นิตยสาร“การจัดการสำนักงานและการไหลของเอกสารในองค์กร” กันยายน 2556

จดหมายปะหน้าสำหรับเอกสาร

0 ความคิดเห็น

16901 ครั้ง

Kozhanova Evgenia |

ผู้เชี่ยวชาญในสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนและการจัดการบันทึกบุคลากร

นอกเหนือจากการติดต่อทางจดหมายตามปกติแล้ว เรายังส่งเอกสารต่างๆ ให้กับผู้รับเหมาทุกวัน: สัญญา ระเบียบการ ใบแจ้งหนี้ เอกสารการนำเสนอ... กฎของมารยาททางธุรกิจและความระมัดระวังขั้นพื้นฐานในการจัดการเอกสารจำเป็นต้องเขียนจดหมายปะหน้าในกรณีเหล่านี้ สิ่งนี้ให้อะไรและจะสมัครได้อย่างไร? กำหนดเวลาในการดำเนินการคือเมื่อใด จะเก็บไว้ทีหลังได้อย่างไร?กับ

จดหมายครอบคลุมคือจดหมายธุรกิจประเภทหนึ่งที่จำเป็นเพื่ออธิบายชุดของเอกสารที่ส่งไปยังผู้รับหากเอกสารเหล่านี้ไม่มีส่วนที่อยู่ ดังนั้น, โหลดข้อมูลจดหมายปะหน้า

ไม่ได้ แต่ทำหน้าที่สำคัญสามประการ:

ยืนยันความจริงของการส่ง

จัดทำรายการเอกสารที่ส่งและคำแนะนำในการจัดการ

ด้วยข้อมูลการลงทะเบียน ทำให้คุณสามารถกำหนดกำหนดเวลาได้

เช่นเดียวกับจดหมายธุรกิจส่วนใหญ่ จดหมายปะหน้าจะอยู่บนหัวจดหมายและรับหมายเลขอ้างอิงของผู้ส่ง เราได้พูดคุยถึงกฎเกณฑ์ในการเตรียมจดหมายอย่างเป็นทางการอย่างละเอียดมากกว่าหนึ่งครั้งในนิตยสาร ดังนั้นตอนนี้เราจะเน้นไปที่ลักษณะของจดหมายปะหน้าการวิเคราะห์รายละเอียดของจดหมายบริการพร้อมตัวอย่างองค์ประกอบมากมายอยู่ในบทความ “»

เราจัดทำจดหมายบริการ

รูปแบบคำพูด

พื้นฐานของจดหมายปะหน้าคือรายการเอกสารแนบ ข้อความของเอกสารสั้นและแบ่งออกเป็นสองส่วนตามเงื่อนไข:

ข้อความเกี่ยวกับการส่งเอกสาร

ขอให้ตอบกลับทันเวลา (การอ่าน การอนุมัติ การส่งคืนสำเนาที่ลงนาม ฯลฯ)

ส่วนแรกมักจะเริ่มต้นดังนี้:

“เพื่อเป็นการสมหวัง...เราส่งคุณ...”,

“เราจะส่งคุณไป...”

“เราขอนำเสนอ...” จากนั้นคุณสามารถระบุวัตถุประสงค์ในการส่งเอกสารได้:, "เพื่อขออนุมัติ", "สำหรับข้อมูล", "สำหรับการลงนาม""เพื่อเติมเต็ม" (ถ้าเกี่ยวกับแบบสำรวจหรือแบบสอบถาม) เราแนะนำให้ใช้ถ้อยคำที่เบื่อหู “เราส่งให้คุณ” หรือ “เราส่งคุณ” เพราะ... คุณสามารถส่งบางสิ่งเพื่อขอข้อมูลเท่านั้น แต่ไม่สามารถส่งเพื่อลงนามหรืออนุมัติได้

ส่วนที่ 2 อาจมีคำต่อไปนี้:

“โปรดลงนาม ประทับตรา และส่งสำเนาหนึ่งชุดไปยังที่อยู่ของเรา...”

