Alfresco - katsaus ECM-järjestelmään venäjäksi. Alfresco-asiakirjanhallintajärjestelmä

(Enterprise Content Management), jonka lähdekoodia jaetaan LGPL-lisenssillä. Alfresco kilpailee kaupallisten järjestelmien, kuten Documentum ja Microsoft SharePoint, kanssa, ja niissä on laajennettava modulaarinen rakenne, täysi tuki OASIS CMIS 1.0 -standardille ja useita kertoja nopeampi suorituskyky kuin kilpailijoilla. Järjestelmäkoodi on kirjoitettu kuvasuhdesuuntautuneella tyylillä Java-kielellä Spring-, Hibernate-, Lucene- ja MyFaces-komponenteilla. MySQL ja PostgreSQL ovat tuettuja DBMS:inä.

Alfresco-järjestelmä on yksi lännen yleisimmistä sähköisistä dokumentinhallinta- ja projektinhallintajärjestelmistä. Tämä johtuu suurelta osin koodin avoimuudesta (full Open Source) ja erosta useimpiin avoimen lähdekoodin tuotteisiin toiminnan vakaudessa ja kyvyssä skaalata kaikenkokoisiin liiketoimintatehtäviin.

Alfresco-järjestelmä on yksi lännen yleisimmistä sähköisistä dokumentinhallinta- ja projektinhallintajärjestelmistä. Suurimmaksi osaksi tämä johtuu koodin avoimuudesta (full Open Source) ja erosta useimpiin avoimen lähdekoodin tuotteisiin toiminnan vakaudessa ja kyvyssä skaalata kaikenkokoisiin liiketoimintatehtäviin. Tämä ei ole yllättävää, sillä Alfresco-järjestelmän "isä" ja pääsuunnittelija on tähän päivään asti John Newton, yksi Documentumin johtajista ja osaomistajista, joka on maailman johtava yrityskokoisten sähköisten asiakirjanhallintajärjestelmien markkinoilla.

Sellaiset yritykset kuin Activision, American Stock Exchange, Cisco, Electronic Arts jne. toimivat menestyksekkäästi järjestelmän kanssa. Järjestelmä voi toimia melkein millä tahansa alustalla ja minkä tahansa tietokannan kanssa. Useat Alfresco-järjestelmät pystyvät helposti käsittelemään miljoonien tallennettujen asiakirjojen ja kymmenien tuhansien käyttäjien kuorman.

Järjestelmän alhainen suosio Venäjän federaatiossa johtuu siitä, että viime aikoihin asti ei ollut yrityksiä, jotka olisivat kyenneet tarjoamaan ammattimaisia palveluita Alfresco-järjestelmän käyttöönottoon, tukeen ja käyttäjien kouluttamiseen.

Alfrescon edut

Alfresco - EDMS verkkoyhteydellä. Tämä on kätevää, koska:

ei tarvitse asentaa lisäohjelmistoja käyttäjien koneille;
ei ongelmia asiakasohjelmiston päivityksessä;
mahdollista työskennellä mistä päin maailmaa tahansa, erityisesti mobiililaitteilla;
Alfrescolla on edistynein verkkokäyttöliittymä: kätevä, kaunis ja nopea.

Amerikkalaiset ja eurooppalaiset EDMS:t, erityisesti Alfresco, ovat kuitenkin jo vuodesta 2009 lähtien lopettaneet pääpainonsa asettamisen verkkokäyttöliittymään. Luonnollisesti se auttaa, mutta sitä käytetään vain asiakirjojen etäkäyttöön.

Koska kun henkilö sijaitsee toimistossa tai konttorissa, joka on yhteydessä VPN-verkkoon, ei ole mitään mukavampaa ja helpompaa kuin työskennellä kansioiden ja tiedostojen kanssa tavalliseen tapaan - papereiden muokkaamiseen toimistosovelluksissa. Muiden käyttöliittymien, jopa verkon, käyttö aiheuttaa ymmärrettävää ärsytystä, työnopeuden laskua ja sen seurauksena esittelyn sabotointia.

Mutta entä tavalliset kansiot ja tiedostot, koska ne eivät tue versiointia, pääsynhallintaa rooleilla, reititystä jne.?

Ratkaisu on löydetty pitkään ja sitä käytetään eurooppalaisessa ja amerikkalaisessa EDMS:ssä! Oletetaan, että työpöydälläsi on 2 kansiota (tai toinen määrä kansioita, tämä on vain esimerkki):
"Papereita harkittavaksi"
"Yrityspaperit"

Avaa ensimmäinen. Asiakirjoja on 3. Tiedät, että jos he ovat siellä, sinulla on velvollisuus tehdä päätös heistä. Avaamme ne tavallisessa Wordissa kaksoisnapsauttamalla. Et voi vain lukea dokumentin tekstiä, vaan avata minkä tahansa version, lukea kommentteja, tehdä päätöksiä ja lähettää asiakirjan harkittavaksi kenelle tahansa poistumatta MS Wordista (MS Excel, MS Power Point). Lisäksi siellä näet tehtäväsi, lähtevät ja saapuvat.

Pitääkö sinun luoda ja käynnistää uusi sopimus hyväksyttäväksi? Mikään ei voisi olla helpompaa. Luo asiakirja MS Wordissa ja lähetä sieltä suoraan vakioreittiä käyttäen. Tai luo ensin tiedosto ja kopioi se "Corporate Papers" / "Draft Agreements" -kansioon. Asiakirja syötetään välittömästi EDMS:ään ja lähetetään vakioreittiä pitkin.

Kukaan ei myöskään kiellä Web-käyttöliittymää. Alfresco-verkkoliittymässä on mahdollista suorittaa kaikki yllä mainitut toiminnot ja paljon muuta. Web on kätevä työmatkoilla, nopeaan käyttöön kannettavalla tietokoneella, monimutkaisten asiakirjojen ja tehtävien ryhmätoimintojen suorittamiseen sekä raporttien luomiseen.

Alfresco-järjestelmästä on kaksi pääversiota: Community Edition ja Enterprise Edition.

Community Edition on täysin ilmainen, ja sen voi ladata ja asentaa mikä tahansa yritys. Vaikka järjestelmässä ei ole mitään apua paitsi Alfrescon käyttäjäyhteisön jäsenten vapaaehtoista tukea. Tästä huolimatta yhteisöpainos on edelleen yksi yleisimmistä sähköisten asiakirjanhallintajärjestelmien vaihtoehdoista Euroopassa. Järjestelmä tukee mahdollisuutta sijoittaa palvelimille tai klusteriin, mikä tekee siitä käyttökelpoisen ratkaisun sekä 10 että 10 000 käyttäjälle. Sisäänrakennetut tietokannat: MySQL ja Postgre.

Enterprise Edition on järjestelmän teollinen versio, joka toimii tehokkaiden Oracle- tai MS SQL -tietokantojen alla. Tällaiset järjestelmät ovat Alfrescon sertifioimia ja järjestelmän käyttäjille tarjotaan takuu vakaasta järjestelmän toiminnasta, tuesta ja päivityksistä.

Alfresco-järjestelmän tärkeimmät ominaisuudet

täysimittainen verkkokäyttöliittymä;
koko tekstin asiakirjahaku;
integrointi LDAP:n, Sharepointin, MS:n, sähköpostin, Ff&EXPLORERin, Google Gadgetin kanssa;
asiakirjojen versiointi;
versioiden vertailu;
joustava roolipohjainen pääsy asiakirjoihin;
apu JBOSS JBMP graafisesta liiketoimintaprosessieditorista;
apua yksinkertaisissa työnkulkuissa, jotka on luotu ohjatun luontitoiminnon avulla;
järjestelmällä ei ole virallista venäläistystä, joten sitä tukevat harrastajat, jotka, kuten tiedät, eivät ole vastuussa mistään.
sisäänrakennettu projektinhallintajärjestelmä, joka perustuu mikrosivustoihin
ei helpoin EDMS-käyttöjärjestelmä

Jätä kommenttisi!

Habrilla tehty haku ei löytänyt yksityiskohtaisia artikkeleita Alfresco-järjestelmästä. Tässä artikkelissa yritän tappaa kaksi kärpästä yhdellä iskulla: kerro, mikä Alfresco-järjestelmä on ja miten käytämme sitä työssämme.

Miten asiakirjoja säilytetään pienessä organisaatiossa? Yksinkertaisin asia on paikallisella levyllä. Ja jos yhteistä työtä tarvitaan, ne lähetetään postitse tai, suosituin vaihtoehto, verkkoasemalle. Toinen loistava vaihtoehto - Google-dokumentit, mutta en ole varma, käytetäänkö sitä laajasti venäläisessä käytännössä.

