Le tecnologie dell'informazione e i documenti elettronici sono ormai saldamente radicati nella nostra vita quotidiana. A volte non abbiamo idea di quante informazioni riceviamo e trasmettiamo proprio attraverso tale interazione.
Parlando di documenti elettronici, non dobbiamo dimenticare che nel contesto generale possono includere qualsiasi informazione, qualsiasi contenuto creato da una persona o ottenuto attraverso la comunicazione e l'interazione con persone o sistemi (vale la pena fare riferimento ai concetti di "messaggio elettronico" e “documento elettronico”, sancito dalla legge federale “Sulle informazioni, tecnologie dell'informazione e sulla protezione delle informazioni").
Tuttavia, più i documenti elettronici penetrano nel nostro vita quotidiana, più dipendiamo da loro. Oggi vengono archiviate una grande quantità di informazioni importanti e significative forma elettronica, quindi, si può fare una prenotazione alle parole del classico, tenendo conto delle nuove tecnologie. In altre parole, solo un pezzo di carta può uccidere uomo moderno? In questo articolo parleremo del significato giuridico documenti elettronici.
I concetti di rilevanza giuridica e forza giuridica di un documento
L'abbreviazione LZED (documento elettronico giuridicamente significativo) viene spesso utilizzata in articoli e rapporti sulla gestione elettronica dei documenti.
Qual è la differenza tra un documento che ha valore giuridico? Per fare ciò, dobbiamo determinare quale sia il significato giuridico di un documento. La definizione richiesta fornito nello standard GOST R 7.0.8-2013. Sistema di standard per l'informazione, la biblioteca e l'editoria. Conservazione e archiviazione dei registri. Termini e definizioni (di seguito denominato GOST R 7.0.8-2013).
Significato giuridico del documento— la proprietà di un documento di fungere da conferma di attività aziendali o di eventi personali.
La rilevanza giuridica è strettamente legata al concetto di forza giuridica di un documento, ma è necessario distinguerli (ne abbiamo già parlato nell'articolo “Carta o codice binario: una prova di forza”).
La stessa norma sopra citata definisce il concetto di forza giuridica di un documento.
Forza giuridica del documento- la proprietà di un documento ufficiale di provocare conseguenze legali.
Come vediamo, in questa definizione stiamo parlando non più di un semplice documento, ma di uno ufficiale. Torniamo di nuovo allo standard GOST R 7.0.8-2013.
Documento ufficiale- un documento creato da un'organizzazione, funzionario o cittadino, eseguito nel modo prescritto.
Pertanto, affinché un documento abbia valore legale, deve essere ufficiale e giuridicamente significativo.
Tutto ciò si applica pienamente ai documenti elettronici con l'avvertenza che, per conferire loro valore legale, è necessario tenere conto delle specificità della loro forma.
Forza giuridica di un documento informatico
La forza legale del documento è garantita osservando una serie di regole:
1. Il documento è redatto secondo la procedura prevista.
2. Il contenuto del documento non contraddice la legislazione della Federazione Russa.
3. Il documento è firmato da una persona autorizzata.
Nel caso dei documenti elettronici, appare un altro punto:
4. Il lavoro con tali documenti deve essere conforme alle norme stabilite dalla legislazione della Federazione Russa (rilevante per le fatture).
Ad esempio, la legislazione della Federazione Russa ci consente di concludere contratti in formato elettronico e di firmarli con una firma elettronica (di seguito denominata ES), ma con la riserva di tenere conto dei requisiti della legislazione in materia di applicazione dell'ES. Pertanto, un documento elettronico firmato con una firma elettronica semplice o non qualificata non avrà valore legale se non sono soddisfatti i requisiti della legge federale "Sulla firma elettronica".
Un altro esempio può essere dato richiamando la procedura di scambio delle fatture in formato elettronico. Tale fattura avrà valore legale, cioè darà diritto al contribuente alla detrazione dell'IVA solo se sono soddisfatti i requisiti dell'Ordine del Ministero delle Finanze della Federazione Russa del 10 novembre 2015 n. 174n. In caso contrario, il contribuente non potrà esercitare il suo diritto, poiché non esisterà alcun documento che lo generi.