“เราขอให้คุณพิจารณาและส่งให้เราภายในระยะเวลาที่กฎหมายกำหนด…”,

“กรุณาส่งสำเนาสำเนาที่ดำเนินการถูกต้องหนึ่งชุด…” มายังที่อยู่ของเรา

ข้อกำหนด “ทำเครื่องหมายเกี่ยวกับการมีอยู่ของแอปพลิเคชัน”

ตามที่เราได้พิจารณาแล้วสิ่งสำคัญในจดหมายปะหน้าสำหรับเอกสารคือไฟล์แนบ นั่นเป็นเหตุผล ความสนใจเป็นพิเศษเราจะเน้นไปที่ประเด็นของการออกแบบพร็อพนี้โดยเฉพาะ ไม่ว่าแอปพลิเคชันจะมีรูปแบบใด การดำเนินธุรกิจจำเป็นต้องมีรายการเอกสารที่แนบมากับจดหมายโดยสมบูรณ์ โดยระบุจำนวนสำเนาและจำนวนแผ่นงานในแต่ละเอกสาร หากไม่มีข้อมูลนี้ จดหมายปะหน้าจะสูญเสียความหมายทั้งหมด

ดังนั้น, เมื่อเอกสารที่ส่งได้รายงานไว้ในเนื้อความแล้วไม่มีประโยชน์ที่จะเอ่ยชื่ออีกครั้ง การระบุจำนวนแผ่นงานและสำเนาก็เพียงพอแล้ว ดูตัวอย่างที่ 1

ตัวอย่าง1

ส่วนของข้อความและหมายเหตุเกี่ยวกับการมีอยู่ของแอปพลิเคชัน (ชื่อของแอปพลิเคชันระบุไว้ในข้อความของจดหมาย)

หากไม่ได้ระบุใบสมัครไว้ในเนื้อความของจดหมาย นอกเหนือจากข้อมูลเชิงปริมาณแล้ว คุณต้องระบุชื่อด้วย หากแพ็คเกจประกอบด้วยเอกสารหลายชุด เอกสารแนบจะมีหมายเลขกำกับไว้ ดูตัวอย่างที่ 2

ทรุด

ตัวอย่าง2

ส่วนของข้อความและเครื่องหมายบ่งชี้ว่ามีแอปพลิเคชันอยู่ (ชื่อของแอปพลิเคชันระบุไว้ในเครื่องหมายบ่งชี้ความพร้อมใช้งาน)

ทรุด

แม้ว่า GOST R 6.30-2003 จะระบุไว้ก็ตาม เมื่อแสดงรายการแอปพลิเคชันหลายรายการโดยทำเครื่องหมายเกี่ยวกับการมีอยู่ของแอปพลิเคชันเหล่านั้นคำทั่วไปที่อยู่หน้าเครื่องหมายทวิภาคอยู่ในรูปเอกพจน์ “ภาคผนวก:”; ในกรณีเช่นนี้ เรายังคงแนะนำให้เขียนเป็นพหูพจน์ “ภาคผนวก:” ดังที่เราแสดงไว้ในตัวอย่างที่ 2

ประการแรกนี่ถูกต้องจากมุมมองของกฎของภาษารัสเซีย และประการที่สองผู้พัฒนา GOST นี้เอง "แก้ไขตัวเอง" ในภายหลังเมื่อพวกเขาเริ่มให้คำอธิบายเกี่ยวกับการประยุกต์ใช้ในคำแนะนำด้านระเบียบวิธี ดูใบเสนอราคาจากเอกสารทั้งสองด้านล่างนี้ แต่หลายคนยังคงเขียนคำว่า "Application:" ในรูปเอกพจน์ต่อไปอย่างดื้อรั้นแม้ว่าจะตามด้วยรายการเอกสารหลายรายการก็ตาม อย่าทำเช่นนี้ และเราได้อธิบายว่าทำไม

ส่วนเอกสาร

ทรุด

GOST R 6.30-2003 “ระบบเอกสารแบบครบวงจร ระบบเอกสารองค์กรและการบริหารแบบครบวงจร ข้อกำหนดในการเตรียมเอกสาร”

3.21. ...หากจดหมายมีสิ่งที่แนบมาซึ่งไม่ได้ระบุชื่อในข้อความ ให้ระบุชื่อ จำนวนแผ่น และจำนวนสำเนา หากมีหลายแอปพลิเคชัน จะมีหมายเลขกำกับไว้:

ส่วนเอกสาร

ทรุด

เอกสารขององค์กรและการบริหาร ข้อกำหนดด้านเอกสาร แนวทางการดำเนินการตาม GOST R 6.30-2003