En tiedä, minkä kokoisen organisaation pitää olla, jotta se voisi ajatella sähköisen dokumentinhallintajärjestelmän käyttöönottoa, mutta mielestäni asiakirjojen parissa työskentelee noin 50-100 työntekijää.

Kun ajatellaan sähköistä dokumentinhallintajärjestelmää, tulevat ensimmäisenä mieleen kalliit ratkaisut tunnetuilta toimittajilta, kuten Microsoft, EMC, 1C jne. Mutta suljetuille ratkaisuille on vaihtoehto - avoimen lähdekoodin asiakirjanhallintajärjestelmä Alfresco. Tai englanniksi avoimen lähdekoodin yrityssisällönhallintajärjestelmä (ECM, CMS).

Alfrescon kilpailijat ovat patentoituja ohjelmistoja, kuten EMC Documentum, Open Text, Sharepoint. Alfrescon kehittäjät itse kirjoittavat kilpailijoistaan 90-luvun perinnönä, joka:

maksaa liikaa
liian vaikea käyttää, ottaa käyttöön, skaalata
liian vaikea muokata tarpeidesi mukaan
liian "omistettu"

Yritän kertoa sinulle järjestelmästä, ja sinä voit päättää, olivatko kehittäjät oikeassa.

Mikä on Alfresco

Alfrescon oli alun perin tarkoitus olla avoimen lähdekoodin vaihtoehto Microsoft Sharepointille. Mutta kehityksen aikana se siirtyi pois tästä ja tarjoaa useita ainutlaatuisia toimintoja, jotka eivät ole muiden vastaavien järjestelmien käytettävissä. Riittää, kun sanotaan, että Alfresco toimii vakaasti Sharepoint-protokollalla HTTPS:n yli.

Juuri järjestelmän avoimuudessa näen sen suurimman edun: yhdellekään valmistajalle ei ole "lukitus", itse järjestelmä on ilmainen. Toinen Alfrescon etu, jonka näen, on, että se on rakennettu nykyaikaisille Java-tekniikoille, kuten Spring, JSF, Hibernate, Lucene; uudet versiot käyttävät Spring Surfia. Ja tiedän, että suuret, vakavat yritykset rakastavat Java-järjestelmiä.

Käyttäjät ovat vuorovaikutuksessa järjestelmän kanssa selaimen kautta. On myös mahdollista käsitellä tiedostoja Windowsin Resurssienhallinnan kautta, kuten tavallisen verkkokansion (CIFS-protokolla) tai FTP:n kautta. Työskentelemme englanninkielisen version kanssa, siellä on venäjänkielinen lokalisointi.

Kuvakaappaus tavallisesta Alfresco Document Management -sivusta

Alfresco tarjoaa mahdollisuuden luoda, tallentaa, muokata asiakirjoja ja paljon muuta. On mahdollista luoda dokumentti suoraan järjestelmään joko tyhjänä tai yrityksesi mallipohjien perusteella. Järjestelmä mahdollistaa haun asiakirjan sisällön perusteella ja tukee dokumenttien versiointia. Koko muutoshistoria tallennetaan, voit aina nähdä kuka lisäsi tai poisti mitä.

Sopiiko se tarpeisiisi? Laajennettavuus

Alfresco on täysin käyttövalmis, voit ladata ilmaisen Community Editionin, asentaa sen ja aloittaa sen käytön jo tänään, kaikki on hyvin yksinkertaista. On myös maksullinen Enterprise Edition, suurin ero on teknisen tuen saatavuus.

Alfresco on asennettu sekä Windows- että *nix-yhteensopiviin järjestelmiin. Java Runtime Environment vaaditaan. Toimitukseen sisältyy sisäänrakennettu OpenOffice muuntamiseen eri asiakirjatyyppien välillä, tekstidatan poimimiseen indeksointia varten ja kokotekstihakuominaisuudet. Mukana on myös Tomcat, joka voidaan haluttaessa vaihtaa mihin tahansa sopivaan verkkosäiliöön.

Alfresco ylläpitää omaa käyttäjäkuntaansa. On kuitenkin mahdollista luoda käyttäjiä automaattisesti ensimmäisellä kirjautumiskerralla tai synkronoida ulkoisen lähteen kanssa: LDAP, Microsoft Active Directory, yrityksen toimialue jne.

ECM-alan standardeja tuetaan. Siten Alfresco-tiedontallennusjärjestelmä siirtyy sujuvasti omasta JSR-170-standardin toteutuksestaan tiedon saantiin CMIS:n kautta poistaen viimeisimmän Alfrescon mukana toimitetun tallennustilan käytön rajoituksen.

Järjestelmä toimii minkä tahansa muotoisten asiakirjojen kanssa: Microsoft Office, Open Office, pdf jne. Jos vaadittu formaatti ei ole tuettujen tiedostojen luettelossa, voit lisätä muunnosmoduulisi johonkin tuetuista, jolloin kaikkiin vaadittuihin tulostusmuotoihin rakennetaan muunnosketjut.

Alfrescon etuna avoimena järjestelmänä on täysi pääsy lähdekoodeihin, voit muuttaa mitä tahansa järjestelmän osia, jos sinulla on tietysti hyvät asiantuntijat. Lisenssi sen sallii.

Järjestelmän avulla voit laajentaa sen toimintoja laajennusmoduuleilla. Moduulit voivat sisältää mitä tahansa: liiketoimintalogiikkaa, sivutyylejä, uusia sivuja, tietomallilaajennuksia ja uusia palveluita. Laajennusmoduulit voivat toimia Alfrescon kanssa useiden protokollien kautta, joista parhaiten tuettu on REST-protokolla. Käyttöliittymä ehdotetaan toteutettavaksi Spring Surfilla, muulle ei ole rajoituksia, useimmiten käytetään Javaa, harvemmin palvelinpuolen JavaScriptiä, Groovya, JRubya. Tärkeintä on, että CMIS-tuki on olemassa.

Voit luopua kokonaan tavallisesta verkkokäyttöliittymästä ja ottaa käyttöön omasi. Silloin Alfrescoa käytetään vain varastona.

Integrointiin muihin ohjelmistoihin tuetaan erilaisia autentikointityyppejä, ja ne on mahdollista yhdistää ketjuiksi. Käyttäjä voi esimerkiksi kirjautua järjestelmään kertakirjautumisella. Jos käyttäjää ei ole valtuutettu, Alfresco yrittää valtuuttaa hänet (se kysyy käyttäjätunnusta ja salasanaa tai varmennetta, riippuen siitä, miten järjestelmä on määritetty).

Alfrescolla on erittäin joustava tietomalli, jossa on monia mahdollisuuksia laajentaa sitä, mutta tämä on erillisen artikkelin aihe. Lyhyesti sanottuna on syytä mainita, että malli tukee useaa periytymistä (käyttämällä aspekteja) ja dynaamista periytymistä, eli milloin tahansa voit lisätä minkä tahansa aspektin mihin tahansa objektiin, ja objekti saa kaikki tämän aspektin ominaisuudet.

Pääsy tietoihin ja toimintoihin voidaan konfiguroida joustavasti. Valtuutusjärjestelmä toimii sellaisilla käsitteillä kuin: tietoobjekti, lupa, käyttäjä, ryhmä, rooli. Rooleja jaetaan käyttäjille ja ryhmille sovelluksen ollessa käynnissä, ja roolit voidaan määrittää peräkkäin koko data-alipuun yli.

Alfrescolle on olemassa suuri määrä valmiita laajennuksia.

Käyttäjien määrä. Skaalautuvuus

Koska Alfresco on avoin ja ilmainen, asiakaslisenssien määrä ei rajoita sinua. Pikemminkin sinua rajoittaa palvelimien ja tietokantojesi suorituskyky sekä kyky skaalata järjestelmää.

Kokemuksemme perusteella Intel Core 2 2,4 GHz -palvelin 8 Gt:n muistilla riittää palvelemaan jopa tuhatta rekisteröityä aktiivista käyttäjää. Käyttäjien määrän kasvaessa on tarpeen analysoida, mitkä järjestelmän osat ovat eniten kuormitettuja. Järjestelmä toimii luotettavasti klusterissa varmistaen tietojen eheyden ja asianmukaisuuden, mutta tarkempia tietoja tarvitaan alla.

On esimerkkejä Alfrescon toteutuksesta suuressa voittoa tavoittelemattomassa organisaatiossa Venäjällä, jonka käyttäjäkunta on vähintään 40 000. Esimerkkejä ulkomaisista käyttöönotoista ovat myös Alfrescon käyttötapaukset, joissa on satoja tuhansia aktiivisia käyttäjiä. Tai paljon pienemmällä käyttäjämäärällä, mutta samalla usean teratavun tallennustilalla.

