkaristuse kohaldamiseks. See korraldus tuleb rikkujale allkirja vastu teatavaks teha kolme tööpäeva jooksul. Need päevad ei sisalda töötaja puudumist. Kui töötaja keeldub korraldusega tutvumast ja korraldusele alla kirjutamast, peaks juhtkond koostama selle kohta akti.
Selgitav märkus tuvastatud rikkumiste fakti kohta
Õigusaktid ei kehtesta töötajapoolse selgituse vormi tema toimepandud rikkumise kohta. Samuti ei ole kehtestatud nõudeid seletuskirjadele. Kuid selle dokumendi olemuse põhjal peaks see kajastama:
- kurjategija andmed (täisnimi, ametikoht);
- dokumendi koostamise kuupäev;
- rikkumise olemus;
- rikkumise toimepanemise asjaolud;
- üleastumise põhjused.
Seletuskiri (näidis on selles artiklis) koostatakse esimeses isikus ühes eksemplaris. Kuna selle dokumendi koostab töötaja, ei ole tööandjal õigust selle teksti dikteerida ja nõuda asjaolude lisamist.
Seletuskirja näidis
Kuidas teha kindlaks, kas tegemist on väärteoga?
Rikkumise tuvastamiseks peate kindlaks tegema:
- kas töötaja rikkus oma töökohustusi;
- kas töötaja on reeglite rikkumises süüdi.
Selleks, et tööandja ja töötaja saaksid selgelt aru, kes mille eest vastutab, tuleb kõigi töötajate töökohustused üksikasjalikult kirjeldada. Kõik palgatud isikud peavad nendega tuttavad olema. Töökohustused on kirjendatud tööleping. Täpsemalt saab neid kajastada individuaalses ametijuhendis.
Milliseid meetmeid saab võtta?
Kui tööandja pärast seletuskirja saamist ja rikkuja juhi sõnul paljastab, et distsiplinaarsüütegu on tegelikult toime pandud, võib rikkuja suhtes rakendada distsiplinaarkaristust.
On ette nähtud järgmist tüüpi karistused:
- noomitus (leebeim karistus);
- noomida;
- vallandamine (kõige karmim karistus).
Tööandjal on õigus valida karistustest ainult üks. Töötaja võib üleastumise eest vallandada ainult punktis loetletud juhtudel
Art. Vene Föderatsiooni töökoodeksi artikkel 193 sätestab, et enne distsiplinaarkaristuse kohaldamist peab tööandja nõudma töötajalt kirjalikku selgitust. Kui kahe tööpäeva möödudes töötaja nimetatud selgitust ei esita, koostatakse vastav akt. Töötajapoolse selgituse andmata jätmine ei ole takistuseks distsiplinaarkaristuse kohaldamisel.
Mis sellest järeldub?
- Teilt võidakse nõuda selgitust ainult tööandja, mitte igaüks (näiteks osakonnajuhatajal või audiitoril pole selleks õigust).
- Kui tööandja nõuab teilt selgitust, siis on parem see kirjutada ja siin on mõned nüansid:
—ära kirjuta valesid, sest suure tõenäosusega saavad nad infot kontrollida ja siis teie rikkumise peale jääte ka valega vahele... ja see on halb.
— ära süüdista kõiges oma kolleege– tööandja nõuab kindlasti ka neilt selgitust, mille tulemusel sa mitte ainult ei õigusta end, vaid saad endale ka lisavaenlasi + võib ilmneda veel mõni rikkumine.
— ära kirjuta "nad ei õpetanud mind..."- kui teid tööle võeti, kirjutasite alla töökirjeldus(muide, enne seletuskirja kirjutamist ärge olge liiga laisk, et seda uuesti lugeda), kus reeglina võetakse arvesse kõike, sealhulgas iseõppimist ja igasuguste juhiste järgimist. Mitteteadmine, nagu teate, ei vabasta... Sel juhul nõuab tööandja selgitust ka teie juhilt (kes ei õpetanud) ja... - siit vaata eelmist lõiku.
Parem on kirjutada seletuskiri koos viidetega töökohustused, mis on märgitud teie ametijuhendis, juhendmaterjalidel (öeldakse, et tõenäoliselt tõlgendasite seda valesti). Kui sa tõesti tahad kedagi süüdistada, siis võid kirjutada, et ilmselt juhtus see nii ja naa poolt eelarvamus jne. Dokumendi nimetuses on ka trikk ehk mitte “selgitav”, vaid “seletuskiri”.
Kui rikkumine on ilmne, on parem viidata halvale tervisele, suurele klientide voolule. Seejärel tuleb lõppu kirjutada, et tunnistad oma viga ja võtad kohustuse edaspidi selliseid olukordi ära hoida.
