Kirjad kui žanr tekkisid väga kaua aega tagasi ja selle aja jooksul kujunesid välja ka kirjade kirjutamise reeglid. Näiteks vanad roomlased ei kirjutanud kirjale alla, välja arvatud juhul, kui see oli kiri keisrile. Aadressi ei kirjutatud kirjadele ka hiljem, kuna kirjad toimetati adressaadile isiklikult kätte.
Iidsetest aegadest saadik kirjade kujul, s.o. epistolaarses žanris kirjutasid nad romaane, luuletusi, filosoofilisi traktaate, poliitilisi voldikuid ja kriitilisi artikleid. Pärsia suur poeet Nizami annab oma raamatu “Rariteetide kogu” esimeses peatükis kirjanik Dabirile mitmeid nõuandeid, näiteks: “... kirjavahetusel ja sõnumite saatmisel ei sobi... lugupeetud inimeste ja õilsate härrasmeeste suhtes tüütu olla tema ja nende vahel, kellele ta kirjutab, ärgu ta määrigu oma mainet oma pastaka modereerimisega, välja arvatud selle suhtes, kes ise ületas piirid ja kandis jalga. väärikust väljaspool aadliringi, sest öeldakse: "Sõna sõna vastu, aga rohkem süüdi on see, kes alustas."
Ärikirjad kirjutatakse ettevõtte või organisatsiooni kirjaplangile, millel on märgitud ettevõtte nimi, aadress ja telefoninumber ning ettevõtte logo. Vormi välimus on omamoodi ettevõtte visiitkaart, seega tuleks selle kujundust tõsiselt võtta. Mida ametlikum on vorm, seda formaalsem peaks olema kirjastiil.
Üldiselt aktsepteeritakse järgmist kirja ülesehitust: paremal küljel ja vahetult saatva ettevõtte andmete all on märgitud lahkumise kuupäev, märkides kuu tähtedega, näiteks: 12. mai 2011. Kuupäeva tähis on aktsepteeritud Venemaad, näiteks 14.07.11, rahvusvahelises kirjavahetuses ei kasutata. USA-s märgitakse reeglina esmalt kuu ja seejärel kuupäev - 14. juuli 2011. Kiri ise peab algama täpse kordusega ümbrikule kirjutatud aadressi ülemises vasakus nurgas. Veelgi madalamale, ilma lõiguta, otse vasaku serva veerise kõrvale kirjutavad nad traditsioonilise viisaka pöördumise:
- Lugupeetud härra (või proua) + perekonnanimi;
- Lugupeetud doktor + perekonnanimi;
- Härrased;
- Lugupeetud härrad;
- Lugupeetud härra + perekonnanimi (sõnad “härra” ja “proua.” on alati lühendatud, kui need on nime kõrval).
Sissejuhatava pöördumise järel pannakse koma, mitte hüüumärk, nagu meie praktikas kombeks. Ametlikes kirjades ei ole kombeks inimeste poole pöörduda kui “teie” (inglise keeles seda probleemi ei eksisteeri).
Sõltuvalt korrespondendi tundmise astmest võib pöördumine alata sõnadega: "Kallis John" (eesnimi) või "Kallis Smith" (perenimi). Saksamaale kirja saatmisel peate kasutama traditsioonilist aadressi: "Lugupeetud härra doktor (perekonnanimi)" ning Austriasse ja Šveitsi kirjutage lihtsalt: "Lugupeetud härra doktor." Inglismaal ja USA-s algab ärikiri aadressiga: "Dear Mr." (Lugupeetud härra);"Lugupidamisega" ( truult);"Kallis härra Nixon" (Kallis härra Nickson);"Lugupidamisega teie" (Lugupidamisega);"Kallis härra Nixon" (Minu kallis härra Nickson); "KOOS siiras lugupidamine" ( Väga tõeliselt teie).
Aadressi järel järgmist rida tähistab tavaliselt lühend Re: (ing. Viidetes lo- suhteliselt, mis puudutab), venekeelses versioonis - "seoses" või "kas". Näiteks "Re: vastuseks teie 19. mai 1999. aasta teleksile." Kui kiri on seotud ainult ühe teemaga, siis võib selle märkida enne aadressi, kohe pärast pöördumist. Kui partneriga peetakse kirjavahetust mitme lepingu alusel, siis on sellisel juhul mõttekas kohe pärast kontakti kirja teemad ära märkida ja seeläbi kiri sobivasse arvu plokkidesse jagada. Näiteks:
Lugupeetud hr Nixon!
