एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ की अपनी कानूनी शक्ति होती है। इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर को कानूनी शक्ति क्या देता है। रूसी संघ के सर्वोच्च मध्यस्थता न्यायालय की आधिकारिक सामग्री

सूचना प्रौद्योगिकी और इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ हमारे दैनिक जीवन में मजबूती से स्थापित हो गए हैं। कभी-कभी हमें पता ही नहीं चलता कि इस तरह की बातचीत के माध्यम से हम कितनी जानकारी प्राप्त करते हैं और प्रसारित करते हैं।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों के बारे में बोलते हुए, हमें यह नहीं भूलना चाहिए कि सामान्य संदर्भ में उनमें कोई भी जानकारी, किसी व्यक्ति द्वारा बनाई गई या लोगों या प्रणालियों के साथ संचार और बातचीत के माध्यम से प्राप्त की गई कोई भी सामग्री शामिल हो सकती है (यह "इलेक्ट्रॉनिक संदेश" की अवधारणाओं का उल्लेख करने लायक है) "इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़", संघीय कानून "सूचना पर" में निहित है, सूचान प्रौद्योगिकीऔर सूचना सुरक्षा पर")।

हालाँकि, अधिक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ हमारे अंदर प्रवेश करते हैं दैनिक जीवनहम उन पर उतना ही अधिक निर्भर होते हैं। आज, बड़ी मात्रा में महत्वपूर्ण और सार्थक जानकारी संग्रहीत है इलेक्ट्रॉनिक रूपइसलिए, नई प्रौद्योगिकियों को ध्यान में रखते हुए, क्लासिक के शब्दों में आरक्षण किया जा सकता है। दूसरे शब्दों में, क्या केवल कागज का एक टुकड़ा ही हत्या कर सकता है आधुनिक आदमी? इस लेख में हम कानूनी महत्व के बारे में बात करेंगे इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़.

किसी दस्तावेज़ के कानूनी महत्व और कानूनी बल की अवधारणाएँ

संक्षिप्त नाम LZED (कानूनी रूप से महत्वपूर्ण इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़) का उपयोग अक्सर इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन पर लेखों और रिपोर्टों में किया जाता है।

कानूनी महत्व वाले दस्तावेज़ में क्या अंतर है? ऐसा करने के लिए, हमें यह निर्धारित करने की आवश्यकता है कि किसी दस्तावेज़ का कानूनी महत्व क्या है। आवश्यक परिभाषा GOST R 7.0.8-2013 मानक में दिया गया है। सूचना, पुस्तकालयाध्यक्षता और प्रकाशन पर मानकों की प्रणाली। रिकार्ड रखना और संग्रह करना। नियम और परिभाषाएँ (इसके बाद GOST R 7.0.8-2013 के रूप में संदर्भित)।

दस्तावेज़ का कानूनी महत्व- व्यावसायिक गतिविधियों या व्यक्तिगत घटनाओं की पुष्टि के रूप में कार्य करने के लिए दस्तावेज़ की संपत्ति।

कानूनी महत्व किसी दस्तावेज़ की कानूनी ताकत की अवधारणा से निकटता से जुड़ा हुआ है, लेकिन उन्हें अलग करना आवश्यक है (हम पहले ही लेख "पेपर या बाइनरी कोड: ताकत का परीक्षण" में इस बारे में बात कर चुके हैं)।

ऊपर उल्लिखित वही मानक किसी दस्तावेज़ की कानूनी शक्ति की अवधारणा को परिभाषित करता है।

दस्तावेज़ का कानूनी बल- कानूनी परिणामों का कारण बनने वाली आधिकारिक दस्तावेज़ की संपत्ति।

जैसा कि हम इस परिभाषा में देखते हैं हम बात कर रहे हैंअब एक साधारण दस्तावेज़ के बारे में नहीं, बल्कि एक आधिकारिक दस्तावेज़ के बारे में। आइए फिर से GOST R 7.0.8-2013 मानक की ओर मुड़ें।

सरकारी दस्तावेज़- किसी संगठन, अधिकारी या नागरिक द्वारा बनाया गया दस्तावेज़, निर्धारित तरीके से निष्पादित।

इस प्रकार, किसी दस्तावेज़ को कानूनी बल प्राप्त करने के लिए, उसे आधिकारिक और कानूनी रूप से महत्वपूर्ण होना चाहिए।

यह सब पूरी तरह से इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों पर इस चेतावनी के साथ लागू होता है कि उन्हें कानूनी बल देने के लिए, उनके फॉर्म की विशिष्टताओं को ध्यान में रखा जाना चाहिए।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ का कानूनी बल

दस्तावेज़ की कानूनी शक्ति कई नियमों का पालन करके सुनिश्चित की जाती है:

1. दस्तावेज़ स्थापित प्रक्रिया के अनुसार तैयार किया गया है।
2. दस्तावेज़ की सामग्री रूसी संघ के कानून का खंडन नहीं करती है।
3. दस्तावेज़ पर अधिकृत व्यक्ति द्वारा हस्ताक्षर किए गए हैं।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों के मामले में, एक और बात सामने आती है:

4. ऐसे दस्तावेज़ों के साथ काम करना रूसी संघ के कानून (चालान के लिए प्रासंगिक) द्वारा स्थापित नियमों का पालन करना चाहिए।

उदाहरण के लिए, रूसी संघ का कानून हमें इलेक्ट्रॉनिक रूप में अनुबंध समाप्त करने और उन पर इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर (बाद में ईएस के रूप में संदर्भित) के साथ हस्ताक्षर करने की अनुमति देता है, लेकिन एक आरक्षण के साथ कि हम क्षेत्र में कानून की आवश्यकताओं को ध्यान में रखते हैं। ईएस का अनुप्रयोग. इसलिए, यदि संघीय कानून "इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर पर" की आवश्यकताएं पूरी नहीं होती हैं, तो एक साधारण या अयोग्य इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के साथ हस्ताक्षरित इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ में कानूनी बल नहीं होगा।

इलेक्ट्रॉनिक रूप में चालानों के आदान-प्रदान की प्रक्रिया को याद करके एक और उदाहरण दिया जा सकता है। इस तरह के चालान में कानूनी बल होगा, अर्थात, यह करदाता को वैट काटने का अधिकार केवल तभी देगा जब रूसी संघ के वित्त मंत्रालय के आदेश दिनांक 10 नवंबर, 2015 संख्या 174n की आवश्यकताओं को पूरा किया जाएगा। अन्यथा, करदाता अपने अधिकार का प्रयोग नहीं कर पाएगा, क्योंकि इसे बनाने वाला कोई दस्तावेज़ नहीं होगा।

आइए ध्यान दें कि इस मामले में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन ऑपरेटर स्वयं दस्तावेज़ के कानूनी महत्व को इतना सुनिश्चित नहीं करता है जितना कि इसे सुनिश्चित करने के लिए अनिवार्य घटकों में से एक के रूप में कार्य करता है।

कागजी दस्तावेजों के साथ यह शायद ही संभव है, यही कारण है कि, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के साथ काम करते समय, उनकी बारीकियों को ध्यान में रखना और इस क्षेत्र में कानून की आवश्यकताओं का अनुपालन करते समय सावधान रहना आवश्यक है।

यह भी ध्यान दिया जाना चाहिए कि कई दस्तावेज़ों को इलेक्ट्रॉनिक रूप में परिवर्तित नहीं किया जा सकता है। और यद्यपि विधायक इस पर रोक नहीं लगाता है, और कभी-कभी सीधे तौर पर इसकी अनुमति भी देता है, अप्रत्यक्ष कारणों से ऐसा नहीं किया जा सकता है (ऐसे दस्तावेजों के साथ आगे काम करने की असंभवता, उनके भंडारण के लिए विनियमन की कमी, आदि)।

जैसे, कार्मिक दस्तावेज़. उनमें से अधिकांश दीर्घकालिक और यहां तक ​​कि स्थायी भंडारण के दस्तावेजों से संबंधित हैं (उदाहरण के लिए, व्यक्तिगत फाइलें और कार्ड 75 वर्षों तक संग्रहीत होते हैं)। सबसे पहले, संपूर्ण भंडारण अवधि के दौरान इलेक्ट्रॉनिक रूप में ऐसे दस्तावेज़ों का कानूनी महत्व सुनिश्चित करने के लिए, कई नियमों का पालन किया जाना चाहिए: तकनीकी निर्देश; दूसरे, जिन दस्तावेज़ों पर, उदाहरण के लिए, किसी कर्मचारी द्वारा बार-बार हस्ताक्षर करने की आवश्यकता होती है, उन्हें कागज़ पर रखना अधिक सुविधाजनक होता है।

समस्याएँ

किसी संगठन के लिए "आंतरिक" और "बाहरी" इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों दोनों की कानूनी वैधता सुनिश्चित करना महत्वपूर्ण है। असहमति, विवादास्पद स्थितियों या कानूनी कार्यवाही की स्थिति में, आप केवल USEED की मदद से अपना मामला साबित कर सकते हैं (यह किसी भी इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ के लिए सच है, न कि केवल व्यावसायिक संस्थाओं के दस्तावेज़ों के लिए)।

हालाँकि, अक्सर संक्रमण में मुख्य रोकने वाले कारकों में से एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधनसंगठन के लिए सरकारी एजेंसियों और ठेकेदारों की ओर से ऐसे दस्तावेज़ों को स्वीकार न किए जाने और उनके प्रति संदिग्ध रवैया अपनाने का डर रहता है.