Selgitava märkuse vorm, mall sisaldab nõutavaid üksikasju:
- organisatsiooni nimi;
- märge ametniku kohta, kellele teade on adresseeritud, tema täisnimi;
- kellelt
- dokumendi nimi – “Selgitav märkus”;
- teksti pealkiri (“Seoses...”, “Seoses...”);
- selgitav tekst;
- koostaja, tema allkiri.
Sõltuvalt rikkumise liigist võib tööandja nõuda kirjalikku selgitust:
— töödistsipliini rikkumise fakti kohta: hilinemine, töölt puudumine (üle 4 tunni), purjus peaga tööle ilmumine (viimase eest võib kohe vallandada!).
|
Juhataja juurde
JSCB "CIGANBANK" (CJSC)
Peterburis
V.V. Ivanov
Osakonnakontrolör-kassast
Kontorite müük
Sidorova O.V.
Selgitav Hilinemise tõttu 03.11.13. 14 minutiks tööle, saan seletada järgmist: hilinemine sai võimalikuks maatranspordi puudumise tõttu tol hommikul Sennaya metroojaamast väga pikaks ajaks, mille tulemusena oli peatuses ooteaeg 20 minutit. Kohustun edaspidi tööle mitte hilinema (või võimalikust hilinemisest transpordi hilinemise või muude hädaolukordade tõttu telefoni teel teada andma) ning töötan ka täna lõunaajal 14 minutit. Sidorova O.V. (allkiri) |
— rikkumiste avastamisel kontrollide, auditite ja tehingute käigus: Pärast kontrollimist koostatakse akt, milles kirjeldatakse tuvastatud normatiivdokumentide nõuete rikkumisi, kuhu tuleb märkida konkreetne juhendi punkt, mida rikkusite!
Te ei tohiks arvata, et inspektorid/revidendid/audiitorid on jumalad, nad on inimesed nagu sina ja mina ning sageli koostatakse inspektsiooniaktid, kopeerides neid varasematest, olemata isegi omal ajal veendunud regulatiivsete dokumentide asjakohasuses. kontrolli (sama tüüpi rikkumised). On olnud juhtumeid, kus on püütud midagi, mis oli ammu tühistatud, panna rikkumiseks, nii et sa ei pea olema laisk ja kõigepealt otsima üles iga ese, mis teile juhendis/eeskirjas/lepingus/tööjuhendis “esitatakse”. veendumaks, et rikkumine üldse aset leidis. Kui puuduvad viited normatiivdokumentide punktidele, siis rikkumisi pole.
|
Juhataja juurde
JSCB "CIGANBANK" (CJSC)
Peterburis
V.V. Ivanov
Ülemuse käest
Kontori müügiosakond
Sidorova O.V.
Selgitav Rikkumiste avastamisel organisatsiooni auditi käigus kassaaparaadi töö kontori müügiosakonnas saan selgitada järgmist: Mis puudutab punkti 1, siis lisabüroode andmete kontroll oli määratud 2013. aasta detsembrisse, rikkumisi ei ole. Punkti 2 kohaselt kuulus auditi aruanne filiaali juhataja kinnitamisele, mistõttu seda auditi tegemise ajal kaustas ei olnud. Vastavalt punktile 3 – Vastavalt koos p.19.13. Sätted 318-P - Sularaha auditi läbiviimiseks ja asjaajamiskorra kontrollimiseks loodud komisjoni koosseis sularahatehingud, on paigaldatud haldusdokument krediidiorganisatsioon. Nimetatud komisjoni ei tohiks kuuluda töötajaid, kes teevad toiminguid auditeeritud ja kontrollitava sularahaga. Sularaharingluse osakonna juhataja ja sularaharingluse osakonna kassapidaja on sularaharingluse osakonna töötajad ja väärisesemete ohutuse eest vastutavad ametiisikud. Filiaalide hoidla JSCB "CIGANBANK" (CJSC) Peterburis ja seetõttu ei saanud ta täiendavas kontoris nr 1 teha toiminguid auditeeritud ja kontrollitava sularahaga, kuna Nad ei ole selle osakonna töötajad– Tütarettevõte nr 1, nagu ka kõik teised filiaali allüksused, on struktuuriliselt osa filiaali kontorimüügiosakonnast. Mingit rikkumist ei olnud. Seoses punktiga 4 – mis on märkus? Millist juhiste punkti rikuti? Akt kajastab kogu vajalikku teavet, vastavalt punktile 19.15. määrused 318-P. Seoses punktiga 5, palun täpsustage, millist punkti ja millist juhist see märkus rikub. Akt kajastab kõiki vajalikke andmeid, vastavalt määruse 318-P punktile 19.15. Sidorova O.V. (allkiri) |
- nad võivad mõnest teisest osakonnast teie vastu märgukirja kirjutada (ja see juhtub), siin oleneb palju alluvuse astmest: kui tegemist on kõrgema osakonnaga, siis pole vaja “hallitada”, aga kui oled võrdsetes tingimustes, siis võid seletuskirja andmisel ka nende kohta midagi kirjutada.
|
Filiaali juhataja
JSCB "CIGANBANK" (CJSC)
Peterburis
V.V. Ivanov
Osakonna juhatajalt
Kontorite müük
Sidorova O.V.