Kokemuksemme Alfrescon toteutuksesta

Järjestelmää käyttää yhtiö, Euroopan suurin ohjelmistovalmistaja. Arvioitu sisäisten käyttäjien määrä: 30 tuhatta. Ulkopuolisten käyttäjien odotettu määrä: yli 3 miljoonaa.

Alfresco valittiin markkinoiden ainoaksi ECM-järjestelmävaihtoehdoksi, jolla on hyvä yritystuki, Sharepoint-protokollan käyttöönotto ja toteutusesimerkkien saatavuus yli 1000 käyttäjällä. Microsoft Sharepoint ei tietääkseni täyttänyt, vaikka se ei ehkä täyttänyt muita kriteerejä.
Tällä hetkellä arkistossa on ~2000 asiakirjaa, kukin 5-10 Mt.

Tärkeimmät parannukset:

Järjestelmän ulkonäön muuttaminen. Lisätty otsikot ja yrityksen logot tarvittaessa.
Alfrescoa on muokattu toimimaan sovelluspalvelimen, tietokannan ja todennusjärjestelmän kanssa, joka on otettu standardiksi yrityksessä.
Alfresco on linkitetty yritysportaalin olemassa oleviin metatietoihin, kuten maarekistereihin, asiakasluokkiin jne.
Moduuli ns. "projektien" luomiseen malleilla, asiakirjojen luomiseen malleja käyttäen.
Kulunvalvontajärjestelmä. Alfrescon edustajien mukaan tämä on ainoa toteutus, jossa Alfrescon kulunvalvontajärjestelmää käytetään näin syvällisesti.
Dokumenttien julkaisu, joka kulkee dokumenttivirran vaiheet läpi yrityksen muihin resursseihin. Käänteinen asiakirjojen tuonti järjestelmään.
Vakiotyönkulkua on muutettu merkittävästi yritysstandardien mukaisesti.
Käyttöliittymän avulla on otettu käyttöön mahdollisuus konfiguroida dokumenttien kulkua tien päällä, mukaan lukien ilmoitusten lähettäminen kussakin vaiheessa työn suorittamisesta vastaaville.
Käyttöliittymä kolmannen osapuolen kirjaston kanssa tietojen muuntamista ja tiedostojen poimimista varten.

Järjestelmä on jo siirtynyt tuotantoon. Meidän on kohdattava useita ongelmia, joista osaa ei ole vielä ratkaistu.

Esimerkiksi kun ajetaan kehittäjän paikallisella koneella, järjestelmä toimii melko nopeasti. Kuitenkin käytettäessä asiakasta 5 sovelluspalvelimen klusterissa järjestelmä alkaa joskus hidastua kohtuuttomasti. Ongelmaa ei ole vielä ratkaistu, vaikka jopa Alfrescon kehittäjät itse ovat olleet mukana siinä.

Valitettavasti järjestelmämme arkkitehtuuri on suunniteltu siten, että hakukoneen indeksit (Lucene) on tallennettu verkkoasemaan. Ja tämä on vakavasti ristiriidassa kehittäjien suositusten kanssa, koska indeksit romahtavat.

Toinen ongelma OpenOfficen kanssa on tietojen muuntaminen ja poimiminen asiakirjoista. Jopa uusin versio OpenOffice palvelintilassa voi muuntaa vain yhden tiedoston kerrallaan. Yritetään muuntaa useita tiedostoja samanaikaisesti johtaa arvaamattomiin tuloksiin. OpenOfficella on myös se epämiellyttävä ominaisuus, että se kuluttaa paljon muistia ajan myötä ja lakkaa vastaamasta pyyntöihin. Voin suositella useita tapoja:

käytä useiden OpenOffice-palvelimien käynnistämiseen ja automaattiseen uudelleenkäynnistykseen kerralla;
muiden kirjastojen käyttäminen tietojen muuntamiseen ja poimimiseen (esimerkiksi Aspose, mutta se on maksullinen).

kuten jo mainittiin, älä käytä verkkoasemia Lucene-indeksien tallentamiseen;
käyttämällä tiedostojärjestelmää nykyaikaisilla sirpaloitumisenestotyökaluilla (EXT4).

Tällä hetkellä projektimme on vielä aktiivisessa kehittämisessä. Huolimatta joistakin johtamis- ja teknisistä virheistä projektimme toteutuksessa, pidän itse Alfresco-järjestelmästä, sen kanssa on ilo työskennellä, uskon sen lupaukseen avoimet järjestelmät liiketoimintaa varten.

Johtopäätös

Alfresco on hyvä perusta yrityksen dokumenttivirran rakentamiselle. Luulen, että lähitulevaisuudessa Alfrescosta voi tulla monien vanhentuneiden järjestelmien korvaaja. Tietenkin on useita ratkaisemattomia ongelmia, ja Alfresco tuskin valtaa koko maailmaa, mutta uskon, että se pystyy valloittamaan merkittävän osan yritysasiakirjojen tallennuksen ja dokumenttien hallinnan markkinoista.

Alfrescoa on mahdollista käyttää pilvessä. Esimerkiksi Amazon AWS:ssä on jo valmiita instansseja, joissa Alfresco on esiasennettu.

Huhutaan, että Oracle harkitsee Alfrescon ostoa. Mitä tämä uhkaa tai kirkastaa Alfrescolle, on vielä tuntematon, aika näyttää.

Olisi erittäin mielenkiintoista nähdä Alfrescon toteutustarinoitasi kommenteissa.

Tunnisteet:

ulkona
java
ecm
crm
dokumenttien hallinta

Lisää tunnisteita

Yhteensopiva PostgreSQL 10:n kanssa

Kuvaus "EDS Logic" -sovelluksesta, joka perustuu Alfresco/MSVSfera Infoflow -tietovirtaan

Järjestelmän kehittäjien mukaan dokumenttien hallinnan automatisointi "Logic: EDMS" -ohjelmistolla Alfresco / MSVSfera Infoflow -alustoilla lisää työntekijöiden tuottavuutta ja helpottaa tiedon saantia omaksumista varten. johdon päätöksiä, johdon kurinalaisuuden parantaminen ja siten yritysten ja julkisen hallinnon laadun yleinen paraneminen.

Lokakuussa 2018 järjestelmä auttaa ratkaisemaan seuraavat tehtävät:

Tehokkaan työn organisointi sopimuksin
Korkealaatuisen valvonnan varmistaminen esimiesten ohjeiden toimeenpanossa
Viranomaisten asiakirjavirran automatisointi
Hakukustannusten vähentäminen ja asiakirjojen käyttömahdollisuuden tarjoaminen
Liiketoimintaprosessien optimointi asiakirjojen käsittelyä varten
Työntekijöiden työvoimakustannusten minimoiminen asiakirjoja käsiteltäessä
Työntekijöiden suorituskuriin liittyvän valvonnan lisääminen
Suurin paperiton yrityksen sisäinen asiakirjavirta
Pyyntöjen käsittelyn tehostaminen
Asiakirjojen hallinta laatujärjestelmässä
Työskentely asiakirjojen kanssa, jotka muodostavat liikesalaisuuden
Projektidokumenttien kulun ja ryhmätyökyvyn käyttöönotto
Yhtenäisen tietotilan luominen organisaation asiakirjojen tallentamista ja käsittelyä varten

Järjestelmä mukautuu helposti näihin ja moniin muihin asiakirjojen käsittelyyn liittyviin tehtäviin sisäänrakennettujen asetusten, lisämoduulien kehittämisen ja muiden järjestelmien integroinnin avulla.

Alfresco / MSVSfera Infoflow -alustojen Logic: EDMS -järjestelmä on suunniteltu yrityssisällön ja sisältölähtöisten liiketoimintaprosessien hallintaan keskisuurissa ja suurissa kaupallisissa ja julkishallinnon yrityksissä, joissa on suuri määrä maantieteellisesti hajautettuja osastoja ja monia vastapuolia.

Toteutuksen vaikutukset:

Viranomaisissa:
- Julkisten palvelujen laadun parantaminen
- Valtion virastojen työn tukikustannusten vähentäminen
- Parantaa suorituskuria, lisää ohjattavuutta
- Toiminnan läpinäkyvyyden ja avoimuuden lisääminen
- Pohjan luominen kokonaisvaltaiselle tietojärjestelmä"sähköinen hallinto" -tyyppi (osastojen välinen asiakirjavirta, EAR, arkistot, valtion palveluportaalit)
Kaupallisille yrityksille:
- Paranneltu käsittely
- Nopea reagointi muutoksiin
- Järjestelmän takaisinmaksuaika vaihtelee kuudesta kuukaudesta kahteen vuoteen
- Yrityksen kilpailukyvyn lisääminen markkinoilla

2017

Integrointi tietovuodon havaitsemiseen

ILD-järjestelmä auttaa luotettavasti määrittämään luottamuksellisen tiedon vuodon lähteen paperille. Ratkaisun algoritmi on luoda yksittäisiä kopioita asiakirjasta, jonka kanssa työntekijät työskentelevät sähköisessä asiakirjanhallintajärjestelmässä. ILD muistaa useita dokumenttiparametreja: muunnosalgoritmin, kopion päivämäärän ja kellonajan sekä työntekijän tunnistetiedot. Siten tietovuodon sattuessa ILD määrittää luotettavasti työntekijän, jonka vika se tapahtui. Voit lukea lisää teknologian integroinnista.