इसके अलावा, यह वह राज्य है जो अक्सर इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन (उदाहरण के लिए, प्रक्रियात्मक कानून में नवीनतम संशोधन) में संक्रमण (कभी-कभी अनिवार्य भी - कर रिपोर्ट दाखिल करने के मामले में) शुरू करता है। हालांकि, एक नियम के रूप में, विधायक नहीं है इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के साथ उनके पूरे जीवन चक्र (सृजन से विनाश तक) के काम के विस्तृत विनियमन से संबंधित है, जो कई सवालों और चिंताओं को जन्म देता है, किसी भी मामले में, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ हमारी वास्तविकता हैं, और यह न केवल आवश्यक है इसके साथ शर्तें, लेकिन इसे अच्छे के लिए उपयोग करने के लिए भी।

प्रारंभ में, ऐसा लगता है कि इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के लिए अधिक आवश्यकताएं हैं और "कागज पर" काम करने की तुलना में उनका अनुपालन करना अधिक कठिन है, लेकिन इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन का उपयोग करने की शुरुआत में ही यह स्पष्ट हो जाता है कि यह सिर्फ आदत का मामला है।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ की कानूनी शक्ति इलेक्ट्रॉनिक के उपयोग के आधार पर सुनिश्चित की जाती है अंगुली का हस्ताक्षरएड्स 1) - एक तंत्र जो आपको यह साबित करने की अनुमति देता है कि भेजे गए इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ का लेखक वास्तव में वही है जो वह होने का दावा करता है, और डिलीवरी प्रक्रिया के दौरान दस्तावेज़ को नहीं बदला गया है। ईडीएस का उपयोग हस्तलिखित हस्ताक्षर या नियमित मुहर के एक एनालॉग के रूप में किया जाता है कानूनी इकाई. डिजिटल हस्ताक्षर डेटा ब्लॉक में जोड़ा जाता है और ब्लॉक प्राप्तकर्ता को डेटा के स्रोत और अखंडता को सत्यापित करने की अनुमति देता है और इस प्रकार खुद को जालसाजी से बचाता है।

अधिकांश उद्यम इलेक्ट्रॉनिक (पेपरलेस) दस्तावेज़ प्रबंधन के लाभों को पहचानते हैं, जिसके निम्नलिखित फायदे हैं:

· दस्तावेज़ में परिवर्तन करने में आसानी;

· किसी दस्तावेज़ में न केवल टेक्स्ट बल्कि मल्टीमीडिया डेटा भी रखने की क्षमता 2) ;

· पहले से तैयार प्रपत्रों का उपयोग करने की क्षमता;

· सूचना प्रसारण की उच्च गति एक लंबी संख्यापते;

कागज की बचत;

· अभिलेखों की उच्च सघनता;

· सूचना प्रवाह का आसान नियंत्रण;

· जानकारी खोजने और पुनर्प्राप्त करने की उच्च गति;

· दस्तावेजों को अनधिकृत पहुंच से बचाने और सूचना तक कर्मचारी पहुंच अधिकारों को अलग करने की क्षमता।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन की शुरूआत से दस्तावेज़ों (कूरियर, लिपिक कर्मचारी, आदि) के साथ काम करने में शामिल सेवाओं की संख्या को कम करना संभव हो जाता है।

चित्र 3.22 दिखाता है कि कागजी प्रक्रिया को डिजिटल प्रक्रिया से बदलने पर दस्तावेजों के साथ काम करने के व्यक्तिगत चरणों का समय कितना कम हो जाता है।

चावल। 3.22.इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के लाभ

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन की शर्तों में, बाहरी परिस्थितियों में परिवर्तन होने पर दस्तावेज़ प्रवाह के पुनर्गठन के लिए बहुत कम लागत की आवश्यकता होती है, उदाहरण के लिए, रिपोर्टिंग फॉर्म को बदलने की आवश्यकताएं।

इस तथ्य के बावजूद कि इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन की प्रभावशीलता को व्यापक रूप से मान्यता प्राप्त है, कागज रहित प्रौद्योगिकियों में पूर्ण परिवर्तन के लिए कई कानूनी मुद्दों के समाधान के साथ-साथ निवेश की भी आवश्यकता होती है। तो आज रूस में आप चित्र में सूचीबद्ध सभी प्रकार के दस्तावेज़ प्रवाह पा सकते हैं। 3.20.

अभी भी ऐसे उद्यम और संस्थान हैं जो अभी भी कागज-आधारित वातावरण में काम करते हैं और अधिकांश कंप्यूटर का उपयोग करते हैं; स्थानीय नेटवर्कऔर केवल एक छोटा प्रतिशत ही इसका पूर्ण उपयोग करता है स्वचालित प्रणालीइलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों का प्रबंधन. इस स्थिति का कारण क्या है?