Re: Raamatu väljaandmise loa kohta "Päikesetõus"; Ajakirja väljaandmise õiguste pikendamisest "Pilt"; 2012. aasta koostööväljavaadetest
Tänapäevasemalt on kirja teksti pealkiri lihtsalt alla joonitud või kirjutatud suurtähtedega. Nüüd on muutumas üha populaarsemaks nn ühe ploki stiil, mille puhul lõigud ei alga viie tähemärgi taganemisega (punasest joonest), vaid antakse lehe vasaku veerisega ühele tasapinnale, nagu ka sisemine veeris. aadress, pealkiri kirja teksti juurde, sissejuhatav pöördumine ja lõpuviisakusvalem. Ühe lõigu teisest eraldamiseks trükitakse iga uus lõik mitte kaks, vaid kolm või neli tühikut.
Ametlik ärikiri peaks lõppema sõnadega: "Lugupidamisega." (Väga tõeliselt teie oma). Muudel juhtudel kirjutavad nad: "Lugupidamisega" (Lugupidamisega) või "Teie pühendunud", "Parimate soovidega", "Parimate soovidega", "Palun võtke vastu minu parimad soovid" (Parimate soovidega). Mitteametlik ärikiri võib lõppeda ka sõnadega "Teie oma". (Teie) enne allkirjastamist. Ärikirja allkirjastamisel peate kasutama sama nimekuju, mida kasutasite adressaadi poole pöördumisel. Nagu eespool mainitud, algab ärikiri järgmise aadressiga: "Lugupeetud härra." (Lugupeetud härra);"Lugupidamisega" (Teie truu); "Kallis härra Nixon" (Kallis härra Nickson);"Lugupidamisega teie" (Lugupidamisega);"Kallis härra Nixon" (Minu kallis härra Nickson); "KOOS siiras lugupidamine" (Väga tõeliselt teie oma).
Ühenduse võtmisel ja kirja lõpetamisel lähtutakse vastastikkuse põhimõttest, eriti kirjadele vastamisel. Vastuskirjas kasutatakse samu väljendeid, mis saadetud kirjas. Kirja lõppu pannakse allkiri, mis näitab saatja nime ja ametikohta. Enamikus riikides asetatakse kirja allkiri lehe paremale küljele, täpselt viimase viisakusvalemi alla.
Kui viimased viisakussõnad asuvad vasakul pool (seda tehakse Saksamaal), siis allkiri asetatakse nende alla vasakule poole. Kirjale allakirjutanud isiku nimi trükitakse tema käsitsi kirjutatud allkirjaga. Viisakuslõpusõnade ja trükitud perekonnanime vahe on 2–2,5 cm, kuid parem on nimi täis kirjutada.
Kui pärast kirja juba kirjutamist on tungiv vajadus teatada hiljem toimunud sündmustest, siis kirja lõpus P.S. (järelsõna) ja lisage vajalik teave. Järelsõna lõpus lisatakse allkiri uuesti. Ärikirjades on soovitatav mitte liialdada postscriptiga. Kui kirjale on lisatud mingeid materjale või dokumente, on need tavaliselt loetletud kirja alumises vasakpoolses osas eraldi real pärast sõna “Manus” (Ümbris). Näiteks:
Lisa: 1. Leping (5 lk) 2. Tootesertifikaat (3 lk).
Juhised koopiate saatmiseks (Carbon sora või SS) on lisa all eraldi real ja ilmub kirjas, kui tekib vajadus saata see mitmele aadressile. Näiteks: Koopia: hr I. Ivanov "Alfa pank".
Kui ärikiri on kirjutatud mitte kirjaplangile, vaid tavalisele valgele paberilehele, tuleks allkirja alla märkida teie ettevõtte või ettevõtte nimi.
Kui soovite saata kirja isiklikult mõnele ettevõtte töötajale, peaksite ümbriku perekonnanime järele märkima "isiklikult" (Privaatne- Inglismaa, Isiklik- USA, Konfidentsiaalne Inglismaa ja USA), sellise nimetuse puudumisel avab kirja adressaadi äraolekul tema asetäitja.