"EDMS Logic 2.0", joka perustuu Alfresco/MSVSfera Infoflow -ohjelmistoon

Tuote on siirretty Alfresco/MSVSfera Infoflow-alustan versioon 5.1. Tämä ECM-alusta on luotu vapaalle ohjelmistolle (OS).

Versiossa 2.0. Dokumenttikorttien käsittelymekanismi on suunniteltu uudelleen Microsoft Office-, Open Office- ja LibreOffice-muotoisten tiedostojen muokkaus on lisätty suoraan asiakirjakortilta.

Useita toimintoja on lisätty:

päätöslauselmien pakottaminen asiakirjoihin,
asiakirjojen ensisijainen jakelu,
asiakirjan tilan keskitetty seuranta,
mahdollisuus työskennellä ohjeiden sekä organisaatio- ja hallintoasiakirjojen kanssa.
Tuotetyökalupaketti ratkaisun konfigurointiin asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden käyttöönoton ja käytön aikana on täydennetty.

Tämä järjestelmän versio toteuttaa 16 lisäystä käyttäjätoimintoihin ja 29 muutosta järjestelmän käyttöönotto- ja hallintatoimintoihin.

Alfresco-alustan uusimman version ominaisuudet, erityisesti nopeampi Java-versio, nykyaikainen hakukone ja laajennettu API, mahdollistavat ratkaisun helposti muokkaamisen yksilöllisten vaatimusten mukaisiksi ja entistä paremman suorituskyvyn saavuttamisen siinä luoden lisää arvoa käyttäjille. Ja Business Logic, joka heijasti nopeasti innovaatiot ratkaisussaan, lisäsi kilpailukykyään.

2015

"EDMS Logic" -julkaisu MSVSfera Infoflow -alustalla

15. joulukuuta 2015 Business Logic ja National Center for Support and Development -yritykset ilmoittivat julkaisusta ratkaisun sähköiseen dokumenttien hallintaan EDMS Logic- ja MSVSfera Infoflow -alustalla.

Näiden kahden ratkaisun yhdistämisen perustana käytettiin viivakoodimekanismia: asiakirjakortille ja asiakirjalle on määritetty yksi viivakoodi, joka voidaan tulostaa tarraan (saapuville asiakirjoille) tai asiakirjaan (asiakirjalle, jonka on myöntänyt). organisaatio ja lähetettiin).

Asiakirja sisältää yksilöllisen tunnistenumeron (UNID). Sen läsnäolo auttaa etsimään asiakirjaa EDMS:stä. Skannauksen suoratoistossa skanneri lukee rekisteröidyn asiakirjan viivakoodin, minkä jälkeen asiakirjan kuva liitetään automaattisesti vastaavalle kortille. Myöhemmin käyttäjä voi löytää asiakirjan viivakoodinlukijalla.

"Stream-tiedonsyöttö on kriittinen osa minkä tahansa dokumentinhallintaratkaisun. Siksi alustan valitseminen tälle tehtävälle on ratkaisevan tärkeää tehokkaan työskentelyn kannalta yrityssisällön parissa”, totesi Oleg Beilezon, Business Logicin ECM-pääarkkitehti. "Analysoimme vielä kerran tämän alueen markkinoiden ratkaisuja ja tulimme siihen tulokseen, että ABBYY FlexiCapture -ratkaisut ovat edelleen optimaalisimpia."

”ABBYY FlexiCapture nopeuttaa tiedonsyöttöä erityyppisistä asiakirjoista useita kertoja ja mahdollistaa merkittävästi syöttövirheiden vähentämisen. Ratkaisu integroituu helposti moniin yritysten dokumenttienhallintajärjestelmiin, mukaan lukien Alfresco-alustalla oleva EDMS, jonka avulla asiakkaat voivat organisoida asiakirjojen ja tietojen käsittelyn mahdollisimman tehokkaasti, kertoo ABBYY Venäjän yritysprojektien johtaja Dmitri Shushkin.

"EDMS Logicin" siirto Alfresco-alustan versioon 4.2

Syyskuussa 2014 julkaistu EDMS Logic -järjestelmä siirrettiin Alfresco 4.2 -alustan uusimpaan versioon, joka tarjoaa useita merkittäviä parannuksia:

Käyttäjäsivun globaalia muotoilua on muutettu, mikä mahdollistaa näytön koon tehokkaamman käytön. Lisäksi otsikkorakennemekanismit ovat muuttuneet joustavammiksi ja dynaamisemmiksi
Parannettu järjestelmän suorituskyky
Lisätty uusia vaihtoehtoja Share-käyttöliittymän mukauttamiseen
Yksinkertaistetut sisällön julkaisuvaihtoehdot
Lisätty vaihtoehtoja sisällön ryhmälataukseen
Käytössä on Activiti-liiketoimintaprosessimoottorin edistyneempi versio, jonka avulla voit rakentaa joustavampia liiketoimintaprosesseja

EDMS Logicin toiminnallisuuteen on tehty seuraavat muutokset:

EDMS-dashlet on otettu käyttöön, joten voit aloittaa työskentelyn EDMS-asiakirjojen kanssa suoraan Alfrescon kotisivulta
Otettu käyttöön mahdollisuus syöttää asiakirjan rekisteröintinumerot manuaalisesti ja tarkistaa niiden ainutlaatuisuus
Lisätty uusia ominaisuuksia työpaikka EDMS-käyttäjä:
* Työskentely "Suosikkeihin" lisättyjen asiakirjojen kanssa
* Työskentely äskettäin katsottujen asiakirjojen luettelon kanssa
* Asiakirjan määritteiden sarakkeiden koostumuksen ja näyttöjärjestyksen määrittäminen, kun ne näkyvät luettelossa
* Vie minkä tahansa luettelon sisältö Exceliin
Kaikkien asiakirjojen luomiseen ja muokkaamiseen tarvittavat lomakkeet on suunniteltu uudelleen
Asiakirjan historiaan on lisätty lisämerkintöjä, jotta se olisi ymmärrettävämpää
Lisätty mahdollisuus tarkastella dokumenttien liikehistoriaa elinkaaritilan mukaan graafisessa muodossa
Otettu käyttöön kaksoiskappaleiden hallinta uutta vastapuolta luotaessa
Lisätty "liitä kohteeseen..." -toiminto, jonka avulla voit siirtää minkä tahansa Alfresco-arkistotiedoston EDMS-asiakirjan sisällä
Lisätty vakioraportit: yhteenveto asiakirjan aiheista, määräaikojen vastaisesti suoritetut ohjeet
Laajennetut järjestelmänvalvojan ominaisuudet käyttäjien työasemien määrittämiseen

Julkaisu 1.1.2 on suunniteltu lokakuun alussa, ja se sisältää:

Parannettu vakioasiakirjojen hyväksymisprosessi, jonka avulla voit määrittää ja käyttää monivaiheisia, monimutkaisia hyväksyntäreittejä
Mahdollisuus käyttää yhtä järjestelmäasennusta useille organisaatioille
Uudet käyttäjätyökalut työntekijähakemiston kanssa työskentelemiseen, mukaan lukien erityinen Alfresco-dashlet, jonka avulla voit etsiä työntekijöitä suoraan järjestelmän kotisivulta
Konfigurointi- ja hallintatyökalujen optimointi

Miten asiakirjoja säilytetään pienessä organisaatiossa? Yksinkertaisin asia on paikallisella levyllä. Ja jos yhteistä työtä tarvitaan, ne lähetetään postitse tai, suosituin vaihtoehto, verkkoasemalle. Toinen loistava vaihtoehto on Google Docs, mutta en ole varma, käytetäänkö sitä laajalti Venäjän käytännössä.

Alfrescon kilpailijat ovat patentoituja ohjelmistoja, kuten EMC Documentum, Open Text, Sharepoint. Alfrescon kehittäjät itse kirjoittavat kilpailijoistaan 90-luvun perinnönä, joka:

maksaa liikaa
liian vaikea käyttää, ottaa käyttöön, skaalata
liian vaikea muokata tarpeidesi mukaan
liian "omistettu"

Yritän kertoa sinulle järjestelmästä, ja sinä voit päättää, olivatko kehittäjät oikeassa.