आदर्श रूप से, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के विकास के परिणामस्वरूप पूरी तरह से कागज रहित प्रौद्योगिकियाँ होनी चाहिए। हालाँकि, आज भी कई नियमों - कर कानूनों, लेखांकन कानूनों आदि का अनुपालन करने के लिए कागजी दस्तावेज़ आवश्यक हैं। दस्तावेज़ का एक मुख्य उद्देश्य कुछ तथ्यों को प्रमाणित करने की क्षमता है। हाल तक, आवश्यक विवरण और सुरक्षा की डिग्री के साथ एक कागजी दस्तावेज़ किसी विशेष तथ्य को साबित करने का मुख्य तरीका था, अर्थात। कानूनी बल का प्रतिनिधित्व किया। भौतिक माध्यम के रूप में कागज का नुकसान इस अर्थ में है कि यह बिना कोई निशान छोड़े मिटाने और लिखने की अनुमति नहीं देता है। नई जानकारीहालाँकि, यह नुकसान दस्तावेज़ जालसाजी को खत्म करने के दृष्टिकोण से एक फायदा साबित होता है। इसमें कोई आश्चर्य नहीं कि रूसी कहावत कहती है: कलम से जो लिखा जाता है उसे कुल्हाड़ी से नहीं काटा जा सकता।

दूसरे शब्दों में, जब हमें एक दस्तावेज़ मिलता है जिसके हर पृष्ठ पर एक हस्ताक्षर होता है और कागज की सतह पर क्षति का कोई निशान नहीं होता है (यानी, यह स्पष्ट है कि पाठ को मिटाया या दोबारा नहीं लिखा गया है), तो हम निश्चिंत हो सकते हैं कि यह दस्तावेज़ हस्ताक्षर देने वाले व्यक्ति की ओर से भेजा गया था और डिलीवरी के दौरान इसमें कोई बदलाव नहीं किया गया है।

सिद्धांत रूप में, आधुनिक एन्क्रिप्शन उपकरण किसी दस्तावेज़ को कागज पर हस्ताक्षर के समान प्रमाणित करने का साधन प्रदान कर सकते हैं।

जनवरी 2002 में अपनाया गया, संघीय कानून "इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर पर" संगठनों को विशेष रूप से इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के आदान-प्रदान के लिए सिस्टम बनाने का अवसर देता है, जिसमें एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ मूल के रूप में कार्य कर सकता है जिसे हार्ड कॉपी के साथ डुप्लिकेट करने की आवश्यकता नहीं होती है। हालाँकि, आज डिजिटल हस्ताक्षर की वैधता केवल आंतरिक दस्तावेज़ प्रवाह के लिए पूर्ण है, जहाँ इसका सक्रिय रूप से उपयोग किया जाता है, क्योंकि आंतरिक दस्तावेज़ प्रवाह को सामान्य निदेशक द्वारा नियंत्रित किया जाता है।

इस प्रकार, मिश्रित दस्तावेज़ प्रवाह की उपस्थिति का मुख्य कारण यह तथ्य है कि डिजिटल हस्ताक्षर का उपयोग करने का मुद्दा अभी तक राज्य स्तर पर हल नहीं हुआ है।

हालाँकि, दस्तावेजों का आदान-प्रदान इलेक्ट्रॉनिक प्रारूप मेंइसका उपयोग सभी में नहीं, बल्कि संगठन की गतिविधियों के कुछ क्षेत्रों में ही किया जा सकता है।

एक कागजी दस्तावेज़ में कानूनी बल होता है यदि इसमें आवश्यक विवरण, किसी व्यक्ति का हस्तलिखित हस्ताक्षर और, कुछ मामलों में, एक मुहर शामिल हो। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ को कानूनी बल क्या देता है?

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन क्या है?

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन (या ईडीआई) इंटरनेट, कंपनी के आंतरिक नेटवर्क या अन्य माध्यमों से इलेक्ट्रॉनिक रूप में दस्तावेज़ों का आदान-प्रदान है। ईडीआई दस्तावेजों के आदान-प्रदान और समकक्षों के बीच लेनदेन के निपटान में काफी तेजी लाता है, और आपको कार्यालय और डाक लागतों पर बचत करने की अनुमति देता है।

2011 में, रूसी वित्त मंत्रालय ने पहले डिजिटल हस्ताक्षर का उपयोग करके इलेक्ट्रॉनिक रूप में चालान के आदान-प्रदान को वैध बनाया; यह कानूनी रूप से महत्वपूर्ण इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के प्रसार के लिए प्रेरणा थी। रूस में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन किसके द्वारा नियंत्रित होता है:

• संघीय कानूनक्रमांक 402-एफजेड "ऑन अकाउंटिंग" दिनांक 6 दिसंबर 2011,
• संघीय कानून संख्या 63-एफजेड "इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर पर" दिनांक 04/06/2011,
• रूस के वित्त मंत्रालय का आदेश एन 174एन "एक उन्नत योग्य इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर का उपयोग करके दूरसंचार चैनलों के माध्यम से इलेक्ट्रॉनिक रूप में चालान जारी करने और प्राप्त करने की प्रक्रिया के अनुमोदन पर" दिनांक 10 नवंबर 2015।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ को कानूनी बल क्या देता है?