Adressaadi perekonnanime järele kirjutage ettevõtte nimi, kus ta töötab, selle postiaadress: maja number, tänava nimi (selles järjekorras). Ja aadress sisaldab linna, osariigi (maakond, kanton jne), postiindeksi ja riigi nime. Kui adressaat puudub, kuid saatev ettevõte teab tema asukohta, kirjutatakse ettevõtte nime ette tavaliselt lühend: Hoolitseda(s/o), mis tähendab "Adressaadi hooldamiseks või üleandmiseks".
Kui kiri on adresseeritud ettevõttele ja selle vaatamiseks on vaja lisaks juhtidele veel kedagi ettevõtte töötajatest, siis märgitakse alloleva aadressi järel: Härra tähelepanu...("Tähelepanu härra...."). Väikeste brošüüride või brošüüride saatmisel ümbrikusse kirjutatakse: “Trükitooted” (Raamatupostiga või Trükimaterjal).
- Samarkandi N. A. Harulduste kogumik ehk neli vestlust. M.: Ida kirjanduse kirjastus, 1963. Lk 209.
Ärietikett ei laiene mitte ainult inimkäitumisele ühiskonnas inimestevahelisel isiklikul suhtlemisel, vaid kehtestab ka reeglid, mida tuleb kirjalikus suhtluses järgida. See, kuidas korrektselt ja nõuetekohast ärikirjavahetust pidada, huvitab kõiki, kes on seotud kutsetegevusega või suhtlevad aktiivselt erinevate ametiasutustega, oma probleeme lahendades, näiteks teenuse tarbijana.
Ärikirjavahetuse eelised muude teabeedastusviiside ees
Hoolimata asjaolust, et ärikirjade koostamine võtab aega, on sellel teabeedastusviisil vaieldamatud eelised.
- Neid saab kasutada olulise ametliku ja konfidentsiaalse teabe edastamiseks, mida ei saa suuliselt edastada.
- Loodud sõnumeid saab pikka aega salvestada, saate nende juurde naasta ja sisu uuesti üle vaadata.
- Sama tekstiga saab kirja saata korraga mitmele adressaadile, mis säästab oluliselt aega samateemaliste kirjade koostamisel ja saatmisel.
Ärikirjavahetus on kirjalik ärisuhtluse liik ametliku ärilise iseloomuga teabe vahetamiseks.
Juba kirjavahetuse formaalsuse mõiste tähendab ametliku või muu äriteabe olemasolu selles, mida mingil põhjusel ei saa adressaadile suuliselt või mitteametlikult edastada. Ametliku sõnumi saates rõhutab selle autor oma ärilist suhtumist teemasse. Samal ajal peab ta kas esindama organisatsiooni, näidates ära kõik asjakohased andmed, või tegutsema enda nimel, kirjutades alla oma tegelikule perekonnanimele, eesnimele ja isanimele ning edastades edasiseks teabevahetuseks oma asukohaandmed või kontaktid.
Ärikirjavahetuse klassifikatsioon
Ärisõnumeid saab liigitada erinevalt.
Olenevalt sellest, kas kiri väljub ühe organisatsiooni piiridest, on seda kahte tüüpi:
- Väline, saadetud kolmandast osapoolest adressaadile.
- Sisemine, kasutatakse ühes organisatsioonis.
Eesmärgi järgiärisõnum, kirjavahetus jaguneb järgmisteks tüüpideks.
- Infokiri.
- Kirja sõnum.
- Taotluskiri.
- Nõudekiri.
- Pakkumise kiri.
- Kutsekiri.
- Müügikiri.
- Meeldetuletuskiri.
- Kaebuse kiri.
- Garantiikiri.
- Soovituskiri.
- Etiketi kirjad.
Initsiatiivil Kõik ärisõnumid on jagatud järgmisteks osadeks:
- Algatuskirjad.
- Kirjad on vastused.
Ja lõpuks edastamismeetodi järgi teave:
- Trükitud kirjaplangikirjad, mis toimetatakse kohale kullerite poolt või saadetakse posti või faksiga.
- Meilid.