Mikä on Alfresco

Kuvakaappaus tavallisesta Alfresco Document Management -sivusta

Sopiiko se tarpeisiisi? Laajennettavuus

Alfrescon etuna avoimena järjestelmänä on täysi pääsy lähdekoodeihin, voit muuttaa mitä tahansa järjestelmän osia, jos sinulla on tietysti hyvät asiantuntijat. Lisenssi sen sallii.

Voit luopua kokonaan tavallisesta verkkokäyttöliittymästä ja ottaa käyttöön omasi. Silloin Alfrescoa käytetään vain varastona.

Alfrescolle on olemassa suuri määrä valmiita laajennuksia.

Käyttäjien määrä. Skaalautuvuus

Koska Alfresco on avoin ja ilmainen, asiakaslisenssien määrä ei rajoita sinua. Pikemminkin sinua rajoittaa palvelimien ja tietokantojesi suorituskyky sekä kyky skaalata järjestelmää.

Kokemuksemme Alfrescon toteutuksesta

Järjestelmää käyttää yhtiö, Euroopan suurin ohjelmistovalmistaja. Arvioitu sisäisten käyttäjien määrä: 30 tuhatta. Ulkopuolisten käyttäjien odotettu määrä: yli 3 miljoonaa.

Tärkeimmät parannukset:

Järjestelmän ulkonäön muuttaminen. Lisätty otsikot ja yrityksen logot tarvittaessa.
Alfrescoa on muokattu toimimaan sovelluspalvelimen, tietokannan ja todennusjärjestelmän kanssa, joka on otettu standardiksi yrityksessä.
Alfresco on linkitetty yritysportaalin olemassa oleviin metatietoihin, kuten maarekistereihin, asiakasluokkiin jne.
Moduuli ns. "projektien" luomiseen malleilla, asiakirjojen luomiseen malleja käyttäen.
Kulunvalvontajärjestelmä. Alfrescon edustajien mukaan tämä on ainoa toteutus, jossa Alfrescon kulunvalvontajärjestelmää käytetään näin syvällisesti.
Dokumenttien julkaisu, joka kulkee dokumenttivirran vaiheet läpi yrityksen muihin resursseihin. Käänteinen asiakirjojen tuonti järjestelmään.
Vakiotyönkulkua on muutettu merkittävästi yritysstandardien mukaisesti.
Käyttöliittymän avulla on otettu käyttöön mahdollisuus konfiguroida dokumenttien kulkua tien päällä, mukaan lukien ilmoitusten lähettäminen kussakin vaiheessa työn suorittamisesta vastaaville.
Käyttöliittymä kolmannen osapuolen kirjaston kanssa tietojen muuntamista ja tiedostojen poimimista varten.

Järjestelmä on jo siirtynyt tuotantoon. Meidän on kohdattava useita ongelmia, joista osaa ei ole vielä ratkaistu.

Toinen ongelma OpenOfficen kanssa on tietojen muuntaminen ja poimiminen asiakirjoista. Jopa OpenOfficen uusin versio palvelintilassa voi muuntaa vain yhden tiedoston kerrallaan. Yritetään muuntaa useita tiedostoja samanaikaisesti johtaa arvaamattomiin tuloksiin. OpenOfficella on myös se epämiellyttävä ominaisuus, että se kuluttaa paljon muistia ajan myötä ja lakkaa vastaamasta pyyntöihin. Voin suositella useita tapoja:

käytä useiden OpenOffice-palvelimien käynnistämiseen ja automaattiseen uudelleenkäynnistykseen kerralla;
muiden kirjastojen käyttäminen tietojen muuntamiseen ja poimimiseen (esimerkiksi Aspose, mutta se on maksullinen).

kuten jo mainittiin, älä käytä verkkoasemia Lucene-indeksien tallentamiseen;
käyttämällä tiedostojärjestelmää nykyaikaisilla sirpaloitumisenestotyökaluilla (EXT4).

Tällä hetkellä projektimme on vielä aktiivisessa kehittämisessä. Joistakin johtamis- ja teknisistä virheistä projektimme toteutuksessa pidän itse Alfresco-järjestelmästä, sen kanssa on ilo työskennellä ja uskon avoimien järjestelmien lupaukseen yrityksille.

Johtopäätös

Alfrescoa on mahdollista käyttää pilvessä. Esimerkiksi Amazon AWS:ssä on jo valmiita instansseja, joissa Alfresco on esiasennettu.

Huhutaan, että Oracle harkitsee Alfrescon ostoa. Mitä tämä uhkaa tai kirkastaa Alfrescolle, on vielä tuntematon, aika näyttää.

Olisi erittäin mielenkiintoista nähdä Alfrescon toteutustarinoitasi kommenteissa.

Tunnisteet: Lisää tunnisteita

Alfresco on avoimen lähdekoodin tietoalusta, jonka on kehittänyt Alfresco Software Inc (UK). Alusta ei ole sähköinen dokumentinhallintajärjestelmä, vaan sen pohjalta voit rakentaa valmiin järjestelmän itse tai asiantuntijoiden avulla.

Alfrescoon perustuvan yhtenäisen ECM-järjestelmän rakentamisprojekteja on nyt toteutettu useissa maissa: Ranskassa, Sveitsissä, Yhdysvalloissa, Isossa-Britanniassa, Belgiassa, Japanissa, Meksikossa ja Italiassa. Maailmanlaajuisesti mitattuna tämä on yksi yleisimmistä sähköisistä dokumentinhallinta- ja projektinhallintajärjestelmistä.
Alfrescoa käyttävät myös monet suuret yritykset, joilla on monimutkaiset liiketoimintaprosessit ja laaja organisaatiorakenne. Venäläisen Citeck-yhtiön kehittäjät ovat jo toteuttaneet erityyppisiä projekteja Alfrescossa seuraavissa yrityksissä: BNP Paribas Cardif, General Electric, Unilever, DHL, Gazprom Space Systems, Raiffeisen Bank, Moskovan hallitus ja muut.

Valinta Alfrescon hyväksi johtuu usein siitä 7 tärkeintä syytä:

Ilmainen ohjelmisto (Open Source Software) ja avoin lisenssi. Tämän avulla voit lisätä työpaikkojen määrää ilman lisenssikustannuksia;
Suuri määrä järjestelmäkehitystä Alfresco Software Inc:ltä ja suurelta yhteisöltä. Kaikki työkalut järjestelmän kehittämiseen;
Kuuluisa merkki. Alfresco on maailman johtava sähköisen dokumentinhallinnan järjestämisohjelmissa;
Kätevä monikielinen verkkokäyttöliittymä (myös venäjäksi). Se mahdollistaa pääsyn jaettuihin asiakirjoihin mistä päin maailmaa tahansa suojatun yhteyden kautta;
Matalat IT-resurssien vaatimukset: mahdollisuus integroida organisaation mihin tahansa IT-infrastruktuuriin;
Suositut integroidut komponentit järjestelmässä: liitos ajoitus, kokoustuki, tapausten hallinta, asiakirjojen kirjanpito ja valvonta ja paljon muuta;
Täysin cross-platform – palvelin- ja asiakasosat voivat toimia eri käyttöjärjestelmissä, kuten MS Windows, Linux, Mac OS X jne.

Järjestelmän erottuva piirre useimmista avoimen lähdekoodin tuotteista on sen vakaus ja kyky skaalata kaikenkokoisten yritysten tarpeisiin.

Kaiken kaikkiaan Alfresco on ainutlaatuinen järjestelmä, joka automatisoi sisällönhallintaprosessit ja kattaa useimpien dokumenttityyppien koko elinkaaren: sopimukset ja niihin liittyvät asiakirjat, ensisijainen talousasiakirja, saapuva ja lähtevä kirjeenvaihto, ohjeet ja tehtävät, tilaukset ja ohjeet, työturvallisuus- ja työterveysasiakirjat, henkilöstöhakemukset ja tilaukset, tarjousasiakirjat ja hankintaprosessi.

Järjestelmä pystyy käsittelemään kaikentyyppisiä asiakirjoja. IN yrityskäytäntö ne luokitellaan kahden tyyppiseen dataan: strukturoituun ja jäsentämättömään.

Strukturoidut asiakirjat esitetään usein taulukoiden ja tietueiden muodossa, jotka on tallennettu kirjanpitojärjestelmiin (1C, SAP, Oracle ja muut). Strukturoimaton sisältö sisältää sisältöä, joka ylittää yleisen rakenteen - joukon tiedostoja ja kansioita, media- ja videotiedostoja, jotka sijaitsevat ulkoisella medialla tai Internetissä. Ja jäsentämätöntä sisältöä hallinnoi erillinen järjestelmäluokka, nimittäin Enterprise Content Management (ECM), johon Alfresco kuuluu.