Notiamo che lo stesso operatore di gestione elettronica dei documenti in questo caso non garantisce tanto il significato giuridico del documento quanto agisce come uno dei componenti obbligatori per garantirlo.
Ciò è difficilmente possibile con i documenti cartacei, motivo per cui, quando si lavora con quelli elettronici, è necessario tener conto delle loro specificità e fare attenzione nel rispettare i requisiti di legge in questo settore.
Va inoltre notato che un certo numero di documenti semplicemente non possono essere convertiti in formato elettronico. E sebbene il legislatore non lo proibisca, e talvolta lo consenta anche direttamente, ciò non può essere fatto per ragioni indirette (impossibilità di lavorare ulteriormente con tali documenti, mancanza di regolamentazione per la loro conservazione, ecc.).
Per esempio, documenti del personale. La maggior parte di essi riguarda documenti di archiviazione a lungo termine e persino permanente (ad esempio, i file e le carte personali vengono archiviati per 75 anni). In primo luogo, per garantire il valore giuridico di tali documenti in formato elettronico durante l'intero periodo di conservazione, è necessario osservare una serie di regole: specifiche tecniche; in secondo luogo, i documenti che richiedono la firma ripetuta, ad esempio, da parte di un dipendente, sono più convenienti da conservare su carta.
Problemi
È importante per un'organizzazione garantire la validità legale dei documenti elettronici sia “interni” che “esterni”. In caso di disaccordi, situazioni controverse o procedimenti legali, puoi dimostrare la tua tesi solo con l'aiuto di USEED (questo vale per qualsiasi documento elettronico e non solo per i documenti di entità commerciali).
Tuttavia, spesso uno dei principali fattori di arresto nella transizione verso gestione elettronica dei documenti Per l'organizzazione c'è il timore di una non accettazione e di un atteggiamento sospettoso nei confronti di tali documenti da parte di agenzie governative e appaltatori.
Inoltre, è spesso lo Stato che avvia il passaggio (a volte addirittura obbligatorio - come nel caso della presentazione delle dichiarazioni fiscali) alla gestione elettronica dei documenti (ad esempio, le ultime modifiche alla legislazione procedurale). Anche se, di regola, il legislatore non è si occupa di una regolamentazione dettagliata del lavoro con i documenti elettronici durante tutto il loro ciclo di vita (dalla creazione alla distruzione), che solleva molte domande e preoccupazioni. In ogni caso, i documenti elettronici sono la nostra realtà, con cui non dobbiamo solo fare i conti usarlo, ma usarlo anche a nostro vantaggio.
Inizialmente, sembra che ci siano più requisiti per i documenti elettronici ed è più difficile rispettarli che lavorare “su carta”, ma all'inizio dell'utilizzo della gestione elettronica dei documenti diventa chiaro che questa è solo una questione di abitudine.
La forza giuridica di un documento elettronico è garantita dall'uso della tecnologia elettronica firma digitale EDS 1) - un meccanismo che consente di dimostrare che l'autore del documento elettronico inviato è effettivamente esattamente chi dichiara di essere e che il documento non è stato modificato durante il processo di consegna. L'EDS viene utilizzato come analogo di una firma autografa o di un sigillo regolare nel caso di persona giuridica. La firma digitale viene aggiunta al blocco dati e consente al destinatario del blocco di verificare l'origine e l'integrità dei dati e tutelarsi così dalla contraffazione.
La maggior parte delle aziende riconosce i vantaggi della gestione elettronica dei documenti (senza carta), che presenta i seguenti vantaggi:
· facilità di apportare modifiche al documento;
· la capacità di inserire non solo testo ma anche dati multimediali in un documento 2) ;
· la capacità di utilizzare moduli già predisposti;
· maggiore velocità di trasmissione delle informazioni un gran numero indirizzi;
risparmio di carta;
· maggiore compattezza degli archivi;
· più facile controllo dei flussi informativi;
· elevata velocità di ricerca e recupero delle informazioni;
· la capacità di proteggere i documenti da accessi non autorizzati e differenziare i diritti di accesso dei dipendenti alle informazioni.