कंप्यूटर पर बनाया गया दस्तावेज़ या कागज़ी दस्तावेज़ का स्कैन अभी तक कानूनी रूप से बाध्यकारी नहीं है। के लिए अलग - अलग प्रकारदस्तावेज़ों में कानूनी बल की अलग-अलग गारंटी होती है।

औपचारिक दस्तावेज़

ऐसे दस्तावेज़ों में चालान, रिपोर्ट, रोजगार अनुबंधएक दूरस्थ कर्मचारी के साथ, आवश्यक दस्तावेजों की एक सूची। उन्हें कानूनी बल दिया जाता है:

• राज्य द्वारा अनुमोदित प्रारूप का अनुपालन,
• नियमों के अनुसार दस्तावेजों का स्थानांतरण,
• योग्य इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर (बाद में सीईएस के रूप में संदर्भित)।

सीईपी द्वारा हस्ताक्षरित इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ डिफ़ॉल्ट रूप से व्यक्तिगत रूप से हस्ताक्षरित दस्तावेज़ों के बराबर होते हैं और उनमें कानूनी बल होता है।

अनौपचारिक दस्तावेज़

इस श्रेणी में अन्य सभी दस्तावेज़ शामिल हैं: अनुबंध, पावर ऑफ अटॉर्नी, पत्र, आदि। राज्य इन दस्तावेज़ों के प्रारूप को विनियमित नहीं करता है। उन्हें कानूनी बल देने के दो तरीके हैं:

1. संकेत । जैसा कि औपचारिक दस्तावेज़ों के मामले में होता है, ईपीसी डिफ़ॉल्ट रूप से दस्तावेज़ को कानूनी बल देता है।
2. सरल हस्ताक्षर करें या .

इसके अतिरिक्त, ईडीएफ प्रतिभागियों को इस प्रकार के इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षरों की कानूनी शक्ति की पारस्परिक मान्यता पर एक समझौता करना होगा (अनुच्छेद 4 संख्या 63-एफजेड "इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर पर")। इस समझौते में विवरण, दस्तावेज़ों के प्रारूप और हस्ताक्षर के प्रकार की आवश्यकताएं निर्दिष्ट होनी चाहिए। यदि ऐसा कोई समझौता है, तो इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों को कानूनी रूप से महत्वपूर्ण माना जाएगा और अदालतों और संघीय कर सेवा सहित कोई भी प्राधिकरण उन्हें व्यक्तिगत रूप से हस्ताक्षरित के रूप में स्वीकार करेगा।

इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर वाले दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर कैसे करें?

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ के लिए हस्ताक्षर बनाने की क्षमता कई कार्यक्रमों में कार्यान्वित की जाती है:

1. इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन और रिपोर्टिंग के लिए विशेष प्रणालियों में (उदाहरण के लिए, Kontur.Diadoc, Kontur.Extern)।
2. अलग-अलग में जानकारी के सिस्टम(उदाहरण के लिए, राज्य सेवा पोर्टल पर, इलेक्ट्रॉनिक ट्रेडिंग प्लेटफॉर्म पर)।
3. लेखांकन प्रणालियों में (उदाहरण के लिए, SAP, Oracle, MS Dynamics और अन्य)।
4. इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों के साथ काम करने के लिए कंप्यूटर प्रोग्राम में (उदाहरण के लिए, माइक्रोसॉफ्ट वर्ड, पीडीएफ).
5. बनाने के लिए विशेष कार्यक्रमों में और

अंतर्गत कानूनी बलकिसी भी दस्तावेज़ को आम तौर पर समझा जाता है किसी भौतिक माध्यम की उस पर दर्ज की गई जानकारी के साथ, अकेले या अन्य दस्तावेजों के साथ संयोजन में, कुछ कानूनी परिणाम पैदा करने की क्षमता।यह किसी दस्तावेज़ की कानूनी शक्ति है जो इसके कानूनी महत्व और अदालत में साक्ष्य के रूप में उपयोग की जाने वाली क्षमता को निर्धारित करती है।