3.16. ...หากจดหมายมีสิ่งที่แนบมาซึ่งไม่ได้ระบุชื่อในข้อความ ให้ระบุชื่อ จำนวนแผ่นงาน และจำนวนสำเนา หากมีหลายไฟล์แนบ จะมีหมายเลขกำกับไว้:

นอกจากนี้ยังมีความคลาดเคลื่อนเกี่ยวกับวิธีการเขียนคำว่า "ไฟล์แนบ" ในเนื้อหาของจดหมาย:ด้วยตัวพิมพ์เล็กหรือตัวพิมพ์ใหญ่ โดยมีหรือไม่มีเครื่องหมาย “ไม่ใช่” ความจริงก็คือคุณสามารถระบุชื่อของเอกสารที่แนบมาในข้อความของจดหมายสมัครงานได้หลายวิธี เปรียบเทียบตัวคุณเองโดยดูตัวอย่างที่ 3: ในกรณีที่สอง ควรระบุในวงเล็บว่าเอกสารนั้นเป็นแอปพลิเคชัน และในกรณีต่อๆ ไป เราจะแสดงวิธีการดำเนินการดังกล่าวในรูปแบบต่างๆ ตัวเลือกทั้งหมดถูกต้อง การรักษาความสม่ำเสมอในจดหมายเป็นสิ่งสำคัญ และจะดียิ่งขึ้นไปอีกหากเลือกและแก้ไขตัวเลือกเดียวในคำแนะนำการจัดการสำนักงานขององค์กรของคุณ (หรือข้อบังคับท้องถิ่นอื่นๆ เกี่ยวกับปัญหาที่คล้ายกัน) เอกสารทั้งหมดจะมีความเหมือนกัน และนักแสดงจะเกิดความสับสนน้อยลง

ตัวอย่าง3

วิธีต่างๆ ในการระบุชื่อใบสมัครในเนื้อหาของจดหมาย

ทรุด

สำหรับการใช้งานแบบเข้าเล่ม ไม่จำเป็นต้องระบุจำนวนแผ่นงาน (ตัวอย่างที่ 4)

ตัวอย่าง4

คำอธิบายของแอปพลิเคชันที่ถูกผูกไว้

ทรุด

เมื่อมีเอกสารแนบจำนวนมากจนสะดวกกว่าหากแสดงรายการไว้ในแผ่นงานแยกต่างหาก (เรียกว่า "รายการเอกสารแนบในจดหมายลงวันที่... ไม่...") ก็เพียงพอที่จะอ้างถึงไฟล์แนบดังกล่าว สินค้าคงคลังในจดหมาย (ตัวอย่างที่ 5)

ตัวอย่าง5

หากมีแอปพลิเคชันจำนวนมาก จะสะดวกกว่าหากแสดงรายการไว้ในคลังแยกต่างหาก

ทรุด

หากคุณแนบจดหมายอื่นที่มีไฟล์แนบมากับจดหมายของคุณ คุณจะต้องแจ้งให้ผู้รับทราบเกี่ยวกับเรื่องนี้ (ตัวอย่างที่ 6)

ตัวอย่าง6

เอกสารแนบจดหมายก็มีเอกสารแนบของตัวเอง

ทรุด

สุดท้ายนี้ หากจดหมายของคุณส่งถึงหลายองค์กรพร้อมกัน และสิ่งที่แนบมาส่งถึงเพียงองค์กรเดียวเท่านั้น (คนอื่นๆ จะได้รับจดหมายเพื่อตรวจสอบเท่านั้น) ก็ควรกล่าวถึงเรื่องนี้ด้วย (ตัวอย่างที่ 7)

ตัวอย่าง7

เอกสารแนบจะถูกส่งไปยังผู้รับอีเมลเพียงรายเดียวจากหลายราย

ทรุด

หมายเหตุเกี่ยวกับการแนบไฟล์จะอยู่ด้านล่างข้อความในจดหมายและเหนือลายเซ็น โดยปกติแล้วระยะห่าง (การเยื้อง) เหล่านี้จะเหมือนกันและเท่ากับระยะห่างระหว่างบรรทัดประมาณ 2-3 เส้น (ซึ่งแสดงให้เห็นอย่างชัดเจนในตัวอย่างการออกแบบตัวอักษรทั้งตัวในตัวอย่างที่ 9)