L'introduzione della gestione elettronica dei documenti consente di ridurre il numero di servizi coinvolti nella lavorazione dei documenti (corrieri, impiegati, ecc.).
La Figura 3.22 mostra quanto si riduce il tempo delle singole fasi di lavoro con i documenti quando si sostituisce il processo cartaceo con uno digitale.
Riso. 3.22. Vantaggi della gestione elettronica dei documenti
Nelle condizioni di gestione elettronica dei documenti, sono necessari molti meno costi per ristrutturare il flusso di documenti quando cambiano le condizioni esterne, ad esempio i requisiti per la modifica del modulo di rendicontazione.
Nonostante l’efficacia della gestione elettronica dei documenti sia ampiamente riconosciuta, una transizione completa verso le tecnologie senza supporto cartaceo richiede la risoluzione di una serie di questioni legali, nonché investimenti. Quindi oggi in Russia puoi trovare tutti i tipi di flussi di documenti elencati in Fig. 3.20.
Ci sono ancora imprese e istituzioni che operano ancora in un ambiente cartaceo e la maggior parte utilizza computer; reti locali e solo una piccola percentuale lo utilizza completamente sistemi automatizzati gestione dei documenti elettronici. Qual è la ragione di questa situazione?
Idealmente, lo sviluppo della gestione elettronica dei documenti dovrebbe portare a tecnologie completamente prive di supporto cartaceo. Tuttavia, oggi i documenti cartacei sono ancora necessari per conformarsi a numerose normative: leggi fiscali, leggi contabili, ecc. Uno degli scopi principali di un documento è la capacità di certificare determinati fatti. Fino a poco tempo fa, il mezzo principale per dimostrare un fatto particolare, ad es. rappresentava forza giuridica. La carta come mezzo materiale presenta lo svantaggio nel senso che non consente di cancellare e scrivere senza lasciare traccia. nuove informazioni, tuttavia, questo svantaggio risulta essere un vantaggio dal punto di vista dell'eliminazione della falsificazione dei documenti. Non c'è da stupirsi che dica il proverbio russo: ciò che è scritto con una penna non può essere tagliato con un'ascia.
In altre parole, quando riceviamo un documento che presenta una firma su ogni pagina e non ci sono segni di danneggiamento sulla superficie della carta (cioè è chiaro che il testo non è stato cancellato o riscritto), possiamo essere sicuri che il presente documento è stato inviato per conto di chi firma e che non è stato alterato durante la consegna.
In linea di principio, i moderni strumenti di crittografia possono fornire gli stessi mezzi per autenticare un documento come una firma su carta.
Adottata nel gennaio 2002, la legge federale "Sulla firma elettronica digitale" offre alle organizzazioni la possibilità di creare sistemi per lo scambio esclusivamente di documenti elettronici, in cui un documento elettronico può fungere da originale che non necessita di essere duplicato con una copia cartacea. Tuttavia, oggi la legalità della firma digitale è assoluta solo per il flusso di documenti interni, dove viene utilizzata attivamente, poiché il flusso di documenti interni è regolato dal direttore generale.
Pertanto, la ragione principale della presenza di flussi di documenti misti è il fatto che la questione dell'utilizzo delle firme digitali non è stata ancora risolta a livello statale.
Tuttavia, lo scambio di documenti in forma elettronica può essere utilizzato non in tutto, ma solo in alcune aree delle attività dell'organizzazione.
Un documento cartaceo ha valore legale se contiene i dettagli richiesti, una firma autografa di una persona fisica e, in alcuni casi, un sigillo. Cosa dà valore legale ad un documento informatico?
Cos’è la gestione elettronica dei documenti?
La gestione elettronica dei documenti (o EDI) è lo scambio di documenti in formato elettronico tramite Internet, la rete interna dell'azienda o altri mezzi. L'EDI accelera notevolmente lo scambio di documenti e il regolamento delle transazioni tra le controparti e consente di risparmiare sui costi d'ufficio e postali.