GOST R51141-98 "कार्यालय प्रबंधन और संग्रह। नियम और परिभाषाएँ" परिभाषित करता है कानूनी बलदस्तावेज़ के रूप में एक आधिकारिक दस्तावेज़ की संपत्ति,इसे मौजूदा कानून, इसे जारी करने वाली संस्था की क्षमता और पंजीकरण के लिए स्थापित प्रक्रिया द्वारा दिया गया है।

तो, दस्तावेज़ की कानूनी शक्ति की व्याख्या इस प्रकार की जाती है:

• 1) मानक कानूनी कृत्यों के सामान्य पदानुक्रम में स्थान
• (कानून, विनियमन, डिक्री, निर्देश, आदि);
• 2) वैधता के सिद्धांत पर आधारित दायित्व;
• 3) अधिनियम जारी करने वाली संस्था की क्षमता।

इसके अलावा, सभी मामलों में, दस्तावेज़ निर्धारित तरीके से तैयार किया जाना चाहिए, और इसे बनाने के लिए अधिकृत व्यक्ति से भी आना चाहिए।

GOST 2.051-2006-ESKD "इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़। सामान्य प्रावधान", 22 जून, 2006 नंबर 119-सेंट के रोस्टेक्रेगुलिरोवेनी के आदेश द्वारा लागू किया गया, यह स्थापित किया गया कि इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ में दो भाग होते हैं: सार्थकऔर रंगमंच की सामग्री. इसके अलावा, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ के उपयोग और संचलन की विशिष्टताओं को ध्यान में रखते हुए, अतिरिक्त विवरण विवरण भाग में दर्ज किए जा सकते हैं। अतिरिक्त विवरणों का नामकरण और उनकी पहचान के नियम स्थापित किए गए हैं नियामक दस्तावेज़उद्यम ही.

इस संबंध में, किसी भी दस्तावेज़ का अपेक्षित भाग विशेष महत्व रखता है। आइए इस पर करीब से नज़र डालें।

दस्तावेज़ की सामग्री और उसका कानूनी फार्महमेशा कुछ विवरणों से जुड़ा होता है, एक नियम के रूप में, दस्तावेज़ को संकलित और प्रमाणित करने वाली संस्थाओं को चिह्नित करना और उन्हें पहचानने की अनुमति देना। बदले में, विवरण दस्तावेज़ की प्रस्तुति के बाहरी और आंतरिक रूप से जुड़े होते हैं। GOST R 51141-98 "कार्यालय प्रबंधन और संग्रह। नियम और परिभाषाएँ" किसी दस्तावेज़ के विवरण को उसके आधिकारिक पंजीकरण के अनिवार्य तत्व के रूप में परिभाषित करता है।

के लिए एक गाइड सही डिज़ाइनदस्तावेज़ और उनकी सामग्री में आवश्यक विशेषताओं का समावेश GOST 6.10.4-84 है "कंप्यूटर मीडिया और कंप्यूटर प्रौद्योगिकी द्वारा बनाए गए टाइपोग्राफ़िक डेटा पर दस्तावेज़ों को कानूनी बल देना", 9 अक्टूबर के यूएसएसआर राज्य मानक के डिक्री द्वारा अनुमोदित। 1984 नंबर 3549. विवरणों के बीच, यह GOST दस्तावेज़ की पंजीकरण संख्या का नाम देता है; पंजीकरण की तारीख; दस्तावेज़ तैयार करने या दस्तावेज़ को मंजूरी देने के लिए जिम्मेदार व्यक्ति के हस्ताक्षर (कोड); दस्तावेज़ की सामग्री; दस्तावेज़ बनाने वाले संगठन का नाम; संगठन का स्थान, आदि। यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि GOST 6.10.4-84 कंप्यूटर मीडिया पर दस्तावेज़ में अतिरिक्त विवरण पेश करने की भी अनुमति देता है।

मौजूद प्रॉप्स का स्थायी हिस्सादस्तावेज़ (इसके उत्पादन के दौरान लागू दस्तावेज़ का एक अपरिवर्तनीय हिस्सा) और प्रॉप्स का परिवर्तनशील भाग(इसे भरते समय दर्ज किए गए दस्तावेज़ विवरण का परिवर्तनशील भाग)।

एक या अधिक विवरणों की अनुपस्थिति इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ की अशक्तता या अमान्यता पर जोर देती है। यदि किसी दस्तावेज़ की सामग्री या विवरण विकृत हैं, तो दस्तावेज़ को गलत ठहराया जा सकता है। कुछ मामलों में ऐसा गलत दस्तावेज़ इसके प्रवर्तक या वाहक के लिए प्रतिकूल परिणाम देता है। उदाहरण के लिए, यदि ऐसे दस्तावेज़ में हेराफेरी या जालसाजी का पता चलता है, तो ऐसे कार्य करने वाले व्यक्तियों के लिए नकारात्मक कानूनी दायित्व उत्पन्न होता है। विशेष रूप से, प्रशासनिक दायित्व कला में रूसी संघ के प्रशासनिक अपराधों की संहिता द्वारा प्रदान किया जाता है। 14.13 (लेखांकन और अन्य लेखांकन दस्तावेजों का मिथ्याकरण); कला। 19.23 (दस्तावेजों, टिकटों, मुहरों या प्रपत्रों की जालसाजी, उनका उपयोग, स्थानांतरण या बिक्री); आपराधिक दायित्व कला से आता है। रूसी संघ के आपराधिक संहिता के 186.187, 233, 292, 327।