Citeck-yhtiö on toteuttanut ECM Alfrescoon perustuvia projekteja Venäjällä ja muissa Neuvostoliiton jälkeisissä maissa yli 7 vuoden ajan.

Miksi valita meidät... Tällaisia syitä on monia, mutta niitä on kolme avainta:

Vuonna 2014 Citeck allekirjoitti kumppanuussopimuksen NCPR LLC:n kanssa, joka on Alfresco Software, Ltd:n virallinen edustaja Venäjällä ja IVY-maissa.
Siten Citeck voi käyttää yhtä alustaa yrityksen tietoresurssien hallintaan - Alfresco Enterprise Edition - kanssa;
Yrityksen työntekijät on sertifioitu "Alfresco Certified Engineer";
Tarjoamme ratkaisumme avoimeen lähdekoodiin, venäläiseen kokoonpanoon. Citeck ECOS -alustamme on osa .

Kuvatut järjestelmäversiot: Katso ECOS 3.2.a, Alfresco-yhteisö 5.1.f.

Luettelo lyhenteistä

Taulukko 1. Lyhenteet

Järjestelmän peruskäsitteet

Sovelluspalvelin on Java Enterprise Edition -ohjelmistokomponentti, jonka avulla voit käynnistää ja suorittaa Java-sovelluksia.

Alfresco-järjestelmän rakenne

Kolmikerroksinen rakenne

Alfresco noudattaa kolmiportaista arkkitehtuuria (kuva 1):

Tietojen tallennus (fyysinen tallennus);
Alfresco-sovelluspalvelin (Alfresco-sisältösovelluspalvelin);
Alfresco-asiakassovellukset (Alfresco Client).

Kuva 1 – Alfresco-linkin rakenne

"Data storage" -linkki koostuu tiedostomuistista (File System) ja tietokannasta (relaatiotietokanta). Tiedostojen tallennustilaa käytetään dokumenttien sisällön (tiedostojen) ja asiakirjaversioiden tallentamiseen. Kaikki muut tiedot (metadata) tallennetaan tietokantaan. Alfrescon tietokantaskeema ei ole julkinen sovellusliittymä, se muuttuu usein Alfrescon versiosta toiseen, joten sitä ei tule käyttää vuorovaikutuksessa Alfrescon kanssa. Sen sijaan on suositeltavaa käyttää yhtä monista julkisista palveluista ollaksesi vuorovaikutuksessa Alfrescon kanssa (Subouttettu API, Remote API, katso alla).

Sovelluspalvelin-linkki tarjoaa edistyneitä palveluita asiakirjojen käsittelyyn. Kaikki datan käsittelyn liikelogiikka keskittyy tähän linkkiin. Erilaisten asiakkaiden kanssa työskentelyyn sovelluspalvelin tarjoaa erilaisia ulkoisia protokollia, kuten CMIS, REST API, CIFS, IMAP ja muut. Toisaalta sovelluspalvelin toimii tietojen tallennuksen kanssa yhteyden kautta DBMS- (JDBC) ja käyttöjärjestelmän tiedostojärjestelmämekanismeihin. Näiden mekanismien käytön ansiosta mitä tahansa DBMS- ja tiedostojärjestelmien toteutusta voidaan käyttää tietojen tallennusvälineenä, ainoa olennainen vaatimus on tarvittavien JDBC- ja OS-ajurien saatavuus.

"Asiakassovellukset" -linkkiä edustavat useat Alfrescon asiakassovellukset. Tämä voi olla joko selaimen verkkoasiakkaita tai sovelluksia työpöytä- ja mobiilialustoille ja jopa pääsy tiedostojärjestelmämekanismien (CIFS, FTP, WebDAV) kautta.

Kuvattu arkkitehtuuri mahdollistaa erityyppisten dokumenttisuuntautuneiden sovellusten toteuttamisen, kuten tiedostonhallinnan (Document Management - DM), web-sisällönhallinnan (Web Content Management - WCM), dokumenttien hallinnan (Records Management - RM) ja muut.

Sovelluspalvelimen rakenne

Alfresco Application Server on Java-verkkosovellus, joka koostuu useista komponenteista. Ylimmällä tasolla sovelluspalvelimen rakenne on esitetty alla (Kuva 2).

Kuva 2 – Alfresco-sovelluspalvelimen rakenne

Sovelluspalvelinta tulisi pitää laajennettuna DBMS-järjestelmänä, joka tarjoaa laajan valikoiman palveluita asiakirjojen käsittelyyn:

palvelut sisällön kanssa työskentelyyn (sisältöpalvelut) - mallintaminen, haku, versiointi, monikielisyys, vienti/tuonti, sisällön muunnokset, sisällön luokittelu luokkien ja tunnisteiden avulla, metatietokenttien poimiminen sisällöstä;
ohjauspalvelut (Control Services) - liiketoimintaprosessit, säännöt ja käytännöt, käyttöoikeudet, pääsyn tarkastus, esikatselun luominen, julkaisu;
Yhteistyöpalvelut - suosikit, "tykkäykset", tapahtumasyöte, wikit, blogit, foorumit.

Nämä palvelut tarjotaan useiden ohjelmistoliitäntöjen ja protokollien kautta:

sisäiset rajapinnat (sulutetut API:t) - käyttöliittymä Javalle, JavaScriptille, FreeMarkerille (mallit), kielille sisällön ja liiketoimintaprosessien mallintamiseen;
ulkoiset rajapinnat (Remote API) - rajapinnat verkkopalveluille (SOAP), verkkoskripteille (REST) sekä CMIS API (vaihtoehdot SOAP:lle ja REST:lle);
muut protokollat (protokollat) - CIFS, WebDAV, FTP, IMAP, SharePoint.

Sovelluspalvelinarkkitehtuurin avulla voit toteuttaa erityyppisiä moduuleja ja laajennuksia vakiorajapintoihin:

sisältömallit;
liiketoimintaprosessit;
lisäpalvelut Javalle, JavaScriptille, FreeMarkerille;
säännöt ja toimet, politiikat;
lisäverkkokomentosarjat (REST API).

Vuorovaikutus viereisten järjestelmien kanssa

Palvelujensa toteuttamiseen sovelluspalvelin käyttää siihen liittyvien järjestelmien palveluita. Kolmannen osapuolen järjestelmiä käytetään erityisesti:

indeksointi ja haku (Lucene, SOLR);
todennus (LDAP, NTLM, Kerberos, ulkoinen)
sisällön muunnokset (LibreOffice, ImageMagick, SWF-työkalut).

Indeksointi ja haku ovat ehdottoman tärkeitä ominaisuuksia useimmissa Alfresco-sovelluksissa. Uusissa versioissa Alfresco ei enää käytä Lucene-alijärjestelmää ja suosittelee SOLR:n käyttöä.
Hakualijärjestelmä tukee useita sovelluksille välttämättömiä ominaisuuksia:

käyttöoikeuksien tarkistaminen ennen hakutulosten antamista käyttäjälle;
tuki useille hakukielille, mukaan lukien Full Text Search, CMIS, Lucene.

Todennusalijärjestelmien avulla voit delegoida käyttäjien todentamisen ulkoisille järjestelmille. Useimmiten integroitaessa yrityksen infrastruktuuriin käytetään näihin tarkoituksiin hakemistopalveluita, kuten Microsoft Active Directory. Tämän integroinnin avulla käyttäjätiedot tuodaan AD:sta Alfrescoon, ja todennus tapahtuu käyttämällä yhtä (tai useampaa) LDAP-, NTLM- ja Kerberos-protokollia. Todennusprotokollien vertailu on alla (taulukko 2)

Taulukko 2. Eri todennusprotokollien vertailu

NTLM:ää käytettäessä Alfresco-palvelin toimii "miehenä keskellä", itse asiassa hyödyntäen protokollan haavoittuvuutta. Siksi vain NTLM-versiota 1 tuetaan NTLM-versiota 2 käytettäessä Active Directoryn kanssa, koska todennus kolmannen osapuolen palveluihin ei ole NTLM-protokollan tarkoitus. Suositeltu todennusprotokolla integroitavaksi yrityksen infrastruktuuriin on Kerberos.

Sisällön muunnoksia käytetään useisiin eri tarkoituksiin, kuten esikatselujen ja kuvakkeiden luomiseen, tulostukseen ja kuvien skaalaaminen. LibreOfficea käytetään toimistomuotojen (ja PDF) muuntamiseen, ImageMagickia käytetään kuvien (ja PDF-tiedostojen) muuntamiseen ja SWF-työkaluja käytetään PDF:n muuntamiseen SWF-muotoon esikatselua varten.