ตามกฎทั่วไป หากเอกสารมีสิ่งที่แนบมา เครื่องหมายที่ระบุว่ามีอยู่จะถูกวางไว้ใต้ข้อความและเหนือลายเซ็น และในเอกสารที่แนบมา (แต่ละส่วนในส่วนบนขวาของแผ่นงานแรก) จะมีการเขียนว่า เอกสารที่เป็นสิ่งที่แนบมา (โดยมีการกำหนดหมายเลขเอกสารแนบ ถ้ามีหลายรายการ) ดังตัวอย่างที่ 8

ตัวอย่าง8

หมายเลขใบสมัครและข้อมูลเอกสารหลักในใบสมัคร 1 แผ่น

ทรุด

แต่จดหมายปะหน้ามีหน้าที่การบัญชีของเอกสารที่ส่งซึ่งทำหน้าที่เป็นรายการสิ่งของที่แนบมาในซองจดหมาย ในความเป็นจริงเอกสารที่มีชื่อในจดหมายดังกล่าวจะถูกส่งไป หากจดหมายมีหน้าที่ที่แตกต่างกัน (เช่นเป็นข้อเสนอยื่นข้อเสนอเพื่อลงนามข้อตกลงและแสดงรายการเงื่อนไขของความร่วมมือที่เสนอ) เอกสาร "สำคัญ" ในความหมายจะเป็นจดหมายและเอกสารที่แนบมาด้วย เอกสารจะช่วยเติมเต็มหน้าที่ของมันเท่านั้น แต่เรากำลังพูดถึงจดหมายปะหน้าและในกรณีนี้คุณไม่ควร "ทำลาย" เอกสารที่ส่งพร้อมข้อมูลเกี่ยวกับ "รายการเนื้อหาในซองจดหมาย" - เช่น ไม่จำเป็นต้องทำเครื่องหมายแบบนั้น!

จดหมายปะหน้าสำหรับเอกสารทำหน้าที่ที่มีประโยชน์หลายประการ มาดูวิธีการเขียนพร้อมทั้งแสดงตัวอย่างจดหมายปะหน้าสำหรับสถานการณ์ทางธุรกิจต่างๆ

หน้าที่หลักของจดหมายปะหน้าคือการยืนยัน การแนะนำ และการอธิบาย

รายการที่ให้ไว้ในจดหมายช่วยให้คุณยืนยันการส่งเอกสารที่ระบุไว้ในจดหมายได้อย่างแน่นอน คำแนะนำและคำแนะนำที่ชัดเจนจะระบุว่าต้องทำอย่างไรกับเอกสารแต่ละฉบับที่ได้รับ เช่น ยืนยันการรับ ลงนามและส่งกลับ แจ้ง เป็นต้น คำอธิบายจะช่วยให้คุณเข้าใจเนื้อหาของจดหมาย เช่น ในกรณีที่ส่งแบบแสดงรายการภาษีที่อัปเดตไปยังผู้ตรวจสอบ

ดาวน์โหลดจดหมายปะหน้าตัวอย่าง

วิธีเขียนจดหมายปะหน้าเอกสารอย่างถูกต้อง

ไม่มีแบบฟอร์มที่กำหนดไว้อย่างชัดเจนสำหรับจดหมายปะหน้า คุณสามารถใช้โครงสร้างทั่วไปของจดหมายธุรกิจได้

แบบฟอร์มจดหมายปะหน้าอาจประกอบด้วยส่วนหัว ส่วนหัว ข้อความเนื้อหา เครื่องหมายพร้อมจำนวนไฟล์แนบ และส่วนสุดท้ายพร้อมรายละเอียด

เขียนจดหมายปะหน้าบนหัวจดหมายขององค์กรและเขียนวันที่เขียนและหมายเลขทะเบียน

ในส่วนหัวด้านซ้าย ให้ระบุบริษัทผู้รับ รวมถึงตำแหน่ง ชื่อนามสกุลของบุคคลที่คุณจะส่งจดหมายให้