Infokiri
Selle sõnumi põhieesmärk on edastada ametlikku teavet näiteks mistahes muudatuse kohta organisatsiooni tegevuses, millega saaja peab arvestama: asukoha muutus, üksikasjad, mis tahes probleemi lahendamise eest vastutav ametnik. Kirjas võidakse selgitada reeglite, juriidiliste nõuete ja organisatsiooniliste eeskirjade kohaldamist. Lisaks teabeosale endale saab sellele lisada lisasid dokumentidega.
Kirja sõnum
Seda tüüpi kirja sisuks on igasugune teave, mida adressaat vajab ühise eesmärgi raames mis tahes ülesannete või funktsioonide täitmiseks. Saadetava teabe eripära on see, et see on võrdselt nõutud nii saatja kui ka saaja poolt. Sellise sõnumi saab saata ka vastuseks ärisuhtluspartneri päringule. Erinevalt uudiskirjast on see alati lühem.
Taotluskiri
Ärikirjavahetus, mis hõlmab mis tahes teenuse või teabe saamiseks taotluse saatmist, näiteks võimaluse kohta osaleda äriüritusel: näitusel, konverentsil, seminaril. Reeglina algatab kiri saajal toimingud nõutud teabe edastamiseks, näiteks: tellimuse või ametliku avalduse esitamine, teenuste eest arve väljastamise rekvisiitide esitamine.
Nõudekiri
Täiendava teabe või dokumentatsiooni saamiseks saadetud teade koos nõutud teabe vajaduse kohustusliku põhjendusega.
Pakkumine
Kirjatüüp, milles adressaati kutsutakse üles kaaluma koostöövõimalust, tutvuma teenuse või tootega. Sageli kasutatav vorm äripakkumise saatmiseks. Selle võib saata ennetavalt või päringukirjale vastuse vormis. Selliste sõnumite eripära on see, et neid saab saata korraga mitmele adressaadile. Kui kiri saadetakse potentsiaalsele kliendile esimest korda, sisaldab see reeglina üldist teavet ettevõtte kohta.
See sõnum kutsub adressaadi koosolekule või sündmusele. Kirja omapäraks on see, et selle vormistamisel on lubatud kasutada vähem formaalseid vorme koos sõnumit kaunistavate lisaelementidega. Samuti pööratakse erilist tähelepanu koosoleku asukoha aadressi, kuupäeva, kellaaja ja marsruudi täpsustamisele.
Meeldetuletuskiri
Selle sõnumi eesmärk on teile meelde tuletada kohustusi, mille saaja on võtnud osana äriprobleemide lahendamisest: tasuda võlg, esitada aruanne, planeerida kohtumine.
Nõue või kaebus
Kaebused esitatakse juhul, kui üks suhtluses osalevatest pooltest ei täitnud oma kohustusi või tegi nende täitmisel vigu. Nõude eripäraks on rikutud tingimuste üksikasjalik kirjeldus, teave kahju hindamise ja tuvastatud rikkumise hüvitamise või parandamise nõuete kohta. Sageli sisaldavad seda tüüpi kirjad manuseid, näiteks fotosid kahjustatud kaubast, koopiaid dokumentidest: lepingud, vastuvõtuaktid.
Garantii
Sellise kirja saatja garanteerib tema poolt lepingu sõlmimisel antud tingimuste täitmise: lubaduse tagastada kaup, tarnida see õigeaegselt, tasuda arve või lõpetada töö kokkulepitud aja jooksul. Garantiikirja saab kasutada vastusena kaebusele.
Ärisõnumi erivorm, milles selle autor soovitab kolmandale isikule või organisatsioonile, pakkudes seeläbi oma tunnuseid. Soovituskirjad on eriti levinud tööle kandideerimisel või ettevõtte teistele klientidele soovitamisel, mis sisaldavad pakutavate teenuste kvaliteedi ja koostöö tunnuste kirjeldust.
Silt
Teatud tüüpi ärisõnumid, mis saadetakse adressaadi jaoks oluliste konkreetsete sündmuste ilmnemisel. Sellesse kirjade kategooriasse kuuluvad õnnitlused pühade ja oluliste sündmuste puhul, tänukirjad töö lõpetamise või projektis osalemise eest, kaastundeavaldused. Olenemata sõnumi kirjutamise põhjusest, on see alati märk tähelepanust adressaadile.
Ärikirja etikett määratleb mitmed põhinõuded sõnumite sisule.
- Adresseeritavus.