Nel 2011, il Ministero delle Finanze russo ha legalizzato lo scambio di fatture in formato elettronico utilizzando la firma digitale; Questo è stato l'impulso per la diffusione della gestione elettronica dei documenti giuridicamente rilevanti. La gestione elettronica dei documenti in Russia è regolata da:
- legge federale N. 402-FZ "Contabilità" del 6 dicembre 2011,
- Legge federale n. 63-FZ "Sulle firme elettroniche" del 04/06/2011,
- Ordine del Ministero delle Finanze russo N 174n "Approvazione della procedura per l'emissione e la ricezione di fatture in formato elettronico tramite canali di telecomunicazione utilizzando una firma elettronica qualificata avanzata" del 10 novembre 2015.
Cosa dà valore legale a un documento elettronico?
Un documento creato al computer o la scansione di un documento cartaceo non sono ancora giuridicamente vincolanti. Per diversi tipi i documenti hanno diverse garanzie di valore legale.
Documenti formalizzati
Tali documenti includono fatture, rapporti, contratto di lavoro con un dipendente remoto, un elenco dei documenti richiesti. Ad essi viene data forza giuridica da:
- rispetto del formato approvato dallo Stato,
- trasferimento di documenti in conformità con le normative,
- firma elettronica qualificata (di seguito CES).
I documenti elettronici firmati da CEP sono per impostazione predefinita equivalenti a quelli firmati personalmente e hanno valore legale.
Documenti non formalizzati
In questa categoria rientrano tutti gli altri documenti: contratti, procure, lettere, ecc. Lo Stato non regola il formato di questi documenti. Ci sono due modi per dare loro valore legale:
- Cartello. Come nel caso dei documenti formalizzati, l'EPC per impostazione predefinita attribuisce valore legale al documento.
- Iscriviti semplice o .
Inoltre, i partecipanti al FES devono stipulare un accordo sul riconoscimento reciproco della forza giuridica di questi tipi di firme elettroniche (articolo 4 n. 63-FZ "Sulle firme elettroniche"). Questo accordo deve specificare i requisiti per i dettagli, la forma e il formato dei documenti e il tipo di firma. Se esiste un tale accordo, i documenti elettronici saranno considerati giuridicamente significativi e qualsiasi autorità, compresi i tribunali e il Servizio fiscale federale, li accetterà come firmati personalmente.
Come firmare un documento con firma elettronica?
La possibilità di creare una firma per un documento elettronico è implementata in molti programmi:
- In sistemi specializzati per la gestione e il reporting elettronico dei documenti (ad esempio, Kontur.Diadoc, Kontur.Extern).
- In vari sistemi informativi(ad esempio, sul portale dei Servizi dello Stato, sulle piattaforme di commercio elettronico).
- Nei sistemi contabili (ad esempio SAP, Oracle, MS Dynamics e altri).
- Nei programmi per computer per lavorare con documenti elettronici (ad esempio, Microsoft Word,PDF).
- In programmi speciali per la creazione e
Sotto forza legale di qualsiasi documento è generalmente inteso la capacità di un supporto materiale su cui sono registrate informazioni, da solo o in combinazione con altri documenti, di causare determinate conseguenze legali.È la forza giuridica di un documento che ne determina il significato giuridico e la possibilità di essere utilizzato come prova in tribunale.
GOST R51141-98 "Gestione e archiviazione dell'ufficio. Termini e definizioni" definisce forza legale documento come proprietà di un documento ufficiale, conferitogli dalla normativa vigente, dalla competenza dell'ente che lo ha emesso e dalla prevista procedura di registrazione.
Pertanto, la forza giuridica del documento è interpretata come:
- 1) posto nella gerarchia generale degli atti normativi
- (legge, regolamento, decreto, istruzione, ecc.);
- 2) obbligo basato sul principio di legalità;
- 3) la competenza dell'organo che ha emesso l'atto.
Inoltre, in tutti i casi, il documento deve essere redatto secondo le modalità prescritte e provenire anche da una persona autorizzata a crearlo.
GOST 2.051-2006-ESKD "Documenti elettronici. Disposizioni generali", entrato in vigore con ordinanza di Rostechregulirovanie del 22 giugno 2006 n. 119-st, ha stabilito che il documento elettronico è composto da due parti: significativo E oggetti di scena. Inoltre, nella parte di dettaglio potranno essere inseriti ulteriori dettagli, tenendo conto delle specificità dell'uso e della circolazione del documento informatico. Viene stabilita la nomenclatura dei dettagli aggiuntivi e le regole per la loro identificazione documenti normativi l'impresa stessa.