ตั้งชื่อเรื่อง. เริ่มข้อความหลักของคุณด้วยคำปราศรัยที่สุภาพถึงผู้รับ ปฏิบัติตามหลักจริยธรรมในการสื่อสาร ไม่อนุญาตให้ทำความคุ้นเคย แสดงรายการเอกสารที่กำลังโอนและรายละเอียด ให้คำแนะนำแก่ผู้รับเพื่ออธิบายว่าจะต้องทำอย่างไรกับเอกสารแต่ละฉบับที่ได้รับ หากคุณให้คำอธิบายใด ๆ ให้อธิบายสาระสำคัญอย่างชัดเจนและจัดทำการคำนวณหากจำเป็น

หากคุณได้มอบหมายการดำเนินการตามคำสั่งที่อ้างถึงในจดหมายให้กับพนักงานคนอื่น ให้ระบุชื่อนามสกุล ตำแหน่ง และข้อมูลการติดต่อของเขา เพื่อให้ผู้รับสามารถค้นหาเขาเพื่อการโต้ตอบได้อย่างง่ายดาย

ส่งจดหมายเข้ามามากมายตลอดทั้งวัน เรามักสงสัยว่าจะเขียนจดหมายปะหน้าเอกสารยังไงดี?

จดหมายปะหน้าสำหรับเอกสาร- นี้ จดหมายธุรกิจซึ่งอธิบายแพ็คเกจของเอกสารที่ส่งไปยังผู้รับ จากนี้ จดหมายปะหน้าของเอกสารยืนยันความจริงที่ว่าเอกสารได้ถูกส่งไปแล้ว จัดทำรายการและคำแนะนำในการจัดการ และช่วยให้คุณสามารถกำหนดกำหนดเวลาในการทำให้เสร็จสิ้นได้

เขียนจดหมายปะหน้าเอกสารจะต้องมีหัวจดหมายระบุหมายเลขทะเบียนผู้ส่งที่จะออก ข้อความของเอกสารนั้นแบ่งออกเป็นสองช่วงหลัก: ข้อความเกี่ยวกับการส่งเอกสาร, คำร้องขอให้ตอบกลับทันเวลา (ตรวจสอบ, ตอบกลับ, อนุมัติ ฯลฯ )

ส่วนเกริ่นนำของจดหมายปะหน้าจะขึ้นต้นด้วยคำว่า:“เรานำเสนอให้คุณ...”, “เรากำลังส่งให้คุณ...” หรือ “เรากำลังส่งให้คุณ...” และต่อด้วยคำว่า “สำหรับการลงนาม” “เพื่อการตรวจสอบ” “เพื่ออนุมัติ” , “สำหรับการกรอก” ฯลฯ ในส่วนที่สอง จดหมายปะหน้าของเอกสารประกอบด้วยข้อมูลเกี่ยวกับสิ่งที่ต้องทำกับเอกสารที่แนบมาด้วย: “กรุณาลงนาม...”, “โปรดตรวจสอบและส่ง...” ฯลฯ

ถึง เขียนจดหมายสมัครงานอย่างถูกต้องสิ่งสำคัญคือการจัดรูปแบบไฟล์แนบให้เหมาะสมเนื่องจากนี่คือสิ่งสำคัญในการติดต่อดังกล่าว ในการดำเนินการนี้จดหมายปะหน้าสำหรับเอกสารจะต้องมีรายการทั้งหมดโดยระบุจำนวนสำเนาและแผ่นงานในแต่ละเอกสาร ชื่อของใบสมัครจะถูกระบุเฉพาะในกรณีที่ไม่ได้ระบุไว้ในเนื้อหาของจดหมาย หากมีแอปพลิเคชันหลายรายการ แอปพลิเคชันเหล่านั้นจะแสดงอยู่หลังคำว่า "แอปพลิเคชัน:"

หากจดหมายปะหน้าสำหรับเอกสารมีรายการไฟล์แนบจำนวนมาก เอกสารเหล่านั้นจะถูกรวบรวมไว้ในแผ่นงานแยกต่างหากเป็นรายการไฟล์แนบซึ่งเชื่อมโยงจากจดหมาย เมื่อมีความจำเป็นต้องเขียนจดหมายปะหน้าสำหรับเอกสารสำหรับผู้รับหลายคนและส่งเอกสารแนบไปยังผู้รับเพียงคนเดียวก็ควรกล่าวถึงสิ่งนี้ในจดหมายด้วย