पारंपरिक दस्तावेज़ों का विवरण. एक आधिकारिक दस्तावेज़ की कानूनी शक्ति आवश्यक विवरण की उपलब्धता सुनिश्चित करती है। कुछ प्रकार के दस्तावेज़ों के लिए अनिवार्य विवरण स्वयं पाठ की उपस्थिति, हस्ताक्षर, उत्पादन की तारीख (प्रारूपण), संगठन का नाम - दस्तावेज़ के लेखक, उद्यमों और संगठनों के राष्ट्रीय वर्गीकरणकर्ता (ओकेपीओ) के अनुसार संगठन का कोड हैं। ), दस्तावेज़ का शीर्षक, दिनांक, सूचकांक, पाठ, वीज़ा, अधिकारियों के हस्ताक्षर, दस्तावेज़ के निष्पादन और इसे फ़ाइल में भेजने पर एक नोट। दस्तावेज़ के प्रकार और उसकी तैयारी और निष्पादन की प्रक्रिया के आधार पर, विवरण की संरचना बहुत भिन्न हो सकती है।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ विवरण. एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ में पारंपरिक कागजी दस्तावेज़ों की तुलना में विवरणों की एक विस्तृत श्रृंखला होनी चाहिए, जिसे मेटाडेटा कहा जाता है। यह है क्योंकि आधुनिक प्रौद्योगिकियाँआपको मशीन माध्यम पर कोई निशान छोड़े बिना पाठ में परिवर्तन करने की अनुमति देता है, इसलिए, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ की विश्वसनीयता सुनिश्चित करने के लिए, अतिरिक्त कानूनी और तकनीकी सुरक्षा तंत्र की आवश्यकता होती है। आइए उनमें से कुछ के नाम बताएं:

• 1) इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के साथ दस्तावेज़ की आपूर्ति;
• 2) हस्तलिखित हस्ताक्षर के एक और एनालॉग की उपस्थिति, उदाहरण के लिए एक ईजीपी, जो पारंपरिक मुहरों, टिकटों, हस्तलिखित हस्ताक्षरों (प्रतिकृति) का एक इलेक्ट्रॉनिक एनालॉग है। विशेष रूप से, ईजीपी को तुरंत टेक्स्ट और ग्राफिक दस्तावेज़ में डाला जा सकता है शब्द संपादक, दस्तावेज़ की अतिरिक्त मुद्रण और स्कैनिंग की आवश्यकता के बिना। इस प्रकार, ईजीपी द्वारा हस्ताक्षरित दस्तावेज़ अतिरिक्त रूप से संपादन और अवैध नकल से सुरक्षित रहता है;
• 3) कुछ एल्गोरिदम (हैश फ़ंक्शन की गणना) का उपयोग करके फ़ाइल की नियंत्रण विशेषताओं की गणना।

विवरण, सामग्री के साथ, दस्तावेज़ को कुछ निश्चितता देते हैं और आगे बढ़ाते हैं अतिरिक्त जानकारी. इन विशेषताओं के लिए धन्यवाद, दस्तावेज़ को एक दृढ़ इच्छाशक्ति वाला अभिविन्यास दिया गया है; ऐसा होता है, उदाहरण के लिए, उस समय जब पार्टियाँ एक नेटवर्क समझौते पर हस्ताक्षर करती हैं। विवरण इस बात के प्रमाण के रूप में कार्य करते हैं कि दस्तावेज़ की सामग्री में शामिल जानकारी उस व्यक्ति द्वारा तैयार और रिकॉर्ड की गई थी, जिसकी ओर से दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर किए गए थे और नागरिक संचलन में जारी किया गया था।

विश्लेषण से पता चला कि दस्तावेज़ की कानूनी शक्ति के संकेत हैं:

• 1) उस व्यक्ति की पहचान जिसने दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर किए (तैयार किए);
• 2) विवरण की उपलब्धता (हस्ताक्षर, मुहर, अन्य छाप);
• 3) दस्तावेज़ को अदालत में साक्ष्य के रूप में उपयोग करने की संभावना; विवरणों वाला एक दस्तावेज़ कुछ तथ्यों को प्रमाणित करने में सक्षम है, जो इसे अनियंत्रित रूप से बदलने या हटाने की अनुमति नहीं देता है।