A questo proposito, la parte richiesta di qualsiasi documento è di particolare importanza. Diamo un'occhiata più da vicino.
Contenuto del documento e suoi forma giuridica sempre collegati ad alcuni dettagli che, di regola, caratterizzano i soggetti che hanno redatto e certificato il documento e ne consentono l'identificazione. I dettagli, a loro volta, sono legati alla forma esterna ed interna di presentazione del documento. GOST R 51141-98 "Gestione e archiviazione dell'ufficio. Termini e definizioni" definisce i dettagli di un documento come un elemento obbligatorio della sua registrazione ufficiale.
Una guida per progettazione corretta documenti e l'inclusione degli attributi necessari nel loro contenuto è GOST 6.10.4-84 "Dare valore legale ai documenti su supporti informatici e dati tipografici creati dalla tecnologia informatica Disposizioni di base", approvato con decreto dello standard statale dell'URSS del 9 ottobre. 1984 n. 3549. Tra i dettagli, questo GOST nomina il numero di registrazione del documento; data di registrazione; firma (codice) della persona responsabile della produzione del documento o dell'approvazione del documento; contenuto del documento; nome dell'organizzazione che ha creato il documento; ubicazione dell'organizzazione, ecc. Va notato che GOST 6.10.4-84 consente anche l'introduzione di dettagli aggiuntivi in un documento su supporto informatico.
Esiste parte permanente degli oggetti di scena documento (una parte immutabile del documento applicata durante la sua produzione) e parte variabile dei puntelli(parte modificabile dei dati del documento inseriti in fase di compilazione).
L'assenza di uno o più dati comporta la nullità o l'invalidità del documento informatico. Se il contenuto o i dettagli di un documento sono distorti, il documento potrebbe essere falsificato. Un documento così falso comporta in alcuni casi conseguenze sfavorevoli per il suo originatore o portatore. Se, ad esempio, viene accertata la falsificazione o la contraffazione di un documento del genere, sorge una responsabilità giuridica negativa per le persone che hanno commesso tali atti. In particolare, la responsabilità amministrativa è prevista dal Codice degli illeciti amministrativi della Federazione Russa all'art. 14.13 (falsificazione di documenti contabili e di altri documenti contabili); Arte. 19.23 (falsificazione di documenti, timbri, sigilli o moduli, loro utilizzo, cessione o vendita); La responsabilità penale discende dall’art. 186.187, 233, 292, 327 del Codice Penale della Federazione Russa.
Dettagli dei documenti tradizionali. La forza giuridica di un documento ufficiale garantisce la disponibilità dei dettagli necessari. I dettagli obbligatori per alcuni tipi di documenti sono la presenza del testo stesso, firma, data di produzione (disegno), nome dell'organizzazione - l'autore del documento, codice dell'organizzazione secondo il classificatore nazionale di imprese e organizzazioni (OKPO ), titolo del documento, data, indice, testo, visti, firma dei funzionari, una nota sull'esecuzione del documento e sul suo invio al fascicolo. A seconda della tipologia del documento e della procedura per la sua preparazione ed esecuzione, la composizione dei dettagli può essere molto diversa.
Dettagli del documento elettronico. Un documento elettronico deve avere una gamma più ampia di dettagli, detti metadati, rispetto ai tradizionali documenti cartacei. Ciò è dovuto al fatto che tecnologie moderne consentire di apportare modifiche al testo senza lasciare tracce sul supporto della macchina, pertanto, per garantire l'affidabilità del documento elettronico, sono necessari ulteriori meccanismi di tutela legale e tecnica. Ne citiamo solo alcuni:
- 1) fornitura del documento con firma elettronica;
- 2) la presenza di un altro analogo di una firma autografa, ad esempio un EGP, che è un analogo elettronico di sigilli, timbri, firme autografe tradizionali (facsimili). In particolare, l'EGP può essere immediatamente inserito in un documento testuale e grafico Editor di parole, senza richiedere ulteriori stampe e scansioni del documento. Pertanto, un documento firmato da un EGP è ulteriormente protetto da modifiche e copie illegali;
- 3) calcolo delle caratteristiche di controllo del file utilizzando determinati algoritmi (calcolo della funzione hash).