มีกฎอีกสองสามข้อ วิธีเขียนจดหมายปะหน้าสำหรับเอกสาร- หากจดหมายมีสิ่งที่แนบมาก็ควรทำเครื่องหมายตามนั้น และควรระบุว่าเป็นของจดหมายปะหน้าใดที่มุมขวาบนในแต่ละไฟล์แนบ จดหมายดังกล่าวลงนามโดยเจ้าหน้าที่ผู้มีสิทธิกระทำการดังกล่าว แต่เพื่อไม่ให้เขามากังวลเรื่องการชี้แจงในภายหลัง เขาควรระบุชื่อและที่อยู่ติดต่อของนักแสดงด้วย

อีกด้วย ไม่แนะนำให้ระบุกำหนดเวลาที่แน่นอนในการปฏิบัติตามข้อกำหนดของจดหมายหากองค์กรของคุณไม่ใช่หน่วยงานกำกับดูแลที่สูงกว่า ในทางปฏิบัติ การสื่อสารทางธุรกิจเอกสารดังกล่าวมักจะได้รับการตรวจสอบเป็นเวลาหนึ่งเดือน หากคุณต้องการได้รับคำตอบเร็วกว่านี้ควรวางไว้ในรูปแบบคำขอจะดีกว่า

เพื่อเป็นการประหยัดเวลาในอนาคตเมื่อจำเป็นต้องเขียนจดหมายสมัครงานอีกครั้งแนะนำให้จัดทำแบบฟอร์มสำหรับจดหมายดังกล่าวและกรอกตามความจำเป็น ดังที่เราเห็นคำถาม วิธีเขียนจดหมายปะหน้าสำหรับเอกสารไม่ซับซ้อนขนาดนั้น

ตัวอย่างจดหมายปะหน้า:

ในสหรัฐอเมริกาและประเทศในยุโรป เป็นเรื่องปกติที่จะส่งจดหมายปะหน้าพร้อมกับเรซูเม่ ในรัสเซีย แนวโน้มนี้กำลังได้รับแรงผลักดันเท่านั้น

จดหมายปะหน้ามีวัตถุประสงค์เพื่อสื่อถึงบางสิ่งแก่นายจ้าง ข้อมูลที่เป็นประโยชน์ซึ่งไม่เหมาะสมที่จะเขียนเป็นส่วนหนึ่งของเรซูเม่

การไม่เขียนจดหมายสมัครงานเลยถือเป็นรูปแบบที่ไม่ดี ลองนึกภาพตัวเองอยู่ในตำแหน่งของนายจ้างหรือ HR- ผู้จัดการ คุณจะมีความสุขมากขึ้นที่จะได้รับ ตัวอักษรว่างเปล่าพร้อมแนบเรซูเม่หรือจดหมายส่วนตัว? โดยพวกเขาจะเรียกคุณด้วยชื่อและนามสกุลของคุณเพื่อระบุว่าบริษัทของคุณน่าสนใจ... ดูเหมือนว่าใครก็ตามจะเลือกตัวเลือกที่สอง

ดังนั้นผู้ที่ยังเขียนจดหมายเช่นนี้จึงชนะ แต่เพื่อที่จะเอาชนะผู้สมัครคนอื่นได้อย่างแน่นอน คุณจำเป็นต้องรู้วิธีการเขียนจดหมายสมัครงานอย่างถูกต้อง

บางครั้งจดหมายปะหน้าก็มีประโยชน์มาก บทบาทเชิงบวก- เช่น ตำแหน่งที่ว่างระบุว่าต้องมีประสบการณ์การทำงานอย่างน้อย 1 ปี และคุณไม่มีประสบการณ์นี้ แต่คุณมีคุณสมบัติตรงตามข้อกำหนดอื่นๆ จดหมายสมัครงานที่เขียนมาอย่างดีจะทำให้คุณอยากพิจารณาผู้สมัครของคุณให้ละเอียดยิ่งขึ้น