- Pöördumise eesmärgi selge sõnastus, mis peaks olema selge juba sõnumi algusest peale.
- Lühidus ja kokkuvõtlikkus. Kiri ei tohiks olla pikk, vastasel juhul ei loeta seda lõpuni või ei uurita tähelepanelikult või ei loeta seda üldse.
- Info struktureeritud ja loogiline esitamine. Ei tohiks olla juhuslikkust, teemalt teemale hüppamist, kõik kirja osad peaksid olema omavahel seotud.
- Esitatava teabe spetsiifilisus, tänu millele ei pea adressaat millelegi mõtlema ja kirjaliku teksti täpsustamiseks ei tohiks tekkida lisaküsimusi.
- Austav pöördumine adressaadi poole.
- Ametlik kõne, mis ei sisalda rahvakeelt.
- Esitatava teabe neutraalsus ja emotsionaalse sisu puudumine.
- Kergesti mõistetav tekst, mis ei sisalda adressaadile ebaselgeid termineid.
- Emotikonide kasutamise keeld.
- Pole vigu ega kirjavigu.
Ärikirjavahetuse nüansid
1. Ärikirjade koostamisel on oluline arvestada kirjaliku ärisuhtluse mõningaid omadusi.
Ärikirjavahetuse reeglid lubavad kasutada tüüpfraase.
Näiteks saate adressaati tervitada järgmiselt.
- Tere, kallis Pjotr Semenovitš!
- Tere pärastlõunast, Jelena Petrovna!
Kokkuvõtteks võite kasutada selliseid koostisi nagu
- Lugupidamisega…
- Tänutundega...
- Parimate soovidega...
Kirjale vastates saate seda alustada järgmiselt:
- Vastuseks saadud sõnumile...
- Vastavalt teie soovile...
- Täname, et tunnete huvi meie organisatsiooni vastu.
2. Ärge kasutage teksti paksus kirjas ega allajoonimist, et sellele erilist tähelepanu juhtida, ega kasutage seda tehnikat annustes.
3. Emotikone ei kasutata kirjades adressaatidele, kellega pole usalduslikku suhet loodud või tutvumisperiood on lühike. Need jäetakse välja, kui kiri on puhtalt ametlikku laadi.
Ärikirja struktuur
Ärikirjade kirjutamise eetika näeb ette ärisõnumi teatud struktuuri kasutamist.
Kirja peamised osad hõlmavad järgmist:
- Sissejuhatus, milles märgitakse pöördumise eesmärk.
- Põhiosa teabega, mis tuleb adressaadile edastada.
- Lõpuosa koos kirja teksti kokkuvõtte või kokkuvõttega ja teabega selle kohta, millist tulemust sõnumi autor ootab.
- Lõpplause ja allkiri.
Disainireeglid
Ametlik kirjavahetus peab olema vormistatud vastavalt ärikirjadele esitatavatele nõuetele. Tänapäeval on käsitsi kirjutatud ametlikud teated enamasti loodud arvuti abil.
Kirjad tuleb trükkida organisatsiooni ametlikule kirjaplangile, mis on ettevõtetes olemas valmismallina.
Kirja ülaosas on märgitud teave organisatsiooni kohta: nimi, asukoha postiaadress, telefon, e-posti aadress, pangakonto andmed, veebisaidi Interneti-aadress, logo ja võimalusel ettevõtte tunnuslause. Selle teabe saab paigutada kas vormi vasakusse nurka või pikisuunas lehe ülaossa.
Vormi vasakul küljel on enne põhiteksti algust märgitud registreerimisnumber ja sõnumi registreerimise kuupäev ning paremal - organisatsiooni nimi ning isiku perekonnanimi, initsiaalid ja ametinimetus. kellele sõnum saadetakse.
Näide nurga paigutus:
See võib olla selline:
Pärast põhitekstiosa sisestatakse teave kirja manuste kohta, kui neid on. Kogu tekstiploki lõppu pannakse selle isiku allkiri, kellelt teave saadetakse.
Kui täht on kirjutatud mitmele lehele, peavad need olema nummerdatud.
Selle tulemusena võib täidetud vorm välja näha järgmine:
Ärikirjade näidised
Ärikirjade koostamisel saate valmis näidete abil aimu saada erinevat tüüpi sõnumite loomisest ja minimeerida nende koostamiseks kuluvat aega.