I dettagli, insieme al contenuto, danno al documento una certa certezza e portata informazioni aggiuntive. Grazie a questi attributi, al documento viene dato un orientamento volitivo; ciò accade, ad esempio, nel momento in cui le parti firmano un accordo di rete. I dettagli servono come prova che le informazioni contenute nel contenuto del documento sono state preparate e registrate su un supporto dalla persona per conto della quale il documento è stato firmato e immesso nella circolazione civile.
Dall'analisi è emerso che i segni della forza giuridica del documento sono:
- 1) identificazione della persona che ha firmato (redatto) il documento;
- 2) disponibilità dei dettagli (firme, sigilli, altra impronta);
- 3) la possibilità di utilizzare il documento come prova in tribunale; un documento dettagliato è in grado di certificare determinati fatti, il che non ne consente la modifica o la cancellazione senza controllo.
Pertanto, la forza giuridica di un documento elettronico è determinata dalla presenza degli attributi necessari e dall'esecuzione delle procedure legali necessarie per la loro esecuzione. Allo stesso tempo, un documento informatico presenta anche caratteristiche proprie, dovute ad una diversa tecnologia per la sua produzione e circolazione. La differenza principale tra un documento elettronico e l'impossibilità di apporre la propria firma o su di esso per iscritto.
- GOST 2.051-2006-ESKD. Documenti elettronici. Disposizioni generali. M.: Standardinform, 2006.
- GOST 6.10.4-84. Dare valore legale ai documenti su supporti informatici e tipografici creati dalla tecnologia informatica. Disposizioni fondamentali. M.: Casa editrice degli standard IPK, 2001.
Quando si registra il diritto a una firma elettronica, a un individuo viene rilasciato un certificato per tale firma da uno speciale centro di certificazione. Una persona riceve due chiavi: pubblica e privata. Utilizzando una chiave privata, puoi generare rapidamente una firma elettronica e firmare un documento. La chiave pubblica è anche chiamata chiave di verifica. La sua funzione è quella di confermare l'autenticità della firma.
La normativa distingue tre tipologie di firma elettronica:
- semplice;
- rinforzato non qualificato;
- potenziato qualificato.
Forza giuridica della firma elettronica
La Legge “Sulla Firma Elettronica” stabilisce che un documento in formato elettronico, se firmato con firma elettronica semplice o arricchita non qualificata, equivale a un documento redatto su supporto cartaceo sul quale l'autore ha apposto una firma autografa.
In questo caso, deve esserci un accordo adeguato tra i partecipanti all'interazione.
Una firma qualificata rafforzata, che certifica un documento elettronico, sarà analoga non solo a una firma autografa, ma anche a un sigillo sul documento. Gli organi che esercitano funzioni di controllo possono riconoscere valore giuridico solo ai documenti nella cui redazione è stata utilizzata una firma elettronica qualificata.
Dove può essere utilizzata la firma elettronica?
L'area principale di applicazione di tale firma è la gestione elettronica dei documenti. Lo scopo di tale flusso documentale può essere molto diverso: dallo scambio di informazioni interne al personale o commerciali e industriali.
Firma elettronica ha trovato ampia applicazione nel reporting per gli organi che esercitano funzioni di controllo. In questo caso, la modalità di invio delle segnalazioni non ha importanza. Una firma elettronica conferisce ai rapporti il necessario valore giuridico.
Ricevere servizi pubblici Anche i cittadini utilizzano sempre più questo tipo di identificazione.
Attualmente quasi nessun commercio elettronico può avvenire senza una firma elettronica. Tale firma è essenziale per i fornitori di beni e servizi su piattaforme commerciali e governative. Una firma elettronica garantisce alle parti coinvolte nelle transazioni che si tratta di proposte commerciali autentiche.
Questo tipo di firma di autenticazione viene utilizzato sempre più spesso nell'interazione tra individui. Esempio: firma di vari documenti aziendali (certificato di accettazione del servizio, contratto di prestito).