ยึดตามโครงร่างจดหมายปะหน้าที่เฉพาะเจาะจง

1. ในบรรทัดหัวเรื่องของจดหมาย ให้ระบุตำแหน่งเฉพาะที่คุณสมัคร ตัวอย่างเช่น: “เรซูเม่สำหรับตำแหน่งผู้จัดการฝ่ายขาย”
2. คุณควรเริ่มต้นด้วยการทักทาย นอกจากนี้ควรส่งถึงบุคคลใดบุคคลหนึ่งโดยเฉพาะ อ่านรายละเอียดของงานอย่างละเอียด - ตามกฎแล้วจะมีการระบุชื่อและนามสกุลของผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลอยู่ที่นั่น ตัวอย่าง: “สวัสดีตอนบ่าย Maria Gennadievna!” หากเป็นเช่นนั้นคุณไม่สามารถค้นหาชื่อและนามสกุลของบุคคลที่คุณส่งเรซูเม่ให้ได้ ให้เขียนในหัวเรื่องของจดหมาย “ถึงผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลของบริษัท *** - เรซูเม่สำหรับตำแหน่ง ผู้จัดการฝ่ายขาย” และในการทักทายของคุณ เพียงแค่เขียนว่า “สวัสดี!” หรือ “สวัสดีตอนบ่าย!”
3. เขียนที่คุณได้ยินเกี่ยวกับตำแหน่งงานว่าง ซึ่งสามารถทำได้ดังนี้: “ฉันทราบเกี่ยวกับตำแหน่งงานว่างของผู้จัดการฝ่ายขายในบริษัทของคุณบนเว็บไซต์ *** ฉันคิดว่าคุณจะสนใจผู้สมัครของฉัน ดังนั้นฉันจึงส่งเรซูเม่ของฉันไปให้คุณ”
4. จากนั้น อธิบายสั้นๆ เกี่ยวกับประสบการณ์ของคุณในตำแหน่งที่คล้ายกัน หากไม่มี คุณควรเขียนว่าทำไมคุณถึงคิดว่าคุณเหมาะสมกับงานนี้ ตัวอย่าง: “ฉันไม่มีประสบการณ์ในฐานะผู้จัดการฝ่ายขาย แต่ฉันมีคุณสมบัติที่จำเป็นทั้งหมดที่จะช่วยให้ฉันเรียนรู้งานนี้ได้อย่างรวดเร็ว: ความเอาใจใส่ ทักษะในการสื่อสาร...”
5. ให้พวกเขารู้ว่าคุณสนใจบริษัทนี้และกิจกรรมเฉพาะด้านนี้ เช่น “ฉันสนใจงานขายมาก บริษัทของคุณมีตำแหน่งที่ดีเยี่ยมในตลาด ดังนั้นผมจึงต้องการทำงานเพื่อมัน”
6. โปรดระบุข้อมูลติดต่อของคุณ โดยเฉพาะหมายเลขโทรศัพท์ของคุณ คุณสามารถระบุเวลาที่คุณสามารถโทรได้

จำสิ่งที่สำคัญที่สุด - จดหมายจะต้องเป็นรายบุคคลสำหรับแต่ละบริษัทที่คุณส่งเรซูเม่ไป ดังนั้นคุณควรระวังอย่าให้ชื่อและนามสกุลของผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคลจากบริษัท ตำแหน่งงาน และข้อมูลอื่น ๆ สับสน และยิ่งกว่านั้น การส่งจดหมายจำนวนมากไปยังที่อยู่อีเมลหลายรายการพร้อมกันนั้นเป็นสิ่งที่ยอมรับไม่ได้

สไตล์จดหมายปะหน้า

แน่นอนว่าจดหมายสมัครงานของคุณควรเขียนด้วย สไตล์ธุรกิจโดยไม่มีถ้อยคำหยาบคาย และโดยเฉพาะอย่างยิ่งคำหยาบคาย เนื่องจากคุณควรจะกล่าวถึงบุคคลใดบุคคลหนึ่ง จึงต้องเขียนคำว่า "คุณ" และอนุพันธ์ของคำนั้น อักษรตัวใหญ่- ข้อผิดพลาดด้านไวยากรณ์ การสะกด และเครื่องหมายวรรคตอนเป็นสิ่งที่ยอมรับไม่ได้ ตรวจสอบทุกอย่าง อีกครั้งเพราะน้อยคนนักที่จะชอบจดหมายไม่รู้หนังสือ และเรซูเม่ของคุณอาจจะยังไม่เปิดอ่านด้วยซ้ำ เป็นการดีที่สุดที่จะให้คนอื่นอ่านจดหมายของคุณ บางทีเขาอาจจะชี้ให้เห็นสิ่งที่สามารถหรือจำเป็นต้องแก้ไข

อย่าย่อคำ: นี่คือ อีเมลไม่ใช่กระดาษ แต่ความยาวของตัวอักษรไม่ควรยาวเกินไป ครึ่งหน้า A4 ในรูปแบบ Word - จะมีมากมาย