Valmis näidised võimaldavad saada teavet nii kujunduse kui ka nende kirjutamisel kasutatud sõnastuse kohta.
Vastake sõnumile
Vastavalt etiketi nõuetele tuleb vastata igale saabunud ärikirjale. Siiski peate arvestama mitte ainult vastuse andmise nõudega, vaid ka selle kiire saamise vajadusega. Seetõttu on oluline valida sõnumi saatmiseks õige viis. Kui on vaja vastuseteabe kiiret kättesaamist, on parim võimalus saata kiri e-posti või faksi teel.
Tavaline vastamisaeg ärikirjale vastavalt ärikirjavahetuse reeglitele on üks kuni kolm päeva. Kui selle aja jooksul vastust ei saada, võib saatjale jääda mulje, et saaja ei lugenud tema sõnumit või pole ta valmis kirjavahetuseks. Kui vastamisega hilineb, on etiketil võimalik teha lisakõne, et veenduda kirja kohaletoimetamises.
Ärikirjavahetus organisatsiooni sees
Organisatsioonisisesel kirjavahetusel on oma eripärad ja see sõltub ettevõttes kehtestatud dokumendivoo nõuetest.
Mõned ettevõtted peavad ametlikku sisemist kirjavahetust, registreerides kõik kirjad spetsiaalsetes ajakirjades. Teistes organisatsioonides võetakse arvesse ainult sisemisi tellimusi ja muud sõnumid saadetakse meili teel ilma registreerimata.
Sisekirjavahetuse osas jäävad kõik väliste adressaatidega sõnumite vahetamist reguleerivad reeglid samaks.
Sisekommunikatsiooni funktsioonide hulka kuuluvad:
- Sõnumite reeglite vähem range jõustamine.
- Kirjade erivormide olemasolu, mida välissuhtluses ei kasutata, näiteks: elektroonilised aruanded või selgitavad märkused.
E-kirjavahetus: millele tähelepanu pöörata
Tänapäeva reaalsuses saadetakse enamik ärikirju e-posti teel ja seetõttu on ärietiketi reeglites sätestatud nõuded elektroonilise ärisuhtluse läbiviimiseks.
- Kui sõnumeid ei saadeta ettevõtte serveritest, peate oma e-posti aadressi kirjutades olema ettevaatlik. E-posti aadressi nimi peab olema ametlik ja parem on mitte kasutada kõiki kergemeelseid valikuid, näiteks: "krasotka_mary", "superauto" jms.
- Alati on vaja täita kirja teemaga väli, sõnastada see võimalikult lühidalt ja kokkuvõtlikult.
- Vastust kirjutades võite tsiteerida algset sõnumit, et adressaat näeks, millistele küsimustele ta vastust soovis. See reegel ei ole range, seda kohaldatakse sõltuvalt ettevõttes aktsepteeritud ärikirjavahetuse standarditest või konkreetse adressaadiga suhtlemise kehtestatud reeglitest.
- Lugemiskviitungi taotlemiseks on vastuvõetav kasutada meiliprogrammide võimalusi. Seda võimalust ei ole alati vaja kasutada, eriti kui kiri kirjutatakse selleks, et seda adresseerida väljaspool organisatsiooni, kuna sel juhul on saaja kohustatud saatma sellise teate, mis võib teda ärritada. Kirja kättesaamisest teatamist paluva sõnumi tekstis on parem kasutada sõnastust: "Palun kinnitage kättesaamine."
- E-kirja allkirjal on oma omadused. See peaks olema üksikasjalikum kui organisatsiooni kirjaplangil. Ärikirjavahetuses on tavaks mitte ainult kirjale alla kirjutada, vaid allkirja juurde märkida ka organisatsiooni nimi, ametikoht, kontakttelefon ja organisatsiooni veebisait. Sisuliselt asendab see allkirjavorming trükitud vormi päise. Meiliprogrammide võimalused võimaldavad luua allkirjamalli ja kasutada seda automaatse asendamisega igas saadetud sõnumis.
- Rakendused saadetakse meilisõnumi manusena ja lisatud failide nimed saab tekstis loetleda.
Reeglite tundmine ja nende rakendamine ärikirjas võimaldab saatjal luua äriinimese ja usaldusväärse partneri maine, kes on tähelepanelik selle adressaatidele saadetava teabe suhtes.