Nämä palvelut voivat toimia Windows-palveluina, mutta Alfresco ei tarjoa tätä oletusarvoisesti.

Alfrescon suorittamiseen tarvittavat resurssit

Laitteistoresurssit

Hyvin karkeasti katsottuna Alfrescon järjestelmävaatimukset voidaan laskea seuraavasti.

50 samanaikaiselle tai 500 rekisteröityneelle käyttäjälle:

1,5 Gt JVM RAM 2x palvelinsuoritin (tai 1x Dual-core)

100 samanaikaiselle tai 1000 rekisteröityneelle käyttäjälle:

1,5 Gt JVM RAM 4x palvelinsuoritin (tai 2x Dual-core)

200 samanaikaiselle tai 2000 rekisteröityneelle käyttäjälle:

2,5 Gt JVM RAM 8x palvelinsuoritin (tai 4x Dual-core)

Jos aiot ottaa Alfresco-palvelimen käyttöön virtuaaliympäristössä, nämä luvut tulee kertoa kahdella.

Tietokannan tilavuus riippuu pääasiassa likimääräisestä korttimäärästä, esimerkiksi asiakirjojen määrä 1000 x kenttien määrä 20 x keskimääräinen kentän koko 10 tavua x keskimääräinen versioiden määrä 5 x indeksointikerroin 2 = 1000 x 20 x 10 x 5 x 2 = 2 000 000 tavua = 2 Mt.

Jos asiakirjoja käytetään prosessien perustamiseen, historian ylläpitämiseen tai muiden lisätietojen tallentamiseen, tämä on myös otettava huomioon.

Levytilan määrä riippuu asiakirjan sisällön koosta, esimerkiksi asiakirjojen lukumäärä 1000 x keskikoko 1 Mt x keskimääräinen versioiden määrä 5 = 1000 x 1 x 5 = 5000 Mt = 5 Gt.

Indeksin (lucene, SOLR) levytilan koko lasketaan samalla tavalla ja useita kertoja pienempi (noin 3 kertaa).

Ohjelmistoresurssit

Alfrescon vakioasennuksen aikana Windows-järjestelmiin luodaan seuraavat palvelut:
alfrescoPostgreSQL - suorittaa PostgreSQL - DBMS, joka palvelee Alfresco-tietokantaa;
alfrescoTomcat - Apache Tomcat -servlet-säilö, joka palvelee Alfrescon verkkosovelluksia.

Jos nämä palvelunimet olivat varattuja, asennusohjelma valitsee samanlaiset käyttämättömät nimet, esimerkiksi alfrescoPostgreSQL-1 tai alfrescoTomcatnuml.

Linux-järjestelmiin asennettuna luodaan yksi ulkoilmapalvelu, joka suorittaa kaikki tarvittavat Alfresco-komponentit (oletusarvoisesti PostgreSQL ja Tomcat).

Alfresco-komponentit käyttävät oletusarvoisesti seuraavat TCP-verkkoportit (taulukko 3).

Taulukko 3. Eri todennusprotokollien vertailu

Portti	Komponentti	pöytäkirja	Kuvaus
5432	PostgreSQL	PostgreSQL
8080	Kollikissa	HTTP	Web-sovellusportti
8443	Kollikissa	HTTPS	Web-sovellusportti
8009	Kollikissa	A.J.P.
8005	Kollikissa		Sammutusportti
8000	Java		Java-virheenkorjausportti (oletusarvoisesti poissa käytöstä)
7070	VTI	SharePoint	Online-muokkaustuki
21	Alfresco	FTP	Voidaan poistaa käytöstä kohdassa alfresco-global.properties
445	Alfresco	CIFS	Voidaan sisällyttää alfresco-global.properties-tiedostoon
50500	Alfresco	RMI	Myös useita muita RMI 8100 LibreOffice -portteja
8100	LibreOffice	LibreOffice

Jos nämä portit ovat jo muiden käytössä, voit Alfrescoa asentaessasi määrittää muita portteja PostgreSQL:lle, Tomcatille ja VTI:lle ja määrittää Alfresco-portit alfresco-global.properties-tiedostossa. Jos joudut määrittämään muita portteja asennuksen jälkeen, voit myös tehdä tämän, katso komponenttien konfigurointioppaista.

Alfresco-laajennus- ja konfigurointimenetelmät

Alfresco jaetaan WAR-tiedostona (WAR - Web Archive - Java Archive Format) tai useana WAR-tiedostona, jotka on asennettava Java-sovelluspalvelimille (esimerkiksi Apache Tomcat tai JBoss Application Server). Laajennukset ja moduulit on pääsääntöisesti pakattu verkkosovellusten sisään, kun taas konfigurointielementit sijaitsevat erillisessä paikassa - ns. jaettu luokkapolku (Tomcatille tämä on tomcat/jaettu kansio).

Alfresco tukee seuraavia pakkausvaihtoehtoja kolmannen osapuolen laajennuksille:

pakkaamattomat tiedostot;
ZIP-arkisto;
JAR-tiedostot;
AMP-tiedostot.

JAR-tiedosto (JAR - Java Archive) on Java-arkistomuoto, jota kaikki Java-sovelluspalvelimet tukevat. JAR-tiedostot asennetaan jaettuun luokkapolkuun tai suoraan verkkosovelluksen WEB-INF/lib-kansioon. Tässä tapauksessa niiden eheyttä ei kuitenkaan taata, joten on suositeltavaa pakata nämä tiedostot AMP-arkistoon.

AMP-tiedosto on Alfresco Module Package (AMP) -muoto, joka on myös uudelleennimetty ZIP-arkisto, jonka sisäiseen rakenteeseen liittyy erityisiä käytäntöjä. Kun asennat AMP-tiedoston, sen sisällöstä tulee osa WAR-tiedostoa.

Määrityselementit sijaitsevat jaetulla luokkapolulla. Erityisesti tärkein alfresco-määritystiedosto, alfresco-global.properties-tiedosto, sijaitsee jaetun luokkapolun juuressa (Tomcatille tämä on tomcat/shared/classes-kansio). Muiden laajennusten määritykset sijaitsevat polulla classpath:alfresco/extension (Alfresco-tietovarastolle) ja classpath:alfresco/web-extension (Alfresco Sharelle). Yleisesti käytetyt määritystiedostot on lueteltu alla:

alfresco/extension/*-log4j.properties - log4j-lokin määritystiedostot;
alfresco/extension/subsystems/Authentication - todennusalijärjestelmän kokoonpanotiedostot (esimerkiksi vuorovaikutus MS Active Directoryn kanssa);
alfresco/extension/custom-vti* — VTI-moduulin määritystiedostot (SharePoint Protocol -tuki asiakirjojen online-muokkausta varten);
alfresco/web-extension/share-config-custom.xml - Jaa mukautettu kokoonpano.

Alfresco-lokitiedostot (tapahtumalokit)

Alfresco-lokitiedostot sijaitsevat Alfrescon versiosta riippuen joko Alfrescon juurikansiossa tai tomcat/bin-kansiossa tai tiedostojärjestelmän juuressa (Linux). Alfresco luo yhden lokitiedoston verkkosovellusta kohden. Näin ollen vakioasennuksen tulisi sisältää seuraavat lokitiedostot:

alfresco.log - Alfresco-arkiston tapahtumaloki
share.log - Alfresco Share -tapahtumaloki (verkkokäyttöliittymä)
solr.log - SOLR (indeksointipalvelu) tapahtumaloki

Lisäksi Apache Tomcat säilyttää lokit, jotka sijaitsevat tomcat/logs-kansiossa:

catalina.out Linuxille, alfrescotomcat-stdout.YYYY-MM-DD.log Windowsille - Apache Tomcat -standardilähtö
localhost_access_log.YYYY-MM-DD.txt — loki toimitetuista pyynnöistä

Kaikki yllä olevat lokitiedostot on määritetty pyörimään, uusi tiedosto luodaan ja sitä käytetään joka päivä, mutta vanhoja tiedostoja ei poisteta. Jos sinun on poistettava myös vanhoja tiedostoja, sinun on säädettävä Alfresco- ja Tomcat-asetuksiasi vastaavasti.