Selgitav märkus Panga turvateenistuse (SB) juhataja asetäitja E. V. Kozlovi kirjutatud memo kohta võin selgitada järgmist.
|
Tavapäraselt võib dokument olla selgitava ja õigustava iseloomuga, igal konkreetsel juhul kasutatakse üht või teist liiki. Vabandava iseloomuga seletuskiri koostatakse juhul, kui töötaja nõustub tingimusteta eitava toimingu sooritamisega. Seletuskiri koostatakse siis, kui on vaja selgitada toimepandud süüteo tingimusi.
Seletuskiri võib olla vajalik erinevatel töökohal tekkivatel asjaoludel selle edasiseks esitamiseks kõrgemale ametnikule. Dokument koostatakse viimase korraldusel või töötaja algatusel, et saada objektiivset teavet toimepandud üleastumise kohta.
Selgitav märkus sisaldab järgmist:
Seletuskiri vormistatakse paberil, mis on adresseeritud seda taotlenud isikule. Seadusandja selle kohustuslikku vormi ette ei näe, kuid mitmed ettevõtted on sellise dokumendi jaoks välja töötanud tüüpvormid.
Tähtis
Töötajal on õigus keelduda seletuskirja kirjutamisest, esitades samal ajal keeldumise tööandjale kirjalikult, mis ei too tema jaoks kaasa õiguslikke tagajärgi.
Seletuskirja kirjutamisest keeldumise akt
See peaks kajastama:
- nimi (selgituskirja kirjutamisest keeldumise akt);
- andmed töötaja kohta (“refusenik”), märkides ära tema initsiaalid, ametikoha, ettevõtte/organisatsiooni nime;
- andmed akti koostamise juures viibivate isikute kohta (vähemalt 2), märkides ära nende täisnimed ja ametikohad;
- olukorra kirjeldus, mis sai aluseks rikkuvalt töötajalt selgituse nõudmiseks, viidates Vene Föderatsiooni tööseadustiku artiklitele;
- muu teave, näiteks kui töötaja annab selgituse märkuse kirjutamisest keeldumise kohta, nõuab see asjaolu aktis kajastamist;
- dokumendi koostamise kuupäev;
- selle koostaja allkiri.
Seletuskirja kirjutamiseks antakse töötajale 2 päeva (tööpäeva), vastasel juhul koostatakse eelnimetatud keeldumisakt, mille alusel võidakse tema suhtes kohaldada distsiplinaarkaristust.
Kuidas kirjutada seletuskirja
Mitte igaüks ei tea, kuidas rikkumiste korral seletuskirja kirjutada tööeeskirjad, tööülesannete, juhtimiskorralduste jms täitmata jätmine, kuigi selleks ei ole ette nähtud eristandardeid.
Kuidas seletuskirja õigesti kirjutada? Selleks peate järgima teatud reegleid, sealhulgas:
- dokumendi kirjutamine 1. isikus;
- vastavust äristiil esitlus;
- esitatud teabe lühidus, loogilisus, usaldusväärsus, järjepidevus.
Seletus on kinnitatud süüteo toime pannud töötaja isikliku allkirjaga ja märgitud kirjutamise kuupäev. Selle alusel peab juht otsustama, kas see kehtestada või sellest keelduda.
Spetsialiseerunud veebisaitidelt leiate seletuskirja näite või saate alla laadida näidise, mida saate dokumendi koostamisel juhisena kasutada.
Korrektselt esitatud teave võimaldab sageli vältida distsiplinaarmeetmeid.
Kasulik on teada, milline neist, kui otsustate loobuda?
Erinevate olukordade selgitamine
Seletuskiri tööle hilinemise kohta, näidis
Nii näiteks koostatakse seletuskiri tööle hilinemise kohta järgmiselt:
- IN ülemine nurk paremal on selle ametniku initsiaalid, kelle aadressile see saadetakse.
- Allpool on toodud selgitust andva töötaja andmed (tema täisnimi, ametikoht).
- Nimi kirjutatakse keskele (Selgitav märkus).
- Järgmisena märgitakse selgitust vajava olukorra kohta vajalik info ning näidatakse tööle hilinemise põhjus.
- Dokumendi allosas on selle kirjutamise kuupäev ja töötaja isiklik allkiri.
Seejärel edastatakse seletuskiri tööle hilinemise kohta edasiseks läbivaatamiseks juhile (teile volitatud ametnikule), kes peab kehtestama oma otsuse. edasisi tegevusi süüdlase vastu.
Mõnikord on töötajal vaja selgitada talle ametijuhendiga pandud tööülesannete mittetäitmist või puudulikku täitmist.