Äridokumentatsioon on ettevõtte organisatsioonilise tegevuse peamine reguleerimise liik olulise teabe salvestamiseks ja edastamiseks.
Dokumentide abil on võimalik mitte ainult koordineerida ärisuhteid ühe organisatsiooni sees, vaid suhelda ka reguleerivate asutuste, partnerite ja avalikkusega. Ärikirjutamise kaanonite järgimine räägib ennekõike ettevõtte prestiižist.
Suurtele ettevõtetele on omane koostada erijuhendid, mis näitavad dokumendi liikumise korda ja vastutavaid isikuid. Peamine formaalne vahend on endiselt tühi vorm. Vaieldamatu eelis on see, et ametnik täidab kehtestatud dokumendi, säästes aega.
Muidugi on kirjavahetuse roll ärisfääris ülimalt oluline. Peate meeles pidama, et ärikirja kirjutamisel peate juhinduma järgmistest põhimõtetest:
- esituse täielikkus ja täpsus;
- esitatud teabe objektiivsus;
- kirjutamise lühidus ja kokkuvõtlikkus;
- tarbetute põhjenduste puudumine;
- tõsine esitluse toon, eelarvamuste, ebaviisakuse ja iroonia puudumine;
- olukorra hindamise loogiliste vahenditega tegutsemine;
- oma seisukoha faktiline põhjendus.
Ärikirjade tüübid:
- Vastuse nõudmine (taotlus, apellatsioon, ettepanek, taotlus, nõudmine)
- Vastamist ei nõua (hoiatus, meeldetuletus, kutse, kinnitus, keeldumine, kaaskirjad, garantiikirjad, infokirjad)
Ärikirjutamise eetika
Vastane tunneb alati lugupidamatut tooni. Sedalaadi sõnum kujundab negatiivse suhtumise nii vestluse teemasse kui ka kirja autorisse. Spetsialistid soovitavad pöörata suurt tähelepanu dokumendi toonile. See kehtib eriti keeldumist sisaldavate kirjade kirjutamise kohta. Pöörame üksikasjalikku tähelepanu ärikirja eetikale keeldumiskirja näitel. Alustuseks tuleb sõnastada keeldumise põhjused ja oma seisukoha põhjendus ning alles seejärel liikuda edasi fakti väljaütlemise juurde. Kasutage järgmisi fraase: "Teie taotlust ei saa rahuldada põhjusel..."; "Kahjuks oleme sunnitud teie taotluse tagasi lükkama"; "Kahetseme sügavalt, kuid teie taotlust ei ole võimalik rahuldada."
Pea meeles, et keeldumise sõnastamisel tuleb olla ettevaatlik partneri või kliendi kaotamise eest.
Vastamise plaan – taotlust või ettepanekut sisaldavast kirjast keeldumine:
- palve või palve täielik kordamine (vastulause esitaja peab olema kindel, et mõistate täielikult kirja tingimusi ja olemust);
- keeldumist selgitavad põhjused, samuti adressaadi ettevalmistamine eitavaks vastuseks;
- keeldumine ise on viisakas vormis.
Ärikirja keel
Ärikirjanduse tehnikate valdamine on võimalik aastatepikkuse kogemuse käigus omandatud eriteadmiste ja oskustega. Võtke teadmiseks mõned ekspertide nõuanded:
- selgitada kirja teemat, kasutada lihtsaid sõnu, ilma keelt vaesustamata, kui suhtlus puudutab erivaldkondi, on terminoloogia kasutamine teie eeliseks;
- kasutage omadussõnade asemel rohkem tegusõnu, see aitab tekstil olla dünaamiline ja arusaadav;
- väldi pikki lauseid;
- üleminek ühelt fraasilt teisele peaks olema loogiline ja sujuv;
- kontrollige kirja kõrva järgi;
- kasutage minimaalselt asesõnu.
Ärikirja vormindamine
Ärikirja koostamisel on tavaks kasutada ettevõtte logo ja andmetega kirjaplanki, mis peab tingimata sisaldama organisatsiooni vormi, täisnime, postiaadressi, telefoni-, faksi- ja pangarekvisiite.