Tutustu ECOS-laajennusmoduuleihin

Kolmitasoinen moduulirakenne

Laajennusmoduulit on suunniteltu lisäämään Alfresco-järjestelmään uusia toimintoja. Toimintojen maksimaalisen uudelleenkäytön varmistamiseksi useissa erilaisissa sovelluksissa käytetään kolmitasoista rakennetta:

ydinmoduulit - sisältävät perustoiminnot, joita voidaan soveltaa monenlaisiin sovelluksiin (kuten itse Alfresco);
sovellusmoduulit - sisältävät toimintoja, joita voidaan soveltaa vain tietyissä asiakirjanhallintasovelluksissa, kuten sopimusten hallinta, valtakirjat (asiamiehet), tilausten hallinta jne.
toteutusmoduulit (mukautettu) - sisältävät toimintoja, joita voidaan soveltaa vain tiettyyn järjestelmän toteutukseen tietyssä organisaatiossa. Jokaisella organisaatiolla on omat moduulinsa.

Tyypillinen järjestelmätoteutus sisältää ydinmoduulit, yhden tai useamman sovellusmoduulin (mahdollinen ilman niitä) ja toteutusmoduuleja.

Alfresco-infrastruktuurin avulla tarkemman tasoiset moduulit voivat ohittaa yleisempien tasojen moduulien toteutuksen ja konfiguroinnin. Erityisesti voit ohittaa sovellusmoduulit ja ydinmoduulit toteutusmoduuleissa.

Ytimen moduulien koostumus ja toiminnot

Citeck ECOS -järjestelmän ydin sisältää seuraavat moduulit:

1. ohitus-repo;
1. ohitusosuus;
idocs-repo;
idocs-osuus.

Moduulit, joissa on "-repo"-liite, on tarkoitettu asennettaviksi alfresco.war-verkkosovellukseen (Alfresco-varasto), moduulit, joissa on "-share"-liite, on tarkoitettu asennettaviksi share.war-verkkosovellukseen (Alfresco Share - verkkokäyttöliittymä) .

Moduulit, joissa on "1st-override-"-etuliite, on tarkoitettu ohittamaan Alfresco-tiedostoja. Moduulit, joissa on etuliite "idocs-", sisältävät Citeck ECOS -järjestelmäytimen ydintoiminnot.

Citeck ECOS -järjestelmän Alfresco-järjestelmään lisäämien ominaisuuksien joukossa ovat seuraavat avainominaisuudet.

Aikakauslehdet. Se tarjoaa mahdollisuuden dokumenttisuuntautuneeseen katseluun ja erityyppisten asiakirjojen ja muiden järjestelmässä olevien kohteiden etsimiseen. Lehtien erottuva piirre on, että ne ottavat huomioon erityyppisten sisältöjen erityispiirteet ja näyttävät vain asiaankuuluvat attribuutit kussakin tapauksessa.

Organisaation rakenne. Se tarjoaa mahdollisuuden mallintaa järjestelmää käyttävän organisaation rakennetta sisäänrakennetun Alfresco-ryhmämekanismin kautta. Erottuva piirre on mahdollisuus merkitä ryhmiä erilaisilla tarroilla, jotka vastaavat erityyppisiä yksiköitä ja virkamiehiä. Ryhmämekanismin käytön ansiosta on mahdollista antaa oikeuksia yksiköille ja toimihenkilöille sekä jakaa tehtäviä virkamiehille.

Mallit. Sisältömallien avulla voit luoda asiakirjasisältöä tietyn mallin mukaan. Korttimallien avulla voit luoda liittyviä asiakirjoja tietyn mallin perusteella, kuten hyväksymislomakkeet, käyttöhistoria jne. Ilmoitusmallien avulla voit määrittää sähköposti-ilmoitusten lähettämisen tiettyjen tapahtumien perusteella. Automaattisten numerointimallien avulla voit luoda asiakirjanumeroita tietyn mallin mukaan. Myös docx-muodossa olevia malleja (MS Word 2007) tuetaan.

Edistyneet prosessiominaisuudet. Mahdollisuus myöntää automaattisesti oikeuksia tehtävän ajaksi ja peruuttaa ne tehtävän suorittamisen jälkeen. Kyky liittää asiakirjoja tehtäviin. Tuki kansanedustajille.

Elinkaaret. Kyky yksinkertaisesti kuvata asiakirjojen elinkaarta tilojen ja niiden välisten siirtymien muodossa. Erinomaista elinkaarikomponentissa on, että se on helppo ottaa käyttöön ja pidentää elinkaaria myös julkaisun jälkeen. Perusliiketoiminnan prosessit on toteutettu (hyväksyntä, allekirjoitus jne.), joista voidaan koota dokumenttien elinkaaret.

Raportoinnin tuki. Tietojen automaattinen lataaminen ulkoiseen tietokantaan yksinkertaistaaksesi raportoinnin kolmannen osapuolen työkaluilla.

Tapausten hallinta. Kyky järjestää koteloita - erikoissäiliöt mielivaltaisilla liitteillä.

Integrointi. Mahdollisuus synkronoida Alfresco-hakemistoja ulkoisten lähteiden kanssa. Tuettuja tietolähteitä ovat SQL-yhteensopivat tietokannat, XML-tiedostot ja litteät tiedostot (sisällön tuontia varten). On myös mahdollista ladata tietoja ulkoiseen tallennustilaan.

Asiakirjakortti. Mahdollisuus luoda asiakirjakortti eri osioista (korteista), voit järjestää osia uudelleen ja määrittää mielivaltaiset ehdot niiden näyttämiselle.

Käyttöliittymä. Erilaisia visuaalisia komponentteja, jotka parantavat Alfresco Sharen ominaisuuksia ja parantavat järjestelmän käytettävyyttä.

Sovellusmoduulien koostumus ja ominaisuudet

Sovellusmoduulit sisältävät seuraavat moduulit:

sopimukset - sopimusten hallinta;
asianajajat - valtakirjojen hallinta;
tilaukset - hallita tilauksia.

Sovellusmoduulit ottavat käyttöön sivustoja järjestelmässä (sopimussivusto, valtakirjasivusto jne.) ja lehtiä vastaavien asiakirjojen hallintaan, sisältävät mallien ja lomakkeiden määrittelyn tämäntyyppisille dokumenteille, erityiskäytäntöjen määrittelyn ja ennalta määritetyt mallit sekä jotkin oletusasetukset, jotka voidaan ohittaa toteutusmoduuleissa.

Synkronointipalvelun kuvaus

Synkronointipalvelun avulla voit synkronoida tietoja eri tietovarastoissa. Näistä tuetuista tallennuspaikoista:

Alfresco arkisto;
ulkoiset tietokannat;
XML-tiedostoja sisältävät kansiot;
kansiot mielivaltaisilla tiedostoilla.

Synkronointipalvelu toimii seuraavilla perusabstraktioilla:

Object DAO on palvelu, jolla päästään johonkin tietotallennustilaan. Ero tehdään Source DAO:n (tietolähde) ja Target DAO:n (data-vastaanotin) välillä;
Objektityyppi - objektien tyyppi, jota Object DAO käyttää, kukin Object DAO käyttää oman tyyppisiä objekteja, esimerkiksi arkistoobjekteja, tietokantatietueita, XML-elementtejä jne.
Objektin tiedot - tiedot objektityypistä, olemassa olevasta tai potentiaalisesta objektista. DAO:n avulla voit hankkia objektitiedot objektityypistä ja luoda (päivittää) objektityypin käyttämällä Objektitietoja.
Object Converter - muuntaa objektitiedot Source DAO -muodosta Target DAO -muotoon;
Synkronointiasetukset - synkronointiparametrit: mistä siirtää (lähde DAO), miten muuntaa (Object Converter), minne siirtää (Target DAO).

Alla on kaavio tietovirroista synkronoinnin aikana (Kuva 3). Muunnos tapahtuu seuraavan kaavion mukaisesti:

Lähde DAO vastaanottaa seuraavan objektijoukon synkronointia varten (joko ne kaikki tai vain ne, jotka on päivitetty edellisen synkronoinnin jälkeen);
Lähde DAO muuntaa vastaanotetut objektit Object Info -muotoon;
Object Converter tarjoaa Object Info -muotojen johdonmukaisuuden Source DAO:n ja Target DAO:n välillä; Muita Object Converter -objekteja voidaan käyttää yksittäisten kenttien muuntamiseen;
Kohde-DAO luo tai päivittää objekteja vastaanotettujen tietojen mukaan.

Synkronointipalvelu tukee objektiyhdistysten lataamista erityisten Object Converter -toteutusten avulla, joiden avulla voit etsiä ja/tai luoda niihin liittyviä objekteja konfiguraation mukaan.

Tuonnin/viennin nopeuttamiseksi synkronointipalvelu tukee monisäikeistä työtä ja useiden objektien synkronoinnin yhdistämistä yhdessä tapahtumassa. Voit säätää samanaikaisten tapahtumien enimmäismäärää (eli säikeiden määrää) ja tapahtuman objektien enimmäismäärää.

Lataa kuvaus Citeck ECOSista ja Alfrescosta.