इसलिए, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ की कानूनी शक्ति आवश्यक विशेषताओं की उपस्थिति और उनके निष्पादन के लिए आवश्यक कानूनी प्रक्रियाओं के निष्पादन से निर्धारित होती है। साथ ही, इसके उत्पादन और संचलन के लिए एक अलग तकनीक के कारण, एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ की अपनी विशिष्ट विशेषताएं भी होती हैं। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ के बीच मुख्य अंतर यह है कि उस पर हस्ताक्षर करना या उस पर लिखित रूप से असंभव है।

• गोस्ट 2.051-2006-ईएसकेडी। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़. सामान्य प्रावधान। एम.: स्टैंडआर्टिनफॉर्म, 2006।
• गोस्ट 6.10.4-84. कंप्यूटर मीडिया और कंप्यूटर प्रौद्योगिकी द्वारा निर्मित टाइपोग्राफ़ पर दस्तावेज़ों को कानूनी बल देना। बुनियादी प्रावधान. एम.: आईपीके पब्लिशिंग हाउस ऑफ स्टैंडर्ड्स, 2001।

इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर का अधिकार पंजीकृत करते समय, किसी व्यक्ति को एक विशेष प्रमाणन केंद्र द्वारा ऐसे हस्ताक्षर के लिए प्रमाण पत्र जारी किया जाता है। एक व्यक्ति को दो चाबियाँ प्राप्त होती हैं: सार्वजनिक और निजी। निजी कुंजी का उपयोग करके, आप तुरंत इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर उत्पन्न कर सकते हैं और दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर कर सकते हैं। सार्वजनिक कुंजी को सत्यापन कुंजी भी कहा जाता है। इसका कार्य हस्ताक्षर की प्रामाणिकता की पुष्टि करना है।

कानून तीन प्रकार के इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर को अलग करता है:

• सरल;
• प्रबलित अकुशल;
• उन्नत योग्यता.

इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर का कानूनी बल

कानून "इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर पर" स्थापित करता है कि इलेक्ट्रॉनिक रूप में एक दस्तावेज़, यदि यह एक साधारण या उन्नत अयोग्य इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के साथ हस्ताक्षरित है, तो कागज पर तैयार किए गए दस्तावेज़ के बराबर है जिस पर लेखक ने हस्तलिखित हस्ताक्षर किया है।

इस मामले में, बातचीत में भाग लेने वालों के बीच एक उचित समझौता होना चाहिए।

एक मजबूत योग्य हस्ताक्षर, जो एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ को प्रमाणित करता है, न केवल हस्तलिखित हस्ताक्षर के अनुरूप होगा, बल्कि दस्तावेज़ पर मुहर के समान भी होगा। नियंत्रण कार्य करने वाले निकाय केवल उन दस्तावेजों की कानूनी शक्ति को पहचान सकते हैं जिनकी तैयारी में एक योग्य इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर का उपयोग किया गया था।

इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर का उपयोग कहाँ किया जा सकता है?

ऐसे हस्ताक्षर के अनुप्रयोग का मुख्य क्षेत्र इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन है। ऐसे दस्तावेज़ प्रवाह का उद्देश्य बहुत भिन्न हो सकता है: आंतरिक सूचना विनिमय से लेकर कार्मिक या वाणिज्यिक और औद्योगिक तक।

इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षरनियंत्रण कार्य करने वाले निकायों के लिए रिपोर्टिंग में इसका व्यापक अनुप्रयोग पाया गया है। ऐसे में रिपोर्ट भेजने का तरीका कोई मायने नहीं रखता. एक इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर रिपोर्ट को आवश्यक कानूनी महत्व देता है।

पाने के लिए सार्वजनिक सेवाएंनागरिक भी इस प्रकार की पहचान का उपयोग तेजी से कर रहे हैं।

वर्तमान में, इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के बिना लगभग कोई भी इलेक्ट्रॉनिक व्यापार नहीं हो सकता है। ऐसा हस्ताक्षर वाणिज्यिक और सरकारी दोनों ट्रेडिंग प्लेटफॉर्म पर वस्तुओं और सेवाओं के आपूर्तिकर्ताओं के लिए आवश्यक है। एक इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर लेन-देन करने वाले पक्षों को आश्वस्त करता है कि वे वास्तविक व्यावसायिक प्रस्तावों के साथ काम कर रहे हैं।

तेजी से, इस प्रकार के प्रमाणीकरण हस्ताक्षर का उपयोग आपसी बातचीत में किया जाता है व्यक्तियों. उदाहरण: विभिन्न व्यावसायिक दस्तावेजों (सेवा स्वीकृति प्रमाणपत्र, ऋण समझौता) पर हस्ताक्षर करना।