Äritähed kirjutatakse araabia numbritega nummerdatud paberilehe ühele küljele. Kirjutamisel järgitakse kõiki vormireegleid, nagu taane, punane joon, poolteist vahekaugust ning ühte tüüpi ja suurust kirjatüüp. Pidage meeles, et hästi vormindatud tekst on alati teie eeliseks. Dokumendi sisu on peamine edu märk, kuid selle kujundus on sama oluline kui teie paberile kantud mõtete väline väljendus.
Kirjalik kõne nõuab suurt sõnavara ja oskust fraase loogiliselt ühendada ja oma seisukohta põhjendada. Olles omandanud ärilise kirjutamise tehnika, loote suhteid kolleegide ja partneritega, samuti saate palju uusi tutvusi ja saate taaselustada vanu sõprussuhteid.
Ärietikett üldiselt on ärisuhtluses kehtestatud käitumisjärjekord. Ärietikett väljendub eelkõige kirja teksti esitamise vormis, eelkõige pöördumise valemites, taotluste, meeldetuletuste, keeldumiste, pretensioonide väljendamises, argumenteerimismeetodites, juhiste sõnastuses ja järeldustes sõnad.
Apellatsioonkaebus on ärilise kirjavahetuse kohustuslik element. Aadressi on nüüd hakatud kasutama ärikirjades, kui kiri on adresseeritud otse ametnikule. Levinud aadressivalemid on näiteks järgmised: Lugupeetud härra (proua), mis näitab perekonnanime; Lugupeetud kolleegid (kui pöördute ühise tegevusega seotud inimeste rühma poole); Lugupeetud Sergei Ivanovitš (kutsekirjades, pöördumistes tuntud isikute poole) jne.
Ärikirjavahetuses tuleks asesõnad “mina” ja “tema” välja jätta ning nende asemel kasutada asesõnu “meie” ja “sina”. Tuleb meeles pidada, et passiivsed konstruktsioonid on eelistatavamad tegelikele: mitte "täidame", vaid "me täidame"; mitte “Sina pakud”, vaid “Sina soovitasid”... jne.
Organisatsiooni positiivse kuvandi kujundamisel on suur tähtsus selliste ärietiketi normide järgimisel, nagu õigeaegne vastamine päringule, äriettepanekule jne. Kui objektiivsetel põhjustel ei saa te määratud aja jooksul vastust anda, teavitage sellest adressaati, samuti Millal saate lõpliku vastuse anda? Vabandage viivituse pärast: "Vabandame ootamatu viivituse ja ebamugavuste pärast, mida see teile põhjustas."
Kui ootasite vastust ja see on teile oluline, tänage teda järgmises kirjas oma partnerile vastuse eest. Näiteks: "Täname teid selle aasta 16. novembri kirja eest, milles palusite ...."
Kui teie poole pöördutakse sooviga, mida te ei suuda täita, põhjendage keeldumist, soovitage saajal pöörduda mõne teise organisatsiooni või teie poole, kuid hiljem. Ärge kasutage seda, mida tavaliselt nimetatakse jälgimise lõpetamiseks.
Ärikirjavahetuses on kohatu kasutada pretensioonikaid, magusaid väljendeid nagu “Palun olge nii lahke...”, “Palun mitte keelduda viisakusest teavitada...” jne.
Kui on vaja partnerile kohustuste täitmise vajadust meelde tuletada, siis sõnasta meeldetuletus rahulikult, ilma karmide väljenditeta, näiteks: “Tuletame meelde, et lepingu täitmise tähtaeg 16.12.2002 nr 25/ 42 aegub...”. Vastuseks karmile pretensioonikirjale järgi ka seda normi: “Vabandame nii Teile kui Teie klientidele veose mitteõigeaegse lähetamise tõttu tekkinud ebamugavuste pärast...”.
Vastuskirja koostamisel pöörake tähelepanu „adressaadi“ andmete vormistamisele. Kui saadud kirjale on alla kirjutanud juht, tuleb vastus adresseerida tema nimele, kui mõni muu ametnik, vastata tema nimele.
Etiketi ilming on ka lõppviisakusvormelite kasutamine. Kui kirja tekst algab valemiga isikliku pöördumise adressaadi poole, siis teksti lõpus, enne allkirja, peaks olema viimane viisakusvalem: “Austusega...”; mõnel juhul - "Teie...", "Lugupidamisega teie...".