คุณไม่ควรเขียนในลักษณะที่ “เป็นระเบียบ” เช่น “คุณต้องพิจารณาเรซูเม่ของฉันด้วย ฉันเป็นผู้เชี่ยวชาญที่ยอดเยี่ยม”

เนื้อหาของจดหมาย: สิ่งที่ควรเขียนและสิ่งไม่ควรเขียน

คุณไม่ควรเขียนเกี่ยวกับเหตุผลในการออกจากงานเดิมหรือเกี่ยวกับข้อขัดแย้งใด ๆ กับผู้บังคับบัญชาและเพื่อนร่วมงานของคุณโดยเด็ดขาด ตัวอย่างที่ไม่ควรเขียน: “บริษัทของคุณน่าสนใจสำหรับฉันมาก บน งานที่ผ่านมาเจ้านายของฉันไม่เห็นคุณค่าในความพยายามของฉัน ฉันหวังว่าฉันจะสามารถสร้างอาชีพในบริษัทของคุณได้…”

หากคุณระบุคุณสมบัติส่วนตัวของคุณ อย่าทำในลักษณะที่เป็นสูตรสำเร็จ คนเช่นคุณ - มืออาชีพรุ่นใหม่ที่มีความรับผิดชอบและเด็ดเดี่ยวและมีความกระตือรือร้น ตำแหน่งชีวิตมุ่งเน้นผลลัพธ์ - นับพัน เป็นการดีกว่าที่คิดสิ่งที่แปลกใหม่กว่านี้ (ด้วยเหตุผล) แต่เป็นความจริง บางทีจุดแข็งของคุณคือความสามารถในการค้นหา ภาษาทั่วไปกับผู้คน ความทรงจำที่ดี, ความสุภาพ

ไม่จำเป็นต้องเขียนเกี่ยวกับงานอดิเรกของคุณเหมือนกับในเรซูเม่นั่นเอง นี่ไม่จำเป็น

อย่าเขียนว่าความฝันของคุณคือการบินขึ้นไป บันไดอาชีพ- คุณต้องถ่อมตัวมากขึ้น: เขียนว่าทักษะของคุณจะเป็นประโยชน์ต่อบริษัท

ก่อนที่จะป้อนข้อมูลติดต่อ คุณสามารถเขียนเกี่ยวกับความปรารถนาที่จะสัมภาษณ์และบอกเราเพิ่มเติมเกี่ยวกับตัวคุณ

ตัวอย่างจดหมายปะหน้า

สวัสดี Ksenia Sergeevna!

จากเว็บไซต์ *** ฉันรู้ว่าธนาคารของคุณเปิดรับผู้เชี่ยวชาญด้านสินเชื่อ ฉันเชื่อว่าผู้สมัครของฉันอาจเป็นที่สนใจของคุณ

ฉันไม่มีประสบการณ์เป็นผู้เชี่ยวชาญด้านสินเชื่อ แต่เคยทำงานในอุตสาหกรรมการธนาคารในตำแหน่งพนักงานธนาคารมาก่อน ฉันเข้าใจลักษณะเฉพาะของการทำงานในธนาคาร และความสามารถของฉันในการ การเรียนรู้อย่างรวดเร็วจะช่วยให้ผมสามารถรับมือกับงานของเจ้าหน้าที่สินเชื่อได้

ฉันต้องการพัฒนาเฉพาะในภาคการธนาคาร ธนาคารของคุณเป็นหนึ่งในธนาคารที่ใหญ่ที่สุดและประสบความสำเร็จมากที่สุด ดังนั้นฉันจึงสนใจที่จะทำงานที่นั่น

ฉันคิดว่าทักษะของฉันสามารถเป็นประโยชน์กับธนาคารของคุณได้ ฉันกำลังแนบเรซูเม่ของฉันไปกับจดหมาย ฉันพร้อมที่จะเข้ารับการสัมภาษณ์เพื่อบอกคุณเพิ่มเติมเกี่ยวกับตัวฉัน

เบอร์ติดต่อของฉันคือ *** คุณสามารถโทรหาฉันได้ตั้งแต่ 9.00 น. ถึง 21.00 น.

วีดีโอ

ลองชมวิดีโอที่เป็นประโยชน์นี้